秘書工作者基礎(chǔ)知識大全

1、秘書工作者基礎(chǔ)知識大全在市場經(jīng)濟不斷發(fā)展、知識經(jīng)濟新潮迭起的情況下，新事物、新矛盾、新問題、新知識層出不窮，如果我們不注意不斷充實和更新知識，就跟不上時代前進的步伐，就難以勝任本職工作。下面是小編給大家?guī)淼奈拿鼗A(chǔ)知識和技能，歡迎大家閱讀參考，我們一起來看看吧!秘書工作者知識結(jié)構(gòu)的組成對于一個秘書工作者而言，一個完整的合理的知識結(jié)構(gòu)應(yīng)有三個方面：基礎(chǔ)知識、專業(yè)知識、相關(guān)知識一、基礎(chǔ)知識秘書工作者知識的第一個層次，是秘書工作者必備的知識和前提條件。秘書工作者的知識面要廣，基礎(chǔ)知識要扎實。為此秘書工作應(yīng)掌握以下三個方面的知識。1.科學(xué)文化知識基礎(chǔ)知識的基礎(chǔ)，包括語文、數(shù)學(xué)、歷史、地理、邏輯、英語

2、等等。特別要注意語言文字和歷史知識的提高，重視歷史知識的學(xué)習(xí)，可以讓自己透過歷史的現(xiàn)象抓住內(nèi)在的規(guī)律和本質(zhì)的東西。2.馬列主義理論知識哲學(xué)、政治經(jīng)濟學(xué)、黨的建設(shè)、鄧小平理論、有實踐中不斷地學(xué)習(xí)，才能提高理論修養(yǎng)。3.政策法規(guī)知識這是作為秘書工作者必備的知識，包括黨的路線、方針、政策和國家的憲法、法律法規(guī)、法令等相關(guān)的知識，特別要注重后者的學(xué)習(xí)。因為它在平時的工作中接觸最多的知識。二、專業(yè)知識是秘書工作者知識結(jié)構(gòu)的核心或者是主體，也是區(qū)別于其他領(lǐng)域的知識結(jié)構(gòu)的方面。1.理論知識，是秘書學(xué)和秘書工作總體的理論知識，是秘書工作者勝任本職工作的重要前提，總的理論，也是秘書工作的基本理論知識，秘書指導(dǎo)思

3、想。分門別類的理論，包括文書處理，信息處理，信息調(diào)研和秘書實務(wù)的理論。2.業(yè)務(wù)知識，秘書工作中各個環(huán)節(jié)的操作常識，基本技能，操作規(guī)范，公文的起草等。3.行業(yè)知識，秘書工作者所在機關(guān)的行業(yè)的基本知識。三、相關(guān)知識秘書工作者的輔助知識，它包括以下幾個方面的知識。1.新的學(xué)科知識，社會科學(xué)和自然科學(xué)，是相關(guān)知識中的一個重要內(nèi)容，包括行為科學(xué)、系統(tǒng)論、控制論、信息論。2.管理學(xué)知識，行政管理，領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)，決策等方面的知識。3.社會交往知識，社會關(guān)系學(xué)，公共關(guān)系學(xué)，人際關(guān)系學(xué)等，以便秘書工作者在工作能夠提高自身的交際能力，信息溝通能力。4.心理學(xué)知識。四、社會知識國際知識，當(dāng)前國際的基本問題，世界格局，政

4、治，經(jīng)濟，軍事，思想，科技，文化等方面知識的變化及發(fā)展情況。國內(nèi)知識，國情，民情，民俗，民風(fēng)等。如何提高秘書的辦公效率作為一名出色的秘書，要有效利用工作時間，提高辦公效率應(yīng)該從下幾方面開始：1、明確自己的工作任務(wù)和職責(zé);2、要區(qū)分常規(guī)工作和非常規(guī)工作;3、動腦筋思考，分清工作的輕重緩急，判斷工作的先后次序，重要的工作、緊急的工作先做，科學(xué)的有序的一項一項地完成工作任務(wù)。4、巧妙地運用一些方法，合理分配精力，精明地利用時間，以提高效率;5、使用辦公輔助手段幫助組織工作;6、安排工作要適應(yīng)整個流程的正常運轉(zhuǎn)，不間斷、延誤或降低團隊的整體效益;7、要遵照組織制定的規(guī)章制度和有關(guān)工作的承辦期限，不能只

