房屋設(shè)備檔案管理

批準(zhǔn)復(fù)審審核制作方于鼎胡彤方于鼎孫立功1目的為確保對(duì)房屋設(shè)備檔案、資料進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)、科學(xué)的管理，提高設(shè)備檔案管理水平，更好地為房屋設(shè)備管理工作效勞而制定。2范圍適用于公司各管理處所轄樓宇建筑檔案、共用設(shè)備檔案資料的管理。3工作內(nèi)容3.1房屋設(shè)備檔案資料包括工程檔案和設(shè)備管理資料兩局部。工程檔案是指物業(yè)竣工并經(jīng)接管驗(yàn)收合格后，由開展商、施工單位向管理處移交的物業(yè)工程竣工檔案。3.1.2設(shè)備管理資料是指管理處在設(shè)備日常管理工作中形成的重要設(shè)備管理資料。3.2管理處負(fù)責(zé)該管理區(qū)域內(nèi)設(shè)備檔案資料的管理，總公司設(shè)備主管部門負(fù)責(zé)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查。3.3房屋設(shè)備檔案資料編號(hào)方法3.3.1工程檔案編號(hào)要求按照國(guó)家有關(guān)檔案管理規(guī)定執(zhí)行。3.3.2設(shè)備管理資料編號(hào)要求參見QP-品質(zhì)-02《質(zhì)量記錄控制程序》。3.4工程檔案、設(shè)備管理資料歸檔范圍見下表1、表2：表1工程檔案歸檔范圍表類別名稱工程檔案歸類范圍備注電氣類變配電工程竣工圖及竣工文字材料電氣竣工圖及文件材料供電及電器設(shè)備安裝工程竣工驗(yàn)收文字資料柴油發(fā)電機(jī)安裝工程文字資料地下室〔人防工程〕電氣竣工圖高壓環(huán)網(wǎng)柜設(shè)備資料空調(diào)類空調(diào)工程竣工文字材料空調(diào)工程竣工圖中央空調(diào)控制系統(tǒng)竣工資料空調(diào)主機(jī)隨機(jī)文件空調(diào)給水泵隨機(jī)文件、電子水處理器資料空調(diào)專用泵使用說明書空氣處理機(jī)組安裝、調(diào)試操作及維修手冊(cè)〔含考前須知及保用卡〕地下室〔人防工程〕空調(diào)通風(fēng)工程竣工圖給排水類給排水竣工圖給水、排水工程竣工驗(yàn)收文字資料室外給水工程竣工圖及竣工文字資料二次生活飲用水清洗消毒合格證地下室〔人防工程〕給排水竣工圖消防類消防水工程竣工圖及竣工文字資料消防電工程竣工圖及竣工文字資料防排煙竣工圖電梯類電梯工程竣工文字材料及竣工圖電梯工程施工綜合及專業(yè)和技術(shù)文件資料電梯隨機(jī)文件安裝使用維修保養(yǎng)說明書電梯隨機(jī)文件電氣原理圖電梯裝箱單電梯接線原理圖、安裝布置圖弱電類綜合布線竣工文字資料及竣工圖弱電竣工圖土建類靜壓樁根底工程建筑竣工圖結(jié)構(gòu)竣工圖連廊網(wǎng)架工程竣工圖及竣工文字材料外墻裝飾工程竣工圖及竣工文字資料室內(nèi)公共局部裝飾工程文字資料預(yù)應(yīng)力工程施工綜合文件材料及竣工圖人防工程竣工圖〔建筑〕人防工程竣工圖〔結(jié)構(gòu)〕白蟻防治工程文字資料基坑支護(hù)工程文字資料鋼筋復(fù)試報(bào)告、裝飾工程、屋面及地下防水工程竣工驗(yàn)收文字資料現(xiàn)澆鋼筋砼及混合結(jié)構(gòu)工程砼、砂槳配合設(shè)計(jì)通知單及砼、砂槳試件強(qiáng)度檢驗(yàn)報(bào)告砼試塊匯總表及砼、砂槳數(shù)理統(tǒng)計(jì)報(bào)告和鋼筋出廠合格證及檢驗(yàn)報(bào)告鋼網(wǎng)、套筒、鋼管、焊條、水泥、粉煤灰、磚、砌塊、外加劑等材料出廠合格證及檢驗(yàn)報(bào)告磚、砌塊、砂、石、水泥復(fù)試報(bào)告及鋼筋焊接、鋼筋套筒連接方案體制試驗(yàn)報(bào)告上蓋工程結(jié)構(gòu)竣工圖地下室結(jié)構(gòu)竣工圖、地下室平面圖、系統(tǒng)圖人工挖孔樁工程土建綜合文件材料地下室工程施工綜合文件材料鋁