某公司票務(wù)與酒店預(yù)定管理規(guī)定

某公司票務(wù)與酒店預(yù)定管理規(guī)定?一、總則1.目的本規(guī)定旨在規(guī)范公司票務(wù)與酒店預(yù)定的管理流程，確保公司業(yè)務(wù)出行及相關(guān)活動(dòng)的票務(wù)和酒店預(yù)定工作有序進(jìn)行，保障員工出行便利與安全，同時(shí)合理控制費(fèi)用支出，提高資源使用效率。2.適用范圍本規(guī)定適用于公司全體員工因公務(wù)出差、商務(wù)活動(dòng)、培訓(xùn)學(xué)習(xí)等需要進(jìn)行的票務(wù)預(yù)訂（包括飛機(jī)票、火車票、長(zhǎng)途汽車票等）以及酒店預(yù)訂相關(guān)事宜。3.職責(zé)分工行政部門負(fù)責(zé)建立和維護(hù)與票務(wù)代理、酒店供應(yīng)商的合作關(guān)系，定期評(píng)估合作情況，確保服務(wù)質(zhì)量和價(jià)格合理。匯總員工的票務(wù)和酒店預(yù)訂需求，按照規(guī)定流程進(jìn)行預(yù)訂操作，并及時(shí)向員工反饋預(yù)訂結(jié)果。跟蹤票務(wù)和酒店預(yù)訂的執(zhí)行情況，處理預(yù)訂過(guò)程中的變更、退票、退房等特殊情況。負(fù)責(zé)收集、整理票務(wù)和酒店預(yù)訂的相關(guān)憑證，定期進(jìn)行費(fèi)用結(jié)算和報(bào)銷工作。需求部門提前向行政部門提交詳細(xì)的票務(wù)和酒店預(yù)訂申請(qǐng)，明確出行目的、時(shí)間、人數(shù)、行程安排等信息。配合行政部門完成預(yù)訂信息的確認(rèn)和審核工作，確保預(yù)訂信息準(zhǔn)確無(wú)誤。在出行前及時(shí)了解票務(wù)和酒店預(yù)訂的最終狀態(tài)，如有問(wèn)題及時(shí)與行政部門溝通解決。財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)審核票務(wù)和酒店預(yù)訂費(fèi)用的合理性，按照公司財(cái)務(wù)制度進(jìn)行報(bào)銷審批。對(duì)票務(wù)和酒店預(yù)訂費(fèi)用進(jìn)行核算和統(tǒng)計(jì)分析，為公司成本控制提供數(shù)據(jù)支持。二、票務(wù)預(yù)訂管理1.預(yù)訂流程需求提交：?jiǎn)T工應(yīng)至少提前[X]個(gè)工作日向行政部門提交票務(wù)預(yù)訂申請(qǐng)，填寫《票務(wù)預(yù)訂申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明出行日期、出發(fā)地、目的地、出行人數(shù)、行程安排、預(yù)計(jì)返程日期等信息，并根據(jù)實(shí)際情況選擇合適的交通工具（如飛機(jī)、火車、長(zhǎng)途汽車等）。審核確認(rèn)：行政部門收到申請(qǐng)后，對(duì)預(yù)訂信息進(jìn)行審核，確認(rèn)出行的必要性、行程安排的合理性以及預(yù)算的合規(guī)性。如有疑問(wèn)，及時(shí)與需求部門溝通核實(shí)。審核通過(guò)后，行政部門根據(jù)員工選擇的交通工具和出行時(shí)間，查詢并比較不同票務(wù)代理的價(jià)格和服務(wù)，選擇最優(yōu)方案進(jìn)行預(yù)訂。預(yù)訂操作：行政部門與選定的票務(wù)代理進(jìn)行溝通，提供準(zhǔn)確的預(yù)訂信息，完成票務(wù)預(yù)訂手續(xù)。預(yù)訂成功后，及時(shí)獲取電子客票信息或紙質(zhì)車票，并將相關(guān)信息反饋給員工，包括航班號(hào)/車次、座位信息、出發(fā)時(shí)間、到達(dá)時(shí)間等。變更與退票：如因特殊情況需要變更票務(wù)信息（如航班/車次變更、出行人數(shù)調(diào)整等），員工應(yīng)提前[X]個(gè)工作日向行政部門提出申請(qǐng)。行政部門與票務(wù)代理協(xié)商辦理變更手續(xù)，根據(jù)變更情況可能產(chǎn)生的費(fèi)用，按照公司規(guī)定執(zhí)行。如需退票，員工同樣應(yīng)提前[X]個(gè)工作日向行政部門提交退票申請(qǐng)，行政部門核實(shí)情況后，協(xié)助辦理退票手續(xù)，并按照票務(wù)代理的退票政策處理退票費(fèi)用。