技術(shù)檔案管理制度

技術(shù)檔案管理制度?1.目的為加強(qiáng)公司技術(shù)檔案的科學(xué)管理，充分發(fā)揮技術(shù)檔案在公司生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理和技術(shù)研發(fā)等各項(xiàng)活動(dòng)中的作用，確保技術(shù)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全和有效利用，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門、各項(xiàng)目組在技術(shù)研發(fā)、產(chǎn)品生產(chǎn)、工程建設(shè)、設(shè)備維護(hù)等活動(dòng)中形成的各類技術(shù)檔案的管理。3.定義技術(shù)檔案是指公司在從事生產(chǎn)、科研、基建等活動(dòng)中形成的，具有保存價(jià)值的圖紙、圖表、文字材料、計(jì)算材料、照片、影片、錄像、錄音帶等科技文件材料。二、管理職責(zé)1.檔案管理部門職責(zé)負(fù)責(zé)制定和完善公司技術(shù)檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。集中統(tǒng)一管理公司技術(shù)檔案，對(duì)各部門、各項(xiàng)目組技術(shù)檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。負(fù)責(zé)技術(shù)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架、存儲(chǔ)和保管等工作，確保技術(shù)檔案的安全和完整。建立和維護(hù)技術(shù)檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)技術(shù)檔案的信息化管理，方便檔案的查詢、借閱和利用。定期對(duì)技術(shù)檔案進(jìn)行鑒定，對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案提出銷毀意見，經(jīng)批準(zhǔn)后組織實(shí)施銷毀工作。2.各部門、各項(xiàng)目組職責(zé)負(fù)責(zé)本部門、本項(xiàng)目組技術(shù)檔案的形成、積累、整理和歸檔工作，確保技術(shù)檔案的真實(shí)、準(zhǔn)確、完整和及時(shí)歸檔。明確一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門、本項(xiàng)目組技術(shù)檔案管理的具體工作，配合檔案管理部門做好技術(shù)檔案的收集、整理、歸檔和移交等工作。嚴(yán)格執(zhí)行公司技術(shù)檔案管理制度，按照規(guī)定的時(shí)間和要求向檔案管理部門移交技術(shù)檔案，并辦理相關(guān)手續(xù)。負(fù)責(zé)本部門、本項(xiàng)目組技術(shù)檔案的日常查閱、借閱管理工作，確保技術(shù)檔案的安全和合理利用。三、技術(shù)檔案的形成與積累1.形成范圍產(chǎn)品研發(fā)過程中形成的各類技術(shù)文件，包括產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙、技術(shù)方案、實(shí)驗(yàn)報(bào)告、測(cè)試數(shù)據(jù)、技術(shù)總結(jié)等。生產(chǎn)工藝文件，如工藝流程、操作規(guī)程、工藝卡片、質(zhì)量控制文件等。設(shè)備采購、安裝、調(diào)試、維護(hù)和改造過程中形成的文件，包括設(shè)備說明書、圖紙、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、維修記錄、改造方案等。工程建設(shè)項(xiàng)目形成的文件，如項(xiàng)目可行性研究報(bào)告、設(shè)計(jì)文件、施工圖紙、工程變更記錄、竣工驗(yàn)收資料等?？蒲许?xiàng)目形成的文件，包括項(xiàng)目申請(qǐng)書、研究報(bào)告、實(shí)驗(yàn)記錄、成果鑒定材料、專利申請(qǐng)文件等。其他與技術(shù)活動(dòng)相關(guān)的文件，如技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、技術(shù)合同、技術(shù)協(xié)議等。2.積累要求各部門、各項(xiàng)目組在技術(shù)活動(dòng)過程中，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)技術(shù)文件的形成和積累工作，確保技術(shù)文件的及時(shí)、準(zhǔn)確和完整。技術(shù)文件的形成應(yīng)遵循科學(xué)、規(guī)范、統(tǒng)一的原則，符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求。文件內(nèi)容應(yīng)清晰、準(zhǔn)確、完整，簽字蓋章手續(xù)齊全。對(duì)重要的技術(shù)文件和資料，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行備份，防止丟失或損壞。備份介質(zhì)應(yīng)妥善保管，并定期進(jìn)行檢查和更新。