學(xué)習(xí)表格應(yīng)用技巧集錦

目錄1.WPS常用設(shè)置技 您想定義自己的右鍵菜單嗎 我該如何定義功能快捷鍵 目錄1.WPS常用設(shè)置技 您想定義自己的右鍵菜單嗎 我該如何定義功能快捷鍵 如何在WPS中設(shè)置常用符 WPS表格設(shè)置常用選 如何備份和恢復(fù)我的個性化設(shè)置 2.WPS表格操作技 快速新建和關(guān)閉多個文 快捷切換工作薄和工作 如何設(shè)置彩色的工作表標(biāo) 大型表格的瀏覽和打 3.WPS表格編輯技 如何輸入身份證 如何在單元格中輸入多行文本 方便的“自動換行”功 將員工基本工資批量增加固定 實用的“文本轉(zhuǎn)換數(shù)值”功 快速生成人民幣大 如何制作斜線表 4.WPS表格數(shù)據(jù)統(tǒng)計處 4.1.快速進行表格合 4.2.能夠按我要求的順序進行排序嗎 1頁，共2如何提取一列數(shù)據(jù)中唯一記 快速進行數(shù)據(jù)分類匯 如何提取一列數(shù)據(jù)中唯一記 快速進行數(shù)據(jù)分類匯 巧妙拆分文本數(shù) 您會用數(shù)據(jù)透視表嗎 5.WPS表格特殊功 標(biāo)識招聘考試不及格的成 為數(shù)據(jù)表設(shè)置國際象棋底 標(biāo)識重復(fù)輸入的學(xué)員信 控制輸入指定條件的數(shù) 快速生成下拉菜 6.WPS表格圖表技 如何快速調(diào)整圖表文字格 如何交換兩個數(shù)據(jù)系列的顯示順 如何使圖表數(shù)據(jù)系列均勻顯 總 2頁，共2表格常用技巧1.WPS為了能夠更好、更快地操作表格常用技巧1.WPS為了能夠更好、更快地操作WPSOffice2007表格（本文及引言中稱表格）數(shù)據(jù)，在前期我們可以對系統(tǒng)的菜單、工具欄、和快捷鍵進行個性化設(shè)置，以適用于個人的使同時，WPS表格還提供了“用戶配置文件保存向?qū)А?，使我們可以他人自由共享個性化設(shè)置，也便于用戶配置文件的備份和恢1.1.在目前的版本中，用戶可以根據(jù)自己的操作習(xí)慣對系統(tǒng)工具欄進行性化設(shè)置。1、調(diào)整系統(tǒng)菜單、工具欄的按2、個性化用戶的右鍵快捷菜WPSOffice2007WPSOffice但系統(tǒng)不可能在工具欄上逐一列出，因此，如果我們希望將常用功能在菜單、工具欄或者右鍵菜單上顯示，可以通過自行定義來解下面將介紹如何在右鍵快捷菜單下添加“工具”主菜單下“文本轉(zhuǎn)為數(shù)值”命令。具體的操作步驟如步驟 選擇“視圖｜工具欄｜自定義工具欄”菜單項，打開“自義”對話框步驟 在“命令”選項卡的“命令欄”下拉菜單中選擇“主菜單欄并找到“工具｜文本轉(zhuǎn)換成數(shù)值”菜單項，如下圖所1頁，共571步驟 鼠1步驟 鼠標(biāo)右鍵單擊該命令，在彈出快捷菜單中選擇“復(fù)制到菜單項，在“復(fù)制到”對話框中定位到“快捷菜單欄｜表格｜單元表項，選中希望粘貼的位置，單擊“確定”保存設(shè)置，并單擊“關(guān)閉鈕退出“自定義設(shè)2頁，共572此時，我們就已經(jīng)將“文本轉(zhuǎn)換2此時，我們就已經(jīng)將“文本轉(zhuǎn)換成數(shù)值”命令添加到“右鍵菜單，當(dāng)我們選擇單元格區(qū)域后，單擊右鍵就可以出現(xiàn)類似如下圖所示的了對于添加其他命令完全相同，直接通過自定義工具欄添加命令即這里不再詳述。另外，當(dāng)添加過多的自定義命令后，如果希望還原系統(tǒng)裝時的菜單，請在“自定義工具欄”對話框中，單擊“重置”按鈕則可進行恢復(fù)還1.2.很多情況下，為了加快文檔編輯速度，我們常常會為某些常用命令行定義“快捷鍵”，在 表格中，我們同樣可以通過“自定義工具欄對話框來進行設(shè)置3頁，共57例如在日常工作中，我們經(jīng)常會希望只例如在日常工作中，我們經(jīng)常會希望只粘貼不帶格式（不含公式）數(shù)值，如果僅僅通過對話框來操作“選擇性粘貼｜數(shù)值”則比較繁瑣，時我們就可以將該命令添加快捷鍵，如<Ctrl+Shift+V>，具體的操作如下選擇“視圖｜工具欄｜自定義工具欄”菜單項，打開義”對話框步驟 在“命令”選項卡的“命令欄”下拉菜單中選擇“普通工欄”，并找到“常用｜粘貼”菜單項，如下圖所3自定義工具欄－“粘貼｜雙擊右側(cè)“命令”下的“值”選項，雙擊打開“設(shè)置框，如下圖所示4頁，共574為“粘貼｜步驟 單擊“關(guān)4為“粘貼｜步驟 單擊“關(guān)閉”按鈕保存設(shè)置，最后退出“自定義工具欄”話框，完成設(shè)置。