現(xiàn)代企業(yè)公文寫作提綱.ppt

1、現(xiàn)代企業(yè) 公文寫作, 20100730 ,重慶工商大學(xué) 米 密,前 言,公文時一個組織（企業(yè)）的臉面，在公務(wù)活動中具有代表公司書面溝通交流的作用，可以說是公司整體形象的書面代表。 公文處理的正確與規(guī)范代表企業(yè)的管理水平和管理質(zhì)量。同時，也可為企業(yè)創(chuàng)造效益并減少不必要的損失。,主要內(nèi)容,一、公文基本知識 二、公文格式規(guī)范 三、公文語言規(guī)范 四、公文結(jié)構(gòu)規(guī)范 五、常用公文寫作 六、提高寫作能力,一、公文基本知識,（一）什么是公文,公文，是指黨政機關(guān)、社會團體、企事業(yè)單位等社會合法組織在公務(wù)活動中形成的具有法定效力和特定體式的應(yīng)公文，是傳達貫徹黨和國家的路線、方針、政策，發(fā)布法規(guī)和規(guī)章，實施領(lǐng)導(dǎo)和管

2、理，辦理公務(wù)，規(guī)范行為，記載和傳遞公務(wù)信息的重要工具。（廣義公文、狹義公文）,企業(yè)公文，是指企業(yè)在實施管理、處理公共事務(wù)和對外進行公務(wù)活動的過程中，所形成的具有法定效力和特定體式的文書，是傳達貫徹黨和國家的路線方針政策、貫徹企業(yè)發(fā)展目標(biāo)、開展經(jīng)營業(yè)務(wù)，頒布規(guī)章制度、請示和答復(fù)問題，指導(dǎo)和商洽工作，匯報情況，交流經(jīng)驗的重要工具。,（二）公文的特點,（三）公文的作用,領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)作用 聯(lián)系公務(wù)作用 宣傳教育作用 依據(jù)憑證作用 規(guī)范言行作用,（四）公文的種類,黨的公文：決議、公報、指示、條例、規(guī)定、決定、意見、通知、通報、報告、請示、批復(fù)、函、會議紀(jì)要。 行政公文：命令（令）、議案、公告、通告、決定、意

3、見、通知、通報、報告、請示、批復(fù)、函、會議紀(jì)要。 企業(yè)公文：決議、指示、條例、規(guī)定、公告、通告、決定、意見、通知、通報、報告、請示、批復(fù)、函、會議紀(jì)要。,二、公文格式規(guī)范,公文格式的具體項目 眉首：印制份數(shù)順序號、密級和保密期限、緊急 程度、發(fā)文機關(guān)標(biāo)識、發(fā)文字號、簽發(fā)人。 主體：標(biāo)題、主送機關(guān)、正文、附件說明（附 件）、發(fā)文機關(guān)、成文時間、印章、附注。 版記：主題詞、抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期。,三 、公文語言規(guī)范,（一）語言的表達方式 （二）公文語言的特點,表達方式，又叫表達方法、表現(xiàn)方法。它是運用語言形式來介紹情況、陳述事實、總結(jié)規(guī)律、闡明觀點、抒發(fā)感情的具體方法與手段。 （敘述、描寫

4、、抒情、說明、議論）,（一）語言的表達方式,公文語言的特點和要求：準(zhǔn)確、簡明、樸實、莊重。,（二）公文語言的特點,準(zhǔn)確：一字入公文，九牛拔不出 簡明：句中無余字，篇內(nèi)無贅語 樸實：不拐彎抹角，不可以藻飾 莊重：用詞嚴(yán)肅端莊，不帶感情色彩,四 、公文結(jié)構(gòu)規(guī)范,（一）公文的開頭 （二）公文的主體 （三）公文的結(jié)尾,1.常規(guī)式開頭 發(fā)文原因 發(fā)文根據(jù) 發(fā)文目的 文件形成過程 2.引據(jù)式開頭 3.情況式開頭,（一）公文的開頭,1.分條列項式 2.文章式 3.篇段合一式 4.領(lǐng)起用語式 5.小標(biāo)題式 6.章斷條連式,（二）公文的主體,1.使用公文結(jié)尾專用語 表強調(diào) 表指示（提出要求，發(fā)出號召等） 表祈請