合金窗安裝工程、屋面及地下防水工程、裝飾工程其它類工程監(jiān)理文件資料工程材料使用報(bào)審表工程設(shè)計(jì)變更文件材料和圖紙表2設(shè)備管理資料歸檔范圍表類別名稱設(shè)備管理資料歸類范圍電氣類1、供配電系統(tǒng)值班、運(yùn)行、巡視、檢查、測(cè)試、保養(yǎng)、維修、大修、技術(shù)改造、更新、報(bào)廢資料2、供配電設(shè)備登記資料、標(biāo)識(shí)資料3、供配電設(shè)備管理過程中形成的工作請(qǐng)示、工作報(bào)告、事故報(bào)告、會(huì)議記錄、管理業(yè)務(wù)文件、批件等資料空調(diào)類1、空調(diào)系統(tǒng)值班、運(yùn)行、巡視、檢查、測(cè)試、保養(yǎng)、維修、大修、技術(shù)改造、更新、報(bào)廢資料2、空調(diào)設(shè)備登記資料、標(biāo)識(shí)資料3、空調(diào)設(shè)備管理過程中形成的工作請(qǐng)示、工作報(bào)告、事故報(bào)告、會(huì)議記錄、管理業(yè)務(wù)文件、批件等資料給排水類1、給排水系統(tǒng)值班、運(yùn)行、巡視、檢查、測(cè)試、保養(yǎng)、維修、大修、技術(shù)改造、更新、報(bào)廢資料2、給排水設(shè)備登記資料、標(biāo)識(shí)資料3、給排水設(shè)備管理過程中形成的工作請(qǐng)示、工作報(bào)告、事故報(bào)告、會(huì)議記錄、管理業(yè)務(wù)文件、批件等資料消防類1、消防系統(tǒng)值班、運(yùn)行、巡視、檢查、測(cè)試、保養(yǎng)、維修、大修、技術(shù)改造、更新、報(bào)廢資料2、消防設(shè)備登記資料、標(biāo)識(shí)資料3、消防設(shè)備管理過程中形成的工作請(qǐng)示、工作報(bào)告、事故報(bào)告、會(huì)議記錄、管理業(yè)務(wù)文件、批件等資料電梯類1、電梯系統(tǒng)值班、運(yùn)行、巡視、檢查、測(cè)試、保養(yǎng)、維修、大修、技術(shù)改造、更新、報(bào)廢資料2、電梯設(shè)備登記資料、標(biāo)識(shí)資料3、電梯設(shè)備管理過程中形成的工作請(qǐng)示、工作報(bào)告、事故報(bào)告、會(huì)議記錄、管理業(yè)務(wù)文件、批件等資料弱電類1、弱電系統(tǒng)值班、運(yùn)行、巡視、檢查、測(cè)試、保養(yǎng)、維修、大修、技術(shù)改造、更新、報(bào)廢資料2、弱電設(shè)備登記資料、標(biāo)識(shí)資料3、弱電設(shè)備管理過程中形成的工作請(qǐng)示、工作報(bào)告、事故報(bào)告、會(huì)議記錄、管理業(yè)務(wù)文件、批件等資料土建類1、建筑物的門、窗、扶手、走道、樓梯、屋面、地下室、內(nèi)外墻、道路、溝渠等的巡視、檢查、保養(yǎng)、維修、大修、改造、更新、報(bào)廢資料2、登記資料、標(biāo)識(shí)資料3、在管理過程中形成的工作請(qǐng)示、工作報(bào)告、事故報(bào)告、會(huì)議記錄、管理業(yè)務(wù)文件、批件等資料其它類以上類別以外的設(shè)備設(shè)施巡視、檢查、保養(yǎng)、維修、大修、技術(shù)改造、更新、報(bào)廢資料；登記資料、標(biāo)識(shí)資料；工作請(qǐng)示、工作報(bào)告、事故報(bào)告、會(huì)議記錄、管理業(yè)務(wù)文件、批件等資料3.5房屋設(shè)備檔案編號(hào)歸檔工作程序3.5.1各管理處資料員在對(duì)樓宇設(shè)備檔案資料進(jìn)行接管驗(yàn)收時(shí)，應(yīng)對(duì)單體樓宇建筑的工程設(shè)備檔案資料進(jìn)行編號(hào)，并編制總目錄、案卷目錄、卷內(nèi)目錄進(jìn)行歸檔，建立設(shè)備檔案資料庫。