5、憑個人想象和愛好安排工作 ;8、秘書應(yīng)盡量堅持記工作日記，通過時間和活動的詳細(xì)記錄，認(rèn)真分析、評估自己利用時間的有效程度。秘書基本禮儀禮 是一 合性 的行 科學(xué)，是指在人 交往中，自始至 地以一定的、 定俗成的程序、方式來表 的律己、敬人的完整行 。由于地區(qū)和 史的原因，各地區(qū)、各民族 于禮 的 各有差異。在 期的國 往來中，逐步形成了外事禮 范，也叫涉外禮 。涉外禮 就是人 參與國 交往所要遵守的 例，是 定俗成的做法。它 交往中的 范性、 象性、技巧性。隨著我國改革開放腳步的加快，人 在生活和工作中外事交往增多，了解涉外禮 的內(nèi)容和要求，掌握與外國人交往的技巧 得尤 重要。人和人之 有接觸

6、才有了解，有了解才能溝通，有溝通才會互 ， 是三個重要的程序。接觸是前提。接觸了之后才會了解，逐 了解之后才容易溝通。所 溝通是雙向理解，我理解你，你也理解我。那么從國 交往的角度來看，宏 上涉外禮 有三個基本要求：第一個要求尊重 本，要 自尊自 ，要尊重自己的 ，要尊重自己的 位 . 第二個方面的理念就是要善于表達。在國 交往中，接待外國客人，第三個方面是要 接待三聲：“來有迎聲， 有答聲、去有送聲”。自我介 、介 他人、名片的制作和使用、與外國朋友交 禮物、宴 外國朋友等等需要使用的一些常 的禮 。從而在衣食住行 送等方面，使人 涉外禮 有一個全面地了解。他 ，與人交往要尊重 先，尊重 人

7、就是尊重自己， 人的 點， 上就等于肯定自我，那 明你 容， 明你 虛， 明你好學(xué)。所以在國 交往中，要善于 人的所 。秘 會 禮 按參會人 來分 ，會 基本上可以 地分成公司外部會 和公司內(nèi)部會 。公司外部會 ，可以分成 品 布會、研 會、座 會等。會 的分 ：外部會 、內(nèi)部會 、 布會、工作例會、研 會、部 會、座 會 、 劃 會 。內(nèi)部會 包括定期的工作周例會、月例會、年 的 會、表彰會，以及 劃會等等。我 以外部會 例， 一 商 禮 中需要關(guān)注的一些 。我 將會 分成會 前、會 中、會 后。1.會 前在會議前的準(zhǔn)備工作中，我們需要注意以下這幾方面：?when-會議開始時間、持續(xù)時間?w

8、here-會議地點確認(rèn) ?who-會議出席人 ?what-會議議題 ?others-接送服務(wù)、會議設(shè)備及資料、公司紀(jì)念品等。when- 時間，你要告訴所有的參會人員，會議開始的時間和要進行多長時間。這樣能夠讓參加會議的人員很好地安排自己的工作。where- 地點，是指會議在什么地點進行，要注意會議室的布局是不是適合這個會議的進行。who- 人物，以外部客戶參加的公司外部會議為例，會議有哪些人物來參加，公司這邊誰來出席，是不是已經(jīng)請到了適合外部的嘉賓來出席這個會議。what- 會議的議題，就是要討論哪些問題。others- 會議物品的準(zhǔn)備，就是根據(jù)這次會議的類型、目的，需要哪些物品。比如紙、筆、

