廣州市易智培訓(xùn)有限公司員工借支與費(fèi)用報(bào)銷管理制度優(yōu)化設(shè)計(jì)

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

目錄

1公司簡介..........................................................1

2公司員工借支與費(fèi)用報(bào)銷管理現(xiàn)狀....................................1

3公司員工借支與費(fèi)用報(bào)銷管理存在的問題..............................2

3.1借支人員和借支用途無明確界定................................2

3.2員工借支沒有限額控制........................................2

3.3員工借支與費(fèi)用報(bào)銷沒有嚴(yán)格的審批流程........................3

3.4員工費(fèi)用報(bào)銷審核不嚴(yán)謹(jǐn)......................................3

4員工借支與費(fèi)用報(bào)銷管理制度優(yōu)化設(shè)計(jì)................................4

4.1員工借支范圍及用途優(yōu)化......................................4

4.1.1明確借支人員范圍......................................4

4.1.2限定員工借支用途......................................4

4.2員工借支限額標(biāo)準(zhǔn)優(yōu)化........................................4

4.2.1明確員工借支限額......................................5

4.2.2建立逾期歸還懲罰制度..................................5

4.3費(fèi)用報(bào)銷審批優(yōu)化............................................6

4.3.1完善費(fèi)用報(bào)銷審批流程..................................6

4.3.2明確費(fèi)用報(bào)銷審批責(zé)任..................................7

4.4費(fèi)用報(bào)銷審核優(yōu)化............................................7

4.4.1加強(qiáng)費(fèi)用事中控制......................................7

4.4.2加強(qiáng)費(fèi)用報(bào)銷審核......................................8

5設(shè)計(jì)效果及小結(jié)....................................................8

參考資料...........................................................9

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

廣州市易智培訓(xùn)有限公司員工借支與費(fèi)用報(bào)銷管理

制度優(yōu)化設(shè)計(jì)

1公司簡介

廣州市易智培訓(xùn)有限公司成立于2020年，公司坐落在廣東省，詳細(xì)地址為：

廣州市花都區(qū)云山大道53號(hào)南華廣場(chǎng)第二層，注冊(cè)資本為80萬人民幣，企業(yè)

的經(jīng)營范圍為:業(yè)務(wù)培訓(xùn);體育競(jìng)賽組織;組織體育表演活動(dòng);組織文化藝術(shù)交流

活動(dòng);從事語言能力培訓(xùn)的營利性民辦培訓(xùn)服務(wù)機(jī)構(gòu);從事藝術(shù)培訓(xùn)的營利性民

辦培訓(xùn)機(jī)構(gòu);從事科技培訓(xùn)的營利性民辦培訓(xùn)機(jī)構(gòu);從事語言能力、藝術(shù)、體育、

科技等培訓(xùn)的營利性民辦培訓(xùn)服務(wù)機(jī)構(gòu);藝術(shù)考級(jí)活動(dòng)。自公司成立以來，企業(yè)

人員一直秉持著誠信服務(wù)、合作共贏、長久發(fā)展的理念，爭取為顧客提供最質(zhì)

的服務(wù)。公司組織結(jié)構(gòu)圖如下：

圖1廣州市易智培訓(xùn)有限公司組織結(jié)構(gòu)圖

2公司員工借支與費(fèi)用報(bào)銷管理現(xiàn)狀

廣州市花都區(qū)易智培訓(xùn)中心有限公司的費(fèi)用主要包括購買辦公設(shè)備器材的

費(fèi)用、到省內(nèi)外各地出差的差旅費(fèi)、外出業(yè)務(wù)交流拓展的相關(guān)招待費(fèi)、公司零

星的辦公用品、打印資料的費(fèi)用、公司員工外出培訓(xùn)團(tuán)建的費(fèi)用及日常外出的

交通費(fèi)等。目前公司員工的借支與費(fèi)用報(bào)銷主要是由財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)人員來進(jìn)行審核，

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所有費(fèi)用的報(bào)銷都是先填寫報(bào)銷申請(qǐng)單，然后將報(bào)銷申請(qǐng)單交給財(cái)務(wù)人員，由

