中職學(xué)校檔案信息化建設(shè)研究

1、中職學(xué)校檔案信息化建設(shè)研究 摘要：中職學(xué)校檔案是學(xué)校管理工作及教學(xué)科研工作開(kāi)展的重要依據(jù)，其檔案信息化建設(shè)具有十分重要的意義。對(duì)中職學(xué)校信息化建設(shè)展開(kāi)了探究，分析了其必要性，并對(duì)中職學(xué)校檔案信息化建設(shè)的路徑及注意事項(xiàng)進(jìn)行了詳細(xì)介紹，旨在為中職學(xué)校檔案信息化建設(shè)工作的開(kāi)展提供參考。 關(guān)鍵詞：中職學(xué)校；檔案信息化；檔案管理模式；校園網(wǎng) 1中職學(xué)校檔案信息化建設(shè)的必要性 1.1現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的需要 隨著現(xiàn)代科技的迅猛發(fā)展，信息化浪潮撲面而來(lái)，人類社會(huì)的生產(chǎn)、生活方式發(fā)生了翻天覆地的變化。檔案作為記載人類歷史文明發(fā)展進(jìn)程和承載信息特質(zhì)的重要載體，傳統(tǒng)的手工管理檔案的模式已跟不上人們對(duì)檔案信息的現(xiàn)實(shí)需求，

2、開(kāi)始向著數(shù)字化的方向發(fā)展，這就需要我們創(chuàng)新檔案管理模式，以適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展。 1.2數(shù)字化校園建設(shè)的需要 隨著辦公自動(dòng)化的發(fā)展，數(shù)字化校園建設(shè)正在逐步完善，中職學(xué)校普遍建立了校園網(wǎng)與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，信息化已經(jīng)滲透到了教學(xué)、科研、管理的方方面面，檔案信息化已成為中職學(xué)校檔案工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。 1.3檔案管理與服務(wù)水平提升的需要 在信息化環(huán)境下，檔案的收集、整理與利用模式會(huì)有質(zhì)的變化，檔案工作人員的角色將從檔案的直接整理者轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案資料的審核者，減少了工作量，縮短了檔案形成利用的周期，提升了檔案管理的水平。信息化程度的加深有效地提高了檔案工作人員的服務(wù)能力，擴(kuò)展了檔案工作的服務(wù)領(lǐng)域。 2中職學(xué)校檔

3、案信息化建設(shè)路徑探究 筆者將中職學(xué)校檔案信息化建設(shè)路徑分為2條路線：硬環(huán)境建設(shè)和軟環(huán)境建設(shè)。 2.1硬環(huán)境建設(shè) 2.1.1基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè) 基礎(chǔ)設(shè)施是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)和根本，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)包括應(yīng)用系統(tǒng)軟件建設(shè)和硬件設(shè)施建設(shè)。目前，中職學(xué)校檔案室引進(jìn)檔案管理系統(tǒng)的不在少數(shù)，但都存在開(kāi)發(fā)不完全、利用不徹底的現(xiàn)象，因此，急需加強(qiáng)應(yīng)用系統(tǒng)軟件平臺(tái)，深入挖掘系統(tǒng)潛在功能；檔案信息化建設(shè)應(yīng)用系統(tǒng)軟件的運(yùn)行依托于相應(yīng)的配套硬件設(shè)備，因此，也需要配置相應(yīng)的硬件設(shè)備。 2.1.2信息資源建設(shè) 2.1.2.1信息資源數(shù)字化建設(shè) 注重校內(nèi)各二級(jí)部門電子文檔的收集和整理，檔案管理軟件要與校內(nèi)各類辦公自動(dòng)化系統(tǒng)有效接軌；