9、筆記本、投影儀等等是不是需要用咖啡、小點心等。2.會議中在會議進行當(dāng)中，我們需要注意以下這幾方面：(1)會議主持人主持會議要注意：介紹參會人員 ;控制會議進程 ;避免跑題或議而不決 ;控制會議時間。(2)會議座次的安排會議座次的安排分成兩類：方桌會議和圓桌會議。一般情況下會議室中是長方形的桌子，包括橢圓形，就是所謂的方桌會議，方桌可以體現(xiàn)主次。在方桌會議中，特別要注意座次的安排。如果只有一位領(lǐng)導(dǎo)，那么他一般坐在這個長方形的短邊的這邊，或者是比較靠里的位置。就是說以會議室的門為基準(zhǔn)點，在里側(cè)是主賓的位置。如果是由主客雙方來參加的會議，一般分兩側(cè)來就坐，主人坐在會議桌的右邊，而客人坐在會議桌的左邊

10、。還有一種是為了盡量避免這種主次的安排，而以圓形桌為布局，就是圓桌會議。在圓桌會議中，則可以不用拘泥這么多的禮節(jié)，主要記住以門作為基準(zhǔn)點，比較靠里面的位置是比較主要的座位，就可以了。3.會議后在會議完畢之后，我們應(yīng)該注意以下細(xì)節(jié)，才能夠體現(xiàn)出良好的商務(wù)禮儀。主要包括：?會談要形成文字結(jié)果，哪怕沒有文字結(jié)果，也要形成階段性的決議，落實到紙面上，還應(yīng)該有專人負(fù)責(zé)相關(guān)事物的跟進;?贈送公司的紀(jì)念品 ;?參觀，如參觀公司，或廠房等。?如果必要，合影留念。秘書電話禮儀(一 )重要的第一聲當(dāng)打電話給某單位，若一接通，就能聽到對方親切、優(yōu)美的招呼聲，心里一定會很愉快，使雙方對話能順利展開，對該單位有了較好的

11、印象。在電話中只要稍微注意一下自己的行為就會給對方留下完全不同的印象。同樣說：“你好，這里是 xx 公司 ”。但聲音清晰、悅耳、吐字清脆，給對方留下好的印象，對方對其所在單位也會有好印象。因此要記住，接電話時，應(yīng)有“代表單位形象 ”的意識。(二 )要有喜悅的心情打電話時要保持良好的心情，這樣即使對方看不見你，但是從歡快的語調(diào)中也會被你感染，給對方留下極佳的印象，由于面部表情會影響聲音的變化，所以即使在電話中，也要抱著 “對方看著 ”的心態(tài)去應(yīng)對。(三 )清晰明朗的聲音打電話過程中絕對不能吸煙、喝茶、吃零食，即使是懶散的姿勢對方也能夠“聽”得出來。如果你打電話的時候，彎著腰躺在椅子上，對方聽你的

12、聲音就是懶散的，無精打采的，若坐姿端正，所發(fā)出的聲音也會親切悅耳，充滿活力。因此打電話時，即使看不見對方，也要當(dāng)作對方就在眼前，盡可能注意自己的姿勢。(四 )迅速準(zhǔn)確的接聽現(xiàn)代工作人員業(yè)務(wù)繁忙，桌上往往會有兩三部電話，聽到電話鈴聲，應(yīng)準(zhǔn)確迅速地拿起聽筒，最好在三聲之內(nèi)接聽。電話鈴聲響一聲大約3 秒種，若長時間無人接電話，或讓對方久等是很不禮貌的，對方在等待時心里會十分急躁，你的單位會給他留下不好的印象。即便電話離自己很遠(yuǎn)，聽到電話鈴聲后，附近沒有其他人，應(yīng)該用最快的速度拿起聽筒，這樣的態(tài)度是每個人都應(yīng)該擁有的，這樣的習(xí)慣是每個辦公室工作人員都應(yīng)該養(yǎng)成的。如果電話鈴響了五聲才拿起話筒，應(yīng)該先向?qū)?/p>

