檔案著錄規(guī)則

中華人民共和國檔案行業(yè)原則檔案著錄規(guī)則Bibliographicaldescriptionforarchives中華人民共和國檔案行業(yè)原則檔案著錄規(guī)則DA/T18-1999(替代GB/T3792.5-85)中華人民共和國國家檔案局1999-05-31同意1999-12-01實(shí)施________________________________________1范疇本原則規(guī)定了單份或一組文獻(xiàn)、一種或一組案卷的著錄項(xiàng)目、著錄格式、標(biāo)記符號(hào)、著錄用文字、著錄信息源及著錄項(xiàng)目細(xì)則。本原則合用于各類檔案的著錄。對(duì)于某些內(nèi)容和形式極其特殊的檔案，可遵照本原則制訂細(xì)則。本原則不涉及以全宗和類別為對(duì)象的著錄，也不涉及目錄組織的辦法。2引用原則下列原則所包含的條文，通過在本原則中引用而構(gòu)成為本原則的條文。本原則出版時(shí)，所示版本均為有效。全部原則都會(huì)被修訂，使用本原則的各方應(yīng)探討使用下列原則最新版本的可能性。GB/T3792.1-1983文獻(xiàn)著錄總則GB/T7156-1987文獻(xiàn)保密等級(jí)代碼GB/T9704-1988國家機(jī)關(guān)公文格式GB/T15418-1994檔案分類標(biāo)引規(guī)則GB/T3860-1995文獻(xiàn)敘詞標(biāo)引規(guī)則DA/T1-1992檔案工作基本術(shù)語DA/T19-1999檔案主題標(biāo)引規(guī)則3定義本原則采用下列定義。3.1著錄在編檔案目錄時(shí)，對(duì)檔案內(nèi)容和形式特性進(jìn)行分析、選擇和統(tǒng)計(jì)的過程。［DA/T1中5]3.2著錄項(xiàng)目揭示檔案內(nèi)容和形式特性的統(tǒng)計(jì)事項(xiàng)。涉及題名與責(zé)任闡明項(xiàng)、稿本與文種項(xiàng)、密級(jí)與保管期限項(xiàng)、時(shí)間項(xiàng)、載體形態(tài)項(xiàng)、附注與提綱項(xiàng)、排檢與編號(hào)項(xiàng)。3.3條目又稱款目，檔案著錄的成果，是反映文獻(xiàn)或案卷內(nèi)容和形式特性的著錄項(xiàng)目的組合。3.4著錄格式著錄項(xiàng)目在條目中的排列次序及其體現(xiàn)方式。3.5檔案目錄按照一定的次序編排而成的條目聚集，是檔案管理、檢索和報(bào)道的工具。4著錄項(xiàng)目檔案著錄項(xiàng)目共分七項(xiàng)，每項(xiàng)分若干著錄單元(小項(xiàng))。4.1題名與責(zé)任闡明項(xiàng)4.1.1正題名4.1.2并列題名＊4.1.3副題名及闡明題名文字＊4.1.4文獻(xiàn)編號(hào)＊4.1.5責(zé)任者4.1.6附件＊4.2稿本與文種項(xiàng)4.2.1稿本＊4.2.2文種＊4.3密級(jí)與保管期限項(xiàng)4.3.1密級(jí)＊4.3.2保管期限＊4.4時(shí)間項(xiàng)4.5載體形態(tài)項(xiàng)4.5.1載體類型＊4.5.2數(shù)量及單位＊4.5.3規(guī)格＊4.6附注與提綱項(xiàng)4.6.1附注＊4.6.2提綱＊4.7排檢與編號(hào)項(xiàng)4.7.1分類號(hào)4.7.2檔案館代號(hào)＊4.7.3檔號(hào)4.7.4電子文檔號(hào)4.7.5縮微號(hào)4.7.6主題詞或核心詞4.84.1～4.7中有“＊”號(hào)者為選擇著錄項(xiàng)目或單元(小項(xiàng))。5著錄用標(biāo)記符5.1為識(shí)別各著錄項(xiàng)目、單元(小頂）及其內(nèi)容，添加以下規(guī)定的標(biāo)記符。－置于下列各著錄項(xiàng)目之前：稿本與文種項(xiàng)、密級(jí)與保管期限項(xiàng)、時(shí)間項(xiàng)、載體形態(tài)項(xiàng)、附注項(xiàng)。＝置于并列題名之前。：置于下列各著錄單元之前：副題名及闡明題名文字，文獻(xiàn)編號(hào)、文種、保管期限、數(shù)量及單位、規(guī)格。／置于第一種責(zé)任者之前。；置干多個(gè)文獻(xiàn)編號(hào)之間、多個(gè)責(zé)任者之間。