ezOFFICE協(xié)同管理平臺(tái)使用手冊(cè)-1

協(xié)同辦公平臺(tái)使用手冊(cè)第3頁(yè)共54頁(yè)黑龍江農(nóng)信協(xié)同辦公平臺(tái)使用手冊(cè)〔V1.0〕二〇一四年十二月十七日

目錄第1章 如何登錄和退出系統(tǒng) 4 登錄方式 4 登錄頁(yè)元素介紹： 5 如何修改密碼 6 正確的退出方式 6 如何設(shè)置IE瀏覽器 6第2章 信息管理 10 如何新建信息 10 新建信息更多功能解析 11 信息的維護(hù) 18 如何查看信息 18第3章 公文管理 22 如何新建發(fā)文 22 如何審批文件 25 如何編號(hào)，套紅，分發(fā) 26 經(jīng)辦文件查閱〔發(fā)文〕 28 分發(fā)文件查閱〔發(fā)文〕 29 收文各環(huán)節(jié)的操作 29 經(jīng)辦文件查詢(xún)〔收文〕 40 辦理查閱 40 一些常用的流程操作〔該局部適用于發(fā)文、收文以及工作流程〕 41第4章 內(nèi)部郵件 47 如何查看郵件 47 如何寫(xiě)郵件 48 如何刪除郵件 52 如何回復(fù)郵件 52

如何登錄和退出系統(tǒng)登錄方式翻開(kāi)操作系統(tǒng)的瀏覽器，在地址欄輸入地址后回車(chē)。在出現(xiàn)ezOFFICE登錄界面后，輸入用戶(hù)賬號(hào)和密碼，回車(chē)或點(diǎn)擊“登錄〞按鈕即可進(jìn)入ezOFFICE系統(tǒng)。目前的登錄地址為://。注意： 1、“://〞必須填寫(xiě)2、所有符號(hào)必須是西文，不能是全角賬號(hào)是我們的柜員號(hào)，初始密碼為123456登錄頁(yè)元素介紹：1.2.1“控件安裝〞，OA系統(tǒng)內(nèi)集成的第三方系統(tǒng)需要安裝好控件后才可以正常使用，如上傳附件、在線編輯等，點(diǎn)擊安裝鏈接后在彈出的對(duì)話(huà)框中點(diǎn)擊“運(yùn)行〞即可。1.2.2語(yǔ)言選擇：提供中文簡(jiǎn)體、中文繁體、英文、韓文和日文供選擇，選擇后進(jìn)入OA內(nèi)，那么使用語(yǔ)境切換為相應(yīng)語(yǔ)言。1.2.3收藏地址：點(diǎn)擊可以將當(dāng)前OA系統(tǒng)的訪問(wèn)地址收藏到瀏覽器中方便下次快捷訪問(wèn)。1.2.4設(shè)置幫助：基于瀏覽器的OA系統(tǒng)在使用過(guò)程中需要設(shè)置的瀏覽器的某些屬性，均可在此找到對(duì)應(yīng)設(shè)置方案。1.2.5記住密碼：可以記住密碼，下次登錄時(shí)不用重復(fù)輸入賬號(hào)和密碼〔有平安隱患〕。如何修改密碼在系統(tǒng)根本配置下，用戶(hù)賬號(hào)和密碼是用戶(hù)進(jìn)入系統(tǒng)的身份識(shí)別方式。為了您的數(shù)據(jù)平安，請(qǐng)及時(shí)修改初始密碼，并間隔適當(dāng)時(shí)間更換密碼。首次登錄系統(tǒng)會(huì)提示你修改密碼，也可以主動(dòng)修改密碼。進(jìn)入“個(gè)人辦公〞→“個(gè)人設(shè)置〞→“修改密碼〞，進(jìn)入下列圖顯示頁(yè)面。也可以通過(guò)頂部通欄的更多快捷方式進(jìn)入。輸入舊密碼，再輸入新密碼，再次輸入新密碼，最后保存即可。正確的退出方式退出系統(tǒng)時(shí)，要點(diǎn)擊系統(tǒng)右上角的退出，不要點(diǎn)擊瀏覽器的關(guān)閉按鈕。如何設(shè)置IE瀏覽器1.5.1翻開(kāi)IE瀏覽器，通過(guò)菜單，工具中的“Internet選項(xiàng)〞1.5.3點(diǎn)擊設(shè)置按鈕選中每次訪問(wèn)此頁(yè)時(shí)檢查，然后確定“平安〞中的“受信任的站點(diǎn)〞,點(diǎn)擊“站點(diǎn)〞按鈕“自定義級(jí)別按鈕〞對(duì)除彈出窗口以外的均設(shè)置為啟用

