第3章工作分析-2002.ppt

1、1,人力資源管理,第三章 工作分析 Job Analysis,2,案例討論,誰的責(zé)任 大慶建設(shè)分行 景園儲蓄所職員的處分,3,工作分析,工作分析的概念 工作分析的目的和作用 工作分析的方法 工作分析的程序 工作分析的成果 工作設(shè)計,4,工作分析,工作分析的概念,5,工作分析的概念,工作分析，或稱職務(wù)分析（job analysis），它是指完整地確認工作整體，以便為管理活動提供各種有關(guān)工作方面的信息所進行的一系列的工作信息收集、分析和綜合的過程。,6,工作分析所包含的信息,職務(wù)設(shè)置的主要目的 主要職責(zé)、任務(wù)、權(quán)力 職務(wù)的隸屬關(guān)系 工作條件 所需知識和技能,7,工作分析所應(yīng)包含的信息-7W,1、用

2、誰（Who） 2、做什么（What） 3、何時（When） 4、在哪里（Where） 5、如何（How） 6、為什么（Why） 7、為誰（For whom）,8,工作分析,工作分析的 目的和作用,9,工作分析的目的-1,促使工作的名稱與含義在整個組織中表示特定而一致的意義，實現(xiàn)工作用語的標準化。 確定工作要求，以建立適當?shù)闹笇?dǎo)與培訓(xùn)內(nèi)容。 確定員工錄用與上崗的最低條件。 為確定組織的人力資源需求、制定人力資源計劃提供依據(jù)。 確定工作之間的相互關(guān)系，以利于合理的晉升、調(diào)動與指派。,10,工作分析的目的-2,獲得有關(guān)工作與環(huán)境的實際情況，利于發(fā)現(xiàn)導(dǎo)致員工不滿、工作效率下降的原因。 為制定考核程序及

3、方法提供依據(jù)，以利于管理人員執(zhí)行監(jiān)督職能及員工進行自我控制。 辨明影響安全的主要因素，以及時采取有效措施，將危險降至最低。 為改進工作方法積累必要的資料，為組織的變革提供依據(jù)。,11,工作分析的應(yīng)用,人員招聘與甄選 人力資源規(guī)劃 考核與培訓(xùn) 公平的薪酬體系 有效的監(jiān)督 勞動保護,12,13,工作分析,工作分析的方法,14,工作分析的方法,觀察法 工作實踐 典型事例法 座談法 寫實法 問卷法,15,工作分析的方法觀察法,通過觀察，把有關(guān)工作各部分的內(nèi)容、原因、方法、程序、目的等信息記錄下來，把取得的職務(wù)信息整理。 可以了解到廣泛的信息，取得的信息比較客觀和正確。 局限性： （1）要求觀察者有足夠

4、實際操作經(jīng)驗； （2）不適用于工作循環(huán)周期長的工作； （3）不能得到有關(guān)任職者資格要求的信息。,16,工作分析的方法工作實踐,工作分析者從事所要研究的工作，在工作過程中掌握有關(guān)工作要求的第一手資料。 可以了解工作的實際任務(wù)以及在體力、環(huán)境、社會方面的要求。 適用于短期內(nèi)可以掌握的工作 不適用于需要進行大量訓(xùn)練才能勝任或有危害的工作。,17,工作分析的方法典型事例,對實際工作中具有代表性的工作者的工作行為進行描述。比如把文秘人員的打字、收發(fā)文件等一系列行為收集起來進行歸納分類，得到有關(guān)工作內(nèi)容職責(zé)等方面的信息。 局限性：需耗費大量時間，對于一些不具顯著特征的工作行為可能造成遺漏，對整個工作實踐缺

