辦公用品和低值易耗品管理辦法

辦公用品和低值易耗品管理辦法?一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司辦公用品和低值易耗品的管理，規(guī)范采購、使用、保管等流程，合理控制費(fèi)用，提高資源利用效率，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司總部及各分支機(jī)構(gòu)辦公用品和低值易耗品的管理。（三）定義1.辦公用品：指用于日常辦公的各類文具、辦公設(shè)備耗材、辦公家具等，如紙張、筆、打印機(jī)墨盒、文件夾等。2.低值易耗品：指單位價(jià)值較低、使用期限較短，不能作為固定資產(chǎn)核算的各種用具物品，如工具、量具、勞動保護(hù)用品等。二、管理職責(zé)（一）行政部門1.負(fù)責(zé)制定辦公用品和低值易耗品的年度采購計(jì)劃。2.統(tǒng)一采購、驗(yàn)收、保管辦公用品和低值易耗品。3.定期盤點(diǎn)庫存，確保賬實(shí)相符。4.負(fù)責(zé)辦公用品和低值易耗品的發(fā)放、回收及報(bào)廢處理。（二）使用部門1.提出本部門辦公用品和低值易耗品的需求申請。2.合理使用辦公用品和低值易耗品，避免浪費(fèi)。3.配合行政部門進(jìn)行盤點(diǎn)等工作。（三）財(cái)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)審核辦公用品和低值易耗品的采購費(fèi)用及報(bào)銷憑證。2.對相關(guān)費(fèi)用進(jìn)行賬務(wù)處理和成本核算。三、采購管理（一）采購計(jì)劃1.行政部門應(yīng)于每年末根據(jù)公司各部門的實(shí)際需求、歷史消耗數(shù)據(jù)以及下一年度的業(yè)務(wù)發(fā)展規(guī)劃，制定辦公用品和低值易耗品的年度采購計(jì)劃。2.采購計(jì)劃應(yīng)明確各類物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計(jì)采購時(shí)間等內(nèi)容，并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）采購方式1.集中采購：對于通用性強(qiáng)、采購量大的辦公用品和低值易耗品，采用集中采購方式。行政部門通過招標(biāo)、詢價(jià)等方式選擇合格的供應(yīng)商，簽訂采購合同。2.零星采購：對于臨時(shí)性、少量的辦公用品和低值易耗品需求，由使用部門填寫《辦公用品/低值易耗品零星采購申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，交行政部門進(jìn)行采購。（三）供應(yīng)商管理1.行政部門應(yīng)建立供應(yīng)商檔案，對供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格等進(jìn)行評估和記錄。2.定期對供應(yīng)商進(jìn)行考核，對于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商，及時(shí)進(jìn)行調(diào)整或淘汰。（四）采購流程1.集中采購流程行政部門根據(jù)年度采購計(jì)劃，向選定的供應(yīng)商發(fā)送采購訂單。供應(yīng)商按照訂單要求組織發(fā)貨，并提供送貨清單及發(fā)票。行政部門對貨物進(jìn)行驗(yàn)收，核對數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等是否與訂單一致。驗(yàn)收合格后，辦理入庫手續(xù)，并將發(fā)票交財(cái)務(wù)部門報(bào)銷。2.零星采購流程使用部門填寫《辦公用品/低值易耗品零星采購申請表》，注明物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等。部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，交行政部門。行政部門核實(shí)庫存情況后，如確需采購，選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行采購。采購?fù)瓿珊?，行政部門進(jìn)行驗(yàn)收，驗(yàn)收合格后辦理入庫，并通知使用部門領(lǐng)取。使用部門領(lǐng)取時(shí)，在《辦公用品/低值易耗品領(lǐng)用登記表》上簽字確認(rèn)。四、庫存管理（一）入庫管理1.采購的辦公用品和低值易耗品到貨后，行政部門倉庫管理人員應(yīng)及時(shí)進(jìn)行驗(yàn)收。2.驗(yàn)收內(nèi)容包括數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量、外觀等，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系處理。3.