ERP系統(tǒng)實(shí)戰(zhàn)篇：物料編碼的經(jīng)驗(yàn)淺談

導(dǎo)讀：對于制造企業(yè)而言，物料管理的地位是不言而喻的。成千上萬種物料，如果沒有可做唯一標(biāo)示的物料代號(hào)，而僅靠物料名稱或者其它途徑作管理依據(jù)，很難想象企業(yè)如何合理管理物料。

物料的名稱、規(guī)格等都不能作為區(qū)別物料的標(biāo)示，同名同規(guī)格的物料總是存在的。要實(shí)現(xiàn)物料的科學(xué)管理，物料編碼是基礎(chǔ)。為了對物料實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一編碼，許多企業(yè)特別是大中型企業(yè)，通常設(shè)有獨(dú)立的物料編碼機(jī)構(gòu)，或組織專項(xiàng)編碼培訓(xùn)班等。但往往實(shí)踐證明，相關(guān)的執(zhí)行部門最終還是沒有嚴(yán)格按照物料編碼的規(guī)則執(zhí)行，工作也沒有達(dá)到預(yù)想中的效果。物料編碼和企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化工作也息息相關(guān)，很多企業(yè)在推行標(biāo)準(zhǔn)化（模塊化設(shè)計(jì)）工作中，花費(fèi)了大量的人力和物力，又是抽調(diào)骨干隊(duì)伍，又是收集圖紙、制定標(biāo)準(zhǔn)，一干就是好幾年。但最后，往往又是無疾而終。物料編碼，是一件簡單的事情，但絕對不是一件容易做好的事情；是一件重要且有意義的事情，但絕對不是每家企業(yè)都能做好的事情。一、物料編碼的功能物料編碼是以簡短的文字、符號(hào)或數(shù)字、號(hào)碼來代表物料、品名、規(guī)格或類別及其它有關(guān)事項(xiàng)的一種管理工具。在物料極為單純、物料種類極少的工廠或許有沒有物料編碼都無關(guān)緊要，但在物料多到數(shù)百種或數(shù)千、數(shù)萬種以上的工廠，物料編碼就顯得格外重要了。此時(shí)，物料的領(lǐng)發(fā)、驗(yàn)收，請購、跟催、盤點(diǎn)、儲(chǔ)存等工作極為頻緊，而借著物料編碼，使各部門提高效率，各種物料數(shù)據(jù)傳遞迅速、意見溝通更加容易。物料編碼之功能如下：1、增強(qiáng)物料數(shù)據(jù)的正確性；物料的領(lǐng)發(fā)、驗(yàn)收、請購、跟催、盤點(diǎn)、儲(chǔ)存、記錄等一切物料之活動(dòng)均有物料編碼可以查核，因此物料數(shù)據(jù)更加正確。至于一物多名，一名多物或物名錯(cuò)亂之現(xiàn)象不致于發(fā)生。2、提高物料管理的工作效率；物料既有系統(tǒng)的排列，以物料編碼代替文字的記述，物料管理簡便省事，效率因此提高。3、利于計(jì)算機(jī)的管理；物料管理在物料編碼推行徹底之后，方能進(jìn)一步利用計(jì)算機(jī)作更有效的處理，以達(dá)到物料管理之效果。4、降低物料庫存、降低成本；物料編碼利于物料庫存量的控制，同時(shí)利于呆料的防止，并提高物料管理工作的效率，因此可減輕資金的積壓，降低成本。5、防止物料舞弊事件之發(fā)生；物料一經(jīng)編碼后，物料記錄正確而迅速，物料儲(chǔ)存井然有序，可以減少舞弊事件之發(fā)生。6、便于物料之領(lǐng)用；庫存物料均有正確的統(tǒng)一的名稱及規(guī)格予以編碼。對用料部門的領(lǐng)用以及物料倉庫的發(fā)料都十分方便。7、便于壓縮物料的品種、規(guī)格。