5、 2.交代有關(guān)未盡事宜 3.無專門的結(jié)尾，正文寫完自然結(jié)束。,（三）公文的結(jié)尾,五 、常用公文寫作,（一）通知 （二）報告 （三）請示 （四）批復(fù) （五）會議紀(jì)要 （六）函,辦法規(guī)定：適用于批轉(zhuǎn)下級機關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文，傳達要求下級機關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項，任免人員。 條例規(guī)定：用于發(fā)布黨內(nèi)法規(guī)、任免干部、傳達上級機關(guān)的指示、轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文、批轉(zhuǎn)下級機關(guān)的公文、發(fā)布要求下級機關(guān)辦理和有關(guān)單位共同執(zhí)行或者周知的事項。,（一）通知,1.通知的特點,運用的廣泛性 使用頻率高 種類多 時效性強,2.通知的種類,規(guī)定性通知 布置性通知 告知性通知

6、 經(jīng)轉(zhuǎn)性通知（印發(fā)、發(fā)布、轉(zhuǎn)發(fā)、批轉(zhuǎn)等） 任免通知 會議通知,3.通知的寫法,標(biāo)題 主送機關(guān) 正文 通知緣由：背景、根據(jù)、目的、意義 通知事項：因通知的類別不同而寫法各異 執(zhí)行要求：也可不提要求,4.通知例文,中國煙草總公司職工技術(shù)培訓(xùn)中心 關(guān)于舉辦高級物流師國家職業(yè)資格培訓(xùn)班的通知 行業(yè)各直屬單位，中國煙草機械集團有限責(zé)任公司，中國煙草國際有限公司，中國煙草實業(yè)發(fā)展中心： 為推行國家職業(yè)資格證書制度，提高煙草行業(yè)物流管理人員的專業(yè)技能水平，根據(jù)國家局、總公司2008年度國內(nèi)培訓(xùn)計劃的安排，定于2008年11月在鄭州舉辦高級物流師國家職業(yè)資格試點培訓(xùn)班?，F(xiàn)將有關(guān)事項通知如下： 一、培訓(xùn)對象 二

7、、培訓(xùn)內(nèi)容與形式 三、培訓(xùn)時間與地點 四、培訓(xùn)費用 五、其他事項 二八年九月九日,（二）報告,辦法規(guī)定：適用于向上級機關(guān)匯報工作，反映情況，答復(fù)上級機關(guān)的詢問。 條例規(guī)定：用于向上級機關(guān)匯報工作、反映情況、提出建議，答復(fù)上級機關(guān)的詢問。,1.報告的特點,單向性 陳述性 事后性 綜合性,2.報告的分類,按性質(zhì)分： 專題性報告 綜合性報告 按內(nèi)容分： 匯報性報告 情況性報告 答復(fù)性報告 建議性報告 呈轉(zhuǎn)性報告,3.報告的寫法,標(biāo)題 主送機關(guān) 正文 報告導(dǎo)語：背景、情況、目的、依據(jù) 報告主體：成績、做法、經(jīng)驗、體會、打算、安排； 情況原因教訓(xùn)措施 報告結(jié)語：重申意義、展望未來；模式化的套語。,4.報

