企業(yè)檔案管理方案辦法及實施介紹

.-.-為了加強和標(biāo)準(zhǔn)公司內(nèi)部檔案治理工作，保證檔案完整性和保密1、主要內(nèi)容檔案是公司在施工生產(chǎn)及各項治理活動中形成的全部檔案的根本建設(shè)、產(chǎn)品、設(shè)備檔案和人事檔案等，其構(gòu)成以建設(shè)工程、設(shè)備和會計、經(jīng)營檔案為主體。公司檔案工作是企業(yè)治理根底工作的組成局部，是維護公司經(jīng)濟利益、合法權(quán)益和歷史真實面貌的一項工作。公司檔案治理工作要堅持集中統(tǒng)一的治理原則。2、文件的收集與歸檔責(zé)收集治理，并于每年1231主辦部門或人員收集，交辦公室備案。會議文件由辦公室收集。并編制檔案總名目。存放檔案必需有專用的檔案裝具，檔案排列方法要科學(xué)，以便查找。.-.-載體變質(zhì)的檔案要準(zhǔn)時進展修補或復(fù)制。3、公司文件材料歸檔的根本要求歸檔的文件材料必需完整。項活動的真實內(nèi)容和歷史過程。4、公司文件材料的歸檔范圍訓(xùn)資料；工作打算、總結(jié)等。性文件；組織變革、變遷、大事記、年報等文件材料；進展規(guī)劃、工作總結(jié)匯報；政府機關(guān)頒發(fā)的重要文件。福利、培訓(xùn)登記表等。明，各種季度報表、月報表。合同、協(xié)議等文件材料，市場經(jīng)濟信息和用戶效勞工作中形成的文件材料等。工程建設(shè)方面，涉及到的有關(guān)工程資料、工程合同、工程圖紙等?；顒又行纬傻母鞣N文件材料。物資供給方面。有物資、原材料選購、庫存保管、供給和工具治理中形成的各種文件材料。其他方面。5：檔案等級的劃分標(biāo)準(zhǔn)依據(jù)檔案文件的性質(zhì)、重要性、檔案類型、及常用程度劃分為四個等級。一級為絕密文件級劃分為一級。公司的重大決議。包括由公司股東大會、董事會、總經(jīng)理其等級劃分為一級。重要的文件，此類型文件為絕密文件，其等級劃分為一級。面的檔案，為絕密文件，其劃分級別為一級。二級為機密文件屬機密文件，劃分等級為二級。.-.-三級為隱秘文件錄、統(tǒng)計報表及簡報。屬公司內(nèi)部重要文件，為隱秘文件，劃分等級為三級。錄像等。屬于隱秘文件，其等級為三級。四級為一般文件型發(fā)言、會議記錄等屬于一般文件，劃分等級為四級。6、歸檔時間應(yīng)歸檔的文件材料組成保管單位，由工程負責(zé)人審定后，向檔案治理部歸檔。文件材料組成保管單位，由各職能部門負責(zé)人審定后，向檔案部門歸檔。7、檔案的鑒定和銷毀7.1〔10-30、短期〔10〕三種。檔案鑒定工作由公司檔案鑒定領(lǐng)導(dǎo)小組組織進展，鑒定領(lǐng)導(dǎo)小組由主管檔案工作的副總經(jīng)理任組長，組員由技術(shù)部門和業(yè)務(wù)部門的負責(zé)人等組成。鑒定工作依據(jù)各類檔案的保管期限進展。每次鑒定要寫出并且注明鑒定日期。不準(zhǔn)確，應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門和人員進展補充和修改。告，經(jīng)主管經(jīng)理審批，并報送上級檔案治理部門備案。銷毀檔案要嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定。二、檔案治理實施細則1、檔案治理歸檔要求：間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同的價值，便于保管和利用。歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整?！苍撑c附件〔復(fù)印件、掃描件〕分別立在一起，不得分開，文電應(yīng)合一歸檔。的最終一年立卷；跨年度的會議文件放在會議開幕年。檔案文件材料應(yīng)區(qū)分不同狀況進展排列，密不行分的文件材料應(yīng)之間的親熱聯(lián)系并進展系統(tǒng)的排列。案卷封面，應(yīng)逐項按規(guī)定用鋼筆書寫，字跡要工整、清楚。.-.-2、各部門保管文件的檔案范圍及相關(guān)規(guī)定各部門的檔案治理必需按規(guī)定的等級分級、分類存檔，其一級、崗位。部門存檔文件的范圍：保密辦公室保密資料、涉密文件。2.2.2客戶業(yè)務(wù)信息、資料、銷售報表。公司及各部門的規(guī)章治理細則。