行政后勤相關(guān)管理制度

行政后勤相關(guān)管理制度?一、總則（一）目的為加強公司行政后勤管理，規(guī)范行政后勤工作流程，提高行政后勤服務(wù)質(zhì)量和工作效率，確保公司各項工作的順利開展，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工及行政后勤相關(guān)工作的管理。（三）基本原則1.服務(wù)原則：以服務(wù)公司員工和業(yè)務(wù)發(fā)展為宗旨，提供高效、優(yōu)質(zhì)的行政后勤保障。2.規(guī)范原則：各項工作流程和操作標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)明確、規(guī)范，確保工作的一致性和準(zhǔn)確性。3.節(jié)約原則：合理利用公司資源，降低行政后勤成本，杜絕浪費。4.效率原則：優(yōu)化工作流程，提高工作效率，及時響應(yīng)和解決各類問題。二、辦公環(huán)境管理（一）辦公區(qū)域規(guī)劃1.根據(jù)公司組織架構(gòu)和業(yè)務(wù)需求，合理劃分辦公區(qū)域，明確各部門的辦公位置。2.辦公區(qū)域應(yīng)保持整潔、明亮、通風(fēng)良好，為員工創(chuàng)造舒適的工作環(huán)境。（二）辦公設(shè)施配備1.為員工配備必要的辦公桌椅、電腦、電話、文件柜等辦公設(shè)施。2.定期對辦公設(shè)施進行檢查和維護，確保其正常使用。如有損壞，應(yīng)及時維修或更換。（三）環(huán)境衛(wèi)生管理1.制定辦公區(qū)域環(huán)境衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)，明確清潔責(zé)任區(qū)域和清潔頻次。2.員工應(yīng)保持個人辦公區(qū)域的整潔，不得隨意丟棄垃圾。公共區(qū)域由專人負責(zé)定期清潔，包括地面、桌面、門窗、衛(wèi)生間等。3.公司定期組織環(huán)境衛(wèi)生檢查，對不符合標(biāo)準(zhǔn)的區(qū)域和個人進行督促整改。（四）安全管理1.加強辦公區(qū)域的安全防范，設(shè)置必要的安全警示標(biāo)識。2.配備消防器材，并定期進行檢查和維護，確保其性能良好。員工應(yīng)熟悉消防器材的使用方法。3.加強對電氣設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等的安全管理，定期進行檢查，防止發(fā)生安全事故。4.嚴禁在辦公區(qū)域內(nèi)吸煙、使用明火，嚴禁私拉亂接電線。三、辦公用品管理（一）辦公用品的采購1.各部門根據(jù)實際工作需要，定期編制辦公用品需求計劃，報行政部門匯總。2.行政部門根據(jù)需求計劃，統(tǒng)一采購辦公用品。采購應(yīng)遵循公開、公平、公正的原則，選擇質(zhì)量可靠、價格合理的供應(yīng)商。3.采購的辦公用品應(yīng)進行驗收，確保數(shù)量、質(zhì)量符合要求。驗收合格后，辦理入庫手續(xù)。（二）辦公用品的發(fā)放1.行政部門建立辦公用品發(fā)放臺賬，記錄辦公用品的領(lǐng)用情況。2.員工根據(jù)工作需要，到行政部門領(lǐng)取辦公用品。領(lǐng)取時，應(yīng)填寫領(lǐng)用申請表，經(jīng)部門負責(zé)人簽字后，到行政部門領(lǐng)取。3.行政部門按照規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)發(fā)放辦公用品，不得超發(fā)或濫發(fā)。對于貴重辦公用品，應(yīng)實行限量領(lǐng)用，并做好登記。（三）辦公用品的使用與節(jié)約1.員工應(yīng)合理使用辦公用品，避免浪費。如發(fā)現(xiàn)辦公用品損壞或丟失，應(yīng)及時報告行政部門。2.鼓勵員工節(jié)約使用辦公用品，如雙面打印、復(fù)印，減少紙張浪費；合理設(shè)置空調(diào)溫度，節(jié)約用電等。（四）辦公用品的盤點1.行政部門定期對辦公用品進行盤點，確保賬實相符。2.盤點結(jié)果應(yīng)形成報告，對盤盈、盤虧情況進行分析，并提出處理意見。