第5章 文字處理軟件Word 2003

1、第5章 文字處理軟件Word 2003本章內容5.1 Word 2003概述5.3 Word 2003文檔的輸入與編輯5.4 文檔顯示5.5 文檔排版5.6 Word 2003的表格制作與編輯5.7 圖形操作5.8 公式編輯器的使用5.9 頁面排版5.10 打印文檔 *5.11 Word 2003的高級功能 *重點和難點文檔編輯、排版 表格制作與編排公式編輯器的使用 圖形處理與編輯5.1 Word 2003概述辦公軟件是為辦公自動化服務的軟件。現(xiàn)代辦公涉及到文字、數(shù)字、表格、圖表、圖形、圖像、語言等多種媒體信息的處理，需要用到不同類型的辦公軟件。辦公軟件一般包括字處理、演示文稿、電子表格、數(shù)據(jù)

2、庫系統(tǒng)、網頁制作、電子郵件等幾方面的軟件。常用的辦公軟件有微軟公司的Microsoft Office和金山公司的WPS Office5.1.1 字處理軟件概述文字處理軟件是辦公自動化中最常用的一類應用軟件，它能支持用戶生成并打印圖文并茂的各種文檔。80年代初,使用較廣的有美國MicroPro公司推出的文書編輯系統(tǒng)WordStar等。這類軟件集編輯、排版、打印于一身，在當時受到用戶的好評。但這類字處理軟件是基于DOS環(huán)境下的，操作命令復雜，且排版效果不能直觀地顯示在屏幕上。進入90年代， Word是Microsoft公司推出的Windows環(huán)境下的字處理軟件，經過持續(xù)地改進和完善，其版本從Wor

3、d 5.0、Word 6.0發(fā)展到現(xiàn)在的Word 97、Word 2000、Word XP、Word 2003。Word 2003中文版是Microsoft為中國用戶推出的漢化版本。本章主要介紹Word 2003中最常用、最基本的使用方法。更多的內容需要讀者在工作中持續(xù)地摸索、持續(xù)地實踐，并使用Word 2003中文版強大的協(xié)助功能作為工作的向導。5.1.2 Word 2003的主要功能1. 編輯功能Word 2003具有對文本、圖形及表格的強大編輯功能，它不但提供插入、剪切、復制、查找、替換等常規(guī)編輯操作功能，而且還提供了繪圖工具、各種符號、計算公式、分欄制表、圖表、插入圖片、創(chuàng)造藝術字體等

4、功能，此外，它還提供了數(shù)學公式編輯器。使用鼠標，能夠在任何位置輸入文字，實現(xiàn)了“即點即輸入”。2. 格式設置及版面設計排版功能Word 2003具有豐富的文字修飾功能，能夠設置文字的多種格式，如：字體、大小、顏色等，還能夠設置空心、陰文、陽文、加粗、加下劃線等效果；可使用格式刷快速復制格式；可直接套用各種標題格式；附帶多種模板和樣式，用戶能夠通過模板及樣式，直接引用自己喜歡的格式。Word 2003具有很強的排版功能，能夠實行分段、分頁、縮排、頁面管理、圖文混排及多欄排版等，采用整頁“所見即所得”的模式對文檔排版后，在屏幕上能立即看到排版效果。3. 自動功能自動更正功能在輸入的同時，自動更正單

5、詞的拼寫、語法錯誤。自動輸入功能會自動創(chuàng)建編號列表、項目符號表，并自動套用格式、縮進量等。當輸入當前日期、一周七天的名稱、月份、用戶的姓名和所在單位名稱時會自動提示輸入內容。Word 2003提供的自動更正、自動套用格式、信函向導等一套豐富的自動功能，使用戶能夠輕輕松松地完成日常工作。4. 表格處理功能Word 2003具有較強的表格處理功能，能任意地對表格的大小、位置實行調整，表格中能夠包含圖形或其他表格，能夠創(chuàng)建、編輯復雜的表格等。能夠使用公式對表格數(shù)據(jù)實行簡單的計算、排序，并根據(jù)數(shù)據(jù)創(chuàng)建圖表。5. 圖文混排功能Word 2003提供繪制圖形和處理圖片的功能，能夠十分方便地創(chuàng)建多種效果的文

6、本和圖形。繪圖功能提供了100多種自選圖形，增強了圖文混排功能，使圖片的拖放、插入等操作更加簡單。剪貼庫提供了豐富的圖片資料。充分利用Word 2003提供的這些圖文混排功能，能夠編排出形式多樣的文檔。6. 邊框和底紋Word 2003提供了100多種邊框樣式用于改變文檔的外觀，包括三維效果，還集成了多種用于專業(yè)文檔的流行樣式，特別適合于制作專業(yè)化的文檔。7. Web功能用Word 2003可直接編寫Web網頁，可存取HTML（超文本）文件，也能夠將編好的Word 2003文檔作為電子郵件直接通過Internet發(fā)送到世界各地。5.1.3 Word 2003的啟動與退出1使用快捷方式啟動Wor

7、d啟動Word 2003應用程序最簡捷的方法，就是在如圖5.1.1所示 Windows桌面上雙擊Word 2003的快捷方式圖標，即可啟動Word 2003。圖5.1.1 通過Windows桌面快捷方式圖標啟動Word 2003在默認情況下，安裝Word 2003應用程序時系統(tǒng)并不會自動在桌面上為其應用程序創(chuàng)建快捷方式。如果Windows桌面上沒有設置Word 2003的快捷方式，能夠創(chuàng)建Word 2003的快捷方式圖標。2通過“開始”|“程序”命令啟動Word這種啟動應用程序的方法是最典型的，操作步驟如下： 單擊Windows“開始”按鈕，選擇“程序”選項； 單擊“程序”，將鼠標指針指向程序

