DB3205-T 1126-2024 非物質(zhì)文化遺產(chǎn)檔案建設(shè)與管理規(guī)范

ICS03.080.99CCSA20蘇DB32052024-08-09發(fā)布蘇州市市場監(jiān)督管理局發(fā)布DB3205/T1126—2024前言 2規(guī)范性引用文件 3術(shù)語和定義 4基本要求 5檔案信息內(nèi)容 6檔案信息采集 6.1采集方式 6.2采集資料類型 6.3采集資料來源 7業(yè)務(wù)檔案建設(shè) 7.1總體要求 7.2分類 7.3編號 7.4修整 7.5裝訂 7.6編頁 7.7編目 7.8裝盒 8數(shù)字檔案建設(shè) 9檔案存儲 9.1業(yè)務(wù)檔案 9.2數(shù)字檔案 10檔案更新 11檔案查閱 附錄A（規(guī)范性）檔案編號示例 8DB3205/T1126—2024本文件按照GB/T1.1—2020《標準化工作導則第1部分：標準化文件的結(jié)構(gòu)和起草規(guī)則》的規(guī)定起草。請注意本文件的某些內(nèi)容可能涉及專利。本文件的發(fā)布機構(gòu)不承擔識別專利的責任。本文件由蘇州市文化廣電和旅游局提出并歸口。本文件起草單位：蘇州市非物質(zhì)文化遺產(chǎn)保護管理辦公室。本文件主要起草人：錢軼穎、王燕、吳祥。DB3205/T1126—2024非物質(zhì)文化遺產(chǎn)（Intangibleculturalheritage），簡稱“非遺”（ICH），是指各族人民世代相傳，并視為其文化遺產(chǎn)組成部分的各種傳統(tǒng)文化表現(xiàn)形式，以及與傳統(tǒng)文化表現(xiàn)形式相關(guān)的實物和場所。非遺檔案，是專門檔案的一種，指人們在從事非物質(zhì)文化遺產(chǎn)的申報、管理以及保護等活動中形成的檔案，在非物質(zhì)文化遺產(chǎn)的傳承和研究中發(fā)揮著基礎(chǔ)性作用。隨著數(shù)字化時代的到來，非遺的數(shù)字化保護和傳播已是大勢所趨，數(shù)字科技在非遺檔案數(shù)字化建設(shè)、網(wǎng)絡(luò)平臺互動展播、公共文化服務(wù)等方面開拓出新的領(lǐng)域。非遺數(shù)字檔案成為傳統(tǒng)物態(tài)檔案之外，非遺保護與傳承又一主要資料模式。本文件是為全面提升蘇州市非遺檔案的利用和保護水平；規(guī)范蘇州市非遺文獻檔案資料數(shù)字化工作；建立、健全蘇州市統(tǒng)一的非遺文獻檔案數(shù)字化資料信息檢索報導體系；指導全市非遺檔案信息數(shù)字化管理與應(yīng)用；開展全市目錄情報交流；促進非遺文獻檔案信息資源的應(yīng)用；促進蘇州市非遺發(fā)展與科學技術(shù)研究而制定的。1DB3205/T1126—2024非物質(zhì)文化遺產(chǎn)檔案建設(shè)與管理規(guī)范本文件規(guī)定了非物質(zhì)文化遺產(chǎn)檔案（以下簡稱“檔案”）建設(shè)與管理的基本要求原則、檔案信息內(nèi)容、檔案信息采集、業(yè)務(wù)檔案建設(shè)、數(shù)字檔案建設(shè)、檔案存儲、檔案更新和檔案查閱。本文件適用于各級非物質(zhì)文化遺產(chǎn)代表性項目（以下簡稱“非遺項目”）的檔案建設(shè)與管理工作。2規(guī)范性引用文件下列文件中的內(nèi)容通過文中的規(guī)范性引用而構(gòu)成本文件必不可少的條款。其中，注日期的引用文件，僅該日期對應(yīng)的版本適用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本文件。