檔案管理專業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)概述

精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔檔案專業(yè)基礎(chǔ)目錄第一部分檔案概述 3檔案的定義 3檔案的形成條件 3檔案的形式 3檔案的本質(zhì)屬性 4公務(wù)檔案與私人檔案 4歷史檔案與現(xiàn)行檔案 5文書檔案、科技檔案與專門檔案 5中華人民共和國成立后的檔案、革命歷史檔案和舊政權(quán)檔案 5檔案的憑證價(jià)值 5檔案的情報(bào)價(jià)值 6對檔案真實(shí)性的辯證理解 6實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值的規(guī)律性 6檔案的作用 7第二部分檔案工作概述 8檔案工作的概念和內(nèi)容 8檔案工作的性質(zhì) 10檔案工作的基本原則 11綜合檔案館的定義 12綜合檔案館的性質(zhì) 12綜合檔案館的基本職責(zé)與具體任務(wù) 12檔案室定義 12檔案室的性質(zhì) 12檔案室的作用 13檔案室的任務(wù) 13檔案行政管理機(jī)構(gòu)定義、性質(zhì) 13檔案行政管理機(jī)構(gòu)基本職責(zé)： 13檔案行政管理機(jī)構(gòu)具體任務(wù)： 13文件中心含義， 13文件中心的類型： 14檔案寄存中心含義， 14檔案事務(wù)所含義， 14檔案事務(wù)所性質(zhì)： 14檔案機(jī)構(gòu)之間的關(guān)系 14第三部分檔案法治與職業(yè)道德 14檔案法律： 15檔案法律與檔案行政法規(guī)的關(guān)系： 15檔案法律與檔案行政規(guī)章的關(guān)系： 15《檔案法》的主要內(nèi)容 15《檔案法》的屬性特征 16《檔案法》的作用 16《檔案法》的施行 17檔案行政法規(guī) 17檔案行政規(guī)章 17檔案職業(yè)道德的特點(diǎn) 18檔案職業(yè)道德（規(guī)范）的含義和內(nèi)容 18檔案職業(yè)道德修養(yǎng) 19第四部分檔案信息化建設(shè)與電子文件管理 19檔案信息的數(shù)字化 19檔案網(wǎng)站建設(shè) 19數(shù)字檔案館建設(shè) 20電子文件的概念 20電子文件的種類 21電子文件的特點(diǎn) 21電子文件的管理要?jiǎng)t 22電子文件的管理模式 24第五部分外國檔案管理 27文件生命周期理論 27文件管理含義與文件管理職能 29文件中心 30德國邁斯奈爾的鑒定理論與標(biāo)準(zhǔn) 31美國鑒定理論與標(biāo)準(zhǔn) 32前蘇聯(lián)的檔案鑒定理論與標(biāo)準(zhǔn) 33國外對檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)的制訂 34來源原則 35事由原則 37外國檔案編目與檢索 37外國檔案利用和開放 38外國檔案事業(yè)管理體制 39外國檔案館 39第一部分檔案概述基本要求：了解：檔案的形式，檔案的種類，檔案的作用熟悉：檔案定義的表述與含義掌握：檔案的形成條件，檔案的本質(zhì)屬性，檔案的價(jià)一、檔案的定義(一)檔案定義的表述(二)檔案的形成條件(三)檔案的形式(四)檔案的本質(zhì)屬性二、檔案的種類(一)公務(wù)檔案與私人檔案(二)歷史檔案與現(xiàn)行檔案(三)文書檔案、科技檔案與專門檔案(四)中華人民共和國成立后的檔案、革命歷史檔案與舊政權(quán)檔案三、檔案的價(jià)值(一)憑證價(jià)值(二)參考價(jià)值(情報(bào)價(jià)值)(三)對檔案真實(shí)性的辯證理解(四)實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值的規(guī)律性1、檔案價(jià)值的擴(kuò)展律2、檔案價(jià)值的時(shí)效律3、檔案價(jià)值的條件律四、檔案的作用檔案的定義國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的有價(jià)值的各種形式的歷史記錄；進(jìn)一步表述為，檔案是社會(huì)組織或個(gè)人在社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的供保存?zhèn)洳榈?，且具有清晰、確定的原始記錄作用的固化信息；四個(gè)方面：檔案是各種組織和個(gè)人在其特定的社會(huì)活動(dòng)中積累而成的；檔案是保存?zhèn)洳榈奈募?；檔案內(nèi)容的記錄方式和載體是多種多樣的；檔案是原始的歷史記錄。檔案的形成條件一是辦理完畢的文件才能作為檔案；辦理完畢是相對而言的，主要是指完成了文術(shù)處理程序；二是對日后實(shí)際工作和科學(xué)研究等活動(dòng)具有一定查考利用價(jià)值的文件，才有必要作為檔案保存；三是按照一定規(guī)律保存起來的文件，才能最后成為檔案；總之，檔案是處理完畢的具有查考價(jià)值的、集中保存起來的文件。檔案的形式檔案的形式基本上包括兩個(gè)方面，檔案信息的載體材料、信息的記錄方式。一、載體材料1、甲骨檔案主要集中于商代，現(xiàn)保存的甲骨，多為盤庚遷殷到紂亡的273年間的遺跡；其文字是用銅刀或石刀刻在堅(jiān)硬的龜甲獸骨上；到周代甲骨逐漸成為殘跡，是歷史發(fā)展的必然；2、金石檔案金文是鑄刻在金屬鼎彝器上的一種銘文，也稱鐘鼎文，一般指冶鑄在青銅器上的文字，古人稱銅為金，因又稱鐘鼎文為金文；并非一切帶有文字的銘器都是檔案，以記事為主要目的的或主要起記事作用的鐘鼎文，保存下來，才具有檔案性質(zhì)；鐘鼎文的鼎盛時(shí)期在西周；石刻檔案殷很少，西周尚未發(fā)現(xiàn)，東周以后逐漸增多，“石鼓文”是我國現(xiàn)存最早的較有系統(tǒng)內(nèi)容的石刻文字記錄；金石檔案，現(xiàn)在還包括鐵券、金冊等一些金屬載體形式的檔案，多是王朝對有功臣官和有關(guān)首領(lǐng)人物的冊封；3、簡牘檔案商周直至東晉，多用竹片和木板撰寫文書與保存檔案，通常稱作“簡冊”、“簡牘”、“簡書”等；這種形式取材和書寫比較容易，編寫篇幅比較靈活，也較便于保存和傳遞，但對普通的竹木材料，也需要一番制作的功夫；4、縑帛檔案與簡牘幾乎同時(shí)產(chǎn)生的還有縑書帛書，兼指文書、檔案和書籍，用來書寫一些較為重要的文書，其材料輕便柔韌、剪裁靈活，傳遞和保管都比較方便；5、紙質(zhì)檔案東晉太尉恒玄曾下令改用“黃紙”；6、音像檔案也稱為聲像或視聽檔案，是指機(jī)構(gòu)和個(gè)人在各種社會(huì)活動(dòng)中形成的記錄聲音或影像的檔案，可分為視覺、聽覺、視聽綜合等不同形式，包括照片、影片、唱片、錄音帶、錄像帶等。7、電子文件（電子檔案）是伴隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展產(chǎn)生的一種新型文件，通過數(shù)字計(jì)算機(jī)進(jìn)行操作、傳遞和處理的文件，特征有信息的非人工識(shí)讀性、系統(tǒng)依賴性、信息與特定載體之間的可分離性、信息的可變性、信息存儲(chǔ)的高密度性、多種信息媒體的集成性以及信息的可操作性等。檔案的本質(zhì)屬性檔案是人們在社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的原始性信息記錄，對以往社會(huì)實(shí)踐具有直接的原始記錄作用，所以“原始記錄性”是檔案的本質(zhì)特性，是檔案區(qū)別于其它事物尤其是相鄰事物的獨(dú)一無二的本質(zhì)所在；但是這一本質(zhì)并不表現(xiàn)的很固化，而具有相對性、動(dòng)態(tài)性特點(diǎn)；檔案不同于一般的歷史遺物，它是以具體內(nèi)容反映其形成機(jī)關(guān)或人物特定活動(dòng)的歷史記錄物，具有很強(qiáng)的紀(jì)錄性，所以檔案具有很強(qiáng)的記錄性；檔案不同于一般的信息資料，它是特定的形成者在當(dāng)時(shí)當(dāng)?shù)刂苯邮褂玫挠斜４鎯r(jià)值的文件，不是事后編寫或隨意收集的材料，因而具有原始性的特點(diǎn)；檔案兼具原始性和記錄性區(qū)別于其他資料。檔案的“原始記錄性”從根本上決定其管理方法的基本取向，即對檔案的管理方法不論怎樣簡便、有效，均不能傷害檔案的本質(zhì)特性，只能充分實(shí)現(xiàn)其對以往歷史事實(shí)的原始記錄價(jià)值為軸心；檔案是歷史的真跡，必須保持它的特性，才能充分發(fā)揮他的效用。檔案與圖書資料、文物，既有性質(zhì)上的區(qū)別，也有某些聯(lián)系。檔案部門著力管好檔案同時(shí)也要收藏與檔案有關(guān)的資料，輔助檔案館藏提高利用。綜上所述，原始記錄性是檔案的主要特點(diǎn)和本質(zhì)屬性，檔案工作者必須掌握檔案的性質(zhì)，根據(jù)檔案的不同來源、內(nèi)容和形式的特點(diǎn)，進(jìn)性科學(xué)管理。檔案的一般屬性：知識(shí)屬性和信息屬性；檔案信息具有原始性和回溯性。公務(wù)檔案與私人檔案這是從檔案形成領(lǐng)域的公、私屬性角度對檔案進(jìn)行分類認(rèn)識(shí)所形成的兩個(gè)相對概念，主要可解決檔案的歸屬所有權(quán)問題；公務(wù)檔案：是指人們在公務(wù)活動(dòng)中形成的檔案，其形成主體主要是公務(wù)機(jī)關(guān)或其它社會(huì)組織；具體實(shí)存形態(tài)主要是過去的公務(wù)文書，如法律、法規(guī)、行政公文等；主要被各級各類檔案機(jī)構(gòu)收藏；“公有檔案”的概念大于公務(wù)檔案；私人檔案：是指人們在私人生活中形成的檔案，其形成主體主要是私人個(gè)人；具體實(shí)存形態(tài)主要是日記、文稿、賬單、票據(jù)、筆記、信函等私人文書，散存于個(gè)人手中；“私有檔案”的概念大于私人檔案；“中間地帶”即私有組織（企業(yè)事業(yè)單位）的檔案究竟應(yīng)算是公務(wù)檔案還是私人檔案；公務(wù)檔案不能僅僅理解為國家公務(wù)機(jī)關(guān)的檔案，將其界定為社會(huì)組織即法人形成的檔案更準(zhǔn)確，而國家公務(wù)（政權(quán)性）機(jī)關(guān)形成的且被保存在各級國家機(jī)構(gòu)的檔案為“公共檔案”更恰當(dāng)些；公務(wù)檔案與私人檔案的實(shí)質(zhì)可進(jìn)一步明確為組織（法人）在其活動(dòng)中和個(gè)人在其活動(dòng)中形成的檔案；歷史檔案與現(xiàn)行檔案這是從檔案形成時(shí)間的早晚以及檔案作用角度對檔案進(jìn)行種類劃分形成的兩個(gè)相對性較強(qiáng)的概念，二者之間沒有清晰嚴(yán)格的界限，但其理論認(rèn)識(shí)意義比較深刻，使人們認(rèn)識(shí)到檔案不僅有現(xiàn)實(shí)作用，而且具有精神文化作用等；歷史檔案：指形成時(shí)間較早，離現(xiàn)在較久且主要起歷史文化作用的檔案；現(xiàn)行檔案：指形成時(shí)間較晚，離現(xiàn)在較近且主要起現(xiàn)實(shí)性查考作用，即對人們的現(xiàn)實(shí)工作、生活依然具有實(shí)際作用的檔案；文書檔案、科技檔案與專門檔案文書檔案：實(shí)際上是指行政管理檔案，即在社會(huì)的行政管理活動(dòng)中由各種行政性或曰政治性公文（如請示、批復(fù)、決定、決議、法規(guī)、法律等等）轉(zhuǎn)化成的檔案，其實(shí)質(zhì)是突出強(qiáng)調(diào)了行政性或曰政治性檔案在檔案大家族中的主導(dǎo)地位；科技檔案：是指人們在科技、生產(chǎn)活動(dòng)中形成的由單純業(yè)務(wù)性的科技文件材料轉(zhuǎn)化成的檔案，如圖紙、設(shè)計(jì)任務(wù)書、科研報(bào)告等等；它不時(shí)人類自我管理活動(dòng)的記錄，而是人類面對自然進(jìn)行科學(xué)研究、進(jìn)行物質(zhì)生產(chǎn)活動(dòng)的記錄；專門檔案：是指除文書檔案和科技檔案之外的，所有在專門活動(dòng)中形成的檔案，它具有極強(qiáng)的自我獨(dú)立性和規(guī)律性；中華人民共和國成立后的檔案、革命歷史檔案和舊政權(quán)檔案我國檔案行政管理機(jī)關(guān)從行政管理角度，將歸國有的全部檔案劃分為三種檔案