信息管理如何新建信息點(diǎn)擊“信息管理〞，在左側(cè)找到“新建信息〞，點(diǎn)擊翻開(kāi)新建頁(yè)面；或者在首頁(yè)快捷欄中直接選擇新建信息。也可翻開(kāi)新建信息頁(yè)面。新建頁(yè)面如下列圖：選擇需要發(fā)布的欄目，輸入信息標(biāo)題，根據(jù)需要上傳相關(guān)圖片或相關(guān)附件，編輯正文后，點(diǎn)擊保存退出即可完成信息發(fā)布。新建信息更多功能解析在發(fā)布信息時(shí)，我們可以通過(guò)系統(tǒng)完善的功能，發(fā)布不同格式的信息，比方純文本格式、圖片信息、表格信息、WORD/PPT編輯信息、可直接播放視頻、音頻的信息等。最大限度的滿(mǎn)足日常辦公需要。以下簡(jiǎn)單介紹各功能點(diǎn)：標(biāo)題后面的“細(xì)覽不顯示〞：發(fā)布信息時(shí)，標(biāo)題欄中輸入的標(biāo)題，會(huì)自動(dòng)生成具有固定格式、大小和顏色的標(biāo)題出現(xiàn)在正文中。如果勾選“細(xì)覽不顯示〞，那么不會(huì)在正文中生成該標(biāo)題。應(yīng)用點(diǎn)：①信息直接從word中復(fù)制，正文里本來(lái)就含有標(biāo)題了，不需要顯示自動(dòng)生成的標(biāo)題。②有些信息如通知、公告等正式文體，對(duì)標(biāo)題格式有特殊要求，自動(dòng)生成的標(biāo)題不符合要求?！癶tml編輯〞和“普通〞：“html編輯〞是默認(rèn)的，指的是正文內(nèi)容可以使用html編輯器進(jìn)行編輯。而“普通〞只能編輯文本格式的正文，如下列圖。“地址鏈接〞：如果您希望分享外部網(wǎng)站上的信息，可以選擇地址鏈接編輯方式。直接輸入網(wǎng)頁(yè)地址，保存退出即可。這樣，用戶(hù)在查看信息時(shí)，點(diǎn)擊辦信息標(biāo)題可以直接跳轉(zhuǎn)到鏈接網(wǎng)頁(yè)?！拔募溄莹暎菏怯脕?lái)發(fā)布音頻文件、視頻文件或者FLASH格式的文件，使用“文件鏈接〞上傳的文件，用戶(hù)查看信息時(shí)可以直接播放?！癢ORD編輯〞，“EXCEL編輯〞和“PPT編輯〞：我們有時(shí)候會(huì)發(fā)有格式要求的信息，比方紅頭文件，要求正文為仿宋三號(hào)，每行27~28個(gè)字，等等。這種有嚴(yán)格格式要求的信息，在html編輯器中無(wú)法保證它的格式，另外，因?yàn)閔tml編輯器和word之間無(wú)法兼容，從word排版很漂亮的信息拷貝到html編輯器中也無(wú)法保證它原來(lái)的格式，基于這些因素，我們?cè)谛陆ㄐ畔⒌臅r(shí)候，提供了“word編輯〞，“excel編輯〞和“PPT編輯〞方式，保證了信息的格式。顯示效果如下：同時(shí)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)生成相應(yīng)格式的附件?！跋嚓P(guān)圖片〞：在這里上傳的圖片，信息發(fā)布以后，會(huì)出現(xiàn)在標(biāo)題和正文之間，如果這條信息放在首頁(yè)，并且設(shè)置為圖文顯示，那么以圖片的形式進(jìn)行預(yù)覽。編輯信息頁(yè)面信息查看頁(yè)面，圖片在標(biāo)題和正文之間出現(xiàn)信息在首頁(yè)以圖片形式預(yù)覽也可以理解為，如果要在首頁(yè)的圖片新聞欄目中顯示圖片，那么就必須在“相關(guān)圖片〞這里上傳圖片。但是，在實(shí)際應(yīng)用中，您可能并不希望這張圖片同時(shí)顯示在標(biāo)題和正文之間，那么在上傳圖片的時(shí)候，您可以直接勾選

