儀器設(shè)備文件歸檔整理規(guī)范

1、儀器設(shè)備類檔案工作規(guī)范一、設(shè)備檔案工作的基本原則（一）凡是作為學(xué)校固定資產(chǎn)的儀器、設(shè)備，在其購置、驗收、 調(diào)試、運行、管理、維修、改造、報廢等活動過程中直接形成的、 具有保存利用價值的文字、圖表、聲像等文件材料和實物 （ 包括相應(yīng) 必要的電子文件 ） ，以及隨機材料均屬設(shè)備檔案。學(xué)校設(shè)備和固定資 產(chǎn)管理部門均為設(shè)備檔案歸檔文件整理單位。（二）設(shè)備檔案的管理，必須堅持集中統(tǒng)一管理的原則，確保 完整、準確、系統(tǒng)、安全，便于開發(fā)和利用。（三）設(shè)備檔案是國家的重要技術(shù)儲備，是學(xué)校儀器、設(shè)備管 理工作的組成部分和重要環(huán)節(jié)。設(shè)備檔案工作必須納入學(xué)校設(shè)備管 理工作之中，與設(shè)備計劃管理，設(shè)備采購供應(yīng)和設(shè)備使用

2、等工作緊 密結(jié)合。保證設(shè)備文件材料的完整、準確、系統(tǒng)，應(yīng)作為學(xué)校設(shè)備 管理部門的職責之一。（四）學(xué)校設(shè)備和固定資產(chǎn)管理部門要有一位負責人分管本單 位的檔案工作，并確定適當?shù)臋n案人員，協(xié)同學(xué)校檔案館認真做好 儀器設(shè)備檔案的積累、組卷和移交工作。二、設(shè)備檔案歸檔原則、主要內(nèi)容、重點和不歸檔范圍 各歸檔文件整理單位平時按以下歸檔原則、主要內(nèi)容、重點和 范圍，收集文件材料。（一）歸檔原則：歸檔的設(shè)備管理工作和儀器設(shè)備申購、驗收、使用、維修、改造各個環(huán)節(jié)中形成的文件材料，必須對學(xué)校、社會有史料和研究價值，有參考或憑證作用；能夠反映設(shè)備管理和儀器設(shè)備項目從申購到改造的全過程；保證完整、準確、系統(tǒng)；必須遵循

3、其自然形成規(guī)律，保持有機聯(lián)系，必須與實物一致并有成套性。（二）歸檔的主要內(nèi)容包括綜合管理、儀器設(shè)備項目依據(jù)性材 料、開箱驗收、安裝調(diào)試、運行維修、隨機圖樣等六個方面，具體 范圍見儀器設(shè)備類檔案歸檔范圍和保管期限表 。（三）歸檔的重點是儀器設(shè)備項目 （ 特別是價值 5 萬元以上的 ） 各個環(huán)節(jié)形成的不同載體的文件材料，包括全套隨機圖樣。（四）本校自制、作為學(xué)校固定資產(chǎn)符合建檔條件的儀器設(shè)備，除研制文件材料作為科研成果歸入科研類檔案外，其余均按儀器設(shè) 備類檔案要求處理。（五）作為學(xué)校固定資產(chǎn)的各種國產(chǎn)、進口的高、精、尖、新、 稀的儀器設(shè)備，均須歸檔。（六）不歸檔的文件材料1 上級普發(fā) （非專指高校

4、） 、不辦的文件；2 未定稿的管理性文件材料；3 未生效的合同、協(xié)議書；4 重份文件、校內(nèi)單位發(fā)來的文件；5 無查考價值的一般性函件；6儀器設(shè)備廣告、宣傳材料、定貨會、展銷會宣傳品。其他有關(guān)條目見文件材料歸檔流程第三條。以上不歸檔材料如認為必要，也可自行作資料暫存。三、儀器設(shè)備文件材料的部門立卷及歸檔流程（一）立卷分工 見文件材料歸檔流程第一條。（二）形成積累1儀器設(shè)備檔案由儀器設(shè)備文件材料形成部門立卷。2 學(xué)校設(shè)備管理部門是學(xué)校設(shè)備文件材料的形成積累、匯總部 門，必須有專 （ 兼）職檔案員集中管理本校的設(shè)備文件材料。學(xué)校的 設(shè)備計劃、采購供應(yīng)和保管使用等環(huán)節(jié)，都應(yīng)指定專人負責設(shè)備文 件的積累

5、與管理工作。3 各歸檔文件整理單位檔案員根據(jù)本單位歷年文件材料的形成 規(guī)律，預(yù)計新的一年可能產(chǎn)生新內(nèi)容，參照儀器設(shè)備類檔案歸檔 范圍和保管期限表，編制案卷類目。4 各歸檔文件整理單位的專職文書或檔案員，平時應(yīng)嚴格按文 書處理制度做好文件材料的收集工作，根據(jù)案卷類目分別歸檔。5 從申購設(shè)備到驗收完畢 （ 進口設(shè)備到索賠期滿 ） 過程中的管理 性文件和技術(shù)性文件，均歸入設(shè)備管理部門負責，有關(guān)檔案管理人 員應(yīng)及時將形成的設(shè)備文件材料積累、歸檔。6設(shè)備保管使用部門要負責設(shè)備隨機文件材料以及設(shè)備開箱、 調(diào)試驗收、使用記錄等文件材料的積累并及時整理登記，移交設(shè)備 管理部門。7 重大設(shè)備的開箱驗收必須有學(xué)校

