企業(yè)內部控制應用指引-業(yè)務外包DOC

企業(yè)內部控制應用指引—業(yè)務外包（征求意見稿）第一章總則第一條為了引導企業(yè)加強對外包業(yè)務的內部控制，規(guī)范業(yè)務外包行為，防范業(yè)務外包過程中的差錯和舞弊，根據國家有關法律法規(guī)和《企業(yè)內部控制基本規(guī)范》，制定本指引。第二條本指引所稱業(yè)務外包，主要是指企業(yè)（以下又稱發(fā)包方）為實現(xiàn)戰(zhàn)略經營目標，通過合同或協(xié)議等形式將業(yè)務職能的部分或全部交由外部服務提供商（以下簡稱承包方）提供的一種管理行為。第三條企業(yè)至少應當關注下列涉及業(yè)務外包的風險：（一）業(yè)務外包違反國家法律法規(guī)，可能遭受外部處罰、經濟損失和信譽損失。（二）業(yè)務外包未經適當審核或超越授權審批，可能因重大差錯、舞弊、欺詐而導致?lián)p失。（三）業(yè)務外包策略不科學、承包方選擇不合理，可能導致企業(yè)核心資產遭受損失。（四）業(yè)務外包流程未恰當履行或監(jiān)控不當，可能導致企業(yè)外包戰(zhàn)略失敗或經營效率低下。（五）業(yè)務外包信息保護措施不當，可能導致企業(yè)商業(yè)秘密泄露。（六）業(yè)務外包會計處理不當，可能導致財務報告信息失真。第四條企業(yè)在建立與實施業(yè)務外包內部控制中，至少應當強化對下列關鍵方面或者關鍵環(huán)節(jié)的控制：（一）職責分工應當合理明確，授權審核制度和外包業(yè)務歸口管理制度應當規(guī)范。（二）外包策略應當科學合理，承包方的選擇依據應當充分，外包合同協(xié)議應當規(guī)范。（三）外包業(yè)務流程應有明確規(guī)定，固定資產使用應有授權，外部存貨管理應當規(guī)范，外包業(yè)務會計處理應當符合有關規(guī)定。第二章職責分工與授權批準第五條企業(yè)應當建立業(yè)務外包的崗位責任制，明確相關部門和崗位的職責權限，確保辦理業(yè)務外包的不相容崗位相互分離、制約和監(jiān)督。業(yè)務外包的不相容崗位（或職責）至少包括：（一）業(yè)務外包的申請與審批。（二）業(yè)務外包的審批與執(zhí)行。（三）外包合同協(xié)議的訂立與審核。（四）業(yè)務外包的執(zhí)行與相關會計記錄。（五）付款的申請、審批與執(zhí)行。第六條企業(yè)應當建立業(yè)務外包的授權制度和審核批準制度，明確企業(yè)內部各單位、各部門授權范圍、授權內容、授權期間和被授權人條件等。企業(yè)重大或核心業(yè)務外包，應當提交董事會及其審計委員會審議通過后方可實施。非核心業(yè)務或涉及金額較小的業(yè)務外包，應當由相關部門在授權范圍內提出申請，報董事長、總經理審核通過后實施。第七條企業(yè)應當實行業(yè)務外包歸口管理制度。企業(yè)應當根據外包業(yè)務職能的不同，指定外包業(yè)務歸口管理部門，負責對外包業(yè)務的管理工作進行規(guī)范。第三章外包策略及承包方選擇第八條企業(yè)應當制定科學合理的業(yè)務外包策略，根據外部環(huán)境要求和中長期發(fā)展戰(zhàn)略需要，合理確定業(yè)務外包內容，避免將核心業(yè)務外包。常見的外包業(yè)務包括：采購、設計、加工、銷售、營銷、物流、資產管理、人力資源、客戶服務等。第九條企業(yè)應當指定相關職能部門編制外包項目計劃書，具體闡述業(yè)務外包背景、外包內容、實施程序、主要風險和預期收益等信息，經本部門負責人審核后，提交董事長、總經理審議。必要時，還應提交董事會及其審計委員會討論審議。第十條企業(yè)應當建立承包方資質審核和遴選制度，確保引入合格的外包合作伙伴。承包方的遴選一般應當考慮下列因素：（一）承包方的服務能力、資格認證和信譽。（二）承包方與本企業(yè)是否存在直接競爭或潛在競爭關系。（三）承包方就知識產權保護方面的力度和效果。第十一條企業(yè)應當引入承包方競爭機制。發(fā)包方可以選擇多家企業(yè)作為業(yè)務承包方，以促進承包方不斷改進服務能力，并降低一方服務失敗可能給企業(yè)帶來的損失。第十二條企業(yè)應當建立規(guī)范的外包合同協(xié)議管理制度。企業(yè)應當根據外包業(yè)務性質的不同，及時與承包方簽訂不同形式的合同協(xié)議文本，包括：技術協(xié)議書、外包加工協(xié)議、規(guī)劃試驗大綱、咨詢合同協(xié)議等。外包合同協(xié)議的訂立、履行流程及其控制應符合《企業(yè)內部控制應用指引第xx號――合同協(xié)議》的有關規(guī)定。第十三條企業(yè)應當在外包合同協(xié)議中具體約定下列事項：（一）對于涉及本企業(yè)機密的業(yè)務和事項，承包方有責任履行保密義務。（二）企業(yè)有權獲得和評估業(yè)務外包項目的實施情況和效果，獲得具體的數(shù)據和信息，督促承包方改進服務流程和方法。