8、告寫作中的注意事項,嚴(yán)格使用文種，不要與請示混用。 報告中不得夾帶請示事項。 材料要客觀真實、實事求是。,5.報告的例文,山東中正熱力集團公司 關(guān)于2009年度工作情況的報告 集團公司各部門、各控股公司： 受董事會委托，做工作報告，請予審議。 一年來，集團公司以年初制定的八個綱領(lǐng)性文件為總抓手，在管理、主業(yè)拓展、現(xiàn)有供熱系統(tǒng)技術(shù)改造、新的經(jīng)濟增長點培育等方面取得了顯著成績，是濃墨重彩、可圈可點的一年。 第一部分 值得肯定的成績 第二部分 主要存在的不足 第三部分 來年的主要工作 二九年十二月二十九日,（三）請示,辦法規(guī)定：請示適用于向上級機關(guān)請求指示、批準(zhǔn)。 條例規(guī)定：請示用于向上級機關(guān)請求指

9、示、批準(zhǔn)。,1.請示的使用范圍,第一，下級機關(guān)遇到新情況、新問題，因無章可循而沒有對策或沒有把握，需要上級機關(guān)給以指示的時候，要用請示。 第二，下級機關(guān)在處理較為重要的事件和問題時，因涉及有關(guān)方針政策必須慎重對待，需要報請上級機關(guān)批準(zhǔn)時，要用請示。,第三，下級機關(guān)在工作中遇到問題，雖然有解決的辦法，但由于職權(quán)、條件的限制，沒有權(quán)力或沒有能力實施這些辦法，需要上級幫助解決的時候，要用請示。 第四，下級機關(guān)對有關(guān)方針、政策和上級機關(guān)發(fā)布的規(guī)定、指示有疑問，需要上級機關(guān)給予解答時，要用請示。 第五，下級機關(guān)之間在較重要的問題上出現(xiàn)意見分歧，需要上級機關(guān)裁決時，需要請示。,2.請示的特點,期復(fù)性 單一

10、性（一文一事、一個主送機關(guān)） 針對性 時效性,3.請示的種類,請求指示的請示：要政策、要辦法 請求批準(zhǔn)的請示：方案、規(guī)劃、措施 請求幫助的請示：人、財、物,4.請示的寫法,標(biāo)題 主送機關(guān)：只有一個、不送領(lǐng)導(dǎo)個人、不越級 正文 請示緣由：充分、恰當(dāng)、具體 請示事項：指示、批準(zhǔn)、幫助，明確、具體 請示結(jié)語：當(dāng)否，請批復(fù),5.請示的例文,公司第三分公司關(guān)于招聘新員工的請示 公司： 由于本分公司業(yè)務(wù)的發(fā)展，急需增聘副經(jīng)理1名，具有?？埔陨蠈W(xué)歷的業(yè)務(wù)員3名(其中女性2名)。副經(jīng)理擬刊登廣告向社會公開招聘，業(yè)務(wù)員從今年畢業(yè)生中招聘。 可否，請批復(fù)。 公司第三分公司 年月日,6.報告和請示的區(qū)別,行文目的不

11、同 行文內(nèi)容不同 行文時間不同 主送機關(guān)不同,（四）批復(fù),辦法規(guī)定：適用于答復(fù)下級機關(guān)的請示事項。 條例規(guī)定：用于答復(fù)下級機關(guān)的請示。,1.批復(fù)的特點,被動性 針對性 指示性 時限性,2.批復(fù)的寫法,標(biāo)題 主送機關(guān) 正文 批復(fù)引據(jù) 批復(fù)事項 執(zhí)行要求 批復(fù)結(jié)語,3.批復(fù)的例文,中國保險監(jiān)督管理委員會 關(guān)于設(shè)立廣州國匯保險經(jīng)紀(jì)有限公司的批復(fù) ： 你們提交的廣州國匯保險經(jīng)紀(jì)有限公司設(shè)立申請材料收悉。經(jīng)審核，批復(fù)如下： 一、批準(zhǔn)設(shè)立廣州國匯保險經(jīng)紀(jì)有限公司。 二、公司注冊資本：人民幣500萬元。其中，陳戎出資200萬元，出資比例為40%；何偉生、阮廣杰各出資150萬元，出資比例各為30%。 三、公司

