M大酒店總經(jīng)理辦公室管理制度

M大酒店總經(jīng)理辦公室管理制度?一、總則1.目的本制度旨在規(guī)范M大酒店總經(jīng)理辦公室的各項工作流程，提高工作效率，確保辦公室工作的有序開展，為酒店的整體運(yùn)營提供有力支持。2.適用范圍本制度適用于M大酒店總經(jīng)理辦公室全體工作人員。3.基本原則遵守國家法律法規(guī)和酒店的各項規(guī)章制度。高效、準(zhǔn)確、及時地處理各項工作事務(wù)。堅持公平、公正、公開的原則，確保各項工作透明化。注重團(tuán)隊協(xié)作，加強(qiáng)溝通與協(xié)調(diào)，共同完成工作任務(wù)。二、組織架構(gòu)與職責(zé)1.組織架構(gòu)總經(jīng)理辦公室設(shè)總經(jīng)理1名，副總經(jīng)理[X]名，下設(shè)行政秘書、機(jī)要秘書、外聯(lián)專員、檔案管理員等崗位。2.職責(zé)分工總經(jīng)理全面負(fù)責(zé)總經(jīng)理辦公室的管理工作，制定辦公室工作計劃和目標(biāo)，協(xié)調(diào)酒店各部門之間的工作關(guān)系，代表酒店處理重要對外事務(wù)。副總經(jīng)理協(xié)助總經(jīng)理開展工作，負(fù)責(zé)分管領(lǐng)域的具體工作安排和落實(shí)，監(jiān)督相關(guān)工作的執(zhí)行情況，及時向總經(jīng)理匯報工作進(jìn)展。行政秘書負(fù)責(zé)辦公室日常行政事務(wù)的處理，包括文件收發(fā)、辦公用品管理、會議組織安排、車輛調(diào)度等。機(jī)要秘書負(fù)責(zé)酒店重要文件、機(jī)密資料的保管和傳遞，協(xié)助總經(jīng)理處理機(jī)要事務(wù)，做好保密工作。外聯(lián)專員負(fù)責(zé)酒店與外部相關(guān)單位和機(jī)構(gòu)的聯(lián)絡(luò)與溝通，拓展業(yè)務(wù)合作關(guān)系，處理對外公關(guān)事務(wù)。檔案管理員負(fù)責(zé)酒店各類檔案的收集、整理、歸檔和保管工作，確保檔案資料的完整性和安全性。三、工作流程與規(guī)范1.文件管理文件收發(fā)行政秘書負(fù)責(zé)接收各類外來文件，對文件進(jìn)行初步登記，注明文件名稱、文號、發(fā)文單位、日期等信息。及時將文件呈送總經(jīng)理或相關(guān)副總經(jīng)理閱示，并根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示進(jìn)行文件傳閱、交辦或存檔。發(fā)出文件時，由相關(guān)人員擬稿，經(jīng)審核、簽發(fā)后，行政秘書負(fù)責(zé)編號、打印、蓋章，并按規(guī)定的發(fā)送渠道進(jìn)行傳遞。文件傳閱行政秘書根據(jù)文件內(nèi)容和領(lǐng)導(dǎo)分工，確定傳閱范圍，將文件依次傳遞給相關(guān)人員閱簽。傳閱過程中，要做好跟蹤記錄，確保文件及時、準(zhǔn)確地傳達(dá)到每位閱簽人員手中，并提醒閱簽人員及時歸還文件。閱簽人員要認(rèn)真閱讀文件，如有批示或意見，應(yīng)在文件上注明，并及時反饋給行政秘書。文件存檔文件處理完畢后，行政秘書按照檔案管理規(guī)定，對文件進(jìn)行分類整理，編制檔案目錄，及時歸檔保存。檔案管理員定期對檔案進(jìn)行檢查和清理，確保檔案資料的完整和安全，防止檔案丟失、損壞或泄密。2.會議管理會議計劃行政秘書每月初根據(jù)酒店工作安排，制定當(dāng)月會議計劃，明確會議名稱、時間、地點(diǎn)、參會人員、會議內(nèi)容等信息。會議計劃經(jīng)總經(jīng)理審核后，提前通知相關(guān)部門和人員做好準(zhǔn)備工作。