基本文書寫作要求

1、一、 介紹信 介紹信是用以介紹被介紹人員的姓名、身份、人數(shù)、接洽事項等情況的專用書信。介紹信具有介紹和證明的作用。介紹信通常有兩種形式：（一）普通介紹信。用公文紙書寫：1在公文紙正中的地方寫“介紹信”三個字，字要比正文大些。2聯(lián)系單位或個人的稱呼。3被介紹人的姓名、身份、人數(shù)（派出人數(shù)較多，可寫成“等人”）。4接洽事項和向接洽單位或個人提出的希望。最后可寫上“請接洽”、“請予協(xié)助”、“此致敬禮”等語。5本單位名稱和寫信日期，加蓋公章。（二）帶存根的印刷介紹信。有規(guī)定格式，使用只須填上有關(guān)內(nèi)容。1存根部分簡填，以便日后查考。2本文部分要填寫詳細(xì)些。3派人聯(lián)系辦理重要或保密事情，要注明被派人員的政

2、治面貌、職務(wù)。4重要的介紹信要經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)過目或在存根上簽字，有的還要限制有效期。5除本文部分需加蓋公章外，存根與本文的虛線正中亦要加蓋公章。二、證明信證明信是以機(jī)關(guān)、團(tuán)體、個人名義，對某一情況或某個人的身份、經(jīng)歷提供證明的信件。證明信的內(nèi)容應(yīng)絕對真實、可靠。證明信的書寫格式與介紹信基本相同。在正文末尾可寫“特此證明”、“此致敬禮”等語。三、表揚(yáng)信、感謝信表揚(yáng)信是表彰某個單位或個人的先進(jìn)事跡的書信。感謝信是對某個單位或個人做了好事表示感謝的書信。表揚(yáng)信和感謝信是同類書信，寫法也基本一樣。1在第一行正中寫“表揚(yáng)信”或“感謝信”幾個字，字要比下文大些?？捎靡粋€題目代替。2表揚(yáng)或感謝對象的稱呼。3正文寫表

3、揚(yáng)或感謝的內(nèi)容：（1）交代表揚(yáng)或感謝的原因。（2）在敘述的基礎(chǔ)上，可寫出表揚(yáng)或感謝的事情反映出的思想、品質(zhì)。4最后要寫上表示祝愿的話，如“此致敬禮”、“謹(jǐn)表謝意”等。四、慰問信慰問信是以單位或個人的名義向?qū)Ψ奖硎疚繂柕臅?。慰問信的?nèi)容根據(jù)被慰問的對象的具體情況而定。1第一行正中寫“慰問信”三個字，也可寫成致慰問信”。“慰問信”三字應(yīng)較正文大些。2寫被慰問對象的稱呼。3正文：（1）說明寫慰問信的背景、原因。（2）概括敘述對方的先進(jìn)事跡或高貴品德，向?qū)Ψ奖硎疚繂柡蛯W(xué)習(xí)。（3）最后寫共同的愿望和決心以及表示祝愿的話，要分別另起一行寫。（4）寫慰問單位或個人名稱和寫慰問信的日期。五、申請書申請書是個

4、人或集體向組織表達(dá)愿望，向機(jī)關(guān)、團(tuán)體、單位領(lǐng)導(dǎo)提出請求時的一種書信。申請書應(yīng)把該寫的問題寫清楚，但也要注意精練。申請書一般是一事一書。 1在申請書的第一行正中寫申請書的名稱。如：“入黨（團(tuán)）申請書”、“開業(yè)申請書”等，字體較正文稍大。2寫接受申請書的單位或有關(guān)負(fù)責(zé)同志的名稱。3寫申請書的具體內(nèi)容：（1）申請的事情或理由最好分段寫，以便接受申請的一方把握要領(lǐng)。（2）申請的理由比較多，可以從幾個方面、幾個階段談?wù)J識。4結(jié)尾寫表示敬意的話，如“此致敬禮”、“請領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)”等語，也可以不寫。5最后寫申請人姓名或申請單位名稱（加蓋公章）和寫申請書的日期。六、入黨（團(tuán)）志愿書 入黨（團(tuán)）志愿書是為向黨（團(tuán)）