5、乏完整的了解。,18,工作分析的方法座談法,工作分析者與工作執(zhí)行者面對面的談話來收集信息資料。 座談?wù)邩?gòu)成應(yīng)呈隨機性 注意選擇參加座談的工作執(zhí)行人員。 一般不作為單獨收集信息的方法，而是和其他方法一起使用。,19,工作分析的方法問卷法,通過結(jié)構(gòu)化的問卷來收集信息，不必親臨現(xiàn)場觀察。 廣泛用職務(wù)調(diào)查表 職務(wù)調(diào)查表由工作執(zhí)行者填寫，包括基本資料、工作時間要求、工作內(nèi)容、工作責(zé)任、任職者所需知識技能、工作的勞動強度、工作環(huán)境等內(nèi)容。,典型問卷瀏覽,20,工作分析的方法寫實法,由工作的執(zhí)行者來記錄工作內(nèi)容 按照規(guī)定時間段來記錄具體工作內(nèi)容 由專家、上級與本人就工作內(nèi)容進行討論與匯總，據(jù)此編寫工作說明書

6、,21,職位分析問卷法（PAQ）,1972年由普渡大學(xué)E. J. McCormick提出 是一種適用性很強的工作分析方法 包括194個項目，其中187個用來分析完成工作過程中員工活動的特征，另外7個涉及薪酬問題 6個部分：信息來源；心理過程；識別“產(chǎn)出”；與其他人的關(guān)系；自然和社會環(huán)境；其他工作特征。 6分制主觀評分,22,資料投入 1. 資料投入： 1.1工作資料來源：（請于下列諸項工作資料來源，依其應(yīng)用頻度，評其等次） 1.1. 1肉眼可及的工作資料來源: 1.書面資料(書、報告、筆記、短文、工作指令等)。 2.數(shù)量性資料（所有涉及數(shù)量或金額的資料，包括圖、科目、規(guī)格、數(shù)字表等）。 3.圖

7、片資料（例如草圖、藍圖、地圖、照片及X光膠片，電視圖片等）。 4.鑄模及有關(guān)的工具（模板、型板、鑄具等。大凡必得依樣使用者皆可為資料來源；但不包括上面第三項所得的資料）。 5.指示器（撥號盤、度規(guī)、信號燈、雷達、計速器等）。 6.測度計（尺、彎腳規(guī)等，用來收集實體之測度資料，但并不含第5項所示的器具）。 7.機具（工具、設(shè)備、機械及其他在作業(yè)時用及的機械性器具）。 8.在制原料（零件、原料等，凡是可經(jīng)修飾、加工處理者皆可充為資料之來源，例如面團、經(jīng)車床加工的元件、裁切過的線、待加鞋底的鞋。） 9.非在制原料（未加入轉(zhuǎn)化或增飾的過程之原料、零件。凡正受檢驗、處理、包裝、配售、選品的原料，亦可充作

8、資料之源路之一。包括在存儲中的原料項或置于配售管道的貨品等）。 10.自然的特征（風(fēng)景、原野、地質(zhì)、植物、氣候等可以觀察到的自然征象皆可充為資料來源）。 11.人為的環(huán)境特征（房屋建筑、水壩、公路、橋梁、船塢、鐵道及其他人工或刻意改造的戶內(nèi)外措施，但并不包含第七項所述之設(shè)備、機器等單獨用于制造上者）。,表PAQ的一頁,23,管理崗位描述問卷方法,W. W. Tornow和P. R. Pinto在1976年提出 與PAQ方法非常類似 包括208個用來描述管理人員工作的問題，分13個類別：計劃；協(xié)調(diào)；控制；產(chǎn)品和服務(wù)責(zé)任；公共關(guān)系；咨詢指導(dǎo)；自主性；財務(wù)審批權(quán)；雇員服務(wù)；監(jiān)督；復(fù)雜性和壓力；重要財