在技術(shù)活動(dòng)結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)對(duì)形成的技術(shù)文件進(jìn)行整理和分類，按照檔案管理的要求進(jìn)行歸檔。四、技術(shù)檔案的整理與歸檔1.整理原則遵循技術(shù)文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，便于保管和利用。分類科學(xué)、編號(hào)規(guī)范、排列有序，便于查找和統(tǒng)計(jì)。保證技術(shù)檔案的質(zhì)量，對(duì)破損、褪色的文件應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，字跡模糊或易退變的文件應(yīng)進(jìn)行抄寫或打印。2.分類方法根據(jù)技術(shù)檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，采用以下分類方法：產(chǎn)品類：包括產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)過程中形成的各類技術(shù)文件。設(shè)備類：設(shè)備采購、安裝、調(diào)試、維護(hù)和改造過程中形成的文件。工程建設(shè)類：工程建設(shè)項(xiàng)目形成的文件。科研項(xiàng)目類：科研項(xiàng)目形成的文件。其他類：包括技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、技術(shù)合同、技術(shù)協(xié)議等。在每一大類下，可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)一步細(xì)分小類。例如，產(chǎn)品類可分為產(chǎn)品設(shè)計(jì)、工藝文件、質(zhì)量控制等小類。3.編號(hào)規(guī)則技術(shù)檔案編號(hào)采用分類編號(hào)法，由檔案類別代碼、年度代碼、順序號(hào)組成。檔案類別代碼：用大寫字母表示各類技術(shù)檔案，如"CP"表示產(chǎn)品類，"SB"表示設(shè)備類，"GC"表示工程建設(shè)類，"KY"表示科研項(xiàng)目類，"QT"表示其他類。年度代碼：用四位數(shù)字表示檔案形成的年度，如"2023"表示2023年形成的檔案。順序號(hào)：用三位數(shù)字表示每一類檔案中文件的順序號(hào)，從"001"開始編號(hào)。例如，產(chǎn)品類中2023年形成的第5份檔案編號(hào)為：CP2023005。4.歸檔要求各部門、各項(xiàng)目組應(yīng)在技術(shù)活動(dòng)結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)，將整理好的技術(shù)檔案移交檔案管理部門。移交的技術(shù)檔案應(yīng)編制移交清單，清單一式兩份，雙方簽字確認(rèn)后各執(zhí)一份。移交清單應(yīng)包括檔案的編號(hào)、名稱、數(shù)量、形成時(shí)間等詳細(xì)信息。檔案管理部門在接收技術(shù)檔案時(shí)，應(yīng)對(duì)檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性進(jìn)行檢查。對(duì)不符合要求的檔案，應(yīng)退回原部門或項(xiàng)目組進(jìn)行補(bǔ)充或整改。檔案管理部門應(yīng)及時(shí)對(duì)接收的技術(shù)檔案進(jìn)行整理、分類、編目和上架，確保檔案妥善保管。五、技術(shù)檔案的保管1.保管環(huán)境檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能，確保檔案的安全保管。庫房溫度應(yīng)保持在[X]℃[X]℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)保持在[X]%[X]%之間。庫房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品等設(shè)施設(shè)備，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。2.保管方式技術(shù)檔案應(yīng)采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的保管方式。紙質(zhì)檔案應(yīng)分類存放于檔案柜中，便于查找和利用。電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)于服務(wù)器或移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備中，并進(jìn)行備份，備份介質(zhì)應(yīng)異地存放。對(duì)重要的技術(shù)檔案，應(yīng)實(shí)行專柜保管，并設(shè)置專門的標(biāo)識(shí)。建立技術(shù)檔案保管臺(tái)賬，詳細(xì)記錄檔案的編號(hào)、名稱、數(shù)量、存放位置、保管期限等信息，便于對(duì)檔案進(jìn)行管理和查詢。3.保管期限技術(shù)檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。永久保管的檔案主要包括公司重大技術(shù)決策文件、重要技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、專利文件、涉及公司核心技術(shù)和商業(yè)秘密的文件等。