中小企業(yè)“進、銷、存”電子商務解決方案

中小企業(yè)“進、銷、存”電子商務解決方案當今的中小企業(yè)，一般應具有產品開發(fā)、生產、銷售、服務的能力，為此企業(yè)都設有相應的機構，以管理各個環(huán)節(jié)的業(yè)務。在市場經濟中，銷售是企業(yè)運作的重要環(huán)節(jié)，一般采用分公司或代理制，通過分公司或代理把產品推向最終用戶。銷售中，總公司和分公司及代理商之間按年度簽訂銷售協(xié)議，總公司統(tǒng)一規(guī)定產品的市場零售價，而總公司與分公司或代理之間采用基本代理價的銷售總量累進梯階返點制，根據分公司或代理完成協(xié)議的情況確定其享受的優(yōu)惠，以此鼓勵分公司或代理商的銷售積極性。許多分公司或代理商分布在全國各地，還有一些在境外，遠距離頻繁的業(yè)務交流形成企業(yè)活動的特點。公司之間一般采用電傳、電報甚至電話傳遞訂貨、發(fā)貨、到貨、壓貨、換貨、退貨等信息?？偣镜纳虅詹块T一般見到分公司或代理的貨款銀行匯款單據傳真件就開據產品出庫通知。銷售情況是公司“進、銷、存”系統(tǒng)的重要數據來源，以往的辦法是通過手工方式把銷售單據錄入到“進、銷、存”系統(tǒng)中(如果公司已經有單機或局域網的“進、銷、存”系統(tǒng))?？v觀當前國內大多數中小企業(yè)的銷售運作現狀，不難看出存在著信息傳輸效率低，可靠、安全、保密性差，缺少全系統(tǒng)統(tǒng)一的數據資源和規(guī)范的商務文件運行手段(擬稿、審核、執(zhí)行記錄、存檔以及統(tǒng)計分析等)，許多信息分散隨意存放，缺少一致性、易于丟失、不易重復使用。

建立一個規(guī)范、高效、安全可靠的商務信息管理系統(tǒng)，提高企業(yè)在市場中的競爭力是每一個公司總裁日思夜想的問題。以往由于通信手段尤其是網絡技術的限制，公司老總們很難建立滿意的商務管理信息系統(tǒng)，當今的網上電子商務為企業(yè)的發(fā)展提供了難得的機會。在國外一些大的公司，由于業(yè)務的需要和雄厚的資產，從7-80年代就開始建立專用的電子數據傳輸系統(tǒng)，這對于一般的中小企業(yè)是可望而不可及。現在不同了，由于Internet網的發(fā)展，和相應開發(fā)軟件的商品化，使得企業(yè)不必大量投資就可以建立一個滿意的電子商務系統(tǒng)(本質上是基于廣域網絡的商務管理信息系統(tǒng))。國家和社會各界投巨資，建立信息高速公路，制定了各項政策，鼓勵政府、事業(yè)和企業(yè)部門使用信息高速公路。各部門只需弄清本部門的需求，制定電子商務建設規(guī)劃，自己或請技術部門進行系統(tǒng)設計，購買有限的設備和應用軟件，編制系統(tǒng)運行的規(guī)則，培訓員工掌握系統(tǒng)的使用，一個電子商務系統(tǒng)就初步建成了。如同國家和社會建立了高速公路(如同網絡)，單位和個人購買了汽車(如同計算機和應用軟件)，就可以載人或運貨了(如同載網上開展業(yè)務活動)。購買軟件和開發(fā)應用程序的投入是一般處于正常運轉的中小型企業(yè)可以承受的，而通過電子商務運行給企業(yè)帶來的效益則大大超過投入。

廣義上講，電子商務可以涉及到企業(yè)運作的各個方面，但一個無所不包的系統(tǒng)不要說在Internet網上難以實現，即便在一些利用早期網絡手段建立的企業(yè)管理信息系統(tǒng)，也多是在一些部門和一些業(yè)務方面運轉比較成功。因此沒有必要在概念上和完整性上追求一個理想的電子商務系統(tǒng)。應該從企業(yè)自身的實際情況出發(fā)，利用Internet網技術，改善最需改善的商務活動條件，以此作為突破口，帶動企業(yè)向現代化管理邁進。本方案正是基于這種思想，提出一個以面向中小企業(yè)，具有全國范圍購銷網絡系統(tǒng)的“進、銷、存”電子商務解決方案，并側重介紹銷售信息傳遞的網絡化。一些公司的總部已經建立了“進、銷、存”系統(tǒng)，也不必立即放棄，可以分別建立“進”或“銷”的網絡運行環(huán)境，替代已有的“進、銷、存”系統(tǒng)手工錄入。這不僅縮短了系統(tǒng)的建設周期，也保護了企業(yè)已有的投入。

