采購部供應(yīng)商的管理制度

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第一章、總則

第一條、為了確保公司選購產(chǎn)品質(zhì)量的最優(yōu)，以及給后期產(chǎn)品的維護、供應(yīng)商的篩選和進一步合作供應(yīng)牢靠的信息，特制度本制度。

其次條、本制度適用于向公司長期供應(yīng)大批量的原、輔材料及工具器材等價格較高的物品的廠商，零售商除外。

其次章、詳細的管理制度

第一條、供應(yīng)商的資質(zhì)

選購人員在選擇供應(yīng)商時，必需要求供應(yīng)商供應(yīng)以下證件的掃描件或是復(fù)印件，且必需在相關(guān)網(wǎng)站上對其真實性和有效性進行核實。

1、供應(yīng)商的企業(yè)營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、開戶行賬號;

2、ISO9001/20xx版證書;

3、產(chǎn)品認證資料，如3C認證證書、SGS檢驗報告、ROHS證書等。

4、我方需要其他的資料。

其次條、供應(yīng)商的基本信息

1、企業(yè)的全稱及相應(yīng)的簡介，具體的辦公地址

2、公司的固定聯(lián)系方式：固話和傳真等

3、公司的網(wǎng)址

第三條、選購部門在仔細的核實了供應(yīng)商的信息后，需填寫《產(chǎn)品選購單》的基本資料部分，并提交相關(guān)部門存檔。

第四條、選購合同及品質(zhì)保證協(xié)議

1、選購合同：選購部門在與供應(yīng)商進行洽談且達成全都看法后，簽訂的有“供需關(guān)系”的法律性文件。選購合同需含有以下內(nèi)容：一是，雙方的全名、法人代表、聯(lián)系方式(電話、傳真)等信息;二是，所選購物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、交貨期限等;三是，質(zhì)量協(xié)議，違約責(zé)任等。

2、品質(zhì)保證協(xié)議：選購部門在確定供應(yīng)商之后，需與其簽署品質(zhì)保證協(xié)議，以保證所選購物品和后期服務(wù)的質(zhì)量。品質(zhì)保證協(xié)議需包括以下內(nèi)容：一是，承諾產(chǎn)品符合本行業(yè)的質(zhì)量標準，不以次充好;二是，若不能履行選購合同的條款，則需承當(dāng)?shù)倪`約責(zé)任。

第三章、附則

本制度自公布之日起開頭生效。

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為了進一步適應(yīng)市場經(jīng)濟進展，理順公司與供應(yīng)商之間的供求保障關(guān)系充分了解供應(yīng)商的各項實力，搞好公司內(nèi)外部的連接管理，確保滿意平安生產(chǎn)，穩(wěn)定連續(xù)生產(chǎn)的條件，進一步搞好公司生產(chǎn)原格物料保質(zhì)保量的選購供應(yīng)工作，特制定供應(yīng)商管理制度篇：

一、對公司所需的各種原料的生產(chǎn)廠家要廣泛的進行信息收集和了解，對有實力，有信譽的原料生產(chǎn)廠家列入供應(yīng)商儲備登記表，并逐步收集各類相關(guān)資料予以備案。以備供應(yīng)商選擇時參考。

二、各類供應(yīng)商選擇，要進行全面的分析了解，特殊是關(guān)系到平安生產(chǎn)的大宗原料、重要備件的A類供應(yīng)商，要全部充分進行市場調(diào)查、及實地考察，索取各種證件資料，如稅務(wù)登記、工商登記等資質(zhì)證明，生產(chǎn)答應(yīng)證、產(chǎn)品合格證(危急化學(xué)品還要索取平安技術(shù)說明書和平安標簽)，并對所供原料進行現(xiàn)場取樣分析;B類原料供應(yīng)商在完備以上資料后，可送樣品來公司進行分析驗證，部分供應(yīng)商進行現(xiàn)場考察;其它供應(yīng)商要求資料齊全。資質(zhì)、資料不齊全供應(yīng)商選擇的否認條件。

三、經(jīng)選擇合格的供應(yīng)商，簽訂供應(yīng)商合作合同(有效期為一年)，并建立供應(yīng)商檔案，各種資質(zhì)資料裝入供應(yīng)商檔案中;供應(yīng)商檔案內(nèi)的資料要不斷的更新，隨時記錄供應(yīng)商的最新信息資料。

四、依據(jù)供應(yīng)商的評價方法，每年對全部的供應(yīng)商進行一次全面的'評價(遇特別狀況可縮短評價時間)，達不到要求的賜予淘汰;合格的賜予續(xù)簽合同。

五、供應(yīng)商評價條件：

1、產(chǎn)品質(zhì)量;

2、技術(shù)服務(wù);

3、交貨速度;

4、對用戶的需求能否作出快速反應(yīng);

5、供應(yīng)商的信譽;

6、產(chǎn)品價格;

7、延期付款力量;

8、銷售人員的素養(yǎng)(才能、品德);