“細(xì)覽不顯示〞，在這里上傳的圖片就只在首頁(yè)顯示，而不會(huì)在這個(gè)信息查看頁(yè)面顯示了。如果希望將圖片顯示在正文的文字之間，可以通過(guò)在HTML編輯器中插入圖片的方式實(shí)現(xiàn)?！霸敿?xì)信息〞標(biāo)簽頁(yè)：可以完善信息的“副標(biāo)題〞、“文檔編號(hào)〞、“關(guān)鍵詞〞等信息。并且對(duì)信息進(jìn)行進(jìn)一步的設(shè)置。①“可查看人〞，可以對(duì)信息的查看范圍進(jìn)行設(shè)置，只有在可查看人內(nèi)的用戶(hù)才能看到您發(fā)布的這條信息?！部刹榭慈朔秶粫?huì)超出該欄目的可查看人的范圍〕② 打印權(quán)限和打印次數(shù)，設(shè)置哪些人可以對(duì)本信息進(jìn)行打印以及每個(gè)用戶(hù)可以打印的次數(shù)，權(quán)限范圍內(nèi)的用戶(hù)查看信息時(shí)能夠看到打印按鈕，并且在次數(shù)限制內(nèi)進(jìn)行文檔打印。③ 下載權(quán)限和下載次數(shù)，可以設(shè)置哪些人可以對(duì)本信息附件進(jìn)行下載及每個(gè)用戶(hù)可以下載的次數(shù)，權(quán)限范圍內(nèi)的用戶(hù)查看信息時(shí)可以看到相關(guān)附件并且在次數(shù)限制內(nèi)進(jìn)行附件下載。④ “禁止打印拷貝〞，如果勾選了否，那么用戶(hù)查看該信息時(shí)，無(wú)法對(duì)信息內(nèi)容進(jìn)行復(fù)制和打印操作。如果是有PPT/EXCEL/WORD等可以自動(dòng)生成附件的編輯方式，那么用戶(hù)無(wú)法查看到自動(dòng)生成的附件。⑤ “允許評(píng)論〞，如果勾選“否〞，那么用戶(hù)查看信息時(shí)，將看不到“評(píng)論〞按鈕，不能對(duì)該信息進(jìn)行評(píng)論。⑥ “有效期〞，對(duì)于具有時(shí)效性的信息，如放假通知、短期公告等，可以設(shè)置信息的有效期，過(guò)期文件普通用戶(hù)將不再能查看搜索到。⑦ “信息推送〞，可以通過(guò)選擇的方式〔郵件、短信或者即時(shí)通訊〕將信息推送給制定的用戶(hù)，確保相關(guān)用戶(hù)能夠第一時(shí)間看到該信息。⑧ 相關(guān)流程、相關(guān)工程、相關(guān)合同、相關(guān)討論、相關(guān)信息、公共聯(lián)系人的“關(guān)聯(lián)〞或“新建〞按鈕，可以關(guān)聯(lián)對(duì)應(yīng)的內(nèi)容。例如相關(guān)信息，點(diǎn)擊關(guān)聯(lián)，選擇一條信息，選擇關(guān)聯(lián)按鈕，信息就被關(guān)聯(lián)到此頁(yè)面中；點(diǎn)擊新建按鈕，那么可新增信息，并且發(fā)布到信息管理中去〔前提是有新增權(quán)限〕；如公共聯(lián)系人，假設(shè)本人無(wú)新增權(quán)限，那么不顯示新建按鈕。知識(shí)點(diǎn)：①新建信息，設(shè)置可查看人的時(shí)候，為什么只顯示了局部部門(mén)、不能顯示我要的部門(mén)呢？這是因?yàn)楣芾韱T將這個(gè)信息所在的欄目設(shè)置了查看范圍，在設(shè)置某條信息的可查看人的時(shí)候，只能在這個(gè)欄目的查看范圍之內(nèi)進(jìn)行選擇。