一般中小企業(yè)“進、銷、存”運作的模式

機構

現代企業(yè)一般采用“產、供、銷”一體化。在有生產功能的企業(yè)中，生產和銷售有合一的也有分開的。一些企業(yè)不生產產品，但供和銷總是有的。中小企業(yè)的機構比較單一，即便有分支機構或有合作伙伴，也多是獨立經營、獨立核算，各企業(yè)(或機構)多建立獨立的、單一的“進、銷、存”系統(tǒng)。企業(yè)的“進、銷、存”運作一般在總裁(總經理)領導下，涉及商務、采購、庫房和財務等部門，這些部門分工明確，緊密配合，支撐著公司“進、銷、存”業(yè)務的正常運轉。這是一種典型的物流管理模式，其管理的復雜程度與公司的規(guī)模和產品性質有關。

系統(tǒng)需求

本方案將把企業(yè)傳統(tǒng)的“進、銷、存”從靜態(tài)擴展到動態(tài)。所謂靜態(tài)其實是一種賬目管理，通過構造模型，取得賬目上“進、銷、存”的平衡。而采購或銷售的過程該系統(tǒng)并不關心。當系統(tǒng)統(tǒng)計告訴領導“進、銷、存”出現了問題，就已經遠離了問題出現的間和地點，無法及時挽回損失。如果把整個過程通過電子商務系統(tǒng)在網上展現給公司各級領導，這不僅僅使公司運轉效率提高，還由于業(yè)務行為的規(guī)范化，起碼可以挽回一些操作上的失誤;還能及時獲得(或稱動態(tài)獲得)有關信息，及早發(fā)現決策中的問題。

在改變觀念后，通過電子商務的“進、銷、存”系統(tǒng)將把注意力放在過程和監(jiān)督。系統(tǒng)數據的采集將分散在各個職能部門隨時進行。也就是，每一個數據在它產生之日就輸入到系統(tǒng)中，并隨著業(yè)務行為的進展，數據的屬性也在改變，計劃中的數據變成結果數據。比如計劃采購的物品變成已經采購的物品，計劃采購物品的數量和價格變成已經采購物品的數量和價格。

為此，系統(tǒng)為采購建立物品的詢價、采購審批和票據錄入系統(tǒng);為庫房建立原材料、半成品和成品入出庫系統(tǒng);為銷售建立客戶信息、產品報價、訂單審核和發(fā)貨通知系統(tǒng);為財務建立銀行查詢和支付系統(tǒng);在上述各子系統(tǒng)的基礎上，建立“進、銷、存”綜合查詢和統(tǒng)計報表系統(tǒng)。

系統(tǒng)功能

“進”的概念主要指采購，其功能主要有:制定采購計劃和審批、詢價、簽訂采購合同、合同執(zhí)行跟蹤及監(jiān)督(包括運輸、貨物檢驗、處理糾紛等)、貨款支付等;

“銷”的概念主要指銷售，其主要功能有:客戶(分公司或代理商)信息管理、產品報價、訂單(或合同)審核及執(zhí)行跟蹤、發(fā)貨通知、到款信息等;

“存”的概念主要指入出庫管理，其主要功能有:原材料、半成品、成品入出庫通知管理、物品狀態(tài)(入出庫時間、存放地點、物品外觀、性能狀態(tài)等)管理等。

“進、銷、存”的概念主要指上述子系統(tǒng)的綜合平衡管理，其主要的功能有:將上述子系統(tǒng)作為自身的數據源并根據需要從中汲取數據;提供綜合查詢和統(tǒng)計報表功能;根據創(chuàng)建的模型進進行企業(yè)物流管理方面的預測和提供決策支持方面所需的信息。

系統(tǒng)的拓撲結構

采用Internet拓撲結構，這是當今流行的一種方案，其特點是充分利用國際國內已有因特網設備，傳輸企業(yè)自己的商務信息，其優(yōu)點是信息傳輸費用低廉，系統(tǒng)易于增容和維護，有較好的安全和保密性，客戶容易掌握;缺點是網站有可能受到攻擊(利用公用設施的通病)，目前國內因特網的傳輸速率不穩(wěn)定(今后能夠解決)。

開發(fā)工具

選擇開發(fā)和運行平臺首要考慮的是集成能力，也就是系統(tǒng)能否把開發(fā)、運行(包括單機、服務器、局域網、廣域網(包括Internet/Intranet))高效、最優(yōu)地集成在一起。如果一個開發(fā)工具能解決應用中80%以上的問題，剩下的由其他工具完成，但可以很好地集成在該平臺中，就認為這種選擇是較優(yōu)的。也就是“不求其全，但求能及”。根據以上判據，Notes/Domino系統(tǒng)是一個很好的開發(fā)和運行平臺。

