論秘書協(xié)調(diào)工作的重要性

論秘書協(xié)調(diào)工作的重要性

秘書活動是圍繞指導活動的需要和目標開展的一項額外工作。在新時期我國秘書工作的指導思想在圍繞黨的基本路線,搞好“三個服務”的同時,工作方式出現(xiàn)了“四個轉(zhuǎn)變”:即從偏重辦文辦事轉(zhuǎn)變?yōu)榧绒k文辦事,又出謀獻策;從收發(fā)傳遞信息轉(zhuǎn)變?yōu)榫C合處理信息;從單純憑老經(jīng)驗辦事轉(zhuǎn)變?yōu)閷嵭锌茖W化管理;從被動服務轉(zhuǎn)變?yōu)榱幹鲃臃?。協(xié)調(diào)關系是秘書的重要職能之一。特別在當前新的歷史時期,隨著社會主義市場經(jīng)濟的迅猛發(fā)展,秘書工作的內(nèi)涵和外延必將不斷得到加深和拓寬,并直接影響機關工作的質(zhì)量和效率。秘書協(xié)調(diào)職能的強化,在當前已成為秘書工作的一項重要任務。任何管理工作,特別是現(xiàn)代管理工作,都需要有效的協(xié)調(diào)。協(xié)調(diào)是指在其職責范圍內(nèi),或在領導的授權(quán)下,調(diào)整和改善組織之間、工作之間、人際關系之間的關系,促使各項活動趨向同步化與和諧化,以實現(xiàn)共同目標的過程。協(xié)調(diào)活動是一種復雜的管理過程,它由諸多相互聯(lián)系,相互作用的要素構(gòu)成,包括協(xié)調(diào)者、協(xié)調(diào)對象、協(xié)調(diào)意圖、協(xié)調(diào)目標和協(xié)調(diào)環(huán)境。協(xié)調(diào)工作是一個內(nèi)涵很寬泛的概念。由于其工作所涉及的主、客體都是公共關系機構(gòu),所以它又具有處理和調(diào)解公共關系機構(gòu)之間的工作的某些功能。從協(xié)調(diào)要素看,協(xié)調(diào)工作應包含以下三層意思:1.協(xié)調(diào)必須是雙方或多方的,一方無所謂協(xié)調(diào)。如一個人對某項活動作為事前事后產(chǎn)生不同的或者是相反的看法,這只是人的頭腦思維過程,是人腦的自我調(diào)節(jié)。2.協(xié)調(diào)必須通過主客體之間的內(nèi)力作用。必須是雙方或多方發(fā)生關聯(lián)。3.協(xié)調(diào)的目的是使雙方或多方意見盡量達成統(tǒng)一。由于秘書協(xié)調(diào)的政務事務工作又屬于領導管理科學的范疇,因此,它又包含有管理科學的方法和藝術(shù)?？梢哉f協(xié)調(diào)是公共關系和領導藝術(shù)相結(jié)合的具有獨立特點的綜合職能。秘書協(xié)調(diào)在領導工作、機關工作和秘書工作中都占有重要地位,具有重要的意義。首先,從領導工作來看。領導親自協(xié)調(diào)具有很強的權(quán)威性和有效笥,但領導者不可能事無巨細,事必躬親,即使重大事項的協(xié)調(diào),也不必包攬其中的事務性工作。這就需要秘書人員發(fā)揮參謀助手作用,參與或由領導授權(quán)承辦協(xié)調(diào)任務。從這個意義上講,秘書協(xié)調(diào)就是領導活動的延伸與補充,有利于領導工作的正常運行。其次,從機關工作上看。由于專業(yè)分工需要,組織機構(gòu)一般由領導機關和職能部門組成統(tǒng)一工作整體。而任何一項機關工作又都涉及到許多部門和個人,這就需要相互支持與合作。在實際工作中,因目標上的不一樣,認識不一致和行動上的不統(tǒng)一,往往會發(fā)生各種各樣的矛盾。秘書部門處在機關的樞紐位置,承擔協(xié)調(diào)任務,輔助領導化解矛盾,理順關系,可以提高機關工作質(zhì)量和效率。第三,從秘書工作看。隨著形勢的發(fā)展,秘書工作的轉(zhuǎn)變,協(xié)調(diào)工作日益突出,已成為秘書工作的重要職能之一。它既拓寬了秘書工作的領域,又提高了秘書工作的水平,從而強化了秘書部門的參謀助手作用,推動秘書工作向深度和廣度發(fā)展。一般說來,秘書協(xié)調(diào)的范圍有以下三個方面:1.內(nèi)向協(xié)調(diào),亦稱內(nèi)部協(xié)調(diào)。它是同一組織機構(gòu)中部門與部門之間各種關系的協(xié)調(diào),如協(xié)調(diào)同一政府內(nèi)各部門之間的各種關系。