長(zhǎng)期保管的檔案期限為[X]年，主要包括產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)、設(shè)備維護(hù)、工程建設(shè)等過程中形成的一般性技術(shù)文件。短期保管的檔案期限為[X]年，主要包括臨時(shí)性技術(shù)文件、一次性使用的技術(shù)資料等。檔案保管期限屆滿后，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案提出銷毀意見，經(jīng)批準(zhǔn)后組織實(shí)施銷毀工作。六、技術(shù)檔案的利用1.借閱制度公司內(nèi)部人員因工作需要借閱技術(shù)檔案時(shí)，應(yīng)填寫《技術(shù)檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的編號(hào)、名稱、借閱用途、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。檔案管理部門應(yīng)對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，對(duì)符合借閱條件的檔案，應(yīng)予以借閱，并在《技術(shù)檔案借閱登記簿》上登記。借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的技術(shù)檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換文件。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失，應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案管理部門，并承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。借閱人員歸還檔案時(shí)，檔案管理部門應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和準(zhǔn)確性，確認(rèn)無誤后辦理歸還手續(xù)。2.查閱制度公司內(nèi)部人員因工作需要查閱技術(shù)檔案時(shí)，可直接到檔案管理部門查閱。查閱人員應(yīng)填寫《技術(shù)檔案查閱登記表》，注明查閱檔案的編號(hào)、名稱、查閱用途等信息。檔案管理部門應(yīng)提供必要的查閱條件，協(xié)助查閱人員查找所需檔案。查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出庫房。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人同意，并在復(fù)印件或摘錄件上加蓋檔案管理部門公章。3.保密規(guī)定涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密和知識(shí)產(chǎn)權(quán)的技術(shù)檔案，應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密制度，未經(jīng)公司批準(zhǔn)，不得對(duì)外提供或泄露檔案內(nèi)容。檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)技術(shù)檔案利用過程的管理，對(duì)借閱和查閱檔案的人員進(jìn)行保密教育，防止檔案信息泄露。對(duì)違反保密規(guī)定的行為，公司將依法追究相關(guān)人員的責(zé)任。七、技術(shù)檔案的鑒定與銷毀1.鑒定組織成立技術(shù)檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，成員包括各相關(guān)部門的技術(shù)專家和檔案管理人員。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)到期的技術(shù)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀價(jià)值。2.鑒定內(nèi)容對(duì)技術(shù)檔案的內(nèi)容進(jìn)行審查，判斷其是否仍具有參考價(jià)值、歷史價(jià)值或法律價(jià)值。檢查檔案的完整性和準(zhǔn)確性，對(duì)破損、褪色、字跡模糊等質(zhì)量問題嚴(yán)重的檔案進(jìn)行評(píng)估?？紤]公司的發(fā)展戰(zhàn)略、業(yè)務(wù)需求和檔案管理的實(shí)際情況，綜合判斷檔案的保管必要性。3.銷毀程序鑒定小組對(duì)技術(shù)檔案進(jìn)行鑒定后，編制《技術(shù)檔案銷毀清單》，清單應(yīng)包括檔案的編號(hào)、名稱、數(shù)量、形成時(shí)間、保管期限、鑒定意見等信息?！都夹g(shù)檔案銷毀清單》經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門組織實(shí)施銷毀工作。銷毀工作應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，確保銷毀過程的安全和徹底。銷毀技術(shù)檔案時(shí)，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如粉碎、焚燒等，確保檔案