××企業(yè)檔案分類方案

××企業(yè)檔案分類方案?一、引言企業(yè)檔案是企業(yè)在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種形式的歷史記錄，它對(duì)于企業(yè)的發(fā)展、管理和決策具有重要的參考作用。為了科學(xué)、系統(tǒng)地管理企業(yè)檔案，便于檔案的收集、整理、保管和利用，特制定本檔案分類方案。

二、分類原則1.遵循企業(yè)管理職能：以企業(yè)的管理職能為基礎(chǔ)，結(jié)合企業(yè)檔案形成的特點(diǎn)和規(guī)律進(jìn)行分類，使檔案分類與企業(yè)管理體制相適應(yīng)，便于檔案的歸口管理和查找利用。2.保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系：按照檔案的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等方面的聯(lián)系，對(duì)檔案進(jìn)行系統(tǒng)分類，確保分類后的檔案能夠反映企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)的全貌和歷史發(fā)展脈絡(luò)。3.便于檔案的管理和利用：分類方法應(yīng)簡(jiǎn)單明了，易于操作，便于檔案管理人員進(jìn)行整理、編目和檢索，同時(shí)也方便企業(yè)各部門和人員查找利用檔案。4.具有一定的擴(kuò)展性：考慮到企業(yè)的發(fā)展和檔案數(shù)量的增加，分類方案應(yīng)具有一定的靈活性和擴(kuò)展性，能夠適應(yīng)企業(yè)檔案管理的變化和需求。

三、分類方法本方案采用年度機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）保管期限分類法，即將企業(yè)檔案先按年度分開(kāi)，再在每個(gè)年度內(nèi)按機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）分類，最后按保管期限進(jìn)行排列。

1.年度分類：根據(jù)檔案形成的年度，將檔案分為不同的年度類別，如[具體年份1]、[具體年份2]等。年度劃分以文件的落款日期或?qū)嶋H形成日期為準(zhǔn)。2.機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）分類：在每個(gè)年度內(nèi)，按照企業(yè)的內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置或業(yè)務(wù)問(wèn)題，將檔案分為若干個(gè)類別。具體分類如下：綜合管理類：包括企業(yè)的章程、制度、規(guī)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、法律事務(wù)等方面的文件材料。人力資源類：涵蓋員工招聘、培訓(xùn)、考核、薪酬、福利、勞動(dòng)關(guān)系等方面的檔案。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)類：涉及企業(yè)的財(cái)務(wù)預(yù)算、核算、審計(jì)、稅務(wù)等方面的文件，如會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等。市場(chǎng)營(yíng)銷類：包含市場(chǎng)調(diào)研、營(yíng)銷策略、銷售合同、客戶信息等方面的檔案。生產(chǎn)管理類：有關(guān)企業(yè)生產(chǎn)計(jì)劃、調(diào)度、質(zhì)量控制、設(shè)備管理等方面的文件材料。技術(shù)研發(fā)類：包括企業(yè)的技術(shù)創(chuàng)新、產(chǎn)品研發(fā)、工藝改進(jìn)等方面的檔案，如科研項(xiàng)目申報(bào)書、研究報(bào)告、技術(shù)圖紙等。物資采購(gòu)類：涉及物資采購(gòu)計(jì)劃、合同、供應(yīng)商管理等方面的文件。行政管理類：如企業(yè)的辦公行政事務(wù)、后勤保障、安全保衛(wèi)等方面的檔案?；窘ㄔO(shè)類：對(duì)于有基本建設(shè)項(xiàng)目的企業(yè)，包括項(xiàng)目立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收等階段形成的文件材料。設(shè)備儀器類：有關(guān)企業(yè)設(shè)備儀器的購(gòu)置、安裝、調(diào)試、維護(hù)、報(bào)廢等方面的檔案。3.保管期限分類：根據(jù)檔案的重要程度和保存價(jià)值，將檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。永久保管：凡是反映企業(yè)主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)企業(yè)有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。長(zhǎng)期保管：重要的、具有一定查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為[具體年限]年。短期保管：一般性的、在一定時(shí)期內(nèi)有查考價(jià)值的檔案，保管期限為[具體年限]年。