類型，即：中華人民共和國成立后的檔案：是指1949年10月1日中華人民共和國成立之后，在中國形成的歸國家所有的檔案；革命歷史檔案：又稱革命政權(quán)檔案，指1949年10月1日中華人民共和國成立之前，由中國共產(chǎn)黨及其所領(lǐng)導(dǎo)的軍隊(duì)、政權(quán)、企事業(yè)單位、社團(tuán)等社會(huì)組織及個(gè)人所形成的歸國家所有的檔案；舊政權(quán)檔案：是指1949年10月1日中華人民共和國成立之前，除了革命歷史檔案之外的所有歸國家所有的檔案；檔案的憑證價(jià)值檔案是歷史的真憑實(shí)據(jù)，它的這種可資為憑的特性，構(gòu)成了檔案的基本價(jià)值之一－憑證價(jià)值；檔案的憑證價(jià)值是檔案不同于和優(yōu)于其它各種資料的最基本的特點(diǎn)，是由檔案形成過程及其結(jié)果的內(nèi)容和形式特點(diǎn)來決定的；首先，從檔案的內(nèi)容看，它是從當(dāng)時(shí)當(dāng)事直接使用的文件轉(zhuǎn)化來的，并非事后為使用另行編寫的，因此它客觀地記錄了以往的歷史情況，是令人信服的歷史證據(jù)；其次，從檔案的形式特征來看，文件上保留著真切的歷史標(biāo)記，是檔案原始性、真實(shí)性的印記；檔案的情報(bào)價(jià)值檔案是事實(shí)、知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)的記錄，它的這種可靠的廣泛的可資參考的特征，構(gòu)成了檔案的又一基本價(jià)值－情報(bào)價(jià)值檔案記錄了歷史活動(dòng)的事實(shí)和經(jīng)過，也記錄了人們在各種活動(dòng)中的思維過程，所以能給人以互有聯(lián)系的系統(tǒng)的廣泛的情報(bào)信息；其情報(bào)價(jià)值體現(xiàn)在不同層次的檔案集合體中：首先，體現(xiàn)在一個(gè)檔案館（室）以致國家檔案館網(wǎng)的檔案材料中，其次，體現(xiàn)在一定數(shù)量文件的單元組合中；再次，體現(xiàn)在同一文件的不同稿本或同一稿本的修改墨跡中；對檔案真實(shí)性的辯證理解至少有兩層面的含義：一是，檔案的內(nèi)容若沒有失實(shí)、歪曲、作偽之處，那么在對同一歷史事實(shí)均有記載的各種信息中是最真實(shí)、最可靠的，因其是直接的原始記錄，是第一手的原生信息，但不能將其與其所記錄的歷史事實(shí)本身混為一談；二是，檔案有失實(shí)、歪曲、作偽乃至偽造之處，那么其失實(shí)、歪曲、作偽乃至偽造這一客觀事實(shí)也恰恰是有檔案這一實(shí)存形態(tài)來予以記錄、固化并示之世人的，它依然有其另一意義上的真實(shí)性與可靠性，它還是反映了檔案形成者的認(rèn)識(shí)水平、本來意圖或欺騙活動(dòng)，從這一意義上看，檔案只要其自身存在就沒有“假”的，而都是“真”的，“假”的也是“真”的。總之，在日常管理中，特別是在提供利用方面必須審慎從事，予以控制，加強(qiáng)咨詢，以便合理的發(fā)揮檔案應(yīng)有的作用。實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值的規(guī)律性（一）檔案價(jià)值的擴(kuò)展律由于檔案具有原始記錄性、內(nèi)容與版本的唯一性等特點(diǎn)，檔案的價(jià)值是可以擴(kuò)大和發(fā)展的，它的擴(kuò)展具有一定的規(guī)律性，可稱為檔案價(jià)值的擴(kuò)展律；1、由于價(jià)值主體擴(kuò)展而導(dǎo)致的價(jià)值規(guī)律擴(kuò)展這是指隨著時(shí)間的推移，可能與檔案發(fā)生關(guān)系的人群逐漸擴(kuò)大，檔案利用者契機(jī)需求的范圍成拓寬趨勢，導(dǎo)致檔案價(jià)值的擴(kuò)展；原因：檔案作用從形成機(jī)關(guān)擴(kuò)展到全社會(huì)及檔案程度的遞減；2、由于檔案作用性質(zhì)的變化而導(dǎo)致價(jià)值擴(kuò)展呈現(xiàn)出檔案價(jià)值的多元性特征；不僅用于與其相應(yīng)的活動(dòng)，而且可以發(fā)揮多種作用，有些甚至超出檔案形成者的預(yù)想；了解檔案的價(jià)值擴(kuò)展律，對于處理好檔案管理中當(dāng)前與長遠(yuǎn)、局部與整體、保密與開放的關(guān)系具有科學(xué)的指導(dǎo)作用；具體表現(xiàn)在：一是，正確認(rèn)識(shí)單位內(nèi)部檔案機(jī)構(gòu)和公共檔案館的服務(wù)方向和職能定位；內(nèi)部檔案機(jī)構(gòu)一方面要服務(wù)本單位，促進(jìn)檔案第一價(jià)值的實(shí)現(xiàn)，同時(shí)要積極積累具有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，為檔案的第二價(jià)值的實(shí)現(xiàn)創(chuàng)造條件；公共檔案館要采取各種措施，擴(kuò)大服務(wù)范圍，促進(jìn)檔案價(jià)值的擴(kuò)展；二是，確定合理的歸檔、移交時(shí)間，建立合理的館藏結(jié)構(gòu)，以適用不同時(shí)期檔案價(jià)值實(shí)現(xiàn)的特點(diǎn)和要求；三是，在檔案鑒定工作中以全面的歷史的發(fā)展的觀點(diǎn)來分析檔案的價(jià)值，避免片面性；四是，堅(jiān)持正確的保密觀念，對具有保密要求的檔案采取相應(yīng)的保密措施；同時(shí)制訂和實(shí)施降密、解密制度，根據(jù)客觀實(shí)際情況的變化適時(shí)地調(diào)整檔案密級，降密解密擴(kuò)大利用范圍；五是，樹立服務(wù)觀念，依法積極開放檔案資，促進(jìn)檔案工作由封閉型、半封閉型向開放型轉(zhuǎn)變，更合理地更廣泛地開發(fā)檔案信息資源，為社會(huì)各方面服務(wù)，研究不同時(shí)期檔案的利用領(lǐng)域，適時(shí)推進(jìn)檔案價(jià)值的合理擴(kuò)展；（二）檔案價(jià)值的時(shí)效性是指檔案對社會(huì)的有用性是有時(shí)限的，某些檔案在一定時(shí)期內(nèi)對利用者是有價(jià)值的，超過這個(gè)時(shí)間限制后降低或喪失了價(jià)值；這一規(guī)律可稱為檔案價(jià)值的時(shí)效律。一是，檔案與利用者需求之間關(guān)系的時(shí)效性；二是，檔案價(jià)值形態(tài)的時(shí)效性；了解檔案價(jià)值的時(shí)效律，有利于檔案工作者以辯證的思維認(rèn)識(shí)時(shí)間對于檔案價(jià)值的影響，正確判斷不同檔案的時(shí)效性，不失時(shí)機(jī)地開發(fā)檔案信息資源，積極提供利用，防止本應(yīng)被適時(shí)利用的檔案因提供過晚喪失部分或全部價(jià)值。（三）檔案價(jià)值的條件律檔案的利用是檔案價(jià)值產(chǎn)生和實(shí)現(xiàn)的中介和必要條件。檔案利用活動(dòng)的可能性、廣泛性及其效果取決于一定的條件；當(dāng)檔案沒有為利用者提供有用性時(shí)，它的價(jià)值是潛在的；在一定的條件下，檔案被利用者有效利用，產(chǎn)生社會(huì)效益或經(jīng)濟(jì)效益，它的潛在價(jià)值才能轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實(shí)價(jià)值，各種條件對于價(jià)值實(shí)現(xiàn)的影響被稱為檔案價(jià)值實(shí)現(xiàn)的條件律；一是，社會(huì)環(huán)境社會(huì)制度、國家有關(guān)法規(guī)、政策、政治經(jīng)濟(jì)形勢等對于檔案利用需求，檔案機(jī)構(gòu)可能提供檔案的程度有很大的制約作用，從而對檔案價(jià)值關(guān)系的形成和實(shí)現(xiàn)具有直接的影響；二是，社會(huì)檔案意識(shí)人們對檔案的認(rèn)識(shí)水平以及社會(huì)上對檔案的普遍認(rèn)識(shí)程度可稱為“社會(huì)檔案意識(shí)”；社會(huì)對檔案的需求程度以及檔案工作者能夠滿足需求的程度與社會(huì)檔案意識(shí)密切相關(guān)，社會(huì)檔案意識(shí)對檔案價(jià)值實(shí)現(xiàn)的影響主要表現(xiàn)在：第一，檔案利用需求第二，檔案利用政策第三，檔案服務(wù)觀念三是，檔案管理水平其高低直接影響到檔案管理部門提供檔案服務(wù)，滿足社會(huì)需求的能力以及利用者獲取所需檔案信息的可能性；如作好利用者可以方便、順利地獲取檔案信息，滿足已有的需求，還可能誘發(fā)新的利用動(dòng)機(jī)，擴(kuò)大社會(huì)檔案需求，促進(jìn)檔案價(jià)值的實(shí)現(xiàn)；檔案的作用行政管理的查考憑證生產(chǎn)建設(shè)的參考依據(jù)政治斗爭的必要工具科學(xué)研究的可靠資料宣傳教育的是動(dòng)素材維護(hù)國家、集體和個(gè)人利益的法律保證（一）行政作用檔案是各級各類機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織行使職能、從事管理活動(dòng)的真實(shí)記錄，對于該機(jī)構(gòu)、地區(qū)乃至國家工作人員察往知來，保持政策、體制、秩序、工作方法等的連續(xù)性、有效性，以及決策的科學(xué)性具有不可或缺、無可替代的憑證和參考作用，這種作用可以稱作資質(zhì)作用或行政作用；檔案是一個(gè)政府借以完成其工作的基本行政工具，是政府機(jī)關(guān)賴以建立的基礎(chǔ)；可以保證機(jī)關(guān)的決策、管理上的連續(xù)性和科學(xué)性；通過對檔案的利用和分析，有助于對現(xiàn)實(shí)工作和未來發(fā)展作出準(zhǔn)確的判斷，實(shí)現(xiàn)對人、財(cái)、物、信息等資源的有效管理，達(dá)到優(yōu)化資源配置的目的；充分發(fā)揮檔案的作用，有助于計(jì)劃和決策的科學(xué)化，有利于提高工作效率和管理水平；（二）業(yè)務(wù)作用檔案在每一個(gè)業(yè)務(wù)領(lǐng)域中都發(fā)揮了重要的憑證和參考作用，成為業(yè)務(wù)活動(dòng)的信息支持和保障；檔案記載了各行各業(yè)運(yùn)營、發(fā)展的有關(guān)情況、成果、經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，是以往業(yè)務(wù)活動(dòng)的記錄和繼續(xù)開展業(yè)務(wù)活動(dòng)的條件；在各行各業(yè)形成的檔案不僅可以維持業(yè)務(wù)活動(dòng)的正常進(jìn)行，有時(shí)還可以產(chǎn)生明顯的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益；（三）文化作用主要是指檔案是人類創(chuàng)造的一種寶貴的精神文化財(cái)富，以及對于人類社會(huì)文化的積累、傳播、發(fā)展與進(jìn)步所發(fā)揮的各種功能；檔案是民族文化的重要體現(xiàn)、是歷史文化的積累和傳承的手段、是文化創(chuàng)新的基礎(chǔ)；（四）法律作用是指檔案在解決爭端、處理案件等活動(dòng)中所發(fā)揮的證據(jù)作用；它是檔案憑證價(jià)值的集中體現(xiàn)；一方面，在政治斗爭、軍事斗爭、經(jīng)濟(jì)斗爭、外交斗爭，解決領(lǐng)土爭端等方面，檔案的法律作用表現(xiàn)的十分突出；另一方面，檔案在維護(hù)國家、集體、個(gè)人合法權(quán)益方面的法律作用也十分突出；（五）教育作用古人立檔有直接或間接的目的，一方面反映了中央集權(quán)制的封建政權(quán)在政治方面的需要，另一方面也是所謂文化－文治教化的需要；在社會(huì)教育的素材中，檔案以其獨(dú)特的歷史性、直觀性和原始性，成為宣傳教育的重要材料；利用檔案舉辦展覽、開展演講報(bào)告等多項(xiàng)宣傳教育活動(dòng)，可以突破各種限制，盡可能地?cái)U(kuò)大受眾面，讓更多的人了解真相、接受歷史教育；第二部分檔案工作概述基本要求：了解：檔案工作的概念和內(nèi)容熟悉：檔案館(室)的性質(zhì)與任務(wù)，檔案工作的性質(zhì)掌握：檔案工作的基本原則，一、檔案工作的概念和內(nèi)容／二、檔案工作的性質(zhì)三、檔案工作的基本原則四、檔案館(室)的性質(zhì)與任務(wù)(一)檔案館1、檔案館的定義、性質(zhì)、基本職能和具體任務(wù)(二)檔案室1、檔案室的定義與性質(zhì)2、檔案室的作用與任務(wù)(三)檔案行政管理機(jī)構(gòu)1、檔案行政管理機(jī)構(gòu)的定義、性質(zhì)和基本職責(zé)2、檔案行政管理機(jī)構(gòu)的具體任務(wù)(四)新型檔案機(jī)構(gòu)1、文件中心的含義與類型2、檔案寄存中心的含義與性質(zhì)3、檔案事務(wù)所的含義與性質(zhì)檔案工作的概念和內(nèi)容檔案工作概念：是指檔案室和檔案館所從事的檔案業(yè)務(wù)工作，即用科學(xué)的原則和方法管理檔案，為黨和國家各項(xiàng)事業(yè)服務(wù)。