對物料進(jìn)行編碼時(shí)，可以對某些性能相近或者相同的物料進(jìn)行統(tǒng)一、合并和簡化，壓縮物料的品種、規(guī)格。二、物料編碼的誤區(qū)圖號(hào)作為物料編碼隨著信息化的不斷推進(jìn)，當(dāng)前大部分的中國企業(yè)都在使用CAD等輔助設(shè)計(jì)系統(tǒng)。由于設(shè)計(jì)管理規(guī)范的要求，每張圖紙都會(huì)有一個(gè)圖號(hào)，于是大部分的企業(yè)直接使用圖號(hào)作為物料的編碼。但使用圖號(hào)作為物料編碼，會(huì)存在如下問題：1、由于技術(shù)部門并不負(fù)責(zé)原材料的管理，原材料就沒有圖號(hào)；2、圖號(hào)并不唯一；很多使用圖號(hào)作為物料編碼的企業(yè)，他們一直認(rèn)為這是比較合理的。圖號(hào)能夠表述物料的唯一性嗎？他們認(rèn)為：“可以……但是，極個(gè)別的不能?！睘槭裁礃O個(gè)別的不能？同樣一張?jiān)O(shè)計(jì)圖紙，可以使用不銹鋼制造，也可以使用鍍鋅板制造，兩種不同的原材料制造出來的產(chǎn)品，我們能夠說是一樣的嗎？但他們的圖號(hào)確實(shí)就是一樣的。3、圖號(hào)的管理本身不規(guī)范；大部分的研發(fā)部門對于圖號(hào)的編碼管理本身就不嚴(yán)謹(jǐn)。不同的設(shè)計(jì)人員、不同的設(shè)計(jì)小組遵循的編碼規(guī)則并不相同，導(dǎo)致后續(xù)使用圖號(hào)的混亂，圖號(hào)作為物料編碼就更加不合適了。因要求物料編碼表述大量的信息部分企業(yè)由于缺乏物料編碼的經(jīng)驗(yàn)，在制定編碼規(guī)則的時(shí)候，往往希望制定出一套萬能的、一見到編碼就可以知道物料所有情況的規(guī)則。包括物料種類、屬性、供應(yīng)商信息，甚至包括存放倉庫的信息。這些對于編碼的過高期望，都是由于沒有編碼制定經(jīng)驗(yàn)造成的。期望越高，失望就越大。編碼就是編碼，它無法表達(dá)其根本無法承載的過多信息。把制定編碼規(guī)則的工作交給個(gè)別人或部門去完成企業(yè)的管理層往往習(xí)慣把編碼工作交給技術(shù)部門或者某個(gè)資深員工來主持完成。這種做法忽略了一點(diǎn)，編碼真正使用最多的是物料管理部門、財(cái)務(wù)部門，而非制定編碼規(guī)則的技術(shù)部門。制定物料編碼，應(yīng)該聯(lián)合技術(shù)部門、物料管理部門、財(cái)務(wù)門，組成制定團(tuán)隊(duì)共同完成。三、物料編碼的原則物料編碼必須合乎物料編碼的原則，合理的物料編碼，必須具備下列基本原則：★簡單性★分類展開性★完整性★單一性

★一貫性

★可伸縮性

★組織性★適應(yīng)計(jì)算機(jī)管理★充足性。1、簡單性編碼的目的在于將物料化繁為簡，便于物料的管理，如果編碼過于繁雜，則違反了編碼之目的。因切此物料編碼在應(yīng)用文字元號(hào)或數(shù)字上應(yīng)力求簡單明了，這樣可節(jié)省閱讀、填寫、抄錄的時(shí)間與手續(xù)，并可減少其中的錯(cuò)誤機(jī)會(huì)。2、分類展開性物料復(fù)雜，物料編碼大分類后還要加以細(xì)分，如果采用阿拉伯?dāng)?shù)字十進(jìn)制，則每段最多只能由十個(gè)細(xì)分的項(xiàng)目，如果采用英文字母，則每段有26個(gè)細(xì)分項(xiàng)目，然而細(xì)分項(xiàng)目太多，就難于查找，而細(xì)分項(xiàng)目太少，則分類展開太慢，分類細(xì)分項(xiàng)目通常以五至九個(gè)較佳。