四、各類檔案的主要內(nèi)容及范圍1.綜合管理類企業(yè)章程：企業(yè)設(shè)立時(shí)制定的基本規(guī)章制度，規(guī)定了企業(yè)的性質(zhì)、宗旨、經(jīng)營(yíng)范圍、組織架構(gòu)、股東權(quán)利義務(wù)等內(nèi)容。企業(yè)制度：包括企業(yè)制定的各項(xiàng)管理制度，如考勤制度、財(cái)務(wù)制度、人事制度、行政管理制度等。企業(yè)規(guī)劃：企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃、年度工作計(jì)劃、專項(xiàng)規(guī)劃等，明確了企業(yè)的發(fā)展目標(biāo)和方向。企業(yè)總結(jié)：年度工作總結(jié)、階段工作總結(jié)等，總結(jié)企業(yè)在一定時(shí)期內(nèi)的工作成績(jī)、經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)和存在問(wèn)題。統(tǒng)計(jì)報(bào)表：企業(yè)各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表，如生產(chǎn)統(tǒng)計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)統(tǒng)計(jì)報(bào)表、銷售統(tǒng)計(jì)報(bào)表等，反映企業(yè)的經(jīng)營(yíng)狀況和各項(xiàng)業(yè)務(wù)指標(biāo)完成情況。審計(jì)報(bào)告：企業(yè)內(nèi)部審計(jì)報(bào)告、外部審計(jì)報(bào)告等，對(duì)企業(yè)財(cái)務(wù)收支、經(jīng)濟(jì)活動(dòng)等進(jìn)行審計(jì)的結(jié)果報(bào)告。法律事務(wù)：企業(yè)的合同糾紛、訴訟案件、知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)等方面的文件材料，如合同文本、法律意見(jiàn)書、法院判決書等。2.人力資源類員工招聘：招聘計(jì)劃、招聘啟事、應(yīng)聘人員簡(jiǎn)歷、面試記錄、錄用通知等文件材料。員工培訓(xùn)：培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)教材、培訓(xùn)記錄、培訓(xùn)考核成績(jī)等。員工考核：考核方案、考核記錄、考核結(jié)果等，包括年度考核、季度考核、專項(xiàng)考核等。薪酬福利：薪酬制度、工資表、獎(jiǎng)金分配方案、福利政策、社保繳納記錄等。勞動(dòng)關(guān)系：勞動(dòng)合同、員工離職手續(xù)、勞動(dòng)爭(zhēng)議處理文件等。3.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)類財(cái)務(wù)預(yù)算：年度財(cái)務(wù)預(yù)算報(bào)告、預(yù)算執(zhí)行情況分析報(bào)告等。會(huì)計(jì)憑證：原始憑證和記賬憑證，記錄企業(yè)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生情況。會(huì)計(jì)賬簿：總賬、明細(xì)賬、日記賬等，反映企業(yè)的財(cái)務(wù)狀況和經(jīng)營(yíng)成果。財(cái)務(wù)報(bào)表：資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表、現(xiàn)金流量表等年度和中期財(cái)務(wù)報(bào)表。財(cái)務(wù)審計(jì)：內(nèi)部審計(jì)和外部審計(jì)的相關(guān)材料，如審計(jì)工作底稿、審計(jì)報(bào)告等。稅務(wù)資料：納稅申報(bào)表、稅務(wù)審計(jì)報(bào)告、稅收優(yōu)惠申請(qǐng)文件等。4.市場(chǎng)營(yíng)銷類市場(chǎng)調(diào)研：市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、行業(yè)動(dòng)態(tài)分析、競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手分析等，為企業(yè)制定營(yíng)銷策略提供依據(jù)。營(yíng)銷策略：企業(yè)的市場(chǎng)定位、產(chǎn)品策略、價(jià)格策略、渠道策略、促銷策略等方面的文件。銷售合同：企業(yè)與客戶簽訂的銷售合同，包括合同文本、訂單、銷售發(fā)票等?？蛻粜畔ⅲ嚎蛻魴n案、客戶投訴記錄、客戶滿意度調(diào)查等，記錄客戶基本情況和與企業(yè)的業(yè)務(wù)往來(lái)。5.生產(chǎn)管理類生產(chǎn)計(jì)劃：年度生產(chǎn)計(jì)劃、月度生產(chǎn)計(jì)劃、生產(chǎn)作業(yè)計(jì)劃等，安排企業(yè)的生產(chǎn)任務(wù)。生產(chǎn)調(diào)度：生產(chǎn)調(diào)度指令、生產(chǎn)進(jìn)度報(bào)表、生產(chǎn)協(xié)調(diào)會(huì)議記錄等，確保生產(chǎn)順利進(jìn)行。質(zhì)量控制：質(zhì)量管理制度、質(zhì)量檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、質(zhì)量事故處理文件等。設(shè)備管理：設(shè)備臺(tái)賬、設(shè)備購(gòu)置合同、設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)記錄、設(shè)備報(bào)廢申請(qǐng)等。6.技術(shù)研發(fā)類科研項(xiàng)目：項(xiàng)目申報(bào)書、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、項(xiàng)目任務(wù)書等，記錄科研項(xiàng)目的立項(xiàng)情況。研究報(bào)告：科研項(xiàng)目的研究成果報(bào)告、技術(shù)總結(jié)報(bào)告等。技術(shù)圖紙：產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙、工藝流程圖、設(shè)備裝配圖等，反映企業(yè)的技術(shù)水平和產(chǎn)品結(jié)構(gòu)。專利與知識(shí)產(chǎn)權(quán)：專利申請(qǐng)文件、商標(biāo)注冊(cè)文件、著作權(quán)登記文件等。7.物資采購(gòu)類采購(gòu)計(jì)劃：物資采購(gòu)需求計(jì)劃、采購(gòu)預(yù)算等。采購(gòu)合同：與供應(yīng)商簽訂的采購(gòu)合同，包括合同文本、采購(gòu)訂單、到貨驗(yàn)收記錄等。供應(yīng)商管理：供應(yīng)商檔案、供應(yīng)商評(píng)估報(bào)告、供應(yīng)商合作協(xié)議等。8.行政管理類辦公行政事務(wù)：公文處理文件、會(huì)議紀(jì)要、辦公用品管理文件、檔案管理文件等。后勤保障：食堂管理、宿舍管理、車輛管理、環(huán)境衛(wèi)生管理等方面的文件。安全保衛(wèi)：安全管理制度、安全檢查記錄、消防設(shè)施管理文件、治安保衛(wèi)工作文件等。9.基本建設(shè)類項(xiàng)目立項(xiàng)：項(xiàng)目建議書、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)等。設(shè)計(jì)文件：初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)文件等。施工文件：施工組織設(shè)計(jì)、工程變更通知、施工日志、隱蔽工程驗(yàn)收記錄等?？⒐を?yàn)收：竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、工程決算報(bào)告、竣工圖紙等。10.設(shè)備儀器類設(shè)備購(gòu)置：設(shè)備采購(gòu)合同、設(shè)備驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、設(shè)備安裝調(diào)試記錄等。設(shè)備運(yùn)行維護(hù)：設(shè)備操作規(guī)程、設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)計(jì)劃、設(shè)備維修記錄等。設(shè)備報(bào)廢：設(shè)備報(bào)廢申請(qǐng)、報(bào)廢鑒定報(bào)告、設(shè)備報(bào)廢處置記錄等。