5、組織反映自己的真實情況，表達(dá)自己的愿望和決心而填寫的一種文書。入黨（團(tuán)）志愿書是申請入黨（團(tuán)）的人在黨（團(tuán)）組織經(jīng)過一定時期的考察，初步認(rèn)為可以接收而需要進(jìn)一步研究審核時同意填寫的一種表格形式。入黨（團(tuán)）志愿書有固定的印刷表格形式。入黨（團(tuán)）志愿書的填寫內(nèi)容有：1個人的現(xiàn)實情況。包括姓名、性別、民族、籍貫、出生年月、家庭出身、本人成分、文化程度、現(xiàn)在職業(yè)（現(xiàn)任職務(wù)）等欄目，出生年月要寫公歷。2個人簡歷。曾在何地、何單位任何種職務(wù)及起止年月，證明人是誰；何時、何單位參加過何種黨派、團(tuán)體、組織，任何職務(wù)；有無政治歷史問題，結(jié)論如何；何時、何地、何種原因受過何種獎勵或處分等。經(jīng)歷一般應(yīng)從上小學(xué)起，起

6、止年月要寫公歷。 3家庭成員及社會關(guān)系情況，包括家庭主要成員的姓名、職務(wù)、政治面貌以及主要社會關(guān)系的姓名、職業(yè)、政治狀況等內(nèi)容。家庭主要成員指父母、配偶、子女及其他長期和自己生活在一起的人，如岳父母、公婆、兄弟姐妹等；主要社會關(guān)系指叔、伯、姑、舅、姨、外祖父母和婚嫁后的兄弟姐妹等。以上欄目都要自己如實填寫（不會者可找人代筆），要寫得準(zhǔn)確、可靠，不得隱瞞，不能有虛假成分。4介紹人意見、支部大會決議和上級機(jī)關(guān)審批意見，分別由介紹人、支部和上級機(jī)關(guān)填寫。5“志愿書”一欄，是需要填寫的主要部分。志愿書如何寫，由幾部分組成，沒有固定的格式和統(tǒng)一的要求，但對黨（團(tuán)）的認(rèn)識和入黨（團(tuán)）的動機(jī)，一定要寫。七、

7、決心書、保證書決心書、保證書是個人或集體向組織表示決心、提供保證時的書信。決心書、保證書的內(nèi)容要寫得切實、具體，要實事求是，說到做到，不能說過頭話。1在第一行正中寫“決心書”或“保證書”三個字，字體較正文大些。2寫接受決心書或保證書一方的稱呼。3正文開頭可簡寫對某項工作的認(rèn)識。然后，寫決心做到的具體事項或保證的具體內(nèi)容，最好分條開列。4結(jié)尾可寫表示敬意的話，如“此致敬禮”等語。5寫上寫決心書或保證書一方的名稱和日期。八、倡議書倡議書是倡導(dǎo)開展某項有意義的活動、推廣或發(fā)展某一行之有效的作法的文體。倡議書所倡導(dǎo)的活動和作法應(yīng)考慮到其廣泛性。1在第一行正中寫“倡議書”三個字，字體較正文大些。2寫對發(fā)

8、出倡議對象的稱呼。3正文：（1）寫清發(fā)出倡議的根據(jù)、原因和目的。只有交代清楚倡議活動的目的、意義，對方才能理解、才能變成自己自覺的行動，否則就很難響應(yīng)。（2）重點是寫倡議的具體內(nèi)容和要求做到的具體事項。這部分一般是分條開列，以求清晰、明確。4結(jié)尾要表示倡議者的決心和希望。5最后要寫上發(fā)倡議者的名稱和發(fā)倡議的日期。九、建議書建議書是個人、單位和有關(guān)方面為了開展工作、完成任務(wù)、進(jìn)行某項活動而提出意見時使用的一種文體，有的也叫意見書。寫建議書要認(rèn)真負(fù)責(zé)、嚴(yán)肅對待，內(nèi)容要具體，語言要精練。1在第一行正中寫“建議書”三個字。2寫接受建議對方的名稱。3正文：（1）建議的原因或出發(fā)點，便于對方考慮。（2）建