（三）承包方有責任按照合同協(xié)議規(guī)定的方式和頻度，將外包實施的進度和現(xiàn)狀告知企業(yè)，并對存在問題進行有效溝通。第十四條除合同協(xié)議約定的保密事項外，企業(yè)應當根據業(yè)務外包項目實施情況和外界環(huán)境的變化，不斷更新、修正保密條款，必要時可與承包方補簽保密協(xié)議。第四章外包業(yè)務流程控制第十五條企業(yè)應當建立外包業(yè)務流程管理制度，明確外包業(yè)務流程、外包業(yè)務參與人員主要職責、資產管理政策、流程中斷應急措施等內容，報業(yè)務主管部門負責人、企業(yè)總經理審批通過后執(zhí)行。第十六條企業(yè)應當對所有涉及外包業(yè)務流程的員工進行培訓，確保員工正確理解和掌握外包業(yè)務管理制度。外包業(yè)務歸口管理部門應當指定專人跟蹤監(jiān)督外包業(yè)務流程管理制度的執(zhí)行情況。第十七條企業(yè)應當將本單位與承包方在外包業(yè)務執(zhí)行過程中有關利益沖突、商務往來等方面的政策及時以明確方式告知承包方。外包業(yè)務歸口管理部門應當指定專人定期檢查和評價與承包方的關系，確保外包業(yè)務流程順利執(zhí)行。第十八條企業(yè)應當建立外包業(yè)務固定資產管理制度。對于企業(yè)所有或有優(yōu)先購買權的固定資產，如因業(yè)務需要交由承包方使用，企業(yè)有權要求承包方按照發(fā)包方固定資產管理制度要求使用和管理固定資產。企業(yè)應當定期審查承包方使用和管理固定資產的情況。交由承包方使用但所有權在本企業(yè)的資產，只能用于外包業(yè)務活動。未經發(fā)包方書面同意，承包方不得將固定資產用作其他用途。第十九條企業(yè)應當建立外包業(yè)務流動資產管理制度。業(yè)務外包過程中形成的原材料、產成品等流動資產，企業(yè)應當建立明確的防火、防盜、防未經授權接觸和未經批準轉移等政策，并有權要求承包方遵循。對承包方責任造成的流動資產損失，企業(yè)有權要求承包方賠償。業(yè)務外包過程中形成的商業(yè)信息資料（如有關咨詢材料）等，承包方有責任保密，并防止企業(yè)競爭對手獲取同樣信息。第二十條企業(yè)應當建立外購存貨授權管理制度。對于因業(yè)務外包需要由承包方購進的存貨，承包方只能接受經發(fā)包方授權批準的存貨訂單，并代表發(fā)包方檢驗存貨的數(shù)量和質量。外購存貨信息應當準確、及時地在企業(yè)存貨系統(tǒng)中加以記錄和反映。第二十一條企業(yè)應當建立自銷存貨管理制度。因業(yè)務外包需要由發(fā)包方銷售給承包方的存貨，承包方只能將其用于外包活動，不得另作他用。存貨銷售收入應當按照國家統(tǒng)一的會計準則制度的規(guī)定加以確認和計量。第二十二條企業(yè)應當加強對企業(yè)所有、交由承包方使用的存貨的管理。企業(yè)應當定期對承包方處的存貨進行盤點，盤點頻率由企業(yè)根據實際情況確定。對于盤盈盤虧的存貨，應當經企業(yè)總會計師審批后方可進行會計處理。第二十三條企業(yè)應當建立外部存貨庫存管理制度。對于企業(yè)所有的、在承包方（或分包方）儲存的存貨，承包方應當按照發(fā)包方存貨庫存管理制度要求對庫存存貨進行管理。企業(yè)應當指定專人定期對庫存存貨進行檢查。檢查中發(fā)現(xiàn)的次品、損壞品或過期存貨，應當及時予以確認、分離和保護。第二十四條企業(yè)應當建立存貨補償制度。企業(yè)應當指定專人追蹤、調查外部存貨的一切變動，查明原因，報存貨歸口管理部門審核后處理。對于承包方無正當原因過度使用存貨，造成企業(yè)生產成本的上升，企業(yè)有權要求承包方進行補償。第二十五條企業(yè)應當建立外包業(yè)務產品驗收制度。承包方最終提供的產品（或服務）應當與外包合同協(xié)議約定一致。業(yè)務外包歸口管理部門應當對所有產品差異予以確認，并及時告知承包方進行調整。無法達成一致，應當按照《企業(yè)內部控制應用指引第xx號——合同協(xié)議》有關規(guī)定，進行處理。因承包方提供附加產品等原因需要額外交費的，應當在企業(yè)授權范圍內提交審議。企業(yè)財會人員應當準確計算業(yè)務外包中的退款和折扣金額，報財會部門負責人審核后予以確認和計量。第二十六條企業(yè)應當加強對外包業(yè)務的索賠管理。對于因承包方原因導致的外包合同協(xié)議未完整履行，企業(yè)有權要求承包方索賠。對于承包方認可的賠款事項，企業(yè)應當指定專人進行跟蹤、報告，及時收回賠款，并追究責任人責任。對于長期未決賠款，企業(yè)可以通過法律手段予以解決。終止對承包方的索賠，應當由業(yè)務外包歸口管理部門提出申請，詳細說明終止索賠理由，報企業(yè)總經理審批后執(zhí)行并備案。第二十七條業(yè)務外包過程中所有涉及企業(yè)資產存量和增量的變動，應當保有其書面憑證，財會部門據此作適當?shù)臅嬏幚?。相關會計處理應當及時報財會部門負責人審核。第二十八條企業(yè)應當設置承