五、檔案編號(hào)為了便于檔案的管理和檢索，對(duì)每一份檔案賦予唯一的編號(hào)。編號(hào)采用"年度+機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）代碼+保管期限代碼+順序號(hào)"的結(jié)構(gòu)。

1.年度代碼：用四位數(shù)字表示檔案形成的年份，如[具體年份]。2.機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）代碼：根據(jù)上述分類，為每個(gè)機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）類別設(shè)定兩位代碼，具體如下：綜合管理類：01人力資源類：02財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)類：03市場(chǎng)營(yíng)銷類：04生產(chǎn)管理類：05技術(shù)研發(fā)類：06物資采購(gòu)類：07行政管理類：08基本建設(shè)類：09設(shè)備儀器類：103.保管期限代碼：用一位字母表示保管期限，"Y"表示永久，"C"表示長(zhǎng)期，"D"表示短期。4.順序號(hào)：按檔案在每個(gè)類別中的排列順序，從0001開(kāi)始依次編號(hào)。

例如，一份[具體年份]綜合管理類的永久保管檔案，編號(hào)為[具體年份]01Y0001；一份[具體年份]人力資源類的長(zhǎng)期保管檔案，編號(hào)為[具體年份]02C0002。

六、檔案整理1.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，去除金屬物，保持檔案整齊、牢固。2.編頁(yè)：在檔案的右上角或右下角編寫頁(yè)碼，便于查閱和統(tǒng)計(jì)。3.編目：按照檔案編號(hào)順序，編制檔案目錄。目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、頁(yè)數(shù)等內(nèi)容。4.裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類別、年度、保管期限等信息。

七、檔案保管1.保管場(chǎng)所：設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，確保庫(kù)房安全、干燥、通風(fēng)、防蟲、防火、防潮。檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的消防器材、防蟲藥品、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備等。2.保管方式：按照檔案的類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。對(duì)于電子檔案，應(yīng)進(jìn)行備份，并存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)上，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。3.保管期限管理：對(duì)不同保管期限的檔案進(jìn)行分類管理，到期檔案應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行鑒定和處置。永久保管的檔案應(yīng)長(zhǎng)期保存，一般不得銷毀；長(zhǎng)期保管的檔案在保管期滿后，經(jīng)鑒定仍有保存價(jià)值的，可以延長(zhǎng)保管期限；短期保管的檔案在保管期滿后，經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的，可以按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。檔案銷毀應(yīng)編制銷毀清冊(cè)，經(jīng)批準(zhǔn)后由專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。

八、檔案利用1.利用原則：企業(yè)檔案的利用應(yīng)遵循保密、合法、有償?shù)脑瓌t。利用檔案時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理制度，確保檔案的安全和完整。2.利用方式：企業(yè)內(nèi)部各部門和人員因工作需要查閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。查閱檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)在場(chǎng)監(jiān)督，查閱人員不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案內(nèi)容。對(duì)于重要檔案或涉及機(jī)密的檔案，如需借出檔案，應(yīng)經(jīng)企業(yè)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)，限期歸還。外部單位或個(gè)人查閱企業(yè)檔案，應(yīng)持單位介紹信或有效證件，經(jīng)企業(yè)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。查閱檔案時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，