財(cái)務(wù)人員進(jìn)行核對(duì)再報(bào)銷。

員工在向公司借款時(shí)，借款額度在3000元以下的（含3000元），借款人向

財(cái)務(wù)人員提出要填寫借支單，再經(jīng)財(cái)務(wù)人員審核，審核具體情況，確定無誤就

可以進(jìn)行借支；借款3000元以上的，不僅要財(cái)務(wù)部門審核無誤，還須經(jīng)公司總

經(jīng)理同意簽字后，才可以進(jìn)行借支，如若緊急情況未能及時(shí)進(jìn)行簽字，則需要

在提出申請(qǐng)當(dāng)日進(jìn)行補(bǔ)簽，否則申請(qǐng)無效。

圖2公司員工借支與費(fèi)用報(bào)銷流程

3公司員工借支與費(fèi)用報(bào)銷管理存在的問題

3.1借支人員和借支用途無明確界定

由于公司經(jīng)營性質(zhì)的原因，公司里的全職常駐人員并不多，從招聘人數(shù)上

看雖然節(jié)約了一定的人工成本，為公司起到了節(jié)源的作用，但正是由于員工數(shù)

量不多，導(dǎo)致公司領(lǐng)導(dǎo)忽略了借支人員身份和借支用款范圍，從而存在分工不

明確，既沒有建立明確的借支制度，又沒有安排專人來負(fù)責(zé)整個(gè)流程，這樣便

導(dǎo)致發(fā)生的借支流程總是找不到事實(shí)證據(jù)來證明，公司由于借支導(dǎo)致的資金流

動(dòng)也沒有明細(xì)的書面單據(jù)。

3.2員工借支沒有限額控制

對(duì)公司的日常支出進(jìn)行嚴(yán)格的控制，這可以降低企業(yè)的成本，減少?zèng)]必要

的鋪張浪費(fèi)，以達(dá)到增加利潤的目的。然而本公司在企業(yè)人員可以借支的金額

上是沒有準(zhǔn)確的限制標(biāo)準(zhǔn)的，本企業(yè)人員在出差時(shí)是經(jīng)常需要提前借支的，但

是公司對(duì)出差所需的餐費(fèi)、住宿費(fèi)和交通費(fèi)沒有限額，是按照企業(yè)人員所申請(qǐng)

的數(shù)額撥款的，這樣導(dǎo)致人員在出差時(shí)都會(huì)追求最好的生活水平，對(duì)借支的金

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額不會(huì)有任何的節(jié)省，使得公司資金過于鋪張浪費(fèi)，并沒有用在實(shí)處，其次對(duì)

于逾期歸還的借支金額沒有建立懲罰制度，企業(yè)人員沒有如期歸還的意識(shí)，就

會(huì)導(dǎo)致公司流出的金額總是大于流入的金額，隨著時(shí)間的推移，甚至還會(huì)出現(xiàn)

賴賬或者不認(rèn)賬的現(xiàn)象，這樣不僅不會(huì)損害上下級(jí)員工之間的友好關(guān)系，也會(huì)

不利于資金的流動(dòng)。

3.3員工借支與費(fèi)用報(bào)銷沒有嚴(yán)格的審批流程

員工借支是公司一筆經(jīng)常性的支出。因?yàn)閱T工經(jīng)常需要外出，去不同的學(xué)

校給學(xué)生上公開課，尤其是在小學(xué)生在校上課階段，每周末都會(huì)被學(xué)校請(qǐng)去上

相應(yīng)的一些課外易智課程，所以借支的數(shù)額會(huì)比較的大。本來公司的財(cái)務(wù)人員

就不多，如果沒有詳細(xì)的審批流程，積攢下來的報(bào)銷會(huì)是一個(gè)嚴(yán)峻的問題，會(huì)

加重財(cái)務(wù)人員的工作量。目前公司里的報(bào)銷流程為，外出人員回公司后到財(cái)務(wù)

人員那里填制報(bào)銷單，將外來憑證和報(bào)銷單一起交給負(fù)責(zé)報(bào)銷的財(cái)務(wù)人員，負(fù)

責(zé)報(bào)銷的財(cái)務(wù)人員再進(jìn)行簡單的核對(duì)，確定無誤后就給報(bào)銷人員付款了。這樣

的報(bào)銷流程并沒有經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)，也沒有外出核對(duì)過外來憑證的真實(shí)性，這