內(nèi)向協(xié)調(diào)是秘書協(xié)調(diào)的重點。由于這類協(xié)調(diào)屬于平行協(xié)調(diào),秘書人員應在相互溝通,有利于工作的前提下,通過協(xié)商解決矛盾。2.縱向協(xié)調(diào)。又稱上下級協(xié)調(diào),就是同一組織系統(tǒng)中不同層次之間各種關系的協(xié)調(diào)。其中以下行協(xié)調(diào)較多,而且難度較大。由于縱向協(xié)調(diào)是上下級關系的協(xié)調(diào),秘書人員應按組織之間的隸屬關系,正確對待上下級,謹慎處理各種矛盾。如協(xié)調(diào)下級正確理解上級決策意圖,反復與下級部門協(xié)商修改報告、請示,再重新上報上級機關等。3.橫向協(xié)調(diào),亦稱外部協(xié)調(diào)。就是不同組織或不相隸屬組織之間各種關系的協(xié)調(diào)。這種協(xié)調(diào)工作主要有二類,一是秘書部門將本機關與相關機關的事項進行協(xié)調(diào)。這類情況常見的是聯(lián)合機關的上行文或聯(lián)合機關的下行文。二是同級機關為實現(xiàn)目標采取行動前與秘書部門先行協(xié)商、制定預案,比如同級機關聯(lián)合召開會議的會前協(xié)商準備。隨著社會主義市場經(jīng)濟的發(fā)展,橫向協(xié)調(diào)在秘書協(xié)調(diào)中日益增多,特別是在黨政職能分開的今天顯得更加重要。由于這類協(xié)調(diào)具有較強的開放性和動態(tài)性,秘書人員應通過良好的信息交流和公關藝術(shù),去處理矛盾,建立合作關系。秘書協(xié)調(diào)范圍的廣泛性決定了秘書協(xié)調(diào)內(nèi)容的多樣性?？v觀各類秘書部門的協(xié)調(diào)活動,其主要內(nèi)容有:1.決策協(xié)調(diào)?？茖W決策,特別是宏觀決策往往涉及到許多機構(gòu)和人員,可以說是一項系統(tǒng)工程,在管理體制上它需要各機關的統(tǒng)一行動;在管理職能上,它需要各組織的密切配合;在管理主體上,它需要員工們的共同努力。實踐證明,通過秘書部門的決策協(xié)調(diào),將各種機構(gòu)、各種力量和各種活動和諧有序地統(tǒng)一起來,才能取得滿意的決策效益。2.政策協(xié)調(diào)。由于政策的形成、生效和終止,關系到許多組織、集團和個人利益,因此某項政策的制定和執(zhí)行,常常會產(chǎn)生各種矛盾乃至沖突,這就需要秘書人員做好政策要素、政策系統(tǒng)、政策沿革和政策環(huán)境的協(xié)調(diào)活動,才能維護和增強政策的權(quán)威性、完整性、可行性和實效性。3.計劃協(xié)調(diào),也就是協(xié)調(diào)編制和執(zhí)行工作計劃過程中的各種關系,如年度計劃、中心工作計劃和決策實施計劃的協(xié)調(diào)。4.事務協(xié)調(diào)。就是協(xié)調(diào)所做或要做事情的各種關系,它主要包括(1)辦文方面的協(xié)調(diào),如聯(lián)合行文、聯(lián)合承辦、聯(lián)合催辦的協(xié)調(diào);(2)辦會方面,如會議議題、文件、會議活動的協(xié)調(diào);(3)辦事方面的協(xié)調(diào),如大型調(diào)查的協(xié)調(diào),規(guī)模督查的協(xié)調(diào)及來訪接待的協(xié)調(diào)等等,此外,還有臨時交辦事項和突發(fā)性事項的協(xié)調(diào)。5.人際協(xié)調(diào)。即協(xié)調(diào)公務活動中人與人之間的各種關系。它包括秘書與公務人員或其他社會成員之間所形成的關系;協(xié)調(diào)同事關系;協(xié)調(diào)同級關系和協(xié)調(diào)領導者關系。協(xié)調(diào)人際關系,可以建立良好的人際環(huán)境,能夠消除人們之間的矛盾,融洽人們之間的關系,從而為領導工作和秘書工作創(chuàng)造和諧的人際環(huán)境。通過協(xié)調(diào)人際關系,可以消除領導與被領導之間,同級和同事之間的分歧或沖突,進一步調(diào)動各方面的積極性,發(fā)揮機關工作的整體功能。