采購品管理制度

采購品管理制度?一、總則（一）目的為規(guī)范公司采購品的管理流程，確保采購品的質(zhì)量符合要求，滿足公司生產(chǎn)經(jīng)營的需要，有效控制采購成本，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有采購品的采購、驗收、存儲、使用及處置等環(huán)節(jié)的管理。（三）基本原則1.按需采購原則：根據(jù)公司生產(chǎn)、經(jīng)營、研發(fā)等實際需求進行采購，避免盲目采購和浪費。2.質(zhì)量優(yōu)先原則：確保所采購的物品和服務(wù)符合規(guī)定的質(zhì)量標準，優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、信譽良好的供應(yīng)商。3.成本效益原則：在保證采購品質(zhì)量的前提下，充分考慮價格、交貨期、售后服務(wù)等因素，實現(xiàn)采購成本的合理控制，提高采購效益。4.公平公正原則：采購活動應(yīng)遵循公平、公正、公開的原則，維護公司利益，防止不正當交易。5.歸口管理原則：采購品管理工作實行歸口管理，明確各部門職責，確保采購流程的順暢運行。二、采購職責分工（一）采購部門1.負責采購計劃的制定與執(zhí)行，根據(jù)各部門提交的采購申請，綜合考慮庫存情況、生產(chǎn)進度等因素，編制詳細的采購計劃，并組織實施采購活動。2.尋找、篩選、評估供應(yīng)商，建立供應(yīng)商檔案，維護良好的供應(yīng)商關(guān)系，確保采購渠道的穩(wěn)定和可靠。3.與供應(yīng)商進行商務(wù)談判，簽訂采購合同，明確采購品的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標準、售后服務(wù)等條款，保障公司權(quán)益。4.跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購過程中出現(xiàn)的問題，如交貨延遲、質(zhì)量不符等，確保采購任務(wù)按時、按質(zhì)、按量完成。5.定期分析采購數(shù)據(jù)，評估采購績效，提出改進采購工作的建議和措施，持續(xù)優(yōu)化采購流程。（二）需求部門1.根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營計劃和實際需求，準確填寫采購申請單，詳細說明采購品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、需求時間等信息，并對采購品的質(zhì)量要求和技術(shù)標準負責。2.參與采購過程中的技術(shù)交流和質(zhì)量檢驗等工作，協(xié)助采購部門確定采購品的技術(shù)參數(shù)和質(zhì)量標準，確保采購的物品和服務(wù)符合實際需求。3.負責采購品的到貨驗收工作，對驗收過程中發(fā)現(xiàn)的質(zhì)量問題、數(shù)量短缺等情況及時反饋給采購部門，并配合采購部門與供應(yīng)商協(xié)商解決。4.對采購品的使用情況進行跟蹤和反饋，提供采購品質(zhì)量、性能等方面的改進建議，協(xié)助采購部門不斷優(yōu)化采購決策。（三）質(zhì)量部門1.制定采購品的質(zhì)量檢驗標準和驗收流程，參與采購合同中質(zhì)量條款的審核，確保采購品質(zhì)量要求明確、可操作。2.負責對采購品進行質(zhì)量檢驗和驗收工作，依據(jù)質(zhì)量標準對采購品的外觀、尺寸、性能、材質(zhì)等進行檢驗，判定采購品是否合格。3.對采購過程中的質(zhì)量問題進行分析和處理，及時向采購部門和相關(guān)領(lǐng)導匯報質(zhì)量情況，提出整改措施和建議，防止不合格品進入公司。4.定期對采購品的質(zhì)量狀況進行統(tǒng)計和分析，評估供應(yīng)商的質(zhì)量穩(wěn)定性，為采購部門選擇供應(yīng)商提供質(zhì)量參考依據(jù)。（四）財務(wù)部門1.負責審核采購預算，確保采購費用在預算范圍內(nèi)支出，并對采購成本進行監(jiān)控和分析。2.參與采購合同的審核，對合同中的付款方式、結(jié)算條款等進行審核，確保公司資金安全和合理使用。3.根據(jù)采購合同和驗收報告，辦理采購款項的支付手續(xù)，嚴格按照財務(wù)制度和審批流程進行付款操作。4.定期與采購部門核對采購賬目，對采購業(yè)務(wù)進行財務(wù)核算和統(tǒng)計分析，提供相關(guān)財務(wù)數(shù)據(jù)和報表。