4、對(duì)于檔案數(shù)字化，包括把檔案室的紙質(zhì)、照片、錄音、錄像、縮微等檔案，通過(guò)掃描、加工、處理，轉(zhuǎn)變?yōu)槲谋?、圖像、圖形、流媒體等數(shù)字格式的信息，存儲(chǔ)在網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器中，利用計(jì)算機(jī)及信息系統(tǒng)提供查詢、檢索和瀏覽；通過(guò)網(wǎng)站建設(shè)，中職學(xué)?？梢酝貙挋n案征集的渠道，亦可通過(guò)網(wǎng)站上傳開(kāi)放部分檔案信息資源，為學(xué)校與社會(huì)利用檔案提供方便。 2.1.2.2信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè) 利用現(xiàn)有的電子檔案建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，尤其是具有中職學(xué)校發(fā)展特色的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。以某中職學(xué)校為例，其于2001年架設(shè)了檔案管理系統(tǒng)軟件，配備了服務(wù)器、掃描儀等基礎(chǔ)設(shè)備，構(gòu)建了檔案管理的局域網(wǎng)，檔案數(shù)字化工作全面展開(kāi)。建立了學(xué)生學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)歷屆學(xué)生信息（

5、包括錄取、入學(xué)、成績(jī)、畢業(yè)派遣、學(xué)歷等）實(shí)現(xiàn)了電子化管理，并對(duì)統(tǒng)招、成人學(xué)生的學(xué)籍檔案進(jìn)行了掃描，為畢業(yè)生找工作、證明成績(jī)等提供了可靠的證據(jù)；建立了文書(shū)檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)及各類檔案信息目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。目前，檔案室利用電子檔案查檔已經(jīng)形成了自己的特色，大大提高了檔案室信息的有效利用率，提高了查閱檔案速度，減少了對(duì)原件的損害。 2.1.3安全保障體系建設(shè) 信息技術(shù)在給檔案事業(yè)帶來(lái)機(jī)遇的同時(shí)，也帶來(lái)了挑戰(zhàn)。檔案管理軟件作為中職學(xué)校檔案信息化建設(shè)的重要組成部分，在方便社會(huì)利用檔案的同時(shí)，如何保證數(shù)據(jù)信息不被竊取和篡改，已經(jīng)成為檔案信息化發(fā)展過(guò)程中不容忽視的問(wèn)題。從信息安全的角度看，檔案信息化程度越高，信息安全

6、面臨的風(fēng)險(xiǎn)也就越大。目前，檔案管理軟件普遍存在管理人員混亂、級(jí)別權(quán)限不明等問(wèn)題。因此，急需構(gòu)建檔案信息化安全保障體系。安全保障體系的建設(shè)要以硬件設(shè)備為基礎(chǔ)，網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為框架，軟件為技術(shù)支撐，管理為保障。通過(guò)切實(shí)可行的管理措施與技術(shù)手段（比如訪問(wèn)權(quán)限的分級(jí)管理與安裝專用的防火墻和防病毒軟件）加強(qiáng)對(duì)檔案信息化過(guò)程中可能存在風(fēng)險(xiǎn)項(xiàng)的監(jiān)管。 2.2軟環(huán)境建設(shè) 2.2.1相關(guān)政策法規(guī)建設(shè) 為了保證檔案事業(yè)的順利發(fā)展，國(guó)家先后出臺(tái)了多項(xiàng)政策法規(guī)，堅(jiān)持“以法治檔”，比如檔案法電子文件歸檔與電子檔案管理辦法及2015年上半年中共中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳印發(fā)的關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的意見(jiàn)等。這些政策法規(guī)的

7、出臺(tái)和施行為檔案工作提供了依據(jù)，有效保障了檔案信息資源的合理開(kāi)發(fā)和利用。中職學(xué)校應(yīng)根據(jù)諸如上述提及的檔案法律法規(guī)健全、完善適合自身運(yùn)行的檔案規(guī)章制度。 2.2.2信息化標(biāo)準(zhǔn)建設(shè) 目前，中職學(xué)校的檔案信息化工作普遍都是自我摸索、自我完善、自我發(fā)展，采用獨(dú)立開(kāi)發(fā)與封閉自我建設(shè)的模式，形成了各自為政、標(biāo)準(zhǔn)不一的局面。檔案信息化工作缺乏相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，而各中職學(xué)校自成一體的發(fā)展模式不利于信息資源的兼容和共享，易造成資源浪費(fèi)。信息化標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)作為一項(xiàng)浩大的系統(tǒng)工程，不只是檔案部門的單項(xiàng)任務(wù)，而需要各方面的通力合作，共同醞釀，教育主管部門要加強(qiáng)指導(dǎo)和協(xié)調(diào)，制訂出統(tǒng)一的信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。 2.2.3人才隊(duì)伍建設(shè)