，用于相似職責(zé)、身份省略時(shí)的責(zé)任者之間或同一責(zé)任者的不同職責(zé)、身份之間。＋置于每一種附件之前。[]置于下列著錄內(nèi)容的兩端：自擬著錄內(nèi)容、文獻(xiàn)編號(hào)中的年度、責(zé)任者省略時(shí)的“等”字。()置于下列著錄內(nèi)容的兩端：責(zé)任者所屬機(jī)構(gòu)名稱、責(zé)任者真實(shí)姓名、責(zé)任者職責(zé)或身份、外國責(zé)任者國別及姓名原文、中國責(zé)任者時(shí)代、歷史檔案中的朝代紀(jì)年、農(nóng)歷、地支代月、韻目代日轉(zhuǎn)換后的公元紀(jì)年。？用于不能擬定的著錄內(nèi)容，普通與“[]”號(hào)配合使用。-用于下列著錄內(nèi)容之間：日期起止和檔號(hào)、電子文檔號(hào)、縮微號(hào)各層次之間?！糜诠?jié)略內(nèi)容?！跤糜诿恳环N殘缺文字和未考證出時(shí)間的每一數(shù)字。未考證出的責(zé)任者及難以計(jì)數(shù)的殘缺文字用三個(gè)“□”號(hào)。5.2著錄用標(biāo)記符使用闡明5.2.1除“題名與責(zé)任闡明項(xiàng)、排檢與編號(hào)項(xiàng)”外，各項(xiàng)目持續(xù)著錄時(shí)，其前均冠“．—”。如遏回行，不可省略該標(biāo)記符。但各項(xiàng)目另起段落著錄時(shí)則可省略該標(biāo)記符。5.2.2“．—”符占兩格，在回行時(shí)不應(yīng)拆開；“；”和“，”各占一格，前后均不再空格。5.2.3如某個(gè)項(xiàng)目缺少第一種單元(小項(xiàng)）時(shí)，應(yīng)將現(xiàn)位于首位的單元原規(guī)定的標(biāo)記符改為“．—”。5.2.4凡重復(fù)著錄一種項(xiàng)目或單元時(shí)，其標(biāo)記符也需重復(fù)。5.2.5不著錄的項(xiàng)目或單元，其標(biāo)記符應(yīng)連同該項(xiàng)目或單元一并省略。6著錄條目格式6.1段落符號(hào)式條目格式分類號(hào)檔案館代號(hào)檔號(hào)電子文檔號(hào)縮微號(hào)正題名＝并列題名：副題名及闡明題名文字：文獻(xiàn)編號(hào)／責(zé)任者+附件.—稿本：文種.—密級(jí)：保管期限.—時(shí)間.—載體類型：數(shù)量及單位：規(guī)格.—附往提綱主題詞或核心詞段落符號(hào)式條目格式將著錄項(xiàng)目劃分為四個(gè)段落。第一段落中分類號(hào)、檔號(hào)分別置于條目左上角的第一、二行，檔案館代號(hào)、縮微號(hào)分別置于條目右上角第一、二行，電于文檔號(hào)置于第二行的中間位置。第二段落從第三行與檔號(hào)齊頭處依次著錄題名與責(zé)任闡明項(xiàng)、稿本與文種項(xiàng)，密級(jí)與保管期限項(xiàng)、時(shí)間項(xiàng)、載體形態(tài)項(xiàng)、附注項(xiàng)，回行時(shí)，齊頭著錄。第三段落另起一行空兩格著錄提綱，回行時(shí)與一、二段落齊頭。第四段落另起一行齊頭著錄主題詞或核心詞，各詞之間空一格。6.2表格式條目格式實(shí)際工作需要使用表格式條目時(shí)，其著錄項(xiàng)目應(yīng)與6.1相似，其排列次序可參考6.1。6.3無論著錄對(duì)象為單份文獻(xiàn)、單個(gè)案卷還是一組文獻(xiàn)或一組案卷，均按6.1或6.2格式依次著錄。6.4著錄條目的形式為卡片式時(shí)，卡片尺寸普通為12.5cm×7.5cm，著錄時(shí)卡片四周均應(yīng)留1cm空隙，如卡片正面著錄不完，可接背面持續(xù)著錄。7著錄用文字7.1著錄用文字必須規(guī)范化。7.2中文應(yīng)使用規(guī)范化的簡化中文。外文與少數(shù)民族文字應(yīng)根據(jù)其文字規(guī)則書寫。7.3文獻(xiàn)編號(hào)項(xiàng)、時(shí)間項(xiàng)、載體形態(tài)項(xiàng)、排檢與編號(hào)項(xiàng)中的數(shù)字應(yīng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。7.4圖形及符號(hào)應(yīng)照錄，無法照錄的可改為其它形式的對(duì)應(yīng)內(nèi)容，并加“[]”號(hào)。8著錄信息源8.1著錄信息來源于被著錄的檔案。