8、子菜單中的Microsoft Office，彈出級聯(lián)菜單，然后單擊“Microsoft Office Word 2003”，如圖5.1.2所示，即可啟動Word 2003。圖5.1.2 通過開始按鈕啟動Word 20033通過新建Word文檔啟動Word在安裝Office 2003套件時，會在“開始”菜單中添加兩個選項：“打開Office文檔”、“新建Office文檔”，這是Microsoft公司為用戶提供的快速進入Office辦公軟件的兩個選項。選擇“新建Office文檔”，在彈出的如圖5.1.3所示的對話框中，選擇相對應的選項卡并雙擊相對應的圖標啟動相對應的程序。如選擇“常用”選項卡，雙擊

9、“空白文檔”圖標（或單擊“空白文檔”圖標，然后單擊“確定”按鈕），即可啟動Word 2003并打開一個空白文檔。圖5.1.3 “新建Office文檔”對話框4通過已有的Word文檔啟動Word通過打開文檔能夠啟動編輯該文檔的編輯器，在此介紹三種方法。方法1：在Windows的“資源管理器中”查找到要打開的文檔的位置并雙擊這個文檔的圖標或名字，即可啟動該文檔的編輯軟件并打開文檔。 方法2：單擊“開始”菜單中的“打開Office文檔”選項，出現(xiàn)如圖5.1.4所示的對話框，在該對話框中的“查找范圍”框中找到所需文檔并雙擊該文檔的圖標或名字，即可啟動該文檔的編輯軟件并打開所選文檔。圖5.1.4 “打開

10、Office文檔”對話框方法3：如果要打開的文檔是不久前使用過的，可用另外一種方法啟動：單擊“開始”菜單，將鼠標指針指向“文檔”項，這時子菜單中列出了最近使用過的文件，如圖5.1.5所示。單擊子菜單中需要打開的文檔，就會啟動該文件的編輯軟件并打開所選文檔。圖5.1.5 “文檔”菜單項如果啟動Office 軟件是為了編輯一個已存有的文檔，那么使用此方法啟動是很合適的。5退出Word 2003軟件Office 2003是典型的Windows應用程序，所以退出（關閉）Office軟件的方法同其他應用程序的退出相同，詳細方法請查看第四章的相關內容，這里不再重復。在這里提醒讀者，關閉Office各軟件最

11、簡便快捷的方法有：（1）雙擊窗口左上角的控制菜單圖標，（2）單擊窗口右上角的關閉按鈕，（3）按組合鍵AltF4。如果在退出之前沒有保存已被修改的文檔，那么在退出時，所有軟件會彈出一個消息框，詢問用戶是否保存對文檔的修改，單擊“是”，則保存文檔后退出，單擊“否”，則放棄此次對文檔的修改而直接退出，單擊“取消”按鈕，會返回到編輯窗口。5.1.4 Word 2003窗口組成及操作成功地啟動Word后，屏幕上就會出現(xiàn)如圖5.1.6所示的窗口。Word窗口由標題欄、菜單欄、工具欄、標尺、編輯區(qū)、滾動條、狀態(tài)欄等組成。普通視圖Web版式視圖標題欄菜單欄工具欄狀態(tài)欄標尺編輯區(qū)插入點滾動條圖5.1.6 Wor

12、d 2003窗口的組成閱讀版式視圖頁面視圖大綱視圖圖4.4.19 幻燈片瀏覽視圖“顯示比例”下拉式列表1標題欄標題欄位于屏幕窗口的最頂部，顯示正在編輯的文檔名（例如，文檔1）和應用程序名（Microsoft Word）。圖5.1.7 “自定義”對話框2菜單欄菜單欄位于標題欄的下方。菜單欄提供了9個菜單：文件、編輯、視圖、插入、格式、工具、表格、窗口、協(xié)助。每個菜單中包含的菜單項是Word可執(zhí)行的命令。要執(zhí)行菜單中的命令，能夠用鼠標單擊菜單欄上的菜單，然后在下拉菜單中單擊相對應的命令；也能夠使用鍵盤，按下Alt鍵和菜單后帶下劃線的字母鍵來打開相對應的菜單，然后用方向鍵選擇菜單命令，例如，按Alt

13、F鍵可打開文件菜單。用戶通過選擇菜單命令來指示Word執(zhí)行某項功能，隨著Word功能日益增加，菜單命令也越來越龐大，但不見得每個命令都會經常用到，針對這個點，Word 2003提供了自動記錄功能，也就是說Word 2003會記錄用戶的操作習慣，只在菜單中顯示最近常用的命令，為用戶選擇常用的命令提供方便。如果某些命令在一段時間內沒有被使用，就會自動隱藏。這時，單擊菜單底部的向下箭頭或將鼠標停留在底部，就能夠顯示出全部的菜單命令。能夠通過“工具”菜單中的“自定義”項來改變該設置：在彈出的“自定義”對話框中選擇“選項”選項卡，單擊“鼠標指針短暫停留后顯示完整菜單”復選框，如圖5.1.7所示。3工具欄

14、工具欄是為了方便用戶使用鼠標而設計的，是執(zhí)行菜單命令的快捷方式，利用鼠標單擊工具欄上的小圖標按鈕就能夠執(zhí)行一條Word命令。Word提供了多種工具欄，啟動Word后，窗口中顯示“常用”工具欄和“格式”工具欄。此外，用戶能夠根據(jù)不同需要同時打開多個工具欄，也能夠關閉一些不常用的工具欄。使用菜單打開和關閉工具欄：單擊“視圖”菜單，選擇“工具欄”菜單項，在彈出的級聯(lián)菜單中列出了Word的所有工具欄（或在菜單和工具欄的任意位置點右鍵會彈出Word的所有工具欄菜單）如圖5.1.8所示，前面有“”標記的表示這個工具欄已顯示在Word窗口中，再單擊此工具欄，該工具欄就會關閉。選擇一個前面沒有“”標記的工具欄