三、采購流程（一）采購申請1.各需求部門根據(jù)生產(chǎn)、經(jīng)營、研發(fā)等工作需要，填寫采購申請單。采購申請單應(yīng)詳細注明采購品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、需求日期、用途等信息，并由部門負責人簽字確認。2.對于批量采購或金額較大的采購項目，需求部門應(yīng)提前進行市場調(diào)研和成本分析，提供詳細的采購建議和預算說明。3.采購申請單提交至采購部門前，需經(jīng)相關(guān)審批流程，如部門主管審核、分管領(lǐng)導審批等，確保采購需求的合理性和必要性。（二）采購計劃編制1.采購部門收到采購申請單后，結(jié)合公司庫存情況、生產(chǎn)計劃、采購周期等因素，對采購申請進行綜合評估和分析。2.根據(jù)評估結(jié)果，編制采購計劃，明確采購品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、采購時間、預計到貨時間等信息。采購計劃應(yīng)合理安排采購批次和數(shù)量，避免積壓或缺貨現(xiàn)象的發(fā)生。3.采購計劃編制完成后，提交至采購部門負責人審核，確保采購計劃的準確性和可行性。審核通過后的采購計劃作為采購執(zhí)行的依據(jù)。（三）供應(yīng)商選擇與評估1.采購部門根據(jù)采購計劃，通過多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。2.對潛在供應(yīng)商進行初步篩選，主要考察供應(yīng)商的營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、經(jīng)營范圍、信譽狀況、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量等方面的情況，確定符合基本要求的供應(yīng)商名單。3.向初選合格的供應(yīng)商發(fā)送詢價函或招標邀請書，要求供應(yīng)商提供采購品的報價、技術(shù)方案、質(zhì)量保證措施、交貨期等信息。4.組織相關(guān)部門對供應(yīng)商進行實地考察和評估，重點考察供應(yīng)商的生產(chǎn)現(xiàn)場、質(zhì)量管理體系、售后服務(wù)能力等方面的情況。評估小組由采購部門、質(zhì)量部門、需求部門等相關(guān)人員組成，對供應(yīng)商進行綜合評分。5.根據(jù)供應(yīng)商的報價、技術(shù)方案、實地考察情況等因素，綜合評估供應(yīng)商的綜合實力和性價比，選擇合適的供應(yīng)商。對于長期合作的供應(yīng)商，應(yīng)定期進行重新評估和審核，確保供應(yīng)商的質(zhì)量和服務(wù)水平始終滿足公司要求。（四）采購合同簽訂1.采購部門與選定的供應(yīng)商就采購品的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標準、售后服務(wù)等條款進行商務(wù)談判，達成一致意見后，起草采購合同。2.采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保合同條款清晰、準確、完整，避免出現(xiàn)模糊不清或歧義的表述。合同條款應(yīng)符合國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定的要求。3.采購合同起草完成后，提交至財務(wù)部門審核合同中的付款方式、結(jié)算條款等內(nèi)容，確保公司資金安全和合理使用。同時，提交至法務(wù)部門審核合同的合法性和合規(guī)性，避免潛在的法律風險。4.經(jīng)財務(wù)部門和法務(wù)部門審核通過后的采購合同，由采購部門負責人簽字，并加蓋公司合同專用章。采購合同一式多份，分別由采購部門、供應(yīng)商、財務(wù)部門、需求部門等留存歸檔。（五）采購訂單下達1.采購部門根據(jù)簽訂的采購合同，及時下達采購訂單給供應(yīng)商。采購訂單應(yīng)明確采購品的詳細規(guī)格、數(shù)量、交貨時間、交貨地點、包裝要求等信息，確保供應(yīng)商準確理解采購需求。2.在采購訂單下達后，采購部門應(yīng)跟蹤訂單的執(zhí)行情況，及時與供應(yīng)商溝通訂單進度，確保供應(yīng)商按時、按質(zhì)、按量履行合同義務(wù)。