退票費(fèi)用由員工自行承擔(dān)，如因公司原因?qū)е碌耐似?，按照公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。2.機(jī)票預(yù)訂規(guī)定艙位選擇：行政部門應(yīng)根據(jù)出行目的、行程安排以及預(yù)算情況，合理選擇機(jī)票艙位。原則上，優(yōu)先選擇經(jīng)濟(jì)艙機(jī)票，如因商務(wù)需要或特殊情況需要乘坐更高艙位，應(yīng)提前經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批同意。價(jià)格限制：為確保機(jī)票價(jià)格合理，行政部門應(yīng)關(guān)注市場(chǎng)動(dòng)態(tài)，對(duì)比不同票務(wù)代理的價(jià)格，選擇性價(jià)比最高的機(jī)票。如發(fā)現(xiàn)機(jī)票價(jià)格明顯高于市場(chǎng)平均水平，應(yīng)及時(shí)與票務(wù)代理溝通協(xié)商，爭(zhēng)取更優(yōu)惠的價(jià)格。同時(shí)，公司鼓勵(lì)員工通過(guò)提前預(yù)訂、錯(cuò)峰出行等方式降低機(jī)票成本。特殊情況處理：如遇航班延誤、取消等特殊情況，行政部門應(yīng)協(xié)助員工及時(shí)獲取航空公司的相關(guān)證明，并根據(jù)實(shí)際情況為員工安排改簽或退票等事宜。因航班延誤、取消等原因?qū)е聠T工產(chǎn)生的額外費(fèi)用（如食宿費(fèi)用等），按照公司差旅費(fèi)報(bào)銷規(guī)定執(zhí)行。3.火車票預(yù)訂規(guī)定車次選擇：行政部門應(yīng)根據(jù)員工出行時(shí)間和行程安排，優(yōu)先選擇直達(dá)、出行時(shí)間合適的車次預(yù)訂火車票。如無(wú)直達(dá)車次，可選擇中轉(zhuǎn)次數(shù)較少的車次。購(gòu)票渠道：公司統(tǒng)一通過(guò)[指定購(gòu)票渠道]進(jìn)行火車票預(yù)訂，以確保購(gòu)票的安全性和準(zhǔn)確性。行政部門應(yīng)及時(shí)關(guān)注12306網(wǎng)站及相關(guān)售票信息，合理安排購(gòu)票時(shí)間，避免因搶票不及時(shí)導(dǎo)致員工出行受阻。退票與改簽：火車票退票和改簽按照12306網(wǎng)站的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。如因員工個(gè)人原因需要退票或改簽，應(yīng)提前按照規(guī)定時(shí)間提交申請(qǐng)，行政部門協(xié)助辦理相關(guān)手續(xù)。退票手續(xù)費(fèi)由員工自行承擔(dān)，改簽產(chǎn)生的差價(jià)按照實(shí)際情況處理。三、酒店預(yù)訂管理1.預(yù)訂流程需求提交：?jiǎn)T工應(yīng)至少提前[X]個(gè)工作日向行政部門提交酒店預(yù)訂申請(qǐng)，填寫《酒店預(yù)訂申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明入住日期、退房日期、入住人數(shù)、酒店星級(jí)要求、特殊需求（如無(wú)煙房、臨近會(huì)議地點(diǎn)等）等信息。審核確認(rèn)：行政部門收到申請(qǐng)后，對(duì)預(yù)訂信息進(jìn)行審核，根據(jù)出行目的地、公司預(yù)算以及員工需求，選擇合適的酒店進(jìn)行預(yù)訂。如對(duì)酒店選擇有疑問(wèn)，及時(shí)與需求部門溝通協(xié)商。審核通過(guò)后，行政部門與酒店供應(yīng)商聯(lián)系，提供準(zhǔn)確的預(yù)訂信息，完成酒店預(yù)訂手續(xù)。預(yù)訂操作：行政部門獲取酒店預(yù)訂確認(rèn)信息后，及時(shí)將相關(guān)信息反饋給員工，包括酒店名稱、地址、聯(lián)系方式、入住時(shí)間、退房時(shí)間等。同時(shí)，提醒員工注意酒店的入住規(guī)定和注意事項(xiàng)。變更與取消：如因特殊情況需要變更酒店預(yù)訂信息（如入住日期變更、酒店更換等），員工應(yīng)提前[X]個(gè)工作日向行政部門提出申請(qǐng)。