例如采用阿拉伯?dāng)?shù)字十進(jìn)制，有十八個(gè)項(xiàng)目時(shí)，其分類展開可以利用下列方法。3、完整性在物料編碼時(shí)，所有的物料都應(yīng)有物料編碼可歸，這樣物料編碼才能完整。若有些物料找不到賦予之物料編碼，則很顯然物料編碼缺乏完整性。新產(chǎn)品新物料的產(chǎn)生容易破壞物料編碼的完整性。因此每當(dāng)有新物料產(chǎn)生，即應(yīng)賦予新的物料編碼，并規(guī)定新的物料沒有編碼，采購部門不得從事采購，即使沒物料編碼的新物料采購進(jìn)來了，倉庫部門或會(huì)計(jì)部門發(fā)現(xiàn)物料訂購單缺少物料編碼，即應(yīng)請采購部門補(bǔ)填物料編碼，否則不予入庫、不予付款。這樣才能確保物料編碼的完整性。4、單一性物料編碼的單一性是指一個(gè)物料編碼只能代表一種物料，同一種物料只能找到一個(gè)物料編碼，而絕無一個(gè)物料有數(shù)個(gè)物料編碼，或一個(gè)物料編碼有數(shù)項(xiàng)物料，一般地，只要物料的物理或化學(xué)性質(zhì)有變化、只要物料要在倉庫中存儲(chǔ)、就必須為其指定一個(gè)編碼，舉例，如某零件要經(jīng)過沖壓成型、鉆孔、噴漆三道工序才能完成。如果該物料的三道工序都在同一車間完成，不更換加工單位，即沖壓成型后立即進(jìn)行鉆孔，緊接著進(jìn)行噴漆，中間沒有入庫、出庫處理，則該物料可取一個(gè)代碼。如果該物料的三道工序不在同一個(gè)車間完成，其順序是沖壓、入庫、領(lǐng)料、鉆孔、入庫、領(lǐng)料、噴漆、入庫，則在庫存管理中為了區(qū)分該物料的三種狀態(tài)，必須取不同的物料編碼。例：3000A,3000B,3000C三個(gè)編碼分別表示三種不同加工狀態(tài)的物料。5、一貫性物料編碼要統(tǒng)一而有一貫性，如以年限分類為標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，就應(yīng)一直沿用下去，在中途不能改變用籍貫或姓氏別來分類，若要這么做必須要分段或分級(jí)進(jìn)行。6、伸縮性物料編編碼要考慮到未來新產(chǎn)品發(fā)展以及產(chǎn)品規(guī)格的變更而發(fā)生物料擴(kuò)展或變動(dòng)的情形。預(yù)留物料的伸縮余地，并不能僅就目前物料的現(xiàn)狀加以物料編碼的安排，否則他日新物料產(chǎn)生時(shí)，就有新物料無號(hào)可編的情況。7、組織性物料編碼依其編碼的系統(tǒng)，作井然有序的組織與排列，以便隨時(shí)可從物料編碼查知某項(xiàng)物料帳卡或數(shù)據(jù)。物料編碼的組織性，對物料管理可以省掉不必要的麻煩。8、適應(yīng)電腦管理電腦的應(yīng)用已經(jīng)比較普及，因此在編碼時(shí)一定要考慮錄入的方便性,如編碼盡可能短、少使用其它符號(hào)，如‘#’、‘-’、‘*’等。9、充足性物料編碼所采用的文字、記號(hào)或數(shù)字，必須有足夠的數(shù)量，以便所組成的個(gè)別物料編碼，足以代表所有個(gè)別物料，以及應(yīng)付將來物料擴(kuò)展時(shí)的實(shí)際需要，以免遇有特殊物料時(shí)無號(hào)可編。否則物料系統(tǒng)被破壞，費(fèi)時(shí)誤事。10、易記性在不影響上述九項(xiàng)原則之下，物料編碼應(yīng)選擇易于記憶的文字、符號(hào)或數(shù)字，或賦予暗示及聯(lián)想性。但這原則是屬于次要原則，若上述九項(xiàng)原則俱全而獨(dú)缺乏此項(xiàng)原則的物料編碼，仍不失為優(yōu)秀的物料編碼。