6、檔案部門參加，以監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)設(shè)備文字材料和技術(shù)文件的清點、驗收工作，并在驗收記錄上簽字、蓋章。對文字材料和技術(shù)文件不全的設(shè)備，有權(quán)拒絕簽字并通知財務(wù)部門暫緩結(jié)算，待設(shè)備定購部門讓廠家補齊后，方可 辦理相應(yīng)手續(xù)。8學(xué)校各級設(shè)備使用單位的負責人，要認真抓好設(shè)備文件材料的形成、積累、管理工作，科技人員和實驗人員要愛護設(shè)備的技術(shù)文件，對設(shè)備的使用、維修和改造做到有活動就有完整的記錄，確 保設(shè)備文件的完整、系統(tǒng)、準確。9儀器設(shè)備文件材料歸檔數(shù)量：文書檔案正件二份，底稿一份； 項目檔案隨機；重要和經(jīng)常使用的應(yīng)酌加副本。10 歸檔的設(shè)備儀器文件材料應(yīng)保持字跡工整、格式統(tǒng)一、簽 字手續(xù)完備。書寫和載體使用

7、見歸檔文件材料書寫規(guī)定 。（三）整理組卷 儀器設(shè)備檔案由儀器設(shè)備各歸檔文件整理單位檔案員將形成積 累的全部文件材料按要求整理組卷。1儀器設(shè)備文書類檔案以件為單位進行整理；項目檔案以卷為 單位進行整理。2 歸檔立卷方法、檢查案卷質(zhì)量、整理組卷見文件材料歸檔 流程第四、第五、第六條。3將最能反映設(shè)備購置概況的文件材料，如申購報告、批復(fù)文件、論證文件、投資文件、訂購合同、驗收報告、索賠文件等整理組成案卷，排放在各卷之首，其余設(shè)備技術(shù)文件材料按設(shè)備的工作程序及重要程度，依次系統(tǒng)排列。4 引進設(shè)備中專用文件夾，可以保持原狀，不予拆除。5設(shè)備文件材料采用卷裝、盒裝 2 種保管形式，引進設(shè)備文 件用卷、盒保

8、管有困難的，可按其自然狀態(tài)保管。6 確定設(shè)備檔案卷內(nèi)文件的保管期限應(yīng)注意：對最能反映設(shè)備 購置概況和設(shè)備技術(shù)性能的文件材料，如申購報告、批復(fù)文件、論 證文件、投資文件、訂購合同、驗收報告、索賠文件等，定為定期 保管；設(shè)備隨機的技術(shù)文件和使用維修、改造等文件，由于其價值 是作為設(shè)備的組成部分而存在的，原則上隨設(shè)備而存在，保管期限 定位與設(shè)備共存。7 設(shè)備檔案的密級：除自制設(shè)備的科研部分隨科研成果檔案定 密級外，設(shè)備檔案文件材料原則上無密級。8 填寫卷內(nèi)文件目錄、備考表、案卷封面、裝訂、整盤等詳見 文件材料歸檔流程第七條。（四）歸檔移交1 檔案移交見文件材料歸檔流程第八條。2 歸檔時間：設(shè)備驗收完

9、畢投入使用后 2 個月，引進設(shè)備為 索賠期滿后 2 個月，其他次年 3 月底以前。3 需要補充的文件材料整理后應(yīng)及時向檔案館移交，若需要對 檔案館歸檔的文件材料進行修改，必須經(jīng)所在部門主管領(lǐng)導(dǎo)的批準。儀器設(shè)備類檔案歸檔范圍和保管期限表SBII綜合SBII資產(chǎn)處序號類目名稱保管期限1上級有關(guān)儀器、設(shè)備、物質(zhì)管理工作的文件長期2設(shè)備工作計劃、報告、總結(jié)、調(diào)查材料。長期3儀器、設(shè)備購置計劃、報告及經(jīng)費分配方案長期4儀器、設(shè)備移交清冊及設(shè)備儀器報廢，調(diào)撥長期報告和批復(fù)5儀器、設(shè)備業(yè)務(wù)工作的綜合性統(tǒng)計材料永久6其他有保存價值的文件材料、聲像材料和實永久或長期物SBI2儀器設(shè)備項目序號類目名稱保管期限1申購報告、計劃、論證報告（論證會文件、記與設(shè)備共存錄等）2上級或主管領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)和準購批示與設(shè)備共存3定購合同、協(xié)議及會談紀要、記錄等與設(shè)備共存4進口設(shè)備過程中有關(guān)的技術(shù)商務(wù)文件與設(shè)備共存5開箱記錄及裝箱單與設(shè)備共存6安裝、調(diào)試記錄和雙方