中小企業(yè)成本管理信息化的實(shí)現(xiàn)

中小企業(yè)成本管理信息化的實(shí)現(xiàn)

近年來(lái)，中國(guó)中小企業(yè)的數(shù)量不斷增加，規(guī)模也在不斷擴(kuò)大，一些公司已發(fā)展為大型國(guó)有企業(yè)。隨著中小企業(yè)的不斷發(fā)展壯大,成本管理越來(lái)越受到企業(yè)的重視,但是成本管理能夠?qū)崿F(xiàn)信息化的企業(yè)寥寥無(wú)幾。有的企業(yè)成本管理體系不健全,盲目追求信息化,導(dǎo)致實(shí)施失敗;有的企業(yè)盡管很重視成本管理,但是不知道成本管理信息化從何下手,擔(dān)心花錢(qián)不少,作用不大。本文從中小企業(yè)成本管理和成本管理信息化的現(xiàn)狀入手,結(jié)合成本管理信息化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)、成本管理流程的梳理、選擇平臺(tái)化的信息系統(tǒng)等方面探討如何有效實(shí)施成本管理信息化,提升中小企業(yè)的成本競(jìng)爭(zhēng)力。一、成本核算信息化對(duì)中小企業(yè)的影響大多數(shù)中小企業(yè)的成本管理觀念還不夠清晰,認(rèn)為企業(yè)應(yīng)該通過(guò)產(chǎn)量的不斷擴(kuò)大而增收,忽視成本和費(fèi)用的消耗;還有部分中小企業(yè)雖然重視生產(chǎn)過(guò)程中的成本管理,但忽略了生產(chǎn)、質(zhì)量、經(jīng)營(yíng)、技術(shù)全過(guò)程價(jià)值鏈的成本管理;對(duì)消費(fèi)個(gè)性的重視不夠,使企業(yè)未能獲得全面的發(fā)展競(jìng)爭(zhēng)戰(zhàn)略,削弱了中小企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)能力,難以適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。在成本管理信息化方面,能夠?qū)崿F(xiàn)成本核算電子化的中小企業(yè)也屈指可數(shù),主要是因?yàn)楦鱾€(gè)企業(yè)的核算模式有很大的差異,一般標(biāo)準(zhǔn)化軟件難以滿足企業(yè)的需求,還需要二次開(kāi)發(fā)才能完成,但是需要花費(fèi)不菲的投資,往往被束之高閣。根據(jù)調(diào)查,大多數(shù)中小企業(yè),成本的計(jì)算是由會(huì)計(jì)人員通過(guò)強(qiáng)大的Excel表格加班加點(diǎn)完成的,并沒(méi)有實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)管理。從中小企業(yè)的成本管理和信息化建設(shè)的現(xiàn)狀來(lái)看,有效實(shí)施成本管理信息化,需要將構(gòu)建成本管理體系和成本管理信息化系統(tǒng)同時(shí)考慮,先有管理后有信息化系統(tǒng),信息化系統(tǒng)促進(jìn)管理有效,兩者相輔相成。二、采用成本管理信息化系統(tǒng)成本管理的角度設(shè)計(jì)和實(shí)施,最終為企業(yè)提供深入的成本分析,為戰(zhàn)略決策服務(wù)在實(shí)施信息化之前,不要急著去選購(gòu)軟件系統(tǒng)或是倉(cāng)促實(shí)施信息化系統(tǒng),而是要從企業(yè)成本管理的現(xiàn)狀出發(fā),分析市場(chǎng)調(diào)研、設(shè)計(jì)、采購(gòu)、生產(chǎn)、營(yíng)銷(xiāo)、售后服務(wù)等價(jià)值鏈各個(gè)環(huán)節(jié)的成本管理重要性,然后確定信息化系統(tǒng)的著眼點(diǎn),輔助改進(jìn)成本管理體系。如下表是一家國(guó)內(nèi)汽車(chē)零部件配套企業(yè)的成本管理信息化系統(tǒng)設(shè)計(jì)框架,值得中小企業(yè)借鑒。為了搶占市場(chǎng),配套企業(yè)必須與整車(chē)廠同步開(kāi)發(fā),并保持成本競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì),才能與外企競(jìng)爭(zhēng)。