13、方道歉，若電話響了許久，接起電話只是“喂 ”了一聲，對方會十分不滿，會給對方留下惡劣的印象。(五 )認(rèn)真清楚的記錄隨時牢記 5w1h 技巧，所謂 5w1h 是指 when 何時 who 何人 where 何地 what 何事 why 為什么how 如何進行。在工作中這些資料都是十分重要的。對打電話，接電話具有相同的重要性。電話記錄既要簡潔又要完備，有賴于5w1h 技巧。(六 )了解來電話的目的上班時間打來的電話幾乎都與工作有關(guān)，公司的每個電話都十分重要，不可敷衍，即使對方要找的人不在，切忌只說“不在 ”就把電話掛了。接電話時也要盡可能問清事由，避免誤事。首先應(yīng)了解對方來電的目的，如自己無法處理

14、，也應(yīng)認(rèn)真記錄下來，委婉地探求對方來電目的，就可不誤事而且贏得對方的好感。(七 )掛電話前的禮貌要結(jié)束電話交談時，一般應(yīng)當(dāng)由打電話的一方提出，然后彼此客氣地道別，說一聲 “再見 ”，再掛電話，不可只管自己講完就掛斷電話。秘書與上級之間交談技巧一般說來，人們在與自己同等級、同層次的人講話時，表現(xiàn)比較正常，行為舉止都會比較自然、大方。但是，在與比自己地位高的人交往時，就可能感到緊張 ;表現(xiàn)比較拘謹(jǐn)，并且自卑感強 ;相反，在與社會地位低于自己的人講話時，就會表現(xiàn)得比較自如、自信，甚至比較放肆。比如，有的人在自己的上級面前從不敢 “妄言 ”，在同一科室的也不多說話，可是在自己的下級或所管班組面前講話時

15、，則落落大方，侃侃而談。有的則在一般人面前總是擺出一副能者的架勢，可是一見到權(quán)威就顯得十分馴服和虔誠。因此，上下級之間的講話，上級要力求避免采取自鳴得意、命令、訓(xùn)斥、使役下級的口吻說話，而是要放下架子，以平易近人的方式對待下級。這樣，下級才會向你敞開心扉。談話是雙邊活動，只有感情上的貫通，才談得上信息的交流。平等的態(tài)度，除說話本身的內(nèi)容外，還通過語氣、語調(diào)、表情、動作等體現(xiàn)出來。所以，不要以為是小節(jié)，純屬個人的習(xí)慣，不會影響上下級的談話。實際上，這往往關(guān)系到下 是否敢向你接近。此外，上 同下 ，要重 開 白的作用。不妨與下 先扯幾句家常，以便使感情接近，打掉拘束感。上 同下 ，不宜作否定的表

16、：“你 是怎么搞的 ?”“有你 做工作的 ?”在必要 表 ， 當(dāng)善于掌握分寸。點個 ， 個 都會被人看作是上 的“指示 ”而 下去，所以， 易的表 或 于 的 價都容易失 。例如一位下 某改革 的情況，作 ，只宜提一些 ，或作一些一般性的鼓勵： “ 種 很好，可以多 一些人 表意 ?！薄澳?將來有了 果，希望及 告 我 。 ” 種 不涉及具體 ，留有余地。如上 下 的 中有什么不妥，表達更要 慎，盡可能采用 告或建 性的措 ： “ 個 能不能有 的看法，例如 ”“不 ， 是我個人的意 ，你 可以參考。 ”“建 你 看看最近到的一份材料，看看有什么啟 ?” 些 ，起了一種啟 作用，主 仍在下 手中， 方容易接受。下 上 ， 要避免采用 分膽小、拘 、 恭、服從，甚至唯唯 的 度 ，改 惶 恐的心理狀 ，而要活 、大膽和自信。下 跟上 ，成功與否，不只影響上 你的 感，有 甚至?xí)绊懩愕墓ぷ骱颓巴尽８?，要尊重，要慎重，但不能一味附和。 “抬 子 ”、“吹喇叭 ”等等，只能有 失自己的人格，卻得不到重 與尊敬，倒很可能引起上 的反感和