綜合辦公室制度

綜合辦公室制度?一、總則1.目的為了加強綜合辦公室的規(guī)范化管理，提高工作效率和服務質(zhì)量，確保各項工作的順利開展，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于綜合辦公室全體工作人員。3.職責分工綜合辦公室設(shè)主任一名，全面負責辦公室的各項工作；副主任若干，協(xié)助主任開展工作，分別負責不同業(yè)務板塊；各崗位工作人員按照職責分工，認真履行各自的工作職責。二、工作紀律1.考勤制度嚴格遵守公司的作息時間，按時上下班，不得遲到、早退。如需請假，應提前填寫請假申請表，按照審批流程進行審批。請假一天以內(nèi)（含一天）由部門負責人批準；請假一天以上由分管領(lǐng)導批準。特殊情況無法提前請假的，應及時電話告知相關(guān)領(lǐng)導，并在事后補辦請假手續(xù)。無故曠工者，按照公司相關(guān)規(guī)定進行處理。2.工作態(tài)度保持積極主動的工作態(tài)度，認真負責地完成各項工作任務。對待同事和來訪人員要熱情、禮貌，不得推諉、敷衍。嚴格遵守工作紀律，不得在工作時間內(nèi)從事與工作無關(guān)的事情，如玩游戲、瀏覽無關(guān)網(wǎng)頁等。3.保密制度嚴格遵守公司的保密規(guī)定，對公司的商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、文件資料等予以保密。不得私自將公司的文件資料帶出公司或泄露給無關(guān)人員。在使用辦公設(shè)備和存儲介質(zhì)時，要注意保護公司數(shù)據(jù)安全，防止數(shù)據(jù)丟失或泄露。三、會議管理1.會議類型公司例會：每周[X]召開，由公司領(lǐng)導主持，各部門負責人參加，主要傳達公司近期工作安排，匯報各部門工作進展情況，協(xié)調(diào)解決工作中存在的問題。部門會議：由各部門自行組織召開，根據(jù)工作需要定期或不定期舉行，主要傳達部門工作要求，安排部門內(nèi)部工作任務，溝通部門成員工作情況。專項會議：根據(jù)特定工作任務或項目召開，由相關(guān)部門或人員參加，研究解決專項工作中的問題。2.會議組織會議組織者應提前確定會議主題、時間、地點、參會人員等，并提前通知參會人員。準備好會議所需的資料、文件、設(shè)備等，確保會議順利進行。對于重要會議，應安排專人做好會議記錄，記錄內(nèi)容包括會議時間、地點、主持人、參會人員、會議議程、討論內(nèi)容、決議事項等。3.會議紀律參會人員應按時參加會議，不得遲到、早退或無故缺席。如有特殊情況不能參加會議，應提前向會議組織者請假。會議期間，參會人員應將手機調(diào)至靜音或關(guān)機狀態(tài)，不得隨意接聽電話或離開會場。如有緊急情況需要處理，應向會議主持人請假后離開。認真聽取會議內(nèi)容，積極參與討論，不得交頭接耳、做與會議無關(guān)的事情。對會議決議事項，應認真貫徹執(zhí)行，如有不同意見可在會后通過正常渠道反映。四、文件管理1.文件收發(fā)設(shè)立專門的文件收發(fā)崗位，負責公司各類文件的收發(fā)、登記、傳遞等工作。對收到的文件要進行詳細登記，包括文件名稱、文號、發(fā)文單位、收文日期、份數(shù)等，并及時送呈相關(guān)領(lǐng)導和部門閱辦。向外發(fā)送文件時，要按照文件的密級和審批流程進行審核、蓋章，確保文件準確無誤后再進行發(fā)送。2.文件傳閱根據(jù)文件內(nèi)容和領(lǐng)導批示，確定文件傳閱范圍。按照規(guī)定的傳閱順序進行傳閱，確保文件在規(guī)定時間內(nèi)傳閱完畢，并做好傳閱記錄。傳閱過程中，要注意文件的安全和保密，不得隨意將文件轉(zhuǎn)借他人或帶出傳閱范圍。3.文件歸檔定期對公司的文件進行整理、歸檔，按照文件的類別、時間等進行分類存放。歸檔文件應齊全、完整、準確，確保查閱方便。建立文件索引目錄，便于快速查找和利用文件。4.文件銷毀對于已失去保存價值的文件，應按照公司規(guī)定的程序進行銷毀。