檔案工作：廣義上應(yīng)包括檔案管理工作、檔案行政管理工作、檔案教育工作、檔案科學(xué)研究工作、檔案宣傳工作、檔案國際合作與交流工作等。（一）檔案管理工作檔案管理工作：是指用科學(xué)的原則和方法管理檔案，為國家各項(xiàng)事業(yè)服務(wù)的工作；基本內(nèi)容包括：檔案的接收與征集、整理、鑒定、保管、編目與檢索、統(tǒng)計(jì)和利用服務(wù)。我國長期以來將檔案管理業(yè)務(wù)分為“六個(gè)環(huán)節(jié)”或“八個(gè)環(huán)節(jié)”。1、檔案收集工作為解決檔案的分散形成與集中利用之間的矛盾；2、檔案的整理工作為解決檔案的零亂與管理和利用的系統(tǒng)化之間的矛盾；3、檔案的鑒定工作為使有保存價(jià)值的檔案能夠得到有效保管，并發(fā)揮最大作用，以滿足社會(huì)利用需要；4、檔案的保管工作為解決檔案自然壽命的有限性與社會(huì)長遠(yuǎn)利用需求之間的矛盾；5、檔案的編目與檢索工作為解決檔案館藏體系的單項(xiàng)線性排列與社會(huì)多樣的和變化的利用需要之間的矛盾；6、檔案的編輯與研究工作為滿足社會(huì)多樣的和廣泛利用檔案的需要，需要對檔案進(jìn)行研究，匯編出版各種檔案參考資料；7、檔案的統(tǒng)計(jì)工作為掌握檔案工作的基本情況，分析檔案工作的規(guī)律性，提高檔案管理的水平，需要對檔案和檔案管理的狀態(tài)進(jìn)行數(shù)量觀察和分析研究；8、檔案的利用工作為滿足社會(huì)實(shí)際利用檔案的需要，需要通過各種方式和方法，向用戶提供檔案材料；檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，實(shí)際上可以劃分為兩個(gè)基本的組成部分，即檔案基礎(chǔ)工作和檔案提供利用工作；前者為后者創(chuàng)造條件，后者則反應(yīng)前者的成果，同時(shí)也向前者提出新的要求。（二）檔案行政管理工作是以國家各項(xiàng)建設(shè)事業(yè)的需要為目標(biāo)，對全國以及地方檔案工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、統(tǒng)一制度、監(jiān)督指導(dǎo)的活動(dòng)；目的是不斷調(diào)節(jié)檔案事業(yè)系統(tǒng)的內(nèi)部和外部關(guān)系，促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展，為國民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展服務(wù)。（三）檔案教育工作1、我國檔案教育工作的歷史與現(xiàn)狀開始于20世紀(jì)30年代，40年代有了一定的發(fā)展。1952年中國人民大學(xué)檔案專修班的成立標(biāo)志新中國檔案教育事業(yè)的正式創(chuàng)立。2、檔案教育結(jié)構(gòu)宏觀上看包括高等教育、中等教育、在職繼續(xù)教育和社會(huì)教育四部分。（四）檔案宣傳工作含義是向人們傳播檔案、檔案工作有關(guān)信息、思想，從而影響人們行為的過程，目的是通過宣傳動(dòng)員、教育和激勵(lì)檔案工作，使者使他們積極投身于檔案事業(yè)的建設(shè)和發(fā)展；檔案宣傳工作的內(nèi)容包括：宣傳檔案宣傳檔案工作宣傳檔案人員檔案宣傳的形式：口頭宣傳、運(yùn)用大眾傳播媒體、檔案陳列與展覽、檔案專業(yè)報(bào)刊、檔案網(wǎng)站。（五）檔案科學(xué)研究工作包括檔案科學(xué)的基礎(chǔ)理論、應(yīng)用理論、應(yīng)用技術(shù)的研究。（六）檔案國際合作與交流主要是通過參加國家檔案組織的活動(dòng)、國家間雙邊檔案工作的交流與合作和國際檔案學(xué)術(shù)交流與合作等形式展開的。檔案工作的性質(zhì)是指檔案工作區(qū)別與其它事物的內(nèi)在規(guī)定性。檔案工作就其本質(zhì)來說，是管理檔案和開放檔案信息資源為社會(huì)各項(xiàng)社會(huì)活動(dòng)服務(wù)的工作，是一項(xiàng)管理性、服務(wù)性、科學(xué)性文化性與政治性的工作。1、檔案工作的管理性因檔案工作的具體對象－檔案本身具有的原始記錄性，這決定檔案工作始終應(yīng)以維護(hù)和確認(rèn)檔案的原始性作為基本任務(wù)，使其有別于其它的各類管理工作；具體而言檔案工作的管理性主要表現(xiàn)在三個(gè)層次：第一，檔案工作是一項(xiàng)管理檔案的專門業(yè)務(wù)；一定意義上檔案工作實(shí)質(zhì)上就是檔案管理工作，管理的目的是開發(fā)檔案信息資源；第二，檔案工作是信息資源管理的重要內(nèi)容；檔案工作是信息資源管理工作中的一員，而且因其管理對象的獨(dú)特個(gè)性、基本管理理論與管理方法上的自成體系，決定檔案工作在信息資源管理工作中具有其它信息資源管理活動(dòng)無法替代的功能與作用；第三，檔案工作是社會(huì)管理活動(dòng)的組成部分；在我國機(jī)關(guān)檔案工作和國家檔案工作分別是機(jī)關(guān)管理工作和國家事務(wù)管理系統(tǒng)不可缺少的組成部分，從系統(tǒng)論的觀點(diǎn)看，檔案工作這一相對獨(dú)立的管理系統(tǒng)是處于不同層次和規(guī)模的更大管理系統(tǒng)之中；2、檔案工作的服務(wù)性檔案工作對生產(chǎn)力的發(fā)展和社會(huì)的全面進(jìn)步有不可低估的作用，但它不直接生產(chǎn)物質(zhì)財(cái)富，不直接從事國家管理、科技研究文藝創(chuàng)作等活動(dòng)；而是通過提供檔案為社會(huì)實(shí)踐服務(wù)來推動(dòng)生產(chǎn)力發(fā)展與社會(huì)進(jìn)步，檔案工作實(shí)現(xiàn)自身價(jià)值的這種特殊途徑，決定了它是一項(xiàng)服務(wù)性工作；服務(wù)性是檔案工作的基本屬性，是檔案工作賴以生存和發(fā)展的基本原因，不同層次類型的檔案工作如果不能實(shí)現(xiàn)服務(wù)目標(biāo)，就會(huì)失去存在的條件和發(fā)展的基礎(chǔ)；檔案工作是提供檔案信息為社會(huì)服務(wù)的特殊性服務(wù)工作，服務(wù)性是檔案工作的客觀屬性之一，檔案工作者應(yīng)充分認(rèn)識(shí)檔案工作這一屬性，努力創(chuàng)造檔案信息服務(wù)的新形式，實(shí)現(xiàn)檔案管理的知識(shí)服務(wù)，從為而加快我國社會(huì)信息化進(jìn)程做出貢獻(xiàn)；3、檔案工作的政治性檔案工作是一種社會(huì)現(xiàn)象，在階級社會(huì)中體現(xiàn)著一定的階級關(guān)系和階級利益；服務(wù)方向是其政治性的集中表現(xiàn)、機(jī)要性是其表現(xiàn)之一；當(dāng)然在強(qiáng)調(diào)機(jī)要性的同時(shí)，必須正確處理檔案的保密和利用者之間的關(guān)系；4、檔案工作的科學(xué)性是一項(xiàng)為科學(xué)研究和科學(xué)管理工作提供必要條件的工作；檔案工作實(shí)踐中包含著特殊的規(guī)律和豐富的科學(xué)內(nèi)容；檔案工作要運(yùn)用大量現(xiàn)代化管理科學(xué)的內(nèi)容和信息技術(shù)；一是管理組織、管理方法的新變化可能引發(fā)檔案學(xué)基礎(chǔ)理論的新發(fā)展，二是，對檔案工作組織管理的科學(xué)化也要運(yùn)用現(xiàn)代管理科學(xué)的理論與方法；5、檔案工作的文化性檔案工作，特別是檔案館工作在人類社會(huì)文化中的作用決定了其具有很強(qiáng)的社會(huì)文化性，《檔案館通則》中明確規(guī)定檔案館是黨和國家的科學(xué)文化事業(yè)機(jī)構(gòu)，是永久保管檔案的基地，是科學(xué)研究和各方面工作利用檔案史料的中心，其文化性主要表現(xiàn)在：第一，檔案是社會(huì)文化的組成部分，檔案館具有保存歷史文化遺產(chǎn)的作用；檔案館積累和保存檔案就是保存歷史文化遺產(chǎn)，是對歷史文明的肯定；檔案館在堅(jiān)持和保持社會(huì)文化的統(tǒng)一性和完整性的過程中發(fā)揮著極其重要的作用。第二，檔案館具有傳播社會(huì)文化知識(shí)與信息的作用；第三，檔案館具有社會(huì)文化教育的作用；第四，檔案館具有發(fā)展科學(xué)文化的作用，有必要對檔案所記載的科學(xué)文化知識(shí)進(jìn)行研究和開發(fā)，這是檔案館積累、傳播文化功能的擴(kuò)展和延伸；檔案工作的基本原則1987年9月5日第六屆全國人大常委會(huì)第22次會(huì)議通過的《中華人民共和國檔案法》第五條規(guī)定：“檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則，維護(hù)檔案的完整與安全，便于社會(huì)各方面的利用”。1、全國檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則這既是我國社會(huì)主義制度所決定的，又是檔案工作發(fā)展的客觀需要，它是我國檔案工作的組織原則和管理體制；具體包括三方面內(nèi)容：第一，國家檔案按規(guī)定分別由各級各類檔案保管機(jī)構(gòu)集中管理；現(xiàn)階段我國存在的三種檔案所有權(quán)即國家所有、集體所有和個(gè)人所有，按照檔案法的有關(guān)規(guī)定采取不同的管理方法，國有的要移交進(jìn)行統(tǒng)一管理；至于集體所有和個(gè)人所有的檔案管理問題，《檔案法》第十六條規(guī)定：“集體所有的和個(gè)人所有的對國家和社會(huì)具有保存價(jià)值的或者應(yīng)當(dāng)保密的檔案，檔案所有者應(yīng)當(dāng)妥善保存”。第二，全國檔案工作在各級人民政府領(lǐng)導(dǎo)下，由各級檔案行政管理機(jī)構(gòu)統(tǒng)一、分級、分專業(yè)管理；統(tǒng)一管理：指國家檔案行政管理機(jī)關(guān)主管全國檔案工作，對全國檔案工作實(shí)行全面規(guī)劃和統(tǒng)籌安排，制定統(tǒng)一的檔案法規(guī)和業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，提出統(tǒng)一的方針政策，進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督。分級管理：指縣級以上各級人民政府的檔案行政管理部門主管本行政區(qū)域內(nèi)的檔案工作，可按照國家有關(guān)檔案工作的統(tǒng)一規(guī)定和要求，結(jié)合本地區(qū)的情況，制訂本地區(qū)的檔案工作規(guī)劃、制度和方法，并對本地區(qū)機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其它組織的檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督。分專業(yè)管理：指中央各級專業(yè)主管機(jī)關(guān)在國家檔案行政管理機(jī)關(guān)的指導(dǎo)下，針對本專業(yè)的特點(diǎn)，制定本專業(yè)系統(tǒng)檔案工作的規(guī)劃、制度和辦法，對本系統(tǒng)的檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督，保證國家有關(guān)檔案工作的方針政策在本專業(yè)系統(tǒng)的貫徹執(zhí)行。