12、業(yè)務(wù)經(jīng)營區(qū)域：中華人民共和國行政轄區(qū)（不含港、澳、臺）。 四、公司住所：廣州市越秀區(qū)農(nóng)林下路5號億達大廈701室。 五、公司可經(jīng)營下列業(yè)務(wù)： 六、核準(zhǔn)陳戎的董事長任職資格，核準(zhǔn)何偉生的總經(jīng)理任職資格。 七、公司須持本批復(fù)及中國保監(jiān)會頒發(fā)的保險經(jīng)紀(jì)機構(gòu)法人許可證，到工商行政管理部門辦理有關(guān)工商登記手續(xù)，方可開業(yè)。 八、公司應(yīng)依法經(jīng)營，并執(zhí)行中國保監(jiān)會的有關(guān)政策，相關(guān)內(nèi)容可登錄中國保監(jiān)會網(wǎng)站查詢。 二七年十月三十一日,（五）會議紀(jì)要,辦法規(guī)定：適用于記載、傳達會議情況和議定事項。 條例規(guī)定：用于記載會議主要精神和議定事項。,1.會議紀(jì)要的特點,紀(jì)實性 概括性 指導(dǎo)性,2.會議紀(jì)要的格式,3.會議紀(jì)

13、要的發(fā)布,會議紀(jì)要一般不向其他機關(guān)、單位發(fā)送，只發(fā)向本機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人、直屬部門和下級機關(guān)、單位。發(fā)文范圍在抄送欄內(nèi)以“發(fā)”、“送”等字樣后面加冒號標(biāo)明。 會議紀(jì)要向上級機關(guān)呈報，應(yīng)以報告的形式向上報送。,4.會議紀(jì)要的寫法,標(biāo)題 會議名稱+文種：物理學(xué)會X射線專業(yè)委員會第三屆學(xué)術(shù)交流會會議紀(jì)要 事由+文種：關(guān)于解決糧食購銷體制改革后遺留問題的會議紀(jì)要 成文日期：一般加括號標(biāo)寫于標(biāo)題之下正中位置，以會議通過日期或領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)日期為準(zhǔn)。也有出現(xiàn)在正文之后的。,正文 前言：會議的基本情況 主體：會議的主要精神、會議議定的事項、會議上達成的共識、會議對與會單位布置的工作和提出的要求、會議上各種主要觀點及爭鳴

14、情況等。 結(jié)尾：簡短，強調(diào)意義、提出希望和號召等，有的將參會人員放在結(jié)尾。,5.會議紀(jì)要的例文,浙江欣捷建設(shè)有限公司2009年第一次管理座談會會議紀(jì)要 時 間：2009年2月22日 地 點： 主持人： 出 席：、 本次會議討論了總公司對口部門與各分公司工作銜接、工作流程、公司內(nèi)部管理等事宜，總結(jié)了企業(yè)內(nèi)部管理存在的不足，確定了財務(wù)報表統(tǒng)一、相關(guān)證書借用、貫標(biāo)小組組建、檔案管理、分公司專業(yè)人才招聘等事宜，現(xiàn)將會議議定事項紀(jì)要如下： 一、會議聽取了。 二、會議指出，。 三、會議對解決現(xiàn)階段的問題作了明確。 1. 2. 浙江欣捷建設(shè)有限公司 2008年2月22日,（六）函,辦法規(guī)定：函適用于不相隸屬機關(guān)之間商洽工作，詢問和答復(fù)問題，請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項。 條例規(guī)定：函用于機關(guān)之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題，向無隸屬關(guān)系的有關(guān)主管部門請求批準(zhǔn)。,1.函的特點,平等性和溝通性 靈活性和廣泛性 單一性和實用性,2.函的種類,按性質(zhì)分：公函、便函 按方向分：發(fā)函、復(fù)函 按內(nèi)容分：商洽函、詢問函、請批函、答復(fù)函,3.函的寫法,標(biāo)題 發(fā)文字號 主送機關(guān) 正文 發(fā)函緣由 事項 希望要求,4.函的例文,關(guān)于商談品牌電腦價格