比方，管理員設(shè)置了“財(cái)務(wù)報(bào)表〞欄目的查看范圍是公司領(lǐng)導(dǎo)和財(cái)務(wù)部，在發(fā)“2021年2月公司財(cái)務(wù)報(bào)表〞這個(gè)具體信息的時(shí)候，只能縮小查看范圍，即只能在“公司領(lǐng)導(dǎo)和財(cái)務(wù)部〞范圍之內(nèi)選擇可查看人，而不能設(shè)置行政人事部的同事可查看這個(gè)信息。我分別設(shè)置了2個(gè)相關(guān)信息和2個(gè)相關(guān)工程，可是為什么小王在查看信息的時(shí)候看不到相關(guān)信息和相關(guān)工程？這是因?yàn)橄嚓P(guān)信息和相關(guān)工程，是有查看權(quán)限范圍的，如果小王不在查看權(quán)限范圍內(nèi)，那么看不見(jiàn)相關(guān)信息和相關(guān)工程。信息的維護(hù)2.3.1修改信息：點(diǎn)擊信息管理，在左側(cè)找到“我的發(fā)布〞，點(diǎn)擊后，右側(cè)會(huì)顯示您發(fā)布過(guò)的所有信息。找到要修改的信息，點(diǎn)擊右側(cè)操作欄中的修改按鈕，便可進(jìn)入修改編輯頁(yè)面。修改完畢后，點(diǎn)擊“保存退出〞即可。2.3.2刪除信息：點(diǎn)擊信息管理，在左側(cè)找到“我的發(fā)布〞，點(diǎn)擊后，右側(cè)會(huì)顯示您發(fā)布過(guò)的所有信息。找到要?jiǎng)h除的信息，點(diǎn)擊右側(cè)操作欄中的刪除按鈕〔小紅叉〕，便可刪除信息。如何查看信息通過(guò)點(diǎn)擊首頁(yè)菜單欄信息管理，可以進(jìn)入信息管理模塊。左側(cè)顯示欄目信息，前面有的欄目表示該欄目有下級(jí)子欄目，您可以通過(guò)點(diǎn)擊其將欄目展開(kāi)，查看各級(jí)子欄目。點(diǎn)擊具體欄目名稱(chēng)，該欄目下所有信息在右側(cè)展示。點(diǎn)擊想要查看的信息的標(biāo)題，就可查看到信息的詳細(xì)正文，如果有附件，會(huì)在正文下面顯示鏈接，您還可以查看到信息發(fā)布人，發(fā)布時(shí)間，版本號(hào)及歷史版本等信息。歷史版本：點(diǎn)擊可查看信息版本號(hào)，修改備注，修改人和發(fā)布時(shí)間。①新建信息時(shí)如果需要流程審批，那么審批過(guò)程中的每次修改生成一個(gè)小版本，從0.1到0.99，每次增加0.01，正式發(fā)布時(shí)生成大版本1.00。②信息修改時(shí)如果需要流程審批，那么審批過(guò)程中的每次修改生成一個(gè)小版本，小版本每次增加0.01。例如在1.00版本修改，變成1.01，流程辦結(jié)后發(fā)布版本為2.00。③新建信息時(shí)如果不需要流程審批，那么發(fā)布時(shí)版本為1.00，信息修改后版本為2.00，每次修改增加1。④每個(gè)大、小版本都需要可以在“歷史版本〞中查看，修改歷史版本查看方式，每一個(gè)大的版本以粗體標(biāo)識(shí)。閱讀情況：點(diǎn)擊可查看該條信息的閱讀情況，顯示該信息查看范圍內(nèi)的所有用戶(hù)列表。列表左上方顯示信息閱讀率，黑色為已查看用戶(hù)，灰色為未查看用戶(hù)。評(píng)論：點(diǎn)擊發(fā)表對(duì)該信息的評(píng)論。在評(píng)論欄中輸入評(píng)語(yǔ)，點(diǎn)擊提交即可。郵件轉(zhuǎn)發(fā)：點(diǎn)擊可將該信息以郵件的方式轉(zhuǎn)發(fā)給系統(tǒng)內(nèi)的其他用戶(hù)。