四、物料編碼的技巧1、編碼規(guī)則需盡可能反映物料大類。物料大類可以讓我們對物料的類別有一個(gè)直接的判斷。比如我們每天都在使用移動(dòng)電話，如果我們看到139號(hào)段的號(hào)碼，就知道是移動(dòng)的來電。大類的劃分原則往往是：第一碼：產(chǎn)成品、半成品、原材料、輔料、低值易耗，主要供財(cái)務(wù)使用；第二碼：真正的類別，依據(jù)企業(yè)不同的情況具體制定。2、編碼需要長短適中。按照人的記憶習(xí)慣，7-13位的編碼是比較合理的。3、盡量不要使用有特別意義的編碼。很多物料編碼的初衷是為了清晰明了地表述物料，如將鋼板編碼成GB，簡單易懂。但隨著物料種類的增加，以GB編碼的物料也不再僅限于“鋼板”，“鋼筆”就以GB命名。4、避免使用難以交流和區(qū)別的字符。文字代表了中華民族博大精深的文化，拼音更被譽(yù)為世界上最復(fù)雜的字符之一。如果單純通過拼音字母，如G和J，很大部分人會(huì)因?yàn)椴粯?biāo)準(zhǔn)的發(fā)音而難以進(jìn)行區(qū)分。另外，字母L的小寫打印出來以后和數(shù)字1沒有區(qū)別，O打印出來后和數(shù)字0沒有區(qū)別等等。我們在制定編碼規(guī)則過程中，要盡量避免使用這些容易產(chǎn)生混淆的字符。5、不要把可能變動(dòng)的信息編入編碼。什么是可能變動(dòng)的信息？舉個(gè)最簡單的例子，現(xiàn)在很多企業(yè)將員工編碼規(guī)則定為：部門號(hào)+流水碼。筆者認(rèn)為這是最不合理的編碼，員工如果發(fā)生人事變動(dòng)或者崗位變換，編碼就無法準(zhǔn)確表述其所在部門。如果員工的人事和崗位變動(dòng)頻繁了，編碼反而成為企業(yè)的困擾。五、物料編碼如何有效推行很多企業(yè)在花費(fèi)了大量的人力、物力和財(cái)力制定出一套科學(xué)的、合乎企業(yè)實(shí)際情況的物料編碼體系后，就像他們制定的其他厚厚的管理制度文件一樣，被鎖進(jìn)了黑暗的文件柜中，僅僅在進(jìn)行相關(guān)質(zhì)量體系認(rèn)證時(shí)拿出來使用。當(dāng)然，有同行過來參觀的時(shí)候，也會(huì)時(shí)常拿出來進(jìn)行炫耀。制定完善的物料編碼規(guī)則只是物料編碼工作的第一步。如何使制定的編碼規(guī)則在企業(yè)內(nèi)部真正得到推行，改善和解決技術(shù)、物管、財(cái)務(wù)等部門各自為政、多套編碼并存、多種物料稱謂混亂等企業(yè)管理問題，才是物料編碼工作中最實(shí)質(zhì)性的一步。有效推行企業(yè)的物料編碼工作有兩種途徑：1、實(shí)施軟件管理系統(tǒng)實(shí)施ERP等信息化軟件系統(tǒng)，是在系統(tǒng)中固化物料編碼，實(shí)現(xiàn)強(qiáng)制推行的最容易也最有效的方式。ERP系統(tǒng)會(huì)按照企業(yè)制定的物料編碼規(guī)則，自動(dòng)生成編碼。ERP系統(tǒng)具備的便捷的查詢、排序等功能，也可以讓員工快速體驗(yàn)統(tǒng)一編碼帶來的效益，進(jìn)而積極配合編碼工作的執(zhí)行。合理的編碼規(guī)則結(jié)合ERP、PDM系統(tǒng)中的查詢、排序功能，對于企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化工作的推行會(huì)起到直接的積極影響。2、設(shè)定專人負(fù)責(zé)編碼如果企業(yè)尚不具備實(shí)施ERP、PDM等信息化系統(tǒng)的條件，要實(shí)現(xiàn)物料編碼規(guī)則的貫徹執(zhí)行，唯一的辦法就是通過制定物料控制流程，設(shè)定專人控制物料編碼。