第三，對黨政檔案和黨政檔案工作實(shí)行統(tǒng)一管理；2、維護(hù)檔案的完整與安全是檔案工作的基本要求，只有維護(hù)檔案的完整與安全，才能維護(hù)黨和國家歷史真實(shí)面貌，才能充分發(fā)揮檔案的作用。第一，維護(hù)檔案的完整包括檔案材料收集齊全和整理系統(tǒng)兩個(gè)方面。收集齊全：指凡有保存價(jià)值的檔案，都應(yīng)盡量收集齊全，實(shí)現(xiàn)一個(gè)單位直到一個(gè)國家真正有保存價(jià)值的檔案的完整；整理系統(tǒng)：指凡有保存價(jià)值的檔案，必須按照它的形成規(guī)律，組成有有機(jī)聯(lián)系的整體；第二，維護(hù)檔案的安全包括檔案的實(shí)體安全和內(nèi)容的安全兩方面。實(shí)體安全：指在管理上和技術(shù)上采取相關(guān)的措施，使檔案不受損壞，盡量延長檔案的壽命；內(nèi)容安全：指對檔案和需要控制利用范圍的檔案實(shí)行嚴(yán)格的管理，確保檔案不丟失、不泄密、不超范圍擴(kuò)散；3、便于社會(huì)各方面的利用便于社會(huì)各方面對檔案的利用，滿足社會(huì)對檔案的需要，這是檔案工作的根本目的。它是檢驗(yàn)檔案工作效果的重要標(biāo)準(zhǔn)，也是保證檔案工作得以發(fā)展的重要條件，是對檔案工作基本原則的發(fā)展，它體現(xiàn)了我國檔案工作改革開放的精神。我國檔案工作基本原則的三個(gè)組成部分，是辯證統(tǒng)一的有機(jī)整體。統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)分級管理是核心，沒有其組織保證就不可能會(huì)有檔案的完整與安全，便于社會(huì)各方面利用的目的也很難實(shí)現(xiàn)；維護(hù)檔案的完整與安全是手段，如無則不可能有檔案的方便利用；便于社會(huì)各方面的利用是目的，離開了這個(gè)根本目的，維護(hù)檔案的完整與安全也就失去了意義和方向。所以，應(yīng)全面了解和貫徹實(shí)施檔案工作的基本原則。綜合檔案館的定義是黨和國家的科學(xué)文化事業(yè)機(jī)構(gòu)，是永久保存檔案的基地，是科學(xué)研究和各方面利用檔案史料的中心。是統(tǒng)一保管黨和政府機(jī)關(guān)檔案的管理部門，它既是黨的機(jī)構(gòu)，又是國家的機(jī)構(gòu)。綜合檔案館的性質(zhì)綜合檔案館的科學(xué)文化事業(yè)性質(zhì)，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：第一，從管理對象上看，它管理的是歷史上政治、經(jīng)濟(jì)、軍事、文化和科學(xué)技術(shù)活動(dòng)的記錄，是一種重要的歷史文化遺產(chǎn)和精神文化財(cái)富；第二，從活動(dòng)方式和工作成果看，檔案館的工作是一項(xiàng)研究型的工作。不僅僅是收藏歷史檔案的“庫房”，而且還進(jìn)行編史修志、匯編各種研究成果，并通過多種方式提供利用，外國不少國家將檔案館列為科學(xué)研究機(jī)關(guān)，對其工作人員的四肢提出了很高的要求；第三，從職能上看，不僅肩負(fù)科學(xué)管理檔案的重任，而且致力于社會(huì)化的服務(wù)工作，在繁榮國家文化事業(yè)，促進(jìn)社會(huì)進(jìn)步和建設(shè)社會(huì)主義精神文明中具有重要作用；綜合檔案館的基本職責(zé)與具體任務(wù)基本職責(zé)：集中統(tǒng)一管理黨和國家需要長遠(yuǎn)保管的檔案和有關(guān)資料，維護(hù)歷史的真實(shí)面貌，為實(shí)現(xiàn)社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)和歷史的長遠(yuǎn)需要服務(wù)；基本任務(wù)：一是，接收和征集本級機(jī)關(guān)、團(tuán)體及其所屬單位具有長期和永久保存價(jià)值的檔案以及有關(guān)資料，科學(xué)地管理；二是，通過多種方式積極的開展檔案資料的利用工作；三是，參與編史修志；檔案室定義是各機(jī)關(guān)（包括團(tuán)體、學(xué)校、工廠、企業(yè)、事業(yè)單位等）統(tǒng)一保存和管理本機(jī)關(guān)檔案的內(nèi)部機(jī)構(gòu)，是整個(gè)機(jī)關(guān)的組成部分，是屬于機(jī)關(guān)管理和研究咨詢性質(zhì)的專業(yè)機(jī)構(gòu)，又是機(jī)關(guān)的機(jī)要部門之一；從全國檔案工作來說，檔案室是國家檔案工資組織體系中最普遍、最大量、最基層的業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)。檔案室的性質(zhì)檔案室作為全國檔案工作體系中最基層的檔案業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)，主要表現(xiàn)出三方面的性質(zhì)：第一，檔案室是機(jī)關(guān)的內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)，是機(jī)關(guān)為適應(yīng)檔案管理的自身需要建立的一種專業(yè)組織，從事本單位內(nèi)檔案工作的組織管理及檔案的保管與提供利用工作，它具有對本機(jī)關(guān)的依附性；第二，檔案室是保存檔案的過渡性機(jī)構(gòu)，不是永久保管檔案的基地，有向國家檔案館移交檔案的義務(wù)；第三，檔案室的主要任務(wù)是服務(wù)本機(jī)關(guān)，實(shí)現(xiàn)檔案對機(jī)關(guān)日常管理工作的現(xiàn)實(shí)作用；檔案室的作用一方面，檔案室是機(jī)關(guān)內(nèi)具有參謀和咨詢作用的部門，它是機(jī)關(guān)工作的助手，為機(jī)關(guān)管理和機(jī)關(guān)職能活動(dòng)提供必要的檔案信息支持；另一方面，檔案室是全國檔案工作的基礎(chǔ)，是國家檔案不斷補(bǔ)充的源泉，為檔案館工作創(chuàng)造有利條件；檔案室的任務(wù)基本任務(wù)：集中統(tǒng)一地管理本機(jī)關(guān)各部門形成的各種門類和載體的全部檔案，為本機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作服務(wù)，并為黨和國家積累檔案史料；具體任務(wù)：對本機(jī)關(guān)文書部門或業(yè)務(wù)部門文件材料的歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督；負(fù)責(zé)管理本單位的全部檔案和相關(guān)資料，并積極組織提供利用；定期把具有長遠(yuǎn)保存價(jià)值的檔案向檔案館移交；有一些檔案室還具有一定的檔案業(yè)務(wù)監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查的職能；據(jù)此可將檔案室分為兩種類型：一是單純的檔案保管機(jī)構(gòu)，二是具有雙重職能的檔案室，負(fù)責(zé)對本系統(tǒng)和直屬單位的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。檔案行政管理機(jī)構(gòu)定義、性質(zhì)如各級檔案局、處等，是黨和國家指導(dǎo)和管理檔案工作的部門，既是黨的機(jī)構(gòu)又是國家的機(jī)構(gòu)；檔案行政管理機(jī)構(gòu)基本職責(zé)：在統(tǒng)一管理黨政檔案工作的原則指導(dǎo)下，分層負(fù)責(zé)地掌管全國檔案事務(wù)，對全國檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。檔案行政管理機(jī)構(gòu)具體任務(wù)：第一，擬定檔案工作的規(guī)章辦法，建立國家檔案工作制度，制定檔案工作的發(fā)展規(guī)劃；第二，指導(dǎo)和監(jiān)督各機(jī)關(guān)、部隊(duì)、團(tuán)體、企事業(yè)單位的檔案工作，規(guī)劃和籌建檔案館，在業(yè)務(wù)上指導(dǎo)檔案館工作；第三，研究和審查有關(guān)檔案保存價(jià)值、檔案保管期限的原則和標(biāo)準(zhǔn)，監(jiān)督和審議有關(guān)檔案的銷毀問題；第四，組織和指導(dǎo)檔案工作業(yè)務(wù)經(jīng)驗(yàn)的交流、檔案干部的專業(yè)教育和檔案科學(xué)研究工作；第五，組織和參與檔案工作的國際交流；文件中心含義，是一種社會(huì)化、集約化和專業(yè)化的檔案管理機(jī)構(gòu)，它的設(shè)置一般不象檔案室那樣隸屬于一個(gè)文件形成單位，而是按地區(qū)按系統(tǒng)建立的介于文件形成單位和地方綜合性檔案館之間的一種過渡性檔案管理機(jī)構(gòu)。背景，最早誕生于第二次世界大戰(zhàn)時(shí)期的美國，由于文件激增，美國軍事部門創(chuàng)建了新型的文件管理機(jī)構(gòu)－文件中心，把使用次數(shù)不多，但又必須保管一段時(shí)期的文件集中放在造價(jià)較低的專門庫房，1950年的《聯(lián)邦文件法》以法令的形式肯定了文件中心這種新型管理機(jī)構(gòu)。效仿美國的文件中心建立的有，文件中心、中間檔案館（德國）、過渡性檔案館（英國）等；文件中心的類型：政府性文件中心，由政府撥款建立的，為政府機(jī)關(guān)服務(wù)的非營利性文件管理機(jī)構(gòu)，商業(yè)性文件中心，由有關(guān)機(jī)關(guān)或個(gè)人創(chuàng)辦的一種營利性檔案管理機(jī)關(guān)，為工商企業(yè)或個(gè)人提供現(xiàn)代化的文件存儲(chǔ)設(shè)施、科學(xué)地文件管理和高效的文件服務(wù)，不屬于國家檔案管理系統(tǒng)之列，但它執(zhí)行國家檔案行政管理部門的相關(guān)管理標(biāo)準(zhǔn)。檔案寄存中心含義，是指國家綜合性檔案館設(shè)立的，為各類企業(yè)、社會(huì)團(tuán)體以及個(gè)人提供檔案寄存有償服務(wù)的機(jī)構(gòu)，主要接收不具有充分保管條件以及配備檔案保管條件成本過高的國有與非國有企業(yè)及破產(chǎn)企業(yè)、社會(huì)團(tuán)體、個(gè)人在工作、生產(chǎn)、經(jīng)營、生活等各項(xiàng)活動(dòng)中形成的檔案的寄存；在機(jī)構(gòu)設(shè)置上一般隸屬于某一檔案局（館）領(lǐng)導(dǎo)，并設(shè)于檔案館內(nèi)。創(chuàng)辦背景：隨著經(jīng)濟(jì)體制改革的不斷深入，尤其在國企改革及社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)管理對各行各業(yè)逐步發(fā)生作用的新情況下，檔案管理工作中也出現(xiàn)了如下新問題：第一，在國有企業(yè)改革中，國有企業(yè)檔案存在管理不善乃至無處可歸的情況；第二，非國有企業(yè)的檔案管理大多比較混亂；第三，一些社會(huì)團(tuán)體和個(gè)人不具備檔案保管的充分條件；性質(zhì)：是根據(jù)市場經(jīng)濟(jì)體制下企業(yè)、社會(huì)團(tuán)體與個(gè)人的需要建立的一種新型檔案管理模式。檔案事務(wù)所含義，是指提供檔案事務(wù)服務(wù)的一種商業(yè)性檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)。背景，檔案業(yè)務(wù)量的增加特別是監(jiān)督指導(dǎo)工作量的增加，使得檔案行政部門不堪重負(fù)；檔案行政管理部門的編制又極少；檔案事務(wù)所的建立，可以承擔(dān)大量的檔案勞務(wù)性工作，減輕檔案部門的指導(dǎo)監(jiān)督工作量過大的壓力，使得檔案部門集中力量抓好檔案館局的本職工作。