GB/T10113分類與編碼通用術(shù)語GB/T17933電子出版物術(shù)語GB/T18391.1信息技術(shù)元數(shù)據(jù)注冊系統(tǒng)（MDR）第1部分：框架GB/T20530文獻檔案資料數(shù)字化工作導則GB/T31219.2圖書館館藏資源數(shù)字化加工規(guī)范第2部分：文本資源GB/T31219.3圖書館館藏資源數(shù)字化加工規(guī)范第3部分：圖像資源GB/T31219.4圖書館館藏資源數(shù)字化加工規(guī)范第4部分：音頻資源GB/T31219.5圖書館館藏資源數(shù)字化加工規(guī)范第5部分：視頻資源DA/T25檔案修裱技術(shù)規(guī)范WH/T99（所有部分）非物質(zhì)文化遺產(chǎn)數(shù)字化保護數(shù)字資源采集和著錄3術(shù)語和定義GB/T10113、GB/T17933、GB/T18391.1、GB/T20530、GB/T31219.2、GB/T31219.3、GB/T31219.4、GB/T31219.5界定的以及下列術(shù)語和定義適用于本文件。3.1業(yè)務(wù)檔案businessarchives國家機構(gòu)、社會組織以及個人為保護或傳承非物質(zhì)文化遺產(chǎn)工作中的常規(guī)性文件、文字材料進行整理歸檔，形成以紙質(zhì)為主的檔案。3.2數(shù)字檔案digitalarchives國家機構(gòu)、社會組織以及個人為保護或傳承非物質(zhì)文化遺產(chǎn)而運用電子文本、圖片、錄音、錄像、數(shù)字化多媒體等各種形式對項目進行真實、系統(tǒng)和全面地記錄和收集整理而形成的對社會有保存價值的各種載體的檔案。4基本要求2DB3205/T1126—20244.1應(yīng)遵循檔案的形成規(guī)律，保持檔案之間的有機聯(lián)系。4.2應(yīng)區(qū)分不同檔案的價值，便于利用和保管。4.3應(yīng)遵循檔案一體化管理要求，便于計算機管理或計算機輔助管理。4.4應(yīng)確保業(yè)務(wù)檔案和數(shù)字檔案兩類檔案的協(xié)調(diào)統(tǒng)一。5檔案信息內(nèi)容5.1非遺代表性項目現(xiàn)狀調(diào)查文件材料，包括調(diào)查的提綱、登記表、普查表、口述記錄、調(diào)查報告、總結(jié)等。5.2非遺代表性項目自身狀況文件材料，包括作品、文字記錄、照片、錄音、錄像等。5.3主要傳承人（單位）文件材料，包括傳承人（單位）的介紹、代表作、口述記錄、錄音、錄像、照片、實物等。5.4非遺代表性項目研究文件材料，包括專門研究機構(gòu)介紹、主要研究人員介紹、研討會議材料、有關(guān)論文、著作、刊物、叢書等。5.5非遺代表性項目保護過程中形成的文件材料，包括采取的方法、措施、手段等。5.6非遺代表性項目的傳播文件材料，包括在展覽、陳列、觀摩、培訓、利用大眾傳媒宣傳等活動中形成的文件材料等。6檔案信息采集6.1采集方式采集方式包括但不限于：a）文字信息，采取記錄、謄錄、撰寫、識別等方式；b）圖片，采取拍照、掃描、繪圖等方式；c）音視頻，采取錄音、錄像等方式。6.2采集資料類型采集資料類型包括但不限于：a）非遺項目普查資料；b）非遺項目申報資料；c）書籍、照片和音像制品；d）期刊和論文；e）調(diào)查報告、保護傳承計劃或報告；f）其他反映非遺項目信息或資源情況的資料。6.3采集資料來源采集資料來源包括但不限于：a）政府非遺保護職能部門；b）非遺代表性項目保護單位及其他保護機構(gòu)；c）相關(guān)研究機構(gòu)；d）相關(guān)博物館、檔案館；e）圖書館、出版社和書店；3DB3205/T1126—2024f）社區(qū)、群體（社團）或個人。7業(yè)務(wù)檔案建設(shè)7.1總體要求7.1.1各縣級市（區(qū)）非遺保護單位下屬的各級調(diào)查機構(gòu)、相關(guān)企業(yè)在調(diào)查任務(wù)或開展數(shù)字化任務(wù)完成后，應(yīng)及時將整理、編目后所形成的業(yè)務(wù)檔案或者數(shù)字檔案按要求提交給各區(qū)縣非遺主管單位，由各縣級市（區(qū)）非遺主管單位向市級非遺主管單位進行歸檔。7.1.2市級非遺保護單位、非遺相關(guān)單位在調(diào)查任務(wù)完成后，應(yīng)將所形成的檔案文件規(guī)范整理后向市級非遺主管單位進行歸檔。