在流程的執(zhí)行過程中，嚴(yán)格遵守物料編碼唯一出口原則。企業(yè)制定出來的物料編碼規(guī)則得不到真正有效推行，究其原因，在推行組織機(jī)構(gòu)的設(shè)定、物料編碼流程的執(zhí)行等方面一定有不到位的地方。因此設(shè)定專人負(fù)責(zé)物料，不失為有效地辦法。附錄：解析物料需求計(jì)劃的概念和特點(diǎn)MRP是根據(jù)何時(shí)主生產(chǎn)計(jì)劃表上需要物料來決定訂貨和生產(chǎn),從理論上來看,是比較占優(yōu)勢的一種方法。物料需求計(jì)劃的概念物料是一個(gè)廣義的概念,它不僅僅指原材料而言,而是包含原材料、自制品(零部件)、成品、外購件和服務(wù)件(備品備件)這個(gè)更大范圍的物料。因此,這是一個(gè)廣義的物料。對于各種物料的管理并非僅僅是對物料的庫存管理,而是包括建立科學(xué)的、系統(tǒng)的物料需求計(jì)劃;協(xié)調(diào)和控制各部門適當(dāng)數(shù)量的物料。在物料管理中,一方面要滿足生產(chǎn)過程中的物料的充分供應(yīng),保證生產(chǎn)過程的連續(xù)進(jìn)行而不發(fā)生中斷;另一方面又要控制物料儲(chǔ)備量的限度,減少所占用的流動(dòng)資金,加速資金周轉(zhuǎn),降低產(chǎn)品成本。我們已經(jīng)了解物料管理中的訂貨點(diǎn)方法是根據(jù)需要量,提前期和安全庫存來維護(hù)需求而決定何時(shí)訂貨。物料管理中另一種方法是物料需求計(jì)劃方法。物料需求計(jì)劃MRP(MaterialRequirementsPlanning)是60年代在美國出現(xiàn),70年代發(fā)展起來的一種管理技術(shù)和方法。MRP是根據(jù)何時(shí)主生產(chǎn)計(jì)劃表上需要物料來決定訂貨和生產(chǎn),從理論上來看,是比較占優(yōu)勢的一種方法。但是,在計(jì)算機(jī)應(yīng)用之前,人工需用6～13個(gè)星期計(jì)算物料需要量,因此也只能按季度訂貨,這樣的話,MRP方法也不見得比訂貨點(diǎn)方法優(yōu)越。然而,應(yīng)用計(jì)算機(jī)之后,情況就大不同了,計(jì)算物料需求量的時(shí)間被縮短至1～2天,訂貨日期短、訂貨過程快,可以由每季訂貨改為每月。因此,MRP成為人們公認(rèn)的物料管理的好方法。隨著計(jì)算機(jī)計(jì)算能力的增強(qiáng),許多企業(yè)每個(gè)星期重新研究訂貨量,這種根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行計(jì)算的能力使訂貨期縮短為每個(gè)星期。這樣,物料的"需求期"更加明確,經(jīng)過了大約十年,人們漸漸感覺到訂貨必須按照主生產(chǎn)計(jì)劃才能更有效。人們逐漸地認(rèn)識(shí)到,主生產(chǎn)計(jì)劃應(yīng)該是代表工廠中真正能生產(chǎn)的物料,才能保證物料需求計(jì)劃中計(jì)算出有用的需求日期。如果主生產(chǎn)計(jì)劃表上有許多不可能生產(chǎn)的物料或者因?yàn)樵先狈Χ荒苓M(jìn)行制造的物料,MRP便不能發(fā)揮作用了。然而,根據(jù)缺料情況計(jì)算出來的缺料表確是一個(gè)實(shí)用的MRP。因此,也就有了所謂的優(yōu)先計(jì)劃。缺料表的理論是基本而實(shí)用的。