文件和檔案管理制度

文件和檔案管理制度?1.目的為加強(qiáng)公司文件和檔案的管理，確保文件和檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性和安全性，提高公司工作效率和管理水平，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司各部門、各分支機(jī)構(gòu)及全體員工在工作中形成的各類文件和檔案的管理。3.定義（1）文件：是指公司在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種形式的信息記錄，包括紙質(zhì)文件、電子文件等。（2）檔案：是指經(jīng)過整理、歸檔，具有查考利用價(jià)值的文件集合。4.管理原則（1）統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理：公司文件和檔案管理工作在公司領(lǐng)導(dǎo)的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下，實(shí)行分級管理，各部門負(fù)責(zé)本部門文件和檔案的收集、整理、保管等工作，并接受公司綜合管理部門的指導(dǎo)和監(jiān)督。（2）完整準(zhǔn)確、系統(tǒng)安全：確保文件和檔案的內(nèi)容完整、準(zhǔn)確，分類科學(xué)、系統(tǒng)，保管安全、保密。（3）方便利用、提高效率：建立健全文件和檔案的檢索、利用機(jī)制，便于公司員工查詢和使用，提高工作效率。二、文件管理1.文件分類（1）行政文件：包括公司發(fā)布的各類規(guī)章制度、通知、通報(bào)、報(bào)告、請示、批復(fù)等。（2）業(yè)務(wù)文件：與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的合同、協(xié)議、項(xiàng)目文檔、業(yè)務(wù)報(bào)表等。（3）技術(shù)文件：公司的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、操作規(guī)程、技術(shù)方案、設(shè)計(jì)圖紙等。（4）財(cái)務(wù)文件：財(cái)務(wù)報(bào)表、賬目、憑證、審計(jì)報(bào)告等。（5）人事文件：員工檔案、招聘資料、培訓(xùn)記錄、績效考核文件等。2.文件編號為便于文件的識別、查詢和管理，對重要文件進(jìn)行編號。編號規(guī)則如下：（1）編號由部門代碼、年份、流水號組成。（2）部門代碼：用兩位大寫字母表示，具體部門代碼由公司綜合管理部門統(tǒng)一規(guī)定。（3）年份：用四位數(shù)字表示，如"2023"。（4）流水號：用三位數(shù)字表示，從"001"開始依次遞增。例如：行政部2023年第5號文件編號為"AD2023005"。3.文件起草與審核（1）文件起草：由相關(guān)部門或人員負(fù)責(zé)起草，文件內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確、清晰、簡潔，符合公司實(shí)際情況和法律法規(guī)要求。（2）文件審核：起草完成的文件應(yīng)提交部門負(fù)責(zé)人審核，部門負(fù)責(zé)人對文件的內(nèi)容、格式、邏輯等進(jìn)行審核，確保文件質(zhì)量。重要文件還需提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批。4.文件印發(fā)（1）經(jīng)審核、審批后的文件，由綜合管理部門統(tǒng)一印發(fā)。印發(fā)時(shí)應(yīng)按照文件編號順序進(jìn)行登記，并注明印發(fā)日期、印發(fā)份數(shù)、發(fā)放范圍等。（2）文件印發(fā)后，綜合管理部門應(yīng)及時(shí)將文件發(fā)放給相關(guān)部門和人員，并做好簽收記錄。簽收記錄應(yīng)包括文件名稱、編號、發(fā)放日期、簽收人等信息。5.文件傳閱（1）對于需要傳閱的文件，綜合管理部門應(yīng)按照規(guī)定的傳閱范圍進(jìn)行傳閱，并做好傳閱記錄。傳閱記錄應(yīng)包括文件名稱、編號、傳閱日期、傳閱人等信息。（2）傳閱人應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將文件閱畢，并簽署姓名和日期后交回綜合管理部門。如遇緊急情況或需要對文件進(jìn)行批示的，傳閱人應(yīng)及時(shí)將文件交回相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或部門。6.文件保管（1）各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門文件的保管工作，確保文件的安全和完整。（2）文件應(yīng)分類存放，便于查找和使用。對于紙質(zhì)文件，應(yīng)存放在文件柜或檔案盒中，并按照類別、年份等進(jìn)行排列；對于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定的文件夾結(jié)構(gòu)進(jìn)行存儲，并定期進(jìn)行備份。（3）保管人員應(yīng)定期對文件進(jìn)行清查和核對，發(fā)現(xiàn)文件丟失、損壞等情況應(yīng)及時(shí)報(bào)告，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。7.文件借閱（1）因工作需要借閱文件的，應(yīng)填寫《文件借閱申請表》，注明借閱文件的名稱、編號、借閱原因、借閱期限等信息，并提交部門負(fù)責(zé)人審批。（2）重要文件的借閱需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（3）借閱人應(yīng)按照規(guī)定的借閱期限歸還文件，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（4）借閱人應(yīng)妥善保管借閱的文件，不得擅自復(fù)印、轉(zhuǎn)借、涂改、丟失或損壞文件。如因保管不善造成文件丟失或損壞的，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。8.文件銷毀（1）對于已失去保存價(jià)值的文件，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。文件銷毀前，保管人員應(yīng)填寫《文件銷毀申請表》，注明文件名稱、編號、銷毀原因等信息，并提交部門負(fù)責(zé)人審核。（2）重要文件的銷毀需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（3）文件銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如粉碎、焚燒等，確保文件信息無法恢復(fù)。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，記錄內(nèi)容包括文件名稱、編號、銷毀日期、銷毀方式、銷毀人等信息。三、檔案管理1.檔案收集（1）各部門應(yīng)按照檔案管理的要求，定期將本部門在工作中形成的具有保存價(jià)值的文件材料收集齊全，并整理分類。（2）收集的文件材料應(yīng)真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，符合檔案管理的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。