該信息將以超鏈接方式自動(dòng)添加到郵件正文中。打?。捍蛴≡撔畔ⅰｊP(guān)閉：點(diǎn)擊“關(guān)閉〞，信息查看頁(yè)面關(guān)閉。更多：點(diǎn)擊可展開(kāi)更多操作按鈕，收藏和記筆記。收藏：將該信息收藏到“個(gè)人辦公-我的文檔〞中。點(diǎn)擊“收藏〞，會(huì)彈出我的文檔的所有文件夾，選擇某個(gè)文件夾，即可將當(dāng)前信息收藏到我的文檔中。記筆記：點(diǎn)擊“記筆記〞，在彈出的對(duì)話(huà)框中，用戶(hù)可以將看信息后的心得、感想記錄下來(lái)。筆記可在“個(gè)人辦公→個(gè)人工具→筆記本〞中查看。相關(guān)性：這里顯示與信息相關(guān)的流程、工程、合同等信息。

公文管理如何新建發(fā)文在系統(tǒng)菜單欄，點(diǎn)擊進(jìn)入“公文管理〞模塊，再點(diǎn)擊左側(cè)功能欄中的“發(fā)文管理〞→“新建發(fā)文〞，便可看到自己有權(quán)限使用的發(fā)文流程。選擇相關(guān)的發(fā)文流程，點(diǎn)擊后翻開(kāi)發(fā)文標(biāo)簽如下列圖：默認(rèn)的發(fā)文標(biāo)簽中各項(xiàng)解釋如下：文件標(biāo)題——標(biāo)題是必填項(xiàng)；起草正文——可直接粘貼Word、Excel內(nèi)容，也可手工輸入正文信息，還可引入文章或?qū)氡镜匚募桓郊蟼鞲郊?；文頭/機(jī)關(guān)代字——根據(jù)所發(fā)文件的不同，選擇相對(duì)應(yīng)的文頭/機(jī)關(guān)代字；〔注：在標(biāo)準(zhǔn)表單中機(jī)關(guān)代字也叫做文頭〕字號(hào)/文號(hào)——在發(fā)文編號(hào)時(shí)自動(dòng)生成，可以修改；〔注：在標(biāo)準(zhǔn)表單中文號(hào)也叫做字號(hào)〕主送、抄送等——選擇或輸入相應(yīng)的主送、抄送單位或部門(mén)，也可以點(diǎn)擊“分發(fā)單位〞從下拉框中選擇設(shè)置好的分發(fā)單位；擬稿單位——默認(rèn)提取擬稿人所屬的組織，也可以手工修改；擬稿人——默認(rèn)提取發(fā)起人姓名，發(fā)起人也可以手工修改；簽發(fā)日期——文件的簽發(fā)日期，在套模板時(shí)自動(dòng)顯示漢字日期，如“二〇〇九年四月二十八日〞；共印——文件共印多少份。點(diǎn)擊標(biāo)簽上方“起草正文〞按鈕進(jìn)入正文編輯頁(yè)面：編寫(xiě)完成正文內(nèi)容后，點(diǎn)擊保存正文按鈕，提示保存成功后，點(diǎn)擊返回辦公系統(tǒng)按鈕，回到發(fā)文標(biāo)簽頁(yè)面?！沧ⅲ哼@里只編輯正文，要放入紅頭，機(jī)關(guān)代字等標(biāo)簽里有的信息〕注意：這里保存成功以后一定要點(diǎn)擊返回辦公系統(tǒng)，否那么正文無(wú)法保存。返回到發(fā)文標(biāo)簽，填寫(xiě)“標(biāo)題〞、“主送〞等要素，點(diǎn)擊“發(fā)送〞按鈕，選擇辦理人，點(diǎn)“發(fā)送〞提交下一辦理人。作為擬稿人所要做的操作，可以簡(jiǎn)單的概括為三個(gè)步驟：①選擇所需的發(fā)文流程，填寫(xiě)發(fā)文標(biāo)簽。②點(diǎn)擊“起草正文〞進(jìn)行正文編輯。③點(diǎn)擊“發(fā)送〞按鈕，提交到下一辦理人。如何審批文件在首頁(yè)右上角文件辦理處收到數(shù)字提醒。點(diǎn)擊文件辦理按鈕，進(jìn)入“待辦文件〞列表。

