檔案保管合同模板

檔案保管合同模板第一篇范文：合同或協(xié)議編號：__________一、定義與術(shù)語1.2合同雙方分別為“保管方”和“委托方”。1.3“檔案”指甲、乙雙方約定的具有保存價值的文件、資料、圖紙、照片、電子數(shù)據(jù)等。1.4“保管期限”指甲、乙雙方約定的檔案保管時間。二、合同標(biāo)的2.1委托方將其擁有的檔案委托給保管方進(jìn)行保管。2.2保管方同意按照本合同約定的條件、期限和方式對委托方的檔案進(jìn)行保管。三、保管期限3.1本合同保管期限自雙方簽字蓋章之日起計算，共計____年。3.2保管期限屆滿后，如雙方無異議，合同自動續(xù)約，續(xù)約期限同本合同保管期限。四、保管費用4.1委托方應(yīng)按照本合同約定的收費標(biāo)準(zhǔn)向保管方支付保管費用。4.2保管費用支付方式為按年度支付，每年____月____日前支付完畢。4.3保管費用標(biāo)準(zhǔn)如下：_____________________________。五、保管方的義務(wù)5.1保管方應(yīng)妥善保管委托方的檔案，確保檔案的完整性、安全性、保密性。5.2保管方應(yīng)提供符合檔案保管要求的庫房、設(shè)施和設(shè)備。5.3保管方應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時通知委托方。5.4保管方不得擅自泄露、復(fù)制、轉(zhuǎn)讓或以其他方式侵犯委托方檔案的合法權(quán)益。六、委托方的權(quán)利與義務(wù)6.1委托方有權(quán)在保管期限內(nèi)隨時查詢、借閱、復(fù)制檔案。6.2委托方應(yīng)按照保管方的要求提供檔案保管所需的必要信息。6.3委托方應(yīng)按時足額支付保管費用。6.4委托方不得將保管方提供的檔案用于非法用途。七、保密條款7.1雙方應(yīng)對本合同內(nèi)容以及履行過程中涉及的檔案信息予以保密。7.2未經(jīng)對方書面同意，任何一方不得向第三方泄露本合同及檔案信息。八、違約責(zé)任8.1雙方應(yīng)嚴(yán)格履行本合同各項約定，如一方違約，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的違約責(zé)任。8.2因保管方原因?qū)е聶n案丟失、損壞、泄露等，保管方應(yīng)承擔(dān)賠償責(zé)任。九、爭議解決9.1本合同履行過程中如有爭議，雙方應(yīng)友好協(xié)商解決。9.2如協(xié)商不成，雙方同意將爭議提交合同簽訂地人民法院訴訟解決。十、合同變更、解除與終止10.1本合同變更、解除或終止，雙方應(yīng)簽訂書面協(xié)議。10.2在合同履行期限內(nèi)，如雙方同意提前解除合同，應(yīng)提前____個月書面通知對方。十一、附件11.1附件一：檔案清單11.2附件二：保管費用支付憑證11.3附件三：雙方簽訂的保密協(xié)議本合同一式兩份，甲、乙雙方各執(zhí)一份，具有同等法律效力。自雙方簽字蓋章之日起生效。保管方（甲方）：____________________法定代表人（簽字）：______________簽訂日期：__________________________委托方（乙方）：____________________法定代表人（簽字）：______________簽訂日期：__________________________一、特殊應(yīng)用場景一：企業(yè)檔案長期保管場景說明：企業(yè)為保障歷史檔案的長期保存和便于查詢，與專業(yè)檔案保管機構(gòu)簽訂長期保管合同。注意事項及條款修正：保管期限應(yīng)明確為長期，直至雙方協(xié)商終止。保管費用條款應(yīng)增加長期合作的優(yōu)惠措施。保管方應(yīng)提供更為嚴(yán)格的檔案保護(hù)措施，確保檔案不受自然災(zāi)害和人為破壞。二、特殊應(yīng)用場景二：政府機構(gòu)檔案保密保管場景說明：政府機構(gòu)需對涉及國家安全、公共利益的檔案進(jìn)行保密保管。注意事項及條款修正：保密條款需更加嚴(yán)格，明確保管方對檔案的保密責(zé)任。增加對保管方人員進(jìn)行背景審查的要求。明確政府機構(gòu)對檔案的緊急調(diào)用程序。三、特殊應(yīng)用場景三：個人重要文件保管場景說明：個人為保障重要文件（如房產(chǎn)證、遺囑等）的安全，選擇專業(yè)保管服務(wù)。注意事項及條款修正：保管費用可根據(jù)個人檔案數(shù)量和重要性進(jìn)行調(diào)整。增加個人檔案的隱私保護(hù)條款。明確個人檔案的取回和銷毀流程。四、特殊應(yīng)用場景四：歷史文獻(xiàn)搶救性保管場景說明：針對瀕危的歷史文獻(xiàn)，進(jìn)行搶救性保管以保護(hù)文化遺產(chǎn)。注意事項及條款修正：保管方需具備特定的文物保護(hù)資質(zhì)。增加對檔案修復(fù)和保養(yǎng)的專業(yè)要求。保管費用可能需要特殊資助或政府補貼。五、特殊應(yīng)用場景五：跨國公司檔案跨境保管場景說明：跨國公司為遵守不同國家的法律法規(guī)，選擇跨境保管檔案。注意事項及條款修正：合同應(yīng)考慮跨國法律適用和管轄問題。明確檔案跨境轉(zhuǎn)移的合法性和安全性。