淺談業(yè)主方建設(shè)項(xiàng)目資料管理

1、淺談業(yè)主方建設(shè)項(xiàng)目資料管理 摘要：針對(duì)目前業(yè)主方建設(shè)項(xiàng)目資料管理存在的問題，本文分析了問題的原因并對(duì)業(yè)主方建設(shè)項(xiàng)目資料管理提出了自己的建議，為今后業(yè)主方的建設(shè)項(xiàng)目資料管理提供參考。 關(guān)鍵詞：業(yè)主；建設(shè)項(xiàng)目；資料；管理 中圖分類號(hào)：d296.2 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：a 文章編號(hào)： 1 引言 建設(shè)項(xiàng)目資料是項(xiàng)目建設(shè)過程中形成的以文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，是項(xiàng)目交工驗(yàn)收、維護(hù)、改建、擴(kuò)建的依據(jù)；業(yè)主作為項(xiàng)目的組織者和最終使用者，是重要責(zé)任主體，應(yīng)對(duì)建設(shè)項(xiàng)目資料和竣工備案做好管理。以下將結(jié)合本人工作實(shí)踐對(duì)業(yè)主方的建設(shè)項(xiàng)目資料管理問題進(jìn)行闡述和分析。2 業(yè)主方建設(shè)項(xiàng)目資料管理問題分析建設(shè)項(xiàng)目不像一般

2、制造業(yè)產(chǎn)品那樣常態(tài)化，業(yè)主方的建設(shè)項(xiàng)目管理組織往往是臨時(shí)機(jī)構(gòu)，對(duì)建設(shè)項(xiàng)目資料管理存在諸多不足。2.1 對(duì)建設(shè)項(xiàng)目資料的管理重要性認(rèn)識(shí)不足 業(yè)主方的管理者通常比較重視建設(shè)項(xiàng)目質(zhì)量、進(jìn)度、造價(jià)等比較形象的硬件管理，而對(duì)建設(shè)項(xiàng)目的軟件資料管理往往認(rèn)識(shí)不足，對(duì)建設(shè)項(xiàng)目資料的形成、收集、整理、歸檔等不夠重視。主要表現(xiàn)在：缺乏系統(tǒng)負(fù)責(zé)項(xiàng)目資料的責(zé)任人，資料分散在各專業(yè)人員手中，且在項(xiàng)目建設(shè)過程中人員也不斷變化，造成資料管理人員職責(zé)不清，缺少責(zé)任心，建設(shè)項(xiàng)目資料丟失等情況時(shí)常發(fā)生。 2.2 缺乏規(guī)范的建設(shè)項(xiàng)目資料管理制度 由于得不到足夠的重視，缺乏規(guī)范的工程資料管理制度，沒有在過程中進(jìn)行有效的跟蹤和監(jiān)督，資

3、料收集及使用的及時(shí)性、完整性、真實(shí)性得不到保障，也導(dǎo)致工程保修困難和對(duì)后期的責(zé)任界定缺乏有效的證據(jù)。2.3 缺乏詳細(xì)的建設(shè)項(xiàng)目資料管理操作流程 由于缺乏詳細(xì)的建設(shè)項(xiàng)目資料管理操作流程，缺乏統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，使得同類型的問題采用不同的文件處理，導(dǎo)致資料混亂，不便于歸類和以后的統(tǒng)計(jì)匯總、結(jié)算等工作，而且資料重復(fù)、缺失等現(xiàn)象比比皆是。2.4 業(yè)主方建設(shè)項(xiàng)目管理人員的專業(yè)知識(shí)不足 業(yè)主方不具有自行項(xiàng)目管理的專門機(jī)構(gòu)與人才，建設(shè)項(xiàng)目管理人員許多都是行政管理人員，對(duì)建設(shè)項(xiàng)目管理雖然有所了解，但并不精通；這些人員缺少建設(shè)項(xiàng)目相應(yīng)的專業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)，同時(shí)也沒有建設(shè)項(xiàng)目管理的知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)，特別是對(duì)當(dāng)前發(fā)展中的建設(shè)項(xiàng)目管

4、理的科學(xué)方法、經(jīng)驗(yàn)、手段和新信息等所知不多。2.5 各參建單位對(duì)業(yè)主方資料管理的配合 在建筑業(yè)專業(yè)化程度愈來愈高的過程中，行業(yè)內(nèi)部的業(yè)務(wù)分割也在不斷加劇，使得整個(gè)建設(shè)項(xiàng)目過程更加支離破碎，參與組織也越來越多。由于參建各方具有不同的任務(wù)、目標(biāo)和利益，尤其是隸屬于不同組織，項(xiàng)目建設(shè)中組織利益的不同，導(dǎo)致在建設(shè)工程資料管理上存在著很大的難度。3 業(yè)主方建設(shè)項(xiàng)目資料管理的幾點(diǎn)建議 針對(duì)上述業(yè)主方對(duì)建設(shè)項(xiàng)目資料管理中存在的問題，結(jié)合個(gè)人工作實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，提出以下幾點(diǎn)建議。3.1 樹立正確的建設(shè)項(xiàng)目資料管理觀念 建設(shè)項(xiàng)目資料全面反映了整個(gè)工程建設(shè)的詳細(xì)情況，它對(duì)工程質(zhì)量的評(píng)定、工程竣工后的收尾工作以及對(duì)新建工