9、務(wù)責(zé)任；人事責(zé)任。 管理人員自己評分。,24,功能性工作分析方法（FJA）,美國訓(xùn)練與就業(yè)署開發(fā) 通過資料、人與事來反映每一種工作的職能,25,FJA表格：員工的基本功能,26,收集工作分析資料的人員選擇,工作分析專家 主管 任職者 選擇由誰來進行工作分析，往往比選擇工作分析的方法更加重要。,27,收集工作分析資料的人員選擇,工作分析專家 最客觀公正，保持信息的一致性，可以選擇不同的分析方式 價格昂貴，對組織缺乏了解，可能忽略某些無形的方面,28,收集工作分析資料的人員選擇,主管 對所要分析的工作的無形的方面具有全面而深入的了解，收集信息的速度也比較快 首先要對主管進行工作分析的培訓(xùn)，對主管也

10、是時間上的負擔(dān)，某些情況下難以保證信息的客觀性,29,收集工作分析資料的人員選擇,任職者 對工作最熟悉，信息收集速度快 收集信息的標準化程度較差；工作職責(zé)的完整性較差；可能造成員工間矛盾,30,學(xué)習(xí)和考核要求,考試占總成績的60% 作業(yè)占總成績的30% 課堂表現(xiàn)占10% 缺課將被扣分，缺課達1/3者不能參加考試,31,工作分析,工作分析的程序,32,工作分析的程序,準備階段,明確工作分析的意義、目的、方法、步驟； 向有關(guān)人員宣傳、解釋； 跟作為合作對象的員工建立良好的人際關(guān)系，并使他們做好心理準備； 按精簡、高效的原則組成工作小組； 確定調(diào)查、分析對象的樣本，同時考慮樣本的代表性； 制定工作計

11、劃，確定工作的基本難度。,33,調(diào)查階段,編制調(diào)查提綱，確定調(diào)查內(nèi)容和調(diào)查方法； 廣泛收集有關(guān)資料、數(shù)據(jù)； 對重點內(nèi)容做重點、細致調(diào)查； 要求被調(diào)查員工對各種工作特征和工作人員特征的重要性和發(fā)生頻率等作出等級評定,工作分析的程序,34,分析階段,仔細審核收集到的信息 創(chuàng)造性地分析、發(fā)現(xiàn)有關(guān)工作和工作人員的關(guān)鍵成分 歸納、總結(jié)出工作分析的必需材料和要素,完成階段,編寫“工作說明書” 進行工作說明書的修改和審核,工作分析的程序,35,工作分析的具體步驟： 以問卷法、訪談法結(jié)合為例,清崗 各崗位代表填寫問卷 問卷整理與分類 編寫職位說明書 職位說明書的檢驗 職位說明書的定稿,36,工作分析的具體步驟

12、： 以觀察、座談法結(jié)合為例,職務(wù)信息的初步調(diào)查 第一次工作現(xiàn)場考察 談話 第二次工作現(xiàn)場考察 信息的綜合處理 職位說明書的檢驗 職位說明書的定稿,37,步驟(1): 職務(wù)信息的初步調(diào)查,1 瀏覽已有的文件，對此項工作的主要任務(wù)、主要職責(zé)及工作流程有大致的了解； 2 準備最初的提綱，作為面談的參考； 3 列出此項工作的主要任務(wù)與職責(zé)。,38,步驟(2): 第一次工作現(xiàn)場考察,1目的是使分析者熟悉現(xiàn)場的環(huán)境，了解任職人員使用的工具、設(shè)備、機器、一般的工作條件及主要的職責(zé)。 2對復(fù)雜或不熟悉的設(shè)備親自直接觀察。 3最好由任職人員的上級陪同做向?qū)?，進行現(xiàn)場觀察。,39,步驟(3): 談話,1同該職務(wù)的