8.2單份或一組文獻(xiàn)著錄時(shí)重要根據(jù)文頭、文尾。8.3一種或一組案卷著錄時(shí)重要根據(jù)案卷封面、卷內(nèi)文獻(xiàn)目錄、備考表等。8.4被著錄檔案本身信息局限性時(shí)，參考其它有關(guān)的檔案資料。9著錄項(xiàng)目細(xì)則9.1題名與責(zé)任闡明項(xiàng)9.1.1題名題名，又稱標(biāo)題、題目，是體現(xiàn)檔案中心內(nèi)容、形式特性的名稱。9.1.1.1正題名a)正題名是檔案的重要題名，普通指單份文獻(xiàn)文首的題目和案卷封面上的題目。正題名照原文著錄。b)單份文獻(xiàn)沒有題名，根據(jù)其內(nèi)容擬寫題名，并加“[]”號(hào)。示例見附錄A1。c)單份文獻(xiàn)的題名不能揭示內(nèi)容時(shí)，原題名照錄，井根據(jù)其內(nèi)容另擬題名附后，加“[]”號(hào)。例：告知[共青團(tuán)中央有關(guān)紀(jì)念一.二九的告知]示例又見附錄A9。d)單份文獻(xiàn)的題名過于冗長時(shí)，在不丟失重要信息和損傷原意的狀況下，可刪去冗余部份，節(jié)略內(nèi)容用“……”號(hào)表達(dá)。e)案卷題名不能揭示案卷內(nèi)容或題名過于冗長時(shí)，普通應(yīng)重新擬寫，將原題名修改好后再著錄。9.1.1.2并列題名并列題名是以第二種語言文字書寫的與正題名對(duì)照并列的題名，必要時(shí)井列題名與正題名一并著錄，并列題名前加“＝”號(hào)。示例見附錄A14。9.1.1.3副題名及闡明題名文字副題名是解釋或附屬于正題名的另一題名。副題名照原文著錄，正題名能夠反映檔案內(nèi)容時(shí)，副題名不必著錄。闡明題名文字是指在題名前后對(duì)檔案內(nèi)容、范疇、用途等的闡明文字。必要時(shí)闡明題名文字照原文著錄。副題名及闡明題名文字前加“：”號(hào)。例：國家機(jī)關(guān)公文格式：中華人民共和國國標(biāo)示例又見附錄A5、A6、A16、A17。9.1.2文獻(xiàn)編號(hào)9.1.2.1文獻(xiàn)編號(hào)是文獻(xiàn)制發(fā)過程中由制發(fā)機(jī)關(guān)，團(tuán)體或個(gè)人賦予文獻(xiàn)的次序號(hào)。文獻(xiàn)編號(hào)涉及發(fā)文字號(hào)、科研實(shí)驗(yàn)報(bào)告流水號(hào)、原則規(guī)范類文獻(xiàn)的統(tǒng)編號(hào)、圖號(hào)等。9.1.2.2文獻(xiàn)編號(hào)除年度用“[]”號(hào)外，其它照原文字符號(hào)抄錄，其前加“：”號(hào)。例1：：中發(fā)[1980]16號(hào)例2：：GB／T13968一929.1.2.3聯(lián)合發(fā)文或檔案上有多個(gè)文獻(xiàn)編號(hào)時(shí)，普通只著錄一種文獻(xiàn)編號(hào)，但立檔單位的文獻(xiàn)編號(hào)必須著錄。若著錄多個(gè)文獻(xiàn)編號(hào)，中間用“；”號(hào)隔開。9.1.2.4檔案室普通應(yīng)著錄文獻(xiàn)編號(hào)。9.1.3責(zé)任闡明責(zé)任闡明著錄責(zé)任者，必要時(shí)著錄職責(zé)或身份(職務(wù)、職稱等)。責(zé)任者，也稱作者，是指對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行發(fā)明、負(fù)有責(zé)任的團(tuán)體或個(gè)人。9.1.3.1責(zé)任者只有一種時(shí)，照原文著錄，其前加“/”號(hào)。9.1.3.2責(zé)任者有多個(gè)時(shí)，著錄列居首位的責(zé)任者，立檔單位本身是責(zé)任者的必須著錄，其它視需要著錄。被省略的責(zé)任者用“[等]”表達(dá)。第一種責(zé)任者之前加“/”號(hào)，責(zé)任者之間以“；”號(hào)相隔。多個(gè)責(zé)任者含有同一職責(zé)或身份又必須著錄時(shí)，可將職責(zé)或身份置于最末一種責(zé)任者后的“（）”號(hào)中，責(zé)任者之間以“，”號(hào)相隔。同一責(zé)任者有多個(gè)職責(zé)或身份又必須著錄時(shí)，可將多個(gè)職責(zé)或身份置于責(zé)任者后的“()”中，職責(zé)或身份之間以“，”相隔。