采購(gòu)管理手冊(cè)

```````````采購(gòu)手冊(cè)的編訂目的采購(gòu)手冊(cè)的編訂目的為了使公司有關(guān)采購(gòu)事務(wù)均能遵循制度辦理，便于最適當(dāng)時(shí)間、在可能范圍內(nèi)以最低價(jià)格，向最適當(dāng)?shù)墓?yīng)商，購(gòu)置品質(zhì)最正確、數(shù)量最恰當(dāng)?shù)脑?、輔料、商品或效勞，特制訂本手冊(cè)。采購(gòu)的定義采購(gòu)的定義企業(yè)根據(jù)需求提出采購(gòu)方案、審核方案、選好供應(yīng)商、經(jīng)過(guò)商務(wù)談判確定價(jià)格、交貨及相關(guān)條件，最終簽訂合同并按要求收貨付款的過(guò)程。適用范圍適用范圍1．原料：是指直接使用于生產(chǎn)之原材料，是構(gòu)成產(chǎn)品最主要的成分。通常，原料是在產(chǎn)品的制造本錢(qián)中，所占比例最高的工程?！?〕〔2〕、〔3〕〔4〕2．輔料：在產(chǎn)品的制造過(guò)程中，除了原材料之外所耗用的材料均屬之?！?〕油漆：〔2〕膠粘劑〔3〕包裝：紙箱、熱收縮膜、PE纏繞膜、PE珍珠棉、防潮膜、機(jī)用打包帶、透明膠帶、鋼卷帶、打包扣、托盤(pán)3．燃料：煤4．其它：〔1〕砂帶〔2〕刀具采購(gòu)政策一．采購(gòu)政策1．本公司物料供應(yīng)采用集中采購(gòu)制度。2．本公司物料采購(gòu)方案系根據(jù)物料需求方案而擬訂。3．本公司對(duì)儲(chǔ)藏物料采用預(yù)購(gòu)備用方式采購(gòu)，對(duì)非儲(chǔ)藏物料采用現(xiàn)用現(xiàn)購(gòu)方式采購(gòu)。4．本公司采購(gòu)人員應(yīng)采取客觀公正之態(tài)度并保持價(jià)值觀念從事業(yè)務(wù)。5．本公司采購(gòu)得經(jīng)由供應(yīng)商或制造商以詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)方式辦理。6．每一購(gòu)案之供應(yīng)商或制造商，除因采購(gòu)金額微小或因事實(shí)上不可能外，應(yīng)以指定兩家或兩家以上詢價(jià)為原那么。7．本公司采購(gòu)在必要時(shí)以訂立長(zhǎng)期合約或短期采購(gòu)合約方式辦理。是否以訂約為宜，及訂約有效期限之長(zhǎng)短，應(yīng)以與本公司最有利之因素考慮。8．本公司對(duì)物料采購(gòu)應(yīng)加強(qiáng)方案與預(yù)算之功能，以增進(jìn)效率，降低本錢(qián)。9．本公司對(duì)物料采購(gòu)應(yīng)實(shí)施市場(chǎng)調(diào)查工作，建立有關(guān)資料，作為選擇供應(yīng)商之依據(jù)。10．本公司對(duì)物料采購(gòu)工作之進(jìn)行，應(yīng)實(shí)施獨(dú)立之追蹤制度，以增進(jìn)工作效能。11．本公司對(duì)物料采購(gòu)過(guò)程應(yīng)保持完整之記錄，以供充分參考運(yùn)用。二．采購(gòu)政策之評(píng)估與修訂采購(gòu)政策之評(píng)估作業(yè)，應(yīng)先依據(jù)公司現(xiàn)行的采購(gòu)政策，對(duì)各采購(gòu)工程的供應(yīng)來(lái)源展開(kāi)研究，并列出其優(yōu)、缺點(diǎn)；其次再以“采購(gòu)工程〞為主，針對(duì)每一個(gè)工程的采購(gòu)政策，予以檢討修正，進(jìn)而消除現(xiàn)有政策對(duì)采購(gòu)工程所既存的缺點(diǎn)。在檢討修正采購(gòu)政策時(shí)，同時(shí)應(yīng)以業(yè)種別、廠商別及零件別為基準(zhǔn)，進(jìn)行檢討其影響購(gòu)入本錢(qián)的變動(dòng)因素，例如：目前及日后的經(jīng)濟(jì)動(dòng)向市場(chǎng)變化等因素，加以思考分析，才決定是獨(dú)家采購(gòu)，還是多家分散采購(gòu)或一般性訂購(gòu)方式，以使購(gòu)置政策具有高度彈性。在評(píng)估采購(gòu)政策時(shí)，可使用以下檢核工程，進(jìn)行檢討：1．采購(gòu)政策是否具有可配合市場(chǎng)、經(jīng)濟(jì)動(dòng)向或其交易內(nèi)容變異之彈性？2．中、長(zhǎng)期或年度的采購(gòu)執(zhí)行方式是否明確？3．在執(zhí)行訂貨前，是否已檢討集中及分散采購(gòu)等方法的優(yōu)缺點(diǎn)？4．交易形態(tài)能否適切的運(yùn)用，以降低采購(gòu)本錢(qián)？5．改變訂貨量對(duì)于采購(gòu)本錢(qián)會(huì)有影響嗎？6．是否對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)鑒？7．是否依供應(yīng)商評(píng)鑒結(jié)果進(jìn)行訂貨？8．是否積極的輔導(dǎo)或培育協(xié)力廠？9．對(duì)協(xié)力廠的輔導(dǎo)成果是否反映在采購(gòu)本錢(qián)上？采購(gòu)制度采購(gòu)制度采購(gòu)制度系指企業(yè)對(duì)采購(gòu)工作之管理。依據(jù)企業(yè)的規(guī)模、地理?xiàng)l件、產(chǎn)品種類(lèi)等采取中央集權(quán)方式的“集中制〞，或是地方分權(quán)方式的“分散制〞，或是兼分權(quán)與集權(quán)的混合方式的“混合制〞。一．集中制將采購(gòu)工作集中一個(gè)部門(mén)辦理，做到極點(diǎn)時(shí)，總公司各部門(mén)、分公司及各工廠均無(wú)采購(gòu)權(quán)責(zé)?！惨弧硟?yōu)點(diǎn)1．集中采購(gòu)可使數(shù)量增加，提高對(duì)賣(mài)方的談判力量，較易獲得價(jià)格折讓與良好效勞。2．只有一個(gè)采購(gòu)部門(mén)，因此采購(gòu)方針與作業(yè)規(guī)那么，比較容易統(tǒng)一實(shí)施。3．采購(gòu)功能集中，減少人力浪費(fèi)；便利人才培養(yǎng)與訓(xùn)練；推行分工專業(yè)性，使采購(gòu)作業(yè)本錢(qián)降低，效率提升。4．建立各部門(mén)共同物料的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)格，可以簡(jiǎn)化種類(lèi)，互通有無(wú)，亦可節(jié)省檢驗(yàn)工作時(shí)間。5．可以統(tǒng)籌規(guī)劃供需數(shù)量，防止各自為政，產(chǎn)生過(guò)多存貨，各部門(mén)過(guò)剩物資，亦可相互轉(zhuǎn)用。〔二〕缺點(diǎn)1．采購(gòu)流程過(guò)長(zhǎng)，延誤時(shí)效；零星、地域性及緊急采購(gòu)狀況難以適應(yīng)。2．非共同性物料集中采購(gòu)，并無(wú)數(shù)量折扣利益。3．采購(gòu)與使用單位別離，采購(gòu)績(jī)效較差。例如規(guī)格確認(rèn)，物品轉(zhuǎn)運(yùn)等費(fèi)事耗時(shí)?！踩呈褂脿顩r1．企業(yè)產(chǎn)銷(xiāo)規(guī)模不大，采購(gòu)量值小，全公司只要一個(gè)采購(gòu)單位來(lái)辦理，即可充分滿足各部門(mén)對(duì)物品或勞務(wù)的需求。2．企業(yè)各部門(mén)及工廠集中一處，采購(gòu)工作并無(wú)因地制宜之必要。或部門(mén)與需用部門(mén)雖非同處一地，但因距離亦非遙遠(yuǎn)，通信工具相當(dāng)便捷，采購(gòu)工作集中由一單位辦理，尚不至于影響需求時(shí)效。3．企業(yè)雖有數(shù)個(gè)生產(chǎn)機(jī)構(gòu)，但是產(chǎn)品種類(lèi)大同小異，集中采購(gòu)可以到達(dá)“以量制價(jià)〞的效果。二．分散制將采購(gòu)工作分散給各需用部門(mén)分別辦理。此一種制度通常使用于企業(yè)規(guī)模較大，工廠分散與較廣區(qū)域的企業(yè)。此類(lèi)企業(yè)，假設(shè)采用集中制，那么容易產(chǎn)生采購(gòu)上的遲延，且不易應(yīng)付緊急需要，而購(gòu)用部門(mén)的聯(lián)系相當(dāng)困難，采購(gòu)作業(yè)與單據(jù)流程顯得漫長(zhǎng)復(fù)雜。除了前述地理因素造成采用分散制的理由外，假設(shè)散布各地的工廠，在生產(chǎn)設(shè)備、貯藏設(shè)備、社區(qū)的經(jīng)濟(jì)責(zé)任等，具有獨(dú)特的差異性時(shí)，亦以采用分散制較為適宜。三．混合制兼取集中、分散制優(yōu)點(diǎn)而成。凡屬共同性物料，采購(gòu)金額較大者，或進(jìn)口品等，均集中由總公司采購(gòu)部辦理；小額、因地制宜、臨時(shí)性的采購(gòu)，那么授權(quán)分公司或各廠執(zhí)行。公司組織架構(gòu)圖參見(jiàn)后附圖采購(gòu)授權(quán)采購(gòu)授權(quán)為了圓滿執(zhí)行工作并到達(dá)目標(biāo)，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)有以下四種決策權(quán)：供應(yīng)商之選擇。交易價(jià)格及條件之決定。采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)之確認(rèn)。4．與潛在供應(yīng)商之接觸聯(lián)系。再就采購(gòu)部門(mén)而言，為實(shí)施分層負(fù)責(zé)，提高工作效率，通常會(huì)實(shí)施以下兩種授權(quán)措施：內(nèi)部授權(quán)采購(gòu)主管秉承上級(jí)主管或公司制度，在一定金額內(nèi)有決定采購(gòu)之權(quán)。超過(guò)此一權(quán)限，仍需呈請(qǐng)上級(jí)主管核定。外部授權(quán)除了采用混合式采購(gòu)制度之外部授權(quán)狀況外，尚有對(duì)于執(zhí)行專案方案人員之授權(quán)〔不受公司原有采購(gòu)制度之約束〕，或采購(gòu)部門(mén)認(rèn)定由使用部門(mén)自行辦理更為妥當(dāng)之授權(quán)。金額較大之外部授權(quán)，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)保存查核之權(quán)，以免發(fā)生流弊。公司采購(gòu)核決表負(fù)責(zé)人權(quán)項(xiàng)目限供應(yīng)部負(fù)責(zé)人技術(shù)部負(fù)責(zé)人質(zhì)量部負(fù)責(zé)人財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人公司副總經(jīng)理公司總經(jīng)理原輔材料采購(gòu)合同復(fù)審復(fù)審復(fù)審復(fù)審復(fù)審核決原輔材料采購(gòu)訂單復(fù)審核決零星材料采購(gòu)復(fù)審復(fù)審復(fù)審核決采購(gòu)方案及預(yù)算復(fù)審核決入庫(kù)單核決檢驗(yàn)單核決退貨單核決結(jié)算單復(fù)審核決稅票復(fù)審核決作業(yè)流程作業(yè)流程凡企業(yè)規(guī)模愈大，采購(gòu)金額偏高者，對(duì)程序的設(shè)計(jì)愈為重視。茲將一般采購(gòu)作業(yè)的流程設(shè)計(jì)應(yīng)注意的要點(diǎn)，列述如下：1．先后順序及時(shí)效控制即應(yīng)注意其流暢性與一致性，并考慮作業(yè)流程所需要時(shí)限。譬如，防止同一主管對(duì)同一采購(gòu)案件，做數(shù)次的簽核；防止同一采購(gòu)案件，在不同部門(mén)有不同的作業(yè)方式；防止一個(gè)采購(gòu)案件會(huì)簽部門(mén)太多，影響作業(yè)時(shí)效。2．關(guān)鍵點(diǎn)之設(shè)置即為便于控制，使各項(xiàng)在處理中的采購(gòu)作業(yè)，在各階段均能追蹤管制。3．劃分權(quán)責(zé)或任務(wù)即各項(xiàng)作業(yè)手續(xù)及查核責(zé)任，應(yīng)有明確權(quán)責(zé)規(guī)定及查核方法。譬如，請(qǐng)購(gòu)、采購(gòu)、驗(yàn)收、付款等權(quán)責(zé)均予區(qū)分。4．作業(yè)過(guò)程中發(fā)生摩擦、重復(fù)與混亂即注意變化性或彈性范圍以及偶發(fā)時(shí)間之因應(yīng)法那么。5．繁簡(jiǎn)或被重視的程度，應(yīng)與所處理業(yè)務(wù)或采購(gòu)各項(xiàng)的重要性或價(jià)值的大小相適應(yīng)即凡涉及數(shù)量較大，價(jià)值較高，或易發(fā)生舞弊之作業(yè)，應(yīng)有較嚴(yán)密之處理監(jiān)督。反之，那么可略予放寬，以求提高工作效率。6．程序應(yīng)合時(shí)宜即應(yīng)注意程序的及時(shí)改進(jìn)。早期設(shè)計(jì)的處理程序或流程，經(jīng)過(guò)假設(shè)干時(shí)日后，應(yīng)加以檢討，不斷改進(jìn)，以因應(yīng)組織的變更，或作業(yè)上的實(shí)際需要。由上述采購(gòu)作業(yè)流程設(shè)計(jì)應(yīng)注意的各項(xiàng)要點(diǎn)，可以了解采購(gòu)流程對(duì)采購(gòu)作業(yè)的影響及重要性。采購(gòu)作業(yè)根本步驟如下：1．需求即在采購(gòu)之前，應(yīng)先確定買(mǎi)哪些物料？