從主生產(chǎn)計(jì)劃上可以了解工廠將要生產(chǎn)什么,然后從物料清單查出所要的物料,根據(jù)所要的物料查核物料庫存量,列出一張缺料表。如果使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行以上工作,把主生產(chǎn)計(jì)劃輸入至計(jì)算機(jī)中,物料清單和庫存量分別儲(chǔ)存在數(shù)據(jù)庫中,經(jīng)過計(jì)算機(jī)計(jì)算,便可以輸出一份完整的物料需求計(jì)劃了。物料需求計(jì)劃方法克服了許多缺料表使用上的難題:計(jì)劃的期限能延伸至1～2年,計(jì)劃的周期可以每周、每天或者是隨機(jī)的;計(jì)劃變動(dòng)的修改方便靈活。在制造業(yè)里,缺料表才是真正的計(jì)劃系統(tǒng)。人們可以預(yù)測未來一年里會(huì)有什么物料短缺。雖然主生產(chǎn)計(jì)劃表還是會(huì)有改變,但是物料需求計(jì)劃有可能跟著改變,解決未來的物料短缺不是等到短缺發(fā)生后再進(jìn)行,而是事先根據(jù)MRP的計(jì)算而產(chǎn)生一份計(jì)劃表了,這樣就降低了庫存量,壓縮庫存資金,降低成本。計(jì)算機(jī)使物料需求計(jì)劃成為一個(gè)可行的系統(tǒng),這個(gè)系統(tǒng)的基本邏輯是:我們將制造什么?(按主生產(chǎn)計(jì)劃制造)；用什么東西來制造?(根據(jù)物料清單)；我們具備些什么?(庫存)；我們還需要些什么?(生產(chǎn)計(jì)劃和采購計(jì)劃)；MRP的基本原理是:根據(jù)需求和預(yù)測來測定未來物料供應(yīng)和生產(chǎn)計(jì)劃與控制的方法。它提供了物料需求的準(zhǔn)確時(shí)間和數(shù)量。并非所有的不使用訂貨點(diǎn)方法的物料管理都是屬于MRP系統(tǒng),因?yàn)镸RP系統(tǒng)并不是僅僅代替訂貨點(diǎn)方法開訂單的庫存管理系統(tǒng),而是一種能提供物料計(jì)劃及控制庫存,決定訂貨優(yōu)先度,根據(jù)產(chǎn)品的需求自動(dòng)地推導(dǎo)出構(gòu)成這些產(chǎn)品的零件與材料的需求量,由產(chǎn)品的交貨期展開成零部件的生產(chǎn)進(jìn)度日程和原材料與外購件的需求日期,即將生產(chǎn)計(jì)劃轉(zhuǎn)換為物料需求表,并能為能力需求計(jì)劃提供信息的系統(tǒng)。應(yīng)用MRP系統(tǒng)必須要決定物料的毛需求量和凈需求量,可先將物料的毛需求量轉(zhuǎn)化為凈需求量,從而進(jìn)行毛需求量的凈化過程,然后根據(jù)凈需求量和需求時(shí)間預(yù)先排定訂單,以便事先了解缺料情況。使用MRP系統(tǒng)對于已經(jīng)具有一定生產(chǎn)能力的工廠來說,可以借助系統(tǒng)掌握在已知生產(chǎn)能力情況下能生產(chǎn)些什么;對于已經(jīng)具有已定主生產(chǎn)計(jì)劃的工廠來說,可以借助系統(tǒng)明確應(yīng)生產(chǎn)些什么。MRP系統(tǒng)不僅給出訂單數(shù)量,而且特別強(qiáng)調(diào)需要的時(shí)間,因此,系統(tǒng)的輸出可以作為采購,生產(chǎn)等工廠中各項(xiàng)管理的輸入,它是各項(xiàng)管理的基礎(chǔ)。物料需求計(jì)劃的特點(diǎn)When、What、Howmany幾個(gè)詞代表了物料需求計(jì)劃MRP的精華所在,意思是什么時(shí)間、需要什么和需要多少。它們不僅從數(shù)量上解決了缺料問題,更重要的是從時(shí)間上