例1：/國家計(jì)委；國家科委；國家檔案局例2：/徐昌霖(編劇，導(dǎo)演)；舒適，項(xiàng)堃，上官云珠(主演)陳歌辛(作曲)9.1.3.3機(jī)關(guān)團(tuán)體責(zé)任者a)機(jī)關(guān)團(tuán)體責(zé)任者必須著錄全稱或不發(fā)生誤解的通用簡稱。例1：／中國共產(chǎn)黨中央委員會(huì)／中共中央例2：／中華人民共和國外交部／外交部例3：／中華人民共和國科學(xué)技術(shù)部／科技部例4：／河北省人民政治協(xié)商會(huì)議／河北省政協(xié)以上不應(yīng)簡稱為“中央”、本部”、科委”、省政協(xié)”。b)歷代政權(quán)機(jī)關(guān)團(tuán)體責(zé)任者，著錄時(shí)其前應(yīng)冠以朝代或政權(quán)名稱，并加“()”號(hào)。例1：／(清)內(nèi)閣例2：／(民國)外交部9.1.3.4個(gè)人責(zé)任者a)個(gè)人責(zé)任者普通只著錄姓名，必要時(shí)在姓名后著錄職務(wù)、職稱或其它職責(zé)，并加“()”號(hào)。例：／陳毅(外交部長)b)文獻(xiàn)所署個(gè)人責(zé)任者有多個(gè)職務(wù)時(shí)，只著錄與形成文獻(xiàn)對(duì)應(yīng)的職務(wù)。例：／毛澤東(中共中央主席)／毛澤東(國家主席)／毛澤東(中央軍委主席)c)清代及其以前的個(gè)人責(zé)任者應(yīng)冠以朝代名稱，并加“()”號(hào)。例：／(清)李鴻章d)少數(shù)民族個(gè)人責(zé)任者稱謂各民族有差別，著錄時(shí)，應(yīng)根據(jù)該民族的簽名習(xí)慣著錄。e)外國責(zé)任者，姓名前應(yīng)著錄各歷史時(shí)期易于識(shí)別的國名簡稱，其后著錄統(tǒng)一的中文姓氏譯名。必要時(shí)著錄姓氏原文和名的縮寫。國別、姓氏原文和名的縮寫均加“()”號(hào)。例1：(蘇)斯大林(CTA.ЛИН,И.В.)例2：(美)愛因斯但(Einstein，A.)9.1.3.5文獻(xiàn)所署責(zé)任者為別名、筆名時(shí)，均照原文著錄，但應(yīng)將其真實(shí)名稱附后，并加“()”號(hào)。例1：／白芳渠(中共中央北方局)例2：／茅盾(沈雁冰)9.1.3.6未署責(zé)任者的文獻(xiàn)，應(yīng)著錄根據(jù)其內(nèi)容、形式特性考證出的責(zé)任者，并加“[]”號(hào)；考證無成果時(shí)，以三個(gè)“□”代之。9.1.3.7文獻(xiàn)責(zé)任者不完整時(shí),應(yīng)照原文著錄,將考證出的完整責(zé)任者附后，并加“[]”號(hào)。例：／周[周恩來]9.1.3.8文獻(xiàn)責(zé)任者有誤，仍照原文著錄，但應(yīng)考證出真實(shí)責(zé)任者附后，并加“[]”號(hào)。例：／王國央[王國英]9.1.3.9考證出的責(zé)任者根據(jù)局限性時(shí)，在其后加“？”，一并著錄于“[]”號(hào)。例：／[張治中？]9.1.4附件a)附件是指文獻(xiàn)正文后的附加材料，只著錄附件題名，其前冠“+”號(hào)。b)文獻(xiàn)正文后有多個(gè)附件時(shí)，應(yīng)逐個(gè)著錄各附件題名，各附件題名前均冠以“+”號(hào)。如附件題名過長，也可簡略，其節(jié)略內(nèi)容用“…”號(hào)表達(dá)，自擬附件題名加“[]”號(hào)。示例見附錄A3、A10。c)若附件題名含有獨(dú)立檢索意義時(shí)，亦可另行著錄條目，但應(yīng)在附注項(xiàng)中加以闡明。示例見附錄A11。9.2槁本與文種項(xiàng)9.2.1稿本稿本是指檔案文獻(xiàn)的文稿、文本和版本。稿本項(xiàng)依實(shí)際狀況著錄為初稿、定槁、手稿、草圖、原圖、底圖、藍(lán)圖、正本、副本、原版、試行本、修訂本、影印本、多個(gè)文字本等，其前加“．—”號(hào)。9.2.2文種文種是指文獻(xiàn)種類的名稱。文種項(xiàng)依實(shí)際狀況著錄為命令、決策、批示、告知、報(bào)告、批復(fù)、函、會(huì)議紀(jì)要、闡明書、合同書、鑒定書、任務(wù)書、判決書、國書、照會(huì)、誥、敕、奏折等，其前加“：”號(hào)。9.3密級(jí)與保管期限項(xiàng)9.3.1密級(jí)密級(jí)是指文獻(xiàn)保密程度的等級(jí)。