外出出差與費(fèi)用報(bào)銷制度

外出出差與費(fèi)用報(bào)銷制度一、前言為了規(guī)范公司內(nèi)部外出出差的流程，合理掌控費(fèi)用開(kāi)支，并確保出差人員的合法權(quán)益，公司特訂立本制度。本制度適用于全部公司員工的外出出差行為和費(fèi)用報(bào)銷事宜。二、出差申請(qǐng)和批準(zhǔn)流程出差申請(qǐng)1.1.出差人員應(yīng)在出差前至少提前三個(gè)工作日向其直接上級(jí)提交出差申請(qǐng)。1.2.出差申請(qǐng)應(yīng)包含出差目的、行程布置、估計(jì)費(fèi)用等認(rèn)真信息，并由出差人員填寫(xiě)完整并簽字確認(rèn)。1.3.出差人員需要依據(jù)出差地方的相關(guān)政策和要求供應(yīng)必需的證明文件，如簽證、健康證明等。出差批準(zhǔn)2.1.直接上級(jí)收到出差申請(qǐng)后，應(yīng)在一個(gè)工作日內(nèi)審批，并依據(jù)工作實(shí)際情況和出差人員的綜合表現(xiàn)，決議是否批準(zhǔn)出差申請(qǐng)。2.2.若出差不涉及特殊情況，上級(jí)應(yīng)盡量避開(kāi)拒絕合理的出差申請(qǐng)，但有權(quán)要求出差人員合理調(diào)整行程和費(fèi)用預(yù)算。2.3.審批結(jié)果應(yīng)及時(shí)告知出差人員，并在公司內(nèi)部通訊工具或郵件中記錄審批結(jié)果。三、行程布置和費(fèi)用掌控行程布置1.1.出差人員應(yīng)依據(jù)出差目的和時(shí)間合理布置行程，確保工作事項(xiàng)能在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成。1.2.行程中需要跨區(qū)域出差的，出差人員應(yīng)提前了解出差地的交通、留宿、飲食等情況，并進(jìn)行預(yù)訂或預(yù)約。1.3.出差人員與相關(guān)單位或合作伙伴進(jìn)行會(huì)議或洽談時(shí)，應(yīng)提前布置好會(huì)議時(shí)間和地方，并與對(duì)方確認(rèn)。費(fèi)用掌控2.1.出差人員在出差期間應(yīng)遵守費(fèi)用掌控原則，盡量選擇經(jīng)濟(jì)合理的出行方式和留宿條件。2.2.出差人員在餐飲費(fèi)用方面應(yīng)盡量依照公司規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行報(bào)銷，避開(kāi)過(guò)度消費(fèi)。2.3.出差人員在購(gòu)買辦公用品、禮品等方面應(yīng)合理掌控開(kāi)支，不得超出預(yù)算。2.4.出差人員在訂票、訂房等費(fèi)用支出前，應(yīng)事先咨詢直接上級(jí)或財(cái)務(wù)部門，并保存相關(guān)發(fā)票和憑證。2.5.出差人員應(yīng)盡快結(jié)清個(gè)人費(fèi)用，如有困難需要公司先行墊付的，應(yīng)事后及時(shí)向財(cái)務(wù)部門報(bào)備并供應(yīng)相關(guān)憑證。四、費(fèi)用報(bào)銷流程報(bào)銷申請(qǐng)1.1.出差結(jié)束后，出差人員應(yīng)盡快填寫(xiě)完整的費(fèi)用報(bào)銷申請(qǐng)單，并附上相關(guān)發(fā)票、憑證和出差目的、行程等的認(rèn)真說(shuō)明。1.2.報(bào)銷申請(qǐng)單應(yīng)由出差人員本人填寫(xiě)，并在申請(qǐng)單上簽字確認(rèn)。1.3.若出差人員在出差期間發(fā)生費(fèi)用外的意外支出，如醫(yī)療費(fèi)用等，應(yīng)在報(bào)銷申請(qǐng)單中供應(yīng)認(rèn)真的解釋和相關(guān)證明文件。報(bào)銷審批2.1.直接上級(jí)收到報(bào)銷申請(qǐng)單后，應(yīng)在兩個(gè)工作日內(nèi)審批，并核對(duì)申請(qǐng)單上的費(fèi)用和憑證的真實(shí)性和合理性。2.2.如發(fā)現(xiàn)申請(qǐng)單中的費(fèi)用明顯超出或不符合實(shí)際情況的，上級(jí)有權(quán)要求出差人員供應(yīng)合理解釋和增補(bǔ)料子。2.3.審批結(jié)果應(yīng)及時(shí)告知出差人員，并將申請(qǐng)單和相關(guān)憑證交給財(cái)務(wù)部門進(jìn)行后續(xù)處理。財(cái)務(wù)處理3.1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)在收到審批通過(guò)的報(bào)銷申請(qǐng)單后，依照公司財(cái)務(wù)制度和相關(guān)政策規(guī)定，及時(shí)核對(duì)申請(qǐng)單和憑證的真實(shí)性和合理性。3.2.如發(fā)現(xiàn)申請(qǐng)單和憑證中存在問(wèn)題或疑點(diǎn)的，財(cái)務(wù)部門有權(quán)要求出差人員供應(yīng)進(jìn)一步的解釋和增補(bǔ)料子。3.3.財(cái)務(wù)部門應(yīng)在核對(duì)無(wú)誤后，依照公司規(guī)定的流程和時(shí)間節(jié)點(diǎn)，及時(shí)向出差人員報(bào)銷費(fèi)用，并將報(bào)銷情況記錄在公司財(cái)務(wù)系統(tǒng)中。五、違規(guī)處理和監(jiān)督機(jī)制違規(guī)行為1.1.出差人員供應(yīng)虛假信息或偽造憑證的，將視情節(jié)嚴(yán)重性，予以相應(yīng)的警告、懲罰甚至停止合同的處理。1.2.出差人員超出費(fèi)用預(yù)算或私自加添費(fèi)用的，應(yīng)承當(dāng)超出部分的個(gè)人費(fèi)用，并視情節(jié)輕重予以相應(yīng)的懲罰。1.3.出差人員未經(jīng)批準(zhǔn)擅自行動(dòng)或擅離職守的，應(yīng)視情節(jié)輕重予以相應(yīng)的警告或懲罰。監(jiān)督機(jī)制2.1.上級(jí)主管部門應(yīng)對(duì)出差人員的行程和費(fèi)用進(jìn)行定期或不定期的抽查和檢查，并及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并進(jìn)行處理。2.2.公司財(cái)務(wù)部門應(yīng)對(duì)報(bào)銷申請(qǐng)單和憑證進(jìn)行嚴(yán)格審核，確保費(fèi)用的合理性和真實(shí)性。2.3.公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)出差和費(fèi)用報(bào)銷情況進(jìn)行審計(jì)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)追責(zé)和整改。六、附則本制度自批準(zhǔn)之日起生效，公司員工應(yīng)遵守本制度的全部規(guī)定。對(duì)于未能在規(guī)定時(shí)間內(nèi)提出異議或增補(bǔ)料子的涉及費(fèi)用報(bào)銷