鞍山鋼鐵集團公司檔案管理辦法

鞍山鋼鐵集團公司檔案管理辦法?第一章總則第一條目的為加強鞍山鋼鐵集團公司（以下簡稱"集團公司"）檔案管理，有效保護和利用檔案，提高公司管理水平和工作效率，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合集團公司實際情況，制定本辦法。第二條適用范圍本辦法適用于集團公司總部及所屬各單位檔案的管理。第三條定義本辦法所稱檔案，是指集團公司在生產(chǎn)經(jīng)營、管理活動中形成的具有保存價值的各種形式的歷史記錄，包括文件、合同、報表、圖紙、聲像、電子數(shù)據(jù)等。第四條管理原則檔案管理遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理、集中保管、方便利用的原則。第二章管理體制與職責第五條集團公司檔案管理機構(gòu)及職責集團公司設(shè)立檔案管理部門，負責統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)全公司的檔案管理工作，主要職責包括：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定集團公司檔案管理規(guī)章制度并組織實施。2.負責集團公司各類檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用工作。3.指導(dǎo)所屬各單位檔案管理工作，組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和交流活動。4.參與集團公司重大項目和重要活動的檔案管理工作，確保檔案的完整與準確。5.負責集團公司檔案信息化建設(shè)，推進檔案數(shù)字化管理。第六條所屬單位檔案管理機構(gòu)及職責所屬各單位應(yīng)設(shè)立檔案管理部門或指定專人負責本單位檔案管理工作，接受集團公司檔案管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督，主要職責包括：1.貫徹執(zhí)行集團公司檔案管理規(guī)章制度，制定本單位檔案管理實施細則。2.負責本單位各類檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用工作。3.向集團公司檔案管理部門移交應(yīng)歸檔的檔案。4.配合集團公司檔案管理部門開展檔案業(yè)務(wù)工作。第三章檔案的形成與收集第七條檔案形成部門職責各部門應(yīng)明確專人負責本部門檔案的形成、積累和整理工作，確保檔案的真實、完整、準確，并按照規(guī)定及時向本單位檔案管理部門移交。第八條收集范圍1.上級機關(guān)頒發(fā)的與集團公司有關(guān)的文件、指示、規(guī)定等。2.集團公司在生產(chǎn)經(jīng)營、管理活動中形成的各類文件、合同、協(xié)議、報表、計劃、總結(jié)、技術(shù)資料、圖紙等。3.集團公司所屬單位上報的文件、資料及工作匯報等。4.集團公司對外交往活動中形成的文件、資料、信件、證書等。5.集團公司重要會議、重大活動形成的文件、記錄、紀要、聲像資料等。6.集團公司科研項目、技術(shù)改造、基本建設(shè)等項目形成的文件、資料、圖紙、驗收報告等。7.集團公司職工在工作中形成的有保存價值的文件、資料、成果等。8.其他具有保存價值的檔案。第九條收集要求1.檔案形成部門應(yīng)及時收集本部門在各項工作中產(chǎn)生的檔案，做到隨辦隨歸。2.收集的檔案應(yīng)齊全完整，字跡清晰，簽署完備，載體和格式符合要求。3.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進行修復(fù)和復(fù)制，確保檔案的質(zhì)量。第四章檔案的整理與歸檔第十條整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。第十一條整理方法1.文書檔案按照年度、保管期限、機構(gòu)（問題）進行分類整理，編制案卷目錄。2.科技檔案按照項目、專業(yè)、階段進行分類整理，建立項目檔案卷冊，編制檔案目錄。3.會計檔案按照會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告等類別進行整理，編制會計檔案目錄。4.聲像檔案按照載體形式、內(nèi)容進行分類整理，編制聲像檔案目錄。5.電子檔案按照存儲格式、內(nèi)容進行分類整理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，編制電子檔案目錄。第十二條歸檔要求1.各單位檔案管理部門應(yīng)定期對收集的檔案進行整理，符合歸檔要求的及時歸檔。2.歸檔的檔案應(yīng)編制歸檔文件目錄或移交清單，一式兩份，一份隨檔案保存，一份由檔案管理部門留存。3.歸檔時間：文書檔案應(yīng)在次年上半年歸檔；科技檔案應(yīng)在項目結(jié)束后三個月內(nèi)歸檔；會計檔案應(yīng)在會計年度終了后，由財務(wù)部門保管一年，期滿后移交檔案管理部門保管；聲像檔案應(yīng)在活動結(jié)束后一個月內(nèi)歸檔；電子檔案應(yīng)定期歸檔。第五章檔案的保管第十三條保管場所集團公司及所屬各單位應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、柜、溫濕度控制設(shè)備、防火防盜設(shè)備等，確保檔案的安全保管。