服務(wù)范圍，非常廣泛，包括該行政區(qū)域內(nèi)各級國家綜合性檔案館，各機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位、鄉(xiāng)鎮(zhèn)村及公民個(gè)人等；業(yè)務(wù)范圍：開展檔案業(yè)務(wù)的指導(dǎo)咨詢，以及各種檔案的勞務(wù)性服務(wù)工作，均為有償服務(wù)；性質(zhì)：是獨(dú)立經(jīng)營、獨(dú)立核算、自負(fù)盈虧的企業(yè)型單位。檔案機(jī)構(gòu)之間的關(guān)系各級各類檔案機(jī)構(gòu)之間的關(guān)系是：上級檔案行政管理機(jī)構(gòu)對下級檔案行政管理機(jī)構(gòu)具有業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督的關(guān)系，檔案行政管理機(jī)構(gòu)對檔案館、文件中心、檔案室等檔案業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)具有業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督的關(guān)系，檔案室和檔案館之間具有檔案交接關(guān)系，文件中心和檔案館之間具有檔案交接關(guān)系，各級各類檔案館（室、文件中心）之間，均無隸屬關(guān)系，但有一定的協(xié)作關(guān)系。第三部分檔案法治與職業(yè)道德基本要求：了解：檔案法律的特點(diǎn)及其與檔案行政法規(guī)、行政規(guī)章的關(guān)系，檔案職業(yè)道德修養(yǎng)，《檔案法》的作用熟悉：檔案行政法規(guī)的概念、種類和屬性特征，檔案行政規(guī)章的概念、性質(zhì)和類型，檔案職業(yè)道德的特點(diǎn)、含義和內(nèi)容掌握：《檔案法》的主要內(nèi)容，《檔案法》的屬性特征、施行原則和施行方式檔案法律：檔案工作法律，簡稱檔案法律，是指由國家最高權(quán)力機(jī)關(guān)制定的檔案事業(yè)規(guī)定性文件，包括全國人民代表大會(huì)和全國代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)制度的關(guān)于檔案和檔案工作的法律行為規(guī)范。特點(diǎn)直接性，在調(diào)整和規(guī)范人們的檔案管理與信息開發(fā)利用等行為方面，具有直接性的特點(diǎn)；具體性，主要是指檔案法律內(nèi)容方面；綜合性，是指檔案法律所提供的調(diào)整與檔案和檔案工作相關(guān)的行為的手段并不是單一的，而是包含有行政手段、教育手段、刑事懲罰手段等多種手段具有綜合性的特點(diǎn)；檔案法律與檔案行政法規(guī)的關(guān)系：既有區(qū)別又有聯(lián)系；檔案法律，是國家與人民意志在檔案工作領(lǐng)域中的集中體現(xiàn)，是全國人民代表大會(huì)及其常委會(huì)依據(jù)國家的憲法及立法程序制定的行為規(guī)范；行政法規(guī)，是國務(wù)院根據(jù)憲法和法律制定的行政行為規(guī)范文件的總稱；二者區(qū)別主要有：一是，制定主體不同；二是，檔案法律具有廣泛的行為約束力，它是國務(wù)院制定檔案行政法規(guī)的重要依據(jù)，也是目前常見的檔案行政法規(guī)的淵源；三是，檔案法律所調(diào)節(jié)的對象具有一般性和普遍性的特征，而檔案行政法規(guī)所調(diào)節(jié)的對象則具有一定的特定性和專指性特征；二者的聯(lián)系主要有：一是，兩者的制定與實(shí)施的根本性目的是一致的，均是為了有效規(guī)范和調(diào)整檔案事業(yè)建設(shè)與發(fā)展中的各種關(guān)系，以有利于檔案事業(yè)的正常工作秩序的建立與維護(hù)；二是，從二者的發(fā)展歷史看，是相互影響、相互促進(jìn)的關(guān)系，三是，二者均應(yīng)在憲法規(guī)定的框架范圍內(nèi)制定和實(shí)施，不能違背憲法規(guī)定的基本準(zhǔn)則；檔案法律與檔案行政規(guī)章的關(guān)系：也有一定的區(qū)別與聯(lián)系：行政規(guī)章，是由國務(wù)院各部委、省、自治區(qū)、直轄市以及省、自治區(qū)的人民政府所在的市和經(jīng)國務(wù)院批準(zhǔn)的較大的市的人民政府，根據(jù)檔案法律和檔案行政法規(guī)所制定的規(guī)范性文件的總稱；它從屬于檔案法律和檔案行政法規(guī)，或者說是兩者具體化的產(chǎn)物，更具特定性和操作性；目前其數(shù)量較大、調(diào)整的領(lǐng)域也非常廣泛?！稒n案法》的主要內(nèi)容共分六章三十一條，包括總則、檔案機(jī)構(gòu)及其職責(zé)、檔案的管理、檔案的利用和公布、法律責(zé)任和附則等；第一章“總則”共五條，包括的內(nèi)容有：制定的宗旨；國家管理檔案財(cái)富的范圍；國家機(jī)關(guān)、武裝力量、政黨、社團(tuán)、企事業(yè)單位和公民都應(yīng)承擔(dān)“保護(hù)檔案的義務(wù)”；各級人民政府對建設(shè)和發(fā)展國家檔案事業(yè)應(yīng)擔(dān)負(fù)的職責(zé)，為檔案工作的建設(shè)與發(fā)展發(fā)展提供了基本的人財(cái)物方面的保障；我國檔案工作的基本原則，使檔案工作的組織原則、基本管理制度、檔案管理的基本要求及檔案工作的根本目標(biāo)有了堅(jiān)實(shí)的法律依據(jù)；第二章“檔案機(jī)構(gòu)及其職責(zé)”，共四條分別規(guī)定了國家檔案行政部門、單位的檔案機(jī)構(gòu)和檔案工作人員、國家檔案館的基本職責(zé)；規(guī)定了檔案人員的基本素質(zhì)要求及對檔案工作成績顯著者的獎(jiǎng)勵(lì)等；第三章“檔案的管理”，共九條基本內(nèi)容涉及檔案立卷歸檔、移交、利用、鑒定、保管、交換、轉(zhuǎn)讓、出賣等方面；第四章“檔案的利用和公布”，共五條規(guī)定國有檔案的開放期和檔案館所應(yīng)創(chuàng)造的開放條件，明確公民和組織利用開放檔案的權(quán)利；規(guī)定檔案館未開放檔案的利用辦法；單位和個(gè)人有權(quán)優(yōu)先利用其向檔案館移交、捐贈(zèng)、寄存的檔案，有權(quán)對不宜向社會(huì)開放的檔案提出限制利用的意見，檔案館必須維護(hù)這些組織和個(gè)人的合法權(quán)益；規(guī)定國有檔案、集體和個(gè)人所有檔案的公布權(quán)限；規(guī)定國家檔案館對檔案史料的編研整理職責(zé)；第五章“法律責(zé)任”，共兩條規(guī)定對各種違法行為的處罰事項(xiàng)，充分體現(xiàn)了法律的強(qiáng)制性；第六章“附則”，共兩條規(guī)定該實(shí)施辦法的制定權(quán)和批準(zhǔn)實(shí)行權(quán)以及法律的實(shí)施具體日期；《檔案法》的基本內(nèi)容可以據(jù)其內(nèi)容性質(zhì)劃分為：義務(wù)性規(guī)范：主要用于規(guī)定有關(guān)行為主體在處理檔案事務(wù)方面依法應(yīng)當(dāng)承擔(dān)的相關(guān)法律義務(wù)；授權(quán)性規(guī)范：是指國家立法機(jī)關(guān)依法規(guī)定的有關(guān)機(jī)關(guān)、組織或個(gè)人在處理檔案事務(wù)方面應(yīng)當(dāng)享受的權(quán)利；禁止性規(guī)范：其所規(guī)定的行為和有關(guān)事項(xiàng)是完全禁止的；《檔案法》的屬性特征1、《檔案法》具有所有國家立法的共性特征－社會(huì)性是針對整個(gè)國家和社會(huì)的立法，具有廣泛的社會(huì)基礎(chǔ)，內(nèi)容和實(shí)施方面也具有社會(huì)性；2、《檔案法》具有一定的綱領(lǐng)性和創(chuàng)建性1996年修改后的《檔案法》所做出的有關(guān)規(guī)定簡明扼要、內(nèi)容翔實(shí)，且富有創(chuàng)建性；3、《檔案法》的民主特性是在科學(xué)地總結(jié)了檔案工作歷史經(jīng)驗(yàn)和理論成功的基礎(chǔ)上創(chuàng)制出來的，也是在改革開放的社會(huì)環(huán)境中創(chuàng)制出來的；4、《檔案法》的強(qiáng)制性主要是在保護(hù)國家檔案方面，國家對屬于集體或個(gè)人所有的具有國家和社會(huì)價(jià)值檔案有優(yōu)先購買權(quán)以及在特殊情況下的強(qiáng)制收購權(quán)、征購權(quán)，對違反強(qiáng)制性規(guī)范的行為人的處理與制裁方面；《檔案法》的作用1、《檔案法》是建設(shè)和發(fā)展檔案事業(yè)的法律保障為有效地調(diào)整和處理檔案工作領(lǐng)域中的基本矛盾和關(guān)系，提供利原則性的依據(jù)，為保證我國檔案工作的順利進(jìn)行、維護(hù)國家檔案的完整與安全、調(diào)整國家機(jī)構(gòu)集體個(gè)人之間在檔案事務(wù)方面的關(guān)系提供了基本的法律手段。2、《檔案法》是進(jìn)行我國檔案法規(guī)體系建設(shè)的重要依據(jù)其制訂吸收了其它有關(guān)法律法規(guī)的精華，但《檔案法》制定完成且生效后又成為制定新的檔案法規(guī)規(guī)章的法律依據(jù)；3、《檔案法》是促進(jìn)我國館藏檔案信息資源開放和利用的有效工具其在開放和利用方面的原則性規(guī)定，為我國的館藏檔案信息資源的開放和利用提供了基本的法律保障；4、《檔案法》是加強(qiáng)我國檔案行政工作的法律依據(jù)各級人民政府應(yīng)嚴(yán)格遵守《檔案法》，強(qiáng)化檔案行政機(jī)構(gòu)的職能，以便保證我國檔案事業(yè)的健康發(fā)展；《檔案法》的施行1、《檔案法》施行原則必須堅(jiān)持“以事實(shí)為依據(jù)，以法律為準(zhǔn)繩，在法律面前人人平等”的基本原則；2、《檔案法》施行方式基本方式：檔案法律的遵守、檔案法律的適用；具體方法：依法制定旨在強(qiáng)化執(zhí)法力度的檔案管理行政處罰辦法等法規(guī)性文件；加強(qiáng)與各有關(guān)方面的合作，爭取社會(huì)的支持；加強(qiáng)宣傳教育，增強(qiáng)社會(huì)檔案意識(shí)；檔案行政法規(guī)檔案行政法規(guī)，嚴(yán)格的講是指由國務(wù)院根據(jù)我國的憲法和法律制定的關(guān)于檔案行政管理的規(guī)范性文件的總稱；含義主要有：第一，必須由國務(wù)院制定或由其批準(zhǔn)與公布的；第二，是一種具有普遍約束力的規(guī)范性文件，是針對檔案事業(yè)中的某一方面的行政管理工作制定的，不是針對檔案工作中某一具體問題的處理意見；第三，依據(jù)憲法和法律的有關(guān)規(guī)定制定的，不得與其相抵觸；種類：全面系統(tǒng)性的、某一方面部分規(guī)定性的、某一項(xiàng)工作比較具體規(guī)定性的；屬性：權(quán)威性和命令性、直接性和現(xiàn)實(shí)性、穩(wěn)定性和動(dòng)態(tài)性；其制定必須符合檔案和檔案工作的特殊發(fā)展規(guī)律與特點(diǎn)；其制定必須具有歷史的繼承性與發(fā)展性特點(diǎn)；修改：必須符合有關(guān)法律的規(guī)定，不能與之相抵觸；檔案行政規(guī)章檔案行政規(guī)章，是指由國務(wù)院各部委制定的與檔案事務(wù)相關(guān)的規(guī)范性文件的總稱；性質(zhì)：其從屬于國家的檔案法律和行政法規(guī)、具有普遍或特定的適用性、內(nèi)部之間協(xié)調(diào)一致性；相對于國家權(quán)力機(jī)關(guān)制定的檔案工作法律來說其優(yōu)勢：第一，其制定程序簡便，只要不違背相關(guān)法律精神就較易通過，使之能較快地適應(yīng)調(diào)整新的社會(huì)關(guān)系的需要；第二，內(nèi)容具有專業(yè)性，對專業(yè)性問題的解釋明顯優(yōu)于檔案工作法律，更能反映檔案工作的客觀實(shí)踐需要，更為符合檔案工作的專業(yè)特點(diǎn)和規(guī)律；第三，內(nèi)容更加明確具體；檔案行政規(guī)章與檔案行政部門和其它政府行政部門所作的行政決定也有明顯不同的特點(diǎn)：首先，適用范圍比具體的行政決定廣泛，行政決定是一種具體的行政管理辦法，通常僅對特定的當(dāng)事人或者特定的事務(wù)、問題做出決定；其次，行政效力的時(shí)空范圍優(yōu)于具體的檔案行政決定，行政決定通常只是一次性適用，既是是同類問題或事情也不能重復(fù)使用；再次，制定程序較之具體的行政決定正式、嚴(yán)格，可有效防止主觀隨意性，增強(qiáng)其科學(xué)性和合理性；種類：按其制定主體劃分為部門規(guī)章和地方規(guī)章；按其內(nèi)容劃分為立法性的和解釋性的檔案行政規(guī)章；按其實(shí)際效力和實(shí)施性質(zhì)劃分為必須遵照執(zhí)行的和參照執(zhí)行的規(guī)章；檔案職業(yè)道德的特點(diǎn)鮮明的職業(yè)性特征；存在方式的具體性特征，不同的社會(huì)歷史環(huán)境條件下，不同國度甚至不同行業(yè)的檔案職業(yè)道德均具有特定的規(guī)定性；形成過程的連續(xù)性和繼承性特征；檔案職業(yè)道德（規(guī)范）的含義和內(nèi)容含義，是指檔案工作者在從事檔案行政、檔案保管和利用服務(wù)等項(xiàng)職能活動(dòng)中，應(yīng)當(dāng)遵守的基本行為準(zhǔn)則；具有鮮明的時(shí)代性與歷史性、職業(yè)性與具體性、社會(huì)性與階級性等特征，對于進(jìn)行檔案職業(yè)道德教育，培養(yǎng)有利于社會(huì)建設(shè)和發(fā)展的道德習(xí)慣，形成優(yōu)良的社會(huì)風(fēng)尚、道德準(zhǔn)則等均具有積極意義。