如遇特殊情況需要變更訂單內(nèi)容，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商，并簽訂補充協(xié)議。（六）采購品驗收1.采購品到貨前，采購部門應(yīng)提前通知質(zhì)量部門和需求部門做好驗收準備工作。質(zhì)量部門根據(jù)采購合同和相關(guān)質(zhì)量標準制定驗收方案，明確驗收方法、驗收標準和驗收人員職責。2.采購品到貨時，采購部門、質(zhì)量部門和需求部門共同對采購品進行驗收。驗收內(nèi)容包括采購品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、外觀質(zhì)量、性能指標、技術(shù)資料等方面。3.驗收人員按照驗收方案進行檢驗，對于需要進行測試或試用的采購品，應(yīng)按照規(guī)定的方法進行測試和試用，確保采購品符合質(zhì)量要求。如發(fā)現(xiàn)采購品存在質(zhì)量問題、數(shù)量短缺等情況，驗收人員應(yīng)及時填寫驗收不合格報告，并注明問題詳情。4.供應(yīng)商應(yīng)對驗收不合格的采購品負責處理，如更換、補貨、退貨等。采購部門應(yīng)跟蹤供應(yīng)商的處理情況，確保問題得到妥善解決。對于因質(zhì)量問題給公司造成損失的，采購部門應(yīng)按照合同約定向供應(yīng)商索賠。（七）采購付款1.采購品驗收合格后，采購部門應(yīng)及時整理相關(guān)驗收資料，如驗收報告、發(fā)票、采購合同等，并提交至財務(wù)部門。2.財務(wù)部門根據(jù)采購合同和驗收報告，審核采購款項的支付申請。審核內(nèi)容包括采購合同的執(zhí)行情況、發(fā)票的真實性和合法性、驗收報告的完整性等。3.經(jīng)財務(wù)部門審核通過后的支付申請，按照公司財務(wù)審批流程進行審批。審批通過后，財務(wù)部門辦理采購款項的支付手續(xù)，確保付款及時、準確、安全。（八）采購后續(xù)管理1.采購部門對采購活動進行總結(jié)和評估，分析采購過程中存在的問題和不足，提出改進措施和建議，不斷優(yōu)化采購流程和提高采購績效。2.定期對供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等方面進行評價和考核，根據(jù)考核結(jié)果調(diào)整供應(yīng)商合作策略，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎勵，對于不符合要求的供應(yīng)商進行警告、整改或淘汰。3.建立采購檔案管理制度，對采購過程中的相關(guān)文件和資料進行分類整理、歸檔保存，包括采購申請單、采購計劃、詢價函、報價單、采購合同、驗收報告、發(fā)票等。采購檔案應(yīng)妥善保管，以備查閱和審計。四、采購品存儲管理（一）存儲規(guī)劃1.根據(jù)采購品的特性、用途、數(shù)量等因素，合理規(guī)劃公司的存儲區(qū)域，設(shè)置不同的存儲倉位，如原材料倉、半成品倉、成品倉、備品備件倉等。2.對存儲區(qū)域進行標識管理，明確各倉位的名稱、存儲物品類別、規(guī)格型號等信息，便于貨物的存放和查找。（二）入庫管理1.采購品到貨后，倉庫管理人員應(yīng)依據(jù)采購訂單、送貨單、驗收報告等資料對采購品進行核對，確認無誤后辦理入庫手續(xù)。2.倉庫管理人員按照規(guī)定的存儲倉位和擺放方式，將采購品整齊存放，并做好貨物標識，注明貨物名稱、規(guī)格、型號、批次、入庫日期等信息。3.對于貴重物品、易燃易爆物品、危險化學品等特殊采購品，應(yīng)按照相關(guān)安全規(guī)定進行單獨存儲和管理，設(shè)置明顯的警示標識，并采取相應(yīng)的安全防護措施。（三）存儲保管1.倉庫管理人員應(yīng)定期對采購品進行盤點和檢查，確保貨物的數(shù)量準確、質(zhì)量完好、存儲安全。盤點周期可根據(jù)實際情況確定，一般為月度、季度或年度盤點。2.對于易受潮、易變質(zhì)、易損壞的采購品，應(yīng)采取相應(yīng)的防潮、防蟲、防腐、防火、防盜等保管措施，如密封包裝、通風換氣、控制溫濕度等。3.建立庫存預警機制，設(shè)定各類采購品的安全庫存、最低庫存和最高庫存標準。當庫存數(shù)量接近預警值時，倉庫管理人員應(yīng)及時通知采購部門進行補貨，避免缺貨現(xiàn)象的發(fā)生。（四）出庫管理1.