供應(yīng)商調(diào)查管理制度

供應(yīng)商調(diào)查管理制度?一、總則1.目的本制度旨在規(guī)范公司對供應(yīng)商的調(diào)查管理工作，確保所選擇的供應(yīng)商具備提供滿足公司質(zhì)量、交貨期、價格及服務(wù)等要求的產(chǎn)品或服務(wù)的能力，降低采購風險，保障公司生產(chǎn)經(jīng)營活動的順利進行。2.適用范圍本制度適用于公司所有采購項目涉及的供應(yīng)商調(diào)查管理活動，包括但不限于原材料、零部件、設(shè)備、服務(wù)等供應(yīng)商。3.職責分工采購部門負責供應(yīng)商調(diào)查計劃的制定與執(zhí)行。組織相關(guān)部門對供應(yīng)商進行實地考察、問卷調(diào)查等調(diào)查活動。匯總、分析供應(yīng)商調(diào)查結(jié)果，建立供應(yīng)商檔案。與供應(yīng)商進行溝通，跟進調(diào)查中發(fā)現(xiàn)問題的整改情況。質(zhì)量部門參與供應(yīng)商實地考察，對供應(yīng)商的質(zhì)量管理體系、產(chǎn)品質(zhì)量控制等方面進行評估。協(xié)助采購部門對供應(yīng)商提供的樣品進行檢驗和測試，提供質(zhì)量反饋。技術(shù)部門根據(jù)采購需求，對供應(yīng)商的技術(shù)能力、工藝水平等進行評估。參與供應(yīng)商實地考察，對供應(yīng)商的生產(chǎn)設(shè)備、技術(shù)研發(fā)能力等進行考察。財務(wù)部門對供應(yīng)商的財務(wù)狀況進行調(diào)查和評估，提供財務(wù)風險分析。協(xié)助采購部門審核供應(yīng)商的報價和成本構(gòu)成。二、供應(yīng)商調(diào)查流程（一）調(diào)查準備1.采購需求分析采購部門根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營計劃和采購申請，對采購項目的需求進行詳細分析，明確所需產(chǎn)品或服務(wù)的規(guī)格、質(zhì)量標準、數(shù)量、交貨期等要求。2.確定調(diào)查范圍根據(jù)采購項目的特點和重要性，確定需要進行調(diào)查的供應(yīng)商范圍。對于關(guān)鍵原材料、重要零部件或大額采購項目，應(yīng)進行全面的供應(yīng)商調(diào)查；對于一般性采購項目，可根據(jù)以往采購經(jīng)驗和供應(yīng)商信譽，選擇部分供應(yīng)商進行調(diào)查。3.組建調(diào)查小組采購部門牽頭，會同質(zhì)量、技術(shù)、財務(wù)等相關(guān)部門人員組成供應(yīng)商調(diào)查小組。調(diào)查小組成員應(yīng)具備相應(yīng)的專業(yè)知識和技能，熟悉采購項目的要求和供應(yīng)商調(diào)查的流程與方法。4.制定調(diào)查計劃調(diào)查計劃應(yīng)包括調(diào)查目的、調(diào)查范圍、調(diào)查內(nèi)容、調(diào)查方法、調(diào)查時間安排、調(diào)查小組成員分工等內(nèi)容。調(diào)查內(nèi)容應(yīng)涵蓋供應(yīng)商的基本信息、生產(chǎn)經(jīng)營狀況、質(zhì)量管理體系、技術(shù)能力、財務(wù)狀況、售后服務(wù)等方面。（二）初步篩選1.收集供應(yīng)商信息采購部門通過多種渠道收集潛在供應(yīng)商的信息，包括供應(yīng)商目錄、行業(yè)協(xié)會推薦、網(wǎng)絡(luò)搜索、同行介紹等。收集的信息應(yīng)包括供應(yīng)商名稱、地址、聯(lián)系方式、經(jīng)營范圍、生產(chǎn)規(guī)模、產(chǎn)品或服務(wù)特點、市場口碑等。2.供應(yīng)商資質(zhì)審核采購部門對收集到的供應(yīng)商信息進行初步審核，重點審核供應(yīng)商的營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認證、環(huán)保認證等相關(guān)資質(zhì)證書是否齊全有效。對于涉及特殊行業(yè)的供應(yīng)商，還需審核其行業(yè)特定資質(zhì)證書。3.初步篩選根據(jù)采購項目的要求和供應(yīng)商的資質(zhì)審核情況，對潛在供應(yīng)商進行初步篩選。篩選的標準可包括供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、交貨期、售后服務(wù)等方面。對于不符合基本要求的供應(yīng)商，予以淘汰；對于符合要求的供應(yīng)商，列入進一步調(diào)查名單。（三）實地考察1.考察安排采購部門根據(jù)初步篩選結(jié)果，安排對列入進一步調(diào)查名單的供應(yīng)商進行實地考察。實地考察應(yīng)提前與供應(yīng)商溝通，確定考察時間、行程安排等事項?？疾煨〗M應(yīng)至少由采購、質(zhì)量、技術(shù)等部門的人員組成。2.