企業(yè)集團(tuán)文件與檔案管理制度

企業(yè)集團(tuán)文件與檔案管理制度?一、總則1.目的為加強(qiáng)企業(yè)集團(tuán)文件與檔案管理，確保文件資料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，有效發(fā)揮文件與檔案在企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理中的作用，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于企業(yè)集團(tuán)總部及所屬各子公司、分公司。3.職責(zé)分工集團(tuán)辦公室負(fù)責(zé)集團(tuán)文件與檔案管理工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、指導(dǎo)監(jiān)督及部分重要文件的起草、審核、印發(fā)等工作。各部門負(fù)責(zé)本部門文件資料的收集、整理、歸檔及保管工作，并指定專人負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作。檔案管理部門負(fù)責(zé)集團(tuán)各類檔案的集中統(tǒng)一管理，包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、利用等工作。二、文件管理1.文件分類行政文件：包括集團(tuán)發(fā)布的各類規(guī)章制度、決定、通知、通報(bào)等。業(yè)務(wù)文件：涉及集團(tuán)各業(yè)務(wù)板塊的合同、協(xié)議、項(xiàng)目文件、業(yè)務(wù)報(bào)表等。技術(shù)文件：產(chǎn)品研發(fā)、工藝設(shè)計(jì)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等方面的文件。其他文件：如會(huì)議文件、往來信函、宣傳資料等。2.文件起草與審核文件起草部門應(yīng)根據(jù)工作需要，確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確、完整、清晰，符合法律法規(guī)及企業(yè)實(shí)際情況。重要文件需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核，涉及多個(gè)部門的文件需會(huì)簽相關(guān)部門意見，最終由集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)審批簽發(fā)。3.文件編號(hào)與印發(fā)文件編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性原則，便于文件的識(shí)別與管理。辦公室根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)審批意見進(jìn)行文件印發(fā)，確保文件及時(shí)、準(zhǔn)確地傳達(dá)至相關(guān)部門和人員。4.文件收發(fā)與傳閱設(shè)立文件收發(fā)登記臺(tái)賬，對(duì)收到的文件進(jìn)行詳細(xì)登記，注明文件名稱、文號(hào)、來源、日期等信息。文件收文后，辦公室應(yīng)及時(shí)根據(jù)文件內(nèi)容和領(lǐng)導(dǎo)批示，將文件傳閱給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門，并做好傳閱記錄。緊急文件應(yīng)優(yōu)先處理，確保文件精神得到及時(shí)貫徹落實(shí)。5.文件借閱與歸還因工作需要借閱文件的，需填寫《文件借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理部門批準(zhǔn)后方可借閱。借閱人應(yīng)妥善保管文件，不得轉(zhuǎn)借、復(fù)印、涂改文件內(nèi)容，按時(shí)歸還文件。檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)借閱文件進(jìn)行清查，確保文件的安全與完整。三、檔案管理1.檔案分類行政管理檔案：包括集團(tuán)行政事務(wù)管理活動(dòng)中形成的文件、資料，如組織架構(gòu)、人事任免、會(huì)議紀(jì)要等。業(yè)務(wù)管理檔案：各業(yè)務(wù)板塊在經(jīng)營(yíng)管理過程中產(chǎn)生的各類檔案，如市場(chǎng)營(yíng)銷檔案、財(cái)務(wù)管理檔案、生產(chǎn)管理檔案等。項(xiàng)目檔案：集團(tuán)各類項(xiàng)目從立項(xiàng)到驗(yàn)收全過程形成的文件資料，如項(xiàng)目申報(bào)書、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目合同、項(xiàng)目驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。技術(shù)檔案：產(chǎn)品研發(fā)、工藝改進(jìn)、技術(shù)創(chuàng)新等方面的檔案，如技術(shù)圖紙、技術(shù)方案、實(shí)驗(yàn)報(bào)告等。聲像檔案：反映集團(tuán)重大活動(dòng)、重要事件的照片、錄音、錄像等資料。2.檔案收集與整理各部門應(yīng)按照檔案管理要求，定期將本部門形成的文件資料收集齊全，整理分類后移交檔案管理部門。檔案管理部門對(duì)接收的檔案進(jìn)行再次審核、整理，確保檔案的質(zhì)量符合要求。整理檔案時(shí)，應(yīng)遵循文件形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同保管期限，進(jìn)行科學(xué)分類、編號(hào)、編目。3.檔案鑒定與保管期限檔案管理部門定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限。保管期限分為永久、長(zhǎng)期（1650年）、短期（15年以下）。鑒定工作應(yīng)組織相關(guān)部門人員參與，形成鑒定意見，并對(duì)鑒定結(jié)果進(jìn)行記錄。4.檔案保管檔案管理部門應(yīng)配備專門的檔案庫房，確保檔案存放環(huán)境安全、整潔、通風(fēng)良好，具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件。對(duì)檔案進(jìn)行分類存放，建立檔案檢索系統(tǒng)，便于檔案的查找與利用。定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、狀態(tài)良好。5.檔案統(tǒng)計(jì)與信息化管理建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，將重要檔案資料進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，提高檔案管理效率和利用水平。6.檔案利用因工作需要查閱檔案的，需填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理部門批準(zhǔn)后，在指定地點(diǎn)查閱。檔案利用過程中，嚴(yán)禁在檔案上涂改、圈劃、抽換、批注等，如需復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意。檔案管理部門應(yīng)做好檔案利用記錄，跟蹤了解檔案利用效果。四、文件與檔案的銷毀1.銷毀范圍已超過保管期限且無留存價(jià)值的文件與檔案。經(jīng)鑒定確認(rèn)不需要繼續(xù)保存的文件與檔案。2.銷毀程序檔案管理部門提出文件與檔案銷毀清單，經(jīng)集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)審批同意。銷毀工作應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，確保銷毀過程的安全與保密。對(duì)銷毀情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、文件名稱、數(shù)量等信息。五、監(jiān)督與考核1.集團(tuán)辦公室定期對(duì)各部門文件與檔案管理工作進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。2.將文件與檔案管理工作納入各部