樣的流程過于簡單，存在著利用不合規(guī)的憑證進(jìn)行報(bào)銷的情況，容易給違規(guī)行

為留下機(jī)會(huì)。

圖3員工費(fèi)用報(bào)銷流程

3.4員工費(fèi)用報(bào)銷審核不嚴(yán)謹(jǐn)

對(duì)于不同的企業(yè)來說，與費(fèi)用報(bào)銷相關(guān)的制度和流程是存在很多種，雖然

許多的企業(yè)都很重視這一點(diǎn)，但還是會(huì)有很多的未知因素存在，仍然避免不了

在報(bào)銷過程中會(huì)發(fā)生的各種各樣的問題。首先費(fèi)用的類型有很多種，是沒有統(tǒng)

一的報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)的，針對(duì)不同種類的費(fèi)用都需要制定相對(duì)應(yīng)的報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)，但是在

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本企業(yè)沒有針對(duì)所有的費(fèi)用都制定嚴(yán)格的報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)。其次針對(duì)費(fèi)用的使用過程

沒有進(jìn)行時(shí)時(shí)追蹤，沒有加強(qiáng)費(fèi)用的事中控制，對(duì)于費(fèi)用的去向并不是很了解，

導(dǎo)致有些資金是流入到了企業(yè)員工的口袋里，而不是用在了企業(yè)的經(jīng)營活動(dòng)中。

最后嚴(yán)格的報(bào)銷審核是很重要的，但在本企業(yè)審核過程過于復(fù)雜且實(shí)效性很低，

雖然整個(gè)過程需要不同等級(jí)的管理者簽字同意，但是涉及的人員過多，加大了

審核過程的工作負(fù)擔(dān)，同時(shí)后續(xù)如果發(fā)生問題要進(jìn)行追責(zé)是很麻煩的。

4員工借支與費(fèi)用報(bào)銷管理制度優(yōu)化設(shè)計(jì)

4.1員工借支范圍及用途優(yōu)化

4.1.1明確借支人員范圍

在公司任全職的員工可以辦理借支，基層員工進(jìn)行借支，必須是就職已滿

一年，且與企業(yè)已經(jīng)簽訂了續(xù)約一年以上的合同；部門經(jīng)理及以上職位進(jìn)行借

支，必須就職半年以上，且與企業(yè)已經(jīng)簽訂了續(xù)約一年以上的合同，如果就職

年限已滿一年卻已經(jīng)進(jìn)行了離職申請(qǐng)的人員，不得辦理借支；至于借支數(shù)額的

大小，則必須經(jīng)過管理層領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)后，財(cái)務(wù)人員才能劃轉(zhuǎn)公司資金給借支者，

如果是兼職人員是不得辦理借支的。其它特殊情況，需經(jīng)過公司領(lǐng)導(dǎo)者同意。

4.1.2限定員工借支用途

公司應(yīng)明確規(guī)定員工借支的用途。備用借支只限于本公司的日常支出，比

如公司車輛外出辦公發(fā)生的油費(fèi)或者路橋費(fèi)，公司員工團(tuán)建或者培訓(xùn)的費(fèi)用，

公司員工為了公司出差的相關(guān)費(fèi)用公司日常中需要用到的一些用品等。

圖4員工特殊情況申請(qǐng)借支流程

其它因特殊情況發(fā)生的借支應(yīng)按上圖4的流程進(jìn)行審批，首先需要公司管

理層共同商議使用范圍其次，欠款未全部歸還時(shí)不允許再借支，一般用于生活

日常開支的借支，部門經(jīng)理不予批款，員工如遇特殊情況需要向公司借支的，

需要按以下流程申請(qǐng)借款。部門員工的借支一般由部門經(jīng)理負(fù)責(zé)，特殊情況需

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要進(jìn)行書面申請(qǐng)，向公司總經(jīng)理報(bào)備。

4.2員工借支限額標(biāo)準(zhǔn)優(yōu)化

4.2.1明確員工借支限額

從公司賬戶借出去的錢如果不能及時(shí)收回，則會(huì)形成一筆巨大的應(yīng)收賬款，

最終可能成為壞賬，從而導(dǎo)致公司資金的利用效率降低，因此公司的所有借支

都應(yīng)該遵循一個(gè)硬性原則，那就是已經(jīng)欠下的賬款如果沒有還清，那么再來本

公司進(jìn)行借款那就不會(huì)再予以同意，其次需要制定詳細(xì)的借支限額，以規(guī)范公

司的借支行為。其余特殊的緊急情況，經(jīng)公司管理層人員商議再?zèng)Q議。以員工

出差借支為例，其限額可參照表1制定。

表1出差借支及報(bào)銷限額

（單位：元/人.天）

類別省會(huì)及以上城市地級(jí)市縣級(jí)及以下

住宿費(fèi)餐費(fèi)交通費(fèi)住宿費(fèi)餐費(fèi)交通費(fèi)住宿費(fèi)餐費(fèi)交通費(fèi)