考察內(nèi)容生產(chǎn)經(jīng)營狀況考察供應(yīng)商的生產(chǎn)場地、生產(chǎn)設(shè)備、生產(chǎn)工藝、生產(chǎn)流程等，了解其生產(chǎn)能力和生產(chǎn)管理水平。查看供應(yīng)商的庫存管理情況，包括原材料庫存、成品庫存等，了解其庫存周轉(zhuǎn)率和庫存管理效率。質(zhì)量管理體系審核供應(yīng)商的質(zhì)量管理體系文件，包括質(zhì)量手冊、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書等，了解其質(zhì)量管理體系的運行情況。考察供應(yīng)商的質(zhì)量檢驗部門，查看檢驗設(shè)備、檢驗記錄等，了解其質(zhì)量檢驗?zāi)芰唾|(zhì)量控制措施。詢問供應(yīng)商的質(zhì)量改進措施和質(zhì)量事故處理情況，了解其對質(zhì)量問題的重視程度和處理能力。技術(shù)能力考察供應(yīng)商的研發(fā)部門，了解其研發(fā)人員數(shù)量、研發(fā)設(shè)備、研發(fā)投入等情況，評估其技術(shù)研發(fā)能力。查看供應(yīng)商的產(chǎn)品技術(shù)資料，包括產(chǎn)品圖紙、技術(shù)標準、工藝文件等，了解其產(chǎn)品的技術(shù)水平和工藝先進性。詢問供應(yīng)商在產(chǎn)品技術(shù)改進、新產(chǎn)品開發(fā)等方面的經(jīng)驗和成果，評估其技術(shù)創(chuàng)新能力。財務(wù)狀況要求供應(yīng)商提供最近年度的財務(wù)報表，包括資產(chǎn)負債表、利潤表、現(xiàn)金流量表等，了解其財務(wù)狀況和經(jīng)營業(yè)績。分析供應(yīng)商的財務(wù)指標，如資產(chǎn)負債率、流動比率、毛利率、凈利潤率等，評估其償債能力、盈利能力和資金運營能力。了解供應(yīng)商的融資渠道和融資能力，評估其財務(wù)風險。售后服務(wù)詢問供應(yīng)商的售后服務(wù)體系，包括售后服務(wù)團隊、售后服務(wù)熱線、售后服務(wù)承諾等，了解其售后服務(wù)能力和服務(wù)水平?？疾旃?yīng)商的售后服務(wù)網(wǎng)點分布情況，了解其售后服務(wù)的覆蓋范圍和響應(yīng)速度。查看供應(yīng)商的售后服務(wù)記錄，了解其對客戶投訴的處理情況和客戶滿意度。3.考察記錄與評價考察小組成員應(yīng)認真記錄實地考察的情況，包括考察時間、地點、考察內(nèi)容、發(fā)現(xiàn)的問題等?？疾旖Y(jié)束后，小組成員應(yīng)根據(jù)考察情況對供應(yīng)商進行評價，填寫供應(yīng)商實地考察評價表。評價表應(yīng)包括對供應(yīng)商各考察內(nèi)容的評分及綜合評價意見。（四）問卷調(diào)查1.問卷設(shè)計采購部門根據(jù)實地考察的情況和采購項目的特點，設(shè)計供應(yīng)商調(diào)查問卷。調(diào)查問卷應(yīng)涵蓋供應(yīng)商的基本情況、生產(chǎn)經(jīng)營狀況、質(zhì)量管理體系、技術(shù)能力、財務(wù)狀況、售后服務(wù)等方面的內(nèi)容，問題應(yīng)具體、明確、可量化。2.問卷發(fā)放與回收采購部門將供應(yīng)商調(diào)查問卷發(fā)放給與該供應(yīng)商有過合作的公司內(nèi)部相關(guān)部門，包括采購、生產(chǎn)、質(zhì)量、技術(shù)、售后等部門。各部門應(yīng)根據(jù)自身與供應(yīng)商的合作經(jīng)驗，如實填寫調(diào)查問卷，并在規(guī)定時間內(nèi)將問卷反饋給采購部門。3.問卷統(tǒng)計與分析采購部門對回收的供應(yīng)商調(diào)查問卷進行統(tǒng)計和分析，計算各部門對供應(yīng)商各項評價指標的平均分，并匯總形成供應(yīng)商問卷調(diào)查綜合評價結(jié)果。通過問卷調(diào)查，進一步了解供應(yīng)商在實際合作過程中的表現(xiàn)和存在的問題。（五）樣品檢驗與測試1.樣品要求采購部門要求供應(yīng)商提供符合采購項目要求的樣品，并明確樣品的規(guī)格、數(shù)量、交付時間等要求。樣品應(yīng)具有代表性，能夠反映供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量水平。2.檢驗與測試安排質(zhì)量部門負責組織對供應(yīng)商提供的樣品進行檢驗和測試。檢驗和測試應(yīng)按照公司制定的相關(guān)標準和規(guī)范進行，包括外觀檢驗、尺寸測量、性能測試、理化分析等。對于特殊要求的采購項目，還需進行可靠性測試、環(huán)境適應(yīng)性測試等。3.檢驗與測試報告質(zhì)量部門根據(jù)樣品檢驗和測試結(jié)果，出具樣品檢驗與測試報告。報告應(yīng)包括樣品的基本信息、檢驗與測試項目、檢驗與測試結(jié)果、結(jié)論等內(nèi)容。檢驗與測試報告是評估供應(yīng)商產(chǎn)品質(zhì)量的重要依據(jù)。（六）調(diào)查結(jié)果匯總與分析1.