NASA一體化財(cái)務(wù)系統(tǒng)項(xiàng)目實(shí)施案例分析

年5月29日NASA一體化財(cái)務(wù)系統(tǒng)項(xiàng)目實(shí)施案例分析文檔僅供參考NASA一體化財(cái)務(wù)系統(tǒng)項(xiàng)目實(shí)施案例分析SarahZ.Sleeper李毅濤45年以來,美國國家航空航天局(NASA)曾制造出最先進(jìn)的航天飛機(jī)、火箭推進(jìn)系統(tǒng)、軌道飛行器,以及對(duì)科學(xué)和太空探索至關(guān)重要的機(jī)器人。NASA總部位于華盛頓特區(qū),擁有20,000名職員,10個(gè)現(xiàn)場(chǎng)中心。作為太空科學(xué)的世界領(lǐng)先者,NASA不斷承受著壓力,不但在項(xiàng)目研究上、產(chǎn)品設(shè)計(jì)上都要表現(xiàn)出眾,而且NASA還必須站在信息技術(shù)的最前沿。,NASA開始啟動(dòng)內(nèi)部的IT改造項(xiàng)目。1.項(xiàng)目的背景任務(wù):為了使NASA成為一個(gè)精簡的機(jī)構(gòu)(具有集成和相互協(xié)作的現(xiàn)場(chǎng)中心),同時(shí)更嚴(yán)格地控制其150多億美元的年度預(yù)算,必須研發(fā)一套相互聯(lián)系、全面、核心的財(cái)務(wù)系統(tǒng)。另外,還需要改進(jìn)采購、人力資源以及實(shí)物資產(chǎn)管理系統(tǒng),而且能夠使這些系統(tǒng)與新的財(cái)務(wù)系統(tǒng)無縫整合。目標(biāo):NASA希望為其管理人員提供詳細(xì)、準(zhǔn)確且及時(shí)的數(shù)據(jù),以便為決策、分析和預(yù)測(cè)提供更好的支持。NASA還希望在所有地點(diǎn)范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)效率更高且一致性更好的工作流程。項(xiàng)目:4月,航天局啟動(dòng)了一體化的財(cái)務(wù)管理(IFM)項(xiàng)目,同時(shí)隨著時(shí)間的推移逐步采用各種組件,包括業(yè)務(wù)信息倉庫、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)、人力資源、物料管理、銷售和分銷以及控制等。如今,核心的財(cái)務(wù)軟件已經(jīng)完成,而且已經(jīng)把50個(gè)相關(guān)的系統(tǒng)完全整合在了一起。在下一階段工作中,將對(duì)這些相關(guān)系統(tǒng)進(jìn)行更換。2.NASA經(jīng)過IFM瞄準(zhǔn)更高的目標(biāo)在整合之前,NASA的業(yè)務(wù)流程不一致、缺乏靈活性而且技術(shù)陳舊,因而研發(fā)受阻。現(xiàn)在,NASA采用新的系統(tǒng)來處理其核心財(cái)務(wù)流程,使這些核心財(cái)務(wù)流程與日常任務(wù)管理以及項(xiàng)目和合同管理實(shí)現(xiàn)了無縫聯(lián)接。在實(shí)施IFM項(xiàng)目之前,NASA總部有匯總系統(tǒng)——它們將NASA10個(gè)現(xiàn)場(chǎng)中心的信息分別進(jìn)行匯總。但問題是,雖然NASA能夠獲得準(zhǔn)確的匯總信息,可是它非常不及時(shí),而且不能對(duì)一個(gè)數(shù)字進(jìn)行深入的研究,因?yàn)樗占母鞣N數(shù)字有不同的來源和地點(diǎn)。管理者不能從一個(gè)中心到另一個(gè)中心對(duì)信息進(jìn)行比較或者合并。由于大多數(shù)NASA活動(dòng)涉及多個(gè)現(xiàn)場(chǎng)中心,對(duì)這些復(fù)雜的項(xiàng)目進(jìn)行管理非常困難。許多程序是定制構(gòu)建的。許多程序使用的是陳舊的技術(shù),而且大多數(shù)程序的功能逐漸變窄,不能無縫地整合到新的業(yè)務(wù)流程中。在NASA實(shí)施核心財(cái)務(wù)系統(tǒng)時(shí),用一個(gè)系統(tǒng)替換了其大約130個(gè)系統(tǒng)。這部分的項(xiàng)目花費(fèi)了18個(gè)月的時(shí)間。