9、議的具體事項。4表達(dá)建議者的愿望。5結(jié)尾寫表示敬意的話，如“此致敬禮”等語。6寫上建議者的名稱和寫建議書的日期。十、通知通知是上級要求下級或個人參加某一會議或者做某件事情時使用的一種文體。通知的內(nèi)容要寫得明白、具體。1在第一行正中寫“通知”二字，也可視情況寫成“關(guān)于的通知”、“緊急通知”等。2寫被通知單位或個人的名稱。3寫通知內(nèi)容。如內(nèi)容較多，可分條開列。4結(jié)尾可寫“特此通知”等字樣。5最后寫上發(fā)通知者的名稱和發(fā)通知的日期。用公文形式發(fā)出的通知要加蓋公章。十一、海報 舉辦文體活動，要把消息告訴大家，可以用海報的形式。海報的寫法沒有很固定的格式。一般是先在紙的上方正中寫上“海報”二字，字要稍大些

10、，下面寫明是什么活動，然后寫清舉行活動的時間、地點、參加方式。如果是售票或發(fā)票，還要寫明買票、領(lǐng)票的時間、地點。如果是文化、體育表演，要注明表演單位。海報的宣傳號召性很強(qiáng)，是希望人家參加，沒有約束性，所以用語既要有鼓動性，又要實事求是。形式上要盡量活躍些，如用紅綠新紙書寫，還可配下與活動內(nèi)容有關(guān)的宣傳畫、漫畫等，以吸引大家。十二、請柬請柬，也叫請貼，是為請客而發(fā)出的一種文書?？捎檬謱懀部捎∷?。1在第一行正中寫“請柬”二字，字可大些。2寫被邀請者的名稱。3正文寫活動的時間、地點、內(nèi)容。4結(jié)尾寫“敬請光臨”等語。5最后寫發(fā)請柬者的名稱和發(fā)請柬的日期。6如請看戲或電影等，還應(yīng)將入場券附上。十三、啟

11、事單位或個人有什么事情需要向大家公開說明，或者對大家有什么要求，把它簡明扼要地寫出來張貼或刊登的短文，就是啟事。啟事內(nèi)容要周到完整，語言要具體明確，中肯禮貌。如果內(nèi)容多，還應(yīng)分條開列清楚。1第一行正中寫啟事的名稱，如“招領(lǐng)啟事”、“尋物啟事”、“征文啟事”等。2寫啟事內(nèi)容，一般包括目的、意義、內(nèi)容、形式、要求等項目。3最后寫啟事者的稱呼和啟事的日期。十四、聘書聘書是某個單位聘請某人擔(dān)任某項職務(wù)或承擔(dān)某項工作時所使用的一種文書，一般是在與被聘請一方商量妥當(dāng)后發(fā)出，具有證明的作用。1在正中寫上“聘書”或“聘請書”字樣。 2在開頭或正文中寫被聘請者的姓名。3正文寫聘請擔(dān)任什么工作。4結(jié)尾要寫表示敬意