買(mǎi)多少？何時(shí)買(mǎi)？由誰(shuí)決定等？2．需求說(shuō)明即確認(rèn)需求之后，對(duì)需求的細(xì)節(jié)如品質(zhì)、包裝、售后效勞、運(yùn)輸及檢驗(yàn)方式等，均須加以明確說(shuō)明，以便來(lái)源選擇及價(jià)格談判等作業(yè)，能順利進(jìn)行。3．選擇可能的供應(yīng)來(lái)源即就需求說(shuō)明，從原有供應(yīng)廠商中，選擇實(shí)績(jī)良好廠商，通知其報(bào)價(jià)。4．合宜價(jià)格的決定即決定可能的供應(yīng)商后，進(jìn)行價(jià)格的談判。5．訂單安排即于價(jià)格談妥后，應(yīng)辦理訂貨簽約手續(xù)。合約或訂單，均屬具有法律效力的書(shū)面文件，對(duì)買(mǎi)賣(mài)雙方的要求、權(quán)利及義務(wù)，須予列明。6．訂單追蹤與稽核即簽約訂貨之后，為求銷(xiāo)售廠商之如期、如質(zhì)、如量交貨，應(yīng)依據(jù)合約規(guī)定，催促?gòu)S商按規(guī)定交運(yùn)，并予嚴(yán)格驗(yàn)收入庫(kù)。7．核對(duì)發(fā)票廠商交貨驗(yàn)收合格后，隨即開(kāi)具發(fā)票，要求付清貨款時(shí)，對(duì)于發(fā)票的內(nèi)容是否正確，應(yīng)先經(jīng)采購(gòu)部門(mén)核對(duì)，財(cái)務(wù)部門(mén)才能辦理付款。8．不符與退貨處理即凡廠商所交貨品與合約規(guī)定不符而驗(yàn)收不合格者，應(yīng)依據(jù)合約規(guī)定退貨。并立即辦理重購(gòu)，予以結(jié)案。9．結(jié)案即凡驗(yàn)收合格付款，或驗(yàn)收不合格退貨，均須辦理結(jié)案手續(xù)，清查各項(xiàng)書(shū)面資料有無(wú)缺失，績(jī)效好壞等，簽報(bào)高階層管理或權(quán)責(zé)部門(mén)核閱批示。10．紀(jì)錄與檔案維護(hù)即凡經(jīng)結(jié)案批示后之采購(gòu)，應(yīng)列入檔案登記編號(hào)分類(lèi)，予以保管，以備參閱或事后發(fā)生問(wèn)題之查考?！矙n案都有一定保管期限之規(guī)定〕。第八章采購(gòu)表單XXXXX有限公司供應(yīng)商送貨單NO000084送貨單位：鉤稽單號(hào):年月日編碼品名規(guī)格單位數(shù)量單價(jià)金額備注合計(jì)送貨人：制表人：三聯(lián)①存根聯(lián)②送貨聯(lián)③升達(dá)聯(lián)XXXXX有限公司入庫(kù)單NO000084送貨單位：鉤稽單號(hào):年月日編碼品名規(guī)格單位數(shù)量單價(jià)金額備注合計(jì)記帳人：經(jīng)辦人：庫(kù)管：四聯(lián)①存根聯(lián)②倉(cāng)庫(kù)聯(lián)③記帳聯(lián)④供應(yīng)聯(lián)XXXXX有限公司退貨單NO000084退貨單位：鉤稽單號(hào):年月日編碼品名規(guī)格單位數(shù)量單價(jià)金額備注合計(jì)記帳人：經(jīng)辦人：庫(kù)管：四聯(lián)①存根聯(lián)②倉(cāng)庫(kù)聯(lián)③記帳聯(lián)④供應(yīng)聯(lián)請(qǐng)款單請(qǐng)款金額請(qǐng)款部門(mén)請(qǐng)款人請(qǐng)款日期合同編號(hào)合同經(jīng)辦人簽訂付款額已付款額欠付款入庫(kù)驗(yàn)收人入庫(kù)時(shí)間財(cái)務(wù)部審核意見(jiàn)付款時(shí)間收款單位開(kāi)戶行帳號(hào)請(qǐng)款理由：供應(yīng)部審核意見(jiàn)審批意見(jiàn)：編號(hào)請(qǐng)購(gòu)單編號(hào)年月日編號(hào)品名規(guī)格單位數(shù)量需用日期請(qǐng)購(gòu)原因及用途備注核準(zhǔn)：供應(yīng)部負(fù)責(zé)人：請(qǐng)購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)人：請(qǐng)購(gòu)人：XXXXX有限公司貨款結(jié)算單NO：供應(yīng)商：合同號(hào)：時(shí)間：收貨單號(hào)：驗(yàn)收單號(hào)：品種規(guī)格結(jié)算規(guī)格換算率〔每片〕計(jì)算單位數(shù)量〔片〕面積含稅單價(jià)不含稅單價(jià)稅率〔%〕金額稅額價(jià)稅合計(jì)合計(jì)預(yù)付金額：實(shí)付金額〔大寫(xiě)〕：備注：經(jīng)辦人：財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人：制表人：四聯(lián)①存根聯(lián)②財(cái)務(wù)聯(lián)③客戶聯(lián)④供應(yīng)聯(lián)有限公司聯(lián)絡(luò)單NO：供方：聯(lián)絡(luò)內(nèi)容品種規(guī)格〔mm〕等級(jí)數(shù)量〔㎡〕交貨時(shí)間備注合計(jì)我公司向貴公司采購(gòu)如下業(yè)務(wù)：要求：敬請(qǐng)貴公司收到本單后，簽署一份傳回本公司。經(jīng)辦人：負(fù)責(zé)人：時(shí)間：回復(fù)內(nèi)容品種規(guī)格〔mm〕等級(jí)數(shù)量〔㎡〕交貨時(shí)間備注合計(jì)經(jīng)辦人：負(fù)責(zé)人：時(shí)間：第九章采購(gòu)部門(mén)之隸屬采購(gòu)部門(mén)之隸屬總經(jīng)理總經(jīng)理行政副總經(jīng)理生產(chǎn)副總經(jīng)理行政副總經(jīng)理生產(chǎn)副總經(jīng)理人事部部長(zhǎng)行政部部長(zhǎng)財(cái)務(wù)部部長(zhǎng)質(zhì)管部部長(zhǎng)供應(yīng)部部長(zhǎng)生產(chǎn)部部長(zhǎng)研發(fā)部部長(zhǎng)銷(xiāo)售部部長(zhǎng)人事部部長(zhǎng)行政部部長(zhǎng)財(cái)務(wù)部部長(zhǎng)質(zhì)管部部長(zhǎng)供應(yīng)部部長(zhǎng)生產(chǎn)部部長(zhǎng)研發(fā)部部長(zhǎng)銷(xiāo)售部部長(zhǎng)第十章采購(gòu)部門(mén)之建立采購(gòu)部門(mén)之建立第十一章采購(gòu)部門(mén)之職責(zé)供應(yīng)部工作職責(zé)1．審查請(qǐng)購(gòu)單之內(nèi)容，包括是否有采購(gòu)之必要及請(qǐng)購(gòu)單之規(guī)格與數(shù)量等是否恰當(dāng)。2．與技術(shù)、品管等部門(mén)人員共同參與合格廠商之選擇。3．執(zhí)行采購(gòu)功能，包括詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)及訂購(gòu)。4．交貨之稽催與協(xié)調(diào)。5．物料之退貨與索賠。6．物料之開(kāi)發(fā)及價(jià)風(fēng)格查。7．采購(gòu)方案與預(yù)算之編訂。8．供應(yīng)廠商之管理。9．采購(gòu)制度、流程、表單等之設(shè)計(jì)與改善。二．供應(yīng)部部長(zhǎng)工作職責(zé)1．?dāng)M訂采購(gòu)部門(mén)工作方針與目標(biāo)。2．負(fù)責(zé)主要原料之采購(gòu)。3．編制采購(gòu)方案與預(yù)算。4．簽核合約與訂購(gòu)單。5．采購(gòu)制度建立與改善。6．撰寫(xiě)部門(mén)月報(bào)。7．主持采購(gòu)人員教育訓(xùn)練。8．建立與供貨商的良好關(guān)系。9．督導(dǎo)采購(gòu)部門(mén)全部業(yè)務(wù)及人員考核。10．主持或參與采購(gòu)相關(guān)業(yè)務(wù)的會(huì)議，并做好部門(mén)間的協(xié)調(diào)工作。三．部門(mén)人員相關(guān)工作職責(zé)1．協(xié)助部長(zhǎng)工作。2．請(qǐng)購(gòu)單、驗(yàn)收單之登記。3．訂購(gòu)單與合約之繕記。4．交貨記錄及稽催。5．訪客之安排與接待。6．采購(gòu)費(fèi)用之申請(qǐng)與報(bào)支。7．供應(yīng)廠商之考核。8．電腦作業(yè)與檔案管理。四．原料采購(gòu)主管工作職責(zé)1．經(jīng)辦生產(chǎn)原料采購(gòu)。2．查訪廠商。3．與供應(yīng)廠商談判價(jià)格、付款方式、交貨日期等。4．確定交貨日期。5．一般索賠案件辦理，處理退貨事宜。6．監(jiān)督和協(xié)調(diào)原材料供應(yīng)廠商的質(zhì)量執(zhí)行。7．收集價(jià)格情報(bào)，調(diào)查市場(chǎng)行情。五．輔料采購(gòu)主管工作職責(zé)1．經(jīng)辦生產(chǎn)輔料采購(gòu)。2．查訪廠商。3．與供應(yīng)廠商談判價(jià)格、付款方式、交貨日期等。4．確定交貨日期。5．一般索賠案件辦理，處理退貨事宜。6．監(jiān)督和協(xié)調(diào)輔料供應(yīng)廠商的質(zhì)量執(zhí)行。7．收集價(jià)格情報(bào)及替代品資料。1第十二章采購(gòu)人員之選用一．才能方面〔一〕本錢(qián)意識(shí)與價(jià)值分析能力采購(gòu)支出系構(gòu)成銷(xiāo)貨本錢(qián)的主要局部，因此采購(gòu)人員必須具有本錢(qián)意識(shí)，精打細(xì)算，錙銖必爭(zhēng)，不可“大而化之〞。其次，必須具有“本錢(qián)效益〞觀念，所謂“一分錢(qián)一分貨〞，不可花冤枉錢(qián)，買(mǎi)品質(zhì)太好或不堪使用之物品。隨時(shí)將投入“本錢(qián)〞與產(chǎn)出〔使用狀況——時(shí)效、損耗率、維修次數(shù)等〕加以比較。此外，對(duì)報(bào)價(jià)單的內(nèi)容，應(yīng)有分析的技巧，不可以“總價(jià)〞比較，必須在相同的根底上，逐項(xiàng)〔包括原料、人工、制造費(fèi)、稅金、利潤(rùn)、交貨時(shí)間、付款條件等〕加以剖析評(píng)斷?！捕愁A(yù)測(cè)能力在動(dòng)態(tài)經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，物品的采購(gòu)價(jià)格與供應(yīng)數(shù)量經(jīng)常調(diào)整變動(dòng)。采購(gòu)人員應(yīng)能依據(jù)各種產(chǎn)銷(xiāo)資料，研判貨源是否充裕；與供應(yīng)商的接觸，從其“惜售〞的態(tài)度，亦能揣摩物品可能供應(yīng)日絀；從物品原料價(jià)格的漲跌，亦能推斷采購(gòu)本錢(qián)將受影響的幅度有多少?？傊?，采購(gòu)人員必?cái)U(kuò)充視聞，具備“察言觀色〞的能力，對(duì)物品將來(lái)供應(yīng)的趨勢(shì)能預(yù)謀對(duì)策?！踩潮磉_(dá)能力采購(gòu)人員無(wú)論是用語(yǔ)言或文字與供應(yīng)商溝通，必須能正確、清晰表達(dá)所欲采購(gòu)的各種條件，例如規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期限、付款方式等，防止語(yǔ)意含混，滋生誤解。特別是忙碌的采購(gòu)工作，必須使采購(gòu)人員具備“長(zhǎng)話短說(shuō)，意簡(jiǎn)言賅〞的表達(dá)能力，以免浪費(fèi)時(shí)間。“說(shuō)之以理，動(dòng)之以情〞來(lái)爭(zhēng)取優(yōu)惠的采購(gòu)條件，更是采購(gòu)人員必須鍛煉的表達(dá)技巧?！菜摹硨I(yè)知識(shí)采購(gòu)人員對(duì)其經(jīng)辦的產(chǎn)品，假設(shè)能了解原料來(lái)源、組合過(guò)程、根本功能、品質(zhì)、用途、本錢(qián)等，將有助與供應(yīng)商的溝通，并防止“敵暗我明〞吃虧上當(dāng)。有了專業(yè)知識(shí)，更能主動(dòng)開(kāi)發(fā)新來(lái)源或替代品，有助于降低采購(gòu)本錢(qián)。二．品德方面〔一〕臨財(cái)不茍得采購(gòu)人員所處理的“訂購(gòu)單〞與“鈔票〞并無(wú)太大差異，因此難免被“惟利是圖〞的供應(yīng)商所包圍。無(wú)論是威迫〔透過(guò)人際關(guān)系〕或利誘〔回扣或紅包〕，采購(gòu)人員必須維持“平常心〞、“不動(dòng)心〞，否那么以犧牲公司權(quán)益，圖利他人或自己，終將誤人誤己。“重利忘義〞之徒，實(shí)難勝任采購(gòu)職責(zé)。〔二〕敬業(yè)精神“缺貨或斷料〞實(shí)為采購(gòu)人員最大之恥辱。固然造成料品短缺之原因甚多，假設(shè)采購(gòu)人員不能抱持“舍我其誰(shuí)〞的態(tài)度，負(fù)責(zé)調(diào)度所需之貨品或物料，那么公司之損失，必將可觀?！踩程撔呐c耐心采購(gòu)人員雖然較占上風(fēng)，但對(duì)供應(yīng)商之態(tài)度，必須公平互惠，甚至不恥下問(wèn)，虛心求教，不可趾高氣揚(yáng)，傲慢無(wú)禮。與供應(yīng)商談判或議價(jià)的過(guò)程，可能相當(dāng)艱辛與復(fù)雜，采購(gòu)人員更需有忍耐、等待的修養(yǎng)，才能“欲擒故縱〞，氣定神閑進(jìn)行工作。居于劣勢(shì)時(shí)，亦能忍讓求全，不慍不火，克盡事功。 第十三章采購(gòu)方案與預(yù)算采購(gòu)方案與預(yù)算是屬于生產(chǎn)方案中的一局部，也是企業(yè)年度方案與目標(biāo)的一局部。