9.3.1.1密級(jí)按GB/T7156一1987第4章文獻(xiàn)保管等級(jí)代碼表劃分為六個(gè)級(jí)別，名稱與代碼以下：表1文獻(xiàn)保密等級(jí)代碼名稱 數(shù)字代碼 漢語拼音代碼 中文代碼公開級(jí)國內(nèi)級(jí)內(nèi)部級(jí)秘密級(jí)機(jī)密級(jí)絕密級(jí) 012345 GKGNNBMMJMUM 公開國內(nèi)內(nèi)部秘密機(jī)密絕密9.3.1.2密級(jí)普通按文獻(xiàn)形成時(shí)所定密級(jí)著錄，對(duì)已升、降、解密的文獻(xiàn)，應(yīng)著錄新的密級(jí)，公開級(jí)、國內(nèi)級(jí)可不著錄。密級(jí)前加“.—”號(hào)。9.3.2保管期限保管期限是指根據(jù)檔案價(jià)值擬定的檔案應(yīng)當(dāng)保存的時(shí)間，普通分為永久、長久、短期三種。保管期限普通按案卷構(gòu)成時(shí)所定保管期限著錄，其前加“：”號(hào)，若已更改的，應(yīng)著錄新的保管期限。9.4時(shí)間項(xiàng)時(shí)間項(xiàng)視不同著錄對(duì)象，分為文獻(xiàn)形成時(shí)間、卷內(nèi)文獻(xiàn)起止時(shí)間等，其前均加“.—”號(hào)。9.4.1文獻(xiàn)形成時(shí)間普通公私文書、信札為發(fā)文時(shí)間，決策、決定、命令、法令、規(guī)程、規(guī)范、原則、條例等法規(guī)性文獻(xiàn)為通過或公布時(shí)間，公約、合同、合同為簽訂時(shí)間，技術(shù)評(píng)審證書、技術(shù)鑒定證書、轉(zhuǎn)產(chǎn)證書為通過時(shí)間，獲獎(jiǎng)證書、發(fā)明證書、專利證書為頒發(fā)時(shí)間，科研實(shí)驗(yàn)報(bào)告、學(xué)術(shù)論文為發(fā)表時(shí)間，工程施工圖、產(chǎn)品加工圖為設(shè)計(jì)時(shí)間，竣工圖為繪制時(shí)間，原始實(shí)驗(yàn)統(tǒng)計(jì)、測(cè)定檢查數(shù)據(jù)為統(tǒng)計(jì)時(shí)間等。9.4.2時(shí)間項(xiàng)一律用8位阿拉伯?dāng)?shù)字表達(dá)，第1-4位數(shù)表達(dá)年，第5-6位數(shù)表達(dá)月，第7-8位數(shù)表達(dá)日。例1：.—19810824例2：.—198912019.4.3歷史檔案中的朝代紀(jì)年、農(nóng)歷、地支代月、韻目代日，應(yīng)照原文著錄，同時(shí)將換算好的公元紀(jì)年附后，并加“()”號(hào)。例：.—清乾隆9月26日(17451021)9.4.4沒有形成時(shí)間的文獻(xiàn)，應(yīng)根據(jù)其內(nèi)容、形式特性等考征出形成時(shí)間后著錄，并加“［］”號(hào)。例：.—［1950］9.4.5文獻(xiàn)時(shí)間不完整或部分時(shí)間筆跡不清時(shí)，仍著錄原時(shí)間，原時(shí)間中缺少或筆跡不清部分以“□”補(bǔ)之，再將考證出的時(shí)間附后，并加“［］”號(hào)。例1：.—1945□□□□［19450815］例2：.—□□□□1209［19691209］例3：.—19□□□204［193□1204］9.4.6文獻(xiàn)時(shí)間記載有誤或有疑義時(shí)，仍照原文著錄，再將考證出時(shí)間附后，并加“［］”號(hào)。例：.—19500105［19510105］9.4.7文獻(xiàn)形成時(shí)間考證不出時(shí)，著錄為“.—□□□□□□□□”，亦可著錄文獻(xiàn)上的收文時(shí)間、審核時(shí)間、印發(fā)時(shí)間等其它時(shí)間，但應(yīng)在附注項(xiàng)中闡明。9.4.8若考證出的時(shí)間根據(jù)局限性時(shí)，在其后加“?”號(hào)，一并著錄于“［］”號(hào)內(nèi)。示例見附錄AA.3。9.4.9文獻(xiàn)起止日期以一組文獻(xiàn)、一卷、一組案卷為對(duì)象著錄一種條目時(shí)，著錄其中最早和最遲形成的文獻(xiàn)的時(shí)間，其間用“-”號(hào)連接。起止時(shí)間的表達(dá)，無論是本年度或跨年度，著錄時(shí)均不能省略年度。例：.—19899.5載體形態(tài)項(xiàng)載體形態(tài)項(xiàng)著錄檔案的載體類型標(biāo)記及檔案載體的物質(zhì)形態(tài)特性。