IFM計(jì)劃的范圍是在整個(gè)航天局內(nèi)實(shí)現(xiàn)人力資源、財(cái)務(wù)管理以及實(shí)物資產(chǎn)管理的業(yè)務(wù)流程的改進(jìn)。下一步將考慮把平行業(yè)務(wù)流程用特定程序進(jìn)行整合。3.快速獲益隨著核心財(cái)務(wù)系統(tǒng)就緒,NASA已經(jīng)獲得相當(dāng)大的收益:能夠在整個(gè)航天局內(nèi)快速共享整合后的統(tǒng)一數(shù)據(jù)。能夠以全面綜合的角度來查看項(xiàng)目的財(cái)務(wù)狀況。及時(shí)的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)能夠產(chǎn)生更好的決策。會(huì)計(jì)系統(tǒng)能夠處理美國聯(lián)邦機(jī)構(gòu)對(duì)標(biāo)準(zhǔn)總分類帳的要求。NASA能夠更好地衡量績效。NASA的總體工作流程經(jīng)過IFM已經(jīng)獲得改進(jìn)。例如,以前的財(cái)務(wù)和會(huì)計(jì)流程位于一個(gè)系統(tǒng)中,而采購活動(dòng)位于另一個(gè)系統(tǒng)中。核對(duì)帳目要求大量的人力和數(shù)據(jù)處理。承包商分別向不同功能的數(shù)據(jù)庫中報(bào)告信息,以致經(jīng)常要設(shè)法統(tǒng)一采購與財(cái)務(wù)信息。而在這個(gè)新的系統(tǒng)中,只輸入一次數(shù)據(jù),而且能夠?qū)?shù)據(jù)進(jìn)行深入研究,根本不需要花費(fèi)時(shí)間來統(tǒng)一各種數(shù)字。因此,它極大地簡化了信息處理,而且使這些信息對(duì)生產(chǎn)線經(jīng)理——負(fù)責(zé)發(fā)射飛船或者構(gòu)建技術(shù)項(xiàng)目的人變得更有價(jià)值。她們現(xiàn)在能夠進(jìn)行總體成本估計(jì)。而在此之前,她們不得不查看支離破碎的數(shù)據(jù),如今,她們能夠集中關(guān)注活動(dòng)的整體以及每個(gè)人員所承擔(dān)的角色。該系統(tǒng)還幫助NASA更好地管理其合同,這些合同占了NASA85%的預(yù)算。設(shè)法以無縫方式(水平或者垂直方式)使合同和財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)相整合,這對(duì)于執(zhí)行計(jì)劃和項(xiàng)目的人員來說至關(guān)重要。4.團(tuán)隊(duì)方法該核心財(cái)務(wù)系統(tǒng)的成功應(yīng)主要?dú)w功于堅(jiān)持嚴(yán)格的設(shè)計(jì)和測(cè)試。NASA使用一種交互式方法,其中設(shè)計(jì)小組由來自10個(gè)現(xiàn)場(chǎng)中心的代表所組成。她們被分為幾個(gè)子流程——例如,可按期付款的會(huì)計(jì)小組和采購小組。她們的工作最初主要集中于單元測(cè)試,可是很快就轉(zhuǎn)向一體化業(yè)務(wù)流程測(cè)試。盡管有一個(gè)新系統(tǒng)的例子,可是事實(shí)上每個(gè)中心有獨(dú)特的環(huán)境,這樣就不得不運(yùn)行10次不同的系統(tǒng)集成測(cè)試?！痹陧?xiàng)目的開始,NASA在整個(gè)現(xiàn)場(chǎng)中心范圍內(nèi)具有20到30種業(yè)務(wù)運(yùn)營方式。IFM對(duì)于這些運(yùn)營方式進(jìn)行了重新設(shè)計(jì),以便在系統(tǒng)研發(fā)之前,獲得一個(gè)經(jīng)過計(jì)劃的業(yè)務(wù)流程集。設(shè)計(jì)者在考慮軟件中嵌入的業(yè)務(wù)實(shí)踐時(shí),系統(tǒng)選擇流程會(huì)提示要進(jìn)行一些其它的重新設(shè)計(jì)。設(shè)計(jì)者從所有10個(gè)中心中抽調(diào)人員組成更大的小組,大約每六個(gè)星期對(duì)決策進(jìn)行一次評(píng)估。