規(guī)范印刷費(fèi)用管理制度

規(guī)范印刷費(fèi)用管理制度?總則目的為加強(qiáng)公司印刷費(fèi)用的管理，規(guī)范印刷業(yè)務(wù)流程，控制印刷成本，提高資金使用效益，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門(mén)因工作需要發(fā)生的印刷費(fèi)用支出，包括但不限于文件資料印刷、宣傳品印刷、辦公用品印刷等。基本原則1.預(yù)算控制原則：印刷費(fèi)用支出應(yīng)納入公司年度預(yù)算管理，嚴(yán)格按照預(yù)算執(zhí)行，確保費(fèi)用支出在預(yù)算范圍內(nèi)。2.審批規(guī)范原則：所有印刷業(yè)務(wù)必須經(jīng)過(guò)規(guī)定的審批流程，確保印刷需求合理、價(jià)格合理、質(zhì)量可靠。3.成本效益原則：在保證印刷質(zhì)量的前提下，優(yōu)先選擇性價(jià)比高的印刷供應(yīng)商，降低印刷成本。4.監(jiān)督考核原則：建立健全印刷費(fèi)用監(jiān)督考核機(jī)制，對(duì)印刷費(fèi)用支出情況進(jìn)行定期檢查和考核，確保制度的有效執(zhí)行。印刷業(yè)務(wù)流程印刷申請(qǐng)1.各部門(mén)因工作需要印刷文件資料、宣傳品等，應(yīng)填寫(xiě)《印刷申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明印刷內(nèi)容、數(shù)量、規(guī)格、顏色要求、裝訂方式、交貨時(shí)間等信息。2.《印刷申請(qǐng)表》經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字審核后，提交至行政部門(mén)。行政審核1.行政部門(mén)收到《印刷申請(qǐng)表》后，對(duì)印刷內(nèi)容進(jìn)行審核，確保印刷內(nèi)容符合公司相關(guān)規(guī)定和政策要求。2.對(duì)印刷數(shù)量、規(guī)格、顏色要求、裝訂方式等進(jìn)行合理性審核，如有必要，可與申請(qǐng)部門(mén)溝通調(diào)整。3.審核通過(guò)后，行政部門(mén)根據(jù)印刷內(nèi)容和要求，初步篩選印刷供應(yīng)商，并填寫(xiě)推薦意見(jiàn)。報(bào)價(jià)比較1.申請(qǐng)部門(mén)根據(jù)行政部門(mén)推薦的印刷供應(yīng)商，至少選擇三家進(jìn)行詢價(jià)。2.印刷供應(yīng)商應(yīng)提供詳細(xì)的報(bào)價(jià)單，包括印刷品的單價(jià)、總價(jià)、印刷工藝、紙張材質(zhì)、交貨時(shí)間等信息。3.申請(qǐng)部門(mén)對(duì)各供應(yīng)商的報(bào)價(jià)進(jìn)行比較，綜合考慮印刷質(zhì)量、價(jià)格、服務(wù)等因素，選擇最優(yōu)供應(yīng)商。合同簽訂1.確定印刷供應(yīng)商后，申請(qǐng)部門(mén)與供應(yīng)商簽訂《印刷合同》。2.《印刷合同》應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括印刷品的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等條款。3.《印刷合同》經(jīng)申請(qǐng)部門(mén)負(fù)責(zé)人和行政部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字審核后，加蓋公司公章。印刷執(zhí)行1.印刷供應(yīng)商按照《印刷合同》約定的要求進(jìn)行印刷生產(chǎn)。2.申請(qǐng)部門(mén)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)跟蹤印刷進(jìn)度，及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保印刷工作按時(shí)、按質(zhì)完成。3.在印刷過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)印刷質(zhì)量問(wèn)題或其他異常情況，申請(qǐng)部門(mén)應(yīng)及時(shí)通知供應(yīng)商進(jìn)行整改，整改仍不符合要求的，可按照合同約定追究供應(yīng)商的違約責(zé)任。驗(yàn)收付款1.印刷品完成后，申請(qǐng)部門(mén)應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括印刷品的數(shù)量、規(guī)格、顏色、質(zhì)量、裝訂等是否符合合同要求。2.驗(yàn)收合格后，申請(qǐng)部門(mén)填寫(xiě)《印刷費(fèi)用報(bào)銷單》，附上《印刷申請(qǐng)表》、《印刷合同》、發(fā)票等相關(guān)憑證，按照公司費(fèi)用報(bào)銷流程進(jìn)行審批報(bào)銷。3.財(cái)務(wù)部門(mén)根據(jù)審批后的《印刷費(fèi)用報(bào)銷單》進(jìn)行付款，付款方式按照《印刷合同》約定執(zhí)行。印刷費(fèi)用預(yù)算管理預(yù)算編制1.每年年底，各部門(mén)根據(jù)下一年度的工作任務(wù)和業(yè)務(wù)需求，編制本部門(mén)的印刷費(fèi)用預(yù)算，填寫(xiě)《印刷費(fèi)用預(yù)算表》，詳細(xì)列出印刷項(xiàng)目、數(shù)量、單價(jià)、金額等信息。