9.5.1載體類型檔案的載體類型分為甲骨、金石、簡牘、縑帛、紙、唱片、膠片、膠卷、磁帶、磁盤、光盤等。以紙張為載體的檔案普通不予著錄，其它載體類型據(jù)實(shí)著錄，其前加“.—”號(hào)。9.5.2載體形態(tài)9.5.2.1數(shù)量及單位數(shù)量為阿拉伯?dāng)?shù)字，單位用檔案物質(zhì)形態(tài)的統(tǒng)計(jì)單位，如“頁”、“卷”、“冊(cè)”、“張”、“片”、“盒”、“米”等。著錄時(shí)其前加“：”號(hào)。例1：.—15頁例2：.—唱片：3張9.5.2.2規(guī)格規(guī)格指檔案載體的尺寸及型號(hào)等，著錄時(shí)其前加“：”號(hào)。例1：.—縮微平片：2張：105mm×148mm例2：.—錄像磁帶：5盒：3/4英寸例3：.—磁盤：4片：3.5英寸9.6附注與提綱項(xiàng)9.6.1附注項(xiàng)附注項(xiàng)著錄檔案中需要解釋和補(bǔ)充的事項(xiàng)。附注項(xiàng)的內(nèi)容依各項(xiàng)目的次序著錄，項(xiàng)目以外需解釋和補(bǔ)充的列在其后。每一條附注均以“.—”號(hào)分隔。如每一條附注都分段著錄時(shí)，可省略該標(biāo)記符。各項(xiàng)附注中使用的標(biāo)記符可與9.1-9.5相一致。9.6.1.1各著錄項(xiàng)目中需要注明的事項(xiàng)a)題名附注：注明同一文獻(xiàn)的不同題名或其它稱謂。例：.—題名又稱“工業(yè)三十條”不同題名的示例又見附錄AA.5。b)責(zé)任者附注：注明考核出責(zé)任者的根據(jù)和責(zé)任者項(xiàng)未著錄責(zé)任者的數(shù)目或名稱。例：.—責(zé)任者據(jù)筆跡考證示例又見附錄AA.14、A.16。c)時(shí)間附注：注明考證出時(shí)間的根據(jù)。若著錄為非文獻(xiàn)形成時(shí)間時(shí)，應(yīng)注明為什么種時(shí)間。例：.—時(shí)間為收文時(shí)間示例又見附錄AA.4、A.13。d)載體形態(tài)附注：注明載體形態(tài)的破損、殘缺、變質(zhì)及筆跡褪變等狀況。例：.—中間缺3頁示例又見附錄AA.7。9.6.1.2著錄項(xiàng)目以外需要注明的事項(xiàng)a)被著錄文獻(xiàn)有不同稿本者應(yīng)予注明。示例見附錄AA.2。b)被著錄文獻(xiàn)另有其它載體形式者應(yīng)予注明。示例見附錄AA.16、A.17。c)被著錄文獻(xiàn)的來源為捐贈(zèng)、購置、交換、復(fù)制、寄存等狀況時(shí)應(yīng)予注明。示例見附錄AA5。d)被著錄文獻(xiàn)經(jīng)考證為贗品者應(yīng)予注明。e)被著錄文獻(xiàn)關(guān)系親密的有關(guān)文獻(xiàn)應(yīng)予注明。f)除上述附注內(nèi)容外，需要注明的其它事項(xiàng)。示例見附錄AA.14、A.16、A.18。9.6.2提綱項(xiàng)提綱項(xiàng)是對(duì)文獻(xiàn)和案卷內(nèi)容的介紹，應(yīng)反映其重要內(nèi)容、重要數(shù)據(jù)(涉及技術(shù)參數(shù)等)。提綱在附注之后另起一段空兩個(gè)中文位置著錄，普通不超出200字。提綱內(nèi)容依漢語的語法和標(biāo)點(diǎn)符號(hào)使使用方法著錄。示例見附錄AA.13。9.7排檢與編號(hào)項(xiàng)排檢與編號(hào)項(xiàng)是目錄排檢和檔案館、室業(yè)務(wù)注記項(xiàng)。9.7.1分類號(hào)分類號(hào)根據(jù)《中國檔案分類法》和GB/T15418—1994的有關(guān)規(guī)定著錄，置于條目左上角第一行。9.7.2檔案館代碼檔案館代碼根據(jù)《編制全國檔案館名稱代碼實(shí)施細(xì)則》所賦予的代碼著錄，置于條目右上角第一行。檔案館代碼在建立目錄中心或報(bào)道交流時(shí)必須著錄。9.7.3檔號(hào)檔號(hào)是指檔案館、室在整頓和管理檔案的過程中，以字符形式賦予檔案的一組代碼。檔號(hào)著錄于條目左上角第二行，與分類號(hào)齊頭。檔號(hào)中各號(hào)之間以“-”號(hào)相隔。9.7.4電子文檔號(hào)電子文檔號(hào)是檔案館、室管理電子文獻(xiàn)的一組符號(hào)代碼，著錄于條目第二行的中間位置。