內(nèi)容：第一，忠于職守，愛崗敬業(yè)即檔案工作者應(yīng)盡到保護(hù)、管理檔案的義務(wù)，盡到為檔案用戶提供優(yōu)質(zhì)信息服務(wù)的職責(zé)；檔案專業(yè)人員應(yīng)當(dāng)對檔案事業(yè)的建設(shè)和發(fā)展，傾注較之普通公眾更多的愛心，全心全意地投入到本職工作中；首先，保護(hù)檔案及其相關(guān)資料的完整與安全，以確保其作為歷史證據(jù)的可靠性；其次，從歷史、法律、職能、行政管理等角度，對檔案、文件資料進(jìn)行篩選、鑒定和保管，保持文件之間的歷史聯(lián)系（或原有聯(lián)系）；再次，檔案工作者在進(jìn)行文件的整理、保護(hù)和利用工作中應(yīng)當(dāng)保護(hù)檔案的證據(jù)作用；然后，檔案工作者應(yīng)確保檔案所含信息的連續(xù)性；最后，檔案工作者應(yīng)當(dāng)對他們從事的工作活動(dòng)進(jìn)行記錄，并能對其工作進(jìn)行辯護(hù)；第二，遵紀(jì)守法，嚴(yán)守秘密即應(yīng)當(dāng)保守所管理的檔案信息內(nèi)容的，增強(qiáng)保密觀念，培養(yǎng)良好的保密習(xí)慣，并且在檔案管理實(shí)踐中同各種失密、泄密、竊密行為人作斗爭；首先，檔案工作者應(yīng)當(dāng)注意保護(hù)國家的安全利益及集體和公民個(gè)人的隱私，不得銷毀相關(guān)的檔案文件信息，尤其是易于更新和消除的電子文件信息；其次，檔案工作者應(yīng)當(dāng)珍視國家和社會(huì)給予的特殊信任，并在實(shí)際工作中不利用其職務(wù)之便，為自己或他人謀求私利；再次，檔案工作者應(yīng)當(dāng)自覺的養(yǎng)成良好的職業(yè)保密習(xí)慣；第三，博學(xué)求進(jìn)，公正服務(wù)提高檔案工作者的知識(shí)水平、工作能力和專業(yè)水平等方面的基本素質(zhì)，具有較高的文化知識(shí)素質(zhì)及法律知識(shí)、專業(yè)理論知識(shí)、哲學(xué)理論知識(shí)和現(xiàn)代管理知識(shí)等，為合法的利用者提供公正的服務(wù)，通過檔案專業(yè)和其它專業(yè)工作人員的合作，促進(jìn)世界文化遺產(chǎn)的保護(hù)和提供利用；檔案職業(yè)道德修養(yǎng)檔案職業(yè)道德理想和職業(yè)道德義務(wù)；檔案職業(yè)道德情感和職業(yè)道德行為；檔案職業(yè)態(tài)度與職業(yè)良心；檔案工作的職業(yè)榮譽(yù)和職業(yè)尊嚴(yán)；第四部分檔案信息化建設(shè)與電子文件管理基本要求：了解：檔案信息數(shù)字化的含義，檔案網(wǎng)站的含義與功能，數(shù)字檔案館的含義，電子文件的概念和種類熟悉：檔案信息數(shù)字化的主要困難，檔案網(wǎng)站建設(shè)的問題與對策，數(shù)字檔案館與現(xiàn)行實(shí)體檔案館之間的關(guān)系，電子文件的特點(diǎn)，電子文件的管理原則掌握：檔案信息數(shù)字化的內(nèi)容與原則，檔案網(wǎng)站的主要內(nèi)容，數(shù)字檔案館的主要特點(diǎn)，電子文件的管理模式檔案信息的數(shù)字化含義：是指利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)等技術(shù)手段，將紙質(zhì)文件、聲像文件等傳統(tǒng)介質(zhì)的文件和已歸檔保存的電子檔案，系統(tǒng)組織成具有有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫。原則：一是，規(guī)范性原則即所有檔案信息必須按照規(guī)定的技術(shù)要求、文本格式和工作標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行數(shù)字化，并盡可能采取通用標(biāo)準(zhǔn)；二是，安全性原則在檔案信息數(shù)字化的過程中要確保檔案原件的安全、確保數(shù)字化檔案信息的內(nèi)容與檔案原件相吻合、確保檔案信息內(nèi)容不泄密；三是，效益性原則因其工作面大、耗時(shí)耗財(cái)，應(yīng)在充分調(diào)研的基礎(chǔ)上選擇最優(yōu)的檔案信息數(shù)字化方案，包括選擇最優(yōu)的工作流程、最合理的技術(shù)手段和最適宜的數(shù)字化加工設(shè)施等；中心任務(wù)：對紙質(zhì)檔案信息進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換。這是進(jìn)一步改變其館藏檔案結(jié)構(gòu)的需要，更有利于用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和虛擬技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享和檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵性環(huán)節(jié)。內(nèi)容：一是，檔案目錄信息的數(shù)字化，其目標(biāo)是建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫；二是，檔案全文信息的數(shù)字化，可采用掃描或OCR（光學(xué)字符技術(shù)）識(shí)別等技術(shù)手段；主要困難：數(shù)字化的技術(shù)還不成熟且不經(jīng)濟(jì)、數(shù)字化的對象問題、合作問題等；檔案網(wǎng)站建設(shè)含義：是檔案機(jī)構(gòu)在公共信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)上建立的站點(diǎn)，一般以主頁的方式提供相關(guān)檔案服務(wù)和開展檔案宣傳，是檔案信息化建設(shè)的重要步驟，是檔案部門聯(lián)系社會(huì)的重要窗口。主要功能：一是，服務(wù)功能，即向社會(huì)公眾提供檔案信息的查詢服務(wù)和傳輸服務(wù)；二是，宣傳功能，可稱為檔案工作、檔案機(jī)構(gòu)和檔案職業(yè)形象宣傳的有效工具；三是，交流功能，可開辟用戶專欄密切檔案部門和社會(huì)公眾的關(guān)系，提高管理和服務(wù)水平；主要內(nèi)容：檔案工作信息、檔案機(jī)構(gòu)信息、檔案資源信息和檔案利用服務(wù)信息等；問題：目標(biāo)不明確、信息內(nèi)容不夠豐富、訪問率低等問題；對策：在檔案行政管理部門的組織下，設(shè)立龍頭網(wǎng)站、門戶網(wǎng)站和樣板網(wǎng)站；逐步豐富網(wǎng)站上檔案信息；注重檔案網(wǎng)站建設(shè)的策劃設(shè)計(jì)，配備專門人才等；數(shù)字檔案館建設(shè)含義：利用電子網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程獲取檔案文件信息的一種方式，重點(diǎn)突出了數(shù)字檔案館是在計(jì)算機(jī)通訊網(wǎng)絡(luò)上對分布于各地的各種檔案信息進(jìn)行動(dòng)態(tài)搜尋的實(shí)質(zhì)，強(qiáng)調(diào)的是在數(shù)字檔案館環(huán)境下用戶開發(fā)利用檔案信息資源的便利，數(shù)字檔案館不是一種物理存在的實(shí)體，而只是利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)將分布于不同檔案機(jī)構(gòu)的數(shù)字化檔案信息資源，以網(wǎng)絡(luò)化方式加以互相連接，提供及時(shí)利用，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，其實(shí)質(zhì)是形成一個(gè)有序的信息空間和資源共享的信息環(huán)境。從這一意義上看，數(shù)字檔案館不是一種具體的檔案館形態(tài)，而是一種無形的信息組織與利用環(huán)境。主要特點(diǎn)一是，存在方式上不是一種物理存在的實(shí)體，而是一種無形的信息組織與利用環(huán)境；二是，運(yùn)行方式上是存取檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化，各類檔案機(jī)構(gòu)是數(shù)字檔案館環(huán)境得以生存的基礎(chǔ)，在檔案信息數(shù)字化處理的標(biāo)準(zhǔn)、實(shí)現(xiàn)實(shí)體檔案館網(wǎng)絡(luò)化基礎(chǔ)設(shè)施的構(gòu)建與完善、檔案信息資源共享中的相關(guān)協(xié)議上可能會(huì)面臨困難；三是，功能定位上主要是對分布于各地的檔案信息資源進(jìn)行動(dòng)態(tài)搜尋來滿足檔案用戶信息需求，其定位是一種基于“存取”為中心；而實(shí)體檔案館是“擁有”即通過收藏檔案信息資源以滿足本館用戶乃至網(wǎng)絡(luò)用戶的檔案信息需求的行為，其積極作用如保證電子信息的可靠性和真實(shí)性、為數(shù)字檔案館環(huán)境中的檔案信息“存取”服務(wù)提供數(shù)字化檔案信息資源保證、可以明確檔案信息資源的公布權(quán)、處分權(quán)、獲益權(quán)等基本權(quán)利歸屬，維護(hù)我國檔案信息資源開發(fā)利用的良好秩序。數(shù)字檔案館與現(xiàn)行實(shí)體檔案館的關(guān)系：一是，現(xiàn)行實(shí)體檔案館的館藏檔案是數(shù)字檔案館形成的基礎(chǔ)；數(shù)字檔案館建成后，各級各類檔案館仍應(yīng)努力加強(qiáng)館藏建設(shè)，以便為數(shù)字檔案館提供豐富的檔案信息資源保證，同時(shí)數(shù)字檔案館所提供的檔案信息的原生性、真實(shí)性和可靠性也必須以現(xiàn)行實(shí)體檔案館館藏的相關(guān)檔案作為保證；二是，數(shù)字檔案館的出現(xiàn)為現(xiàn)行實(shí)體檔案館的館藏建設(shè)提出了新要求，數(shù)字檔案館可實(shí)現(xiàn)快速遠(yuǎn)程查詢，要求實(shí)體檔案館在開展館藏建設(shè)時(shí)必須自覺將自己納入到地區(qū)、專業(yè)、全國甚至全球的檔案信息網(wǎng)絡(luò)中，使檔案館上網(wǎng)的檔案信息資源各具特色、互不重復(fù)；三是，數(shù)字檔案館為現(xiàn)行實(shí)體檔案館提供了新的管理和服務(wù)機(jī)制，數(shù)字檔案館把邏輯的、動(dòng)態(tài)的檔案信息資源和信息管理系統(tǒng)引進(jìn)了實(shí)體檔案館，在其中構(gòu)建了一個(gè)虛擬的檔案信息環(huán)境，打破了實(shí)體檔案館及其館藏的物理界限，使檔案館成為在網(wǎng)絡(luò)上能夠靈活、方便地搜尋、選擇、連接檔案信息資源的動(dòng)態(tài)信息系統(tǒng)，極大地延伸了實(shí)體檔案館的檔案信息服務(wù)能力，能更有效地開展社會(huì)化服務(wù)。所以，數(shù)字檔案館與實(shí)體檔案館之間不是替代關(guān)系，而是相互依賴、相互促進(jìn)的關(guān)系。如無實(shí)體檔案館則數(shù)字檔案館就失去一個(gè)重要的信息源泉，沒有數(shù)字檔案館實(shí)體檔案館就不可能突破原有的工作局限，實(shí)現(xiàn)更大范圍內(nèi)的檔案信息服務(wù)?？梢?，數(shù)字檔案館的建設(shè)需要實(shí)體檔案館作為基礎(chǔ)，而數(shù)字檔案館的建設(shè)也可為實(shí)體檔案館的進(jìn)一步發(fā)展提供新的機(jī)遇。電子文件的概念電子文件是在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成的，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)路上傳送的文件。電子文件的兩個(gè)基本特征：一是，電子文件由電子計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備生成和處理，其信息是以二進(jìn)制數(shù)字代碼記錄和表示的，因此亦可稱為數(shù)字文件；二是，電子文件是文件的一種類型。電子文件具有文件的各種屬性，特別是具有特定的要素、作用和效力，是電子文件區(qū)別與其他數(shù)字信息的基本區(qū)別，也是電子文件與其他形式文件的共同點(diǎn)。電子文件的種類一是按電子文件的信息存在形式劃分劃分為：文本文件（文字處理文件）、數(shù)據(jù)文件、圖形文件、圖像文件、影像文件、聲音文件、程序文件、多媒體文件、超文本文件。