通常，業(yè)務(wù)部門(mén)的行銷(xiāo)方案〔即銷(xiāo)貨收入預(yù)算〕為年度營(yíng)業(yè)方案之起點(diǎn)，然后生產(chǎn)方案才隨之訂定。而生產(chǎn)方案系包括采購(gòu)預(yù)算〔直接原料本錢(qián)〕、直接人工預(yù)算及制造費(fèi)用預(yù)算。由此可見(jiàn)，采購(gòu)預(yù)算乃是采購(gòu)部門(mén)為配合年度的銷(xiāo)售預(yù)測(cè)或生產(chǎn)數(shù)量，所對(duì)需求的原料、輔料、零件等之?dāng)?shù)量及本錢(qián)做詳實(shí)的方案，以利整個(gè)企業(yè)目標(biāo)之達(dá)成。亦即，采購(gòu)方案與預(yù)算雖是整個(gè)企業(yè)預(yù)算的核心，尚假設(shè)單獨(dú)編訂，不但缺乏使用的實(shí)用的價(jià)值，也失去其他部門(mén)的配合。所以，采購(gòu)預(yù)算之編制，必須依循企業(yè)預(yù)算制度為之，而有其一定的流程與步驟。一．采購(gòu)方案〔一〕編訂采購(gòu)數(shù)量方案的目的企業(yè)之經(jīng)營(yíng)始自購(gòu)入原料、物料后，經(jīng)加工制成或經(jīng)組合裝配成為產(chǎn)品，再透過(guò)銷(xiāo)售過(guò)程獲取利潤(rùn)。其中如何獲取足夠數(shù)量的原料、物料，即是采購(gòu)數(shù)量方案的重點(diǎn)所在。因此，數(shù)量方案乃是為維持正常的產(chǎn)銷(xiāo)活動(dòng)，在某一特定的期間內(nèi)，應(yīng)在何時(shí)購(gòu)入何種材料多少的估計(jì)作業(yè)。此項(xiàng)數(shù)量方案應(yīng)到達(dá)以下的目的：1．預(yù)估材料需用數(shù)量與時(shí)間，防止供應(yīng)中斷，影響產(chǎn)銷(xiāo)活動(dòng)。2．防止材料儲(chǔ)存過(guò)多，積壓資金，占用堆積的空間。3．配合公司生產(chǎn)方案與資金調(diào)度。4．使采購(gòu)部門(mén)事先準(zhǔn)備，選擇有利時(shí)機(jī)購(gòu)入材料。5．確立材料耗用標(biāo)準(zhǔn)，以便管制用料本錢(qián)。〔二〕采購(gòu)量之決定過(guò)程1．生產(chǎn)方案由銷(xiāo)售預(yù)測(cè)，加上人為的判斷，即可擬訂銷(xiāo)售方案或目標(biāo)。此一銷(xiāo)售方案，系說(shuō)明各種產(chǎn)品在不同時(shí)間的預(yù)期銷(xiāo)售數(shù)量；而生產(chǎn)方案即依據(jù)銷(xiāo)售數(shù)量，加上預(yù)期的期末存貨減去期初存貨來(lái)擬訂。2．用料清表生產(chǎn)方案只列示產(chǎn)品的數(shù)量，并無(wú)法直接知道某一產(chǎn)品需用哪些物料，以及數(shù)量多少，因此必須借助用料清表。本表是由研究開(kāi)展或產(chǎn)品設(shè)計(jì)部門(mén)所擬訂的，內(nèi)容列是各種產(chǎn)品由哪些材料所制造或組合而成。根據(jù)此表可以精確計(jì)算制造某一種產(chǎn)品的用料需求數(shù)量。用料清表所列的耗用量，即通稱的標(biāo)準(zhǔn)用量，與實(shí)際用量相互比較，作為用料管制的依據(jù)。3．存量管制卡假設(shè)產(chǎn)品有存貨，那么生產(chǎn)數(shù)量不一定要等于銷(xiāo)售數(shù)量。同理，假設(shè)材料有庫(kù)存數(shù)量，那么材料采購(gòu)數(shù)量也不一定要等與根據(jù)用料清表所計(jì)算的材料需用量。因此，必須建立物料的存量管制卡，以說(shuō)明某一物料目前的庫(kù)存狀況；再依數(shù)量，然后才開(kāi)具請(qǐng)購(gòu)單，進(jìn)行采購(gòu)活動(dòng)。茲將采購(gòu)數(shù)量之決定過(guò)程，歸納為如下列圖：原物料采購(gòu)方案·預(yù)算采購(gòu)政策與庫(kù)存政策〔存量水準(zhǔn)〕90材料ABC分析〔存量管制卡〕月份材料需求方案生產(chǎn)方案銷(xiāo)售方案銷(xiāo)售預(yù)測(cè)原物料采購(gòu)方案·預(yù)算采購(gòu)政策與庫(kù)存政策〔存量水準(zhǔn)〕90材料ABC分析〔存量管制卡〕月份材料需求方案生產(chǎn)方案銷(xiāo)售方案銷(xiāo)售預(yù)測(cè)二．采購(gòu)預(yù)算為了使預(yù)算對(duì)實(shí)際的資金調(diào)度具有意義，采購(gòu)預(yù)算應(yīng)以現(xiàn)金根底編制，而非采用傳統(tǒng)上的應(yīng)計(jì)根底；也就是說(shuō)，采購(gòu)預(yù)算應(yīng)以付款的金額來(lái)編訂，而不以采購(gòu)的金額來(lái)編訂。三．采購(gòu)方案與預(yù)算之影響因素影響采購(gòu)方案與預(yù)算的準(zhǔn)確性的要素，有以下各項(xiàng)：〔一〕年度行銷(xiāo)方案除非市場(chǎng)出現(xiàn)供不應(yīng)求的狀況，否那么企業(yè)年度的經(jīng)營(yíng)方案多以行銷(xiāo)方案為起點(diǎn)；而行銷(xiāo)方案之?dāng)M訂，又受到銷(xiāo)售預(yù)測(cè)之影響。銷(xiāo)售預(yù)測(cè)的決定因素，包括外界的不可控制因素，如國(guó)內(nèi)、外經(jīng)濟(jì)開(kāi)展情況〔GNP、失業(yè)率、物價(jià)、利率等〕、人口成長(zhǎng)、政治體制、文化及社會(huì)環(huán)境、技術(shù)開(kāi)展、競(jìng)爭(zhēng)者狀況等；以及內(nèi)部可控制因素，如財(cái)務(wù)狀況、技術(shù)水準(zhǔn)、廠房設(shè)備、原料零件供應(yīng)情況、人力資源及公司聲譽(yù)等。〔二〕年度生產(chǎn)方案一般而言，生產(chǎn)方案根源于行銷(xiāo)方案，行銷(xiāo)方案過(guò)于樂(lè)觀，將使產(chǎn)量變成存貨，造成企業(yè)的財(cái)務(wù)負(fù)擔(dān)；反之，過(guò)度保守的行銷(xiāo)方案，將使產(chǎn)量缺乏以供應(yīng)顧客所需，喪失了創(chuàng)造利潤(rùn)的時(shí)機(jī)。因此，生產(chǎn)方案常因行銷(xiāo)人員對(duì)市場(chǎng)的需求量估算失當(dāng)，造成生產(chǎn)方案朝令夕改，也使得采購(gòu)方案與預(yù)算必須經(jīng)常調(diào)整修正，物料供需長(zhǎng)久處于失衡狀況?！踩秤昧锨灞硖貏e在高科技行業(yè)，產(chǎn)品工程變更層出不窮，致使用料清表難做即時(shí)之反映與修訂。以至根據(jù)產(chǎn)量所計(jì)算出來(lái)的物料需求數(shù)量，與實(shí)際的使用量或規(guī)格不盡相符，造成采購(gòu)數(shù)量過(guò)于不及，物料規(guī)格過(guò)時(shí)或不易購(gòu)得。因此，采購(gòu)方案之準(zhǔn)確性，有賴維持最新、最正確的用料清表?！菜摹炒媪抗苤瓶ㄓ捎趹?yīng)購(gòu)數(shù)量必須扣除庫(kù)存數(shù)量，因此，存量管制卡之記載是否正確，將是影響采購(gòu)方案準(zhǔn)確性的因素之一。這包括料賬不一致，以及物料存量是否全為良品。假設(shè)賬上數(shù)量與倉(cāng)庫(kù)架臺(tái)上的數(shù)量不符；或存量中并非全數(shù)皆為規(guī)格正確之物料；這將使倉(cāng)庫(kù)的數(shù)量低于實(shí)際上的可取用數(shù)量，故采購(gòu)方案中的應(yīng)購(gòu)數(shù)量將會(huì)偏低?！参濉澄锪蠘?biāo)準(zhǔn)本錢(qián)之設(shè)定在編訂采購(gòu)預(yù)算時(shí)，對(duì)將來(lái)擬購(gòu)物料之價(jià)格預(yù)測(cè)不易，故多以標(biāo)準(zhǔn)本錢(qián)替代之。假設(shè)此標(biāo)準(zhǔn)本錢(qián)之設(shè)定，缺乏過(guò)去的采購(gòu)資料為依據(jù)，亦無(wú)工程人員嚴(yán)密精確地計(jì)算其原料、人工及制造費(fèi)用等組合或生產(chǎn)之總本錢(qián)，那么其正確性不無(wú)疑問(wèn)。因此，標(biāo)準(zhǔn)本錢(qián)與實(shí)際購(gòu)入價(jià)格的差額，即是采購(gòu)預(yù)算準(zhǔn)確性的評(píng)估指標(biāo)?！擦成a(chǎn)效率生產(chǎn)效率的上下，將使預(yù)計(jì)的物料需求量與實(shí)際的耗用量產(chǎn)生誤差。產(chǎn)品的生產(chǎn)效率降低，會(huì)導(dǎo)致原物料的單位耗用量提高，而使采購(gòu)方案中的數(shù)量不夠生產(chǎn)所需。過(guò)低的產(chǎn)出率，亦會(huì)導(dǎo)致經(jīng)常進(jìn)行修改作業(yè)，而使得零組件之損耗超出正常需用量。所以，當(dāng)生產(chǎn)效率有降低趨勢(shì)時(shí)，采購(gòu)方案必須將此額外的耗用率算計(jì)進(jìn)去，才不會(huì)發(fā)生原物料的短缺現(xiàn)象?！财摺硟r(jià)格預(yù)期在編訂采購(gòu)預(yù)算時(shí)，常對(duì)物料價(jià)格漲跌幅度、市場(chǎng)景氣之榮枯、乃至匯率變動(dòng)等多加預(yù)測(cè)，甚至列為調(diào)整預(yù)算之因素。不過(guò)，因?yàn)閭€(gè)人主觀之判定與事實(shí)的演變常有差距，亦可能會(huì)造成采購(gòu)預(yù)算的偏差。由于影響采購(gòu)方案與預(yù)算的因素頗多，故采購(gòu)方案與預(yù)算擬訂之后，必須與產(chǎn)銷(xiāo)部門(mén)保持經(jīng)常的聯(lián)系，并針對(duì)現(xiàn)實(shí)的狀況做必要的調(diào)整與修訂，才能達(dá)成維持正常產(chǎn)銷(xiāo)活動(dòng)的目標(biāo)，并協(xié)助財(cái)務(wù)部門(mén)妥善規(guī)劃資金的來(lái)源。第十四章采購(gòu)方式一．合約采購(gòu)原輔材料之采購(gòu)，供應(yīng)部應(yīng)事先選定廠家，議定供應(yīng)價(jià)格及交易條件，辦理合約采購(gòu),以確保料源，簡(jiǎn)稱采購(gòu)作業(yè)。二．一般采購(gòu)供應(yīng)部依“請(qǐng)購(gòu)單〞逐案辦理詢價(jià)、議價(jià)作業(yè)。第十五章詢價(jià)報(bào)價(jià)本錢(qián)分析一．詢價(jià)欲有效地執(zhí)行采購(gòu)作業(yè)流程中之詢價(jià)工作，那么其首要之途乃在尋求合格的供應(yīng)商。因?yàn)楹细竦墓?yīng)商，才能提供適當(dāng)?shù)钠焚|(zhì)、充分的數(shù)量、準(zhǔn)時(shí)交貨、合理的價(jià)格以及熱忱的效勞，所以如何選擇適合的供應(yīng)商，是采購(gòu)工作最重要的任務(wù)之一。(一)供應(yīng)商之評(píng)選如何選定最適當(dāng)?shù)墓?yīng)商，是許多企業(yè)與機(jī)構(gòu)的采購(gòu)部門(mén)最重要的職責(zé)之一。一般而言，供應(yīng)商的家數(shù)愈多，選擇最適當(dāng)供應(yīng)商的時(shí)機(jī)就愈大。因此，如何擴(kuò)大尋找供應(yīng)商的來(lái)源，便是采購(gòu)人員相當(dāng)重要的課題。尋找供應(yīng)商，可由以下各種途徑來(lái)進(jìn)行：1.利用現(xiàn)有的資料在管理比較上軌道的公司，多會(huì)建立合格廠商的檔案或名冊(cè)，因此采購(gòu)人員不必舍近求遠(yuǎn)，應(yīng)該就現(xiàn)有的廠商去甄選，分析和了解他們是否符合要求——適當(dāng)?shù)钠焚|(zhì)、準(zhǔn)時(shí)交貨、合理的價(jià)格及必需的效勞等。2．透過(guò)同業(yè)介紹所謂“同行是冤家〞是指業(yè)務(wù)人員之間，因?yàn)楸舜碎g競(jìng)爭(zhēng)顧客，爾虞我詐；反之，同行的采購(gòu)人員之間倒是“親家〞，因?yàn)楸舜丝梢月?lián)合采購(gòu)或互通有無(wú)。采購(gòu)人員假設(shè)能廣結(jié)善緣，同業(yè)必樂(lè)與提供供應(yīng)商的參考名單，因?yàn)椤坝诩簾o(wú)害，于人有利〞，何樂(lè)不為。3．閱讀專業(yè)刊物采購(gòu)人員可從各種專業(yè)性的雜志或刊物，得悉許多產(chǎn)品的供應(yīng)商，也可以從“采購(gòu)指南〞、“工商名錄〞、“黃頁(yè)〞——電話分類(lèi)廣告等，獲得供應(yīng)商的根本資料。4．協(xié)會(huì)采購(gòu)人員可以洽詢擬購(gòu)產(chǎn)品的同業(yè)協(xié)會(huì)，提供會(huì)員廠商名錄，此外也可洽詢采購(gòu)專業(yè)參謀公司，特別是來(lái)源稀少或取得不易之物品，例如精密的零件或管制性的儀器。5．參加產(chǎn)品展示會(huì)采購(gòu)人員應(yīng)參加有關(guān)行業(yè)的產(chǎn)品展示會(huì)，親自收集適合的供應(yīng)商資料，甚至當(dāng)面洽談。最后，值得一提的是，供應(yīng)商的尋找不應(yīng)局限于本地，也應(yīng)該利用外地的供應(yīng)來(lái)源。二．