15、單擊，該工具欄將顯示在Word窗口中。圖5.1.8 設置工具欄Word不但能夠顯示或隱藏工具欄，而且能夠根據(jù)需要為工具欄添加或刪除按鈕，例如在常用工具欄中添加或刪除按鈕步驟是：（1）單擊“常用”工具欄最右側的小三角“”，出現(xiàn)“添加或刪除按鈕（B）”選項；（2）將鼠標移至“添加或刪除按鈕（B）”區(qū)域內，出現(xiàn)“常用”選項；（3）將鼠標移至“常用 ”選項區(qū)域內，彈出菜單，如圖5.1.9所示，前面有“”標記的表示該項對應的按鈕已顯示在工具欄上，單擊它刪除該按鈕。圖5.1.9 添加或刪除工具欄按鈕（4）選擇一個前面沒有帶“”標記的項單擊，該按鈕將顯示在該工具欄上。將鼠標指針移到按鈕上，稍停片刻，按鈕旁就

16、會出現(xiàn)一個小框，框中的文字說明的是按鈕的名稱和作用。4標尺標尺位于編輯區(qū)的上方（水平標尺）和左側（垂直標尺）。利用標尺可查看和調整正文的寬度、高度，還可查看調整頁邊距、表格的行高、列寬和段落首行縮進寬度等。5滾動條Word 2003的窗口滾動條的作用及使用與第四章中介紹的一樣，不再重復。如果窗口沒有滾動條，可單擊“工具”菜單上的“選項”項，在彈出的對話框中選擇“視圖”選項卡，再選中“窗口”欄中的“水平滾動條”復選框和“垂直滾動條”復選框，最后單擊“確定”即可顯示滾動條。6編輯區(qū)編輯區(qū)是輸入文本和編輯文本的區(qū)域。編輯區(qū)中有一個持續(xù)閃爍的“I”形符號，這個位置叫插入點，也稱為光標，從鍵盤上輸入的文

17、字符號就會出現(xiàn)在插入點表示的位置上。7狀態(tài)欄狀態(tài)欄位于窗口的底部，其中包括頁數(shù)、節(jié)、當前所在頁數(shù)總頁數(shù)、插入點所在位置、行號和列號等信息。在狀態(tài)欄的右側有4個按鈕：“錄制”、“修訂”、“擴展”、“改寫”。在打開Word時它們都呈灰色。每個按鈕表示一種Word工作方式，雙擊這些按鈕能夠進入或退出這種方式。當進入某種方式，該方式按鈕顯示的黑色字，退出這種方式，該按鈕顯示為灰字。在“改寫”按鈕的右側是“語言”框，提示當前文字所使用的語言（如中文、英語等）。5.2 文檔的基本操作5.2.1 創(chuàng)建文檔在啟動Word 2003時，如果沒有指定將要打開的文檔，則啟動之后會自動新建一個空文檔，缺省的文件名為“

18、文檔1”，并顯示相對應的Word工作窗口，如圖5.2.1所示。如果啟動Word后想建立一篇新的文檔，能夠使用菜單或工具欄新建文檔。1. 利用菜單新建文檔利用菜單新建文檔的步驟如下：（1）單擊“文件”菜單中的“新建”命令；（2）在Word 2003窗口的右邊會彈出一個“新建文檔”的任務窗口，如圖的5.2.2所示。在“新建文檔”任務窗口中的“新建”選項組下單擊“空白文檔”選項，系統(tǒng)將新建一個文檔為“文檔2”新文檔。圖5.2.1 啟動時建立新文檔圖5.2.2 “新建文檔”任務窗口2. 利用工具欄按鈕新建文檔利用工具欄按鈕新建文檔的方法是：單擊“常用”工具欄中的“新建空白文檔”圖標，將創(chuàng)建一篇新文檔。

19、5.2.2 打開文檔方法1：單擊“常用”工具欄上的“打開”按鈕或單擊“文件”菜單中的“打開”命令。彈出“打開”對話框，在對話框中選擇文檔所在的驅動器、文件夾及文件名，如圖5.2.3所示。圖5.2.3 使用“打開”對話框文檔方法2：要打開最近使用過的文檔，請單擊“文件”菜單底部的文件名，如圖5.2.4所示。圖5.2.4 打開最近使用過的文檔5.2.3 保存文檔1. 保存新的、未命名的文檔（初次保存文檔）對于一個新的未命名的文檔的操作步驟如下：（1）單擊“常用”工具欄上的“保存”按鈕或“文件”菜單中的“保存”命令，將打開“另存為”對話框，如圖5.2.5所示。（2）“我的文檔”是保存文檔的默認文件夾

20、。如果要在其他的文件夾中保存文檔，請選擇“保存位置”框中的其他驅動器或文件夾；如果要在一個新的文件夾中保存文檔，請單擊“新建文件夾”按鈕，建好文件夾并選擇該文件夾即可。（3）在“文件名”框中，輸入文檔的名稱，中文、英文名稱都能夠。（4）單擊“保存”按鈕保存文件。圖5.2.5 “另存為”對話框asasddddfd2. 保存已有文檔為了防止停電、死機等意外事件導致信息的丟失，在文檔的編輯過程中經常要保存文檔。單擊“常用”工具欄上的“保存”按鈕，或者單擊“文件”菜單中的“保存”命令，或者按CtrlS快捷鍵都能夠保存當前的活動文檔，并且在原位置上用原名保存，不再需要用戶干預。如果同時打開了多個文檔，按