12、或祝愿的話，如“此致敬禮”等。5寫聘請單位的名稱（加蓋公章）和寫聘書的日期。十五、公約人民群眾為了有秩序地生活、學(xué)習(xí)、工作，往往按照黨的方針、政策，對一些需要大家共同遵守、共同執(zhí)行的事情，經(jīng)過大家充分討論，用文字一條條地寫出來，這就是公約，如衛(wèi)生公約、服務(wù)公約、鄉(xiāng)規(guī)民約等。1標(biāo)題，寫公約的名稱，說明公約的性質(zhì)。標(biāo)題中有無“公約”二字均可，字體較下文稍大些。2正文分條寫出公約的具體內(nèi)容，即參與訂公約者要共同遵守的事項。3最后寫訂公約者的名稱和訂公約日期。若標(biāo)題已寫名稱的，只需寫上日期。十六、制度、規(guī)則制度、規(guī)則是由主管部門制訂，要求有關(guān)人員遵守、執(zhí)行的規(guī)定。制度、規(guī)則的寫法和公約相類似。制度是就

13、一些大的方面提出規(guī)定，規(guī)則是就一些比較具體的事項作出限制。十七、條據(jù)條據(jù)是作為憑證的條子，是日常工作和生活中最常用、最簡單的一種文體。一般分為憑證條據(jù)和說明條據(jù)。條據(jù)的格式和寫法是：1在條子的上方中間，要寫上反映條據(jù)性質(zhì)的字樣，如“收條”、“借條”、“欠條”、“領(lǐng)條”、“請假條”等等。2寫對方的名稱。有的可以不寫。3正文內(nèi)容，即寫給誰，什么事。如涉及到錢或物，要寫明錢或物的數(shù)量（大寫），關(guān)于“錢”的收條或借條，要在“錢”的具體數(shù)字未尾加個“整”字；數(shù)字如有改動，必須在上面加蓋圖章，或重寫一張。4正文完后，另起一行寫上“此據(jù)”或“此致”。5最后寫開條者名稱和開條日期。十八、會議記錄為使會議的決議

14、能在今后得到很好的貫徹和執(zhí)行，并作為以后檢查執(zhí)行情況等的根據(jù)，或者便于傳達(dá)一次會議的精神，有必要把會議的具體內(nèi)容記錄下來。這些記錄的材料，就叫“會議記錄”。記錄要真實準(zhǔn)確，符合原意。會議記錄包括兩個部分：（一）會議的組織情況：1會議的名稱。2開會的時間、地點。3出席人數(shù)，如果人數(shù)不多，可一一寫明姓名。4列席人數(shù)，也可寫出姓名或只寫列席人員范圍。5缺席人數(shù)，也可一一寫出姓名，注明缺席原因。6主持人。7記錄人。（二）會議內(nèi)容，是會議記錄的主要部分。記錄方法有兩種： 1摘要記錄。只記會上報告了什么事情，討論了什么問題，通過了什么決議。 2詳細(xì)記錄。要把每一個人的發(fā)言都記下來。 會議結(jié)束，記錄完了，另

15、起一行寫“散會”兩字。 最后，要由主席或主持人和記錄人簽名。為了提高記錄速度，可以適當(dāng)使用一些自己熟悉的簡稱、代號、符號，待會議間歇或會后整理時再補(bǔ)上全稱或原稱。必要時，可以學(xué)習(xí)速記法。十九、決定決定是機(jī)關(guān)、社會團(tuán)體對某些問題或重大行動作出安排。決定一經(jīng)作出，就不容改變，必須照辦。它或者是有法規(guī)作用，或者是有行政約束力，所以，作決定時，必須十分慎重。1標(biāo)題寫“決定”或“關(guān)于的決定”等字樣。2寫正文內(nèi)容，交代作出決定的原因和決定本身。3最后寫作出決定單位的名稱（加蓋公章）和作出決定的日期。 二十、工作計劃工作計劃是一個單位或團(tuán)體在一定時期內(nèi)的工作打算。寫工作計劃要求簡明扼要、具體明確，用詞造句必

