文件控制管理程序

形成含有可行性和適宜性的質(zhì)量體系文獻(xiàn)形成含有可行性和適宜性的質(zhì)量體系文獻(xiàn)易于識(shí)別和檢索的文獻(xiàn)管理系統(tǒng)體系文獻(xiàn)管理需求外來文獻(xiàn)管理需求使用文獻(xiàn)審批率100%文獻(xiàn)更改時(shí)受控文獻(xiàn)100%更改到位文獻(xiàn)控制管理程序技術(shù)文獻(xiàn)管理程序統(tǒng)計(jì)控制管理程序計(jì)算機(jī)系統(tǒng)打印機(jī)復(fù)印機(jī)公司網(wǎng)絡(luò)辦公軟件文獻(xiàn)管理控制過程文獻(xiàn)編制人員文獻(xiàn)保管員文獻(xiàn)管理控制過程烏龜圖1.目的：通過職責(zé)劃分、明確工作程序及規(guī)定，確保公司管理體系有關(guān)的文獻(xiàn)編寫、修改、發(fā)行、廢除和管制等得到有效控制。2.范疇：本程序合用于與管理體系有關(guān)的全部文獻(xiàn)的控制。3.職責(zé)：3.1文獻(xiàn)編制（修訂）、審核、同意權(quán)限文獻(xiàn)類型編制（修訂）審核批準(zhǔn)品質(zhì)手冊(cè)(一階)品質(zhì)經(jīng)理副總經(jīng)理總經(jīng)理程序文獻(xiàn)（二階）各部門負(fù)責(zé)人副總經(jīng)理副總經(jīng)理作業(yè)原則/方法（三階）授權(quán)人員編制人的直接上級(jí)各部門負(fù)責(zé)人表單統(tǒng)計(jì)（四階)授權(quán)人員編制人的直接上級(jí)各部門負(fù)責(zé)人3.2XXXXX是管理體系文獻(xiàn)控制的歸口管理部門，負(fù)責(zé)同意后的文獻(xiàn)分發(fā)、收回、銷毀及管制，負(fù)責(zé)檢查監(jiān)督各單位管理體系文獻(xiàn)的管理實(shí)施狀況。其它管理性文獻(xiàn)由各有關(guān)職能部門歸口管理。3.3公司總經(jīng)理負(fù)責(zé)制訂頒布公司質(zhì)量方針和質(zhì)量目的，同意【質(zhì)量手冊(cè)】并公布。3.4副總經(jīng)理負(fù)責(zé)公司【質(zhì)量手冊(cè)】的審核，同意體系第二階文獻(xiàn)的同意公布。3.5XXXXX經(jīng)理負(fù)責(zé)編寫公司【質(zhì)量手冊(cè)】，各部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)編寫體系的第二階文獻(xiàn)。3.6副總經(jīng)理負(fù)責(zé)組織有關(guān)人員對(duì)現(xiàn)有/新修訂的二階體系文獻(xiàn)進(jìn)行同意前評(píng)審。3.7副總經(jīng)理負(fù)責(zé)組織編制、修改、并審核質(zhì)量手冊(cè)和第二層次程序文獻(xiàn)。3.8各部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)本部門內(nèi)的文獻(xiàn)、作業(yè)原則的審核并同意。3.9工程部技術(shù)部負(fù)責(zé)技術(shù)性文獻(xiàn)的歸口管理，負(fù)責(zé)檢查監(jiān)督各單位技術(shù)性文獻(xiàn)的管理實(shí)施狀況，適時(shí)安排文獻(xiàn)修改的評(píng)審。3.10各部門負(fù)責(zé)建立本部門使用的與管理體系有關(guān)的體系文獻(xiàn)清單，并進(jìn)行管制。3.11XXXXX文控負(fù)責(zé)體系文獻(xiàn)的收發(fā)管理。4.有關(guān)術(shù)語和定義：4.1技術(shù)性文獻(xiàn)：特指顧客工程原則/規(guī)范及其更改、產(chǎn)品圖樣及設(shè)計(jì)文獻(xiàn)、工藝文獻(xiàn)、檢查作業(yè)指導(dǎo)書、技術(shù)原則、圖樣更改、工藝更改、工裝模具圖樣等。4.2管理體系文獻(xiàn)：除技術(shù)性文獻(xiàn)以外的與管理有關(guān)的體系文獻(xiàn)，如多個(gè)工作程序、工作規(guī)范等。4.3系統(tǒng)文獻(xiàn)：【質(zhì)量手冊(cè)】將管理體系中各作業(yè)要項(xiàng)以書面文獻(xiàn)形式作系統(tǒng)的規(guī)定。