21、下Shift鍵再單擊“文件”菜單中的“保存”命令，將同時保存所有已打開的文檔。5.2.4 關閉文檔當完成文檔的編輯或完成工作后要離開計算機時，最好將已打開的文檔關閉。關閉文檔與關閉應用程序窗口一樣有很多種方法，常用的有以下幾種。1. 關閉文檔但不退出Word 2003 軟件的窗口方法1：在“文件”菜單中單擊“關閉”選項。方法2：單擊文檔窗口右上角的關閉按鈕。2. 關閉Word 2003軟件窗口的同時關閉文檔關閉Word 2003 軟件窗口同時也就關閉了文檔。其方法見第四章Windows窗口的關閉。3. 關閉所有文檔Word 2003軟件能夠同時打開多個文檔并實行編輯，若要一次性關閉所有文檔則能

22、夠按下Shift鍵的同時單擊“文件”菜單中“關閉”命令。當關閉的文檔未保存過，系統(tǒng)將提示用戶是否保存此文檔，如圖5.2.6所示。圖5.2.6 提示對話框選擇“是”，則保存文檔；選擇“否”，則撤銷在此之前對文檔的所有修改；選擇“取消”則取消關閉操作，返回編輯狀態(tài)。5.3 Word 2003文檔的輸入與編輯使用Word 2003處理文檔，首先要將文檔的內容輸入到計算機中，在輸入過程中，能夠使用插入文字、改寫文字、刪除文字等操作來保證輸入內容的準確性，也能夠使用這些操作對文檔實行修改，直到滿意為止。除此之外，Word 2003還提供了特殊字符的輸入、快速定位文字、查找與替換及快速頁面定位、拼寫檢查等

23、功能，這些功能有助于快速、準確地完成任務。5.3.1 輸入文檔1輸入注意事項 為了排版方便起見，各行結尾處不要按回車鍵。段落結束，并開始一個新段落時才按回車鍵。 為了排版整齊方便，對齊文本時不要用空格鍵，用稍后講的縮進對齊方式。 要將插入點重新定位，有三種方式：第一種方式：若文本較長，能夠利用鼠標移動或移動滾動條找到目標位置，然后再用鼠標單擊該位置，這時，插入點移動到指定位置。第二種方式：利用鍵盤定位。常用定位鍵及其功能見表5.3.1。第三種方式：利用“編輯”菜單中的“定位”命令，在彈出的對話框中輸入所需定位的頁碼。 如果發(fā)現(xiàn)輸入有錯時，將插入點定位到錯誤的文本處，按Del鍵刪除插入點右邊的字

24、符，按BackSpace鍵刪除插入點左邊的字符。 反復按Ctrl+空格鍵實行中西文的切換。 輸入中文標點符號時，要切換到中文輸入狀態(tài)。表5.3.1 Word 2003中定位鍵的功能按 鍵功 能按 鍵功 能向右移動一個字符Home移動到當前行首向左移動一個字符End移動到當前行尾向上移動一行PgUp移動到上一屏向下移動一行PgDn移動到下一屏Ctrl向右移動一個單詞CtrlPgUp移動到上一頁的頂部Ctrl向左移動一個單詞CtrlPgDn移動到下一頁的底部Ctrl向上移動一個段落CtrlHome移動到文檔的開頭Ctrl向下移動一個段落CtrlEnd移動到文檔的末尾2插入和改寫“插入”和“改寫”是

25、Word 2003的兩種編輯方式。插入是指將輸入的文本添加到插入點所在位置，插入點以后的文本依次往后移動，為新輸入的字符騰出適當?shù)目臻g。改寫是指輸入的文本將替換插入點所在位置處的原來文本。插入和改寫兩種編輯方式是能夠轉換的，其轉換方法是按Ins鍵或用鼠標雙擊狀態(tài)欄上的“改寫”標志，如圖5.3.1所示。例如：輸入“ABCDEFG”后，將插入點移到“D”的前面，在插入狀態(tài)下輸入“123”，結果為“ABC123DEFG”；在改寫狀態(tài)輸入“123”，結果為“ABC123G”。圖5.3.1 處于改寫狀態(tài)時的狀態(tài)欄3插入符號或特殊字符用戶在處理文檔時可能需要輸入一些特殊字符，如希臘字母、俄文字母、數(shù)字序號

26、等。這些符號不能直接從鍵盤鍵入，用戶能夠使用“插入”菜單中的“符號”命令，打開如圖5.3.2所示的對話框，或使用中文輸入法提供的軟鍵盤功能插入字符。 圖5.3.2 “符號”對話框圖5.3.2 編輯文檔在紙上寫文章時，一定有這樣的經驗：一篇文章不是一次就能寫得非常好，而總是需要反復修改，刪去一句或一段，或者把一個自然段移到另一個地方。同樣，用計算機處理文檔時，也需要實行刪除、移動等操作，但操作效果比紙上好，無修改痕跡。1選定文本內容Windows環(huán)境下軟件的操作有一個共同規(guī)律，即“先選定，后操作”，在Word中體現(xiàn)在對文本中哪些內容實行處理上。例如，用戶如果需要對某段文本實行移動、復制、刪除、替

27、換等操作時，必須先選定它們，然后再實行相對應的處理。當文本被選中后，所選文本呈反相顯示（黑底白字），如果想要取消文本的選擇，能夠將鼠標指針移至選定文本以外的任何區(qū)域單擊鼠標左鍵即可。（1）使用鼠標選定文本用鼠標選定文本有如下幾種方式： 將鼠標指針移到要選定文本的首部，按下鼠標左鍵并拖曳到所選文本的末端，然后松開鼠標。所選文本能夠是一個字符、一個句子、一行文字、一個段落、多行文字甚至是整篇文檔。 選定一個句子：按住Ctrl鍵，然后在句子的任何地方單擊。 選定一行文字：將鼠標移動到該行的左側，直到鼠標變成一個指向右邊箭頭，然后單擊。 選定一個段落：將鼠標移動到該段落的左側，直到鼠標變成一個指向右邊