7.1.3歸檔文件和數(shù)字化資源應(yīng)符合以下要求：a）資料齊全、完整、準確、系統(tǒng)；b）真實記錄和準確反映實施過程的實際情況，數(shù)據(jù)真實可靠，簽字手續(xù)完備；c）記述和反映實施的計劃、實施及驗收的全過程。7.2分類7.2.1專業(yè)檔案分類專業(yè)檔案分類見表1。表1專業(yè)檔案分類表目目目目A稱7.2.2綜合檔案分類綜合檔案分類見表2。表2綜合檔案分類表B4DB3205/T1126—2024表2綜合檔案分類表（續(xù)）B7.3編號應(yīng)根據(jù)檔案分類表，編制檔案編號，編號不宜過長，按照類目順序排列組成編號，類目間用“-”隔開，示例見附錄A。7.4修整7.4.1裝訂前，對不符合要求的文件材料進行修整。7.4.2文件已破損的，按照DA/T25的相關(guān)要求予以修復。7.4.3字跡模糊或易退變的，予以復制。7.4.4按照保管期限要求去除易銹蝕、易氧化的金屬或塑料裝訂用品。7.4.5對于幅面過大的文件，在不影響其日后使用效果的前提下進行折疊。7.5裝訂7.5.1歸檔文件宜以件為單位裝訂。7.5.2裝訂應(yīng)牢固、安全、簡便，做到文件不損頁、不倒頁、不壓字，裝訂后文件平整，裝訂應(yīng)減少對歸檔文件本身影響，原裝訂方式符合要求的，應(yīng)維持不變。7.5.3應(yīng)根據(jù)歸檔文件保管期限確定裝訂方式，裝訂材料與保管期限要求相匹配，相同期限的歸檔文件裝訂方式宜保持一致，不同期限的裝訂方式應(yīng)相對統(tǒng)一。7.5.4用于裝訂的材料，不應(yīng)包含或產(chǎn)生可能損害歸檔文件的物質(zhì)，不使用回形針、大頭針、燕尾夾、熱熔膠、辦公膠水、裝訂夾條、塑料封等裝訂材料進行裝訂。7.5.5永久保管的歸檔文件，不使用不銹鋼夾或封套裝訂，宜采取線裝法裝訂。頁數(shù)較少的，使用直角裝訂或縫紉機軋邊裝訂；文件較厚的，使用“三孔一線”裝訂。永久保管的歸檔文件，使用不銹鋼訂書釘或漿糊裝訂的，裝訂材料應(yīng)滿足歸檔文件長期保存的需要。7.5.6定期保管的、需要向綜合檔案庫移交的歸檔文件，裝訂方式按相關(guān)要求執(zhí)行。定期保管的、不需要向綜合檔案庫移交的歸檔文件，可使用不銹鋼夾或封套裝訂。7.6編頁7.6.1業(yè)務(wù)歸檔文件應(yīng)以件為單位編制頁碼。7.6.2頁碼應(yīng)逐頁編制，宜分別標注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。7.6.3文件材料已印制成冊，擬編制頁碼與文件原有頁碼相同的，可保持原有頁碼不變。7.7編目5DB3205/T1126—20247.7.1一般案卷編目7.7.1.1一般案卷的卷內(nèi)目錄置于該卷卷內(nèi)文件之前，主要包括以下內(nèi)容：a）序號：填寫案卷內(nèi)文件的件號；b）文件編號：填寫文件材料的文號；c）責任者：填寫文件材料的直接形成部門的全稱或主要責任者，多個責任者只列三個，并用“；”d）文件題名：填寫文件材料的全稱，未擬題名或原件題名不能反映文件主要內(nèi)容的，應(yīng)補擬或重擬，后擬題名應(yīng)外加“[]”號，并置于原題名之后；e）日期：填寫文件材料形成的日期，日期用八位阿拉伯數(shù)字表示，例如2013年1月2日，應(yīng)填寫“20130102”，對于沒有日期的盡量考證到月份，考證日期應(yīng)外加“[]”號；f）保管期限：按檔案相關(guān)要求執(zhí)行；g）頁數(shù)：填寫每份文件的總頁數(shù)；h）備注：根據(jù)實際填寫需要注明的情況。7.7.1.2卷內(nèi)備考表置于該卷卷內(nèi)文件之后，主要包括以下內(nèi)容：a）互見號：填寫反映同一內(nèi)容不同載體檔案的檔號，并注明其載體類型；b）說明：標明案卷內(nèi)全部文件的總件數(shù)、總頁數(shù)以及立卷和案卷提供使用過程中需要說明的問題，如文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等；c）立卷人：由立卷責任者簽名；d）立卷日期：應(yīng)填寫完成立卷的時間；e）檢查人：有案卷質(zhì)量審核者簽名；f）檢查日期：填寫案卷質(zhì)量審核的時間。