《內(nèi)部聯(lián)系函》使用說明

內(nèi)部聯(lián)系函第1頁共2頁內(nèi)部聯(lián)系函簽發(fā)人：鄭丙奉文件發(fā)自辦公室文號辦內(nèi)1104002發(fā)文日期2011年4月14日經(jīng)辦鄭丙奉文件發(fā)至集團(tuán)本級各部門、子公司關(guān)于《內(nèi)部聯(lián)系函》的使用說明各部門、子公司：為探索和建立部門聯(lián)動機(jī)制，提高集團(tuán)各部門和子公司之間聯(lián)系的書面化，加強(qiáng)各部門之間的協(xié)作，辦公室特制作《內(nèi)部聯(lián)系函》版本?，F(xiàn)將本聯(lián)系函的使用作如下規(guī)定或建議：1、本聯(lián)系函不對外使用，僅用于集團(tuán)各部門/子公司之間日常正式工作聯(lián)系的函/書面憑證，以備追溯和留檔查閱之用，使部門之間聯(lián)系正規(guī)化和書面化，突出工作責(zé)任意識。2、本聯(lián)系函適用于集團(tuán)各部門/子公司之間任何工作聯(lián)系內(nèi)容，各部門/個(gè)人可根據(jù)實(shí)際工作的輕重緩急，視情況而定撰寫本聯(lián)系函。3、“簽發(fā)人”一欄為部門/子公司負(fù)責(zé)人。若使用文本打印的，則需負(fù)責(zé)人簽字；若通過電子文檔發(fā)送的，在無電子簽名的情況下，可直接使用宋體四號字。4、“文件發(fā)自”一欄為本聯(lián)系函的發(fā)出部門，應(yīng)盡量使用部門全稱之抬頭，如：辦公室、人力資源部、財(cái)務(wù)部、總工室、工程部、預(yù)算采購部、策劃營銷部。各子公司可使用習(xí)慣簡稱，建議（不限制）使用如下簡稱：花半里園林、藍(lán)城裝飾、楊帆物業(yè)、楊帆餐飲（或楊帆海鮮舫）。5、“文號”一欄由各部門/子公司自行編制，不拘形式，但必須唯一，方便對照和日后查閱。建議（不限制）在阿拉伯?dāng)?shù)字前加上一個(gè)字的部門/子公司的簡稱，以方便各部門聯(lián)合發(fā)文時(shí)的辨認(rèn)。例如：“辦內(nèi)1104001”表示辦公室2011年4月份的第一份內(nèi)部聯(lián)系函?！稗k”意為辦公室，以區(qū)別其他部門；“內(nèi)”意為《內(nèi)部聯(lián)系函》，以區(qū)別其他單證。6、“發(fā)文日期”一欄為本聯(lián)系函的發(fā)出日期，采用公歷形式。7、“經(jīng)辦人”一欄為本聯(lián)系函的撰寫者或者本聯(lián)系函內(nèi)容的具體使用者。公司里任何一位同事都有權(quán)利使用本聯(lián)系函進(jìn)行跨部門溝通和協(xié)作。8、“文件發(fā)至”一欄為本聯(lián)系函發(fā)往部門，格式參考上述第4點(diǎn)建議。若發(fā)至集團(tuán)所有部門和子公司的，則不必逐一羅列，可用統(tǒng)稱式如“集團(tuán)本級各部門和子公司”、“集團(tuán)本級各部門、楊帆物業(yè)”等等。9、標(biāo)題（事由）應(yīng)當(dāng)言簡意賅且表達(dá)主題，格式要求：小三號、黑體、居中。10、正文內(nèi)容應(yīng)該遵循基本的文本書寫規(guī)范，文字和段落格式要求：小四號，宋體。段落要求首行縮進(jìn)，1.5倍行距。重點(diǎn)標(biāo)記黑體、加粗。11、“抄報(bào)”一欄為發(fā)文部門的上級主管領(lǐng)導(dǎo)/部門，是否需要抄報(bào)各部門可視實(shí)際情況而定。12、“抄送”一欄為發(fā)文部門的平級部門，是否需要抄送其他部門知悉亦可視實(shí)際情況而定。13、本聯(lián)系函保存后，建議（不限制）在文件名后添注關(guān)鍵詞，以備日后檢索，如“辦內(nèi)1104002（《內(nèi)部聯(lián)系函》使用說明）”。特作上述說明，各部門可參照使用