當(dāng)用戶以后再按下<CtrlShiftV>任何格式地粘貼“數(shù)值”了1.3.如何在WPS中設(shè)置WPSOffice2007中提供的自定義符號欄可以讓我們將常用殊符號”添加到符號欄中，以便于以后輸入時快速調(diào)當(dāng)我們選擇“插入｜符號”菜單項，打開“符號”對話框，如下圖示5頁，共575當(dāng)我們選擇“√5當(dāng)我們選擇“√”符號后，再單擊左下角的“插入到符號欄”，即該符號添加到“符號欄”中，如下圖所6已經(jīng)添加“√同時，如果有些符號是我們經(jīng)常使用的，還可以為其設(shè)置“快捷鍵當(dāng)我們選擇“符號”對話框的“符號欄”選項卡，則可以看到下圖的界面6頁，共577當(dāng)我們按下“Alt+7當(dāng)我們按下“Alt+X”組合鍵，再單擊下方的“指定快捷鍵”按鈕后即可完成設(shè)置。以后當(dāng)用戶按下<Alt+X>組合鍵后，就可以快符號對于其他符號的設(shè)置與此完全相同，請讀者自行參照進行定1.4.WPS表格設(shè)置常用為了提高用戶的工作效率，表格提供了較多的“選項進行設(shè)置，當(dāng)單擊“工具｜選項”菜單項后，即可進入“選項”對話框，選擇“編輯與顯示”選項卡，用戶可以看到如下圖所示的界7頁，共578“工具｜1、用戶勾選“自8“工具｜1、用戶勾選“自動設(shè)置小數(shù)點”復(fù)選框，指定兩位小數(shù)后，當(dāng)在元格輸入數(shù)值“1234”后，則系統(tǒng)會自動轉(zhuǎn)換為：12.34，這對財務(wù)人輸入數(shù)據(jù)則比較實用2、若勾選“輸入時提供推薦列表”復(fù)選框，則在數(shù)據(jù)表一列中輸數(shù)據(jù)時，如當(dāng)用戶輸入“W”字母后，系統(tǒng)將整列中所有以“W”字頭的文本以列表形式展現(xiàn)出來，用戶可以快速地選擇重復(fù)項目進行同時，當(dāng)選擇“自定義序列”選項卡后，我們可以將常用的序列添到“序列列表”中，如下圖所示8頁，共579當(dāng)我們在“輸入序列”文本框中逐行9當(dāng)我們在“輸入序列”文本框中逐行輸入：企劃部、設(shè)計部、開發(fā)和銷售部以后，單擊“添加”按鈕，則可以將其添加到“自定義序列中，則以后就可以在“序列填充”或者“數(shù)據(jù)排序”等應(yīng)用中進行調(diào)用如何大家是否遇到過這樣的情況：當(dāng)您的操作系統(tǒng)出現(xiàn)問題而必須重新裝后，原來定義了很多“自定義工具欄”、“自定義快捷鍵”以及“用戶板”都必須重新定義如果您現(xiàn)在還在為其苦惱，WPSOffice2007已經(jīng)為您考慮到了，前的新版本已經(jīng)提供了“用戶配置文件保存向?qū)А保詭椭脩魝浞莺蛷?fù)個性化配當(dāng)您單擊“開始菜單｜程序｜WPSOffice2007”菜單項，選擇工具”下的“用戶配置文件保存向?qū)А泵詈?，即可打開如下圖示的對話框9頁，共5710我們可以10我們可以根據(jù)提向?qū)е鸩襟E進行設(shè)置，來將用戶的“配置信息”進保存和恢復(fù)。如下圖所示10頁5711上圖中是將用戶的“配置11上圖中是將用戶的“配置信息”進行保存的截圖，與此相似的是，需要恢復(fù)原來備份的“配置信息”時，只需要在第2步時，選擇“將原保存的設(shè)置恢復(fù)應(yīng)用到本機上”即可2.WPS處理電子表格離不開同時對多個數(shù)據(jù)表進行操作，下面將針對一些本的工作表操作方法進行簡單地介2.1.快速新建和關(guān)閉多個在日常工作新建文檔時，如果您還是通過“文件｜新建”命令來創(chuàng)文檔，可能會比較繁瑣，其實WPS提供了更加快捷的方法給大家使用當(dāng)我們打開文檔后，在工具欄下方的“標(biāo)簽欄”會顯示文檔名標(biāo)簽如下圖所示11頁5712當(dāng)我們在標(biāo)簽欄空白處雙擊鼠標(biāo)，則可以快速12當(dāng)我們在標(biāo)簽欄空白處雙擊鼠標(biāo)，則可以快速創(chuàng)建新同時，當(dāng)我們在“標(biāo)簽欄”上某“文檔標(biāo)簽”上單擊鼠標(biāo)右鍵統(tǒng)彈出的快捷菜單會顯示如下菜單13當(dāng)我們單擊“關(guān)閉其他窗口”菜單時，則自動關(guān)閉除“Book3的所有文檔；當(dāng)我們選擇“關(guān)閉所有文檔”菜單時，則會快速關(guān)閉所有檔，當(dāng)然如果有文檔未保存時，系統(tǒng)會提示“文檔保存”的對話框，由戶選擇確認即可2.2.