驗(yàn)收合格的物品應(yīng)辦理入庫手續(xù)，填寫《辦公用品/低值易耗品入庫單》，注明物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、供應(yīng)商等信息，并由倉庫管理人員和驗(yàn)收人員簽字確認(rèn)。（二）存儲管理1.設(shè)立專門的辦公用品和低值易耗品倉庫，對物品進(jìn)行分類存放。2.倉庫應(yīng)保持整潔、干燥、通風(fēng)，確保物品不受潮、損壞。3.建立庫存臺賬，詳細(xì)記錄物品的出入庫情況，包括日期、名稱、規(guī)格、數(shù)量、領(lǐng)用部門等信息，做到賬實(shí)相符。（三）盤點(diǎn)管理1.行政部門應(yīng)定期對辦公用品和低值易耗品進(jìn)行盤點(diǎn)，原則上每月進(jìn)行一次小盤點(diǎn)，每季度進(jìn)行一次大盤點(diǎn)。2.盤點(diǎn)時(shí)，倉庫管理人員應(yīng)與庫存臺賬進(jìn)行核對，如有差異應(yīng)及時(shí)查明原因并進(jìn)行調(diào)整。3.盤點(diǎn)結(jié)束后，編制《辦公用品/低值易耗品盤點(diǎn)報(bào)告》，說明盤點(diǎn)情況、差異原因及處理結(jié)果，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。五、領(lǐng)用管理（一）領(lǐng)用原則1.按需領(lǐng)用，嚴(yán)格控制浪費(fèi)。2.以舊換新（如有規(guī)定），鼓勵節(jié)約使用。（二）領(lǐng)用流程1.使用部門人員填寫《辦公用品/低值易耗品領(lǐng)用登記表》，注明物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等。2.部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，到行政部門倉庫領(lǐng)取。3.倉庫管理人員根據(jù)《辦公用品/低值易耗品領(lǐng)用登記表》發(fā)放物品，并在庫存臺賬上記錄減少數(shù)量。（三）特殊情況領(lǐng)用1.對于緊急需求的辦公用品和低值易耗品，使用部門可先口頭向行政部門申請，事后及時(shí)補(bǔ)辦領(lǐng)用手續(xù)。2.對于超出正常領(lǐng)用范圍的物品，需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和行政部門負(fù)責(zé)人審批后，方可領(lǐng)用。六、使用與維護(hù)（一）使用要求1.各部門應(yīng)教育員工正確使用辦公用品和低值易耗品，避免因使用不當(dāng)造成損壞或浪費(fèi)。2.員工應(yīng)愛護(hù)辦公設(shè)備和家具，定期進(jìn)行清潔和保養(yǎng)，延長使用壽命。（二）維修與更換1.辦公設(shè)備出現(xiàn)故障時(shí)，使用部門應(yīng)及時(shí)通知行政部門進(jìn)行維修。2.對于無法維修或維修成本過高的設(shè)備和低值易耗品，行政部門應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行更換。3.更換下來的廢舊物品，行政部門應(yīng)統(tǒng)一進(jìn)行回收處理。七、報(bào)廢管理（一）報(bào)廢條件1.已超過使用年限，且無法正常使用的辦公用品和低值易耗品。2.因損壞嚴(yán)重，無法修復(fù)或維修成本過高的物品。3.因技術(shù)更新、業(yè)務(wù)調(diào)整等原因不再使用的物品。（二）報(bào)廢流程1.使用部門填寫《辦公用品/低值易耗品報(bào)廢申請表》，注明物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、購置時(shí)間、報(bào)廢原因等，并附上相關(guān)證明材料（如照片等）。2.部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，交行政部門。3.行政部門組織相關(guān)人員進(jìn)行鑒定，確認(rèn)符合報(bào)廢條件后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。4.經(jīng)批準(zhǔn)報(bào)廢的物品，行政部門應(yīng)及時(shí)進(jìn)行處理，可采用變賣、捐贈等方式，變價(jià)收入交財(cái)務(wù)部門入賬。5.同時(shí)，行政部門應(yīng)在庫存臺賬上核銷報(bào)廢物品，并更新相關(guān)記錄。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.行政部門定期對辦公用品和低值易耗品的采購、使用、保管等情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。2.財(cái)務(wù)部門定期對辦公用品和低值易耗品的費(fèi)用支出進(jìn)行審計(jì)，確保費(fèi)用合理、合規(guī)。（二）考核措施1.將辦公用