13、實際擔(dān)任者談話，了解此工作所規(guī)定的各項任務(wù)。 2 同基層的管理者談話，進一步了解有關(guān)工作的情況。 3每天的談話對象最好不要超過兩人，每人不超過三個小時。,40,步驟(4): 第二次工作現(xiàn)場考察,1澄清、明確或進一步充實通過談話獲得的信息； 2 最好仍是由首次觀察與訪談時的那同一位基層管理者陪同去進行。,41,步驟(5): 信息的綜合處理,1對從書面材料、現(xiàn)場觀察、與基層管理者及任職人員的談話中獲得的信息進行分析、歸類，寫出一份工作說明書； 2工作分析者在遇到問題時，還需隨時得到基層管理者的幫助； 3再查看一下最初列出的“主要任務(wù)與職責(zé)單”，確保所有的任務(wù)都能得到體現(xiàn)。,42,步驟(6): 職位

14、說明書的檢驗,1召集整個調(diào)查中所涉及的基層管理者及任職人員，討論由工作分析制定的職務(wù)說明書是否完整、準確。 2討論、斟酌工作說明書中的每一行、甚至每個詞語，由工作分析者記下大家的意見。,43,步驟(7): 職位說明書的定稿,1根據(jù)討論的結(jié)果，最后確定出一份詳細的、準確的工作說明書； 2最后的工作說明書應(yīng)清楚、明了。,44,工作分析,工作分析的成果,職位說明書（工作說明書，Job description）,45,職位說明書的內(nèi)容及寫法,1、工作概況 職務(wù)名稱 編號 所屬部門 職務(wù)等級 工作說明書的編寫日期 等等,46,職位說明書的內(nèi)容及寫法,2、工作說明 責(zé)任范圍及工作要求 任職人員需完成的任務(wù)

15、 所使用的材料及最終產(chǎn)品 需承擔(dān)的責(zé)任 與其他人聯(lián)系 所接受的監(jiān)督 所施予的監(jiān)督,47,職位說明書的內(nèi)容及寫法,工作目標與職責(zé) 應(yīng)該簡單、明了，一般不超過4或5項。 核心詞匯：確保、保證、實現(xiàn)、完成、達到、負責(zé)。 工作內(nèi)容 應(yīng)具體、明確。 核心詞匯：對于管理人員，多用概括性詞匯，如組織、領(lǐng)導(dǎo)、進行、審核、考察、決定等；對于非管理人員，多為具體動作詞匯，如：操作、傾倒、開動、填制、計算、發(fā)放、檢查、運送等。 最后一項應(yīng)統(tǒng)一表達為“完成上級領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它任務(wù)”。,48,職位說明書的內(nèi)容及寫法,機器、設(shè)備及工具 列出工作中用到的所有機器、設(shè)備及輔助性工具等。 工作條件與環(huán)境 噪音水平 可能遇到的危險

16、 工作場所布局,49,職位說明書的內(nèi)容及寫法,3、資格條件：擔(dān)任此職務(wù)的人員應(yīng)具備的基本資格和條件。 受教育水平 經(jīng)驗 培訓(xùn) 性別 年齡 體能要求 知識 技能,在本公司的工作經(jīng)歷 “在本公司工作3年以上?！?專業(yè)技能所必需的工作磨練 “從事財務(wù)或證券工作2年以上?！?50,職位說明書的內(nèi)容及寫法,培訓(xùn)有兩種情況。 對工作的見習(xí) 放入工作經(jīng)歷中 如果見習(xí)應(yīng)該是在有經(jīng)驗的工作人員的悉心指導(dǎo)下進行類似學(xué)徒的鍛煉，記為“需進行見習(xí)培訓(xùn)4個月以上”。 脫產(chǎn)培訓(xùn)或?qū)ｉT培訓(xùn) “黨的基本知識、基本理論學(xué)習(xí)1個月以上?！?“企業(yè)管理知識培訓(xùn)2周以上?！?51,職位說明書的內(nèi)容及寫法,專業(yè)技能、證書與其他能力 明