9.7.5縮微號(hào)縮微號(hào)是檔案館、室賦予檔案縮微制品的編號(hào)，著錄于條目右上角第二行，與檔案館代碼齊頭。9.7.6主題詞或核心詞主題詞是在標(biāo)引和檢索中用以體現(xiàn)檔案主題內(nèi)容的規(guī)范化的詞或詞組。核心詞是在標(biāo)引和檢索中取自文獻(xiàn)題名或正文用以體現(xiàn)檔案主題并含有檢索意義的詞或詞組。9.7.6.1主題詞按照DA/T19—1999、《中國檔案主題詞表》及本專業(yè)、本單位的規(guī)范化詞表進(jìn)行標(biāo)引。9.7.6.2主題詞或核心詞著錄于附注與提綱項(xiàng)之后，另起一行齊頭著錄。各詞之間空一種中文位置，一種詞或詞組不得分作兩行書寫。________________________________________附錄A(提示附錄)著錄條目實(shí)例A1M33+P13468172-3983-45[奏為請(qǐng)飭川省籌撥銀兩以濟(jì)甘民采買籽種情由并與左宗棠接交篆務(wù)事]/(清)穆圖善(署理陜甘總督).—副本：錄副奏片.—永久.—同治8年2月18日(18690330).—朱批時(shí)間同治8年3月29日(18690510)籌撥銀兩采買籽種交接篆務(wù)左宗堂四川省A2C111［64］45100103-186-2631-021105-3449[為呈請(qǐng)?jiān)诮鸫ㄔO(shè)立辦事大臣管理地方事務(wù)事]/(清)莎羅奔(大金川土司).—正本：呈.—永久.—乾隆40年4月(177504□□).—另有滿文本官制金川藏族大金川土司欽差參贊大臣A3J112.22411010104-2-13-43107-23有關(guān)體育?？茖W(xué)校校舍修繕工程函/北平市政府教育局第一科+工程項(xiàng)目單+北平市立中小學(xué)校校舍修繕工程原則闡明書.—正本：函.—永久.—□□□□1211［19461211?］.—3頁.—發(fā)文單位名稱筆跡含糊?？茖W(xué)校校舍修繕體育學(xué)校A4J2711411010103-1-65-1100-62征集抗戰(zhàn)史績展鑒品函/北平市各機(jī)關(guān)聯(lián)合主辦抗戰(zhàn)史績展鑒會(huì)籌辦委員會(huì).—正本：函.—長久.—□□□□0824［19460824］.—3頁.—時(shí)間根據(jù)輔仁大學(xué)收文單考證為舉辦抗戰(zhàn)史績展覽會(huì)向輔仁大學(xué)征集有關(guān)記述文字、照片等展品。展覽會(huì)抗日戰(zhàn)爭(zhēng)中山公園北平A5B21+G14610011-1-23-1-4975-12-37新民主主義的政治與新民主主義的文化：在陜甘寧邊區(qū)文化協(xié)會(huì)第一次代表大會(huì)上的講演/毛澤東.—影印件.—永久.—19400109.—49頁.—現(xiàn)名《新民主主義論》.—此件復(fù)制于中央檔案館政治經(jīng)濟(jì)文化新民主主義中國革命三民主義A6D111413001J01-9-271-1223-87劉鄧薄等給宋楊蘇并軍委電：對(duì)平原作戰(zhàn)布署的意見/劉伯承；對(duì)小平；薄一波.—復(fù)制件.—永久.—19450828.—2頁作戰(zhàn)布署破壞交通線宋任窮楊得志蘇振華A7JD1521141100116-2-3092-1各省、自治區(qū)、直轄市1952年糧食產(chǎn)量統(tǒng)計(jì)表.—永久.—1953.—新疆區(qū)統(tǒng)計(jì)表因污漬大部分不清1952年全國各省、自治區(qū)、直轄市耕地面積、糧食作物播種面積、總產(chǎn)量和多個(gè)糧食作物產(chǎn)量分省與綜合累計(jì)統(tǒng)計(jì)糧食生產(chǎn)統(tǒng)計(jì)1952年耕作面積糧食產(chǎn)量A8A121［22］421-12-15-4125-49中國共產(chǎn)黨吉林省委員會(huì)工作報(bào)告：吳德同志1956年6月29日在中國共產(chǎn)黨吉林省第一次代表大會(huì)上的報(bào)告/吳德(中共吉林省第一書記).—正本：報(bào)告.—秘密：永久.—19560629.