二是按電子文件的功能化分劃分為：主文件和支持性、輔助性、工具性文件。三是按電子文件的生產(chǎn)方式劃分劃分為：計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中直接生成的原生電子文件和將紙質(zhì)或其他載體（如膠片）文件重新錄入生成的數(shù)字化電子文件。電子文件的特點(diǎn)一是信息的非人工識(shí)讀性電子文件使用人工不可識(shí)讀的記錄符號(hào)――數(shù)字代碼，只有通過計(jì)算機(jī)特定的程序解碼、解壓或解密，使之還原為輸入前的狀態(tài)，人工才能識(shí)讀它。二是系統(tǒng)依賴性電子文件的制作、處理，以至歸檔后的全部管理過程都必須借助計(jì)算機(jī)系統(tǒng)才能實(shí)現(xiàn)，不兼容的計(jì)算機(jī)和應(yīng)用軟件在交換使用時(shí)會(huì)遇到不同程度的障礙。三是信息與特定載體之間的可分離性電子文件的信息對原始載體不再從一而終，不在具有物理意義上的固定實(shí)體狀態(tài)，也不在具有固定的物理位置，而是可以在不同載體上同時(shí)存在或相互轉(zhuǎn)換，可以根據(jù)需要隨時(shí)改變或擴(kuò)展、縮小其存儲(chǔ)空間。四是信息的易變性電子文件信息和特定載體的可分離性導(dǎo)致載體不在具有對信息的固化作用，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中信息的相對獨(dú)立性使人們對信息的增刪更改十分方便，信息可以在不同載體之間轉(zhuǎn)移，動(dòng)態(tài)文檔中的數(shù)據(jù)不斷更新或補(bǔ)充；電子文件載體的不穩(wěn)定性有可能造成文件信息的改變，其壽命遠(yuǎn)遠(yuǎn)比不上紙質(zhì)文件，不斷更新的計(jì)算機(jī)也難以兼容所有的存儲(chǔ)介質(zhì)，可能導(dǎo)致信息的失真或丟失；電子信息技術(shù)的發(fā)展，可能會(huì)導(dǎo)致原有的代碼不能被識(shí)別，要求將原文件遷移到新的技術(shù)環(huán)境中，遷移過程中信息的丟失變異不可避免；五是信息存儲(chǔ)的高密度性隨著技術(shù)的發(fā)展電子文件介質(zhì)的存儲(chǔ)密度還將繼續(xù)加大。六是多種信息媒體的集成性電子文件可以將文字、圖形、圖像、影像、聲音等各種信息形式加以有機(jī)組合，稱為多媒體文件，能夠更加真實(shí)地再現(xiàn)當(dāng)時(shí)的活動(dòng)情況，從而強(qiáng)化文件對社會(huì)活動(dòng)的記憶和再現(xiàn)功能。七是信息組織的多維性電子文件中的超文本文件可以為用戶提供立體網(wǎng)狀的信息組織，用戶可以自主地、有選擇地通過鏈接方式瀏覽相關(guān)的信息節(jié)點(diǎn)，獲取自己需要的信息單元及其組合。八是物理結(jié)構(gòu)與邏輯結(jié)構(gòu)的分離性物理結(jié)構(gòu)指文件信息存儲(chǔ)于載體上的位置及分布情況，邏輯結(jié)構(gòu)指文件信息的內(nèi)在關(guān)系；紙質(zhì)文件因其信息和載體的不可分離性，其物理結(jié)構(gòu)與邏輯結(jié)構(gòu)也不可分離，但電子文件內(nèi)容和信息的可分離性導(dǎo)致其物理結(jié)構(gòu)與邏輯結(jié)構(gòu)的分離性，電子文件的真實(shí)性主要是指邏輯結(jié)構(gòu)的真實(shí)可靠。九是信息的可操作性電子文件中的數(shù)字信息不是靜態(tài)、固態(tài)、消極的信息，而是動(dòng)態(tài)、可變、積極的信息。由于信息的易變性，可以方便地改變其存在狀態(tài)；還可以利用已存在的信息作其他事情。電子文件的管理要?jiǎng)t一是全程管理原則就是要從文件產(chǎn)生到永久保存或銷毀的整個(gè)生命周期中進(jìn)行全程管理，電子文件的全程管理是一種全面的管理，涉及電子文件的流程、管理規(guī)則、管理方法以及質(zhì)量要求，旨在建立一個(gè)涵蓋電子文件全部管理活動(dòng)的管理體制、目標(biāo)體系、制度體系、程序體系和技術(shù)方法體系。電子文件的全程管理是一種系統(tǒng)的管理，建立在“大文件”的概念基礎(chǔ)之上，注重電子文件生命周期內(nèi)各個(gè)階段所有管理活動(dòng)和管理要素的統(tǒng)籌兼顧，強(qiáng)調(diào)各項(xiàng)管理內(nèi)容和要求的無縫鏈接、系統(tǒng)整合和總體效應(yīng)；注重充分利用管理系統(tǒng)的各種資源，以知識(shí)管理的理念，追求系統(tǒng)軟硬件資源和信息資源的最大共享和最大效益。電子文件的全程管理是一種過程管理，通過過程控制實(shí)現(xiàn)結(jié)果控制。由于過程的可控性強(qiáng)，過程控制的反饋周期短，因此，對電子文件生成、流轉(zhuǎn)、保管、利用等每一項(xiàng)具體管理活動(dòng)的實(shí)施過程進(jìn)行監(jiān)控，便于及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正失誤，不斷調(diào)整管理策略。在過程管理中，所有有助于說明電子文件重要屬性和有效管理過程的信息都被記錄在案，以證實(shí)電子文件在管理系統(tǒng)中的運(yùn)轉(zhuǎn)狀況，確保電子文件的管理質(zhì)量。以電子文件管理系統(tǒng)對文件流程各階段的管理和監(jiān)控為例，系統(tǒng)應(yīng)對產(chǎn)生于機(jī)構(gòu)內(nèi)部各個(gè)部門及其應(yīng)用系統(tǒng)中的電子文件進(jìn)行統(tǒng)一的歸口登記，對文件進(jìn)行分類、鑒定，同時(shí)監(jiān)控和記錄針對文件的一切操作，如文件的創(chuàng)建、登記、修改、審核、簽署、分發(fā)、鑒定、歸檔、保管以及文件利用史等。對文件進(jìn)行的任何技術(shù)操作，包括存儲(chǔ)位置的改變、數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)載也應(yīng)該被記錄下來。這種全過程的管理、監(jiān)控和跟蹤記錄對于證明和保證電子文件的業(yè)務(wù)有效性和法律證據(jù)性有著極其重要的作用。1994年至1997年，加拿大不列顛哥倫比亞大學(xué)和美國國防部在關(guān)于電子文件真實(shí)性的聯(lián)合研究項(xiàng)目中提出了電子文件全程管理的框架模式，認(rèn)為應(yīng)由以下措施構(gòu)成電子文件的管理鏈條：(1)根據(jù)預(yù)先確定的標(biāo)準(zhǔn)格式和模板編輯文件；(2)根據(jù)文件的類型和用途，使用預(yù)先確定的方法認(rèn)證文件；(3)根據(jù)用戶的資格及其權(quán)限，確定他操作及使用電子文件的權(quán)力；(4)使用磁卡、密碼和指紋識(shí)別等方法限制對某些電子文件的訪問，以及對某些功能的使用；(5)在系統(tǒng)中嵌入“工作流程”，只向持特定人員傳遞、呈現(xiàn)有關(guān)文件；(6)在系統(tǒng)內(nèi)設(shè)計(jì)審計(jì)跟蹤功能，記錄對系統(tǒng)的任何操作及其結(jié)果(如文件被修改、刪減和增添等)。這一模式已經(jīng)在北美地區(qū)的電子文件管理實(shí)踐中得到了應(yīng)用和發(fā)展。二前端控制原則前端控制是現(xiàn)代文件、檔案管理理念的重要內(nèi)容，它以文件生命周期理論為基礎(chǔ)，把文件從形成到永久保存或銷毀的不同階段看作一個(gè)完整的過程。在這個(gè)過程中，文件的形成是前端，處理、鑒定、整理、編目等具體管理活動(dòng)是中端，永久保存或銷毀是末端。傳統(tǒng)文件、檔案管理的特征是分階段、分環(huán)節(jié)控制，文件管理和檔案管理作為兩個(gè)相對獨(dú)立的系統(tǒng)分別運(yùn)行，文件、檔案管理的各種目標(biāo)和要求被分解到不同的階段、環(huán)節(jié)和步驟中。前端控制要求對整個(gè)管理過程的目標(biāo)、要求和規(guī)則進(jìn)行系統(tǒng)分析和科學(xué)整合，把需要和可能在文件形成階段實(shí)現(xiàn)或部分實(shí)現(xiàn)的管理功能盡量在文件形成階段實(shí)現(xiàn)。在初步建立了電子文件管理系統(tǒng)的機(jī)構(gòu)中，電子文件在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中生成和運(yùn)轉(zhuǎn)，在電子文件管理系統(tǒng)的輔助下捕獲和歸檔，因此電子文件管理過程的前端就延伸到了業(yè)務(wù)系統(tǒng)和電子文件管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)階段，前端控制的形式也部分轉(zhuǎn)移到業(yè)務(wù)系統(tǒng)和電子文件管理系統(tǒng)的功能設(shè)計(jì)中。前端控制是實(shí)現(xiàn)電子文件全程管理的重要保障，這一原則在紙質(zhì)及其他載體文件、檔案管理中是有效的，在電子文件管理中更加重要。第一，前端控制是確保電子文件真實(shí)可靠、完整安全、長期可讀的有效策略。由于電子文件具有易流失、易更改等特性，文件內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息出現(xiàn)差錯(cuò)的可能性比紙質(zhì)文件要大得多，其中很多差錯(cuò)及其造成的后果是不可挽回、不可修復(fù)、不可彌補(bǔ)的，即使可能恢復(fù)或部分修復(fù)也往往需要付出很高的代價(jià)。這些差錯(cuò)有的來自系統(tǒng)的缺陷，有的出于管理的失誤。針對電子文件“稍縱即逝”的特點(diǎn)，防止失誤、控制差錯(cuò)的最佳時(shí)機(jī)應(yīng)放在所有可能出現(xiàn)失誤和差錯(cuò)的環(huán)節(jié)之前。把保障電子文件安全、可靠、完整、可讀的措施附加于文件形成過程，可以有效地防止電子文件在運(yùn)行和利用過程中遭受損傷和破壞。例如，機(jī)構(gòu)將電子文件的歸檔范圍和歸檔要求設(shè)計(jì)在電子文件管理系統(tǒng)之中，屬于該范圍的電子文件一經(jīng)生成就被加上歸檔標(biāo)識(shí)，使之具有防止非法修改和刪除的屬性，并生成相應(yīng)的描述信息，從而確保其安全留存和內(nèi)容真實(shí)。第二，前端控制是優(yōu)化管理功能，提高管理效率的科學(xué)理念。