17、確的證書要求 如會計證、律師證、鍋爐工上崗證、計算機等級證書等。 如果沒有這方面要求，則略去，不用寫“無證書要求”。 基本知識、素質(zhì)方面的要求 “應(yīng)具備企業(yè)管理專業(yè)背景”、“應(yīng)具備較強文字表達能力”、“要求具有高等數(shù)學(xué)知識”、“要熟練掌握MS-Office系列軟件的使用”、“具備較強的外語水平”等 能力方面 根據(jù)調(diào)查表概括 “應(yīng)具備較強的協(xié)調(diào)能力、處理人際關(guān)系的能力”、“應(yīng)具備傾聽敏感性，能捕捉到談話對象的內(nèi)心變化”,52,職位說明書的內(nèi)容及寫法,體能要求 無特殊要求 久站 久坐 強壯 精力高度集中 “要求身體健康、精力充沛”其實就是“無特殊要求”。,53,職位說明書的內(nèi)容及寫法,所用工具及設(shè)

18、備 “自動化機器設(shè)備” “包裝設(shè)備” “一般辦公室設(shè)備（即電話、電腦、傳真機、復(fù)印機等）” “機械工具” “一般鉗工工具”,54,職位說明書的內(nèi)容及寫法,工作環(huán)境特征 “悶熱” “潮濕” “無菌，對白細胞數(shù)量有輕微影響?！?“辦公室，對身心健康無不良影響。” “高臭氧環(huán)境，對身心健康有一定不良影響。”,55,職位說明書的內(nèi)容及寫法,工作時間特征 “正常上下班” “需要經(jīng)常加班” “ 需要經(jīng)常外出” “ 需要經(jīng)常出差” “ 需要經(jīng)常倒班” “午休時間不能保證”,56,職位說明書的內(nèi)容及寫法,有密切關(guān)系的其他崗位和人員 本部門的 公司內(nèi)其他部門的 公司以外的 寫職位名稱或機構(gòu)名稱 “經(jīng)常與車間質(zhì)檢

19、員、生產(chǎn)供應(yīng)部倉管員、公司辦公室檔案管理員、稅務(wù)局、財政局進行聯(lián)絡(luò)”。,57,職位說明書的內(nèi)容及寫法,字體：標題為“云南白藥集團股份有限公司職位說明書”，創(chuàng)藝簡魏碑，三號，加粗，居中。其后，用8個空格，然后為“編號：”，字體同正文。正文的字體為宋體，五號，兩端對齊方式。 段落：均為單倍行距。 邊框和底紋：職位說明書用表格形式。表格的邊框為2磅實線。表格內(nèi)部各線條，除了為美觀和表達意義之外的，也均為實線，粗細為0.5磅。在工作目標與職責(zé)、工作內(nèi)容、任職資格這三項標題的單元格，用-12.5%的灰色底紋。 項目編號和符號：在工作內(nèi)容中，對任職者的多項工作內(nèi)容進行排列，一般用項目編號的辦法。編號用Ti

20、mes New Roman體阿拉伯數(shù)字，后用漢字頓號隔開。為美觀和清楚起見，段落格式中設(shè)定“懸掛縮進”0.55厘米。制表位為0.75厘米。在編號為10號以后的內(nèi)容中，制表位為0.90厘米。,格式要求舉例,58,職位說明書的內(nèi)容樣板-1,基本資料,（1）職務(wù)名稱；（2）直接上級職位；（3）所屬部門； （4）工資等級；（5）工資水平；（6）所轄人員； （7）定員人數(shù)；（8）工作性質(zhì)。,工作描述,工作概要 工作活動內(nèi)容：活動內(nèi)容；時間百分比；權(quán)限等 工作職責(zé) 工作結(jié)果 工作關(guān)系：受誰監(jiān)督；監(jiān)督誰；可晉升、可轉(zhuǎn)換的職位及可升遷至此的職位；與哪些職位有聯(lián)系。 工作人員運用設(shè)備和信息說明,59,任職資格說