會議組織會議召開前，行政秘書負(fù)責(zé)布置會場，準(zhǔn)備會議資料、文具等物品，確保會議設(shè)施正常運(yùn)行。提前通知參會人員按時參加會議，并提醒會議注意事項。會議期間，行政秘書要做好會議記錄，詳細(xì)記錄會議討論內(nèi)容、決議事項、責(zé)任人及完成時間等。會議紀(jì)要會議結(jié)束后，行政秘書及時整理會議紀(jì)要，經(jīng)參會人員確認(rèn)后，報總經(jīng)理審批。會議紀(jì)要要準(zhǔn)確、客觀地反映會議內(nèi)容和決議，明確工作任務(wù)和要求，及時分發(fā)給相關(guān)部門和人員，并督促落實(shí)。3.辦公用品管理采購計劃行政秘書定期對辦公用品庫存進(jìn)行盤點(diǎn)，根據(jù)實(shí)際使用情況和庫存數(shù)量，制定辦公用品采購計劃。采購計劃經(jīng)副總經(jīng)理審核后，報總經(jīng)理批準(zhǔn)。采購實(shí)施行政秘書按照批準(zhǔn)的采購計劃，選擇合格的供應(yīng)商進(jìn)行采購，確保辦公用品的質(zhì)量和價格合理。采購過程中要嚴(yán)格遵守酒店的采購制度，簽訂采購合同，辦理相關(guān)審批手續(xù)。入庫管理辦公用品到貨后，行政秘書負(fù)責(zé)組織驗(yàn)收，核對物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等是否與采購合同一致。驗(yàn)收合格后，辦理入庫手續(xù)，填寫入庫單，將辦公用品妥善存放于倉庫。領(lǐng)用發(fā)放各部門根據(jù)工作需要，填寫辦公用品領(lǐng)用申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后，到行政秘書處領(lǐng)取。行政秘書按照申請表發(fā)放辦公用品，并做好領(lǐng)用記錄，定期對領(lǐng)用情況進(jìn)行統(tǒng)計分析。4.車輛管理車輛調(diào)度行政秘書負(fù)責(zé)酒店車輛的調(diào)度安排，根據(jù)工作需要合理調(diào)配車輛，確保車輛使用效率最大化。用車部門提前填寫用車申請表，注明用車時間、地點(diǎn)、事由等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后，交行政秘書審核。行政秘書根據(jù)車輛使用情況和申請先后順序，安排車輛，并及時通知駕駛員做好出車準(zhǔn)備。駕駛員管理駕駛員要嚴(yán)格遵守交通法規(guī)和酒店的車輛管理制度，按時完成出車任務(wù)，確保行車安全。駕駛員要定期對車輛進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，保持車輛整潔衛(wèi)生，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并維修。行政秘書負(fù)責(zé)對駕駛員的工作表現(xiàn)進(jìn)行考核，定期統(tǒng)計駕駛員的出車情況、油耗等數(shù)據(jù)。車輛費(fèi)用管理車輛的燃油費(fèi)、過路費(fèi)、維修費(fèi)等費(fèi)用由行政秘書統(tǒng)一審核報銷，嚴(yán)格控制車輛費(fèi)用支出。行政秘書定期對車輛費(fèi)用進(jìn)行統(tǒng)計分析，發(fā)現(xiàn)異常情況及時查找原因并采取措施進(jìn)行整改。四、保密制度1.保密范圍酒店的商業(yè)秘密，包括經(jīng)營策略、客戶信息、財務(wù)數(shù)據(jù)、技術(shù)資料等。總經(jīng)理辦公室的文件、資料、會議記錄等內(nèi)部信息。涉及酒店重要活動、決策等尚未公開的信息。2.保密措施機(jī)要秘書負(fù)責(zé)重要文件、機(jī)密資料的保管，設(shè)置專門的保密柜，確保文件資料的安全存放。