同時,協(xié)調(diào)人際關系還能和諧人際關系,激發(fā)人的創(chuàng)造性,最大限度地發(fā)揮人的潛能。由此看來,協(xié)調(diào)好人際關系,對于建立改善良好的人際環(huán)境,提高領導效能,維護領導形象,推動秘書工作和促進秘書成長等都有著重要的實踐意義,也是秘書協(xié)調(diào)的重要內(nèi)容。協(xié)調(diào)工作是有一定嚴格程序的,這個程序主要包括以下內(nèi)容:1.受托。即秘書部門接受他人委托的協(xié)調(diào)任務。其內(nèi)容包括受托者、受托日期、受托內(nèi)容、受托要求、受托處理。它是協(xié)調(diào)工作的起點,也是秘書協(xié)調(diào)的依據(jù)。2.審理。就是對受托項目進行審議,以決定是否受理和如何受理。審理是協(xié)調(diào)工作的“關口”,其目的在于限制協(xié)調(diào)范圍,控制協(xié)調(diào)數(shù)量,為此,秘書部門應制定協(xié)調(diào)的職責和受理的標準,從制度上規(guī)定秘書協(xié)調(diào)的范圍和任務。3.核查。對已受理的協(xié)調(diào)事項進行調(diào)查、核實和研究,以便統(tǒng)一認識和行動。秘書人員在該階段的主要任務是收集協(xié)調(diào)對象的背景材料,查閱有關政策規(guī)定,進行必要的實地調(diào)查,聽取主管部門意見和要求。核查是協(xié)調(diào)工作的前提和基礎。4.協(xié)商。將受理問題的方案同協(xié)調(diào)各方見面,并通過共同商量以取得一致意見。協(xié)商是協(xié)調(diào)工作的關系環(huán)節(jié),也是秘書協(xié)調(diào)的原則。秘書人員應以平等、兼和的態(tài)度,善于同協(xié)調(diào)各方商量問題,形成共識,解決矛盾。5.受理。就是在充分協(xié)商的基礎上,對協(xié)調(diào)各方一致接受的受理意見作出決定并付諸實施。受理是秘書工作的終結(jié)環(huán)節(jié),從協(xié)調(diào)到受理這一環(huán)節(jié),協(xié)調(diào)過程基本結(jié)束,任務也基本完成。事物都有一定的規(guī)律。在機關事務工作中,任何事情都要遵循一定的原則,否則就干不好工作。行政機關特別是黨政機關的協(xié)調(diào)工作具有很強的政治性、政策性,協(xié)調(diào)人員要順利完成協(xié)調(diào)工作必須遵循下列原則:(一)信息溝通原則。信息是協(xié)調(diào)的基礎,協(xié)調(diào)的過程就是信息溝通的過程。秘書人員在協(xié)調(diào)中,一要收集與協(xié)調(diào)內(nèi)容有關的信息,熟悉協(xié)調(diào)對象的歷史與現(xiàn)狀,并及時向領導者報告有關情況;二是要收集協(xié)調(diào)對象的現(xiàn)實態(tài)度、情緒和要求,及時在被協(xié)調(diào)者之間傳遞;在結(jié)束階段,還要收集協(xié)調(diào)對象對受理決定的貫徹執(zhí)行情況,并向領導反饋。(二)整體優(yōu)化原則。任何社會組織都是一個特定的系統(tǒng),有它的整體性。秘書協(xié)調(diào)的根本目的,就是通過正確受理局部與全局的關系,充分發(fā)揮組織系統(tǒng)的整體功能,努力實現(xiàn)組織的總體目標。這就要求秘書人員在協(xié)調(diào)時,要以全局為重,引導協(xié)調(diào)各方自覺地服從全局利益。(三)平等協(xié)商原則。秘書協(xié)調(diào)的性質(zhì)和特點要求秘書人員必須堅持平等協(xié)商的原則。即把自己與協(xié)調(diào)對象擺在平等的位置上,待人以誠,商量共事,公平合理地受理各種矛盾。切不可擺出“二首長”架式,做強加于人的事情,同時也要防止協(xié)調(diào)中不講原則,避免“各打五十大板”的現(xiàn)象發(fā)生。(四)利益均衡原則。在社會生活中,特別是在當今改革開放時期,矛盾主要表現(xiàn)為:國家、集體、個人三者利益之間的矛盾,矛盾的焦點又多是經(jīng)濟利益。