5、程的準(zhǔn)備等都具有重要的利用價(jià)值。從某種意義上講，管理好建設(shè)項(xiàng)目資料與建好項(xiàng)目具有同等重要的價(jià)值，它可以被繼承和積累。但建設(shè)項(xiàng)目形成的文件資料涉及面廣，內(nèi)容繁雜，經(jīng)歷的時(shí)間長(zhǎng)，稍有疏忽就可能遺漏，加之施工組織是臨時(shí)機(jī)構(gòu)，往往是工程任務(wù)一完成，臨時(shí)機(jī)構(gòu)解散，而資料也隨之消失。因此，樹立正確的建設(shè)項(xiàng)目資料管理觀念，是做好建設(shè)項(xiàng)目資料管理的前提。3.2 建立健全建設(shè)項(xiàng)目資料管理責(zé)任制 任何一個(gè)成功的機(jī)構(gòu)、組織、企業(yè)的背后，一定有它們規(guī)范性與創(chuàng)新性的管理制度作為支撐，建設(shè)項(xiàng)目資料是在項(xiàng)目建設(shè)過程中逐步形成的。而整個(gè)項(xiàng)目建設(shè)過程環(huán)節(jié)繁雜，專業(yè)各異，不論是各專業(yè)工程師，還是專職資料員，僅依靠個(gè)人的力量是無法

6、做好這項(xiàng)工作的。根據(jù)建設(shè)項(xiàng)目資料產(chǎn)生于建設(shè)過程的特點(diǎn)，制定“誰管理、誰驗(yàn)收，誰負(fù)責(zé)”的建設(shè)資料管理原則是適宜的。因此建設(shè)機(jī)構(gòu)內(nèi)部必須明確分工，劃分工作范圍，建立制約性、制裁性的建設(shè)項(xiàng)目管理制度內(nèi)部責(zé)任制，必要時(shí)建立相應(yīng)的責(zé)任追究制度，工作范圍清楚了，資料管理的責(zé)任也就明確了。建立健全建設(shè)項(xiàng)目資料管理責(zé)任制，是做好建設(shè)項(xiàng)目資料管理的制度保障。3.3 制定詳細(xì)的建設(shè)項(xiàng)目資料管理操作流程 制度建立之后，就應(yīng)該對(duì)相應(yīng)的操作流程進(jìn)行梳理和完善，為了保護(hù)建設(shè)資料管理工作的有序進(jìn)行，項(xiàng)目管理機(jī)構(gòu)應(yīng)結(jié)合工作實(shí)踐，制定一系列業(yè)務(wù)流程規(guī)范，確定工程程序、內(nèi)部會(huì)議制度、工作檢查、匯報(bào)制度及管理人員輪休工作替代、交接

7、制度，保證崗位不缺人，工作有人做，資料有人管，確保建設(shè)資料的連續(xù)性、完整性，制定詳細(xì)的建設(shè)項(xiàng)目資料管理操作流程，為做好建設(shè)項(xiàng)目資料管理的基石。3.4 強(qiáng)化業(yè)主方建設(shè)項(xiàng)目參建人員的組織培訓(xùn)工作 雖然業(yè)主方建設(shè)項(xiàng)目管理人員的素質(zhì)可能參差不齊，企業(yè)可以通過對(duì)員工進(jìn)行在職培訓(xùn)提高員工的業(yè)務(wù)素質(zhì)，調(diào)整和改進(jìn)員工的思想觀念以及工作態(tài)度，從而為建設(shè)項(xiàng)目管理提供強(qiáng)有力的支持。業(yè)主方建設(shè)項(xiàng)目參建人員的組織培訓(xùn)工作是建設(shè)項(xiàng)目資料管理有力的支撐，同時(shí)也是企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的持續(xù)發(fā)展的重要途徑。3.5 協(xié)調(diào)管理建設(shè)項(xiàng)目參建各方有關(guān)資料 業(yè)主是建設(shè)項(xiàng)目的發(fā)起者和最終結(jié)果的承擔(dān)者，應(yīng)本著對(duì)項(xiàng)目負(fù)責(zé)的態(tài)度進(jìn)行全面指導(dǎo)和綜合管理，而建設(shè)資料管理工作與其他建設(shè)工作一樣，在建設(shè)中需要加強(qiáng)與各方的溝通，爭(zhēng)取各方的理解和支持。建設(shè)資料中的施工合同、勘察設(shè)計(jì)文件、施工圖紙、設(shè)計(jì)變更、工程定位及標(biāo)高資料、地下障礙物資料、平時(shí)工作的來往信函、會(huì)議紀(jì)要、工作聯(lián)系單位，工程計(jì)量和工程款支付、工期的延期、費(fèi)用索賠等工作均需要和參建各方溝通，取得參建各方理解和支持，否則工作很難開展，工作效果難以保證。協(xié)調(diào)管理建設(shè)項(xiàng)目參建各方有關(guān)資料，是建設(shè)項(xiàng)目資料管理落實(shí)的最基本要求。4 結(jié)束語實(shí)踐證明，要做好建設(shè)項(xiàng)目資料的管理，企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)建設(shè)項(xiàng)目資料管理的重視程度，通過培訓(xùn)不斷提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)和