供應(yīng)商之評(píng)選程序〔一〕成立評(píng)選小組供應(yīng)商之評(píng)選，第一步應(yīng)該是成立調(diào)查小組，對(duì)合格廠商的各項(xiàng)資格或條件進(jìn)行分析及審議。小組的成員可包括采購(gòu)部門(mén)、工程部門(mén)、生產(chǎn)部門(mén)、品質(zhì)保證部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)等?！捕硾Q定評(píng)審的工程由于供應(yīng)商之間的條件，可能互有軒輊，因此，必須有客觀的評(píng)分工程，作為選拔合格廠商之依據(jù)。評(píng)審工程通常包括：1．一般經(jīng)營(yíng)情況〔1〕公司成立的歷史?！?〕負(fù)責(zé)人的資歷?！?〕登記資本額?！?〕員工人數(shù)?！?〕主要客戶?！?〕財(cái)務(wù)狀況?！?〕營(yíng)業(yè)證照。2．供應(yīng)能力〔1〕生產(chǎn)設(shè)備是否新穎?！?〕生產(chǎn)能力是否已充分利用。〔3〕廠房空間是否足夠。〔4〕工廠地點(diǎn)是否鄰近買(mǎi)方。3．技術(shù)能力〔1〕技術(shù)是自行開(kāi)發(fā)或依賴外界?！?〕有無(wú)與國(guó)際知名機(jī)構(gòu)技術(shù)合作。〔3〕現(xiàn)有產(chǎn)品或試制樣品之技術(shù)評(píng)估?！?〕技術(shù)人員人數(shù)及教育程度。4．管理制度之績(jī)效〔1〕生產(chǎn)作業(yè)是否順暢合理，產(chǎn)出效率如何？〔2〕物料管制流程是否以電腦化，生產(chǎn)方案是否經(jīng)常改變?！?〕采購(gòu)制度是否能確實(shí)掌握材料來(lái)源及進(jìn)度?！?〕會(huì)計(jì)制度是否對(duì)本錢(qián)計(jì)算提供良好的根底。5．品質(zhì)能力〔1〕品質(zhì)管制制度之推行是否落實(shí)，是否可靠？〔2〕有無(wú)品質(zhì)管制手冊(cè)。〔3〕是否訂有品質(zhì)保證的作業(yè)方案?！?〕有無(wú)政府機(jī)構(gòu)的評(píng)鑒等級(jí)?！踩吃O(shè)定評(píng)審工程之權(quán)數(shù)即針對(duì)每個(gè)評(píng)審工程，權(quán)衡彼此的重要性，分別給予不同的權(quán)數(shù)。不過(guò)，無(wú)論評(píng)審工程多少，各工程權(quán)數(shù)的總和必定是1〔100%〕。然而每個(gè)評(píng)審工程的權(quán)數(shù)，在評(píng)選小組各組員之間，仍必須按其專業(yè)程度加以分配。譬如以技術(shù)能力而言，生產(chǎn)人員所占的該項(xiàng)權(quán)數(shù)的分配比率，應(yīng)該比其他組員為高。評(píng)選小組決定了供應(yīng)商的評(píng)審工程及權(quán)數(shù)后，可將供應(yīng)商調(diào)查問(wèn)卷送交相關(guān)廠商填寫(xiě)。然后進(jìn)行訪談或?qū)嵉卣{(diào)查，并定期召集評(píng)選會(huì)議，按照供應(yīng)商資格評(píng)分表〔如下表示〕進(jìn)行評(píng)定的工作。供應(yīng)商資格評(píng)分表公司名稱： 電話：地址：評(píng)審狀況 〔〕初審〔〕追查〔〕改進(jìn)〔〕核準(zhǔn)〔〕不合格審查評(píng)分表評(píng)核工程配分審查小組分?jǐn)?shù)工程品管采購(gòu)1一般經(jīng)營(yíng)狀況15×0.2×0.2×0.62制造能力20×0.4×0.4×0.23技術(shù)能力20×0.5×0.3×0.24管理制度績(jī)效15×0.3×0.3×0.45品管能力〔成品〕20×0.3×0.4×0.36品管能力〔原料〕10×0.3×0.4×0.3100總分

注：1每一評(píng)核工程均予適當(dāng)配分2除非另有規(guī)定,否那么總分在60分以下視為不合格供應(yīng)商一般評(píng)語(yǔ)采購(gòu)部門(mén)評(píng)審：工程部門(mén)評(píng)審：品管部門(mén)評(píng)審：〔四〕合格廠商之分類(lèi)分級(jí)合格廠商分類(lèi)系按各廠之專業(yè)予以歸類(lèi)，分級(jí)系將各類(lèi)的合格廠商按其能力劃分等級(jí)。分類(lèi)的目的，防止廠商包辦各種采購(gòu)條件，預(yù)防外行人做內(nèi)行事；分級(jí)的目的，防止廠商大小通吃，是配合采購(gòu)的需求，選擇適當(dāng)?shù)膹S商。通常，采購(gòu)人員最不歡迎“什么都能交〔物品〕〞的廠商。因?yàn)樗麄兺ǔ２⒎菍I(yè)廠商，只是到處承攬業(yè)務(wù)的“掮客〞，對(duì)貨品的性質(zhì)并不十分熟諳，且多在拿到訂單后，才尋找來(lái)源。一旦交貨有問(wèn)題或品質(zhì)出錯(cuò)，經(jīng)常缺乏能力解決，且竭力躲避責(zé)任。換言之，在高度分工專業(yè)化的時(shí)代，每一個(gè)供應(yīng)商應(yīng)有其“定位〞——最專精的產(chǎn)品或效勞，因此，供應(yīng)商的分類(lèi)及分級(jí)，可以防止“魚(yú)目混珠〞，到達(dá)尋求最適當(dāng)來(lái)源之目的。合格廠商之分類(lèi)分級(jí)表(略)三．詢價(jià)的方式詢價(jià)通?？煞譃橐韵聝煞N方式：1．口頭詢價(jià)由采購(gòu)人員以電話或當(dāng)面向供應(yīng)商說(shuō)明采購(gòu)案件的品名、規(guī)格、單位、數(shù)量、交貨期限、交貨地點(diǎn)、付款及報(bào)價(jià)期限等資料?？陬^詢價(jià)的方式相當(dāng)便捷，可以免除以書(shū)面方式詢價(jià)所需消耗的郵寄時(shí)間；不過(guò)，詢價(jià)的物品應(yīng)以雙方經(jīng)常交易，且規(guī)格簡(jiǎn)單、標(biāo)準(zhǔn)化者為宜。2．書(shū)面詢價(jià)鑒于口頭詢價(jià)可能發(fā)生語(yǔ)言溝通上的錯(cuò)誤，且口說(shuō)無(wú)憑，假設(shè)將來(lái)發(fā)生報(bào)價(jià)或交貨規(guī)格上的差異，不但浪費(fèi)時(shí)間，也容易引起交易糾紛。因此，對(duì)于規(guī)格復(fù)雜且不屬于標(biāo)準(zhǔn)化的產(chǎn)品，應(yīng)采用書(shū)面詢價(jià)為宜。但為了節(jié)省雙方通信時(shí)間，目前許多公司皆使用傳真機(jī)或電腦將詢價(jià)單送發(fā)給供應(yīng)商，不但詳實(shí)而且快速。詢價(jià)單的參考格式如下：詢價(jià)單/報(bào)價(jià)單NO：——0310品種規(guī)格結(jié)算規(guī)格等級(jí)數(shù)量單價(jià)金額mmmmm2元/m2元980×103×16.5920×92×15A1900×103×16.51820×92×15A980×103×17920×92×15A1900×103×171820×92×15A說(shuō)明：一、報(bào)價(jià)須知1、交貨期限：訂購(gòu)后天內(nèi)交清。2、交貨地點(diǎn)：工廠倉(cāng)庫(kù)。3、結(jié)算價(jià)格：含稅價(jià)4、付款方法：交貨驗(yàn)收合格后付款。5、訂購(gòu)方法：簽訂一年期合同，每月20日下達(dá)下月訂單。二、報(bào)價(jià)期限報(bào)價(jià)單請(qǐng)于年月日以前惠予報(bào)價(jià)以便洽購(gòu)。單位：XXXXXXXXXX業(yè)有限公司供應(yīng)部單位：地址：XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX地址：電話：XXXXXXXXX電話：傳真：XXXXXXXXXX傳真：負(fù)責(zé)人簽字〔蓋章〕：負(fù)責(zé)人簽字〔蓋章〕：年月日年月日

四．報(bào)價(jià)〔一〕報(bào)價(jià)的根底一般而言，供應(yīng)商的報(bào)價(jià)可根據(jù)三種根底來(lái)推行：1．本錢(qián)加成法指供應(yīng)商的報(bào)價(jià)是以其提供物品或勞務(wù)所必須投入的本錢(qián)總額〔包括材料本錢(qián)、器具損耗、人員費(fèi)用、運(yùn)銷(xiāo)費(fèi)用、管理費(fèi)用以及稅金等〕，加計(jì)預(yù)期的利潤(rùn)成數(shù)而訂定。此一定價(jià)方式，即俗稱的“將本就利〞。但是賣(mài)方削價(jià)求售時(shí)，它的訂價(jià)可能只吸收一局部本錢(qián)而非全部本錢(qián)。2．市價(jià)法指價(jià)格系以供需雙方的關(guān)系而訂定。當(dāng)賣(mài)方市場(chǎng)價(jià)格趨高時(shí)，供應(yīng)商可能獲取暴利，只要一個(gè)愿、打一個(gè)愿挨，交易仍然順利成立；反之，買(mǎi)方市場(chǎng)貨品滯銷(xiāo)時(shí)，供應(yīng)商也會(huì)血本無(wú)歸。由于供需情況變化無(wú)常，價(jià)格往往脫離本錢(qián)根底，暴起暴落。〔二〕報(bào)價(jià)的種類(lèi)供應(yīng)商的報(bào)價(jià)依付款方式不同，可分為以下幾種：到廠價(jià)與出廠價(jià)①到廠價(jià)系指供應(yīng)商的報(bào)價(jià)，負(fù)責(zé)將物品送達(dá)買(mǎi)方的工廠或指定地點(diǎn)，其間所發(fā)生的各項(xiàng)費(fèi)用概由賣(mài)方承擔(dān)。②出廠價(jià)系指賣(mài)方的報(bào)價(jià)不包括運(yùn)送責(zé)任，即由買(mǎi)方雇用運(yùn)輸工具，前往賣(mài)方的制造廠提貨。此種情形通常出現(xiàn)在買(mǎi)方擁有運(yùn)輸工具或賣(mài)方加計(jì)的運(yùn)費(fèi)偏高時(shí)，或當(dāng)賣(mài)方市場(chǎng)時(shí)，供應(yīng)商不再提供免費(fèi)的運(yùn)送效勞。2．現(xiàn)金價(jià)與期票價(jià)①現(xiàn)金價(jià)以現(xiàn)金之方式支付貨款。②期票價(jià)買(mǎi)方以延期付款的方式來(lái)采購(gòu)物品。通常賣(mài)方會(huì)加計(jì)延遲付款期間的利息于售價(jià)中。3．現(xiàn)貨價(jià)與合約價(jià)①現(xiàn)貨價(jià)指每次交易時(shí)，由供需雙方重新議定價(jià)格，假設(shè)有簽定買(mǎi)賣(mài)合約，亦以完成交易后即告終止。在眾多的采購(gòu)工程中，采用現(xiàn)貨交易的方式最頻繁；買(mǎi)賣(mài)雙方按交易當(dāng)時(shí)行情進(jìn)行，不必承擔(dān)預(yù)立契約或價(jià)格可能發(fā)生巨幅波動(dòng)的風(fēng)險(xiǎn)或困擾。②合約價(jià)指買(mǎi)賣(mài)雙方按照事先議定的價(jià)格進(jìn)行交易，此一合約價(jià)格涵蓋的期間依契約而定，短者幾個(gè)月，長(zhǎng)者一兩年。由于價(jià)格議定在先，經(jīng)常造成與時(shí)價(jià)或現(xiàn)貨價(jià)的差異，使買(mǎi)賣(mài)時(shí)發(fā)生利害沖突。因此，合約價(jià)必須有客觀的計(jì)算公式或定期修訂，才能維持公平、長(zhǎng)久的買(mǎi)賣(mài)關(guān)系。4．定價(jià)與實(shí)價(jià)①定價(jià)指物品標(biāo)示之價(jià)格。假設(shè)商場(chǎng)的習(xí)慣是不二價(jià)，自然牌價(jià)〔定價(jià)〕就是實(shí)際出售的價(jià)格，但有些商場(chǎng)仍然流行“討價(jià)還價(jià)〞的習(xí)慣，例如某些老式的商場(chǎng)或一般的藝品店等，常使不知道內(nèi)情的外地人吃虧上當(dāng)。當(dāng)然，使用牌價(jià)在某些行業(yè)卻有正常的理由。當(dāng)買(mǎi)方叫貨時(shí)，賣(mài)方那么以調(diào)整折扣率來(lái)反響時(shí)價(jià)，亦無(wú)需提供新的報(bào)價(jià)單給買(mǎi)方。所以牌價(jià)只是名目?jī)r(jià)格，而非真實(shí)價(jià)格。②實(shí)價(jià)是指買(mǎi)方實(shí)際上所支付的代價(jià)。特別是賣(mài)方為了到達(dá)促銷(xiāo)的目的，經(jīng)常會(huì)提供各種優(yōu)惠的條件給買(mǎi)方，例如數(shù)量折扣，免息延期付款，免費(fèi)運(yùn)送與安裝等，這些優(yōu)待都會(huì)使買(mǎi)方真實(shí)的總本錢(qián)降低。〔三〕報(bào)價(jià)的方式一般而言，供應(yīng)商在接獲采購(gòu)部門(mén)的詢價(jià)后，應(yīng)在買(mǎi)方約定的期限內(nèi)提出報(bào)價(jià)。假設(shè)以報(bào)價(jià)的方式而言，可分為：1．口頭報(bào)價(jià)此即由供應(yīng)商以電話或當(dāng)面向采購(gòu)人員說(shuō)明報(bào)價(jià)內(nèi)容，報(bào)價(jià)之物品那么以買(mǎi)賣(mài)雙方常交易、規(guī)格簡(jiǎn)單且不易產(chǎn)生錯(cuò)誤者為宜。此種報(bào)價(jià)方式系基于雙方的互信，“言出必行〞，可以節(jié)省書(shū)面報(bào)價(jià)所必須的書(shū)寫(xiě)或郵寄時(shí)間。2．