8、 檔案信息化工作的推進(jìn)離不開(kāi)科學(xué)技術(shù)的應(yīng)用，這就對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)提出新的要求，而目前中職學(xué)校檔案工作者普遍存在年齡結(jié)構(gòu)偏大、知識(shí)結(jié)構(gòu)不合理的現(xiàn)象，缺乏相應(yīng)的專業(yè)技術(shù)人才，尤其是缺乏既精通檔案業(yè)務(wù)，又懂得信息技術(shù)的復(fù)合型人才。中職學(xué)校檔案部門要以人才為根本，重視檔案隊(duì)伍的素質(zhì)建設(shè)，通過(guò)招聘、培訓(xùn)等渠道，多方式地培養(yǎng)檔案專業(yè)人才；制訂學(xué)習(xí)與培訓(xùn)計(jì)劃，有針對(duì)性地“請(qǐng)進(jìn)來(lái)、走出去”；加強(qiáng)檔案信息化知識(shí)的普及，優(yōu)化檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)。 3中職學(xué)校檔案信息化建設(shè)的注意事項(xiàng) 3.1資金投入為保障 在中職學(xué)校檔案信息化建設(shè)的過(guò)程中，前期購(gòu)買設(shè)備，比如檔案管理軟件系統(tǒng)、計(jì)算機(jī)、服務(wù)器、掃描儀、交換機(jī)等，

9、中期系統(tǒng)的維護(hù)及后期設(shè)備老化更新等問(wèn)題的解決都需要大量的資金支持，中職學(xué)校應(yīng)多方籌集資金進(jìn)行檔案信息化的專項(xiàng)建設(shè)。 3.2明確服務(wù)為導(dǎo)向 檔案信息化建設(shè)的根本目的在于利用搞好檔案管理工作，必須始終堅(jiān)持“一手抓建檔管理，一手抓檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用”的原則。只有讓檔案發(fā)揮作用，才能體現(xiàn)檔案的價(jià)值。因此，必須以強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，以提升服務(wù)質(zhì)量為導(dǎo)向，找準(zhǔn)檔案工作為學(xué)校、社會(huì)服務(wù)的結(jié)合點(diǎn)和切入點(diǎn)，積極、主動(dòng)地開(kāi)展服務(wù)。通過(guò)咨詢、查閱、編研等形式不斷強(qiáng)化服務(wù)功能，拓寬服務(wù)領(lǐng)域，提高服務(wù)質(zhì)量，為中職學(xué)校的穩(wěn)定發(fā)展提供便利。 3.3“循序漸進(jìn)”為原則 檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，必須依照“循序漸進(jìn)”的

10、原則，結(jié)合中職學(xué)校自身的實(shí)際情況，制訂符合本校的信息化建設(shè)規(guī)劃，長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃，分步實(shí)施，循序漸進(jìn)，持續(xù)穩(wěn)步發(fā)展。 3.4以檔案事業(yè)為目標(biāo) 檔案信息化建設(shè)作為中職學(xué)校信息資源現(xiàn)代化的基礎(chǔ)組成部分，對(duì)推進(jìn)中職學(xué)校信息化發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。2002年，國(guó)家檔案局制定的全國(guó)檔案信息化實(shí)施綱要明確了檔案信息化建設(shè)方向、基本內(nèi)容和要求。因此，中職學(xué)校檔案信息化建設(shè)是中職學(xué)校檔案事業(yè)發(fā)展的必由之路。 4結(jié)束語(yǔ) 綜上所述，中職學(xué)校檔案信息化建設(shè)是指通過(guò)利用信息技術(shù)，加強(qiáng)對(duì)檔案信息資源的收集、整理及利用，對(duì)提高中職學(xué)校檔案管理的水平，促進(jìn)檔案的有效利用具有十分重要的作用。因此，中職學(xué)校要順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的趨勢(shì)，合理應(yīng)用先進(jìn)的信息技術(shù)，加強(qiáng)檔案信息化的建設(shè)，使檔案更好地服務(wù)于師生，促進(jìn)學(xué)