2.《印刷費(fèi)用預(yù)算表》經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字審核后，提交至行政部門(mén)。3.行政部門(mén)匯總各部門(mén)的印刷費(fèi)用預(yù)算，結(jié)合公司年度經(jīng)營(yíng)目標(biāo)和財(cái)務(wù)狀況，編制公司年度印刷費(fèi)用預(yù)算草案，提交至財(cái)務(wù)部門(mén)。4.財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)年度印刷費(fèi)用預(yù)算草案進(jìn)行審核，提出調(diào)整意見(jiàn)，報(bào)公司管理層審批。5.經(jīng)公司管理層審批后的年度印刷費(fèi)用預(yù)算下達(dá)至各部門(mén)執(zhí)行。預(yù)算執(zhí)行1.各部門(mén)應(yīng)嚴(yán)格按照年度印刷費(fèi)用預(yù)算執(zhí)行，控制印刷費(fèi)用支出。如因工作需要超出預(yù)算的，應(yīng)提前填寫(xiě)《預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)表》，說(shuō)明原因和調(diào)整金額，按照公司預(yù)算調(diào)整流程進(jìn)行審批。2.行政部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)各部門(mén)印刷費(fèi)用預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤檢查，定期統(tǒng)計(jì)分析各部門(mén)印刷費(fèi)用支出情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決預(yù)算執(zhí)行過(guò)程中存在的問(wèn)題。3.財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)印刷費(fèi)用預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)控，對(duì)超出預(yù)算的支出進(jìn)行預(yù)警和控制，確保公司印刷費(fèi)用支出在預(yù)算范圍內(nèi)。預(yù)算調(diào)整1.在預(yù)算執(zhí)行過(guò)程中，如遇特殊情況需要調(diào)整印刷費(fèi)用預(yù)算的，各部門(mén)應(yīng)及時(shí)填寫(xiě)《預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明調(diào)整原因、調(diào)整項(xiàng)目、調(diào)整金額等信息。2.《預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)表》經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字審核后，提交至行政部門(mén)。3.行政部門(mén)對(duì)預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)進(jìn)行審核，提出審核意見(jiàn)，報(bào)財(cái)務(wù)部門(mén)。4.財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)進(jìn)行綜合評(píng)估，結(jié)合公司財(cái)務(wù)狀況和經(jīng)營(yíng)目標(biāo)，提出調(diào)整建議，報(bào)公司管理層審批。5.經(jīng)公司管理層審批后的預(yù)算調(diào)整方案下達(dá)至各部門(mén)執(zhí)行。印刷供應(yīng)商管理供應(yīng)商選擇1.建立印刷供應(yīng)商名錄，定期更新和維護(hù)。印刷供應(yīng)商應(yīng)具備合法經(jīng)營(yíng)資質(zhì)、良好的信譽(yù)、穩(wěn)定的生產(chǎn)能力和質(zhì)量保證體系。2.選擇印刷供應(yīng)商時(shí)，應(yīng)通過(guò)招標(biāo)、詢價(jià)、比價(jià)等方式，綜合考慮供應(yīng)商的印刷質(zhì)量、價(jià)格、服務(wù)、交貨期等因素，選擇最優(yōu)供應(yīng)商。3.新引入的印刷供應(yīng)商應(yīng)提供營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、印刷經(jīng)營(yíng)許可證等相關(guān)資質(zhì)證明文件，并填寫(xiě)《供應(yīng)商信息登記表》。供應(yīng)商評(píng)估1.定期對(duì)印刷供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估，評(píng)估內(nèi)容包括印刷質(zhì)量、價(jià)格水平、交貨期、服務(wù)質(zhì)量、環(huán)保措施等方面。2.評(píng)估方式可采用問(wèn)卷調(diào)查、實(shí)地考察、客戶反饋等多種形式，收集相關(guān)信息和數(shù)據(jù)。3.