安全生產(chǎn)檔案管理制度

安全生產(chǎn)檔案管理制度?1.目的為加強(qiáng)公司安全生產(chǎn)檔案管理，規(guī)范安全生產(chǎn)檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用等工作，確保安全生產(chǎn)檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，為公司安全生產(chǎn)管理決策提供依據(jù)，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司各部門(mén)、各項(xiàng)目在安全生產(chǎn)活動(dòng)中形成的各類(lèi)文件、資料、記錄等檔案的管理。3.職責(zé)分工安全管理部門(mén)負(fù)責(zé)制定安全生產(chǎn)檔案管理制度，并組織實(shí)施。指導(dǎo)、監(jiān)督各部門(mén)安全生產(chǎn)檔案的收集、整理、歸檔工作。負(fù)責(zé)收集、整理、保管公司級(jí)安全生產(chǎn)檔案，包括安全生產(chǎn)規(guī)劃、年度計(jì)劃、總結(jié)、事故報(bào)告、安全檢查記錄等。定期對(duì)安全生產(chǎn)檔案進(jìn)行整理、分類(lèi)、編目和裝訂，確保檔案的規(guī)范化管理。各部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)安全生產(chǎn)檔案的收集、整理、歸檔工作，并按規(guī)定定期移交安全管理部門(mén)。明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)安全生產(chǎn)檔案管理，確保檔案資料的及時(shí)、準(zhǔn)確和完整。配合安全管理部門(mén)做好安全生產(chǎn)檔案的查閱、借閱等工作。二、檔案的收集1.收集范圍國(guó)家有關(guān)安全生產(chǎn)的法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、政策文件等。公司安全生產(chǎn)管理制度、操作規(guī)程、應(yīng)急預(yù)案等。安全生產(chǎn)會(huì)議記錄、紀(jì)要、決議等。安全檢查記錄、隱患排查治理記錄、整改報(bào)告等。安全教育培訓(xùn)記錄、人員資質(zhì)證書(shū)等。安全設(shè)施設(shè)備臺(tái)賬、維護(hù)保養(yǎng)記錄、檢測(cè)檢驗(yàn)報(bào)告等。事故報(bào)告、調(diào)查處理報(bào)告、事故統(tǒng)計(jì)分析資料等。安全生產(chǎn)投入記錄，包括費(fèi)用臺(tái)賬、票據(jù)等。與安全生產(chǎn)相關(guān)的其他文件、資料、記錄。2.收集要求各部門(mén)應(yīng)按照檔案收集范圍，及時(shí)收集本部門(mén)在安全生產(chǎn)活動(dòng)中形成的各類(lèi)文件、資料、記錄。收集的文件、資料應(yīng)真實(shí)、完整、有效，字跡清晰，簽字蓋章齊全。對(duì)于電子文件，應(yīng)同時(shí)收集其對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)文件，并確保兩者內(nèi)容一致。電子文件應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并按照規(guī)定進(jìn)行備份。安全管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)各部門(mén)安全生產(chǎn)檔案的收集情況進(jìn)行檢查，確保檔案收集工作的及時(shí)、準(zhǔn)確。三、檔案的整理1.分類(lèi)原則安全生產(chǎn)檔案按照文件的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等特征進(jìn)行分類(lèi)，遵循以下原則：保持文件之間的歷史聯(lián)系，便于查找和利用。分類(lèi)層次分明，類(lèi)別設(shè)置合理，符合安全生產(chǎn)管理的實(shí)際需要。同一類(lèi)別的文件應(yīng)相對(duì)集中，不同類(lèi)別的文件應(yīng)相互區(qū)分。2.分類(lèi)方法安全生產(chǎn)檔案分為以下九大類(lèi)：法律法規(guī)類(lèi)：國(guó)家有關(guān)安全生產(chǎn)的法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、政策文件等。管理制度類(lèi)：公司安全生產(chǎn)管理制度、操作規(guī)程、應(yīng)急預(yù)案等。會(huì)議記錄類(lèi)：安全生產(chǎn)會(huì)議記錄、紀(jì)要、決議等。安全檢查類(lèi)：安全檢查記錄、隱患排查治理記錄、整改報(bào)告等。教育培訓(xùn)類(lèi)：安全教育培訓(xùn)記錄、人員資質(zhì)證書(shū)等。設(shè)施設(shè)備類(lèi)：安全設(shè)施設(shè)備臺(tái)賬、維護(hù)保養(yǎng)記錄、檢測(cè)檢驗(yàn)報(bào)告等。事故管理類(lèi)：事故報(bào)告、調(diào)查處理報(bào)告、事故統(tǒng)計(jì)分析資料等。投入記錄類(lèi)：安全生產(chǎn)投入記錄，包括費(fèi)用臺(tái)賬、票據(jù)等。