16、須準(zhǔn)確，不能含糊。（一）工作計劃的格式： 1計劃的名稱。包括訂立計劃單位或團(tuán)體的名稱和計劃期限兩個要素，如“印刷廠團(tuán)委1986年工作計劃”。2計劃的具體要求。一般包括工作的目的和要求，工作的項目和指標(biāo)，實施的步驟和措施等，也就是為什么做、做什么怎么做、做到什么程度。3最后寫訂立計劃的日期。（二）工作計劃的內(nèi)容。一般地講，包括：1情況分析（制定計劃的根據(jù)）。制定計劃前，要分析研究工作現(xiàn)狀，充分了解下一步工作是在什么基礎(chǔ)上進(jìn)行的，是依據(jù)什么來制定這個計劃的。2工作任務(wù)和要求（做什么）。根據(jù)需要與可能，規(guī)定出一定時期內(nèi)所應(yīng)完成的任務(wù)和應(yīng)達(dá)到的工作指標(biāo)。3工作的方法、步驟和措施（怎樣做）。在明確了工作

17、任務(wù)以后，還需要根據(jù)主客觀條件，確定工作的方法和步驟，采取必要的措施，以保證工作任務(wù)的完成。（三）制訂好工作計劃須經(jīng)過的步驟：1認(rèn)真學(xué)習(xí)研究上級的有關(guān)指示辦法。領(lǐng)會精神，武裝思想。2認(rèn)真分析本單位的具體情況，這是制訂計劃的根據(jù)和基礎(chǔ)。3根據(jù)上級的指示精神和本單位的現(xiàn)實情況，確定工作方針、工作任務(wù)、工作要求，再據(jù)此確定工作的具體辦法和措施，確定工作的具體步驟。環(huán)環(huán)緊扣，付諸實現(xiàn)。4根據(jù)工作中可能出現(xiàn)的偏差、缺點、障礙、困難，確定預(yù)算克服的辦法和措施，以免發(fā)生問題時，工作陷于被動。 5根據(jù)工作任務(wù)的需要，組織并分配力量，明確分工。6計劃草案制定后，應(yīng)交全體人員討論。計劃是要靠群眾來完成的，只有正確

18、反映群眾的要求，才能成為大家自覺為之奮斗的目標(biāo)。7在實踐中進(jìn)一步修訂、補(bǔ)充和完善計劃。計劃一經(jīng)制定出來，并經(jīng)正式通過或批準(zhǔn)以后，就要堅決貫徹執(zhí)行。在執(zhí)行過程中，往往需要繼續(xù)加以補(bǔ)充、修訂，使其更加完善，切合實際。二十一、總結(jié)總結(jié)，就是把某一時期已經(jīng)做過的工作，進(jìn)行一次全面系統(tǒng)的總檢查、總評價，進(jìn)行一次具體的總分析、總研究；也就是看看取得了哪些成績，存在哪些缺點和不足，有什么經(jīng)驗、提高。（一）基本情況。1總結(jié)必須有情況的概述和敘述，有的比較簡單，有的比較詳細(xì)。這部分內(nèi)容主要是對工作的主客觀條件、有利和不利條件以及工作的環(huán)境和基礎(chǔ)等進(jìn)行分析。2成績和缺點。這是總結(jié)的中心?？偨Y(jié)的目的就是要肯定成績，找出缺點。成績有哪些，有多大，表現(xiàn)在哪些方面，是怎樣取得的；缺點有多少，表現(xiàn)在哪些方面，是什么性質(zhì)的，怎樣產(chǎn)生的，都應(yīng)講清楚。3經(jīng)驗和教訓(xùn)。做過一件事，總會有經(jīng)驗和教訓(xùn)。為便于今后的工作，須對以往工作的經(jīng)驗和教訓(xùn)進(jìn)行分析、研究、概括、集中，并上升到理論的高度來認(rèn)識。4今后的打算。根據(jù)今后的工作任務(wù)和要求，吸取前一時期工作的經(jīng)驗和教訓(xùn)，明確努力方向，提出改進(jìn)措施等（二）寫好總結(jié)需要注意的問題1總結(jié)前要充分占有材料。最好通過不