根據(jù)評(píng)估結(jié)果，對(duì)印刷供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，分為優(yōu)秀供應(yīng)商、合格供應(yīng)商、不合格供應(yīng)商。對(duì)于優(yōu)秀供應(yīng)商，可給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)和優(yōu)先合作機(jī)會(huì)；對(duì)于不合格供應(yīng)商，應(yīng)及時(shí)淘汰，并停止與其合作。供應(yīng)商合作1.與印刷供應(yīng)商簽訂《印刷合同》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，規(guī)范合作行為。2.定期與印刷供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，及時(shí)解決合作過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，確保印刷業(yè)務(wù)順利進(jìn)行。3.要求印刷供應(yīng)商提供優(yōu)質(zhì)的產(chǎn)品和服務(wù)，如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商存在質(zhì)量問(wèn)題或其他違約行為，應(yīng)按照合同約定追究其違約責(zé)任。印刷費(fèi)用報(bào)銷管理報(bào)銷憑證1.印刷費(fèi)用報(bào)銷應(yīng)提供合法有效的發(fā)票，發(fā)票內(nèi)容應(yīng)與印刷合同、印刷清單一致。2.除發(fā)票外，還應(yīng)附上《印刷申請(qǐng)表》、《印刷合同》、印刷清單、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等相關(guān)憑證，作為報(bào)銷的依據(jù)。報(bào)銷流程1.印刷品驗(yàn)收合格后，申請(qǐng)部門(mén)填寫(xiě)《印刷費(fèi)用報(bào)銷單》，詳細(xì)注明印刷項(xiàng)目、數(shù)量、金額、報(bào)銷原因等信息。2.《印刷費(fèi)用報(bào)銷單》經(jīng)申請(qǐng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字審核后，提交至行政部門(mén)。3.行政部門(mén)對(duì)報(bào)銷內(nèi)容進(jìn)行審核，確認(rèn)印刷業(yè)務(wù)是否真實(shí)、合理，發(fā)票及相關(guān)憑證是否齊全、有效。審核通過(guò)后，行政部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字。4.《印刷費(fèi)用報(bào)銷單》提交至財(cái)務(wù)部門(mén)，財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)報(bào)銷金額進(jìn)行審核，按照公司費(fèi)用報(bào)銷規(guī)定進(jìn)行審批。5.經(jīng)財(cái)務(wù)部門(mén)審批后的《印刷費(fèi)用報(bào)銷單》，由公司負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，財(cái)務(wù)部門(mén)予以報(bào)銷付款。報(bào)銷時(shí)間1.印刷費(fèi)用報(bào)銷應(yīng)在印刷業(yè)務(wù)完成后的[具體天數(shù)]內(nèi)辦理，逾期不予報(bào)銷。2.如遇特殊情況需要延期報(bào)銷的，應(yīng)提前向財(cái)務(wù)部門(mén)說(shuō)明原因，并經(jīng)財(cái)務(wù)部門(mén)同意。監(jiān)督與考核監(jiān)督檢查1.行政部門(mén)定期對(duì)印刷業(yè)務(wù)流程和印刷費(fèi)用支出情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保制度的有效執(zhí)行。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括印刷申請(qǐng)的合理性、審批流程的規(guī)范性、供應(yīng)商選擇的公正性、合同簽訂的完整性、印刷質(zhì)量的可靠性、費(fèi)用報(bào)銷的合規(guī)性等方面。3.對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知，要求相關(guān)部門(mén)限期整改，并跟蹤整改情況。考核評(píng)價(jià)1.建立印刷費(fèi)用考核評(píng)價(jià)機(jī)制，對(duì)各部門(mén)印刷費(fèi)用控制情況進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。2.考核評(píng)價(jià)指標(biāo)包括印刷費(fèi)用預(yù)算執(zhí)行率、印刷成本節(jié)約率、印刷質(zhì)量合格率、供應(yīng)商滿意度等方面。3.根據(jù)考核評(píng)價(jià)結(jié)果，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的部門(mén)給予獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)未完成考核指標(biāo)的部門(mén)進(jìn)行通報(bào)批評(píng)，并要求其