其他類(lèi)：與安全生產(chǎn)相關(guān)的其他文件、資料、記錄。3.整理步驟裝訂：對(duì)收集到的紙質(zhì)文件進(jìn)行整理，去除金屬物，破損文件應(yīng)進(jìn)行修補(bǔ)或復(fù)制，按照一定順序進(jìn)行裝訂。編頁(yè)：對(duì)裝訂后的文件進(jìn)行編頁(yè)，標(biāo)注頁(yè)碼應(yīng)準(zhǔn)確、清晰，便于查找和引用。分類(lèi)：按照分類(lèi)方法，將文件資料分別歸入相應(yīng)的類(lèi)別中。對(duì)于同一類(lèi)別的文件，應(yīng)按照時(shí)間順序或重要程度進(jìn)行排列。編號(hào)：為每一份文件資料編制唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于管理和查詢(xún)。編號(hào)規(guī)則如下：類(lèi)別代碼：用兩位大寫(xiě)字母表示，如"FL"表示法律法規(guī)類(lèi)，"GL"表示管理制度類(lèi)等。年份代碼：用四位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，如"2023"表示2023年。順序號(hào)：用三位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，如"001"表示該類(lèi)別下的第一份文件。示例："FL2023001"表示法律法規(guī)類(lèi)中2023年的第一份文件。編目：編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括文件編號(hào)、類(lèi)別、題名、日期、頁(yè)數(shù)、保管期限等內(nèi)容。目錄應(yīng)打印或書(shū)寫(xiě)清晰，一式兩份，一份放入檔案盒內(nèi)，一份單獨(dú)裝訂成冊(cè)。四、檔案的歸檔1.歸檔時(shí)間各部門(mén)應(yīng)在每年年底前，將本年度形成的安全生產(chǎn)檔案整理完畢，并移交安全管理部門(mén)歸檔。對(duì)于重大安全生產(chǎn)活動(dòng)或突發(fā)事件形成的檔案，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束或事件處理完畢后及時(shí)歸檔。2.歸檔手續(xù)各部門(mén)移交檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《安全生產(chǎn)檔案移交清單》，清單應(yīng)包括檔案名稱(chēng)、編號(hào)、數(shù)量、移交日期等內(nèi)容，并由移交人和接收人簽字確認(rèn)。安全管理部門(mén)對(duì)移交的檔案進(jìn)行核對(duì)、驗(yàn)收，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)與移交部門(mén)溝通解決。驗(yàn)收合格后，安全管理部門(mén)應(yīng)在《安全生產(chǎn)檔案移交清單》上簽字蓋章，并將檔案存入專(zhuān)門(mén)的檔案柜或檔案庫(kù)房。五、檔案的保管1.保管場(chǎng)所公司應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的安全生產(chǎn)檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防鼠等安全設(shè)施，確保檔案的安全保管。檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度、濕度應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。2.保管方式安全生產(chǎn)檔案應(yīng)采用紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合的保管方式。紙質(zhì)檔案應(yīng)分類(lèi)存放于檔案柜中，按照編號(hào)順序排列，便于查找和取用。電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)分別存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.保管期限安全生產(chǎn)檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種：永久保管：涉及公司安全生產(chǎn)重大決策、重要事件、事故處理等具有長(zhǎng)期保存價(jià)值的檔案，如安全生產(chǎn)規(guī)劃、年度計(jì)劃、總結(jié)、事故報(bào)告、調(diào)查處理報(bào)告等。長(zhǎng)期保管：保管期限為10年至50年的檔案，如安全生產(chǎn)管理制度、操作規(guī)程、應(yīng)急預(yù)案、安全檢查記錄、隱患排查治理記錄、整改報(bào)告等。短期保管：保管期限為1年至10年的檔案，如安全教育培訓(xùn)記錄、人員資質(zhì)證書(shū)、安全設(shè)施設(shè)備臺(tái)賬、維護(hù)保養(yǎng)記錄、檢測(cè)檢驗(yàn)報(bào)告等。4.檔案鑒定安全管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)保管期滿(mǎn)的安全生產(chǎn)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。