3.5.2QR-設(shè)備-13《設(shè)備檔案資料歸檔目錄》主要登錄檔案卷宗編號(hào)、檔案流水號(hào)、檔案名稱、建設(shè)單位、移交日期、經(jīng)辦人、檔案存放柜號(hào)等。3.5.3工程設(shè)備檔案資料編號(hào)歸檔完成后，由管理處資料員分類保管。3.5.4工程設(shè)備檔案資料歸檔后，管理處資料員應(yīng)提請(qǐng)總公司設(shè)備主管部門對(duì)檔案資料進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)的問題由管理處資料員及時(shí)處理或糾正。3.6檔案資料的歸檔要求3.6.1歸檔的文件資料應(yīng)字跡工整、紙張及文件、格式符合國(guó)家要求，禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍(lán)墨水等書寫材料。3.6.2歸檔的文件材料應(yīng)完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確、真實(shí)。3.6.3設(shè)備安裝工程、改造工程的竣工驗(yàn)收及外購設(shè)備開箱驗(yàn)收文件資料、有關(guān)圖紙不完整、不準(zhǔn)確、不系統(tǒng)的不能進(jìn)行驗(yàn)收。3.6.4歸檔的文件必須是原件。3.6.5保持歸檔文件資料之間的歷史聯(lián)系，并進(jìn)行科學(xué)分類、立卷和編目編號(hào)。檔案目錄應(yīng)編制總目錄、案卷目錄、卷內(nèi)目錄。3.6.6案卷題名應(yīng)確切反映卷內(nèi)文件內(nèi)容，并區(qū)分保管期限。3.6.7文件材料的歸檔必須辦理移交手續(xù)。3.7設(shè)備檔案資料的歸檔時(shí)間3.7.1設(shè)備安裝工程、改造工程的資料在竣工后三個(gè)月內(nèi)歸檔。3.7.2新購設(shè)備〔包括引進(jìn)設(shè)備或技術(shù)〕在開箱時(shí)必須會(huì)同檔案管理員進(jìn)行技術(shù)資料核對(duì)登記，于竣工后連同調(diào)試記錄等文件材料整理立卷、歸檔。3.7.3設(shè)備當(dāng)月的值班記錄、運(yùn)行記錄、維修保養(yǎng)記錄應(yīng)在下月5日前整理和歸檔。3.8設(shè)備檔案資料的歸檔份數(shù)各類文件材料、圖紙資料歸檔一式一份，主要的和使用頻繁的文件材料歸檔可一式兩份或適當(dāng)增加其歸檔份數(shù)。3.9設(shè)備檔案的保存期限3.9.1竣工資料的保管期限為永久性保管?？⒐べY料移交記錄、檔案銷毀報(bào)告及清單為長(zhǎng)期性保管。3.9.2運(yùn)行、巡視檢查檔案、維修保養(yǎng)檔案保存期限見設(shè)備類記錄一覽表。3.10設(shè)備檔案的保管3.10.1接收檔案必須認(rèn)真驗(yàn)收，并辦理交接登記手續(xù)。3.10.2存放檔案必須有專用柜架，在排列上架時(shí)，應(yīng)按照類別和保管單位的次序，自左而右，自上而下排列，以便于管理和查找。3.10.3底圖除修改、送曬外，不得外借。修改后底圖應(yīng)及時(shí)歸檔，要認(rèn)真檢查其修改、補(bǔ)充情況，底圖存放以平放為宜。3.10.4每年底進(jìn)行一次庫藏檔案的清理、核對(duì)和保管質(zhì)量檢查工作，作到財(cái)物相符。對(duì)破損或變質(zhì)檔案，要及時(shí)修補(bǔ)和復(fù)制。3.10.5檔案室嚴(yán)格做到“七防”〔防火、防盜、防高溫、防潮、防蟲、防塵、防有害氣體〕，要重視消防，嚴(yán)禁吸煙和使用明火。3.10.6檔案室要整齊干凈，檔案入庫要注意防霉、防蟲。發(fā)現(xiàn)檔案發(fā)霉和蟲害，必須及時(shí)采取消毒殺蟲措施加以處理。3.10.7檔案的接收、轉(zhuǎn)移、外借必須履行登記手續(xù)，借出檔案須在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還。