4.4程序文獻(xiàn)：將管理體系中各管理程序以書面文獻(xiàn)敘述的文獻(xiàn)。4.5指導(dǎo)文獻(xiàn)：管理體系中各作業(yè)原則、方法、圖面、闡明其作業(yè)辦法的文獻(xiàn)。4.6表單統(tǒng)計(jì)：將程序文獻(xiàn)或工作作業(yè)原則所規(guī)定的執(zhí)行事項(xiàng)﹐以數(shù)字、文字、圖表或其它可明確體現(xiàn)內(nèi)容的文獻(xiàn)呈現(xiàn)執(zhí)行的成果。凡含有下列條件者稱為正式表單：a．使用期及保存期超出三個(gè)月以上。b．正式附屬于質(zhì)量手冊(cè)、程序文獻(xiàn)、作業(yè)原則內(nèi)并賦予編號(hào)列管。4.7外來文獻(xiàn):國(guó)際原則、國(guó)標(biāo)、行業(yè)原則、客戶提供之文獻(xiàn)數(shù)據(jù)等非我司內(nèi)部所發(fā)行的文獻(xiàn)數(shù)據(jù)均屬之。5.文獻(xiàn)控制工作流程及工作流程闡明：5.1工作流程(見圖表一)圖表一：文獻(xiàn)管理作業(yè)流程文獻(xiàn)管理作業(yè)流程作業(yè)流程權(quán)責(zé)單位/領(lǐng)導(dǎo)表單文獻(xiàn)需求文獻(xiàn)需求文獻(xiàn)起草/修改文獻(xiàn)起草/修改NO評(píng)審NO評(píng)審YESNOYESNO批準(zhǔn)批準(zhǔn)外來文獻(xiàn)接受YES外來文獻(xiàn)接受YES文獻(xiàn)歸檔管理文獻(xiàn)發(fā)行文獻(xiàn)歸檔管理文獻(xiàn)發(fā)行 文獻(xiàn)執(zhí)行文獻(xiàn)執(zhí)行收集各使用單位意見收集各使用單位意見NOYES意見評(píng)審NOYES意見評(píng)審NONOAAAA文獻(xiàn)廢止審批文獻(xiàn)廢止審批廢止文獻(xiàn)解決廢止文獻(xiàn)解決各部門單位編寫小組/有關(guān)部門副總經(jīng)理/授權(quán)人員/部門負(fù)責(zé)人總經(jīng)理/副總經(jīng)理/部門負(fù)責(zé)人各部門XXXXX/編制部門/使用部門XXXXX文獻(xiàn)編制單位/使用單位編制單位管理者代表/部門負(fù)責(zé)人流程轉(zhuǎn)接下一頁流程轉(zhuǎn)接上一頁總經(jīng)理/副總經(jīng)理有關(guān)單位/XXXXX【文獻(xiàn)申請(qǐng)單】【體系文獻(xiàn)目錄清單】【體系文獻(xiàn)收發(fā)統(tǒng)計(jì)】【文獻(xiàn)申請(qǐng)單】【體系文獻(xiàn)收發(fā)統(tǒng)計(jì)】衡量指標(biāo)：1、公布使用的文獻(xiàn)100%經(jīng)審批2、文獻(xiàn)更改時(shí)受控文獻(xiàn)100%更改到位5.2文獻(xiàn)控制工作流程原則序號(hào)流程塊工作內(nèi)容或原則一文獻(xiàn)需求各單位根據(jù)質(zhì)量管理和體系原則規(guī)定，擬定所需的文獻(xiàn)清單。二文獻(xiàn)編寫/修訂文獻(xiàn)編寫1、質(zhì)量手冊(cè)——XXXXX經(jīng)量主導(dǎo)編寫。2、程序文獻(xiàn)——根據(jù)質(zhì)量管理體系規(guī)定策劃，由管理者代表組織各部門負(fù)責(zé)人編制二階程序文獻(xiàn)；3、三階文獻(xiàn)——由各部門負(fù)責(zé)人組織編制各作業(yè)原則／作業(yè)方法文獻(xiàn)、表單等三、四階文獻(xiàn)。4、文獻(xiàn)編寫格式:二階文獻(xiàn)用原則格式，三、四階文獻(xiàn)格式不限制。文獻(xiàn)修訂1.文獻(xiàn)運(yùn)行中，發(fā)現(xiàn)文獻(xiàn)需要修訂時(shí)，由原文獻(xiàn)編寫單位提出，并填寫【文獻(xiàn)申請(qǐng)單】，對(duì)其作出對(duì)應(yīng)修訂；2、文獻(xiàn)修訂一次其版本應(yīng)更新一次，新版本從1開始。三審核1.質(zhì)量手冊(cè)由副總經(jīng)理審核.2.