28、的箭頭，然后雙擊，或在該段落任何地方連續(xù)快速三擊鼠標左鍵。 選定整篇文檔：將鼠標移動到任何文檔正文的左側，直到鼠標變成一指向右邊的箭頭，然后三擊，或按住Ctrl鍵單擊鼠標左鍵，或使用快捷鍵Ctrl+A。 選定一大塊文字：將光標移至所選文本的起始處，用滾動條滾動到所選內容的結束處，然后按住Shift鍵，并單擊。 選定矩形塊文本：將光標移至所選文本的起始處，按住Alt鍵后，按下鼠標左鍵并拖動到所選文本的末端，然后松開鼠標和Alt鍵。選定的文本如圖5.3.3所示。圖5.3.3 選定矩形塊文本（2）使用鍵盤選定文本先將插入點定位到要選定文本的首部，然后按下面的組合鍵拉開亮條一直延伸到欲選定的文本的尾部

29、后釋放按鍵。常用組合鍵及功能見表5.3.2。表5.3.2 常用組合鍵及其功能組合鍵功 能組合鍵功 能Shift向右選擇一個字符或一個漢字ShiftEnd選擇光標處至當前行行尾Shift向左選擇一個字符或一個漢字Shift選擇至上一行CtrlShift向右選擇一個單詞Shift選擇至下一行CtrlShift向左選擇一個單詞CtrlA選擇整篇文檔ShiftHome由光標處選擇至當前行行首2刪除文本前面我們介紹用Del鍵和BackSpace鍵刪除一個字符。若刪除較多連續(xù)的字符或成段的文字，用BackSpace鍵和Del鍵顯然很繁瑣，可用如下幾種方法：方法1：選定要刪除的文本塊后，按“Del”鍵。方法

30、2：選定要刪除的文本塊后，選擇“編輯”菜單中的“剪切”命令或刪除命令。方法3：選定要刪除的文本塊后，單擊“常用”工具欄上的“剪切”按鈕或刪除按鈕。刪除和剪切操作都能將選定的文本從文檔中去掉，但功能不完全相同。它們的區(qū)別是：使用剪切操作時刪除的內容會保存到“剪貼板”上；使用刪除操作時刪除的內容不會保存到“剪貼板”上。3復制文本在對文字輸入和編輯的過程中，當某一部分文本內容與另一部分內容相同時，就不必要浪費時間重新輸入了，可使用復制命令將其拷貝過來以節(jié)省時間，提升工作效率。用戶不但能夠在同一篇文檔內，也能夠在不同文檔之間復制內容，甚至能夠將內容復制到其他應用程序的文檔中。操作步驟如下： 選定要復制

31、的文本； 單擊“常用”工具欄上的“復制”按鈕或執(zhí)行“編輯”菜單中的“復制”命令或按CtrlC鍵，此時選定的文本被放入剪貼板中； 將插入點移到新位置，單擊“常用”工具欄上的“粘貼”按鈕或執(zhí)行“編輯”菜單中的粘貼命令或按CtrlV鍵，此時剪貼板中的內容復制到新位置。執(zhí)行“粘貼”命令后，在剪貼板中的內容不會消失，所以，如果要實行多次復制，只需重復步驟。另一種復制文本的操作步驟如下： 選定要復制的文本； 按Ctrl鍵的同時，按下鼠標左鍵并拖曳到所要復制的位置，這時將選定的文本復制到了新位置。這種方法適合于同一窗口內的復制。4移動文本移動是將字符或圖形從原來的位置刪除，插入到另一個新位置。移動文本的步驟

32、如下： 選定要移動的文本； 單擊工具欄上的“剪切”按鈕或執(zhí)行“編輯”菜單中的“剪切”命令或按CtrlX鍵，此時選定的文本塊從原處被刪除并被放入剪切板中； 將插入點移動到新位置，然后單擊工具欄上的“粘貼”按鈕或執(zhí)行“編輯”菜單中的“粘貼”命令或按CtrlV鍵，此時，剪切板中的內容粘貼到新位置。如果要實行多處移動，只要重復步驟。另一種移動文本的操作步驟如下： 選定要移動的文本； 按下鼠標左鍵并拖曳到所要移動的位置，這時將選定的文本移動到了新位置。這種方法適合于同一窗口內的移動。5撤銷與恢復（1） 撤銷在編輯過程中難免會出現(xiàn)誤操作或對先前所做的工作感到不滿意，特別是，當不小心錯刪了一大段文本而覺得非

33、?？上Ш蠡跁r，大可不必驚慌失措，Word 2003提供了一個強有力的命令“撤銷”，協(xié)助我們撤銷錯誤的操作，恢復原來的狀態(tài)。能夠用工具欄上的“撤銷”按鈕或按Ctrl+Z鍵執(zhí)行撤銷命令，也能夠執(zhí)行“編輯”菜單中的“撤銷”命令。例如，若剛做過刪除文本操作，執(zhí)行“撤銷”命令后會將剛刪除的文本放回到原來的位置上。每執(zhí)行一次“撤銷”命令，Word 2003將往前恢復一步狀態(tài)。（2） 恢復在經過撤銷操作后，“撤銷”的反操作“恢復”命令變成可用狀態(tài)。工具欄上的“恢復”按鈕或“編輯”菜單上的“恢復”命令允許撤銷一個“撤銷”動作，即恢復被撤銷的操作，其操作方法與撤銷操作基本類似。例如執(zhí)行“恢復”命令將還原剛被“撤