快捷切換工作薄和工您還在使用鼠標(biāo)單擊工作薄或工作表標(biāo)簽來切換它們嗎？如果是，面的方法可能更加方便地讓您在工作薄或工作表中進WPS表格中，當(dāng)您按下<Ctrl+Tab>組合鍵時，即可實現(xiàn)多作薄之間的切換，而且當(dāng)您反復(fù)地按此組合鍵時，系統(tǒng)會在所有工作薄間進行循環(huán)切換另外，如何在一個工作薄中多個工作表之間進行切換表提供了CtrlPgdn和CtrlPgup快捷鍵讓我們可以從前一工作表切換到后一個工作表，反之，另外一個12頁57捷鍵則提供向前切換2.3.如何設(shè)置彩色捷鍵則提供向前切換2.3.如何設(shè)置彩色的工作當(dāng)某個工作簿中有多張工作表時，如果我們希望對某些工作表進行殊標(biāo)識，我們可以對工作表標(biāo)簽設(shè)置不同（特殊）的顏色來進行標(biāo)我們可以單擊“格式｜工作表｜工作表標(biāo)簽顏色”菜單，即可對標(biāo)進行顏色設(shè)另外，系統(tǒng)還可以使用更加快捷的方式進行標(biāo)簽顏色設(shè)置作表標(biāo)簽上單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的“工作表標(biāo)簽顏色”中進行選擇，下圖所示14設(shè)置完畢后，當(dāng)用戶切換到其他工作表后，即可看到工作表的顏如下圖所示13頁572.4.大型表格的瀏覽和很多時候，我們會遇2.4.大型表格的瀏覽和很多時候，我們會遇到超過1頁的多行數(shù)據(jù)表，當(dāng)我們向下瀏覽數(shù)時，會發(fā)現(xiàn)表頭標(biāo)題會由于數(shù)據(jù)的向下滾動而消失，如下圖所示。這樣們很有可能不能明確地了解查看數(shù)據(jù)的15此時，我們只需要利用“凍結(jié)窗口”功能，即可對標(biāo)題行進行鎖定具體方法如首先確定需要凍結(jié)的標(biāo)題行，如我們需要鎖定第1行，則使用鼠標(biāo)選2行，或者將光標(biāo)定位到A2單元格步驟 鼠標(biāo)單擊“窗口｜凍結(jié)窗格”菜單項，即可實現(xiàn)鎖定16這樣操作以后，當(dāng)我們再向下瀏覽數(shù)據(jù)時，則可以保證第1行的標(biāo)行始終顯示在首行，我們就可以清晰地進行數(shù)據(jù)查看了。如下圖所14頁5717同時，以上操作僅僅只17同時，以上操作僅僅只能對數(shù)據(jù)瀏覽起作用，當(dāng)我們希望在打印每頁也固定顯示第 行標(biāo)題行，則需要在頁面設(shè)置中進行設(shè)置才能實現(xiàn)具體方法如單擊“文件｜頁面設(shè)置”，打開“頁面設(shè)置”對話框，選“工作表”選項卡，如下圖所示15頁57另外，如果對于多列的數(shù)據(jù)表中希望對數(shù)據(jù)列進行凍結(jié)，操作相似，1223（即2“凍結(jié)窗格”命令即可18將光標(biāo)定位“頂端標(biāo)題行”18將光標(biāo)定位“頂端標(biāo)題行”文本框中，再使用鼠標(biāo)選擇數(shù)表中的標(biāo)題19單擊“確定”按鈕完成設(shè)當(dāng)對文檔進行“打印預(yù)覽”時，則可以看到我們設(shè)置的標(biāo)題行則固顯示在每頁的首行，如下203.WPS對電子表格進行常規(guī)地編輯、修改等操作是一些基本的工作，如果握一些常用的編輯技巧則會有利于加快編輯速度，相信下面的內(nèi)容對您工作和學(xué)習(xí)有幫助16頁573.1.如何輸入身居民身份證號碼是負責(zé)人事管理的人員經(jīng)常3.1.如何輸入身居民身份證號碼是負責(zé)人事管理的人員經(jīng)常遇到的數(shù)據(jù)，它們分別1518位數(shù)字組合（除部分身X結(jié)尾以外），那么身證號碼的錄入和生成的結(jié)果格式也經(jīng)常使用戶產(chǎn)生困惑。下面提供兩種用方法進行數(shù)據(jù)錄入3.1.1.首先，單擊“格式｜單元格”，在“數(shù)字”選項卡下設(shè)置單元格為本”格式，然后在單元格中直接輸入身份證號3.1.2.前置單撇號進行錄在輸入身份證號碼時，先輸入單撇號“'”，再輸入身份證號即可，如在單元格中輸入：'1234561999123101233.1.3.