體系的二階程序文獻(xiàn)由各部門負(fù)責(zé)人審核。3.體系的三、四階文獻(xiàn)由編寫者的直接上級(jí)審核。四批準(zhǔn)1.質(zhì)量手冊(cè)由總經(jīng)理同意。2.體系的二階程序文獻(xiàn)由管理者代表同意。3.各部門內(nèi)作業(yè)原則/方法﹑表單，由編制單位的部門負(fù)責(zé)人同意。五外來文獻(xiàn)接受1.對(duì)于體系方面的外來文獻(xiàn)，如國(guó)家、國(guó)際原則等統(tǒng)一由職能部門接受，并轉(zhuǎn)發(fā)給XXXXX統(tǒng)一登記、編號(hào)、分發(fā)，發(fā)放時(shí)加蓋“外來文獻(xiàn)”印章。2.對(duì)于顧客提供的技術(shù)資料，按【技術(shù)文獻(xiàn)管理程序】的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行管理。3.對(duì)于非體系、非技術(shù)資料的外來文獻(xiàn)，由各職能部門接受、登記、編號(hào)并歸檔管理。六文獻(xiàn)歸檔管理1．文獻(xiàn)編號(hào)：質(zhì)量手冊(cè)的編號(hào)辦法見“編號(hào)辦法一”，程序文獻(xiàn)的編號(hào)由XXXXX在編制程序文獻(xiàn)時(shí)按編號(hào)辦法二統(tǒng)一編號(hào)。其它三階文獻(xiàn)的編號(hào)由編制單位按編號(hào)辦法三編寫。（技術(shù)資料的編號(hào)格式不包含在內(nèi)）。編制人員應(yīng)確保文獻(xiàn)編號(hào)和發(fā)放號(hào)其唯一性。表單、統(tǒng)計(jì)的編號(hào)方法由編制單位按編號(hào)辦法四編寫。編號(hào)辦法一：質(zhì)量手冊(cè)的編號(hào)辦法為：CMSQM-□□質(zhì)量手冊(cè)的版本號(hào),從01開始，如：01、02……等等。質(zhì)量手冊(cè)的名稱縮寫公司名稱的縮寫例如：CMSQM-02表達(dá)這是第一次修改后的Chinatool的品質(zhì)手冊(cè)。注：品質(zhì)手冊(cè)是中英文雙語版的。編號(hào)辦法二：質(zhì)量管理體系程序文獻(xiàn)的編號(hào)辦法為：CMS□QP-□□□注：二階文獻(xiàn)的版本從0開始，0版本為最新版本。該類別文獻(xiàn)的流水號(hào),從001開始,如001，002……等等文獻(xiàn)類別號(hào)，QP這質(zhì)量程序的英文縮寫中英文版本分辨字母，E表達(dá)英文版本，C表達(dá)中文版本公司名稱縮寫例如：CMSEQP-001表達(dá)英文版的“文獻(xiàn)控制”程序。編號(hào)辦法三：三階管理性文獻(xiàn)編號(hào)辦法為：CMSWI□□—□□□編制部門三階文獻(xiàn)流水號(hào),從001編起編制部門代號(hào)（各部門代號(hào)詳見下表）三階文獻(xiàn)為各部門的工作指導(dǎo)性文獻(xiàn)，英文縮寫。XXXXX公司的英文縮寫各部門代號(hào)對(duì)照表：?jiǎn)挝淮?hào)單位代號(hào)單位代號(hào)XXXXXQA采購(gòu)部PU設(shè)計(jì)部TD工程部PE注塑部IN工模部TM生產(chǎn)部PR人事行政部AD物流部LO例如：CMSWIPE-003表達(dá)：XXXXX公司工程部?jī)?nèi)部第三份工作指導(dǎo)性管理文獻(xiàn)。編號(hào)辦法四：①質(zhì)量表單編號(hào)辦法為：Document:D□□□全部質(zhì)量統(tǒng)計(jì)統(tǒng)一的流水號(hào)，從D0001開始，如：D0001，D0002,D0003……等等我司質(zhì)量統(tǒng)計(jì)的代號(hào)注：此表單編號(hào)放在表單的右下腳。②質(zhì)量表單的版本號(hào)：Revision:□□表單版本流水號(hào)，新版為N，修訂后從01開始，如：01，02……等等批示版的符號(hào)注：此版本號(hào)放在表單的左下腳。③質(zhì)量統(tǒng)計(jì)編號(hào)（NO：的編號(hào)）規(guī)則以下：□□-□□□□□□□□-□□□年份月份日期流水號(hào)部門代號(hào)（詳見上面各部門代號(hào)對(duì)照表）2.