行政部門與酒店供應(yīng)商協(xié)商辦理變更手續(xù)，根據(jù)變更情況可能產(chǎn)生的費(fèi)用，按照公司規(guī)定執(zhí)行。如需取消酒店預(yù)訂，員工同樣應(yīng)提前[X]個(gè)工作日向行政部門提交取消申請(qǐng)，行政部門核實(shí)情況后，協(xié)助辦理取消手續(xù)。如因員工未提前取消導(dǎo)致酒店產(chǎn)生的損失，由員工自行承擔(dān)。2.酒店選擇標(biāo)準(zhǔn)地理位置：優(yōu)先選擇位于出行目的地交通便利、靠近公司業(yè)務(wù)活動(dòng)地點(diǎn)或主要交通樞紐的酒店，以方便員工出行和開展工作。酒店星級(jí)：根據(jù)出行目的和預(yù)算情況，合理選擇酒店星級(jí)。一般情況下，出差住宿優(yōu)先選擇經(jīng)濟(jì)適用型酒店，如因商務(wù)活動(dòng)或接待需要，可選擇相應(yīng)星級(jí)的酒店，但需提前經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批同意。服務(wù)質(zhì)量：選擇服務(wù)質(zhì)量良好、口碑較高的酒店，確保員工在入住期間能夠得到舒適、便捷的服務(wù)。行政部門應(yīng)定期收集員工對(duì)酒店的反饋意見，對(duì)服務(wù)質(zhì)量差的酒店及時(shí)進(jìn)行調(diào)整更換。價(jià)格合理性：行政部門應(yīng)關(guān)注酒店市場(chǎng)價(jià)格動(dòng)態(tài)，通過(guò)與多家酒店供應(yīng)商合作、簽訂長(zhǎng)期合作協(xié)議等方式，爭(zhēng)取獲得較為優(yōu)惠的價(jià)格。同時(shí)，在預(yù)訂酒店時(shí)，要嚴(yán)格控制費(fèi)用支出，確保酒店預(yù)訂費(fèi)用在公司預(yù)算范圍內(nèi)。3.特殊情況處理酒店超售：如遇酒店超售導(dǎo)致無(wú)法正常入住，行政部門應(yīng)及時(shí)與酒店供應(yīng)商協(xié)商解決，為員工安排同等級(jí)別或更高等級(jí)別的其他酒店入住，并承擔(dān)由此產(chǎn)生的額外費(fèi)用（如差價(jià)、交通費(fèi)用等）。同時(shí)，向員工說(shuō)明情況并道歉，確保員工的出行不受影響。酒店設(shè)施問(wèn)題：如員工在入住期間發(fā)現(xiàn)酒店設(shè)施存在問(wèn)題（如房間設(shè)備損壞、衛(wèi)生條件差等），應(yīng)及時(shí)向酒店前臺(tái)反映，要求解決。如酒店未能及時(shí)妥善處理，員工可向行政部門反饋，行政部門與酒店供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，督促酒店盡快解決問(wèn)題，并根據(jù)情況給予員工相應(yīng)的補(bǔ)償或解決方案。四、費(fèi)用管理1.報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)票務(wù)費(fèi)用：機(jī)票、火車票、長(zhǎng)途汽車票等票務(wù)費(fèi)用按照公司差旅費(fèi)報(bào)銷制度規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行報(bào)銷。具體報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)如下：飛機(jī)票：根據(jù)不同的出行目的地和艙位等級(jí)，按照相應(yīng)的票價(jià)上限進(jìn)行報(bào)銷。經(jīng)濟(jì)艙機(jī)票可全額報(bào)銷，商務(wù)艙、頭等艙機(jī)票需提前經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批同意后，方可按照經(jīng)濟(jì)艙票價(jià)上限報(bào)銷差價(jià)部分?；疖嚻保喊凑諏?shí)際購(gòu)買票價(jià)進(jìn)行報(bào)銷，但不得超過(guò)同等級(jí)別列車的票價(jià)標(biāo)準(zhǔn)。長(zhǎng)途汽車票：按照實(shí)際購(gòu)買票價(jià)進(jìn)行報(bào)銷。酒店費(fèi)用：酒店住宿費(fèi)用按照公司差旅費(fèi)報(bào)銷制度規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行報(bào)銷。