找到需要辦理的文件，點(diǎn)擊標(biāo)題翻開(kāi)發(fā)文標(biāo)簽，查看標(biāo)簽內(nèi)容后，點(diǎn)擊“批閱正文〞按鈕，可查看或修改正文。對(duì)正文的修改有痕跡保存，點(diǎn)擊上方“顯示/隱藏痕跡〞按鈕，可以顯示/隱藏痕跡，每個(gè)用戶(hù)的修改痕跡以不同顏色顯示，將鼠標(biāo)放在修改痕跡上，可以顯示是哪個(gè)用戶(hù)在什么時(shí)間進(jìn)行的修改。回到標(biāo)簽頁(yè)，填寫(xiě)審批意見(jiàn)，點(diǎn)擊“發(fā)送〞按鈕提交給下一辦理人。如何編號(hào)，套紅，分發(fā)作為編號(hào)人員，在收到一份待辦的發(fā)文之后，在標(biāo)簽上檢查主送、抄送、印發(fā)份數(shù)等要素是否正確后，按以下步驟進(jìn)行編號(hào)、套紅等操作：編號(hào)點(diǎn)擊編號(hào)按鈕，彈出編號(hào)框，默認(rèn)編號(hào)或手動(dòng)修改編號(hào)后，點(diǎn)擊保存退出。編號(hào)自動(dòng)顯示在表單的“文號(hào)〞〔局部非正式發(fā)文是期號(hào)〕處。每個(gè)發(fā)文都有唯一的文號(hào)。套紅點(diǎn)擊“生成正式文件〞按鈕，系統(tǒng)會(huì)彈出正文編輯頁(yè)面，并自動(dòng)按事先定義好的模板生成正式文件。分發(fā)正文套紅、用印完成后返回標(biāo)簽頁(yè)面，點(diǎn)擊上方功能欄中的“分發(fā)〞按鈕，在彈出的窗口中選擇文件發(fā)送范圍后，可選擇分發(fā)給范圍內(nèi)的所有用戶(hù)，或者是公文員，然后點(diǎn)擊“發(fā)送〞即可。收到文件的用戶(hù)，可以在“公文管理〞模塊下的“我的收文〞中查看?！咀⒁狻烤幪?hào)在“編號(hào)、排版〞環(huán)節(jié)，套紅、分發(fā)在“蓋章印發(fā)〞環(huán)節(jié)，不一定由一個(gè)人完成，而是根據(jù)實(shí)際情況按自定義的流程進(jìn)行流轉(zhuǎn)的。不過(guò)，上文的操作方法仍然適用。編號(hào)、套紅、分發(fā)的順序不可改變。經(jīng)辦文件查閱〔發(fā)文〕在發(fā)文管理的“經(jīng)辦文件查閱〞列表中，列出了所有您參與辦理發(fā)文記錄?？梢詫?duì)自己辦理過(guò)的發(fā)文進(jìn)行有效的監(jiān)控。分發(fā)文件查閱〔發(fā)文〕在發(fā)文管理中，用戶(hù)可通過(guò)分發(fā)文件查閱菜單，查看自己分發(fā)的文件。收文各環(huán)節(jié)的操作登錄OA系統(tǒng)后，點(diǎn)擊“公文管理〞菜單，展開(kāi)“收文管理——新建收文〞，點(diǎn)擊開(kāi)始建立一個(gè)新收文業(yè)務(wù)。注：假設(shè)是相應(yīng)的菜單或功能無(wú)法看到，表示你無(wú)沒(méi)有相應(yīng)的權(quán)限，假設(shè)需要請(qǐng)與系統(tǒng)管理員聯(lián)系授權(quán)事宜。點(diǎn)擊后出現(xiàn)收文單界面：收文編號(hào)：下拉框選擇，自動(dòng)編號(hào)，可以手工修改編號(hào)。收文日期：選擇輸入。來(lái)文機(jī)關(guān)：下拉框選擇輸入來(lái)文機(jī)關(guān)可以在“公文管理〞——“收文管理〞——“收文設(shè)置〞——“單位設(shè)置〞中完成。相關(guān)信息輸入完畢后，點(diǎn)擊“發(fā)送〞至下一審批活動(dòng)“辦公室主任核批〞進(jìn)行批示。“辦公室主任核批〞人登錄系統(tǒng)后，可以如下標(biāo)示處查看到需要辦理的文件。點(diǎn)擊待辦文件標(biāo)題即可開(kāi)始批閱文件。