表、薪酬發(fā)放、不動產(chǎn)全部權(quán)及其它債權(quán)憑證等涉及公司財務(wù)方面的文件檔案由財務(wù)部保管。管。3、文件檔案分類整理保存〔清單、保存、調(diào)閱使用。案分類編號方法。利用。常用的分類方法有：按工程工程分類；按專業(yè)性質(zhì)分類；按組織機構(gòu)分類；再從大類別下分到小類別，再從小類別細分種類、年份等。3.4“加密”還分為絕密、機密和隱秘三類。不能任憑以個人名義或是部門名義查閱及調(diào)閱的文件屬于加密的文件，其重要性歸檔文件時自行確認。4、檔案編目：編制卷內(nèi)文件頁號應(yīng)符合以下規(guī)定面在右下角、反面在左下角。圖樣頁碼編寫在標(biāo)題欄外右下角。成套圖紙和印刷成冊的文件不必重編寫頁碼。4.2、卷內(nèi)名目的編寫一份文件一個號。的代號。個責(zé)任者時，選擇兩個主要責(zé)任者填寫。文件題名：填寫卷內(nèi)文件標(biāo)題的全稱。日期：應(yīng)填寫卷內(nèi)文件形成的日期，如：20230512。注欄里填寫總頁碼。卷內(nèi)名目排列在卷內(nèi)文件首頁之前。卷內(nèi)備考表的卷內(nèi)備考表的編制應(yīng)符合標(biāo)準(zhǔn)要求。卷內(nèi)備考表主要標(biāo)明卷內(nèi)文件的件數(shù)、頁數(shù)，不同載體文件的數(shù)量〔見例如，說明組卷狀況，如立卷人〔檔案員，檢查人〔檔案負責(zé)人、立卷時間等。例如：本卷內(nèi)文件材料20100801010卷內(nèi)備考表排列在卷內(nèi)文件的尾頁之后。兩種形式，主要內(nèi)容如下：4.4.1.1要包括工程名稱，代字、代號及構(gòu)造、部件，階段代號和名稱等；工程名稱應(yīng)與批準(zhǔn)的原立項、設(shè)計〔包括代號〕相符；歸檔外文資料的題名及主要內(nèi)容應(yīng)譯成中文。立卷單位：應(yīng)填寫文件組卷部門或工程負責(zé)部門。起止日期：應(yīng)填寫案卷內(nèi)最早產(chǎn)生的那份文件的日期和最晚產(chǎn)2023.01.01-2023.06.29保管期限：應(yīng)依據(jù)保管期限表填寫劃定的保管期限。密級：應(yīng)依據(jù)保密規(guī)定填寫卷內(nèi)文件的最高密級。合格后改用藍黑墨水或碳素筆填寫。卷內(nèi)封皮、卷內(nèi)名目、備考表的幅面統(tǒng)一承受A4幅面。機打印在薄的牛皮紙上貼在盒面和背脊上，做到字跡工整清楚，粘貼結(jié)實。案卷題名、立卷單位、起止日期、保管期限、密級及卷內(nèi)名目題名按規(guī)定的字體和字號填寫。案卷的裝訂要求案卷可承受裝訂和不裝訂兩種形成。文字材料可承受整卷裝訂與單份文件裝訂兩種形式；案卷內(nèi)不同幅面的科技文件材料要折疊為統(tǒng)一幅面，破損的文件要先修復(fù)后在A4〔297m×210mm風(fēng)琴式〔統(tǒng)一幅面，圖樣折疊時標(biāo)題欄露在右下角。mm，比例：1：1，檔號章式樣：.-案卷內(nèi)不同尺寸的文件材料要折疊為統(tǒng)一幅面A4,有文字面對內(nèi)折疊，為便于長期保存,案卷裝訂時必需去掉金屬物,用裝訂線一律在左，裝訂時左側(cè)、下邊對齊，承受三孔一線，裝訂線必用棉質(zhì)或化380mm，15mm得遮壓卷內(nèi)文件的字跡，假設(shè)裝訂線位置不夠時要進展適當(dāng)粘貼。裝訂厚度:以文件資料的實際狀況而定?！采厦妗沧髠?cè)〕裝訂的一面裝訂。案卷內(nèi)不應(yīng)有金屬物。正本和副本、永久、長期和短期的印章由公司統(tǒng)一制作。聲像及電子檔案生的照片、膠片、錄音、錄像等聲像材料的收集、整理、歸檔工作，歸檔的聲像材料均應(yīng)標(biāo)注事由、時間、地點、人物、作者等內(nèi)容。5、檔案治理人員職責(zé)依據(jù)有關(guān)規(guī)定做好文件材料的收集、整理、分類、歸檔等工作。依據(jù)歸檔范圍、要求，將文件材料按時歸檔。工作人員應(yīng)當(dāng)遵紀(jì)守法、忠于職守，努力維護公司檔案的完整與.-.-安全。6、檔案保管接收檔案必需認真驗收，并辦理接交手續(xù)。存放檔案必需有專用柜、架，排架方法要科學(xué)和便于查找。破損或載體變質(zhì)的檔案，要準(zhǔn)時進展修補和復(fù)制，檔案室的檔案因移交，作廢、遺失等注銷時，要查明緣由，保存依據(jù)。