這就要求秘書人員在協(xié)商受理問題時,既要說服協(xié)調(diào)各方顧全大局,并以局部利益服從全局利益,同時也要引導協(xié)調(diào)各方堅持合法利益,并以法維護和滿足他們的正當要求。正確的結(jié)論應該是:統(tǒng)籌兼顧,利益均衡。(五)分級負責原則。要求秘書人員在協(xié)調(diào)中按照科學管理的等級原理,哪一級的協(xié)調(diào),就由哪一級負責。凡是部門之間能夠自行協(xié)商解決的問題,或由綜合職能部門出面能夠協(xié)商解決的問題,就不要上推;凡是能夠協(xié)調(diào)而沒有協(xié)調(diào)的問題,或者是未能先行協(xié)調(diào)的問題,上級組織特別是秘書部門,也不應予以受理,以防止推諉、扯皮等不良作風發(fā)生,從而提高機關工作質(zhì)量和效率。秘書協(xié)調(diào)的方法分為基本的協(xié)調(diào)方法和具體的協(xié)調(diào)方法?；镜膮f(xié)調(diào)方法按其內(nèi)容有以下四種方法:(一)行政方法。是指秘書人員依靠行政組織通過行政渠道,運用行政手段進行協(xié)調(diào)的一類方法。這類方法憑借組織之間的隸屬關系,常采取下達命令、指示和指令,或運用行政法規(guī)規(guī)章和行政措施等形式,以保障協(xié)調(diào)工作的正常運行。行政方法具有較強的權(quán)威性,強制性效果也很顯著,但秘書人員必須要把握住自己的職業(yè)角色,不可以領導者身份發(fā)號施令。秘書的任務只是傳達命令,并協(xié)助和監(jiān)督行政命令的貫徹執(zhí)行。(二)經(jīng)濟方法。它是秘書人員依靠經(jīng)濟規(guī)律運用經(jīng)濟手段和經(jīng)濟形式進行協(xié)調(diào)的一類方法。如利用價格、工資、利潤、稅收、利息、資金和罰款等手段,以及經(jīng)濟合同、經(jīng)濟責任制等等管理形式,使被協(xié)調(diào)者的行為與經(jīng)濟利益相聯(lián)系,從而促進協(xié)調(diào)工作的成功。采用經(jīng)濟方法進行協(xié)調(diào),要求秘書人員必須懂得經(jīng)濟理論、經(jīng)濟規(guī)律和現(xiàn)行政策。(三)法律方法。它是秘書人員依靠現(xiàn)行的法律、法令和法規(guī),運用經(jīng)濟司法和行政司法手段進行協(xié)調(diào)的一類方法。如利用國家權(quán)力機關和國家行政機關制定并頒布的計劃法、統(tǒng)計法、經(jīng)濟合同法、企業(yè)法、水法、稅法、土地法等來規(guī)范被協(xié)調(diào)者行為,如土地糾紛,在協(xié)調(diào)中必須以土地法規(guī)為準則,依法辦事,才能保證協(xié)調(diào)結(jié)果的正確性。對此,要求秘書人員必須懂法知法,熟悉司法程序,具備良好的依法辦事的能力。(四)疏導方法。是指秘書人員依靠思想教育,運用各種疏導性措施,進行協(xié)調(diào)的一類方法。如利用引導,即帶領被協(xié)調(diào)者向協(xié)調(diào)目標行動。勸說,即用啟發(fā)、忠告、說理來說服被協(xié)調(diào)者而激勵其通過肯定、批評來滿足被協(xié)調(diào)者的某種需求。疏導方法在協(xié)調(diào)上下級人員關系時較為普遍。在運用該法時應做到既要實事求是,又要注意針對性,富有感染力,做到合情合理。在一定意義上說,秘書協(xié)調(diào)就是一個連續(xù)疏導過程。協(xié)調(diào)工作是有一定的藝術(shù)的。藝術(shù)是一個文學概念。藝術(shù)被借用到協(xié)調(diào)工作中,是指富有創(chuàng)造性的協(xié)調(diào)工作的方式和方法。各種藝術(shù)現(xiàn)象普遍存在于我們的工作之間,比如,同樣是用召開會議方法協(xié)調(diào)事件,有的協(xié)調(diào)人員主持會議,與會者發(fā)言踴躍,緊圍中心,很快達成協(xié)議。有的協(xié)調(diào)會議則話說一堆,但不明含意,發(fā)言不著邊際,與會者不滿,協(xié)調(diào)者喪氣。上下對比,就可以看出這方面?zhèn)€人的協(xié)調(diào)藝術(shù)是有差別的。