電子文件管理系統(tǒng)不應(yīng)是對手工管理流程的簡單模擬，而應(yīng)該本著更科學(xué)、更合理、更有效的原則構(gòu)建一體化的新流程，以便減少乃至消除文件、檔案管理全程中各個(gè)管理環(huán)節(jié)的重復(fù)、疏漏和抵觸，從而達(dá)到功能合理，效率最高。前端控制是新構(gòu)建的文件管理流程的重要特點(diǎn)，對改善管理功能和效率具有明顯的作用。在對電子文件生命周期的全過程通盤規(guī)劃的基礎(chǔ)上，把某些分散在各個(gè)管理環(huán)節(jié)的，帶有一定重復(fù)性的作業(yè)提前實(shí)施，可以有效地減少重復(fù)作業(yè)和滯后作業(yè)，最大限度地提高作業(yè)效益。例如，凡是可能在文件形成的同時(shí)生成的元數(shù)據(jù)(包括描述文件內(nèi)容、版本、文件生成環(huán)境、存在狀態(tài)等方面的信息)均在當(dāng)時(shí)及時(shí)采集、存儲(chǔ)下來，文件形成時(shí)尚無法生成的文件運(yùn)轉(zhuǎn)、保管、利用等方面的信息則進(jìn)行實(shí)時(shí)追加。所有元數(shù)據(jù)均為一次采集，全程使用。這種元數(shù)據(jù)采集方式與各管理環(huán)節(jié)獨(dú)立采集相比，工作量大為減少，有效地防止了重復(fù)采集中的信息誤差，并且保證了元數(shù)據(jù)的完整齊全、真實(shí)可信。又如，把電子文件的版本控制、備份措施、鑒定復(fù)審、利用權(quán)限等管理要求設(shè)計(jì)在電子文件管理系統(tǒng)之中，由系統(tǒng)自動(dòng)實(shí)施，可以確保各項(xiàng)管理措施及時(shí)、準(zhǔn)確、到位。三集成管理原則集成管理是指對管理要素的科學(xué)重組。電子文件的集成管理是將與電子文件生成，運(yùn)行、保管等管理活動(dòng)有關(guān)的要素進(jìn)行合理的互連與組合，形成具有要素群結(jié)構(gòu)的管理體系的過程。集成管理可以增加管理體系的功能度，因精密組合而減少疏漏，提高可靠性；可以增加相關(guān)作業(yè)的密集度，因減少重復(fù)而降低功耗，提高管理效率。集成管理是全程管理思想的延伸和深化，它要求不僅關(guān)注文件流，也要關(guān)注與文件流相關(guān)的業(yè)務(wù)流，關(guān)注其他信息流的統(tǒng)籌兼顧、功能整合，鮮明地體現(xiàn)了開放式、集約化的管理理念。具體說來，電子文件的集成管理主要包括以下三個(gè)方面的內(nèi)容；第一，文件流與業(yè)務(wù)流的集成。文件是組織履行職能、從事業(yè)務(wù)活動(dòng)的重要手段，從一定意義上說，文件流是業(yè)務(wù)流的記錄和反映。因此，文件流與業(yè)務(wù)流的結(jié)合程度應(yīng)該是衡量電子文件管理質(zhì)量的一個(gè)重要標(biāo)準(zhǔn)。如果文件管理與業(yè)務(wù)流結(jié)合得好，可以降低組織日常運(yùn)行成本，提高工作效率，并確保文件價(jià)值的實(shí)現(xiàn)；如果結(jié)合得不好，則會(huì)降低文件對業(yè)務(wù)活動(dòng)的支持作用，妨礙業(yè)務(wù)活動(dòng)的順利開展。文件流與業(yè)務(wù)流的集成思想不僅應(yīng)體現(xiàn)在組織的電子文件管理理念、管理政策和管理方法之中，最終應(yīng)體現(xiàn)在組織電子文件管理系統(tǒng)對電子文件流與業(yè)務(wù)流的一體化整合上。電子文件管理系統(tǒng)應(yīng)支持本單位的文件運(yùn)轉(zhuǎn)流程和業(yè)務(wù)流程，在確保文件完整、安全、準(zhǔn)確的同時(shí)，保證文件運(yùn)轉(zhuǎn)和業(yè)務(wù)流程的順暢、周密和高效。第二，文件流與其他信息流的集成。文件只是組織全部信息的一部分，任何單位在日常工作中都還會(huì)接收、運(yùn)行、保管和利用各種各樣的非文件信息，如參閱信息、內(nèi)部管理信息、統(tǒng)計(jì)信息、宣傳信息等。文件信息和非文件信息在內(nèi)容上有互補(bǔ)性，在管理流程和技術(shù)上有許多相通之處，集成管理就是要打通它們之間的可通之處，連接它們之間的可連之處，實(shí)現(xiàn)最大限度的信息共享和知識(shí)挖掘。文件流與其他信息流的集成必須滿足以下條件：信息規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，有明確的定義、標(biāo)準(zhǔn)的格式和要求；信息之間的關(guān)系界定清晰；信息處理程序明確統(tǒng)一；信息處理、利用權(quán)限明確，安全保密措施到位；信息處理平臺(tái)高度集成等。第三，文件流內(nèi)部管理活動(dòng)的集成。長期以來，我國紙質(zhì)文件管理實(shí)行的是“分階段十分環(huán)節(jié)”的管理方式，即先劃分為文件管理和檔案管理兩個(gè)階段，各階段中再劃分若干個(gè)管理環(huán)節(jié)，每個(gè)環(huán)節(jié)相對獨(dú)立，界限清楚。信息技術(shù)的介入使這種管理方式的不適應(yīng)性日蔬明顯：一是對原有管理流程的解析顯示出作業(yè)的不合理分割和交叉重復(fù)；二是電子文件的技術(shù)特征要求實(shí)行前端控制，即將以往的“后工序”提前至文件形成階段，這使文件管理流程改造成為必需。為了達(dá)到優(yōu)化電子文件管理，提高組織工作效率的目的，電子文件管理的各項(xiàng)具體業(yè)務(wù)應(yīng)該并可能根據(jù)其內(nèi)在關(guān)聯(lián)性而得以整合或集成，如歸檔與整理、鑒定、著錄的結(jié)合等。四動(dòng)態(tài)管理原則動(dòng)態(tài)管理是指對電子文件全程加以監(jiān)控，以動(dòng)態(tài)適應(yīng)性管理措施實(shí)時(shí)應(yīng)對電子文件生成、運(yùn)轉(zhuǎn)、利用過程中發(fā)生的變化和對管理工作提出的新要求，以保證管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。就存在狀態(tài)而言，電子文件與紙質(zhì)文件最大的不同之處在于它的不穩(wěn)定性，而管理者的基本責(zé)任是要確保電子文件的永久真實(shí)、長期可讀。從動(dòng)態(tài)中尋求恒久，從多變中保持不變，這是電子文件管理面臨的重要挑戰(zhàn)之一。紙質(zhì)文件載體對信息的固化使得各項(xiàng)管理措施有了穩(wěn)定的管理對象，并可以比較穩(wěn)定地發(fā)揮作用。如文件一旦生成就確定了它的基本形態(tài)，這種形態(tài)本身就可以證實(shí)文件的真實(shí)可靠，所有的保護(hù)措施都是在延長這種形態(tài)的穩(wěn)定。而電子文件自身及其生存環(huán)境總是處于不斷的變化之中，必須采取相應(yīng)的管理措施以應(yīng)其變：與文件生成有關(guān)的軟硬件系統(tǒng)的升級不斷要求對電子文件實(shí)施遷移；為了證實(shí)電子文件信息的真實(shí)性，需要跟蹤記錄文件在生成、傳輸、利用：遷移等過程中產(chǎn)生的信息；實(shí)時(shí)記錄和動(dòng)態(tài)維護(hù)電子文件中數(shù)據(jù)的動(dòng)態(tài)鏈接關(guān)系；針對相關(guān)業(yè)務(wù)流、其他信息流的變化，不斷調(diào)整文件流程及其管理措施等?？傊绻鸭堎|(zhì)文件的管理特征歸結(jié)為“以靜制靜”的話，那么電子文件的管理就是“以動(dòng)制動(dòng)”，即以改變文件存在狀態(tài)及存在環(huán)境，不斷追加背景信息等手段來獲得完整、真實(shí)與可讀的電子文件，實(shí)現(xiàn)文件管理的目標(biāo)。五注重效益原則效益就是投入產(chǎn)出比，成功的管理應(yīng)該有助于提高該項(xiàng)活動(dòng)的效益。組織在電子文件管理中要注意對其全過程的投入產(chǎn)出比進(jìn)行分析，以此評價(jià)電子文件管理系統(tǒng)或管理過程的效益狀況，力求使效益最大化。電子文件管理活動(dòng)的效益既有經(jīng)濟(jì)方面，可以量化的；也有社會(huì)、文化等方面，不易量化的。經(jīng)濟(jì)方面的如系統(tǒng)開發(fā)、運(yùn)行與維護(hù)費(fèi)用；文件保管與遷移費(fèi)用；通過有效的電子文件管理而減少的文件制作、傳輸費(fèi)用；通過利用電子文件提高工作效率而增長的業(yè)務(wù)收益；通過利用電子文件獲取信息而減少對新業(yè)務(wù)活動(dòng)的資金投入等。非經(jīng)濟(jì)方面的如對工作效率和質(zhì)量的影響；機(jī)構(gòu)證據(jù)的留存；文件文化價(jià)值的實(shí)現(xiàn)等。與紙質(zhì)文件管理相比，電子文件管理中對成本和效益的關(guān)注尤其突出，這主要來自兩個(gè)方面的原因：一是電子文件管理的投入可能比紙質(zhì)文件管理要大得多，盡管電子文件的高密度存儲(chǔ)可以節(jié)省大量的存儲(chǔ)空間，但是開發(fā)與維護(hù)電子文件管理系統(tǒng)的投入?yún)s可能大大超過紙質(zhì)文件管理系統(tǒng)，對電子文件的動(dòng)態(tài)保護(hù)要比紙質(zhì)文件的靜態(tài)保護(hù)難度更大，成本更高。二是信息化過程中各種組織更加注重信息資源的效益問題。因此在電子文件管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)、開發(fā)、使用和管理活動(dòng)中要追求合理的投入產(chǎn)出比。電子文件管理的效益原則一般體現(xiàn)在管理政策、保管模式的選擇、軟硬件配置、管理流程設(shè)計(jì)等諸多方面。在這些方面既要考慮當(dāng)前的支出和收益，也要考慮未來的日常支出和長遠(yuǎn)效果。注重效益原則不是單純的成本核算，還應(yīng)包括對電子文件管理目標(biāo)、管理質(zhì)量、管理理念的綜合考慮。電子文件的管理模式(一)機(jī)構(gòu)內(nèi)部電子文件的管理模式電子文件與紙質(zhì)文件的不同特點(diǎn)，導(dǎo)致了管理上的一系列變化。各國檔案工作者在研究電子文件管理方法的同時(shí)，也在積極、慎重地探索著電子文件的管理體制與模式。這一問題對于電子文件的管理效率和質(zhì)量有著直接的影響。電子文件產(chǎn)生和首先使用于全國各種類型的機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位，地區(qū)性、全國性電子文件管理系統(tǒng)是以這些組織機(jī)構(gòu)的電子文件管理系統(tǒng)為基礎(chǔ)建立的。搞好機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位電子文件的科學(xué)管理，不僅對于本單位信息流的合理控制和有效利用具有明顯的實(shí)際意義，而且對于電子文件時(shí)代建立完整可靠的社會(huì)記憶，推動(dòng)整個(gè)社會(huì)信息化的進(jìn)程也具有重要的基礎(chǔ)作用。由于業(yè)務(wù)范圍、電子文件種類、內(nèi)容的差異，不同機(jī)構(gòu)電子文件的具體管理模式可能不盡相同，但各個(gè)機(jī)構(gòu)都應(yīng)該對以下兩方面的問題給予足夠的重視。1．對電子文件實(shí)行統(tǒng)—管理目前，我國大部分機(jī)關(guān)將電子文件轉(zhuǎn)換成紙質(zhì)文件，經(jīng)正式簽署后歸檔保存，原電子文件保存在各形成部門，沒有歸檔，處于分散保存狀態(tài)。也有一些機(jī)關(guān)。企事業(yè)單位將歸檔紙質(zhì)文件和電子文件分別歸口到檔案部門和信息技術(shù)部門。這兩種做法都有明顯的缺陷。機(jī)構(gòu)內(nèi)部各部門或文件形成者個(gè)人主要看重的是電子文件在處理現(xiàn)行事務(wù)當(dāng)中的作用，由他們自行管理電子文件往往出現(xiàn)短期行為，而且管理不規(guī)范，做法不統(tǒng)一，造成機(jī)構(gòu)對這些電子文件的失控。信息技術(shù)部門統(tǒng)一管理機(jī)關(guān)電子文件，常常把電子文件現(xiàn)同于一般的電子信息，主要著眼于技術(shù)管理，而不能從現(xiàn)實(shí)和歷史