另外,NASA還為那些人員分配了一些”家庭作業(yè)”,讓她們回到各個(gè)中心后確保提出的設(shè)計(jì)和業(yè)務(wù)流程能夠在不同的中心中正常工作。NASA擁有科學(xué)中心、研究中心以及宇宙飛船中心,這些中心具有完全不同的產(chǎn)品,而且必須處理完全不同的問題。由于NASA正在設(shè)法建立帶有一個(gè)數(shù)據(jù)庫和一個(gè)實(shí)例的單個(gè)系統(tǒng),因此必須確保它能滿足每個(gè)人的需求。能夠想見,在那種環(huán)境中將出現(xiàn)巨大的變化。強(qiáng)大的團(tuán)隊(duì)合作是一個(gè)很重要的成功因素。由航天局及其所有中心的主要財(cái)務(wù)官員組成了一個(gè)積極的指導(dǎo)委員會(huì),這個(gè)委員會(huì)幫助所有單位和用戶確實(shí)堅(jiān)守同樣的總體目標(biāo)。真正的關(guān)鍵是保持主動(dòng)的決策流程,并確保在詢問”什么是對(duì)NASA最好的”時(shí),能夠獲得正確的回答。5.面對(duì)挑戰(zhàn),尋找答案早些時(shí)候,設(shè)計(jì)問題導(dǎo)致期限非常緊迫,致使兩個(gè)中心同時(shí)試運(yùn)行,而不是在一個(gè)中心進(jìn)行試運(yùn)行,然后再啟動(dòng)一個(gè)小型的中心組?？墒亲畲蟮奶魬?zhàn)是,NASA在努力遵守美國政府財(cái)務(wù)和合同管理法規(guī)所面臨的學(xué)習(xí)曲線。另外一個(gè)挑戰(zhàn)來自于學(xué)習(xí)如何使用新系統(tǒng)和界面的用戶。這對(duì)于許多人來說,完全改變了她們的工作。除了學(xué)習(xí)敲擊鍵盤之外,還要學(xué)習(xí)有關(guān)新的用戶界面以及完成任務(wù)的新方式。管理者發(fā)現(xiàn)不能僅僅依靠人員培訓(xùn)就期望她們?nèi)スぷ?。系統(tǒng)要求用戶遵守嚴(yán)格的、標(biāo)準(zhǔn)的流程,而這需要時(shí)間進(jìn)行學(xué)習(xí)。為了幫助用戶進(jìn)行學(xué)習(xí),在系統(tǒng)開始運(yùn)行之后,NASA提供了開放參觀日,使她們能夠與專家們一起完成其工作。還同時(shí)構(gòu)建了培訓(xùn)課程和SAT在線快速參考。在在線參考中,以圖形方式說明的業(yè)務(wù)流程,而且逐步地告訴人們業(yè)務(wù)流程如何工作、信息從何處來、不同的擊鍵可獲得哪些新的信息以及信息流向何處。現(xiàn)在系統(tǒng)已經(jīng)建設(shè)好而且開始運(yùn)行,NASA的產(chǎn)品線經(jīng)理能夠集中精力進(jìn)行深入的數(shù)據(jù)分析,所有這一切都更好地提高了NASA進(jìn)行決策的能力。系統(tǒng)運(yùn)行后最主要的工作就是設(shè)法加強(qiáng)信息傳送機(jī)制以及報(bào)告生成能力。因此,NASA在核心財(cái)務(wù)項(xiàng)目期間實(shí)施了業(yè)務(wù)信息倉庫,以及一個(gè)并行管理信息系統(tǒng),將大型項(xiàng)目的財(cái)務(wù)性能與計(jì)劃和技術(shù)性能相銜接。6.進(jìn)步與提升NASA并沒有在取得成績后駐足不前。在此基礎(chǔ)上,她們更進(jìn)一步著手解決資產(chǎn)管理項(xiàng)目,該項(xiàng)目將對(duì)現(xiàn)有項(xiàng)目系統(tǒng)進(jìn)行擴(kuò)展。在夏季,NASA成立了一個(gè)可隨時(shí)啟動(dòng)的戰(zhàn)略企業(yè)管理預(yù)算規(guī)劃項(xiàng)目,這個(gè)項(xiàng)目可對(duì)全部10個(gè)中心的計(jì)劃進(jìn)行協(xié)調(diào)。在這個(gè)項(xiàng)目實(shí)施后,整個(gè)MASA能夠執(zhí)行聯(lián)合計(jì)劃,它與序列計(jì)劃正相反。該計(jì)劃系統(tǒng)將自動(dòng)地與財(cái)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行整合。在工作完成時(shí),能夠直接將計(jì)劃與實(shí)際情況進(jìn)行對(duì)比。NASA還與美國內(nèi)政部合作開發(fā)了8月開始投入使用的