點(diǎn)擊“發(fā)送〞至“文書(shū)轉(zhuǎn)辦〞。文書(shū)在待辦文件中翻開(kāi)待辦文件進(jìn)行辦理。中選擇部門(mén)辦理時(shí)：登錄OA系統(tǒng)，在首頁(yè)“待辦文件〞區(qū)會(huì)列示需要辦理的文件。翻開(kāi)文件后按需辦理，如圖說(shuō)明。具體操作同“理事長(zhǎng)批示〞操作。部門(mén)綜合員收到待辦收文后，通過(guò)功能轉(zhuǎn)給部門(mén)負(fù)責(zé)人辦理。部門(mén)負(fù)責(zé)人收到待辦文件后辦理。經(jīng)辦文件查詢(xún)〔收文〕可以查詢(xún)經(jīng)過(guò)本人辦理的收文文件。辦理查閱辦理查閱中的功能很強(qiáng)大，請(qǐng)謹(jǐn)慎使用。修改：可以對(duì)收文單中的某些項(xiàng)進(jìn)行修改，如修改文件標(biāo)題，即使是已辦理完畢的文件。刪除：刪除收文，不可恢復(fù)。強(qiáng)制結(jié)束：：對(duì)于未辦理完畢的收文流程強(qiáng)制結(jié)束，待辦人的待辦文件中不再顯示。一些常用的流程操作〔該局部適用于發(fā)文、收文以及工作流程〕如果審批意見(jiàn)為不同意，或者需要表單中提交內(nèi)容進(jìn)行修改，可點(diǎn)擊該按鈕?？梢詫⒘鞒掏嘶刂涟l(fā)起人，也可將流程退回至任一審批過(guò)的活動(dòng)節(jié)點(diǎn)。填寫(xiě)退回原因后，選擇郵件提醒范圍，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)發(fā)送郵件給相應(yīng)人員。也可同時(shí)勾選短信提醒。比方，員工要請(qǐng)假，部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)不同意，就可以將請(qǐng)假流程“退回〞給流程發(fā)起人。如果由于操作錯(cuò)誤或者局部信息需要修改等原因需要撤回已發(fā)送或者審批的文件，那么在下一活動(dòng)辦理人〔領(lǐng)導(dǎo)〕尚未查看該文件的情況下可以選擇取消或者撤辦。點(diǎn)擊首頁(yè)右上角的文件辦理按鈕，進(jìn)入“待辦文件〞列表。然后點(diǎn)擊左側(cè)菜單的“我的文件〞〔我發(fā)起的流程〕。找到要撤回的文件并翻開(kāi)。翻開(kāi)文件以后，在左上方有個(gè)取消的按鈕，點(diǎn)擊后填寫(xiě)取消原因，便可無(wú)痕跡撤回。點(diǎn)擊首頁(yè)右上角的文件辦理按鈕，進(jìn)入“待辦文件〞列表。然后點(diǎn)擊左側(cè)菜單的“已辦文件〞〔我審批的流程〕。找到要撤回的文件并翻開(kāi)。翻開(kāi)文件以后，在左上方有個(gè)撤辦的按鈕，點(diǎn)擊便可無(wú)痕跡撤回，撤回后將重新回到代辦文件中。當(dāng)收到文件時(shí)，如果希望別人幫助辦理，或者需要下屬辦理的情況下，可以使用轉(zhuǎn)辦〔并非所有文件都能轉(zhuǎn)辦〕，翻開(kāi)要辦理的文件，點(diǎn)擊左上角的轉(zhuǎn)辦按鈕那么會(huì)彈出轉(zhuǎn)辦的對(duì)話(huà)框，點(diǎn)擊向下的箭頭，選擇要轉(zhuǎn)辦的人然后點(diǎn)擊發(fā)送。和催辦點(diǎn)擊首頁(yè)右上角的文件辦理按鈕，進(jìn)入“待辦文件〞列表。然后點(diǎn)擊左側(cè)菜單的“我的文件〞或者“已辦文件〞。找到要跟進(jìn)的文件并翻開(kāi)。在上方找到對(duì)應(yīng)的選項(xiàng)卡，便可查看相應(yīng)的流程圖和流程記錄?？