—55頁：260mm×184mm農(nóng)業(yè)工業(yè)商業(yè)統(tǒng)一戰(zhàn)線鎮(zhèn)壓反革命運(yùn)動(dòng)文化教育組織建設(shè)吉林A9A9382+A93834434-2-804-34湖北省人委國家資本主義辦公室有關(guān)洪湖縣七月十一日洪湖縣工字第零六號(hào)來函所提問題的回復(fù)［有關(guān)對(duì)洪湖縣劃分個(gè)體手工業(yè)戶、農(nóng)業(yè)戶的原則的復(fù)文］：[1955]國資工字第041號(hào)/湖北省人委國家資本主義辦公室+洪湖縣…報(bào)告.—19550802資本主義工商業(yè)手工業(yè)社會(huì)主義改造洪湖縣A10GE5.754110102-53-107-846-94轉(zhuǎn)發(fā)國務(wù)院批轉(zhuǎn)國家教委有關(guān)改革高等學(xué)校畢業(yè)生分派制度報(bào)告告知的告知：京政發(fā)［1989］56號(hào)/北京市人民政府+國務(wù)院告知+國家教委…報(bào)告+［市計(jì)委、市高教局、市人事局實(shí)施意見］.—副本：告知.—內(nèi)部：永久.—19890702.—8頁：260mm×184mm.—教委報(bào)告不全，市計(jì)委、市高教局、市人事局實(shí)施意見全無國家教委報(bào)告分析了畢業(yè)生分派制度上存在的問題及進(jìn)行改革的意見。國務(wù)院告知規(guī)定各地區(qū)各部門制訂改革方法。北京市有關(guān)單位提出了實(shí)施意見。畢業(yè)生分派高等院校教育改革制度A11N-31+N-44+N-924421-12-46-35156-72加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，貫徹執(zhí)行黨的群眾路線，為在公司中實(shí)現(xiàn)黨的第八次全國代表大會(huì)的決策而奮斗/中共吉林省委.—正本.—永久.—19561130.—8頁.—正件中共吉林省委《有關(guān)目前工業(yè)生產(chǎn)中幾個(gè)問題的批示》已另著條目地方國營公司工業(yè)布局增產(chǎn)節(jié)省先進(jìn)生產(chǎn)者A12SA2+NT6124434016-3-115-4長沙茶廠速溶減肥茶車間擴(kuò)建工程環(huán)境影響報(bào)告書：D-0330/彭維寧；劉耀煌.—副本.—長久.—19870800.—49頁本報(bào)告書系針對(duì)長沙茶廠經(jīng)外經(jīng)部批復(fù)同旨在原廠址上改建擴(kuò)建速溶減肥茶車間而作。其內(nèi)容涉及工程及環(huán)境概況、工程環(huán)境現(xiàn)狀、監(jiān)測(cè)及評(píng)價(jià)、工程環(huán)境影響評(píng)價(jià)、工程環(huán)?？尚行哉撟C意見等?；窘Y(jié)論是：擴(kuò)建該車間，不僅經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益好，設(shè)計(jì)所規(guī)定的環(huán)保方法實(shí)施后，環(huán)境效益也是好的，該工程是可行的。環(huán)境管理環(huán)境監(jiān)測(cè)環(huán)境噪聲工業(yè)大氣影響工業(yè)廢水工業(yè)建筑制茶A13NJ4392433-4-74-5334-56YFR6油堿比配機(jī)：78002/商業(yè)部無錫糧食科學(xué)研究設(shè)計(jì)所；趙威萁；汪濤.—正本：闡明書.—公開：永久.—19780829.—9頁：260mm×184mm.—時(shí)間為通過鑒定時(shí)間YFR6是油脂精煉工藝中的新設(shè)備，可任意調(diào)節(jié)流量，達(dá)成最佳比配。油流量0～100L/h，堿流量0～120L/h，最高排出壓力不不大于10KG/C，柱塞直徑：油泵62cm，堿泵22cm，行程長度最大60mm，來回次數(shù)102/min。設(shè)備構(gòu)造緊湊，操作穩(wěn)定可靠，獲1987年江蘇省科技成果獎(jiǎng)。油堿比配油脂精煉機(jī)械YJR6A14TB552［12］+SA321［12］4124032-4-31-12天津市污染氣象要素的研究=ResearchofthePollutionMeteorologicalElementinTianjin/孫奕敏(天津市氣象科研所副研究員)；王長有，鐵學(xué)熙(天津市氣象科研所助理研究員)［等］.—正本.—永久.—1982.—8卷.—責(zé)任者尚有邊海；李檬；陳英；劉學(xué)軍.—19881011獲天津市科技進(jìn)步二等獎(jiǎng)通過大氣邊界層中的湍流