34、銷”的文本刪除，即文本刪除又生效。6查找和替換在編輯文檔的過程中，可能發(fā)現(xiàn)文檔中某一用詞不恰當，需要換成另一個更合適的詞，或某一種格式換成另一種格式更合適。最為原始的做法是逐個查找并修改。這是件很麻煩的事，它不但效率低，更重要的是可能發(fā)生漏改的。Word 2003中文版具有強大的查找與替換功能。它不但能快速完成查找和替換，而且非常準確、徹底。（1）查找文本 單擊“編輯”菜單中的“查找”命令，彈出“查找和替換”對話框，如圖5.3.4所示； 在“查找內容”框內鍵入要搜索的文本，例如：“老師”； 單擊“查找下一處”按鈕，則開始在文檔中查找。此時，Word自動從當前光標處開始向下搜索文檔，查找“老師”

35、字符串，如果直到文檔結尾沒有找到“老師”字符串，則繼續(xù)從文檔開始處查找，直到當前光標處為止。查找到“老師”字符串后，光標停在找出的文本位置，并使其置于選中狀態(tài)，再按“查找下一處”往下繼續(xù)查找。在“查找”對話框外單擊鼠標，就能夠對該文本實行編輯。圖5.3.4 “查找和替換”對話框(查找選項卡)（2）查找特定格式的文本查找特定格式的文本的操作步驟如下： 單擊“編輯”菜單中的“查找”命令； 若當前是如圖5.3.4所示的“查找和替換”對話框的常規(guī)格式，則單擊其中的“高級”按鈕，出現(xiàn)如圖5.3.5所示的“查找和替換”對話框的高級格式；圖5.3.5 “查找和替換”對話框高級格式 在“查找內容”框內輸入要查

36、找的文字，例如：“計算機”； 單擊“格式”按鈕，在彈出的菜單中選擇命令，出現(xiàn)相對應的對話框，在對話框中選擇所需格式，例如：楷體，四號； 單擊“查找下一處”按鈕，則開始在文檔中查找。此時將只查找指定格式的文本。（3）替換文本替換文本的操作步驟如下： 單擊“編輯”菜單中的“替換”命令，彈出“查找和替換”對話框，或在圖5.3.4中選擇“替換”選項卡，如圖5.3.6所示； 在“查找內容”框內輸入要被替換的文本，例如：“張明”； 在“替換為”框內輸入替換后的文字，例如“王萌”。如果在文本中，確定要將查找的全部字符串實行替換，按“全部替換”按鈕，計算機會將查到的字符串自動實行替換。但是，有時并不是查到的字

37、符串都應實行替換，例如在文檔中有這樣一個句子：“張明與王萌是同學”，如果在替換時選擇了“全部替換”按鈕，替換的結果是“王萌是王萌的同學”。所以在實行文本替換時，如果有類似的情況，就不能使用“全部替換”功能，應單擊“查找下一處”，如果查找到的字符串需要替換，則按“替換”按鈕實行替換，否則，按“查找下一處”按鈕。圖5.3.6 “查找和替換”對話框（替換選項卡）如果“替換為”框為空，操作后的實際效果是將查找到的內容從文檔中刪除了。若是替換特殊格式的文本，其操作步驟與特殊格式文本的查找類似。5.4 文檔顯示5.4.1 視圖所謂視圖就是文檔窗口的顯示方式。Word 2003提供了多種視圖供選擇使用。在不

38、同的視圖下能夠實行不同的操作，以方便排版和文本輸入，并以不同的方式顯示文檔以觀察效果。各種顯示方式之間的切換可在“視圖”菜單中選擇相關顯示命令，也可單擊水平滾動條左端的相關視圖切換按鈕（參見圖5.1.6）。1普通視圖圖5.4.1就是正在編輯的文檔的普通視圖方式。當文檔中的文本填滿一頁時，就會出現(xiàn)一條虛線，該虛線稱為分頁線，也稱為分頁符。它表示該線上下的文檔內容不在同一頁中。在普通視圖方式下，能夠非常方便地實行文本輸入、改寫或編輯，但在處理圖形、公式等對象時有一定的局限性，而且它不顯示文檔的頁邊距。所以，當實行準確的版面調整，或者是實行圖形、公式等對象的操作時，最好切換到頁面視圖方式。圖5.4.

39、1 普通視圖圖5.4.2 頁面視圖2頁面視圖所謂“頁面視圖”就是文檔以頁面形式顯示，從而使文檔看上去就像寫在紙上一樣。在頁面視圖下，能夠看見文檔所在紙的邊緣，以及頁碼和頁眉，并能夠實行如插入圖片、文本框、圖文框、圖表、媒體剪輯等操作。頁面視圖還能起到預覽文檔的功能，圖5.4.2所示為頁面視圖方式下的文檔。3大綱視圖很多人習慣于在寫文章之前先列好提綱，然后再編輯文檔內容。Word 2003中文版提供的“大綱視圖”就是專門用來做提綱操作的。如圖5.4.3所示就是文檔的大綱視圖顯示方式。圖5.4.3與圖5.4.1相比，在編輯框上邊多了一個工具欄。該工具欄為“大綱”工具欄，它提供了在操作大綱時會用到的

40、幾乎所有功能。能夠將鼠標依次移到各個按鈕上，根據(jù)彈出的名字標簽上的提示學習各按鈕的功能。 圖5.4.3 大綱視圖圖5.4.4 Web版式視圖 4Web版式視圖Web版式視圖使文檔具有最佳屏幕外觀，使得聯(lián)機閱讀更容易。如圖5.4.4為Web版式視圖。5閱讀版式視圖在閱讀版式視圖下，文檔的內容將以打印時的真實頁面顯示，從而能夠直接看到每一頁的版面效果。如不滿意，能夠返回原視圖方式下實行調整，然后再預覽，直到滿意為止，如圖5.4.5所示。圖5.4.6 預覽窗口圖5.4.5 閱讀版式視圖 5.4.2 打印預覽打印預覽用于顯示文檔的打印效果。打印預覽能夠觀看到文檔全貌，包括文本、圖形、多個分欄、圖文框、