已經(jīng)錄入數(shù)據(jù)的修如果用戶直接輸入身份證號碼，可能我們會看到的是以科學(xué)計數(shù)法顯示的數(shù)值，因為在WPS表格中，整數(shù)數(shù)值僅能保留15位有效數(shù)字而且當(dāng)輸入超過11位數(shù)值時，系統(tǒng)自動以科學(xué)計數(shù)法來進行顯因此對于這種情況，分別有兩種辦法來1、已經(jīng)輸入的15位身份證：用戶需要重新在單元格格式中進行自義設(shè)置：0，身份證可以完整顯示2、已經(jīng)輸入的18位身份證：由于整數(shù)數(shù)值僅能15位有效數(shù)字系統(tǒng)除了顯示成科學(xué)計數(shù)法以外，原來錄入的數(shù)據(jù)系統(tǒng)只能保留前15有效數(shù)字3位數(shù)字以0顯示，數(shù)據(jù)精度已經(jīng)丟失。因此這種數(shù)據(jù)17頁57注意：以上兩種方法同樣可以用于如：銀行帳號、產(chǎn)品編號等長數(shù)的數(shù)據(jù)錄入能重新錄入才行大家應(yīng)該見過如下圖單元格中的多能重新錄入才行大家應(yīng)該見過如下圖單元格中的多行文本吧？在一個單元格中輸入文本數(shù)據(jù)，可以讓備注內(nèi)容變得更加清晰，在WPS表格中有兩種法提供給我們使用21在單元格“編輯”狀態(tài)下，我們可以單擊“格式”工具的自動換”按鈕，即可在當(dāng)前光標(biāo)位置插入一新行（手工換行符）如下圖所示22如果您認為在編輯狀態(tài)下單擊“自動換行”按鈕來換行比繁瑣，那么我們還可以按下<Alt+Enter>組合鍵，也能夠?qū)崿F(xiàn)插入空行3.3.方便的“自動換行”按鈕除了可以在編輯狀態(tài)下增加空行以外，該按鈕還以在瀏覽狀態(tài)下快速切換“自動換行”的狀態(tài)，如下圖所示18頁5723同時，當(dāng)我們選擇某些單元格23同時，當(dāng)我們選擇某些單元格區(qū)域后，單擊“工具欄”上的“自動行”按鈕，系統(tǒng)會自動根據(jù)當(dāng)前區(qū)域的列寬進行自動換行，將文本完整顯示在單元格中從事財務(wù)工作的人員可能會遇到下面的問題：如在補貼發(fā)放將所有部門員工的“高溫補帖”在原基礎(chǔ)上都增加200元人民幣24遇到這樣的問題時，可能有些朋友會使用公式來處理。其實，我們用表格的“選擇性粘貼”就也可以快速地實現(xiàn)累加。具體方法如19頁57步驟 在任意一個空單元格（如步驟 在任意一個空單元格（如單元格）中輸入數(shù)并復(fù)制該單元格步驟 選擇F2:F11單元格區(qū)域，單擊“編輯｜選擇性粘貼”（或擊鼠標(biāo)右鍵）菜單項，打開“選擇性粘貼”對話框，如下圖所示25步驟 在對話框中選擇粘貼“數(shù)值”，在運算格式下選擇“加”單框，單擊“確定”按鈕完成粘貼這樣就可以在指定范圍內(nèi)批量累加補貼金額200元，而毋須使用公來實現(xiàn)，方便快捷，累加結(jié)果如下圖所2620020頁573.5.實用的在日常工作中，很多人事系統(tǒng)3.5.實用的在日常工作中，很多人事系統(tǒng)、財務(wù)軟件系統(tǒng)都會導(dǎo)出相應(yīng)的報但某些時候，當(dāng)我們打開這類文檔進行數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析時，發(fā)現(xiàn)對那些數(shù)進行求和或其他計算時，結(jié)果為0，如下圖所示27仔細檢查才發(fā)現(xiàn)，原來這些系統(tǒng)導(dǎo)出的數(shù)據(jù)全為文本格式的數(shù)值，不能直接進行求和、平均值的計算，因此導(dǎo)致統(tǒng)計結(jié)0那如何才能讓這些數(shù)據(jù)可以正常計算呢？在WPS表格中提供本轉(zhuǎn)換成數(shù)值”功能專門解決此類問題，我們只需要單擊菜單命輕松實現(xiàn)轉(zhuǎn)換，具體方法首先選擇需要轉(zhuǎn)換的區(qū)域，如上圖的E2:K11區(qū)域，再單擊“工具文本轉(zhuǎn)換成數(shù)值”菜單項，即可一次性將所有文本型數(shù)字轉(zhuǎn)換為真正的值，這樣就可以正常計算21頁57283.6.很多朋友可能知道在283.6.很多朋友可能知道在MSExcel中，如果要生成人民幣大寫金額需要編寫非常繁瑣、復(fù)雜的函數(shù)公式才能實現(xiàn)，但在WPS表格中，我只需要通過設(shè)置“單元格格式”即可輕松實現(xiàn)了當(dāng)我們在A2單元格中輸入金額數(shù)據(jù)：12045.78后，只需要簡單設(shè)后，即可生成人民幣大寫金額字樣。