增加對國際數(shù)據(jù)傳輸?shù)暮弦?guī)性要求。在實際操作過程中，可能會遇到的相關(guān)問題及注意事項：1.檔案清單的準(zhǔn)確性：確保清單詳細(xì)、準(zhǔn)確，避免遺漏或錯誤。解決辦法：雙方共同核對檔案清單，必要時進(jìn)行實地盤點。2.保管費用的變動：保管費用可能因市場因素變動。解決辦法：合同中可設(shè)定費用調(diào)整機制，定期評估和調(diào)整。3.檔案的緊急調(diào)用：委托方可能需要緊急調(diào)用檔案。解決辦法：合同中明確緊急調(diào)用流程和時間限制。4.檔案損壞或丟失：保管方需對檔案的損壞或丟失承擔(dān)責(zé)任。解決辦法：合同中明確賠償標(biāo)準(zhǔn)和處理流程。5.合同終止后的檔案處理：合同終止后，檔案的交接和處理需明確。解決辦法：合同中約定檔案交接的具體程序和時間。檔案清單：這份清單是我們所有檔案的詳細(xì)列表，每一份文件都標(biāo)明了編號和名稱。保管費用支付憑證：這是每次支付保管費用的憑證，證明我們已經(jīng)按照約定支付了費用。保密協(xié)議：這份協(xié)議規(guī)定了雙方對于檔案信息的保密責(zé)任，確保檔案安全。檔案保護(hù)措施說明：這份文件詳細(xì)說明了保管方將如何保護(hù)我們的檔案，包括防火、防盜等措施。緊急調(diào)用流程指南：如果有緊急情況需要調(diào)用檔案，這份指南會告訴我們具體的步驟和聯(lián)系人。檔案損壞或丟失處理辦法：萬一檔案出現(xiàn)損壞或丟失，這份文件告訴我們怎么處理和索賠。多方為主導(dǎo)時的，附件條款及說明：一、當(dāng)甲方為主導(dǎo)時，增加的多項條款及說明：附加條款一：甲方監(jiān)督權(quán)1.1甲方有權(quán)對保管方的檔案保管工作進(jìn)行定期或不定期的監(jiān)督和檢查。1.2甲方有權(quán)要求保管方提供檔案保管情況的報告。條款說明：甲方作為檔案的所有者，為確保檔案的安全和完整，需要保留對保管方的監(jiān)督權(quán)。此條款賦予甲方對保管方的檔案保管活動進(jìn)行監(jiān)督的權(quán)利，以及要求保管方提供相關(guān)報告的權(quán)力。附加條款二：甲方優(yōu)先權(quán)2.1在同等條件下，甲方享有對保管方提供的新服務(wù)或優(yōu)惠措施的優(yōu)先選擇權(quán)。2.2甲方有權(quán)在保管期限內(nèi)優(yōu)先續(xù)約。條款說明：此條款確保甲方在服務(wù)更新或優(yōu)惠措施推出時能夠優(yōu)先受益，以及在保管期限屆滿時優(yōu)先續(xù)約，保障甲方的長期利益。附加條款三：甲方緊急調(diào)用權(quán)3.1甲方在緊急情況下有權(quán)要求保管方在規(guī)定時間內(nèi)提供檔案。3.2保管方應(yīng)無條件配合甲方的緊急調(diào)用需求。條款說明：考慮到甲方可能因特殊情況需要緊急調(diào)用檔案，此條款確保甲方在緊急情況下能夠迅速獲取檔案，同時要求保管方無條件配合。二、當(dāng)乙方為主導(dǎo)時，增加的多項條款及說明：附加條款一：乙方費用調(diào)整權(quán)1.1乙方有權(quán)根據(jù)市場情況和服務(wù)成本變動，調(diào)整保管費用。1.2乙方應(yīng)提前通知甲方費用調(diào)整的具體情況。條款說明：乙方作為保管方，在市場或成本變動時可能需要調(diào)整費用。此條款賦予乙方調(diào)整費用的權(quán)利，同時要求其提前通知甲方，保障甲方的知情權(quán)。附加條款二：乙方服務(wù)變更權(quán)2.1乙方在必要時有權(quán)變更保管服務(wù)內(nèi)容，但不得降低服務(wù)質(zhì)量。2.3乙方應(yīng)就服務(wù)變更與甲方進(jìn)行充分溝通，并取得甲方同意。條款說明：此條款允許乙方在必要時調(diào)整服務(wù)內(nèi)容，但必須保證服務(wù)質(zhì)量不受影響，并且需要與甲方進(jìn)行溝通并獲得同意。附加條款三：乙方保密協(xié)議修改權(quán)3.1乙方有權(quán)根據(jù)法律法規(guī)變動，修改保密協(xié)議相關(guān)條款。3.2乙方應(yīng)確保修改后的保密協(xié)議不低于原協(xié)議的保密標(biāo)準(zhǔn)。條款說明：考慮到法律法規(guī)的變動可能影響保密協(xié)議的有效性，此條款允許乙方在必要時修改保密協(xié)議，但必須保證修改后的協(xié)議保密標(biāo)準(zhǔn)不低于原協(xié)議。三、當(dāng)有第三方中介時，增加的多項條款及說明：附加條款一：第三方中介職責(zé)1.1第三方中介負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)甲乙雙方的關(guān)系，確保合同順利執(zhí)行。1.2第三方中介應(yīng)保持中立，公正處理雙方之間的爭議。條款說明：第三方中介作為獨立的協(xié)調(diào)者，其職責(zé)在于確保合同雙方的權(quán)利和義務(wù)得到平衡，并公正處理可能出現(xiàn)的爭議。附加條款二：第三方中介費用2.1甲乙雙方應(yīng)共同承擔(dān)第三方中介的服務(wù)費用。2.2中介費用應(yīng)在合同中明確，并由雙方按約定支付。條款說明：