21、明,最低學(xué)歷； 所需培訓(xùn)的時間和科目； 從事本職工作和其他相關(guān)工作的年限和經(jīng)驗。 一般能力 興趣愛好 個性特征 性別、年齡特征。 體能要求： 工作姿勢 對視覺、聽覺、嗅覺有何特殊要求 精神緊張程度 體力消耗大小。,工作環(huán)境, 工作場所 工作環(huán)境的危險性 職業(yè)病 工作時間特征 工作的均衡性 工作環(huán)境的舒服程度,職位說明書的內(nèi)容樣板-2,60,職位說明書示例-1,61,職位說明書示例-2,62,對事不對人 盡可能具體，可操作 表述準確 剔除廢話 任職資格與崗位責(zé)任對應(yīng) 建立工作系統(tǒng)，完善任務(wù)與崗位的關(guān)系,編寫職位說明書注意事項,典型職位說明書瀏覽,63,選擇一個同伴。 確定你的工作。如果你是學(xué)生，

22、就把學(xué)生作為你的工作。 就你的同伴的工作對他（她）進行采訪。你可以問以下問題： 請描述您的一個典型的工作日。 您管理哪些人？ 您歸誰管？ 您的主要責(zé)任是什么？ 您在每周中都有哪些活動？ 您在每項活動中都投入多少比例的時間？ 您的工作對腦力和體力都有哪些要求？ 勝任您的工作需要些什么知識、技能、經(jīng)歷？ 您的工作的主要成果（產(chǎn)出、產(chǎn)品）是什么？ 您的工作做到怎樣就可以說做得不錯了？ 交換角色。 利用采訪得到的信息，寫出您的同伴的工作描述、業(yè)績評價標準。 作業(yè)：我的同伴的工作說明書,編寫職位說明書練習(xí),64,工作分析的評價,靈活性 成本收益 可靠性(reliability) 不同的人、時間來做，一致

23、性如何？ 有效性(validity) 寫出的工作說明書與實際情況符合得好嗎？,65,工作分析的實用問題,簡化工種進行工作分析 GM在和豐田合資成立聯(lián)合汽車生產(chǎn)公司中，將120個不同種工作合并成4個等級的技師工作。 問題：描述是否太粗線條了？ 籠統(tǒng)性的要求 TOSHIBA和Mitsubishi不使用工作描述，而是強調(diào)完成工作所需要的能力和經(jīng)驗要求。 問題：員工可能對報酬的公平性產(chǎn)生懷疑,66,第一次作業(yè)總結(jié),謝謝大家的認真態(tài)度 形式和內(nèi)容 對問題的分析全面和中肯 有若干比較獨到的角度 普遍缺乏深入的調(diào)查(Common sense) 證據(jù)與結(jié)論聯(lián)系上存在武斷行為,67,工作分析,工作設(shè)計,68,企

24、業(yè)員工對工作提出的10項要求,和尊重自己的人一起工作 工作要有趣味 工作出色能受到表揚 有機會提高自己的技能 為那些能傾聽自己意見的人工作 有獨立思考的機會，而不單純執(zhí)行指示 能看到自己工作的最后成果 能為有水平的經(jīng)理工作 不希望干太容易的活 對所發(fā)生的情況感到十分了解 美國公眾議事日程基金會1993年的研究報告,69,工作設(shè)計的效果舉例：銀行家信托公司,打字員60%的人辭職原因不是工作繁重，而是工作太枯燥、太無聊 1、把顧客分為小組，指定打字員 2、完成工作準確可靠的人免去校核 3、將其余打字員和校核另外編組，每組負責(zé)某一類客戶 4、大多數(shù)打字員自己糾正錯誤 效果減少了工作中出現(xiàn)的差錯，提高了效率，降低了抱怨和離職率,70,工作設(shè)計,工作擴大化 工作輪換 以員工為中心的工作再設(shè)計 工作豐富化 ,71,工作擴大化,擴大工作的范圍，從而為員工提供更多的工作種類。