具體設(shè)置如步驟 選擇A列單元格，單擊“格式｜單元格”菜單項，打開“元格格式”對話框步驟 在“數(shù)字”選項卡下“分類”列表下選擇“特殊”類型，右側(cè)類型中選擇“人民幣大寫”，單擊“確定”按鈕完成設(shè)置。如下圖示22頁5729完成設(shè)置后29完成設(shè)置后，在單元格中即可顯示正確的人民幣大寫金額，最終效如下圖所示3023頁573.7.如何制作斜在日常工作中，我們可能常常需3.7.如何制作斜在日常工作中，我們可能常常需要在WPS表格中制作斜線表頭，前遇到這種情況，我們制作這樣的表頭總是比較麻煩。斜線表頭效果如圖所示31目前表格提供了兩種方法幫助用戶快速設(shè)置斜線表1：通過<Alt+Enter>組合鍵手工換行方法步驟 實現(xiàn)在單元格中分行的效果首先A1單元格中輸入“知識點”，按下<Alt+Enter>組合鍵，光轉(zhuǎn)到下一行，接著輸入“序號”，然后在“知識點”前加入適當(dāng)?shù)目崭窦纯蛇_到下圖的效果32步驟 選擇A1單元格，選擇“格式｜單元格”菜單項，在“單格格式”對話框中選擇“邊框”選項卡，對“邊框格式”進行斜線設(shè)置如下圖所示24頁5733步驟 單擊“確定”按鈕33步驟 單擊“確定”按鈕，斜線表頭設(shè)置完成方法2：通過“上、下標(biāo)”方式步驟 首先在A1單元格中輸入“序號知識點”字符串步驟 選中“知識點”文本，選擇“格式｜單元格”菜單項，在“元格格式”對話框中，勾選“上標(biāo)”復(fù)選框，同時設(shè)置相應(yīng)的字號即可具體設(shè)置如下圖所示34步驟 按照方1中的步驟2中設(shè)置單元格斜線，最終完成類似31的效果25頁574.WPS表格除了制作簡單的數(shù)據(jù)4.WPS表格除了制作簡單的數(shù)據(jù)表以外，它的分析計算功能也非大，下面將介紹一些比較常用的數(shù)據(jù)匯總技巧，幫助大家進行常規(guī)的數(shù)統(tǒng)計與分析4.1.快速進行表在實際工作中，我們可能經(jīng)常需要對數(shù)據(jù)表中的明細數(shù)據(jù)進行匯總和，如果希望對如下圖所示的數(shù)據(jù)明細表中所有小計項目進行快速可能不是一件容易的事情35下面將向大家介紹如何利用WPS表格的常用函數(shù)進行快速匯總首先我們只需要將各個小計的區(qū)域逐步選定，區(qū)域選擇的最終結(jié)果下圖所示26頁5736步驟 先使用鼠標(biāo)選擇G2:G17區(qū)域步驟 36步驟 先使用鼠標(biāo)選擇G2:G17區(qū)域步驟 按下<Ctrl>鍵，使用鼠標(biāo)依次分別選B17:F17、B7:F7步驟 鼠標(biāo)單擊“常用”工具欄上的匯總按鈕（如下圖所示系會自動識別明細數(shù)據(jù)區(qū)域，并將SUM函數(shù)的求和公式一次性添加到數(shù)下方和右側(cè)的空白單元格37此時，選擇區(qū)域中的所有小計和合計公式自動按明細數(shù)據(jù)區(qū)域進行和，例如以下公式數(shù)據(jù)下方小計：B7公式：數(shù)據(jù)右側(cè)合計：G12公式27頁57注意：以上區(qū)域必須從下向上依次選擇，否則WPS表格無法正加匯總公式最終公式結(jié)果如下圖所示最終公式結(jié)果如下圖所示38步驟 添加總計公式最后選擇 區(qū)域，單擊“常用”工具欄上匯總按鈕添加公后，再將鼠標(biāo)單擊編輯欄，并將公式修同時按下<Ctrl+Enter>組合鍵，將選定區(qū)域內(nèi)所有公式一次性進行改，匯總完畢。最終匯總結(jié)果如下圖所28頁5739能夠通常情況下，我們39能夠通常情況下，我們知道非數(shù)字字符默認都是按“音序順序進升序排列的，因此，在對數(shù)據(jù)表進行排序時，也會默認按此順序進行排序當(dāng)我們對員工工資表中的部門進行排序時，系統(tǒng)默認排序為如下圖所示結(jié)果40如果我們希望按“企劃部、設(shè)計部、開發(fā)部和銷售部”的順序排序，那又應(yīng)該如何操作呢？其實當(dāng)我們結(jié)合1.4WPS表格設(shè)置常用選項節(jié)的定義“自定義序列”以后，就可以輕松地進行部29頁57具體操作如步驟 首先選擇數(shù)據(jù)具體操作如步驟 首先選擇數(shù)據(jù)待排序區(qū)域步驟 單擊菜單“數(shù)據(jù)｜排序”菜單項，打開“排序”對話框，先在“列表”下勾選“有標(biāo)題行”選項，并在“主要關(guān)鍵字”下選門”，同時單擊“選項”按鈕，打開“選項”對話框，如下圖所示41設(shè)置“排序｜步驟 在“自定義排序次序”下選擇我們已經(jīng)定義的自定義序列“企劃部，設(shè)計部，開發(fā)部，銷售部”，單擊“確定”按鈕完成設(shè)最終排序結(jié)果如下圖所示4230頁574.3.