銷毀文件時，要填寫文件銷毀清單，由專人負責監(jiān)銷，確保文件徹底銷毀，防止文件內(nèi)容泄露。五、檔案管理1.檔案收集各部門應及時將本部門形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、聲像等材料收集齊全，移交綜合辦公室檔案管理人員。檔案管理人員要定期對各部門移交的檔案進行檢查，確保檔案材料的完整性和準確性。2.檔案整理按照檔案管理的相關(guān)標準和規(guī)范，對收集到的檔案進行分類、編號、編目、裝訂等整理工作。建立檔案檢索工具，方便檔案的查詢和利用。3.檔案保管設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。嚴格控制檔案庫房的溫度、濕度，保持適宜的保管環(huán)境。4.檔案利用公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案時，應填寫檔案查閱申請表，經(jīng)部門負責人批準后，到檔案管理人員處查閱。查閱檔案時，要在指定地點進行，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。如需復印或摘錄檔案內(nèi)容，應經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。外單位人員查閱公司檔案，需持單位介紹信，經(jīng)公司領(lǐng)導批準后，由檔案管理人員陪同查閱，并嚴格遵守檔案查閱規(guī)定。六、印章管理1.印章種類公司印章主要包括公司公章、法人章、合同專用章、財務專用章等。2.印章保管設(shè)立專門的印章保管崗位，負責印章的保管工作。印章保管人員應具備高度的責任心，嚴格遵守印章管理制度。各類印章應分別存放在專門的保險柜或印章盒內(nèi)，實行雙人保管（其中一人為印章保管人員，另一人為監(jiān)督人員），確保印章安全。3.印章使用使用印章時，應填寫印章使用申請表，注明使用事由、使用部門、使用人、使用時間等，并按照審批流程進行審批。一般事項由部門負責人批準；重要事項由分管領(lǐng)導或公司主要領(lǐng)導批準。印章保管人員應嚴格按照審批后的申請表內(nèi)容使用印章，不得擅自更改或擴大使用范圍。使用印章時，要在印章使用登記表上進行登記，登記內(nèi)容包括印章名稱、使用日期、使用事由、批準人、使用人等。嚴禁在空白紙張、空白合同、空白介紹信等上加蓋印章。如因工作需要確需加蓋空白印章的，必須經(jīng)公司主要領(lǐng)導批準，并嚴格控制用印數(shù)量和范圍。4.印章交接印章保管人員因工作變動等原因需要交接印章時，應辦理印章交接手續(xù)，填寫印章交接清單，由交接雙方及監(jiān)交人簽字確認。交接清單應詳細記錄印章名稱、數(shù)量、交接時間等信息。七、辦公用品管理1.辦公用品采購綜合辦公室負責制定辦公用品采購計劃，根據(jù)各部門的需求和庫存情況，定期采購辦公用品。采購辦公用品時，應選擇質(zhì)量可靠、價格合理的供應商，按照公司的采購流程進行采購。對采購的辦公用品要進行嚴格驗收，確保質(zhì)量合格、數(shù)量準確。2.辦公用品發(fā)放設(shè)立辦公用品發(fā)放登記臺賬，對辦公用品的發(fā)放情況進行詳細記錄。各部門根據(jù)工作需要，填寫辦公用品領(lǐng)用申請表，經(jīng)部門負責人批準后，到綜合辦公室領(lǐng)取辦公用品。辦公用品發(fā)放人員應按照申請表內(nèi)容發(fā)放辦公用品，并在發(fā)放登記臺賬上注明發(fā)放日期、領(lǐng)用部門、領(lǐng)用人、辦公用品名稱及數(shù)量等信息。3.辦公用品使用與保管各部門和員工應愛護辦公用品，合理使用，避免浪費。對于貴重辦公用品，如電腦、打印機等，應指定專人負責保管和維護，定期進行檢查和保養(yǎng)，確保設(shè)備正常運行。辦公用品如有損壞或丟失，應及時向綜合辦公室報告，并說明原因。屬于人為原因造成的，由責任人照價賠償。八、車輛管理1.車輛調(diào)度綜合辦公室負責公司車輛的調(diào)度管理工作，根據(jù)公司工作需要，合理安排車輛使用。