編制單位將審批后的系統(tǒng)文獻(xiàn)、程序文獻(xiàn)、三階文獻(xiàn)及各式表單的原稿及電子版一起報(bào)XXXXX，由XXXXX系統(tǒng)列帳管理。同時(shí)文管人員要及時(shí)在公司體系文獻(xiàn)系統(tǒng)上維護(hù)，確保紙版文獻(xiàn)與電子版文獻(xiàn)的統(tǒng)一性。3.編制單位不要在本部門留存未受控的原版文獻(xiàn)，以避免新舊版以及沒受控的文獻(xiàn)誤用。4.各使用部門負(fù)責(zé)人或授權(quán)人員，應(yīng)建立本部門的【有效文獻(xiàn)目錄清單】和有關(guān)收發(fā)統(tǒng)計(jì)，負(fù)責(zé)受控文獻(xiàn)的歸檔管理。5.各類質(zhì)量數(shù)據(jù)、統(tǒng)計(jì)及表單的保存期限根據(jù)【統(tǒng)計(jì)控制】程序的有關(guān)作業(yè)內(nèi)容進(jìn)行管理。6.任何人均不得于正式文獻(xiàn)上加以標(biāo)記、書寫或涂改任何文字、符號(hào)，否則視為無效文獻(xiàn)。7.有關(guān)部門設(shè)有專人管理，文獻(xiàn)的管理納入內(nèi)部審核項(xiàng)目中，以確保數(shù)據(jù)的對(duì)的使用。8.XXXXX文管人員在發(fā)放體系文獻(xiàn)前必須要加蓋受控章，否則該文獻(xiàn)被視為無效文獻(xiàn)七文獻(xiàn)發(fā)行1.XXXXX將審批后的體系一、二階文獻(xiàn)發(fā)放到體系所含蓋的全部部門或單位，三、四階文獻(xiàn)統(tǒng)一放到公共盤（只有下載權(quán)限）并發(fā)文獻(xiàn)和表單的目錄清單以供各部門需要時(shí)下載。2.發(fā)行文獻(xiàn)時(shí)，XXXXX應(yīng)列【體系文獻(xiàn)收發(fā)統(tǒng)計(jì)】，印適宜份數(shù)，在紙質(zhì)文獻(xiàn)每頁適宜位置加蓋受控章后發(fā)行，并請(qǐng)收文單位于【體系文獻(xiàn)收發(fā)統(tǒng)計(jì)】上簽收(表單除外)。電子版本的文獻(xiàn)，設(shè)定審批及簽收人員的權(quán)限，自行打印的無受控章的文獻(xiàn)為非受控文獻(xiàn)（除四階文獻(xiàn)外）。3.各單位若有發(fā)現(xiàn)文獻(xiàn)份數(shù)局限性需求、缺頁、破損、筆跡含糊，應(yīng)填寫【文獻(xiàn)申請(qǐng)單】，向職能部門申請(qǐng)補(bǔ)發(fā)。4.當(dāng)文獻(xiàn)、資料已經(jīng)丟失，持有人應(yīng)填寫【文獻(xiàn)申請(qǐng)單】，向職能部門、文獻(xiàn)編制單位（或外來文獻(xiàn)的職能管理部門）申請(qǐng)補(bǔ)發(fā)。經(jīng)核算無誤，職能部門則重新印制、發(fā)放并統(tǒng)計(jì)。八文獻(xiàn)宣貫執(zhí)行1、文獻(xiàn)編制部門負(fù)責(zé)組織本文獻(xiàn)的培訓(xùn)，同時(shí)做好有關(guān)學(xué)習(xí)或培訓(xùn)統(tǒng)計(jì)。2、各部門組織本單位員工學(xué)習(xí)有關(guān)的文獻(xiàn)，并作好有關(guān)學(xué)習(xí)或培訓(xùn)統(tǒng)計(jì)。3、各單位按文獻(xiàn)規(guī)定指導(dǎo)、執(zhí)行工作。九收集各使用單位意見編制單位負(fù)責(zé)收集各單位的反饋意見。十意見評(píng)審文獻(xiàn)編制單位負(fù)責(zé)組織有關(guān)部門及領(lǐng)導(dǎo)參加文獻(xiàn)意見的評(píng)審第一：應(yīng)當(dāng)修改，則接第二款“文獻(xiàn)修訂”第二：若不需修改則接第八款“文獻(xiàn)宣貫執(zhí)行”。第三：應(yīng)當(dāng)廢止，則接“文獻(xiàn)廢止審批”。十一文獻(xiàn)廢止審批質(zhì)量手冊(cè)的廢止由副總經(jīng)理審核.總經(jīng)理同意。體系二階文獻(xiàn)的廢止各總門負(fù)責(zé)人會(huì)議審核，管理者代表同