通過(guò)價(jià)值鏈分析,企業(yè)成本主要發(fā)生在設(shè)計(jì)、制造、運(yùn)輸環(huán)節(jié)上。因此,成本管理信息化系統(tǒng)的著眼點(diǎn)是設(shè)計(jì)成本、采購(gòu)成本、生產(chǎn)成本、質(zhì)量成本、運(yùn)輸成本。產(chǎn)品研究開(kāi)發(fā)過(guò)程中,成本Bom的建立應(yīng)做為項(xiàng)目管理中必不可少的一個(gè)重要環(huán)節(jié),隨著產(chǎn)品設(shè)計(jì)定型,項(xiàng)目負(fù)責(zé)人組織編制產(chǎn)品目標(biāo)成本BOM清單,做好產(chǎn)品成本效益分析,有意識(shí)的鎖定目標(biāo)成本。成本管理信息化系統(tǒng)應(yīng)提供各類(lèi)研發(fā)產(chǎn)品目標(biāo)成本BOM清單的維護(hù)功能,跟蹤目標(biāo)成本與實(shí)際成本的偏差。產(chǎn)品制造過(guò)程中,在保證質(zhì)量的前提下,對(duì)外不斷降低采購(gòu)成本,對(duì)內(nèi)嚴(yán)格控制標(biāo)準(zhǔn)成本。成本管理信息化系統(tǒng)要注重采購(gòu)價(jià)格、工時(shí)定額、工藝定額、標(biāo)準(zhǔn)成本等基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的維護(hù)以及質(zhì)量成本的統(tǒng)計(jì),只有及時(shí)更新最新數(shù)據(jù),直接材料、直接人工、制造費(fèi)用歸集核算才能準(zhǔn)確,通過(guò)發(fā)生實(shí)際成本與標(biāo)準(zhǔn)成本的差異分析,找到需要改進(jìn)的環(huán)節(jié),才能達(dá)到有效控制制造成本的目的。產(chǎn)品銷(xiāo)售過(guò)程中,運(yùn)輸成本往往占銷(xiāo)售成本的比重較大,加強(qiáng)計(jì)劃調(diào)度安排、合理調(diào)配運(yùn)輸資源,減少緊急運(yùn)輸次數(shù)、控制運(yùn)輸價(jià)格是降低運(yùn)輸成本的關(guān)鍵。成本管理信息化系統(tǒng)應(yīng)提供價(jià)格維護(hù)、運(yùn)輸調(diào)度和運(yùn)費(fèi)結(jié)算功能,跟蹤運(yùn)費(fèi)變化和送貨準(zhǔn)時(shí)到達(dá)率。三、成本業(yè)務(wù)流程有了成本管理信息系統(tǒng)的框架設(shè)計(jì),要想轉(zhuǎn)換成可實(shí)施的信息化系統(tǒng),成本管理流程梳理必不可少,而且可以起到承上啟下的作用。中小企業(yè)往往想效仿會(huì)計(jì)軟件的購(gòu)買(mǎi)和實(shí)施過(guò)程,通過(guò)購(gòu)買(mǎi)一套成本管理軟件解決成本管理的問(wèn)題,結(jié)果導(dǎo)致了實(shí)施的失敗。會(huì)計(jì)軟件通常實(shí)施時(shí)間短、見(jiàn)效快,主要是因?yàn)闀?huì)計(jì)軟件是按照國(guó)家統(tǒng)一財(cái)務(wù)制度要求編寫(xiě)的,僅涉及財(cái)務(wù)部門(mén),流程規(guī)范統(tǒng)一。而成本管理涉及公司部門(mén)多,不同企業(yè)成本管理的方法和流程也不盡相同,所以不能用實(shí)施會(huì)計(jì)軟件的方法實(shí)施成本管理軟件。業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化和再造在1993年由美國(guó)麻省理工學(xué)院教授邁克·哈默(M·Hammer)與詹姆斯·錢(qián)皮(J·Champy)提》出以后,各國(guó)企業(yè)紛紛投入到實(shí)踐中,IBM由此獲得了巨大效益,成功實(shí)現(xiàn)了業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)型,海爾由此提高企業(yè)的經(jīng)營(yíng)效率和響應(yīng)市場(chǎng)速度,使企業(yè)獲得倍速發(fā)展。