2.檔案整理（1）檔案管理人員對收集到的文件材料進(jìn)行整理，包括分類、編號、編目、裝訂等工作。（2）檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，便于保管和利用。（3）檔案分類應(yīng)按照公司檔案分類方案進(jìn)行，確保分類科學(xué)、合理。3.檔案編目（1）檔案編目是對檔案的內(nèi)容和形式特征進(jìn)行分析、選擇和記錄的過程，包括編制檔案目錄、卷內(nèi)目錄、備考表等。（2）檔案目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、年度、保管期限、密級、責(zé)任者、文號、日期等項(xiàng)目，便于檔案的檢索和查詢。4.檔案裝訂（1）對于紙質(zhì)檔案，應(yīng)進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。（2）裝訂時(shí)應(yīng)去除金屬物，采用線裝或膠裝等方式，不得使用金屬釘或塑料夾等易生銹或損壞的裝訂材料。5.檔案保管（1）檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫房中，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。（2）檔案庫房應(yīng)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，并按照檔案類別、年份等進(jìn)行排列。（3）檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)檔案損壞、霉變等情況應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。（4）檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度、濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。6.檔案檢索（1）建立健全檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查詢和利用。檔案檢索系統(tǒng)應(yīng)包括紙質(zhì)目錄、電子目錄等多種形式。（2）檔案管理人員應(yīng)定期對檔案檢索系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和更新，確保檢索信息的準(zhǔn)確、完整。（3）員工查詢檔案時(shí)，應(yīng)填寫《檔案查詢申請表》，注明查詢檔案的名稱、編號、查詢原因等信息，并提交部門負(fù)責(zé)人審批。重要檔案的查詢需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。7.檔案借閱（1）檔案借閱應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的程序進(jìn)行，借閱人應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱原因、借閱期限等信息，并提交部門負(fù)責(zé)人審批。（2）重要檔案的借閱需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（3）借閱人應(yīng)按照規(guī)定的借閱期限歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（4）借閱人應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行登記。（5）借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、丟失或損壞檔案。如因保管不善造成檔案丟失或損壞的，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。8.檔案鑒定與銷毀（1）定期對檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限。檔案鑒定工作應(yīng)由檔案管理人員、業(yè)務(wù)部門人員和公司領(lǐng)導(dǎo)組成的鑒定小組進(jìn)行。（2）經(jīng)鑒定失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫《檔案銷毀申請表》，注明檔案名稱、編號、銷毀原因等信息，并提交部門負(fù)責(zé)人審核。（3）重要檔案的銷毀需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（4）檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如粉碎、焚燒等，確保檔案信息無法恢復(fù)。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，記錄內(nèi)容包括檔案名稱、編號、銷毀日期、銷毀方式、銷毀人等信息。四、電子文件與電子檔案管理1.電子文件管理（1）電子文件的形成、辦理、傳輸、存儲等應(yīng)符合國家有關(guān)法律法規(guī)和公司的相關(guān)規(guī)定。（2）電子文件應(yīng)采用統(tǒng)一的格式和命名規(guī)則，確保文件的規(guī)范性和可讀性。（3）電子文件應(yīng)及時(shí)進(jìn)行備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)妥善保管，并定期進(jìn)行檢查和更新。（4）電子文件的管理應(yīng)建立嚴(yán)格的權(quán)限控制機(jī)制，確保文件的安全性和保密性。只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問和處理電子文件。2.電子檔案管理（1）電子檔案的收集、整理、歸檔等工作應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步進(jìn)行，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案的一致性和完整性。（2）電子檔案應(yīng)按照公司檔案分類方案進(jìn)行分類存儲，并建立相應(yīng)的索引目錄，便于檢索和查詢。（3）電子檔案的保管應(yīng)采用安全可靠的存儲設(shè)備和存儲環(huán)境，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份和維護(hù)，確保電子檔案的安全性和可用性。（4）電子檔案的利用應(yīng)遵循相關(guān)的規(guī)定和流程，通過授權(quán)的方式進(jìn)行訪問和使用。利用電子檔案時(shí)應(yīng)注意保護(hù)電子檔案的原始性和完整性。五、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督檢查公司綜合管理部門定期對各部門文件和檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括文件和檔案的收集、整理、保管、利用等情況。2.考核評價(jià)將文件和檔案管理工作納入公司績效考核體系，對各部門和相關(guān)人員的文件和檔案管理工作進(jìn)行考核評價(jià)。考核結(jié)果作為部門和個(gè)人績效評定、獎(jiǎng)懲的重要依據(jù)。3