工作人員在處理涉及保密信息的工作時，要嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得隨意泄露機(jī)密內(nèi)容。嚴(yán)禁在私人通信、網(wǎng)絡(luò)聊天等場合談?wù)摼频甑谋Ｃ苄畔?。對外交流與合作中，如涉及酒店保密信息，要事先經(jīng)過審批，并簽訂保密協(xié)議。3.保密監(jiān)督與檢查總經(jīng)理辦公室定期對保密制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。對違反保密制度的行為，要視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，直至追究法律責(zé)任。五、工作紀(jì)律與行為規(guī)范1.考勤制度工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守酒店的考勤制度，按時上下班，不得遲到、早退、曠工。請假需提前填寫請假申請表，按照規(guī)定的審批權(quán)限進(jìn)行審批。行政秘書負(fù)責(zé)統(tǒng)計工作人員的考勤情況，每月公布考勤結(jié)果。2.工作態(tài)度工作人員要保持積極主動的工作態(tài)度，認(rèn)真履行工作職責(zé)，按時、高質(zhì)量地完成工作任務(wù)。對待同事要熱情友好，團(tuán)結(jié)協(xié)作，不得推諉扯皮、相互指責(zé)。對待客人要禮貌周到，提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，樹立酒店良好形象。3.廉潔自律工作人員要嚴(yán)格遵守廉潔自律的各項規(guī)定，不得利用職務(wù)之便謀取私利。嚴(yán)禁接受供應(yīng)商、客戶等的賄賂、回扣或其他不正當(dāng)利益。不得參與任何形式的賭博、色情等違法違紀(jì)活動。六、培訓(xùn)與發(fā)展1.培訓(xùn)計劃總經(jīng)理辦公室根據(jù)酒店發(fā)展需求和工作人員實(shí)際情況，制定年度培訓(xùn)計劃，明確培訓(xùn)內(nèi)容、方式、時間等安排。2.培訓(xùn)內(nèi)容業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)，包括酒店運(yùn)營管理、行政管理、文秘寫作等方面的知識。技能培訓(xùn)，如辦公軟件操作、溝通技巧、會議組織等技能。職業(yè)道德培訓(xùn)，增強(qiáng)工作人員的職業(yè)操守和責(zé)任感。3.培訓(xùn)方式內(nèi)部培訓(xùn)，邀請酒店內(nèi)部專家或經(jīng)驗(yàn)豐富的員工進(jìn)行授課。外部培訓(xùn)，選派工作人員參加外部專業(yè)培訓(xùn)機(jī)構(gòu)舉辦的培訓(xùn)課程。在線學(xué)習(xí)，鼓勵工作人員利用網(wǎng)絡(luò)資源進(jìn)行自主學(xué)習(xí)。4.培訓(xùn)考核培訓(xùn)結(jié)束后，對工作人員進(jìn)行考核，考核方式包括考試、撰寫培訓(xùn)心得、實(shí)際操作等?？己私Y(jié)果作為工作人員晉升、獎勵、薪酬調(diào)整的重要依據(jù)。七、績效考核與激勵機(jī)制1.績效考核指標(biāo)工作任務(wù)完成情況，包括工作質(zhì)量、工作效率、工作進(jìn)度等方面的考核。工作態(tài)度，如責(zé)任心、積極性、協(xié)作精神等方面的評價。工作創(chuàng)新，鼓勵工作人員提出創(chuàng)新性的工作思路和方法。2.績效考核周期績效考核每季度進(jìn)行一次，由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)組織實(shí)施。3.激勵機(jī)制對績效考核優(yōu)秀的工作人員