我們可能知道，在Excel中可以通過“高級篩4.3.我們可能知道，在Excel中可以通過“高級篩選”來提取一列數(shù)據(jù)的不重復(fù)記錄，但在WPS表格中，我們可以通過借助一個輔助列來據(jù)進行標(biāo)識，再通過“自動篩選”來取得數(shù)據(jù)唯一記例如：如果我們希望在員工工資表中部門列表中取得唯一部門名具體操作如步驟 在I列中添加輔助列，并在I2單元格中輸入以下公式，并公式向下復(fù)制到I11單元格。公式結(jié)果顯示如下圖所示43步驟 單擊“數(shù)據(jù)｜篩選｜自動篩選”菜單項，啟動“自動篩選功能。這時不難看出，在輔助列中公式結(jié)果為“1”的數(shù)據(jù)即是各個部名稱1次出現(xiàn)的記錄步驟 在I列中篩選數(shù)據(jù)為1的記錄即是我們需要的結(jié)果，此時將篩選后的“部門名稱”復(fù)制粘貼到其他位置，即可得出員工部門的唯記錄31頁57注意：快速復(fù)制公式的另種方法是：當(dāng)I2單元格輸入上述公式后，4.4.快速進行數(shù)據(jù)分類財務(wù)人員4.4.快速進行數(shù)據(jù)分類財務(wù)人員在月末可能都會對員工工資表按部門進行匯總，再根據(jù)統(tǒng)結(jié)果繪制圖表或進行其他的數(shù)據(jù)分析。假設(shè)工資數(shù)據(jù)表如下圖所44要對這樣的數(shù)據(jù)表按部門匯總，如果您還在使用自動篩選后再分別計的方法的話，我們完全可以利用WPS表格的分類匯總進行統(tǒng)計具體操作步驟如下步驟 首先對數(shù)據(jù)按“部門”字段進行排序，以保證所有部門連排列。效果如下圖32頁57首先請注意：如果要使用“分類匯總”功能，請必須先對希望匯總關(guān)鍵字（字段）進行排序，否則匯總不能達到預(yù)期目的45步驟 將光標(biāo)置于45步驟 將光標(biāo)置于數(shù)據(jù)表中任一單元格，單擊“數(shù)據(jù)｜分類匯總菜單項，打開“分類匯總”對話框步驟 分別在分類字段中選擇按“部門”匯總，在匯總方式下選“求和”方式，最后勾選需要匯總的數(shù)值字段，如下46步驟 設(shè)置完成后，單擊“確定”按鈕保存設(shè)置。最終分類匯總果如下圖所33頁57474.5.巧妙拆分文有些時候，企業(yè)474.5.巧妙拆分文有些時候，企業(yè)的人事管理系統(tǒng)導(dǎo)出的數(shù)據(jù)只能是文本格式文件，*.txt、*.csv等文件，如果企業(yè)需要將這類文件導(dǎo)入到WPS表格中進行計，但這類數(shù)據(jù)往往都會包含如“身份證號”這樣的15位的數(shù)字如下圖所示48步驟 啟動WPS表格新建一個空白工作表，復(fù)制“人事檔案34頁57否則達不到預(yù)期效果鍵，將數(shù)據(jù)鍵，將數(shù)據(jù)粘貼到數(shù)據(jù)表中，如下圖所49步驟 選擇“數(shù)據(jù)｜分列”，打開“數(shù)據(jù)分列向?qū)А睂υ捒颍x擇“隔符號”單選框，單擊“下一步”按鈕，如下圖所示50步驟 在分隔符號中選擇“逗號”作為分隔符，其他設(shè)置為默認值單擊“下一步”按鈕，如下圖所示35頁5751步驟 由于第551步驟 由于第5列為“身份證號碼”，因此單擊“第5列”標(biāo)簽設(shè)置數(shù)據(jù)格式為“文本”，如下圖所示52步驟 最后單擊“完成”按鈕，將數(shù)據(jù)完整導(dǎo)入工作表中，如下所示36頁57格式，否則系統(tǒng)會自動顯示成科學(xué)計數(shù)，而對于8位的數(shù)據(jù)，還會導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失，因此提醒大家注意534.6.您會用數(shù)據(jù)透視表534.6.您會用數(shù)據(jù)透視表數(shù)據(jù)透視表是WPS表格中用于數(shù)據(jù)分析的利器，我們能夠通過簡單操作就對數(shù)據(jù)完成各種角度的統(tǒng)計與比下圖展示一份企業(yè)員工工資明細表，下面將介紹如何快速制作數(shù)據(jù)視表54具體制作步驟如下步驟 首先將光標(biāo)定位到數(shù)據(jù)表任意位置中，單擊“數(shù)據(jù)｜數(shù)據(jù)視表”菜單項。