41、頁碼、頁眉、頁腳、邊距、文檔的頁數(shù)等。打印預覽與頁面視圖類似，但提供了打印預覽工具欄。打印前使用打印預覽查看打印的效果是非常有必要的，這樣能夠節(jié)省時間和紙張。實行打印預覽的方法有兩種：（1）單擊工具欄上的“打印預覽”按鈕。（2）選擇“文件”菜單中的“打印預覽”命令。執(zhí)行了“打印預覽”命令后，屏幕上顯示如圖5.4.6所示的窗口。圖5.4.7為打印預覽窗口中的工具欄，其上各按鈕的功能說明如下：打?。阂栽O定方式打印當前文檔。圖5.4.7 預覽窗口中的工具欄放大鏡：單擊此按鈕后，將鼠標指針移到需要查看的文檔處，指針變?yōu)橐粋€放大鏡，單擊鼠標可放大或縮小顯示該處文檔內容。單頁：在屏幕中每次顯示一頁。多頁：

42、在屏幕中每次顯示多頁。顯示比例：選擇預覽文檔的顯示比例。查看標尺：單擊此按鈕，可顯示或隱藏標尺。縮小字體填充：將文檔放在同一頁內。全屏顯示：轉換到全屏幕顯示狀態(tài)。關閉預覽：關閉打印預覽狀態(tài)。工具欄選項：為工具欄添加或刪除其他按鈕。5.5 文檔排版輸入到計算機中的文檔，如果不改變任何格式，其文字的大小和風格都是一樣的，這樣的文檔缺乏層次感，重點不突出。為了使文檔的內容清晰、層次分明、重點突出，要對輸入的內容實行格式編排。文檔中的格式編排是通過對相關文字用相對應的格式命令處理來完成的，即所謂的排版。排版包含對文檔中的文字、段落、頁面等實行設置。Word 2003中文版提供了多種格式排版功能，我們僅

43、介紹最常用、最基本的幾項排版功能。如果學完這些內容并能熟練使用的話，一般就能完成一篇令人滿意的文檔了。 5.5.1 字符格式化字符格式化是對字符的字體、大小、顏色、顯示效果等格式實行設置。Word用默認格式設置用戶所輸入文字的字體、字號以及其他字體格式。用戶能夠在輸入之前，通過選擇新的格式以改變原來的格式設置。也能夠在輸入后選定文本，再設置新的格式，即“先輸入文本，后設置格式”。下面就這種方式講解字符格式化。通常使用“格式”工具欄的按鈕完成一般的字符格式化，對格式要求較高的文檔，則使用“格式”菜單的“字體”選項實行設置。1使用工具欄按鈕設置字符格式圖5.5.1為“格式”工具欄各按鈕的說明。圖5

44、.5.1 “格式”工具欄上的按鈕對字符實行格式設置時，必須先選擇操作對象。對象能夠是幾個字符、一句話、一段文字或整篇文章。（1）設置字體字體是文字的一種書寫風格。常用的中文字體有宋體、楷體、黑體、隸書等。在一段文字中使用不同的字體是為了表示區(qū)分、強調。設置的方法是：選定要設置或改變字體的字符，單擊“格式”工具欄的“字體”下拉按鈕，從列表中選擇所需的字體名稱，如圖5.5.2所示。（2）設置字號漢字的大小用字號表示，字號從初號、小初、，直到八號，對應的字符越來越小。一般書籍、報刊的正文為五號字。英文的大小用“磅”的數(shù)值表示，1磅等于1/12英寸。數(shù)值越小表示的英文字符越小。設置的方法是：選定要設置

45、或改變字號的字符，單擊“格式”工具欄的“字號”下拉按鈕，從列表中選擇需要的字號，如圖5.5.3所示。圖5.5.2 選擇字體圖5.5.3 選擇字號 （3）設置字符的其他格式利用“格式”工具欄還能夠設置字符的“加粗”、“斜體”、“下劃線”、“字符底紋”、“字符縮放”、“字符邊框”、“字符顏色”等格式。其中“下劃線”、“字符縮放”、“字符顏色”具有下拉框，能夠從中選擇一項。2使用菜單設置字符格式選定要實行格式設置的字符，單擊“格式”菜單，選擇其中的“字體”命令，彈出“字體”對話框，如圖5.5.4所示。在“字體”對話框中有三個選項卡：“字體”、“字符間距”和“文字效果”?！白煮w”選項卡中的“中文字體”

46、和“西文字體”分別用來對中、英文字符設置字體；“字號”用來設置字符大小?！白中巍庇脕碓O置選定字符的傾斜、加粗等；“字體顏色”為選定的字符設置不同的顏色?！跋聞澗€”給選定的字符添加各種下劃線；“預覽”窗口能夠隨時觀察設置后的字符效果；“默認”按鈕對當前的設定值作為默認值保存?！白址g距”選項卡中的“縮放”是指字符在屏幕上顯示的大小與真實大小之間的比例；“間距”是指字符間的距離；“位置”是指字符相對于基準線的位置，如圖5.5.5所示。圖5.5.5 “字體”字符間距選項卡圖5.5.4 字體格式設置對話框例如：將“小橋流水人家”設置為：黑體、三號、波浪型下劃線、藍色、空心并增加字間距為5磅，操作步驟如

47、下： 先選中需要設置格式的字符“小橋流水人家”； 在“格式”菜單中選擇“字體”命令，彈出“字體”對話框（參見圖5.5.4）； 在對話框的“中文字體”列表框中選擇“黑體”，在“字號”列表框中選擇“三號”，在“下劃線”列表框中選擇“波浪型”，在“顏色”列表框中選擇“藍色”，選中效果中的“空心”復選框； 單擊“字體”對話框的“字符間距”選項卡，將“間距”設置為“加寬”，磅值設置為“5”； 單擊“確認”按鈕。在文檔其他位置單擊鼠標，這時從屏幕上即看到設置格式后的效果如下：小橋流水人家 小橋流水人家設置格式前 設置格式后又例如：將“C5”中的5設置為上標。操作步驟如下： 輸入“C5”后，選定“5”； 在