書(shū)面報(bào)價(jià)供應(yīng)商以自備的報(bào)價(jià)單或采購(gòu)部門(mén)的投標(biāo)單或報(bào)價(jià)單，將價(jià)格、交貨日期、付款方式、交貨地點(diǎn)等必要資料填入后，寄給采購(gòu)部門(mén)；但金額較大時(shí)，有些公司規(guī)定報(bào)價(jià)單必須以密封方式，寄給稽核或財(cái)務(wù)單位，以便將來(lái)公共拆封比價(jià)。報(bào)價(jià)單的表格形式見(jiàn)詢價(jià)單。五．本錢(qián)分析〔一〕本錢(qián)分析之工作內(nèi)容本錢(qián)分析系指就供應(yīng)商所提報(bào)的本錢(qián)估計(jì)，逐項(xiàng)作審查及評(píng)估，以求證本錢(qián)的合理性與適當(dāng)性。通常，本錢(qián)估計(jì)中應(yīng)包括以下的工程：1．工程或制造的方法。2．所需的特殊工具、設(shè)備。3．直接及間接材料本錢(qián)。4．直接及間接人工本錢(qián)。5．制造費(fèi)用或外包費(fèi)用。6．管銷(xiāo)費(fèi)用及稅捐、利潤(rùn)。換言之，本錢(qián)分析也就是查證前述各項(xiàng)資料的虛實(shí)，這包含了兩項(xiàng)工作：1．會(huì)計(jì)查核工作：必要時(shí)，可查核供應(yīng)商的帳簿和記錄，以驗(yàn)證所提供的本錢(qián)資料的真實(shí)性。2．技術(shù)分析：系指對(duì)供應(yīng)商的本錢(qián)資料，就技術(shù)觀點(diǎn)所作出的評(píng)估，包括制造技術(shù)、品質(zhì)保證、工廠布置、生產(chǎn)效率及材料損耗等，此時(shí)采購(gòu)部門(mén)需要技術(shù)人員的協(xié)助?！捕潮惧X(qián)分析之運(yùn)用采購(gòu)人員要求進(jìn)行本錢(qián)分析，通常以以下情形最為常見(jiàn)：1．底價(jià)制定困難。2．無(wú)法確定供應(yīng)商的報(bào)價(jià)是否合理。3．采購(gòu)金額巨大，本錢(qián)分析有助于將來(lái)的議價(jià)工作。4．運(yùn)用制式的本錢(qián)分析表，可以提高議價(jià)的效率。至于，采購(gòu)人員如何增進(jìn)自己從事本錢(qián)分析的能力的呢？以下是可以加強(qiáng)的途徑：1．利用自己的工作經(jīng)驗(yàn)。2．和廠商學(xué)習(xí)〔了解他們的制程〕3．建立簡(jiǎn)單的制度如本錢(qián)計(jì)算公式等。4．養(yǎng)成分析本錢(qián)、比價(jià)和議價(jià)的觀念?！踩潮惧X(qián)分析表XX廠家本錢(qián)分析表工程XXXXXXX廠(年產(chǎn)量3萬(wàn)m2)XXXXXXX廠(年產(chǎn)量10萬(wàn)m2〕〔元/m2〕〔元/m2〕原料(XX)27.4563.24輔料〔XXX〕1.805.00燃料動(dòng)力〔煤、電、水〕1.502.00人工工資11.508.20制造費(fèi)修理費(fèi)1.001.00折舊費(fèi)3.002.65管理費(fèi)3.001.50財(cái)務(wù)費(fèi)0.401.90林業(yè)規(guī)費(fèi)15.502.00稅收11.00本錢(qián)合計(jì)65.1598.49六．價(jià)格分析就采購(gòu)人員而言，低價(jià)與本錢(qián)分析表只是提供了將來(lái)議價(jià)的參考價(jià)值，也就是獲得一個(gè)合理的價(jià)格之依據(jù)，它解決“量〞的問(wèn)題。至于“質(zhì)〞的問(wèn)題，也就是各供應(yīng)商報(bào)價(jià)單的內(nèi)容，采購(gòu)人員必須先加以分析、審查、比較，才能到達(dá)公平競(jìng)爭(zhēng)的根底，即所謂“拿蘋(píng)果比蘋(píng)果〞?！惨弧硟r(jià)格分析的效益事先發(fā)現(xiàn)報(bào)價(jià)內(nèi)容有無(wú)錯(cuò)誤，防止造成將來(lái)交貨的紛爭(zhēng)。確保供應(yīng)商所附帶的任何條件，均為買(mǎi)方可以接受者。將不同的報(bào)價(jià)根底加以統(tǒng)一，以利將來(lái)的議價(jià)及比價(jià)工作，而不會(huì)發(fā)生“拿蘋(píng)果和橘子比〞的錯(cuò)誤?！捕撑囵B(yǎng)采購(gòu)人員本錢(qián)分析能力，防止按照“總價(jià)〞來(lái)談判價(jià)格的缺失。價(jià)格分析是一種參考資料，采購(gòu)人員和廠商談價(jià)一定盡力，不給廠商暴利，但也不給它們虧本，以合理的利潤(rùn)，相輔相成。采購(gòu)主管可以拿分析資料來(lái)查核采購(gòu)人員訂購(gòu)的價(jià)格是否合理。第十六章議價(jià)的技巧一．采購(gòu)談判的“規(guī)劃〞采購(gòu)主管的主要工作之一，就是要降低采購(gòu)本錢(qián)，因此必須懂得如何談判。而成功的談判必須有妥善的規(guī)劃。談判的規(guī)劃工作，包括預(yù)測(cè)，學(xué)習(xí)，分析及談判策四項(xiàng)，分析如下：〔一〕預(yù)測(cè)好的預(yù)測(cè)包含以下幾項(xiàng)：1．盡早由供應(yīng)商處得到協(xié)助供應(yīng)商對(duì)產(chǎn)品的了解，通常較買(mǎi)方為多，要求供應(yīng)商給予技術(shù)、管理、財(cái)務(wù)等方面的協(xié)助。2．使用量預(yù)測(cè)收集過(guò)去使用量的資料，作為未來(lái)訂購(gòu)量的參考。同時(shí)有了過(guò)去及未來(lái)的詳細(xì)采購(gòu)資料，有助于在談判時(shí)得到較大的折扣。3．掌握特殊重大事件如能掌握有關(guān)罷工、天災(zāi)、壞天氣、關(guān)稅、法令、運(yùn)輸狀況等重大事件，將可更準(zhǔn)確預(yù)測(cè)合理價(jià)格，而于談判桌上居于優(yōu)勢(shì)。這些重大事件除了由報(bào)章雜志收集外，尚可由銷(xiāo)售人員處得知。4．注意價(jià)格趨勢(shì)：〔1〕過(guò)去供應(yīng)商有多少產(chǎn)品工程價(jià)格上漲〔何時(shí)、上漲幅度、通報(bào)方式〕?！?〕比較供應(yīng)商的價(jià)格上漲模式與該產(chǎn)業(yè)的模式〔是否比同業(yè)漲得快，漲得多〕?！捕硨W(xué)習(xí)談判模式從所獲得的資訊中學(xué)習(xí)談判的問(wèn)題、對(duì)象及內(nèi)容，是談判成功的關(guān)鍵。下面分為容易得到〔少花錢(qián)及時(shí)間〕的資訊與不易得到〔多花錢(qián)及時(shí)間〕的資訊兩局部表達(dá)之。1．容易得到的資訊〔1〕談判及價(jià)格的歷史資料a．找出供應(yīng)商談判技巧的傾向。b．供應(yīng)商處理上次談判的方式?！?〕產(chǎn)品與效勞的歷史資料價(jià)格的上漲有時(shí)是隱含于品質(zhì)及效勞水準(zhǔn)的降低。工程部門(mén)及使用該產(chǎn)品的制造部門(mén)不難揭發(fā)實(shí)情，此點(diǎn)可作為談判的籌碼?！?〕稽核結(jié)果從會(huì)計(jì)或采購(gòu)稽核可發(fā)現(xiàn)待加強(qiáng)控制之處〔例如供應(yīng)商常發(fā)生錯(cuò)誤的賬款〕?！?〕最高指導(dǎo)原那么挾公司政策、政府法令、和過(guò)去發(fā)生的先例，以增強(qiáng)你的談判力。〔5〕供應(yīng)商的營(yíng)運(yùn)狀況從其銷(xiāo)售人員及競(jìng)爭(zhēng)能力可了解供應(yīng)商的問(wèn)題與優(yōu)劣勢(shì)，知己知彼才能百戰(zhàn)不殆?！?〕誰(shuí)有權(quán)決定價(jià)格收集談判者的個(gè)人資料加以運(yùn)用。〔賣(mài)方通常較易對(duì)陌生人抬高價(jià)格〕〔7〕掌握關(guān)鍵原料或關(guān)鍵因素運(yùn)用80/20原理?！矊?duì)非緊要工程可予退讓，對(duì)重要工程緊守談判原那么〕〔8〕利用供應(yīng)商的情報(bào)網(wǎng)絡(luò)可從銷(xiāo)售人員處得到一些有價(jià)值的資訊〔例如價(jià)格趨勢(shì)、科技的重要?jiǎng)?chuàng)造、市場(chǎng)占有率、設(shè)計(jì)的改變等〕。2．不易得到的資訊〔1〕尋求更多的供應(yīng)來(lái)源〔包括海外〕即使你仍向原來(lái)的供應(yīng)商采購(gòu)，但更多的供應(yīng)來(lái)源可增強(qiáng)你的議價(jià)能力?！?〕有用的本錢(qián)、價(jià)格資料與分析良好的本錢(qián)、價(jià)格分析可提供有效的采購(gòu)談判工具。必要時(shí)應(yīng)借重本錢(qián)分析師，這是一種投資而非本錢(qián)?！?〕供應(yīng)商的估價(jià)系統(tǒng)化整為零——從供應(yīng)商各個(gè)部門(mén)的生產(chǎn)過(guò)程來(lái)推估其合理的本錢(qián)。〔4〕限制供應(yīng)商的談判能力a．提供對(duì)方愈少的資訊愈好。b．盡量讓對(duì)方發(fā)表意見(jiàn)，仔細(xì)聆聽(tīng)并從中找出對(duì)策。(5)了解供應(yīng)商的利潤(rùn)目標(biāo)及價(jià)格底線需耐心地透過(guò)各種管道求得〔談判過(guò)程也是管道之一〕。〔三〕．分析1．如何建立報(bào)價(jià)系統(tǒng)利用專業(yè)本錢(qián)分析師從事本錢(qián)分析，借以估算底價(jià)。2．如何比價(jià)〔1〕價(jià)格分析相同成分或規(guī)格比較其價(jià)格或效勞?！?〕本錢(qián)分析將總本錢(qián)分為細(xì)項(xiàng)——包含人工、原料、外包、制造費(fèi)用、管理費(fèi)用、利潤(rùn)。賣(mài)方與買(mǎi)方估計(jì)的價(jià)差，需要雙方討價(jià)還價(jià)來(lái)達(dá)成協(xié)議。3．找出決定價(jià)格的主要因素是人工、原料、或外包？這可作為談判的依據(jù)。4．價(jià)格的上漲如何影響供應(yīng)商的邊際利潤(rùn)供應(yīng)商的本錢(qián)雖然上漲〔例如由于通貨膨脹〕，但其價(jià)格通常不止反響本錢(qián)的增加〔常有灌水現(xiàn)象〕。5．實(shí)際與合理的價(jià)格是多少？6．對(duì)付價(jià)格上漲的最好對(duì)策重要的是方法與時(shí)機(jī)的掌握——最好有專家的協(xié)助?！菜摹痴勁胁呗?．漲價(jià)時(shí)讓銷(xiāo)售人員當(dāng)面提出通常書(shū)面通知漲價(jià)比電話通知容易，面隊(duì)面通常是比較難以啟齒的。因此，耐心地等待銷(xiāo)售人員提出漲價(jià)的妥協(xié)意見(jiàn)。2．雙重退避當(dāng)銷(xiāo)售人員報(bào)價(jià)時(shí)，買(mǎi)方采購(gòu)人員應(yīng)表示驚訝得難以接受，同時(shí)他的老板也應(yīng)如此。這樣才能讓對(duì)方明白他們無(wú)法接受高報(bào)價(jià)的立場(chǎng)，否那么下次賣(mài)方可能會(huì)食髓知味。3．不要馬上談到正題如此賣(mài)方會(huì)承受一股無(wú)形的壓力而變得焦慮，這樣對(duì)你的談判較有利。4．聲東擊西先要求對(duì)方給一些不是你真正想要的好處，然后再拿這些來(lái)交換你真正想要的。5．不要輕易給賣(mài)方第一次相對(duì)的好處當(dāng)你想提供好處給供應(yīng)商時(shí)，最好預(yù)留余地以供討價(jià)還價(jià)，同時(shí)要求對(duì)方有所回報(bào)。二．采購(gòu)優(yōu)劣勢(shì)之分析采購(gòu)部門(mén)必須評(píng)估與供應(yīng)商談判力量，究竟有哪些優(yōu)勢(shì)或劣勢(shì)，才能夠選擇適當(dāng)?shù)恼勁胁呗耘c方法。例如屬于買(mǎi)方力量占優(yōu)勢(shì)的狀況，有以下各項(xiàng)：〔一〕采購(gòu)數(shù)量占供應(yīng)商的產(chǎn)能的比率愈大〔二〕供應(yīng)商產(chǎn)能的成長(zhǎng)超過(guò)買(mǎi)方需求的成長(zhǎng)〔三〕供應(yīng)廠商產(chǎn)能利用率偏低〔四〕賣(mài)方最終產(chǎn)品的獲利率高〔五〕賣(mài)方市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)劇烈，而買(mǎi)方并無(wú)指定的供應(yīng)來(lái)源〔六〕物料本錢(qián)占產(chǎn)品售價(jià)的比率低〔七〕斷料停工損失本錢(qián)輕〔八〕買(mǎi)方自制能力高，而自制本錢(qián)低〔九〕采用新來(lái)源的本錢(qián)低〔十〕買(mǎi)方購(gòu)運(yùn)時(shí)間充裕，而賣(mài)方急于爭(zhēng)取訂單觀察采購(gòu)力量與供應(yīng)力量的對(duì)抗情形，自然可以找出時(shí)機(jī)或弱點(diǎn)，據(jù)此能夠開(kāi)展對(duì)付供應(yīng)商的策略〔壓榨策略或平衡策略或多角化策略〕，此等策略將成為采購(gòu)人員執(zhí)行工作的行動(dòng)方針。三．議價(jià)技巧之一——當(dāng)買(mǎi)方占優(yōu)勢(shì)時(shí)〔一〕借刀殺人通常詢價(jià)之后，可能有數(shù)個(gè)廠商報(bào)價(jià)。經(jīng)過(guò)報(bào)價(jià)分析與審查，然后按報(bào)價(jià)之上下次序排列〔比價(jià)〕。議價(jià)究竟先從報(bào)價(jià)最高者著手，還是從最低者開(kāi)始？是否只找報(bào)價(jià)最低者來(lái)議價(jià)？