9、相關(guān)資料的優(yōu)劣。

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供應(yīng)商檔案管理是公司選購管理的重要內(nèi)容，而不能把它僅僅理解為是供應(yīng)商資料的收集、整理、存檔。建立完善的供應(yīng)商檔案管理系統(tǒng)和供應(yīng)商管理制度，有利于更好的了解供應(yīng)商之制程力量、品管功能，更清晰地確認其是否有供應(yīng)符合本錢、交期、品質(zhì)之產(chǎn)品的力量，是建立長期供需合作關(guān)系決策的重要根據(jù)。

第一條、供應(yīng)商檔案管理對象：

1、從時間序列來劃分：老供應(yīng)商、新供應(yīng)商、將來供應(yīng)商。新供應(yīng)商和將來供應(yīng)商為重點管理對象。

2、從交易過程來劃分：包括曾經(jīng)有過交易業(yè)務(wù)的供應(yīng)商、正在進行交易的供應(yīng)商和即將進行交易的供應(yīng)商。對于第一類供應(yīng)商，不能由于交易中斷而放棄對其的檔案管理；對于其次類的供應(yīng)商，需逐步充實和完善其檔案管理內(nèi)容；對于第三類供應(yīng)商，檔案管理的重點是全面搜集和整理資料，為即將綻開的交易業(yè)務(wù)預(yù)備資料。

3、從供應(yīng)商性質(zhì)來劃分：特別公司〔與本公司有特別業(yè)務(wù)等〕、一般公司等。這類供應(yīng)商因其性質(zhì)、供應(yīng)特點、供應(yīng)方式、供應(yīng)量等不同，對其實施的檔案管理的特點也不盡相同。

4、從供應(yīng)數(shù)量和市場地位來劃分：包括主力供應(yīng)商〔供貨時間長、供應(yīng)量大等〕，一般供應(yīng)商。不言而喻，供應(yīng)商檔案管理的重點應(yīng)放在主力供應(yīng)商上。

其次條、供應(yīng)商管理內(nèi)容

1、供應(yīng)商基礎(chǔ)資料，即公司所把握的供應(yīng)商最基本的原始資料，是檔案管理應(yīng)最先獵取的第一手資料。這些資料，是供應(yīng)商檔案管理的起點和基礎(chǔ)。供應(yīng)商基礎(chǔ)資料主要包括公司名稱、地址、電話、傳真、e—mail、網(wǎng)址、負責(zé)人、聯(lián)系人；公司概況、設(shè)備狀況、人力資源狀況、主要產(chǎn)品及原材料等。

2、供應(yīng)商特征：供應(yīng)力量、進展?jié)摿?、企業(yè)規(guī)模和知名度等。

3、業(yè)務(wù)狀況：主要包括目前及以往的銷售實績、經(jīng)營管理者和業(yè)務(wù)人員的素養(yǎng)、與其他競爭公司的關(guān)系、與本公司的業(yè)務(wù)聯(lián)系及合作看法等。

4、交易活動現(xiàn)狀：主要包括供應(yīng)商的交貨狀況、存在的問題、保持的優(yōu)勢、將來的對策；企業(yè)信譽與形象、信譽狀況、財務(wù)狀況等。

第三條、供應(yīng)商檔案管理方法

1、建立供應(yīng)商檔案卡。作為供應(yīng)商檔案管理的基礎(chǔ)工作，是建立供應(yīng)商檔案卡〔又稱供應(yīng)商管理卡、供應(yīng)商資料卡等〕。采納卡的形式，主要是為了填寫、保管和查閱便利。

供應(yīng)商檔案卡主要記載各供應(yīng)商的基礎(chǔ)資料，這種資料的取得，主要有三種形式：

①供應(yīng)供應(yīng)商資料卡，由供應(yīng)商填寫。

②由選購員通過平常的業(yè)務(wù)活動或其他各種渠道了解、收集供應(yīng)商的相關(guān)資料。

③通過本公司和供應(yīng)商已發(fā)生的選購狀況〔包括產(chǎn)品性能、產(chǎn)品質(zhì)量、售后服務(wù)等實際狀況〕。

然后依據(jù)這三種渠道反饋的信息，對供應(yīng)商的相關(guān)資料進行整理、核實匯總，填入供應(yīng)商檔案卡。

2、通過選購員與供應(yīng)商溝通建立供應(yīng)商檔案卡的主要做法是：編制供應(yīng)商信息周報，由匯總整理，周會時上報總經(jīng)理，據(jù)此建立綜合的供應(yīng)商檔案。

第四條、供應(yīng)商檔案管理應(yīng)留意問題

1、供應(yīng)商檔案管理應(yīng)保持動態(tài)性。供應(yīng)商檔案管理不同于一般的檔案管理。假如一經(jīng)建立，即置之不顧，就失去了其意義。需要依據(jù)供應(yīng)商狀況的改變，不斷地加以調(diào)整，消退過舊資料；準時補充新資料，不斷地供應(yīng)商的改變，進行跟蹤記錄。

2、供應(yīng)商檔案管理的重點不僅應(yīng)放在現(xiàn)有供應(yīng)商上，而且還應(yīng)更多地關(guān)留意向供應(yīng)商，為