總經(jīng)600元200元200元500元180150元300元120100元

理元天

部門500元150元180元400元150100元260元10080元

經(jīng)理元元

部門400元150元100元300元12080元200元80元60元

主管元

一般350元120元80元260元10050元150元50元40元

員工元

備注1.單人出差住宿費(fèi)可上浮50%；

2.有招待方的，公司不予借支及報(bào)銷。

4.2.2建立逾期歸還懲罰制度

對(duì)于未能按時(shí)收回的款項(xiàng)，那必然得設(shè)立懲罰制度，只有這樣才能提高有

關(guān)人員及時(shí)還款的意識(shí)，促進(jìn)公司賬面資金的流動(dòng)性。

制定員工借支逾期處罰制度，如表2所示。沒有按審批流程進(jìn)行審批的借

款，或者已經(jīng)借款但是未如期歸還的金額，需要通過建立逾期歸還制度進(jìn)行規(guī)

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范化管理，不同的借支金額根據(jù)逾期時(shí)間的長短進(jìn)行罰款。造成巨大損失的，

將追究其相關(guān)法律責(zé)任，特殊情況除外。

表2員工借支逾期處罰制度

逾期情形管理層員工普通員工實(shí)習(xí)生/試用期員

工

逾期7天內(nèi)財(cái)務(wù)人員提示逾期時(shí)間財(cái)務(wù)人員提示逾期時(shí)間部門經(jīng)理提示催還

款

逾期一個(gè)月內(nèi)其上級(jí)提示催還款；部門經(jīng)理提示催還款財(cái)務(wù)直接從該員工

工資扣款直至扣完；

逾期超過一個(gè)月通過每月統(tǒng)計(jì)的部門借支通過每月統(tǒng)計(jì)的部門借

情況表，財(cái)務(wù)直接從該員支情況表，財(cái)務(wù)直接從

工工資扣款直至扣完；該員工工資扣款直至扣

完；

已離職若其上級(jí)未追回借款，若部門經(jīng)理未追回借款，（確認(rèn)還清借款，

則代替其還款；則代替其還款再批準(zhǔn)離職申請(qǐng)）

4.3費(fèi)用報(bào)銷審批優(yōu)化

4.3.1完善費(fèi)用報(bào)銷審批流程

為了對(duì)公司管理起到規(guī)范性作用，因此需要對(duì)員工借支進(jìn)行合理控制，嚴(yán)

格把控員工借支預(yù)先審批，公司員工應(yīng)該嚴(yán)格按照規(guī)定進(jìn)行預(yù)先申請(qǐng)，回來后

及時(shí)到報(bào)銷部門報(bào)銷，不允許私自直接借支，不得以私充公。

公司內(nèi)無論是誰借支，都需要執(zhí)行有關(guān)規(guī)定，進(jìn)行預(yù)先審批，申請(qǐng)單上應(yīng)

該包括借支金額，借支原因，借支時(shí)間等等，如果不能嚴(yán)格執(zhí)行，將會(huì)加重有

關(guān)人員的工作負(fù)擔(dān)，并出現(xiàn)許多的虛假借支情況，如果能嚴(yán)格執(zhí)行這一預(yù)先審

批制度，不僅能夠讓上級(jí)人員合理把控資金的流出，還能在這段時(shí)間內(nèi)做好相

應(yīng)的發(fā)展規(guī)劃，因此要加強(qiáng)提前進(jìn)行申請(qǐng)這一流程，必須要提前寫好申請(qǐng)單交

由相關(guān)人員審批同意后才可以執(zhí)行。優(yōu)化費(fèi)用報(bào)銷審批流程，具體如下圖：

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圖5員工費(fèi)用報(bào)銷審批流程

4.3.2明確費(fèi)用報(bào)銷審批責(zé)任

詳細(xì)的報(bào)銷制度不僅可以讓工作有效的進(jìn)行開展，而且也可以迅速的提高

工作進(jìn)程，因此需要一個(gè)合理的標(biāo)準(zhǔn)來要求所有的人。首先在填寫報(bào)銷單時(shí)，

要求報(bào)銷人員要根據(jù)費(fèi)用的種類填寫對(duì)應(yīng)的單據(jù)，準(zhǔn)確填寫單據(jù)上的各類事項(xiàng)，