是否與報(bào)價(jià)的每一廠商分別議價(jià)？事實(shí)上，這并沒(méi)有標(biāo)準(zhǔn)答案，應(yīng)視狀況而定。一般采購(gòu)人員工作均相當(dāng)忙碌，假設(shè)逐一與報(bào)價(jià)廠商議價(jià)，恐怕“時(shí)不我與〞。且議價(jià)的廠商愈多，通常將來(lái)決定的時(shí)候困擾就愈多。假設(shè)僅從報(bào)價(jià)最低的廠商開(kāi)始議價(jià)，那么此廠商可能倨傲不訓(xùn)，降價(jià)的意愿與幅度可能不高。故所謂“借刀殺人〞，即從報(bào)價(jià)并非最低者開(kāi)始。假設(shè)時(shí)間有限，先找比價(jià)結(jié)果排行第三低者來(lái)議價(jià)，探知其降低的限度后，再找第二低者來(lái)議價(jià)，經(jīng)過(guò)這兩次議價(jià)，“底價(jià)〞可能就浮現(xiàn)出來(lái)。假設(shè)此一“底價(jià)〞比原來(lái)報(bào)價(jià)最低者還低，表示第三、第二低者承做的意愿相當(dāng)高，那么可再找原來(lái)報(bào)價(jià)最低者來(lái)議價(jià)。以前述第三、第二低者降價(jià)后的“底價(jià)〞，要求最低者降至“底價(jià)〞以下來(lái)承做，到達(dá)“借刀殺人〞的目的。假設(shè)原來(lái)報(bào)價(jià)最低者不愿降價(jià)，那么可交予第二或第三低者按議價(jià)后的最低價(jià)格成交。假設(shè)原來(lái)最低價(jià)者剛好降至第二或第三低者的最低價(jià)格，那么以交給原來(lái)報(bào)價(jià)最低者為原那么?！敖璧稓⑷栓暤竭_(dá)合理的降價(jià)目的，應(yīng)即見(jiàn)好就收，免得造成報(bào)價(jià)廠商之間的“割頸競(jìng)爭(zhēng)〞，致延誤時(shí)效。此外，摒除原來(lái)報(bào)價(jià)偏高的廠商之議價(jià)時(shí)機(jī)，可以鼓舞競(jìng)爭(zhēng)廠商勇于提出較低的報(bào)價(jià)?！捕尺^(guò)關(guān)斬將所謂“過(guò)關(guān)斬將〞，即采購(gòu)人員應(yīng)善用上級(jí)主管的議價(jià)能力。通常供應(yīng)商不會(huì)自動(dòng)降，必須采購(gòu)人員據(jù)理力爭(zhēng)，但是，供應(yīng)商之降價(jià)意愿與幅度，視議價(jià)的對(duì)象而定。因此，如果采購(gòu)人員對(duì)議價(jià)的結(jié)果不太滿意，此時(shí)應(yīng)要求上級(jí)主管〔課長(zhǎng)〕來(lái)和供應(yīng)商〔業(yè)務(wù)員或課長(zhǎng)〕議價(jià)，當(dāng)買(mǎi)方提高議價(jià)者的層次，賣(mài)方有受到敬重的感覺(jué)，可能同意提高降價(jià)的幅度。假設(shè)采購(gòu)金額巨大，采購(gòu)人員甚至進(jìn)而請(qǐng)求更高的主管〔如采購(gòu)經(jīng)理，甚至副總經(jīng)理或總經(jīng)理〕邀約賣(mài)方的業(yè)務(wù)主管〔如業(yè)務(wù)經(jīng)理等〕面談，或直接由買(mǎi)方的高階主管與對(duì)方的高階主管直接對(duì)話，此舉通常效果不錯(cuò)。因?yàn)?，高階主管不但議價(jià)技巧與談判能力高超，且社會(huì)關(guān)系及地位崇高，甚至與賣(mài)方的經(jīng)營(yíng)者有相互投資或事業(yè)合作的關(guān)系，因此，通常只要招呼一聲，就可獲令人料想不到的議價(jià)效果。由于，業(yè)務(wù)人員假設(shè)為回避“過(guò)關(guān)斬將〞而直接與采購(gòu)經(jīng)理或高階主管洽談，勢(shì)必會(huì)得罪采購(gòu)人員，將來(lái)有喪失詢價(jià)時(shí)機(jī)之虞，所以通常會(huì)接受此種逐次提高議價(jià)者層級(jí)的安排?！踩郴麨榱悴少?gòu)人員為獲得最合理的價(jià)格，必須深入了解供應(yīng)商的“底價(jià)〞究竟是多少？假設(shè)是僅獲得供應(yīng)商籠統(tǒng)的報(bào)價(jià)，據(jù)此與其議價(jià)，那么吃虧上當(dāng)?shù)臅r(shí)機(jī)相當(dāng)大。假設(shè)能要求供應(yīng)商提供詳細(xì)的本錢(qián)分析表，那么“殺價(jià)〞才不至于發(fā)生錯(cuò)誤。因?yàn)檎嬲谋惧X(qián)或底價(jià)，只有供應(yīng)商心理明白，任憑采購(gòu)人員亂砍亂殺，最后恐怕還是占不了廉價(jià)。因此，特別是擬購(gòu)之物品是由幾個(gè)不同的零件組合或裝配而成時(shí)，宜要求供應(yīng)商“化整為零〞，列示各項(xiàng)零件并逐一報(bào)價(jià)，并另洽制造此等零件的專業(yè)廠商獨(dú)立報(bào)價(jià)，藉此尋求最低的單項(xiàng)報(bào)價(jià)或總價(jià)，作為議價(jià)的依據(jù)。如此做法，也會(huì)面臨以完成品買(mǎi)進(jìn)或以個(gè)別零件買(mǎi)進(jìn)自行組裝的采購(gòu)決策問(wèn)題?！菜摹硥浩冉祪r(jià)所謂壓迫降價(jià)，是買(mǎi)方占優(yōu)勢(shì)的情況下，以脅迫的方式要求供應(yīng)商降低價(jià)格，并不征詢供應(yīng)商的意見(jiàn)。這通常是在買(mǎi)方處于產(chǎn)品銷(xiāo)路欠佳，或競(jìng)爭(zhēng)十分劇烈，致發(fā)生虧損或利潤(rùn)微薄的情況下，為改善其獲利能力而使出的殺手锏。由于市場(chǎng)不景氣，故供應(yīng)商亦有存貨積壓，急于出脫產(chǎn)品換取周轉(zhuǎn)資金的現(xiàn)象。因此，這時(shí)候形成買(mǎi)方市場(chǎng)。采購(gòu)人員通常遵照公司的緊急措施，通知供應(yīng)商自特定日期起降價(jià)假設(shè)干；假設(shè)原來(lái)供應(yīng)商缺乏配合意愿，即行更換來(lái)源，當(dāng)然，此種劇烈的降價(jià)手段，會(huì)破壞供需雙方的和諧關(guān)系；當(dāng)市場(chǎng)好轉(zhuǎn)時(shí)，原來(lái)委曲求全的供應(yīng)商，不是“以牙還牙〞抬高售價(jià)，就是另謀開(kāi)展，供需關(guān)系難能維持良久?？傊?，在采取“壓迫降價(jià)〞時(shí)，必須注意切勿“殺雞取卵〞，以免危害長(zhǎng)期的供應(yīng)商關(guān)系或激起對(duì)抗的行動(dòng)。四．議價(jià)技巧之二——當(dāng)買(mǎi)賣(mài)雙方勢(shì)均力敵時(shí)在買(mǎi)賣(mài)雙方勢(shì)均力敵時(shí)，采購(gòu)人員的議價(jià)技巧有以下二種：〔一〕欲擒故縱由于買(mǎi)賣(mài)雙方勢(shì)力均衡，任何一方無(wú)法以力取勝，因此必須斗智；買(mǎi)方應(yīng)該設(shè)法掩藏購(gòu)置之意愿，不要明顯表露非買(mǎi)不可的心態(tài)，否那么假設(shè)被賣(mài)方識(shí)破非買(mǎi)不可的處境，將使買(mǎi)方落居劣勢(shì)。所以，此時(shí)買(mǎi)方應(yīng)采取“假設(shè)即假設(shè)離〞的姿態(tài)，以試探性的詢價(jià)著手。假設(shè)能判斷賣(mài)方有強(qiáng)烈的銷(xiāo)售意思，再要求更低的價(jià)格，并作出不容許即行放棄或另行尋求其他來(lái)源的表示。通常，假設(shè)買(mǎi)方出價(jià)太低，賣(mài)方無(wú)銷(xiāo)售之意思，那么不會(huì)要求買(mǎi)方加價(jià)；假設(shè)賣(mài)方雖想銷(xiāo)售，但利潤(rùn)太低，即要求買(mǎi)方酌予加價(jià)。此時(shí)，買(mǎi)方的需求假設(shè)相當(dāng)急迫，應(yīng)可同意略加價(jià)格，迅速成交；假設(shè)買(mǎi)方并非迫切需求，可說(shuō)明絕不加價(jià)之意思，賣(mài)方極可能同意買(mǎi)方的低價(jià)要求?！捕巢铑~均攤由于買(mǎi)賣(mài)雙方議價(jià)的結(jié)果，存在著差距，假設(shè)雙方各不相讓，那么交易告吹；買(mǎi)方無(wú)法取得必須的物資，賣(mài)方喪失了謀利的時(shí)機(jī)，雙方都輸家。因此，為了促使雙方的交易，最好的方式就是采取“中庸〞之道，即將雙方議價(jià)的差額，各承擔(dān)一半，結(jié)果雙方都是贏家。五．議價(jià)技巧之三——當(dāng)買(mǎi)方處于劣勢(shì)時(shí)茲將在賣(mài)方占優(yōu)勢(shì)的情況下，特別是單一來(lái)源或獨(dú)家代理，買(mǎi)方尋求突破議價(jià)困境的技巧，分述如次：〔一〕迂回戰(zhàn)術(shù)由于賣(mài)方占優(yōu)勢(shì)，正面議價(jià)通常效果不彰，采取迂回戰(zhàn)術(shù)才能奏功?！捕持睋v黃龍有些單一來(lái)源的總代理商，對(duì)采購(gòu)人員的議價(jià)要求置之不理，一副“姜太公釣魚(yú)，愿者上鉤〞的姿態(tài)，使采購(gòu)人員有被侮辱的感覺(jué)，真是“斯可忍，孰不可忍〞？此時(shí)，假設(shè)能擺脫總代理商，尋求原廠的報(bào)價(jià)將是良策?！踩嘲П藨B(tài)在買(mǎi)方居于劣勢(shì)下，應(yīng)以“哀兵〞姿態(tài)爭(zhēng)取賣(mài)方的同情與支持。由于買(mǎi)方?jīng)]有能力與賣(mài)方議價(jià)，有時(shí)會(huì)以預(yù)算缺乏作藉口，請(qǐng)求賣(mài)方同意在其有限的費(fèi)用下，勉為其難的將貨品賣(mài)給他，而到達(dá)減價(jià)的目的。一方面買(mǎi)方必須施展“動(dòng)之以情〞的議價(jià)功夫，另一方面那么口頭承諾將來(lái)“感恩圖報(bào)〞，換取賣(mài)方“來(lái)日方長(zhǎng)〞的打算。此時(shí)，假設(shè)賣(mài)方并非血本無(wú)歸，只是削減原來(lái)過(guò)高的利潤(rùn)，那么雙方可能成交。假設(shè)買(mǎi)方的預(yù)算距離賣(mài)方的底價(jià)太遠(yuǎn)，賣(mài)方將因無(wú)利可圖，不為買(mǎi)方的訴求所動(dòng)?！菜摹掣壮樾綖榱朔乐官u(mài)方處于優(yōu)勢(shì)下攫取暴利，采購(gòu)人員只好同意賣(mài)方有“合理〞利潤(rùn)，否那么胡亂殺價(jià)，仍然給予賣(mài)方可乘之機(jī)。因此，通常由買(mǎi)方要求賣(mài)方提供所有本錢(qián)資料。以國(guó)外貨品而言，那么請(qǐng)總代理商提供一切進(jìn)口單據(jù)，藉以查核真實(shí)的本錢(qián)，然后加計(jì)合理的利潤(rùn)作為采購(gòu)的價(jià)格。六．議價(jià)技巧之四——當(dāng)供應(yīng)商要提高價(jià)格時(shí)由于外在環(huán)境的快速變遷，如國(guó)際局勢(shì)動(dòng)亂、原料的匱乏〔例如稀少金屬鈷等之取得困難〕等，往往造成供應(yīng)商有機(jī)可乘，占有優(yōu)勢(shì)，形成賣(mài)方市場(chǎng)，并進(jìn)而提高售價(jià)。此時(shí)采購(gòu)部門(mén)責(zé)任更為重大，假設(shè)能發(fā)揮議價(jià)協(xié)商的技巧，那么能針對(duì)賣(mài)方所提高之售價(jià)，予以協(xié)議商談，達(dá)成降價(jià)的目的。在議價(jià)協(xié)商的過(guò)程中，我們可以采用直接方式或間接方式，對(duì)價(jià)格進(jìn)行談判。茲說(shuō)明如下：〔一〕直接議價(jià)協(xié)商即使面臨通貨膨脹，物價(jià)上漲的時(shí)候，直接議價(jià)仍能到達(dá)降低價(jià)格的功能。我們可以采用以下四種技巧來(lái)進(jìn)行協(xié)商。1．面臨售價(jià)的提高，采購(gòu)人員仍以原價(jià)訂購(gòu)當(dāng)賣(mài)方提高售價(jià)時(shí)，往往不愿意花太多時(shí)間在重復(fù)議價(jià)的交涉上，因此假設(shè)為其原有之顧客，那么可利用此點(diǎn)，要求沿用原來(lái)價(jià)格購(gòu)置。2．采購(gòu)人員直接說(shuō)明預(yù)設(shè)底價(jià)在議價(jià)過(guò)程中，采購(gòu)人員可直接說(shuō)明預(yù)設(shè)的底價(jià)，如此可促使賣(mài)方提出較接近該底價(jià)之價(jià)格，進(jìn)而要求對(duì)方降價(jià)。3．不干拉倒此技巧是一個(gè)較邀進(jìn)的議價(jià)方式，此法雖有造成火爆場(chǎng)面的可能，但在特定情況下仍不失為一個(gè)好的議價(jià)技巧，此法使用于：〔1〕當(dāng)采購(gòu)人員不想再討價(jià)還價(jià)時(shí)。〔2〕當(dāng)議價(jià)結(jié)果已到達(dá)買(mǎi)方可以接受的價(jià)格上限。在上述二情形下，采用“不干拉倒〞的強(qiáng)硬手段，往往能扭轉(zhuǎn)供應(yīng)商的態(tài)度，進(jìn)而有所讓步。4．要求說(shuō)明提高售價(jià)原因供應(yīng)商提高售價(jià)，常常歸因原料上漲、工資提高、利潤(rùn)太薄……等原因。采購(gòu)人員在議價(jià)協(xié)商時(shí)，應(yīng)對(duì)任何不合理之加價(jià)提出質(zhì)疑，如此可掌握要求賣(mài)方降價(jià)的時(shí)機(jī)。