Notes/Domino系統(tǒng)可以在微軟公司的MS-NT、MS-98、一些公司的Unix操作系統(tǒng)上運行;自身具有完整的開發(fā)工具;還可以利用其他編程語言如(C++、Java、JavaScript、Perl)、CGI及ODBC接口、嵌入對象等補充自身的不足。也就是不離開該系統(tǒng)，就可應完成大部分應用程序的開發(fā)和具有一個完整的運行環(huán)境。

Notes/Domino是一個很好的文檔管理數據庫系統(tǒng)，他特有的數據流概念為群體辦公創(chuàng)造了良好的環(huán)境，但這不等于它僅善于處理文檔類數據，它同樣具有很強的數值處理(如訂單、合同管理，條件查詢和計算)的能力。這使得它很容易在網絡電子商務的應用上占有一席之地，與其它開發(fā)工具相比毫不遜色，只是國內對它這方面的能力認識還有待進一步加深，還需要增加更多成功應用的實例廣為宣傳。

商務數據處理與純數據庫信息庫查詢系統(tǒng)有著較大的差別，前者數據的輸入具有實時性、交互性和數據流特征(多部門對數據的處理)，以數據流為特征的Notes/Domino系統(tǒng)(層次數據庫)可以很好地發(fā)揮作用;后者主要是存貯和提供查詢服務，數據較少由用戶直接產生，也無需多部門對數據進行實時處理，在這種環(huán)境關系數據庫可以較好地發(fā)揮作用(尤其是以關鍵字維系一個數據庫多表(tables)之間關系和SQL語言的查詢)。

建立一個網上定票系統(tǒng)(主要是查詢)Notes/Domino系統(tǒng)是否就沒有可用之處了呢，回答是不見得。到目前為止，許多大型數據庫系統(tǒng)的數據庫管理部分(DBMS)十分優(yōu)秀，后臺事務處理(以SQL語言為基礎)功能很不錯，但缺少前臺配套開發(fā)工具和集成環(huán)境。很多專業(yè)軟件公司使用C++或其他語言開發(fā)前臺，這不能不說是一種低效的選擇。也有使用PowerBuild開發(fā)前臺的(就前臺開發(fā)而言，這是一個不錯的選擇)，但其集成功能較差。Notes/Domino系統(tǒng)具有很好的前臺開發(fā)能力，也有與關系數據庫很好的接口(通用ODBC或專用接口，Oracle系統(tǒng)的專用接口)，同時集成功能很強。這就形成一種強強結合的局面，可以大大提高開發(fā)的效率和確保系統(tǒng)的性能。本解決方案的實例中將介紹一個應用。

電子郵件在網絡應中十分重要，它可以在業(yè)務數據流傳遞的同時，通過電子郵件告訴對方有事件發(fā)生。我們不必尋找其他的郵件系統(tǒng)，Notes/Domino就有，而且十分優(yōu)秀。Notes/Domino有自己的電子郵件格式，但可轉換成internet網的標準格式，與因特網上任何標準(POP3和SMTP協(xié)議)電子信箱交換信件。

用Notes/Domino建立一個Web網站是舉手之勞，創(chuàng)建三層結構的應用也并不困難，這是建立電子商務系統(tǒng)的基礎。但Notes/Domino對Web客戶端開發(fā)功能不如Notes客戶端的功能強大(這樣比較也許不合適，應為沒有可比性，應該與其他Web開發(fā)工具比較。這只是希望Lotus公司更加努力，使Web客戶端的開發(fā)功能更加強大)。這可能是因為:在Notes客戶端駐留有Notes客戶端程序，由于多年的積累，Lotus公司為C/S方式開發(fā)了豐富強大的函數、公式和前后臺開發(fā)語言(LotusScript)。Web客戶應用環(huán)境(B/S模式)與Notes客戶應用環(huán)境不同，它是在瀏覽器解析HTML超文本文件的環(huán)境下工作，并不駐留任何客戶端特有的程序;另外，B/S方式是在Notes4.5版本后才有的，Web界面的開發(fā)工具還不夠完善和強大;也可能有其他非技術的考慮，這種局面改善的并不快。但不用編程(或少編程)，利用原有的Notes創(chuàng)建表單、視圖的功能，方便地創(chuàng)建一個具有交互功能的Web主頁和頁面是不成問題的。另外，Notes/Domino增加了大綱、頁和幀的功能，增加了Java程序類，允許前臺使用JavaScript和Applet小程序，這大大增加了用戶自主開發(fā)Web前后臺應用程序的能力。