注明所附帶的各類原始收據(jù)，尤其是對(duì)金額的填寫必須保持大小寫一致，一經(jīng)

填寫就不得涂改。其次經(jīng)辦人員在簽字蓋章時(shí)，要先核對(duì)單據(jù)的真實(shí)性和合法

性，不得隨意簽字，一旦簽字或者蓋章就要承擔(dān)一定的責(zé)任。最后財(cái)務(wù)人員在

進(jìn)行付款時(shí)，必須按照規(guī)章制度核對(duì)報(bào)銷緣由和金額是否符合標(biāo)準(zhǔn)，報(bào)銷人員

只有取得合理合法且與公司存在真實(shí)聯(lián)系的票據(jù)才可以進(jìn)行報(bào)銷，對(duì)以私充公

的人員進(jìn)行處罰。

4.4費(fèi)用報(bào)銷審核優(yōu)化

4.4.1加強(qiáng)費(fèi)用事中控制

對(duì)費(fèi)用進(jìn)行合理的事中控制是非常有必要的，對(duì)費(fèi)用進(jìn)行隨時(shí)追蹤不僅可

以了解費(fèi)用的去向，時(shí)刻把握資金的流動(dòng)，而且如果發(fā)生了緊急問題，還可以

及時(shí)糾正，以免造成巨大的損失。加強(qiáng)費(fèi)用的事中控制可以從以下兩個(gè)方面入

手，首先可以進(jìn)行定期的財(cái)務(wù)預(yù)算，對(duì)未來會(huì)發(fā)生的業(yè)務(wù)活動(dòng)進(jìn)行費(fèi)用預(yù)估，

提前做好應(yīng)對(duì)措施；其次加大監(jiān)督力度，把握好費(fèi)用的支出，讓想要挪用企業(yè)

資金的人員沒有機(jī)會(huì)。合理的控制會(huì)增加資金的流動(dòng)性，會(huì)提高公司資金的利

用效率，這不是一兩個(gè)員工可以做到的，需要公司人員都提高對(duì)費(fèi)用控制的意

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識(shí)，并落實(shí)于實(shí)際行動(dòng)。

4.4.2加強(qiáng)費(fèi)用報(bào)銷審核

報(bào)銷手續(xù)是否嚴(yán)格，從根本上可以控制成本費(fèi)用的增減，嚴(yán)格的報(bào)銷手續(xù)

能夠從一定程度上削減不合理的支出，首先報(bào)銷人得按照相關(guān)規(guī)定填寫好報(bào)銷

單，并確定無誤，不得隨意涂改。報(bào)銷單應(yīng)包括報(bào)銷的原因，何人報(bào)銷，報(bào)銷

金額的大小，金額要進(jìn)行大小寫，報(bào)銷的形式，報(bào)銷日期。認(rèn)真審核單據(jù)上面

的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)是否真實(shí)存在，發(fā)票是否合理，對(duì)疑問的單據(jù)要進(jìn)行查驗(yàn)，確定其

真實(shí)性和合法性。對(duì)每一張單據(jù)還要查看與之相關(guān)經(jīng)辦人，驗(yàn)收人，負(fù)責(zé)人等

的簽字或者蓋章手續(xù)是否齊全，辦理過程是否符合公司的規(guī)定。公司人員在報(bào)

銷時(shí)需要將報(bào)銷單和原始的外來單據(jù)匯總在一起，交給主管進(jìn)行核對(duì)簽字，再

一同交給報(bào)銷部門進(jìn)行審核，再交給領(lǐng)導(dǎo)層簽字，批準(zhǔn)財(cái)務(wù)部門付款，最后由

申請(qǐng)報(bào)銷人員簽字確定已收款項(xiàng)。

5設(shè)計(jì)效果及小結(jié)

如何管理借支費(fèi)用是每一個(gè)