梢愿鶕?jù)流程記錄催辦相應(yīng)的辦理人，催辦按鈕在文件的上方。上傳附件您在發(fā)布信息、提報(bào)流程、發(fā)送郵件時(shí)都會(huì)看到“上傳附件〞按鈕。點(diǎn)擊，將彈出頁(yè)面，提示“請(qǐng)選擇要上傳的文件〞。點(diǎn)擊“瀏覽〞，翻開(kāi)“選擇文件〞窗口。ezOFFICE系統(tǒng)支持同時(shí)上傳多個(gè)文件，按住Ctrl鍵即可選擇多個(gè)文件，您也可以按住鼠標(biāo)不放，用拖拉的方式選擇文件。選中想要上傳的文件后，點(diǎn)擊“翻開(kāi)〞按鈕，即可看到文件上傳進(jìn)度。點(diǎn)擊文件后×可將附件刪除。內(nèi)部郵件內(nèi)部郵件模塊更好的實(shí)現(xiàn)了內(nèi)部溝通的方便快捷，并且可以根據(jù)自己的要求進(jìn)行外部郵件的設(shè)置，使用起來(lái)更加的靈活。如何查看郵件點(diǎn)擊菜單欄“內(nèi)部郵件〞，可以進(jìn)入內(nèi)部郵件模塊，默認(rèn)進(jìn)入收件箱。也可點(diǎn)擊快捷菜單的郵件圖標(biāo)快捷菜單的郵件圖標(biāo)，會(huì)顯示出當(dāng)前未讀郵件的數(shù)目，這樣在任何頁(yè)面，我們都可以最快捷的翻開(kāi)新郵件。比方，我現(xiàn)在信息管理模塊下，發(fā)現(xiàn)快捷欄有新郵件的數(shù)字提醒，那么我可以直接點(diǎn)擊提醒進(jìn)入收件箱、查看新郵件。查看郵件的頁(yè)面如下：打?。狐c(diǎn)擊打印按鈕會(huì)彈出打印預(yù)覽頁(yè)面，用戶(hù)可以按照要求來(lái)打印移動(dòng)到：在“移動(dòng)到〞處選擇將要移動(dòng)的地方，郵件會(huì)自動(dòng)轉(zhuǎn)移導(dǎo)出：點(diǎn)擊可以將郵件根本信息及正文內(nèi)容導(dǎo)出到本地，可以選擇導(dǎo)出txt或者是eml格式。批量導(dǎo)出：可以批量將收件箱中郵件進(jìn)行導(dǎo)出操作。如何寫(xiě)郵件進(jìn)入內(nèi)部郵件模塊，在左側(cè)有“寫(xiě)郵件〞，點(diǎn)擊可翻開(kāi)新建郵件的頁(yè)面。也可點(diǎn)擊首頁(yè)快捷欄新建，點(diǎn)擊“新建郵件〞，翻開(kāi)寫(xiě)郵件頁(yè)面。新建郵件的頁(yè)面如下。發(fā)一個(gè)新郵件的操作很簡(jiǎn)單，選擇收件人，輸入郵件主題，輸入正文，點(diǎn)擊“發(fā)送退出〞即可。收件人有兩種選擇方式：1在上面一行，可以輸入用戶(hù)簡(jiǎn)碼〔或者前幾位〕或用戶(hù)中文名，回車(chē)，就可以很快縮小范圍，找到符合條件的用戶(hù)。什么是用戶(hù)簡(jiǎn)碼呢？用戶(hù)簡(jiǎn)碼是系統(tǒng)管理員設(shè)置的有一定規(guī)那么的用于識(shí)別用戶(hù)的簡(jiǎn)要代碼，可以是姓名拼音，可以和用戶(hù)賬號(hào)相同，也可以是中文姓名，等等。如果不清楚用戶(hù)簡(jiǎn)碼的規(guī)那么，請(qǐng)咨詢(xún)系統(tǒng)管理員。如果需要選擇多個(gè)收件人，可以繼續(xù)用同樣的方法進(jìn)行選擇。2在收件人的后面，有一個(gè)選擇對(duì)象的按鈕，點(diǎn)擊翻開(kāi)“選擇對(duì)象〞頁(yè)面，在這里可以選擇組織或用戶(hù)新建郵件頁(yè)面的其他功能說(shuō)明：顯示抄送：點(diǎn)擊后顯示抄送框，選擇方式和“收件人〞相同。為了使頁(yè)面簡(jiǎn)潔，默認(rèn)隱藏。顯示密送：點(diǎn)擊后顯示密送框，選擇方式和“收件人〞相同。為了使頁(yè)面簡(jiǎn)潔