48、“格式”菜單中選擇“字體”命令，出現(xiàn)“字體”對話框（參見圖5.5.4）； 在對話框的“效果”欄中單擊“上標”復選框； 單擊“確認”按鈕。在文檔其他位置單擊鼠標。這時從屏幕上即可看到設置格式后的效果如下：C5 C5設置格式前 設置格式后也能夠在選定“5”后，按快捷鍵Ctrl+Shift+”+”將5設為上標。5.5.2 段落格式化在Word 2003中，段落可看成是兩個回車符（段落標記）之間的內容，Word 2003將一個段落作為排版對象實行處理，主要有幾個方面的內容：對齊方式、縮進、行間距、段落間距及段落的修飾等。1段落對齊在Word 2003中，段落的對齊方式包括兩端對齊、居中對齊、左對齊、右

49、對齊、分散對齊。圖5.5.6為段落對齊方式的各種示例。兩端對齊是Word的默認設置，它能夠根據(jù)需要，隨機調整字間距，保證左右兩端同時對齊。在一行未滿時，與左對齊方式效果無區(qū)別。居中對齊常用于文章的標題、頁眉、詩歌等格式的設置。右對齊適合于書信、通知等文稿落款、日期等。分散對齊能夠使段落中的字符等距排列在左右邊界之間，在編排英文文檔時能夠使左右邊界對齊，使文檔整齊、美觀。段落對齊方式的設置方法：選定要實行設置的段落（能夠選定多段），或將光標移到需要設置對齊方式的段落中，單擊“格式”工具欄上的相對應按鈕（如“居中”按鈕）即可完成對齊設置?！案袷健惫ぞ邫谏习粹o的說明見圖5.5.1。圖5.5.6 段落

50、對齊方式圖5.5.7 “段落”對話框（縮進與間距）單擊“格式”菜單中的“段落”命令，打開“段落”對話框，如圖5.5.7 所示，選中“縮進和間距”選項卡，然后按需要選擇左對齊、居中、右對齊、兩端對齊、分散對齊中某一種對齊方式，最后單擊“確認”按鈕，也能夠完成段落對齊方式的設置。2段落縮進段落縮進是指文本與頁邊距之間的距離。段落縮進包括左縮進、右縮進、首行縮進、懸掛縮進。（1）用水平標尺設置左、右縮進利用標尺設置縮進的步驟如下： 將光標移到需要設置縮進的段落中。選中多個段落可對它們實行相同的設置， 拖動水平標尺左端的“首行縮進”標記（倒三角形），可改變所選段落第一行的左縮進。拖動“懸掛縮進”標記（

51、正三角形），可改變段落首行之外的縮進。拖動“左縮進”標記（方框），可改變該段中所有文本的左縮進。拖動“右縮進”標記（右邊正三角形），可改變所有文本的右縮進。圖5.5.8 段落縮進左縮進 懸掛縮進 首行縮進 右縮進 段落縮進標記符如圖5.5.8中所示，圖中顯示的第二段段落縮進格式為首行縮進、左縮進、右縮進。（2）用菜單設置縮進的步驟：利用菜單設置縮進的步驟如下： 將光標移到需要設置縮進的段落中。選中多個段落可對它們實行相同的設置。 打開“格式”菜單，選擇“段落”命令，打開“段落”對話框，如圖5.5.7所示。 選擇“縮進和間距”選項卡，按需要設置左、右、懸掛、首行縮進中的某一項。 單擊“確認”按鈕

52、。3段落間距、行間距間距表示行與行或段與段之間的距離。改變間距的方法如下： 選定要實行間距設置的段落（能夠選定多段），或將光標移到需要設置間距的段落中。 單擊“格式”菜單中的“段落”命令，彈出“段落”對話框，如圖5.5.7所示。 單擊“縮進和間距”選項卡，在“間距”選項的“段前”和“段后”框中鍵入或微調所需間距值，可調整當前段落與前一段和后一段的間距。在圖5.5.7對話框中的“行距”框中選擇所需行間距值可修改段落內各行之間的距離。5.5.3 項目符號與編號對列表形式的文本，為了方便閱讀，常添加項目符號或編號，其操作步驟如下： 選定要添加項目符號或編號的段落； 用鼠標單擊“格式”工具欄中的“項目

53、符號”按鈕或“編號”按鈕。也能夠選擇“格式”菜單中的“項目符號或編號”命令來完成，圖5.5.9是項目符號或編號應用的例子。若要改變編號的形式，可選擇“格式”菜單的“項目符號或編號”命令，再選擇“編號”標簽，顯示如圖5.5.10所示的對話框，從中選擇喜歡的編號。圖5.5.10 編號選項卡圖5.5.9 編號、項目符號使用示例編號與項目符號最大的不同是：前者為一連續(xù)的數(shù)字或字母，而后者都使用相同的符號。改變項目符號形式的操作方法與改變編號形式的方法相同，不再重復，見圖5.5.11。圖5.5.11 項目符號標簽若要對已設置好編號的列表插入或刪除編號，Word 2003會自動調整編號，不必人工干預。當用戶想將編號改成項目符號，只要按“項目符號”按鈕，反之亦然。要想去掉項目符號和編號，恢復文本的本來面目，能夠先選中帶有編號或項目符號的文本，再次單擊“項目符號”或“編號”按鈕，項目符號或編號就取消了。5.5.4 分欄在編輯報紙、雜志時，經常需要對文章作各種復雜的分欄排版，使得版面更生動、更具有可讀性。建立分欄必須切換到“頁面視圖”顯示方式，才能顯示分欄的效果。1利用“分欄”按鈕分欄利用“分欄”按鈕分欄的操作