如下圖所37頁5755步驟 單擊“確定55步驟 單擊“確定”按鈕，進入數(shù)據(jù)表“布局”界面，如下圖所示56視圖 按月份和部門進行分假設(shè)我們希望了解8、9月份各部門的實發(fā)工資情況，則需要在的“任務(wù)窗格”中將“月份”字段拖入下方的“行區(qū)域段拖入到下方的“列區(qū)域”，再將“應(yīng)發(fā)工資”字段放入“數(shù)據(jù)區(qū)可得出結(jié)果，如下圖所示38頁5757視圖 按部門和工資明57視圖 按部門和工資明細進行分假設(shè)我們希望了解各個部門的工資分配情況，即對比各部門基資、獎金和應(yīng)發(fā)工資的構(gòu)成情況，只需要將“部門”字段調(diào)整到“行區(qū)域中，將“基本工資、獎金和應(yīng)發(fā)工資”三項添加到“數(shù)據(jù)區(qū)域”中得出結(jié)果如果還需要分別了解各個月的各部門的工資情況，還可以將“月份字段添加到“頁區(qū)域”中，具體效果如下圖所58另外，我們還可以針對某些字段按要求顯示部分統(tǒng)計結(jié)果只希望查看8月份的工資對比情況，則可以在右下角的“排序和顯示39頁57進行調(diào)整即可。如下圖所59數(shù)據(jù)透進行調(diào)整即可。如下圖所59數(shù)據(jù)透視表的功能非常強大，我們僅僅通過簡單的拖拽操作就可以數(shù)據(jù)進行多維、多角度地分析，同時，我們還可以利用這些分析表進行制圖表，更加直觀、生動地進行數(shù)據(jù)展5.WPS在 表格中，還有兩種特殊的功能——條件格式和數(shù)據(jù)有效性利用條件格式可以幫助我們標(biāo)識一些特定條件的數(shù)據(jù)；而數(shù)據(jù)有效性則以讓我們控制單元格的數(shù)據(jù)輸入，規(guī)范我們輸入的數(shù)據(jù)表格的這兩個特殊功能就應(yīng)運而生了，如果能夠合理地利們，常?？梢詭椭覀儨p少一些人為的重復(fù)勞動，提高辦公效5.1.標(biāo)識招聘考試不及格下圖向大家展示了一份某企業(yè)招聘考試成績單，如果企業(yè)希望了解聘者得分情況，通過條件格式就可以輕松地實現(xiàn)，具體設(shè)置如40頁5760首先定位C2單元格60首先定位C2單元格，拖動鼠標(biāo)選擇C2:E11選擇“格式｜條件格式”菜單項，在彈出的對話框中選擇件1(1)”的下拉菜單為“單元格數(shù)值”，選擇“小于”，在右側(cè)文本框中入“60”，即分?jǐn)?shù)小于60分為不及格成績步驟 單擊“格式”按鈕，打開“單元格格式”對話框，在“數(shù)值選項卡中設(shè)置“2位小數(shù)”，并在“字體”選項卡中設(shè)置字體格式，如：體顏色為“紅色”，字形為“粗體”。條件格式設(shè)置結(jié)果如下圖所61步驟 單擊“確定”按鈕保存設(shè)置，最終格式顯示效果如下圖所示41頁57625.2.為數(shù)據(jù)表設(shè)置國際象利用WPS625.2.為數(shù)據(jù)表設(shè)置國際象利用WPS表格的條件格式功能，可以為自己的數(shù)據(jù)區(qū)域設(shè)置精美又宜于閱讀的格式。這種設(shè)置不同于單元格格式的效果，因為它是完全態(tài)的，無論在數(shù)據(jù)區(qū)域中增加或刪除行、列，格式都會自動進行相應(yīng)的整，保持原有的風(fēng)格63要設(shè)置如上圖所示的國際象棋棋盤式底紋，方法選擇A1:F15，單擊菜單“格式”→“條件格式在“條件格式”對話框中，單擊條件1(1)的下拉箭頭，在表中選擇“公式”項，在右邊的文本框中輸入公42頁57具體設(shè)置如下圖所示64單擊“格式”按鈕，具體設(shè)置如下圖所示64單擊“格式”按鈕，在“單元格格式”對話框的“圖項卡中選擇單元格底紋顏色為淡藍，單擊“確定”按鈕，如下圖所65單擊“條件格式”對話框的“確定”按鈕該條件格式的公式用于判斷行號與列號之和除以2的余數(shù)是否0如果0，說明行數(shù)與列數(shù)的奇偶性相同，則不進行填充，否則單元充為淺藍色在條件格式中，公式結(jié)果返回一個數(shù)字時，非0數(shù)字即為和錯誤值為FALSE。因此，上面的公式也可以寫5.3.