那么協(xié)調(diào)藝術(shù)主要包括哪些內(nèi)容呢?首先是溝通藝術(shù)。從管理學角度看,溝通是前提,協(xié)調(diào)是結(jié)果。因此,學會運用溝通藝術(shù),可以促進有效的協(xié)調(diào)。溝通藝術(shù)包含以下幾方面要素:(一)善于觀察。秘書人員通過觀察、傾聽,了解被協(xié)調(diào)者所表露出的各種語言和非語言信息,并加以判斷、分析,來確定協(xié)調(diào)各方的態(tài)度和傾向,如誰贊成什么和為何贊成,以及協(xié)調(diào)各方必保的目標、爭取的目標和讓步的目標等都可以通過觀察找到根據(jù)。(二)巧用幽默。當協(xié)調(diào)氣氛呈現(xiàn)緊張狀態(tài)時,秘書人員可使用雙關語、軼事、故事、格言、警句、反語等幽默形式,從而給協(xié)調(diào)對象帶來歡樂和喜悅,以沖淡或消除彼此間的對立、僵持、爭執(zhí)等消極情緒?？梢哉f,幽默是調(diào)節(jié)人際關系的特殊良方,會產(chǎn)生一種積極的力量。(三)私下交往。私下交往的形式有拜訪、游玩、娛樂、宴請、探病等。私下交往的主體可以是協(xié)調(diào)者本人,也可以委托他人,通過私下交往,可以增進友情、互通信息、消除隔閡,起到正式溝通所起不到的作用。其二是應變藝術(shù)。針對事物發(fā)展變化的動態(tài)過程,協(xié)調(diào)者必須根據(jù)變化了的情況,隨時對協(xié)調(diào)的內(nèi)容、程序、目的和協(xié)調(diào)方式等作出相應的調(diào)整。應變藝術(shù)主要有:(一)一鼓作氣。某些協(xié)調(diào)活動,由于協(xié)調(diào)內(nèi)容單一,或被協(xié)調(diào)者有誠意或協(xié)調(diào)者經(jīng)驗豐富常出現(xiàn)順利局面,無須按原計劃進行,這時,秘書人員應見機行事,一鼓作氣,盡快結(jié)束協(xié)調(diào)活動。(二)迂回前進。當協(xié)調(diào)遇到難題而出現(xiàn)僵局時,協(xié)調(diào)者應避重就輕,迂回前進,如當協(xié)調(diào)受阻時,可先就被協(xié)調(diào)者樂于接受的方案進行協(xié)調(diào),待條件成熟時,再回過頭來攻關,這在協(xié)調(diào)中應靈活掌握。(四)變通執(zhí)行。在行政事務中,經(jīng)常會出現(xiàn)按現(xiàn)行政策行事,出現(xiàn)矛盾而難以解決,協(xié)調(diào)無法進行的情況。這就需要秘書人員從實際出發(fā),作出非原則性的變動,以促進協(xié)調(diào)的成功。變通的方法有:沿用慣例、比照辦理、折衷行事,特殊情況下,也不妨破例行事。第三,駕馭藝術(shù)。所謂駕馭藝術(shù),就是協(xié)調(diào)中的控制之術(shù)?？刂剖菂f(xié)調(diào)不可分割的組成部分。協(xié)調(diào)者掌握了駕馭之術(shù),就等于掌握了協(xié)調(diào)的主動權(quán)。(一)捕捉時機。常言道,機不可失,時不再來。任何事物的發(fā)展變化都存在著時機,協(xié)調(diào)是一種動態(tài)的管理過程,也同樣存在時機。由于時機因人、因地、因事而異,秘書人員要能及時發(fā)現(xiàn)問題,把握戰(zhàn)機,認準形勢,當機立斷,在捕捉時機時要看準“火候”,學會“察顏觀色”。當領導人正為某事不高興時,你去協(xié)調(diào)他與其他人的關系,非砸鍋不可。同時還應具備隨機應變、等待時機等應變本領。(三)把握環(huán)境。協(xié)調(diào)環(huán)境是協(xié)調(diào)活動賴以存在和發(fā)展的空間條件,大凡成功的協(xié)調(diào),都與協(xié)調(diào)者把握環(huán)境有關。把握環(huán)境,首先要熟悉組織概況、社會動向和協(xié)調(diào)中可能發(fā)生變化等背景因素。其次要合理利用視覺空間,正確安排聽覺空間和掌握情感空間。第三還要因地制宜,采取不同的辦法。只有這樣,才能創(chuàng)造一個良好的協(xié)調(diào)環(huán)境。(三)留有余地。為減少非常規(guī)性協(xié)調(diào)的盲目性,應付協(xié)調(diào)環(huán)境的意外