四、會議管理（一）會議分類1.公司級會議：包括公司年度會議、季度會議、月度會議等，由公司高層領(lǐng)導(dǎo)主持，各部門負責(zé)人參加。2.部門級會議：由各部門自行組織召開，傳達公司會議精神，安排部門工作。3.專題會議：針對特定問題或事項召開的會議，如項目研討會、技術(shù)交流會等。（二）會議組織1.會議主辦部門應(yīng)提前確定會議主題、時間、地點、參會人員等，并通知相關(guān)人員。2.會議組織部門應(yīng)做好會議的準(zhǔn)備工作，包括會議資料的準(zhǔn)備、會議場地的布置、音響設(shè)備的調(diào)試等。3.會議期間，應(yīng)安排專人負責(zé)會議記錄，記錄會議的主要內(nèi)容、討論結(jié)果、決議事項等。（三）會議紀(jì)律1.參會人員應(yīng)提前到達會議地點，不得遲到、早退。如有特殊情況不能參加會議，應(yīng)提前向會議主辦部門請假。2.會議期間，參會人員應(yīng)關(guān)閉手機或調(diào)至靜音狀態(tài)，不得隨意走動、交頭接耳，保持會議秩序。3.參會人員應(yīng)認真聽取會議內(nèi)容，積極參與討論，不得在會議期間做與會議無關(guān)的事情。（四）會議決議的執(zhí)行與跟蹤1.會議結(jié)束后，會議組織部門應(yīng)及時整理會議記錄，并將會議決議傳達給相關(guān)部門和人員。2.相關(guān)部門和人員應(yīng)按照會議決議認真執(zhí)行，并及時反饋執(zhí)行情況。會議組織部門應(yīng)定期對會議決議的執(zhí)行情況進行跟蹤和檢查，確保決議事項得到有效落實。五、車輛管理（一）車輛配置1.根據(jù)公司業(yè)務(wù)需要，合理配置車輛，包括轎車、商務(wù)車、貨車等。2.車輛應(yīng)定期進行保養(yǎng)和維護，確保其性能良好，安全可靠。（二）車輛使用1.員工因工作需要使用車輛，應(yīng)提前填寫用車申請表，經(jīng)部門負責(zé)人簽字后，交行政部門安排車輛。2.行政部門根據(jù)用車申請情況，合理安排車輛，并通知駕駛員。駕駛員應(yīng)按照通知要求準(zhǔn)時出車。3.車輛使用過程中，駕駛員應(yīng)嚴格遵守交通規(guī)則，確保行車安全。不得將車輛轉(zhuǎn)借他人使用，不得利用車輛從事與工作無關(guān)的事情。（三）車輛維修與保養(yǎng)1.車輛出現(xiàn)故障或需要保養(yǎng)時，駕駛員應(yīng)及時報告行政部門。行政部門安排車輛到指定的維修廠進行維修或保養(yǎng)。2.維修廠應(yīng)提供維修清單和發(fā)票，行政部門審核后辦理報銷手續(xù)。維修費用應(yīng)嚴格控制在預(yù)算范圍內(nèi)。（四）車輛油耗管理1.行政部門建立車輛油耗臺賬，記錄車輛的加油情況。2.駕駛員應(yīng)按照規(guī)定的油耗標(biāo)準(zhǔn)使用車輛，不得浪費燃油。如發(fā)現(xiàn)油耗異常，應(yīng)及時查找原因并報告行政部門。（五）車輛保險與年檢1.行政部門負責(zé)辦理車輛的保險手續(xù)，確保車輛保險處于有效期內(nèi)。2.車輛應(yīng)按照規(guī)定的時間進行年檢，行政部門提前安排車輛年檢工作，確保車輛合法上路行駛。六、檔案管理（一）檔案分類1.行政檔案：包括公司文件、規(guī)章制度、會議記錄、工作計劃、工作總結(jié)等。2.人事檔案：包括員工個人簡歷、勞動合同、培訓(xùn)記錄、績效考核記錄等。3.業(yè)務(wù)檔案：包括項目文檔、合同協(xié)議、技術(shù)資料、市場調(diào)研等。（二）檔案收集與整理1.各部門應(yīng)指定專人負責(zé)檔案的收集和整理工作，確保檔案資料的及時、完整。2.檔案管理人員應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對收集到的檔案資料進行分類、編號、裝訂，并建立檔案目錄。（三）檔案保管1.公司設(shè)立專門的檔案室，配備必要的檔案保管設(shè)施，如檔案柜、防火、防潮、防蟲等設(shè)備。2.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行檢查和清理，確保檔案的安全和完整。