標(biāo)識重復(fù)輸入的學(xué)員很多時候戶由于誤操作等原因，導(dǎo)致在數(shù)據(jù)表中輸入了重復(fù)數(shù)，43頁57如輸入了重復(fù)的員工姓名、相同的產(chǎn)品編號等如輸入了重復(fù)的員工姓名、相同的產(chǎn)品編號等，如果能夠在用戶輸入的候進行“顯式”的提醒，將會盡可能地避免錯誤輸下圖所示的數(shù)據(jù)表中已經(jīng)錄入了部分學(xué)員的成績，下面將通過“條格式”來對用戶輸入了重復(fù)的學(xué)員進行標(biāo)注66具體的設(shè)置方法如下步驟 首先將光標(biāo)定位A2單元格，選擇A2:G9單元格區(qū)域步驟 選擇“格式｜條件格式”菜單項，在彈出的對話框中設(shè)置件格式公式如下條件格式公思路解析：公式主要利用了COUNTIF函數(shù)結(jié)合單元格的混合引用實現(xiàn)動態(tài)計數(shù)，當(dāng)用戶輸入重復(fù)的學(xué)員時，公式計算值必定大1，因滿足條件賦予指定格式步驟 單擊“格式”按鈕，并設(shè)置相應(yīng)的單元格格式如下圖所示44頁5767步驟 單擊“確定”按鈕保存設(shè)置這樣67步驟 單擊“確定”按鈕保存設(shè)置這樣一來，當(dāng)錄入人員輸入重復(fù)的學(xué)員（單元格）時會以特殊格式顯示出來，顯示效果如下685.4.控制輸入指定條件的在很多情況下，規(guī)范化地錄入數(shù)據(jù)有助于企業(yè)進行統(tǒng)一管理，一來以對數(shù)據(jù)錄入進行有效的控制，二來盡可能地減少用戶誤操作從而提高作效率5.4.1.假設(shè)企業(yè)數(shù)據(jù)管理員希望員工在工作A列只能輸入指定區(qū)間的期數(shù)據(jù)，如 年的所有日期，則可以通過“數(shù)據(jù)有效性”來進行制，具體設(shè)置如下步驟 選中A列單元格區(qū)域后，選擇“數(shù)據(jù)｜有效性”菜單項，出“有效性”設(shè)置對話框，如下圖所45頁5769步驟 在“設(shè)69步驟 在“設(shè)置”選項卡的“允許”下拉菜單下選擇“日期”，在“據(jù)”下拉菜單中選擇“介于”，并在“開始日期”中輸入“2007-1-1“結(jié)束日期”中輸入“2007-12-31”，設(shè)置如下圖所示70步驟 點擊“確定”后，用戶在A列區(qū)域只允許輸入以上區(qū)間的期。如果輸入?yún)^(qū)間以外的日期，系統(tǒng)將給出“錯誤提示”，如下圖所示46頁5771您可能奇怪，錯誤提示信71您可能奇怪，錯誤提示信息為何如此人性化？其實在有效性的下，我們可以自己定義任意的提示信息請進入“數(shù)據(jù)有效性”對話框后，選擇“出錯警告”選項卡，在題”下輸入提示標(biāo)題，如：請輸入正確日期，并在“錯誤信息”下輸入：日期格式為：yyyy-m-d，日期區(qū)間為：2007-1- 至2007-12-31。最后擊“確定”按鈕返47頁57注意：當(dāng)您輸入一個錯誤日期時（如：2007-11-31），系統(tǒng)也會信息提示5.4.2.控制產(chǎn)品編號的輸如果用戶為了統(tǒng)5.4.2.控制產(chǎn)品編號的輸如果用戶為了統(tǒng)一產(chǎn)品編號的輸入，要求錄入者只能輸入8位的字“A”開頭的編號，同樣也可以通過“數(shù)據(jù)有效性”來進行控制，設(shè)置驟簡介如下如圖71所示，假設(shè)用戶首先選擇B2:B11區(qū)域，再單擊“數(shù)據(jù)｜效性”菜單項，在打開的對話框中按下圖進行如下設(shè)有效性自定義公式如下73經(jīng)過設(shè)置以后，用戶只能在B列范圍中輸入位“A”開頭的產(chǎn)品號，否則系統(tǒng)將出現(xiàn)類似圖71的錯誤信息提示5.5.快速生成下您應(yīng)該見過WPS表格下這樣的下拉列表吧？當(dāng)我們單擊單元格48頁57注意：“數(shù)據(jù)有效性”只能對用戶直接輸入的數(shù)據(jù)有效，而對復(fù)貼、查找替換的數(shù)據(jù)是無法控制的，因此大家在使用時一定要注統(tǒng)會提供“下拉菜單”供選擇，同時，當(dāng)我們統(tǒng)會提供“下拉菜單”供選擇，同時，當(dāng)我們直接輸入列表以外的數(shù)據(jù)時系統(tǒng)會出現(xiàn)錯誤提示74其實這種“菜單”不用編寫任何程序，只利用WPS表格的常用即可實現(xiàn)，具體操作方法如下步驟 首先選擇希望添加“下拉列表”的范圍，如本例中單元格區(qū)域步驟 單擊“數(shù)據(jù)｜有效性”菜單項，打開“數(shù)據(jù)有效性”對話框步驟 在“允許”下拉菜單下選擇“序列”項，在數(shù)據(jù)“來源”的文本框中輸入企劃部,設(shè)計部,開發(fā)部,銷售部”（不包括雙引號。如圖所示49頁57注意：在數(shù)據(jù)來源的文本框中輸入的數(shù)據(jù)，必須使用“半角逗行分