結(jié)果匯總采購部門負責匯總供應(yīng)商實地考察評價表、問卷調(diào)查綜合評價結(jié)果、樣品檢驗與測試報告等調(diào)查結(jié)果，形成供應(yīng)商調(diào)查綜合報告。報告應(yīng)包括供應(yīng)商的基本情況、調(diào)查過程、調(diào)查結(jié)果、綜合評價意見等內(nèi)容。2.分析評價采購部門組織調(diào)查小組成員對供應(yīng)商調(diào)查綜合報告進行分析和評價，根據(jù)采購項目的要求和公司的實際情況，確定供應(yīng)商的等級和合作意向。評價指標可包括供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格水平、售后服務(wù)、技術(shù)能力、財務(wù)狀況等方面。評價結(jié)果分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個等級。優(yōu)秀：各項評價指標均表現(xiàn)出色，完全滿足采購項目要求，具有較強的合作優(yōu)勢。良好：大部分評價指標符合要求，個別指標存在一定改進空間，但不影響合作。合格：基本滿足采購項目要求，但在某些方面存在一些問題，需要進一步改進和加強管理。不合格：存在較多不符合采購項目要求的問題，不具備合作條件。（七）供應(yīng)商選擇與決策1.選擇原則根據(jù)供應(yīng)商調(diào)查結(jié)果，按照公開、公平、公正的原則，選擇符合公司要求的供應(yīng)商作為合作伙伴。在選擇供應(yīng)商時，應(yīng)綜合考慮供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格水平、售后服務(wù)、技術(shù)能力、財務(wù)狀況等因素，優(yōu)先選擇優(yōu)秀等級的供應(yīng)商。2.決策流程采購部門將供應(yīng)商調(diào)查綜合報告提交給公司采購決策委員會進行審議。采購決策委員會由公司領(lǐng)導(dǎo)、采購、質(zhì)量、技術(shù)、財務(wù)等部門負責人組成。采購決策委員會根據(jù)審議情況，做出供應(yīng)商選擇的決策。對于重大采購項目的供應(yīng)商選擇，還需報公司總經(jīng)理批準。3.合作協(xié)議簽訂采購部門根據(jù)公司采購決策委員會的決策，與選定的供應(yīng)商簽訂合作協(xié)議。合作協(xié)議應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括產(chǎn)品規(guī)格、質(zhì)量標準、價格條款、交貨期、售后服務(wù)、付款方式等內(nèi)容。合作協(xié)議是雙方合作的重要依據(jù)，應(yīng)嚴格履行。三、供應(yīng)商檔案管理1.檔案建立采購部門負責建立供應(yīng)商檔案，將供應(yīng)商調(diào)查過程中收集到的各種信息資料進行整理歸檔。供應(yīng)商檔案應(yīng)包括供應(yīng)商基本信息表、營業(yè)執(zhí)照副本復(fù)印件、生產(chǎn)許可證復(fù)印件、產(chǎn)品質(zhì)量認證證書復(fù)印件、環(huán)保認證證書復(fù)印件、實地考察評價表、問卷調(diào)查綜合評價結(jié)果、樣品檢驗與測試報告、合作協(xié)議等內(nèi)容。2.檔案更新采購部門應(yīng)定期對供應(yīng)商檔案進行更新，及時補充供應(yīng)商的最新信息和合作情況。對于供應(yīng)商的重大變更事項，如生產(chǎn)場地搬遷、生產(chǎn)設(shè)備更新、質(zhì)量管理體系升級等，應(yīng)及時在檔案中記錄，并重新評估供應(yīng)商的合作能力。3.檔案查閱公司內(nèi)部相關(guān)部門因工作需要查閱供應(yīng)商檔案時，應(yīng)填寫供應(yīng)商檔案查閱申請表，經(jīng)采購部門負責人批準后，方可查閱。查閱人員應(yīng)嚴格遵守檔案管理制度，不得擅自復(fù)印、傳播或泄露檔案內(nèi)容。四、供應(yīng)商調(diào)查跟蹤與評估1.跟蹤措施采購部門應(yīng)定期對供應(yīng)商的合作情況進行跟蹤，了解供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營狀況、產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等方面的表現(xiàn)。對于出現(xiàn)問題的供應(yīng)商，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通，要求其采取整改措施，并跟蹤整改情況。2.定期評估采購部門應(yīng)每年組織對供應(yīng)商進行一次定期評估，評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的年度合作業(yè)績、產(chǎn)品質(zhì)量改進情況、交貨期執(zhí)行情況、售后服務(wù)質(zhì)量、技術(shù)創(chuàng)新能力、財務(wù)狀況等方面。定期評估結(jié)果作為供應(yīng)商續(xù)期合作、