對損壞或變質(zhì)的檔案，應(yīng)及時進行修復(fù)或處理。（四）檔案借閱1.因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，經(jīng)部門負責(zé)人簽字后，到檔案室辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定的借閱期限和借閱范圍提供檔案，并做好借閱登記。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、丟失。3.借閱期限屆滿，借閱人員應(yīng)及時歸還檔案。如需續(xù)借，應(yīng)重新辦理借閱手續(xù)。（五）檔案銷毀1.對于已失去保存價值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進行銷毀。2.檔案銷毀前，應(yīng)編制檔案銷毀清單，經(jīng)相關(guān)部門負責(zé)人審核后，報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.檔案銷毀時，應(yīng)指定專人負責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀過程的安全和徹底。監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清單上簽字確認。七、印章管理（一）印章種類公司印章包括公章、合同專用章、財務(wù)專用章、法人章等。（二）印章保管1.公司指定專人負責(zé)印章的保管，印章保管人員應(yīng)具備責(zé)任心強、保密意識高的條件。2.印章應(yīng)存放在安全可靠的地方，如保險柜等，并設(shè)置密碼或鑰匙。印章保管人員不得將印章交由他人代管。（三）印章使用1.使用印章應(yīng)填寫印章使用申請表，注明使用事由、使用部門、使用人等信息，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后，方可使用印章。2.印章保管人員應(yīng)按照批準(zhǔn)的申請表內(nèi)容使用印章，不得擅自更改使用內(nèi)容。使用印章時，應(yīng)在印章使用登記簿上進行登記，注明使用時間、使用人、使用事由等。3.嚴禁在空白紙張、合同、協(xié)議等文件上加蓋印章。如因特殊情況需要提前蓋章，應(yīng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并做好登記和跟蹤管理。（四）印章停用與銷毀1.因公司機構(gòu)調(diào)整、名稱變更等原因，需要停用印章時，印章保管人員應(yīng)及時將印章交回行政部門。2.行政部門對停用的印章進行清理和核對，確認無誤后，填寫印章銷毀申請表，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，進行銷毀。銷毀印章時，應(yīng)指定專人負責(zé)監(jiān)銷，確保印章銷毀徹底。八、證照管理（一）證照種類公司證照包括營業(yè)執(zhí)照、組織機構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證、資質(zhì)證書、許可證等。（二）證照保管1.公司指定專人負責(zé)證照的保管，證照保管人員應(yīng)妥善保管證照，確保其安全和完整。2.證照應(yīng)存放在安全可靠的地方，如保險柜等，并設(shè)置密碼或鑰匙。證照保管人員不得將證照交由他人代管。（三）證照使用1.使用證照應(yīng)填寫證照使用申請表，注明使用事由、使用部門、使用人等信息，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后，方可使用證照。2.證照保管人員應(yīng)按照批準(zhǔn)的申請表內(nèi)容提供證照，并做好登記。使用證照時，應(yīng)確保證照的安全，不得損壞、丟失。3.使用完畢后，證照保管人員應(yīng)及時收回證照，并進行核對和檢查，確保證照歸還時完好無損。（四）證照年檢與換證1.行政部門應(yīng)及時關(guān)注證照的年檢和換證時間