職業(yè)教育論文-用Ｗｏｒｄ和Ｅｘｃｅｌ制作家長通知書.doc

職業(yè)教育論文-用和制作家長通知書【摘要】我校每學期期末的學生成績統(tǒng)計、給學生家長填寫通知書，這些繁雜、重復工作給教務處增加了許多工作量。本人經(jīng)過一段時間摸索，利用Excel函數(shù)功能以及Word郵件合并功能，很好地解決了我校成績統(tǒng)計的各種問題，現(xiàn)把使用的方法介紹給大家?！娟P(guān)鍵詞】WordExcel數(shù)據(jù)源函數(shù)郵件合并一、建立學生數(shù)據(jù)源1.啟動Excel2003，建立學生成績表（如下圖1），并另存在D盤，命名為“機電五班學生成績表”。2.用SUM函數(shù)統(tǒng)計學生的總分。如：單擊J2單元格；輸入公式“=SUM（C2：I2）”，然后單擊“”確定；鼠標指向J2單元格右下角控制點成“+”字形后，按住鼠標左鍵拖放直至J11單元格。3.用AVERAGE函數(shù)計算學生的平均成績。如：單擊K2單元格；輸入公式“=AVERAGE（C2：I3）”，然后單擊“”確定；鼠標指向K2單元格右下角控制點成“+”字形后，按住鼠標左鍵拖放至K11單元格。4.根據(jù)平均分用IF函數(shù)定出學生成績優(yōu)、良、中、及格、不及格。如：單擊L2單元格；輸入公式“IF(K2=90，優(yōu)，IF(K2=80，良，IF(K2=70，中，IF(K2=60，合格，不合格）”然后單擊“”確定；鼠標指向L2單元格右下角制點成“+”字形后，按住鼠標右鍵拖放至L11單元格。5.用COUNTIF函數(shù)統(tǒng)計學生的補考科數(shù)。如：單擊M2單元格；輸入公式“=COUNTIF（B3：I3，“60”）”然后單擊“”確定；鼠標指向M2單元格右下角制點成“+”字形后，按住鼠標右鍵拖放至M11單元格。二、創(chuàng)建合并主文檔1.啟動Word2003，建立文檔（如下圖）1.從“工具”菜單中依次選擇“信函和郵件”“郵件合并”。2.在郵件合并工具欄任務窗格的“選擇文檔類型”下方，單擊以選擇“信函”。3.單擊“下一步：正在啟動文檔”。4.在“選擇開始文檔”下，單擊以選擇“使用當前文檔”。5.單擊“下一步：選取收件人”。6.在“使用現(xiàn)有列表”下，單擊“瀏覽”。三、打開數(shù)據(jù)源1.選擇D盤中“機電五班學生成績表.xls”文件，單擊打開，然后會再彈出一個“選擇表格”的窗口，要求指定使用哪個工作簿，因為在一個工作簿中有三張工作表，選擇“Sheet1$”，直接點擊確定，完成數(shù)據(jù)源設置。2.在“郵件合并收件人”對話框中，單擊“確定”。3.單擊“下一步：撰寫信函”。四、插入合并域1.把光標插入點設置在建立的Word文檔插入數(shù)據(jù)的地方（這里要插入學號，就把光標放到學號后面的表格中）。2.在“撰寫信函”下，單擊“其他項目”。3.選擇“字號”，單擊“插入”。4.重復以上操作，分別將所有的合并域插入相應的位置。（如下圖）5.單擊“下一步：預覽信函”。五、完成合并打印單擊“下一步：完成合并”到此，郵件合并的工作就基本結(jié)束了，可以直接打印了，你可以選擇“合并到新文檔”（適用于只有幾十上百條記錄）來把這些信息輸出到一個Doc文檔里面，以后直接打印這個文檔就可以了，也可以選擇“合并到打印機”（適用于成百上千條記錄），并不生成Doc文檔，而是直接打印出來。參考文獻：1王海燕.淺談中等職業(yè)學校計算機教學J.山西