各部門如需使用車輛，應提前填寫車輛使用申請表，注明用車時間、地點、事由、乘車人數(shù)等信息，經(jīng)部門負責人批準后，報綜合辦公室車輛調(diào)度人員安排車輛。車輛調(diào)度人員應根據(jù)車輛的使用情況和駕駛員的工作安排，統(tǒng)籌調(diào)度車輛，確保車輛合理使用，提高車輛使用效率。2.車輛使用駕駛員應嚴格遵守交通規(guī)則，安全駕駛，確保行車安全。按照車輛使用申請表上的時間、地點、事由等信息出車，不得擅自更改行車路線或延長用車時間。出車前，駕駛員應對車輛進行認真檢查，確保車輛性能良好、證照齊全。如發(fā)現(xiàn)車輛存在問題，應及時報告車輛調(diào)度人員，并進行維修。行車過程中，駕駛員要保持車輛整潔，文明駕駛，禮貌待人。車輛使用完畢后，駕駛員應及時將車輛開回公司指定地點停放，并做好車輛清潔和保養(yǎng)工作。3.車輛維修與保養(yǎng)駕駛員應定期對車輛進行檢查和保養(yǎng)，發(fā)現(xiàn)車輛故障或需要維修時，應及時向車輛調(diào)度人員報告。車輛調(diào)度人員根據(jù)車輛的實際情況，安排車輛到指定的維修廠進行維修。維修前，應填寫車輛維修申請表，經(jīng)綜合辦公室負責人批準后進行維修。維修過程中，駕駛員應監(jiān)督維修質(zhì)量，確保維修費用合理。維修完畢后，駕駛員應驗收車輛，并在車輛維修結(jié)算單上簽字確認。綜合辦公室應建立車輛維修檔案，記錄車輛維修情況，包括維修時間、維修項目、維修費用等信息。4.車輛費用管理車輛費用包括燃油費、過路費、停車費、維修保養(yǎng)費、保險費等。駕駛員應及時收集車輛費用票據(jù)，每月定期將票據(jù)交至綜合辦公室進行報銷。綜合辦公室對車輛費用進行審核，按照公司財務制度進行報銷。同時，要定期對車輛費用進行統(tǒng)計分析，控制車輛費用支出。九、環(huán)境衛(wèi)生管理1.公共區(qū)域衛(wèi)生綜合辦公室負責公司公共區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生管理工作，包括辦公區(qū)域、走廊、樓梯、衛(wèi)生間等。安排專人定期對公共區(qū)域進行清掃、拖地、擦拭門窗等清潔工作，保持公共區(qū)域整潔衛(wèi)生。及時清理公共區(qū)域的垃圾和雜物，定期更換垃圾桶內(nèi)的垃圾袋。2.辦公室衛(wèi)生各部門負責本部門辦公室的環(huán)境衛(wèi)生管理工作，保持辦公室內(nèi)整潔有序。辦公桌椅擺放整齊，文件資料擺放有序，不得在辦公室內(nèi)亂堆亂放雜物。定期對辦公室進行清掃，擦拭辦公設(shè)備，保持辦公環(huán)境干凈整潔。3.環(huán)境衛(wèi)生檢查綜合辦公室定期對公司公共區(qū)域和各部門辦公室的環(huán)境衛(wèi)生進行檢查，檢查結(jié)果進行通報。對環(huán)境衛(wèi)生不達標的部門或區(qū)域，要求其限期整改，確保公司整體環(huán)境衛(wèi)生良好。十、安全保衛(wèi)管理1.安全制度建立健全公司安全保衛(wèi)制度，明確安全保衛(wèi)職責，加強安全防范措施。定期組織員工進行安全知識培訓，提高員工的安全意識和自我防范能力。2.人員出入管理公司設(shè)立門禁系統(tǒng)，嚴格控制人員出入。員工憑工作證或門禁卡進入公司，外來人員須經(jīng)被訪部門或人員同意后，在門衛(wèi)處登記并領(lǐng)取臨時出入證方可進入公司。門衛(wèi)人員要認真履行職責，對出入人員和車輛進行嚴格檢查，嚴禁無關(guān)人員和車輛進入公司。3.安全檢查定期對公司辦公區(qū)域、庫房、機房等重點部位進行安全檢查，檢查內(nèi)容包括消防設(shè)施、電器設(shè)備、門窗門鎖等。對檢查中發(fā)現(xiàn)的安全隱患，要及時下達整改通知書，要求相關(guān)部門或人員限期整改。整改完成后進行復查，確保安全隱患得到徹底消除。4.消防管理配備必要的消防設(shè)施和器材，如滅火器、消火栓等，并定期進行檢查和維