〔二〕間接議價(jià)技巧在議價(jià)的過(guò)程中，好的開(kāi)始便可說(shuō)是成功的一半。所以不需一直采用直接議價(jià)方式，有時(shí)也可以采用迂回戰(zhàn)術(shù)，即以間接方式進(jìn)行議價(jià)。我們可用以下三種技巧來(lái)進(jìn)行協(xié)商。1．議價(jià)時(shí)不要急于進(jìn)入主題在開(kāi)始商談時(shí)，最好先談一些不相關(guān)的話題，藉此熟悉對(duì)方周?chē)挛铮⑹闺p方放松心情，慢慢再引入主題。2．運(yùn)用“低姿勢(shì)〞在議價(jià)協(xié)商時(shí)，對(duì)賣(mài)方所提之價(jià)格，盡量表示困難，多說(shuō)“唉！〞“沒(méi)方法！〞等等字眼，以低姿勢(shì)博取對(duì)方同情。3．盡量防止書(shū)信或電話議價(jià)，而要求面對(duì)面接觸面對(duì)面的商談，溝通效果較佳，往往可藉肢體語(yǔ)言、表情來(lái)說(shuō)服對(duì)方，進(jìn)而要求對(duì)方妥協(xié)，予以降價(jià)。在進(jìn)行議價(jià)協(xié)商的過(guò)程中，除了上述針對(duì)價(jià)格所提出的議價(jià)技巧外，采購(gòu)人員亦可利用其他非價(jià)格的因素來(lái)進(jìn)行議價(jià)。以以下舉三項(xiàng)議價(jià)協(xié)商技巧：1．在協(xié)商議價(jià)中要求供應(yīng)商分擔(dān)售后效勞及其他費(fèi)用當(dāng)賣(mài)方?jīng)Q定提高售價(jià)，而不愿有所變動(dòng)時(shí)，采購(gòu)人員不應(yīng)該放棄談判，而可改變議價(jià)方針，針對(duì)其他非價(jià)格局部要求獲得補(bǔ)償。最明顯的例子，便是要求供應(yīng)商提供售后效勞，如操作機(jī)器訓(xùn)練。在一般的交易中，賣(mài)方通常將訓(xùn)練本錢(qián)加于售價(jià)中，因此常使買(mǎi)方忽略此項(xiàng)本錢(qián)。所以在供應(yīng)商執(zhí)意提高售價(jià)時(shí)，采購(gòu)人員可要求供應(yīng)商負(fù)擔(dān)所有訓(xùn)練本錢(qián)，而不將此項(xiàng)本錢(qián)進(jìn)行轉(zhuǎn)嫁。如此也間接到達(dá)議價(jià)功能。2．善用“妥協(xié)〞技巧在賣(mài)方價(jià)格居高不下時(shí)，買(mǎi)方假設(shè)堅(jiān)持繼續(xù)協(xié)商，往往不能到達(dá)效果，此時(shí)可采取妥協(xié)技巧，在少局部不重要的細(xì)節(jié)，可做讓步，再?gòu)耐讌f(xié)中要求對(duì)方回饋。如此亦可間接到達(dá)議價(jià)功能但妥協(xié)技巧的使用須注意以下：〔1〕一次只能做一點(diǎn)點(diǎn)的妥協(xié)，如此才能留有再妥協(xié)的余地?！?〕妥協(xié)時(shí)馬上要求對(duì)方給予回饋補(bǔ)償。〔3〕即使贊同對(duì)方所提的意見(jiàn)，亦不要太快答允?！?〕記錄每次妥協(xié)的地方，以供參考。3．利用專注的傾聽(tīng)和溫和的態(tài)度，博得對(duì)方好感在議價(jià)協(xié)商的過(guò)程中，威脅吼叫，咄咄逼人并非制勝的武器。因?yàn)榧词谷〉昧诉@次的合作，也難保下次合作的意愿。因此采購(gòu)人員在協(xié)商過(guò)程中，應(yīng)仔細(xì)的傾聽(tīng)對(duì)方說(shuō)明，在爭(zhēng)取我方權(quán)益時(shí)，可利用所獲對(duì)方資料，或法規(guī)章程，合理的進(jìn)行談判。即“說(shuō)之以理，動(dòng)之以情，繩之于法〞。議價(jià)技巧之五——?dú)r(jià)絕招六式一般人購(gòu)物的殺價(jià)絕招，屈指數(shù)來(lái)計(jì)有六式之多：〔一〕第一招是“咄咄逼人、開(kāi)低走高〞即一開(kāi)始就趕盡殺絕，三百的一殺就是一百五，然后逐檔添價(jià)，步步進(jìn)迫，一百六、一百七，并故作大方狀；“已添了這么多的價(jià)錢(qián)，你還好意思不賣(mài)？〞〔二〕第二招是“置之死地而后生、欲擒故縱〞價(jià)錢(qián)殺不下來(lái)，索性不買(mǎi)了，掉頭就走，藉此迫使對(duì)方讓步。人給叫回來(lái)，買(mǎi)賣(mài)就成交了?！踩车谌惺恰捌谵Z炸、死纏不放〞即考驗(yàn)?zāi)土?，不斷唇槍舌劍磨價(jià)，今天不成，明天再來(lái)，誰(shuí)能堅(jiān)持最后五分鐘，誰(shuí)就是舌戰(zhàn)之勝利者?！菜摹车谒恼兴摹半u蛋里面挑骨頭、百般挑剔〞即把產(chǎn)品數(shù)落一番，東說(shuō)這不好，西說(shuō)那不好，指出毛病一籮筐，藉此挫低賣(mài)方士氣，殺價(jià)目的或許可得逞。〔五〕第五招是“裝窮、博人同情〞譬如，逛珠寶店時(shí)，可以這樣說(shuō)：“這東西十全十美，中意極了，可惜我的錢(qián)不夠，買(mǎi)它不起。〞只要老板心兒軟，價(jià)錢(qián)就好談了?！擦车诹惺恰笆┮院骞?、做媒〞即循循善誘，希望其算廉價(jià)點(diǎn)，保證給其介紹大客戶，予以利誘，使其立場(chǎng)軟化，降低價(jià)格。第十七章合同的簽訂買(mǎi)賣(mài)雙方經(jīng)過(guò)詢價(jià)、報(bào)價(jià)、議價(jià)、比價(jià)及其它過(guò)程，最后雙方簽訂有關(guān)協(xié)議，合約即告成立。采購(gòu)合同的簽訂要根據(jù)采購(gòu)商品的要求、供應(yīng)商的情況、企業(yè)本身的管理要求、采購(gòu)方針等要求的不同而各不相同。在復(fù)雜的采購(gòu)情況下，企業(yè)的任何采購(gòu)合同都是由具有法人資格的雙方當(dāng)事人共同商定的，其中的有關(guān)條款必須符合相應(yīng)的國(guó)家性、地方性法律法規(guī)。根據(jù)?中華人民共和國(guó)合同法?并結(jié)合我公司法務(wù)部對(duì)合同內(nèi)容審查的實(shí)際情況，采購(gòu)合同的根本要求有以下幾個(gè)方面：合同的組成合同、合約、協(xié)議等作為正式契約，應(yīng)條款具體、內(nèi)容詳細(xì)完整。一份采購(gòu)合同主要由首部、正文、尾部三局部組成。(一)首部合同的首部主要包括以下內(nèi)容：1．名稱如生產(chǎn)用原材料采購(gòu)合同、品質(zhì)協(xié)議書(shū)、設(shè)備采購(gòu)合同、加工合同等。2．編號(hào)如XXXX：C—2024—01。3．當(dāng)事人的名稱或者姓名和住所。〔二〕正文合同的正文主要包括以下內(nèi)容：標(biāo)的物的名稱、規(guī)格、型號(hào)、等級(jí)、單位、數(shù)量、單價(jià)、總價(jià)。貨物質(zhì)量要求。包裝、運(yùn)輸要求。交貨時(shí)間、地點(diǎn)、方式。驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)及驗(yàn)收方法。結(jié)算方式。產(chǎn)品的售后效勞。違約責(zé)任及賠償。解決爭(zhēng)議的方法?！踩澄膊亢贤奈膊恐饕ㄒ韵聝?nèi)容：合同的份數(shù)。附件與合同的關(guān)系。合同的生效日期和終止日期。4．雙方的簽字蓋章。5．合同的簽訂時(shí)間。二．簽訂合同應(yīng)注意的問(wèn)題合同起草在合同起草討論過(guò)程中應(yīng)有采購(gòu)、品管、財(cái)務(wù)、法律等相關(guān)人員共同參與，由具有法定資格的代表簽署。格式統(tǒng)一對(duì)于生產(chǎn)用原材料與零部件應(yīng)盡可能采用統(tǒng)一的合同格式和條款，以便于對(duì)供應(yīng)商統(tǒng)一管理。單價(jià)及交貨數(shù)量對(duì)于生產(chǎn)用原材料與零部件的采購(gòu)合同，單價(jià)及交貨數(shù)量盡可能采用“開(kāi)口〞方式。即只確定定價(jià)的原那么與方法、交貨數(shù)量的計(jì)算原那么與方法，具體的價(jià)格用采購(gòu)訂單等合同附件進(jìn)行約束，為定期評(píng)審價(jià)格與日常交貨付款提供方便。3．簽約對(duì)象的主體資格當(dāng)前，經(jīng)營(yíng)單位的性質(zhì)、種類(lèi)較為復(fù)雜，為防范欺詐行為，降低交易風(fēng)險(xiǎn)，簽訂合同前，必須要對(duì)交易對(duì)方的法人資格、經(jīng)營(yíng)范圍、履行合同的能力、信用等級(jí)進(jìn)行嚴(yán)格審查。4．合同條款的對(duì)等合同條款的對(duì)等是公平原那么的表達(dá)，其中包括義務(wù)、責(zé)任、權(quán)利等內(nèi)容。5．合同條款的明確合同是雙方交易的準(zhǔn)那么，根本要求是實(shí)用。合同條款用詞要簡(jiǎn)潔、明了，不能模糊其詞。同時(shí)條款之間不能存在有相互矛盾的地方。6．仲裁機(jī)構(gòu)名稱要具體明確仲裁機(jī)構(gòu)，要求在我方所轄范圍內(nèi)進(jìn)行裁決。7．簽字蓋章同時(shí)操作合同簽訂時(shí)，簽字、蓋章應(yīng)同時(shí)進(jìn)行，防止其它問(wèn)題發(fā)生。傳真簽訂的合同必須注明有傳真件有效的字樣。只簽字或只蓋章的合同在法律上屬無(wú)效合同。8．定金與訂金的區(qū)別定金在法律上是債務(wù)的一種擔(dān)保方式，假設(shè)給付定金的一方不能履行約定的債務(wù)，那么無(wú)權(quán)要求返還定金。而收受定金的一方不能履行約定的債務(wù)，那么應(yīng)當(dāng)雙倍返還定金。在實(shí)際操作過(guò)程中常有人將定金寫(xiě)成訂金，而訂金在法律上是被認(rèn)定為預(yù)付款。三．合同管理合同的管理由專職人員操作，主要有包括以下內(nèi)容：方案審查審查采購(gòu)合同是否在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)轉(zhuǎn)化為訂單。合同審查審查合同編號(hào)、供應(yīng)商、數(shù)量、單位、單價(jià)、總價(jià)、交貨地點(diǎn)、交貨時(shí)間等。合同跟蹤檢查合同的執(zhí)行情況，對(duì)未按期交貨的合同研究對(duì)策，加強(qiáng)監(jiān)督。缺料預(yù)測(cè)〔1〕與合同主辦人員一起操作，根據(jù)生產(chǎn)需求情況，推測(cè)可能會(huì)產(chǎn)生缺料的供應(yīng)合同，研究對(duì)策并實(shí)施?！?〕根據(jù)實(shí)際采購(gòu)情況，妥善處理合同的變更、合同的提前終止、合同的糾紛等。合同糾紛的解決方法有：①雙方協(xié)商解決。②第三方調(diào)解解決。③仲裁機(jī)構(gòu)仲裁解決。④司法機(jī)關(guān)組織的訴訟解決。四．合同正常執(zhí)行的條件合同正常執(zhí)行的條件主要包括以下內(nèi)容：按照合同規(guī)定的條款執(zhí)行加強(qiáng)與供應(yīng)商的溝通，合同提前或延緩要征得供應(yīng)商的同意。滿足企業(yè)物料需求正常的交貨時(shí)間要嚴(yán)格執(zhí)行，而且要有一定的柔性，對(duì)要求緊急交貨的貨物要能按時(shí)完成，對(duì)于需要延遲交貨的物料要妥善處理。3．控制庫(kù)存水平在合理的范圍內(nèi)，在缺料與庫(kù)存之間找到平衡點(diǎn)。第十八章交貨驗(yàn)收結(jié)算一．交貨交貨為采購(gòu)作業(yè)中最為重要的一環(huán)。采購(gòu)之目的，即在于貨物之獲取，而交貨那么是完成采購(gòu)契約之關(guān)鍵作業(yè)。所謂交貨，一般乃指貨物所有權(quán)之移轉(zhuǎn)，移轉(zhuǎn)成立，即表示完成交貨?！惨弧炒_保貨期之重要性貨期〔交貨日期〕是交貨作業(yè)中最重要的因素。惟有能夠確保貨期，才能算是成功的采購(gòu)。確保貨期之目的，是要將生產(chǎn)活動(dòng)所需貨品，在必要的時(shí)候，獲得供應(yīng)，俾以最低的本錢(qián)來(lái)達(dá)成生產(chǎn)。所謂“必要的時(shí)候〞，系指為了要以最低的本錢(qián)達(dá)成生產(chǎn)活動(dòng)，而預(yù)無(wú)方案的貨品之進(jìn)貨時(shí)間而言。所以遲于該時(shí)間，固然不好，早于該時(shí)間亦非所宜。茲將延遲交貨及提早交貨導(dǎo)致增加本錢(qián)之原因，分述如下：1．貨期的延遲，無(wú)可諱言會(huì)阻礙生產(chǎn)活動(dòng)之順利進(jìn)行，對(duì)生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)與其有關(guān)部門(mén)將帶來(lái)有形、無(wú)形之不良影響，致成為增加本錢(qián)之原因，而其主要者為：〔1〕由于貨品進(jìn)貨之延誤，發(fā)生空等或耽誤而導(dǎo)致效率之減少。〔2〕制品之交貨延遲，失去顧客之信用，招致訂單之減少?！?〕為恢復(fù)原狀〔正常生產(chǎn)〕，有需加班或例假出勤，致增加人工費(fèi)用?！?〕采用替代品或低品質(zhì)物料，造成修改或誤制?！?〕交貨延誤之頻度高，稽催的作業(yè)費(fèi)用增加。〔6〕影響員工之工作士氣。2．一般人總以為提早交貨并無(wú)太大的不良影響，實(shí)際上提早交貨也會(huì)成為增加本錢(qián)。以下兩點(diǎn)為其主要理由：〔1〕容許提早交貨那么會(huì)發(fā)生交貨的延遲。