文件檔案保存期限：永久保存：公司章程；股東名冊；組織規(guī)程及辦事細則；董事會及股東會紀(jì)錄；財務(wù)報表；政府機關(guān)核準(zhǔn)文件；不動產(chǎn)全部權(quán)及其它債權(quán)憑證；工程設(shè)計圖、建筑檔案、設(shè)計檔案、技術(shù)圖紙；其它經(jīng)核定須永久保存的文書。長期保存：預(yù)算、決算書類；人事檔案、會計憑證；事業(yè)打算資料；10相關(guān)規(guī)定另行規(guī)定7、內(nèi)部檔案分類及編號分類代碼的標(biāo)識以各類第一、其次個字的漢語拼音組合而成。保密治理〔BM〕行政治理〔XZ〕人力資源治理〔RL〕財務(wù)統(tǒng)計治理〔CW〕經(jīng)營銷售治理〔JY〕工程建設(shè)治理〔GC〕生產(chǎn)打算治理〔SC〕物資供給治理〔WZ〕其他治理(QT)檔案分類代碼編號GJ——XZ——2023——001冠捷縮寫8、文件檔案調(diào)閱治理公司檔案只有公司內(nèi)部人員可以借閱。調(diào)閱文件檔案要履行調(diào)閱領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽字才能進展調(diào)閱。調(diào)閱之前要填寫《檔案調(diào)閱記錄》方可進入檔案室查閱或調(diào)閱資料。人兩級簽字確認。及部門經(jīng)理、公司領(lǐng)導(dǎo)三級簽字確認。人事的檔案的調(diào)閱治理：可查閱全部員工的人事檔案；各部門負責(zé)人在經(jīng)過分管領(lǐng)導(dǎo)和人力資源部審批后可查閱其本部門內(nèi)的員工檔案；員工沒有查閱其本人及他人人事檔案的權(quán)利；需摘抄或者復(fù)印的，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)、部門經(jīng)理和人力資源部負責(zé)人批準(zhǔn)后，交由檔案治理人員復(fù)印。檔案治理人員應(yīng)當(dāng)對復(fù)印或者摘抄的狀況照實做好登記；員工人事檔案不得借出查閱。如必需借出查閱時，應(yīng)提交申撤換檔案。調(diào)閱自己的相關(guān)資料需要三級以上簽字確認方可調(diào)閱。調(diào)閱檔案的人員必需疼惜檔案，保持干凈，要保護檔案的安全點、畫線和涂改，未經(jīng)批準(zhǔn)不得復(fù)印檔案。件及掃描件，且其它各部門不行復(fù)印及留存掃描件。匯報，追求責(zé)任。辦理續(xù)借手續(xù)馬上報告領(lǐng)導(dǎo)。帶出，必需帶出行政部查閱的，要經(jīng)過公司負責(zé)人批準(zhǔn)。調(diào)閱時間一般一般文件檔案最長不超過二周。9、檔案保密工作人員的職責(zé)。字，做到手續(xù)嚴(yán)格，賬目清楚。準(zhǔn)私自進展復(fù)印。案內(nèi)容。毀。10、解釋權(quán)涉及到保密檔案的治理，由保密辦公室另行制定治理方法。本治理方法解釋權(quán)歸行政人事部，自公布之日起生效。檔案盒面》附件附件附件附件1： 檔案調(diào)閱單日期：姓名 部門 職務(wù)查閱申請公司領(lǐng)見備注.-查閱日期姓名部門查閱日期姓名部門職務(wù)查閱緣由查閱內(nèi)容.-.-檔案級別劃分表文件等級

及期限

調(diào)閱治理件件

①國家保密文件、公司制定的保密制度、涉密文件等公司的重大決議。包括由公會議記錄等。公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。單位來往的文書

在材料、合同形成確立一個檔，歸檔為一式一份，原件及掃描件。在材料、合同形成確立一個檔，歸檔為一式一份，原件及掃描件。

原則上不行狀況要經(jīng)過總經(jīng)辦領(lǐng)由行政部主管及部門經(jīng)三級簽字確認原則上不行狀況要經(jīng)過總經(jīng)辦領(lǐng)由行政部主管及部門經(jīng)三級簽字確認①各種工作打算、總結(jié)、報告、形成文件的半要辦理調(diào)閱件件

計報表及簡報公司的大事記及反映本公司音、錄像等議記錄

子文檔電子文檔

政部主管及司領(lǐng)導(dǎo)三級簽字確認要辦理調(diào)閱案負責(zé)人兩附件：檔案盒面、檔案盒背脊、案卷封面、卷內(nèi)名目、卷內(nèi)備考表格式檔 號XXX密級保管期限保管期