第十四條保管要求1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊、通風良好，溫度控制在14℃24℃，相對濕度控制在45%60%。2.對不同載體的檔案應(yīng)采取相應(yīng)的保管措施，防止檔案損壞、變質(zhì)和丟失。3.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。4.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進行修復(fù)和復(fù)制，確保檔案的完整和可讀。第十五條檔案的鑒定與銷毀1.集團公司檔案管理部門應(yīng)定期對保管的檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限。2.對已超過保管期限且無保存價值的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清冊，經(jīng)單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準后進行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負責監(jiān)銷，確保銷毀過程的安全和檔案信息的保密。4.檔案銷毀清冊應(yīng)永久保存。第六章檔案的利用第十六條利用范圍集團公司檔案主要供本單位內(nèi)部查閱使用，同時根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定，為上級機關(guān)、司法機關(guān)及其他有關(guān)單位提供查閱服務(wù)。第十七條利用手續(xù)1.本單位內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱登記表，經(jīng)所在部門負責人批準后，到檔案管理部門查閱。2.外單位查閱檔案，應(yīng)持單位介紹信，注明查閱目的、范圍和內(nèi)容，經(jīng)集團公司檔案管理部門負責人批準后，辦理查閱手續(xù)。3.查閱重要檔案或涉及機密的檔案，應(yīng)經(jīng)單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準。第十八條利用方式1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立檔案查閱室，為利用者提供檔案查閱服務(wù)。利用者應(yīng)在查閱室內(nèi)查閱檔案，不得將檔案帶出查閱室。2.對需要復(fù)制的檔案，利用者應(yīng)填寫檔案復(fù)制申請表，經(jīng)批準后，由檔案管理部門負責復(fù)制。復(fù)制檔案應(yīng)注明出處，并加蓋檔案管理部門印章。3.檔案管理部門可根據(jù)利用者的需求，提供檔案資料匯編、專題研究等服務(wù)。第十九條保密要求1.檔案管理人員應(yīng)嚴格遵守保密制度，對涉及機密的檔案應(yīng)妥善保管，不得泄露。2.利用者查閱檔案時，應(yīng)遵守保密規(guī)定，不得擅自摘抄、復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。3.檔案查閱登記表、檔案復(fù)制申請表等應(yīng)妥善保管，不得隨意丟棄。第七章檔案的信息化管理第二十條信息化建設(shè)目標集團公司應(yīng)加強檔案信息化建設(shè)，逐步實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和智能化，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。第二十一條信息化管理要求1.建立電子檔案管理系統(tǒng)，對電子檔案進行分類、存儲、檢索和利用。2.對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化處理，建立數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的共享。3.加強電子檔案的安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、加密、訪問控制等措施，防止電子檔案信息泄露和損壞。4.定期對電子檔案管理系統(tǒng)進行維護和升級，確保系統(tǒng)的正常運行。第二十二條電子檔案的歸檔與管理1.電子檔案應(yīng)按照歸檔要求進行整理和存儲，確保電子檔案的真實性、完整性和可讀性。2.電子檔案的元數(shù)據(jù)應(yīng)齊全、準確，與電子檔案內(nèi)容建立有機聯(lián)系。3.電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步歸檔，實行雙套制管理。4.電子檔案的保管期限應(yīng)與紙質(zhì)檔案一致，按照電子檔案管理系統(tǒng)的規(guī)定進行存儲和管理。第八章獎勵與處罰第二十三條獎勵對在檔案管理工作中表現(xiàn)突出的單位和個人，集團公司給予表彰和獎勵。第二十四條處罰對違反本辦法規(guī)定，造成檔案損失或泄露的單位和個人，集團公司將視情節(jié)輕重，給予批評教育、責令改正、經(jīng)濟處罰等處理；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責任。第九章附則第二十五條解釋權(quán)本辦法由集團公司