具體報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)如下：根據(jù)出行目的地的不同，分為不同的級(jí)別，如一線城市、二線城市、三線城市等，每個(gè)級(jí)別對(duì)應(yīng)不同的住宿費(fèi)用上限。員工應(yīng)選擇符合公司報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)的酒店入住，如因特殊情況選擇超出標(biāo)準(zhǔn)的酒店，需提前經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批同意，否則超出部分費(fèi)用自理。2.費(fèi)用結(jié)算票務(wù)費(fèi)用結(jié)算：行政部門在完成票務(wù)預(yù)訂后，及時(shí)收集票務(wù)憑證（如電子客票行程單、紙質(zhì)車票等），按照公司財(cái)務(wù)制度進(jìn)行整理和粘貼。每月[具體日期]，行政部門將當(dāng)月的票務(wù)費(fèi)用報(bào)銷申請(qǐng)?zhí)峤唤o財(cái)務(wù)部門進(jìn)行審核報(bào)銷。財(cái)務(wù)部門審核通過(guò)后，將報(bào)銷款項(xiàng)支付給員工或相關(guān)票務(wù)代理。酒店費(fèi)用結(jié)算：?jiǎn)T工在辦理酒店退房手續(xù)時(shí)，應(yīng)向酒店索取正規(guī)發(fā)票，并在發(fā)票上注明入住日期、退房日期、房費(fèi)金額等信息。員工將發(fā)票提交給行政部門后，行政部門按照公司財(cái)務(wù)制度進(jìn)行整理和審核。每月[具體日期]，行政部門將當(dāng)月的酒店費(fèi)用報(bào)銷申請(qǐng)?zhí)峤唤o財(cái)務(wù)部門進(jìn)行審核報(bào)銷。財(cái)務(wù)部門審核通過(guò)后，將報(bào)銷款項(xiàng)支付給員工或相關(guān)酒店供應(yīng)商。3.費(fèi)用控制行政部門應(yīng)定期對(duì)票務(wù)和酒店預(yù)訂費(fèi)用進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，對(duì)比實(shí)際支出與預(yù)算情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)費(fèi)用超支或異常情況，并采取相應(yīng)措施進(jìn)行調(diào)整。加強(qiáng)與票務(wù)代理和酒店供應(yīng)商的溝通協(xié)商，爭(zhēng)取更優(yōu)惠的價(jià)格和服務(wù)，降低公司的票務(wù)和酒店預(yù)訂成本。對(duì)于因特殊情況導(dǎo)致的費(fèi)用增加（如航班延誤、酒店超售等），應(yīng)及時(shí)按照公司規(guī)定進(jìn)行審批和報(bào)銷，確保費(fèi)用支出合理合規(guī)。五、監(jiān)督與檢查1.行政部門應(yīng)定期對(duì)票務(wù)和酒店預(yù)訂管理工作進(jìn)行自查，檢查預(yù)訂流程是否規(guī)范、信息是否準(zhǔn)確、費(fèi)用支出是否合理等，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改。2.財(cái)務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)票務(wù)和酒店預(yù)訂費(fèi)用的審核監(jiān)督，嚴(yán)格按照公司財(cái)務(wù)制度進(jìn)行報(bào)銷審批，對(duì)不符合規(guī)定的費(fèi)用支出不予報(bào)銷，并及時(shí)反饋給行政部門和相關(guān)責(zé)任人。3.公司審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)票務(wù)和酒店預(yù)訂管理情況進(jìn)行審計(jì)檢查，重點(diǎn)檢查預(yù)訂流程的合規(guī)性、費(fèi)用支出的合理性、供應(yīng)商選擇的公正性等方面，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題