近年來(lái)業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化和再造受到國(guó)內(nèi)中小企業(yè)的推崇,并在企業(yè)管理中得到應(yīng)用,也取得了很好的效果。通過(guò)梳理成本業(yè)務(wù)流程,可以更好的對(duì)現(xiàn)有流程與流程體系進(jìn)行分析并改進(jìn),也為后續(xù)信息化系統(tǒng)的實(shí)施提供一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)化、可實(shí)現(xiàn)的成本業(yè)務(wù)流程。成本業(yè)務(wù)流程可劃分為兩部分:1、bom維護(hù)流程取得成本業(yè)務(wù)總體流程反映成本業(yè)務(wù)總體框架、成本業(yè)務(wù)的構(gòu)成,它是由許多個(gè)分解到部門(mén)的具體業(yè)務(wù)流程組成。如圖一,設(shè)計(jì)成本管理數(shù)據(jù)通過(guò)設(shè)計(jì)BOM維護(hù)流程取得;采購(gòu)成本管理數(shù)據(jù)通過(guò)采購(gòu)價(jià)格維護(hù)流程、入庫(kù)流程、出庫(kù)流程取得;生產(chǎn)成本管理數(shù)據(jù)通過(guò)制造費(fèi)用核算流程、直接人工核算流程、工時(shí)定額維護(hù)流程、工藝定額維護(hù)流程和采購(gòu)成本數(shù)據(jù)取得;質(zhì)量成本管理數(shù)據(jù)通過(guò)預(yù)防成本統(tǒng)計(jì)流程、鑒定成本統(tǒng)計(jì)流程、內(nèi)部損失統(tǒng)計(jì)流程、外部損失統(tǒng)計(jì)流程取得;運(yùn)輸成本管理數(shù)據(jù)通過(guò)發(fā)貨運(yùn)輸流程取得。2、成本業(yè)務(wù)的流程梳理具體操作業(yè)務(wù)流程反映完成一項(xiàng)業(yè)務(wù)所需的操作步驟、操作人員和具體輸出單據(jù)。不但是業(yè)務(wù)操作的指導(dǎo)書(shū),還為信息化實(shí)施提供堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。如圖二,發(fā)貨運(yùn)輸業(yè)務(wù)流程由市場(chǎng)部接受訂單開(kāi)始;計(jì)劃調(diào)度員合理調(diào)度企業(yè)內(nèi)部資源安排出庫(kù)和運(yùn)輸、打印出庫(kù)單據(jù)和運(yùn)輸單據(jù);倉(cāng)庫(kù)根據(jù)審核有效的出庫(kù)單據(jù)確認(rèn)出庫(kù);貨代公司按照運(yùn)輸單的安排運(yùn)送到客戶處并簽收確認(rèn);運(yùn)費(fèi)核算員根據(jù)出庫(kù)單和運(yùn)輸單以及相應(yīng)的運(yùn)輸價(jià)格為貨代公司結(jié)算運(yùn)費(fèi)。從以上成本業(yè)務(wù)總體流程和具體操作業(yè)務(wù)流程可以看出,通過(guò)總體業(yè)務(wù)流程和具體操作業(yè)務(wù)流程梳理,不但明晰了總體各部門(mén)業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn),而且明確了人員的職責(zé)分工和具體的操作步驟。在業(yè)務(wù)流程梳理過(guò)程中,還可以剔除很多不必要的操作,改進(jìn)現(xiàn)有的流程,減少輔助增值性活動(dòng),提高市場(chǎng)響應(yīng)速度,提升企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力。業(yè)務(wù)流程梳理后的流程圖、輸出單據(jù)是實(shí)施信息化的基礎(chǔ)。四、搭建成本管理信息平臺(tái)近年來(lái),隨著技術(shù)的日新月異,市場(chǎng)的中小企業(yè)軟件也由標(biāo)準(zhǔn)化軟件向可以二次開(kāi)發(fā)的擴(kuò)展型軟件發(fā)展。這為搭建具有企業(yè)自身特點(diǎn)的成本管理信息平臺(tái)提供了廣闊的空間。與大型企業(yè)相比,中小企業(yè)快速的