7.7.1.3案卷封面應(yīng)印制在檔案盒正表面，主要包括以下內(nèi)容：a）案卷題名：簡明、準確地揭示卷內(nèi)文件的主要內(nèi)容；b）科研工作名稱：填寫調(diào)查任務(wù)全稱和代號；c）立卷單位：填寫負責調(diào)查工作的單位全稱或法定簡稱；d）起止時間：填寫卷內(nèi)文件形成的最早和最晚日期；e）保管期限：填寫立卷時按附錄A確定的保管期限，或卷內(nèi)科研文件的最長保管期限；f）密級：填寫卷內(nèi)文件的最高密級；g）檔號：填寫案卷檔號。7.7.1.4案卷脊背印制在檔案盒側(cè)面，案卷題名和保管期限的填寫方法分別按相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。7.7.2照片冊卷編目7.7.2.1照片冊卷內(nèi)目錄主要包括以下內(nèi)容：a）照片號：單張照片的編號；b）照片題名：概括該照片反映的主要內(nèi)容；c）拍攝時間：該照片的拍攝時間，用八位阿拉伯數(shù)字表示；d）攝影者：該照片的拍攝者；e）照片所在頁號：該照片所在照片案卷頁的頁號，用阿拉伯數(shù)字表示；f）底片（數(shù)碼照片）號：該照片對應(yīng)的底片或數(shù)碼照片的編號；g）備注：根據(jù)實際填寫需要注明的情況。7.7.2.2照片冊內(nèi)備考表主要包括以下內(nèi)容：6DB3205/T1126—2024a）本冊情況說明：填寫冊內(nèi)照片的總組數(shù)和張數(shù)，以及缺損、補充、移出、銷毀等情況，對照片冊立冊以后發(fā)生或發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)由檔案管理人員填寫說明，并簽名、標注時間；b）立冊人：應(yīng)由照片冊責任者簽名；c）檢查人：應(yīng)由照片冊質(zhì)量審核者簽名；d）立冊時間：應(yīng)填寫完成照片冊立冊的時間。7.8裝盒7.8.1將歸檔文件按順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒盒脊及備考表項目。7.8.2不同年度、問題、保管期限的歸檔文件不應(yīng)裝入同一個檔案盒。8數(shù)字檔案建設(shè)非遺項目數(shù)字檔案的采集和著錄應(yīng)符合WH/T99（所有部分）的規(guī)定。9檔案存儲9.1業(yè)務(wù)檔案9.1.1原始件或正本1份。保管期限長、使用范圍廣的成果報告、圖集圖件、學術(shù)論文等，可增加歸檔份數(shù)。9.1.2歸檔電子文件光盤載體一式三套，其它載體一式兩套。9.1.3任務(wù)承擔單位可根據(jù)本單位實際情況，增加調(diào)查檔案復制件的套數(shù)，由本單位留存。9.1.4業(yè)務(wù)形成的數(shù)字資源應(yīng)及時編寫文字說明，電子文檔、多媒體材料應(yīng)隨時歸檔并定期制作光盤，脫機歸檔。9.2數(shù)字檔案9.2.1存儲原則9.2.1.1統(tǒng)一性原則，即檔案數(shù)字化后的文件格式符合國家檔案局頒布的檔案電子文檔標準,具有較好的通用性,能夠通過計算機網(wǎng)絡(luò)檢索提供給利用者。數(shù)字化后的檔案信息內(nèi)容要與原紙質(zhì)檔案信息完全一致。9.2.1.2價值性原則，即高價值檔案因特殊注意在數(shù)字化過程中保護好實用性或有益性及有用程度，不要造成損壞。9.2.1.3完整性原則，即檔案數(shù)字化加工應(yīng)以保持數(shù)字圖像文件內(nèi)容的連續(xù)性和完整性為參考依據(jù)。主要考慮保持數(shù)字圖像加工文件的完整性、來源、時間、形式的連續(xù)性和完整性，在加工的