3.10.8設(shè)備因技術(shù)改造、更新等原因，使原技術(shù)檔案資料發(fā)生變更的，需填寫QR-設(shè)備-17《設(shè)備檔案資料修改申請(qǐng)表》報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)前方可進(jìn)行檔案資料的修改工作，修改結(jié)果應(yīng)經(jīng)檔案鑒定小組鑒定無誤后將新資料整理歸檔，同時(shí)在QR-設(shè)備-16《設(shè)備檔案資料修改/銷毀登記表》上登記，并將舊資料按3.12程序處理。3.11設(shè)備檔案借閱3.11.1管理處員工都應(yīng)重視保護(hù)設(shè)備管理資料并按借閱批準(zhǔn)權(quán)限辦理手續(xù)后借閱有關(guān)資料。3.11.2工程技術(shù)檔案原那么上只閱不借，只在檔案室查閱，保密檔案不供查閱。3.11.3設(shè)備管理資料借出和歸還檔案時(shí)，由檔案員在QR-設(shè)備-14《設(shè)備檔案資料借閱登記表》上進(jìn)行記錄。3.11.4檔案如有喪失、損壞或機(jī)密材料泄密，須立即寫出書面報(bào)告，按情節(jié)追究當(dāng)事人的法律和行政責(zé)任。3.11.5調(diào)離管理處人員必須清理移交、歸還借閱檔案及資料，方可辦理調(diào)離手續(xù)。3.11.6外單位人員借閱檔案，須持有該單位介紹信和借閱人工作證、身份證，經(jīng)管理處負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)前方可在檔案室內(nèi)閱讀。3.12檔案鑒定和銷毀3.12.1檔案鑒定工作由檔案鑒定小組負(fù)責(zé)進(jìn)行，鑒定小組由主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)、檔案員和有關(guān)業(yè)務(wù)管理人員組成。日常的檔案鑒定工作由檔案員負(fù)責(zé)。3.12.2檔案鑒定小組的任務(wù)是：a)負(fù)責(zé)制訂、修訂本公司檔案保管期限表；b)對(duì)到期檔案提出明確的存、毀意見。3.12.3確定保管期限原那么是：a)對(duì)本管理處有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值并能反映管理處職能活動(dòng)和歷史面貌的檔案應(yīng)永久保存；b)但凡在一定時(shí)期有利用價(jià)值的檔案，要明確保存的剩余期限。3.12.4檔案鑒定工作應(yīng)定期進(jìn)行，原那么上每年進(jìn)行一次。3.12.5檔案通過鑒定，要求劃定檔案保管期限，檔案保管質(zhì)量到達(dá)標(biāo)準(zhǔn)，鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準(zhǔn)確、不完整，檔案員應(yīng)及時(shí)責(zé)成有關(guān)人員和部門負(fù)責(zé)修改、補(bǔ)充。3.13檔案銷毀的程序3.13.1鑒定小組應(yīng)填寫QR-設(shè)備-15《設(shè)備檔案資料銷毀申請(qǐng)表》和撰寫銷毀報(bào)告并報(bào)檔案主管領(lǐng)導(dǎo)審批。QR-設(shè)備-15《設(shè)備檔案資料銷毀申請(qǐng)表》和撰寫銷毀報(bào)告由檔案室保存。3.13.2檔案銷毀時(shí)，要由鑒定小組成員二人以上監(jiān)銷并在QR-設(shè)備-16《設(shè)備檔案資料修改/銷毀登記表》上簽名。3.13.3銷毀檔案時(shí)要嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定，對(duì)在銷毀檔案過程中出現(xiàn)失密或?qū)挝辉斐蓳p失的將根據(jù)國(guó)家和管理處有關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。4支持性文件4.1QP-設(shè)備-01設(shè)備管理程序4.2QW-設(shè)備-03設(shè)備接管