鑒定工作應(yīng)由安全管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成鑒定小組進(jìn)行。鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、內(nèi)容重要性、歷史價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行逐一審查，提出存毀意見(jiàn)。對(duì)于需要銷(xiāo)毀的檔案，應(yīng)編制《安全生產(chǎn)檔案銷(xiāo)毀清單》，清單應(yīng)包括檔案名稱(chēng)、編號(hào)、數(shù)量、銷(xiāo)毀原因等內(nèi)容，并經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，確保檔案銷(xiāo)毀過(guò)程的安全、徹底。監(jiān)銷(xiāo)人應(yīng)在《安全生產(chǎn)檔案銷(xiāo)毀清單》上簽字確認(rèn)，并將銷(xiāo)毀清單存檔。六、檔案的利用1.查閱權(quán)限公司內(nèi)部人員查閱安全生產(chǎn)檔案，應(yīng)填寫(xiě)《安全生產(chǎn)檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到安全管理部門(mén)辦理查閱手續(xù)。因工作需要查閱重要安全生產(chǎn)檔案的，應(yīng)經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。外部單位查閱公司安全生產(chǎn)檔案，應(yīng)持單位介紹信或相關(guān)證明文件，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由安全管理部門(mén)指定專(zhuān)人陪同查閱，并做好查閱記錄。2.查閱要求查閱人員應(yīng)遵守檔案查閱規(guī)定，愛(ài)護(hù)檔案資料，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、污損等。查閱檔案時(shí)，應(yīng)在指定的地點(diǎn)進(jìn)行，查閱完畢后應(yīng)及時(shí)歸還檔案，不得擅自將檔案帶出公司或轉(zhuǎn)借他人。如需復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)安全管理部門(mén)負(fù)責(zé)人同意，并注明復(fù)印、摘錄的范圍和用途。復(fù)印件應(yīng)與原件核對(duì)無(wú)誤，并加蓋安全管理部門(mén)公章。3.借閱權(quán)限公司內(nèi)部人員因工作需要借閱安全生產(chǎn)檔案，應(yīng)填寫(xiě)《安全生產(chǎn)檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱期限、借閱用途等，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到安全管理部門(mén)辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。重要安全生產(chǎn)檔案的借閱，應(yīng)經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。4.借閱要求借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案資料，不得遺失、損壞或擅自轉(zhuǎn)借他人。如發(fā)生檔案遺失或損壞，應(yīng)及時(shí)報(bào)告安全管理部門(mén)，并承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。借閱人員應(yīng)按照借閱期限歸還檔案，如需延期歸還，應(yīng)提前向安全管理部門(mén)說(shuō)明原因，并辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員歸還檔案時(shí)，安全管理部門(mén)應(yīng)對(duì)檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)與借閱人員溝通解決。七、檔案的統(tǒng)計(jì)與信息化管理1.檔案統(tǒng)計(jì)安全管理部門(mén)應(yīng)建立安全生產(chǎn)檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，定期對(duì)檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為公司安全生產(chǎn)管理決策提供數(shù)據(jù)支持。檔案統(tǒng)計(jì)內(nèi)容應(yīng)包括檔案數(shù)量、類(lèi)別、保管期限、查閱人次、借閱人次等。統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)準(zhǔn)確、及時(shí)，報(bào)表格式應(yīng)符合公司檔案管理要求。2.信息化管理公司應(yīng)逐步推進(jìn)安全生產(chǎn)檔案的信息化管理，建立安全生產(chǎn)檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化存儲(chǔ)、檢索、利用等功能。安全管理部門(mén)