因?yàn)楣?yīng)廠商為資金調(diào)度之方便，會(huì)優(yōu)先生產(chǎn)高價(jià)格的貨品以提早交貨，所以假設(shè)容許其提早交貨，就會(huì)造成低價(jià)格貨品的延遲交貨?！?〕不急于要用之貨品的提早交貨，必定增加存貨而導(dǎo)致資金運(yùn)用效率之惡化?！捕池浧谘舆t之原因探討日本科學(xué)技術(shù)聯(lián)盟所舉辦“采購(gòu)、材料部門(mén)之TQC研究發(fā)表會(huì)〔1986.3.8〕〞，某電機(jī)公司對(duì)該公司貨期延遲的原因，提出檢討報(bào)告。下面的“貨期延遲特性要因圖〞及“貨期延遲之原因表〞，就是該公司檢討的主要內(nèi)容。貨期延遲之原因表供應(yīng)廠商要負(fù)責(zé)之貨期延遲原因定貨廠商要負(fù)責(zé)之貨期延遲原因買(mǎi)賣(mài)雙方溝通不良所造成之原因采購(gòu)部門(mén)之責(zé)任采購(gòu)部門(mén)以外之責(zé)任1．超過(guò)產(chǎn)能之接單2．超過(guò)技術(shù)水準(zhǔn)之接單3．產(chǎn)量之變動(dòng)4．手邊作業(yè)量之掌握不充分5．時(shí)間估計(jì)之錯(cuò)誤6．對(duì)新下單品之不熟7．制程管理不完備或不良8．不良品之發(fā)生9．勞務(wù)管理之不適切10．品質(zhì)管理之不充分11．需調(diào)度之材料零配件之人手延遲與品質(zhì)不良12．遵守貨期之責(zé)任感缺乏13．作業(yè)管理之不完備14．對(duì)再轉(zhuǎn)包之管理能力的缺乏15．來(lái)自低工資之員工工作意愿低16．機(jī)器設(shè)備之不完備17．小批量之訂單，合起來(lái)才生產(chǎn)18．由于經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)之不振，經(jīng)營(yíng)者之關(guān)心轉(zhuǎn)了方向19．不可抗力1．供應(yīng)廠商之選定在根本上有誤2．供應(yīng)廠商之產(chǎn)能掌握或技術(shù)水準(zhǔn)之調(diào)查缺乏3．業(yè)務(wù)手續(xù)之不完備與耽誤4．訂單或指示聯(lián)絡(luò)事項(xiàng)之不完備與不徹底5．材料、零配件之支給延遲6．所要求之品質(zhì)，說(shuō)明不清楚7．價(jià)格之決定很勉強(qiáng)8．進(jìn)度之掌握與催促之不充分9．技術(shù)指導(dǎo)之疏忽10．采購(gòu)人員之經(jīng)驗(yàn)缺乏或確保貨期之意識(shí)低11．付款條件過(guò)嚴(yán)或付款耽誤12．頻頻改換供應(yīng)廠商13．下訂單到過(guò)遠(yuǎn)的地方14．資訊之交換不順暢15．各種指示或聯(lián)絡(luò)未能迅速而確定行使1．調(diào)度之期間過(guò)短2．調(diào)度基準(zhǔn)日程之缺乏、不使用不完備、無(wú)效3．未考慮材料或零配件之支給日就決定貨期4．模·冶工具之出借延遲5．圖面、標(biāo)準(zhǔn)之不完備6．由于緊急訂貨而引起日程變更之混亂7．生產(chǎn)方案之訂定、實(shí)施錯(cuò)誤或延遲8．生產(chǎn)方案之變更9．生產(chǎn)方案之變更未徹底之故，日程方案之重新安排未能迅速行使10．設(shè)計(jì)變更或標(biāo)準(zhǔn)變更之指示未徹底11．訂貨數(shù)量太少12．來(lái)自特殊事情1．未能掌握產(chǎn)能之變動(dòng)2．新下單品之標(biāo)準(zhǔn)規(guī)格之掌握不充分3．機(jī)器設(shè)備之問(wèn)題點(diǎn)的掌握不充分4．經(jīng)營(yíng)狀況之掌握不充分5．指示、聯(lián)絡(luò)之不切實(shí)6．日程之變更說(shuō)明缺乏7．圖面、標(biāo)準(zhǔn)之接洽不充分8單方面的貨期指定〔三〕適當(dāng)?shù)呢浧谌绻耆凑照?qǐng)購(gòu)部門(mén)的希望日程，向供應(yīng)廠商辦理訂貨手續(xù)，未必能夠期待日程之遵守。為期能在必要的時(shí)候?qū)⒉牧匣蛄慵_實(shí)拿到手，務(wù)必設(shè)定適當(dāng)?shù)呢浧?。譬如，?duì)于制造品之采購(gòu)，倘假設(shè)無(wú)視制造業(yè)者之生產(chǎn)狀況，而一再進(jìn)行交貨期日很短的訂貨，那么勢(shì)必?zé)o法期待以“適當(dāng)?shù)膬r(jià)格〞取得“良好的貨品〞。因此，采購(gòu)人員須要經(jīng)常和請(qǐng)購(gòu)部門(mén)接觸，在友善的氣氛中，對(duì)于勉強(qiáng)的貨期，應(yīng)妥加協(xié)調(diào)雙方的情況，以設(shè)定適當(dāng)?shù)呢浧?。所謂適當(dāng)?shù)呢浧谀酥福骸?〕一般市販品為業(yè)者之材料調(diào)配期間與運(yùn)送期間?！?〕制造品為業(yè)者之訂定制造方案期間、材料調(diào)配期間、制造期間以及運(yùn)送期間。此外，尚要加上采購(gòu)人員之能夠選定適當(dāng)?shù)慕灰讓?duì)象以及行使有利的采購(gòu)談判所必要之期間在內(nèi)。茲將適當(dāng)貨期之設(shè)定概念，圖示如下： 市販品之適當(dāng)貨期 運(yùn)送期間材料調(diào)配期間購(gòu)置交涉期間運(yùn)送期間材料調(diào)配期間購(gòu)置交涉期間 市販品之適當(dāng)貨期 運(yùn)送期間制造期間材料調(diào)配期間制造方案期間購(gòu)置交涉期間運(yùn)送期間制造期間材料調(diào)配期間制造方案期間購(gòu)置交涉期間 〔四〕如何確保如期交貨買(mǎi)方可借助以下方式，來(lái)確保供應(yīng)商如期交貨：1．制定合理的購(gòu)運(yùn)時(shí)間：即將請(qǐng)購(gòu)、采購(gòu)、賣(mài)方準(zhǔn)備、運(yùn)輸、檢驗(yàn)等各項(xiàng)作業(yè)所需的時(shí)間，予以合理的規(guī)劃，防止造成供應(yīng)商愛(ài)莫能助，強(qiáng)人所難。2．銷(xiāo)售、生產(chǎn)及采購(gòu)單位加強(qiáng)聯(lián)系：由于市場(chǎng)的狀況變化莫測(cè)，因此生產(chǎn)方案假設(shè)有調(diào)整之必要，必須征詢采購(gòu)部門(mén)的意見(jiàn)，以便對(duì)停止或減少送貨的數(shù)量、應(yīng)追加或新訂的數(shù)量，作出正確地判斷，并盡速通知供應(yīng)商，使其減少可能的損失，以提高配合的意愿。3．期中稽催，駐廠查驗(yàn)：請(qǐng)供應(yīng)商提供生產(chǎn)方案或工作日程表，以便在交貨之前查核進(jìn)度，假設(shè)有落后事情，即促其改善；假設(shè)已缺乏交貨能力，即停止交易，另有來(lái)源。因此，期中稽催之目的在于“亡羊補(bǔ)牢〞。此外，為了防止交貨品質(zhì)不良，影響到可用數(shù)量，對(duì)于重要物料應(yīng)派員駐廠查驗(yàn)，亦可省卻將來(lái)退貨的麻煩。4．準(zhǔn)備替代來(lái)源：供應(yīng)商不能如期交貨的原因頗多，且有些是屬于不可抗力；因此，采購(gòu)人員應(yīng)未雨綢繆，多聯(lián)系其他來(lái)源，工程人員亦應(yīng)多尋求替代品，以備不時(shí)之需。5．加重違約罰那么：在簽訂買(mǎi)賣(mài)合約時(shí)，應(yīng)加重違約罰款或解約責(zé)任，使供應(yīng)商不敢心存僥幸；不過(guò)，假設(shè)需求急迫時(shí)，應(yīng)對(duì)如期交貨或提早交貨之廠商給予獎(jiǎng)金，或較優(yōu)厚的付款條件。〔五〕查核的重要性采購(gòu)人員如欲期待按照日程進(jìn)貨，那么于訂貨后，必須有方案地進(jìn)行查核工作。因?yàn)槿绻搅思s定之交貨時(shí)間，才作聯(lián)絡(luò)，可能為時(shí)已晚，無(wú)法補(bǔ)救。制造品不可能在交貨期日一次全部制造完成。其所以未能準(zhǔn)時(shí)交貨，通常都是在交貨日期之前的生產(chǎn)過(guò)程中，其方案進(jìn)度與實(shí)際進(jìn)度發(fā)生偏差所致。所以，查核的目的是要在尚有的余裕時(shí)間可以想方法時(shí)，確實(shí)掌握進(jìn)行狀況，以便采取必要行動(dòng)?！擦尺M(jìn)行狀況之查核要點(diǎn)進(jìn)行狀況的查核，應(yīng)注意承制廠商生產(chǎn)過(guò)程中之重要環(huán)節(jié)。二．驗(yàn)收供應(yīng)商交貨時(shí)，驗(yàn)收的主要工作包括：●點(diǎn)收數(shù)量：即憑記數(shù)或藉度量衡器具，以查明物品之?dāng)?shù)量?！駲z驗(yàn)品質(zhì)：即憑觸感或藉簡(jiǎn)單的儀器，以鑒定或測(cè)度物品之外表及內(nèi)容；或憑物理試驗(yàn)及化學(xué)分析，以鑒定或測(cè)度物品的性質(zhì)或成分。因此要做好驗(yàn)收工作，必須徹底執(zhí)行以下各項(xiàng)：1，確認(rèn)供應(yīng)商：物料來(lái)自何處，有無(wú)錯(cuò)誤或混亂。尤其是向兩家以上采購(gòu)的物品，應(yīng)分別計(jì)算。2．確定送到日期與驗(yàn)收日期：前者用以確定廠商是否如期交貨，以作為延遲罰款之依據(jù)。后者用以催促驗(yàn)收時(shí)效，防止藉故推拖，并作為將來(lái)付款期限之依據(jù)。3．確定物料的名稱與品質(zhì)，是否與合約或訂單之要求相符，以免偷工減料、魚(yú)目混珠，必要時(shí)可以檢驗(yàn)方法來(lái)確定。4．清點(diǎn)數(shù)量：實(shí)際交貨數(shù)量是否與運(yùn)送憑單或訂單所載相符，如數(shù)量太多時(shí)，可采用抽查方式來(lái)清點(diǎn)。特別要注意有固定包裝者，是否數(shù)量一致，例如一打的包裝者是否確實(shí)有十二個(gè)；一噸包裝者是否確實(shí)有1000公斤，不要只顧計(jì)算“打〞或“噸〞，疏忽每打的個(gè)數(shù)及每噸的斤兩。5．通過(guò)驗(yàn)收結(jié)果：使用部門(mén)以安排生產(chǎn)進(jìn)度，采購(gòu)部據(jù)以結(jié)案，會(huì)計(jì)部門(mén)據(jù)以登賬付款或扣款、罰款。6．處理短損：根據(jù)驗(yàn)收結(jié)果假設(shè)發(fā)生短損，應(yīng)立即向供應(yīng)商要求賠償，向運(yùn)輸單位索賠，或是辦理內(nèi)部報(bào)損手續(xù)等。7．退還不合格物品：表示拒收，或等修補(bǔ)后再行驗(yàn)收，通常供應(yīng)商對(duì)不合格的物品都延遲處置，倉(cāng)儲(chǔ)人員應(yīng)配合采購(gòu)部門(mén)催促供應(yīng)商前來(lái)收回，否那么逾越時(shí)限，即不負(fù)保管責(zé)任，或徑行拋棄。8．處理包裝材料：準(zhǔn)備加以利用或積存至一定數(shù)量后對(duì)外出售。對(duì)于無(wú)法再用或出售者，最好能由供應(yīng)商收回。9．標(biāo)識(shí)：對(duì)已驗(yàn)收存儲(chǔ)之物品須加以標(biāo)識(shí)，以便查明驗(yàn)收經(jīng)過(guò)及時(shí)間，并易于與未驗(yàn)收之同類(lèi)物品有所區(qū)別。三．結(jié)算1．供貨商應(yīng)及時(shí)將送貨單、入庫(kù)單和退貨單進(jìn)行核對(duì)，假設(shè)有異議向供應(yīng)部反映，并取得相關(guān)部門(mén)的最終確認(rèn)。2．供應(yīng)部收集好供應(yīng)商采購(gòu)合同、采購(gòu)訂單、質(zhì)檢報(bào)告、入庫(kù)單、退貨單后，根據(jù)實(shí)際付款期限，向財(cái)務(wù)部提出付款要求。3．財(cái)務(wù)部根據(jù)合同條款、相關(guān)票據(jù)和付款規(guī)定，填制結(jié)算單。供應(yīng)部將結(jié)算單傳真供應(yīng)商，供應(yīng)商必須在2日內(nèi)核對(duì)，并根據(jù)復(fù)核后的結(jié)算單內(nèi)容開(kāi)具增值稅發(fā)票〔未出具增值稅發(fā)票的企業(yè)必須由公司總經(jīng)理、財(cái)務(wù)部長(zhǎng)和供應(yīng)部長(zhǎng)特批〕。4．供應(yīng)部根據(jù)核對(duì)無(wú)誤的結(jié)算單、發(fā)票、請(qǐng)款單，向財(cái)務(wù)部請(qǐng)款。5．財(cái)務(wù)部審核相關(guān)票據(jù)后，交供應(yīng)部，供應(yīng)部將付款憑據(jù)交總經(jīng)理最終審批。6．財(cái)務(wù)部根據(jù)總經(jīng)理最終審批意見(jiàn)向供應(yīng)商付款。第十九章采購(gòu)的績(jī)效評(píng)估一．采購(gòu)績(jī)效評(píng)估的根本看法美國(guó)采購(gòu)專家威爾茲對(duì)采購(gòu)績(jī)效評(píng)估的問(wèn)題，曾提出以下看法：〔一〕采購(gòu)主管必須具備對(duì)采購(gòu)人員工作績(jī)效進(jìn)行評(píng)估的能力?！捕巢少?gòu)績(jī)效評(píng)估的根本原那么有三：第一評(píng)估必須持續(xù)進(jìn)行，要定期地檢討目標(biāo)達(dá)成的程度。當(dāng)采購(gòu)人員知道會(huì)定被評(píng)估績(jī)效，自然能夠致力于績(jī)效之提升。第二須以企業(yè)整體目標(biāo)的觀點(diǎn)，來(lái)進(jìn)行績(jī)效評(píng)估。第三采購(gòu)作業(yè)的績(jī)效，會(huì)受到各種外來(lái)因素所左右。評(píng)估時(shí)，