支付

支付是電子商務中很重要的環(huán)節(jié)，在完整的電子商務概念中，支付也是在網上完成的。國外在電子商務的建設和應用上比我們早了許多年。已經形成了一整套電子貨幣或電子錢包的法律和運行機制，有著可靠的技術保障。網上支付首先要有交易雙方都信任的銀行，客戶和銀行之間通過協(xié)議建立信任關系(這種信任關系一般還需通過具有法律地位的中介機構確認)?？蛻粜柙阢y行開設賬號，銀行接收客戶在網上操作提交的支付要求并認定可信后，就根據客戶的要求，在交易客戶雙方之間轉賬(即完成支付)。這種操作在Internet網上完成，無需客戶到銀行去辦理匯款。收款方也在網上查詢收款的情況(或銀行自動通知到款的情況)。這就適應了電子商務快節(jié)奏的運轉要求。

我國銀行網上支付的系統(tǒng)正在迅速籌建中，一些銀行已經率先投入服務(如招商銀行和中國銀行)。這對建立完整的電子商務系統(tǒng)無疑是一個好的信息。但電子商務系統(tǒng)建立的初期不必求全，即便還達不到網上支付，也可以在網上達成交易協(xié)議，可以在網上把匯款的掃描件傳到供貨方，供方看到掃描件就可以發(fā)貨。在本方案的實例中就采用了這種支付方式。

安全認證

網上交易的最關鍵之處是安全。交易雙方、客戶和銀行之間必須建立具有法律依據的信任關系;網上傳輸的信息需要加密和電子簽名，發(fā)出的信息不能丟失、改動和抵賴，第三方也無法竊取、篡改。為了達到上述要求，一般要在政府的監(jiān)督下，建立安全認證中介機構(CA),電子商務交易有關(包括企業(yè)、個人、銀行等)的各方，都需申請由該中介機構頒發(fā)的信任字(包括公開和私人密鑰，用以對數據加密和解密，電子簽名)。在網上交易中，首先需要進行雙向認證，在確認可信任對象后，才能繼續(xù)交易活動。

當前公認的加密體制有Set和SSL，前者被認為是國際標準，后者是實用中的標準，兩者都有商業(yè)產品。

由于安全認證中介機構的建立和運行比較復雜，除了技術上的問題外還有法律上的問題，目前國內還沒有掛牌工作。但電子商務的發(fā)展勢頭很猛，許多企業(yè)已經搶占商機，電子商務系統(tǒng)安全認證也就無法由中介機構認定，而是企業(yè)相互之間建立事實上的信任關系。當然需要可靠的技術手段來保證網上這種信任關系的建立。

Notes/Domino系統(tǒng)采用SSLCA認證技術，有專門的模塊來完成客戶端與服務器之間的認證?？蛻舳说臑g覽器軟件(IE或Netscape)都有確認信任關系和運行密鑰的功能。

由于分公司(或代理商)與總公司存在著一種穩(wěn)定利益的關系，所以沒有第三方中介機構的認定，電子商務的活動仍可以繼續(xù)下去?？偣疽苑止す?或代理)在網上銀行的支付信息或匯款單據的復印件為依據(實際是對銀行的信任)發(fā)貨，不會擔任何風險。

實例-一個網上定貨系統(tǒng)

訂貨系統(tǒng)的功能

此例是上述方案中的銷售管理部分，并作為一個已經運行在局域網上靜態(tài)“進、銷、存”系統(tǒng)的輸入，構成異構數據庫系統(tǒng)，前者是Notes/Domino數庫系統(tǒng)，后者是MS-Access數庫庫系統(tǒng)，兩者通過ODBC接口交換數據。銷售子系統(tǒng)完全按照上述方案的思路建立。

漢王產品銷售網絡分布在全國各大中心城市，以往分公司或代理與總公司的業(yè)務往來靠電話和傳真。在Internet網上建立的電子商務系統(tǒng)將取代傳統(tǒng)的手段。由于網絡銀行支付比較獨立，也不普及，將逐步推廣，此實例中仍靠網上匯票掃描件(圖形文件)傳遞支付信息。

該系統(tǒng)的主要功能和流程如下:

客戶通過Web工作站的瀏覽器(IE或Netscape)進入訂貨網站主頁，鍵入合法的用戶名和口令，便可進入訂貨系統(tǒng)?？蛻糁恍柙谙到y(tǒng)提供的產品價目表上填寫數量并按提交鍵，就完成了訂貨，客戶可對自己已訂的產品進行查詢和統(tǒng)計，對返點數進行計算和預測，