根據(jù)需求部門的領(lǐng)料申請，倉庫管理人員審核領(lǐng)料單的真實性、準確性和完整性，確保領(lǐng)料用途合理、數(shù)量合規(guī)。2.按照先進先出的原則，辦理采購品的出庫手續(xù)，發(fā)放貨物時應(yīng)核對貨物的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量等信息，確保與領(lǐng)料單一致。3.對于貴重物品、易燃易爆物品、危險化學品等特殊采購品的出庫，應(yīng)嚴格按照相關(guān)規(guī)定進行審批和登記，確保發(fā)放過程安全、規(guī)范。4.倉庫管理人員及時更新庫存臺賬，記錄采購品的出入庫情況，保證庫存數(shù)據(jù)的準確性和及時性。五、采購品使用管理（一）使用培訓1.對于新采購的設(shè)備、儀器、工具等物品，需求部門應(yīng)組織相關(guān)人員進行使用培訓，確保使用人員熟悉采購品的性能、操作方法、維護保養(yǎng)要求等內(nèi)容。2.使用培訓可采用集中培訓、現(xiàn)場演示、操作手冊等多種方式進行，培訓后應(yīng)對使用人員進行考核，確保其能夠熟練掌握采購品的使用技能。（二）使用規(guī)范1.使用部門應(yīng)制定采購品的使用規(guī)范和操作規(guī)程，明確使用人員的職責和權(quán)限，確保采購品的正確使用和安全運行。2.使用人員應(yīng)嚴格按照使用規(guī)范和操作規(guī)程使用采購品，不得擅自更改或簡化操作流程，避免因操作不當導致采購品損壞或安全事故的發(fā)生。3.在使用過程中，如發(fā)現(xiàn)采購品出現(xiàn)異常情況或故障，使用人員應(yīng)及時停止使用，并報告相關(guān)部門進行維修或處理。（三）維護保養(yǎng)1.使用部門應(yīng)建立采購品的維護保養(yǎng)制度，定期對采購品進行維護保養(yǎng)，確保其性能良好、使用壽命延長。2.維護保養(yǎng)工作可分為日常維護、一級保養(yǎng)、二級保養(yǎng)等不同級別，根據(jù)采購品的特點和使用要求制定相應(yīng)的維護保養(yǎng)計劃和內(nèi)容。3.對于需要專業(yè)維修或保養(yǎng)的采購品，使用部門應(yīng)及時聯(lián)系專業(yè)維修人員進行處理，并做好維修記錄和跟蹤工作。（四）報廢管理1.當采購品因磨損、老化、損壞等原因無法繼續(xù)使用時，使用部門應(yīng)填寫采購品報廢申請單，詳細說明報廢原因、采購品名稱、規(guī)格、型號、購置時間、使用情況等信息。2.采購品報廢申請單提交至相關(guān)部門進行審核，審核內(nèi)容包括采購品的實際使用情況、報廢原因的合理性、是否符合報廢標準等。審核通過后，按照公司固定資產(chǎn)報廢管理規(guī)定進行處理。3.對于報廢的采購品，應(yīng)進行妥善處置，如變賣、回收、拆解等，確保資源的合理利用和環(huán)保要求。同時，做好報廢資產(chǎn)的賬務(wù)處理和檔案注銷工作。六、監(jiān)督與考核（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門定期對采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購流程的執(zhí)行情況、采購合同的簽訂與履行情況、采購成本的控制情況等，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。2.各部門應(yīng)相互監(jiān)督，對于發(fā)現(xiàn)的違規(guī)采購行為或其他問題，應(yīng)及時向相關(guān)領(lǐng)導或部門報告，共同維護公司采購秩序。（二）供應(yīng)商監(jiān)督1.采購部門定期對供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等方面進行監(jiān)督和評估，建立供應(yīng)商誠信檔案，記錄供應(yīng)商的表現(xiàn)情況。2.對于出現(xiàn)質(zhì)量問題、交貨延遲、售后服務(wù)不到位等情況的供應(yīng)商，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求其限期整改。如供應(yīng)商整改不力，采購部門有權(quán)采取減少訂單量、暫停合作、終止合同等措施。（三）考核機制1.建立采購績效考核制度，對采購部門及相關(guān)人員的采購工作進行量化考核?？己酥笜税ú少彸杀究刂?、采購質(zhì)量、交貨期、供應(yīng)