項(xiàng)目管理者聯(lián)盟研究院高屹副院長(zhǎng)案例點(diǎn)評(píng)之五：驗(yàn)收環(huán)節(jié)的疏忽導(dǎo)致的“尷尬”

1、 項(xiàng)目管理者聯(lián)盟研究院高屹副院長(zhǎng)案例點(diǎn)評(píng)之五：驗(yàn)收環(huán)節(jié)的疏忽導(dǎo)致的“尷尬” 項(xiàng)目管理者聯(lián)盟是國(guó)內(nèi)最大的項(xiàng)目管理人員會(huì)員機(jī)構(gòu)與互動(dòng)平臺(tái)。項(xiàng)目管理者聯(lián)盟“項(xiàng)目案例”欄目由項(xiàng)目管理專(zhuān)家及企業(yè)項(xiàng)目管理精英針對(duì)典型案例進(jìn)行評(píng)析，分享項(xiàng)目管理實(shí)踐與價(jià)值。如各位項(xiàng)目管理專(zhuān)家及企業(yè)項(xiàng)目管理精英有經(jīng)典案例與大家分享，可直接發(fā)郵件至項(xiàng)目管理者聯(lián)盟編輯部，或電話(huà)與我們聯(lián)系!聯(lián)系方式：劉女士 liuzhe例：某通信設(shè)備制造廠(chǎng)家為某大型石油企業(yè)承建了一套傳輸和話(huà)音交換設(shè)備。這個(gè)項(xiàng)目的實(shí)施難度并不大，前期的安裝、調(diào)試工作進(jìn)展很順利，客戶(hù)也很配合，很快進(jìn)入了最后的收尾驗(yàn)收環(huán)節(jié)。當(dāng)客戶(hù)主動(dòng)詢(xún)問(wèn)如何驗(yàn)

2、收時(shí)，也可能是對(duì)自己公司的產(chǎn)品過(guò)于自信，項(xiàng)目經(jīng)理居然隨口說(shuō)：“就按你們的要求做吧，我們?nèi)ε浜??！痹撌推髽I(yè)新建的這套系統(tǒng)是直接用于一線(xiàn)生產(chǎn)的，對(duì)設(shè)備的安全性、穩(wěn)定性要求很高。由于客戶(hù)自身對(duì)通信設(shè)備的具體技術(shù)細(xì)節(jié)并沒(méi)有太多的了解，為了確保新系統(tǒng)在投入使用后萬(wàn)無(wú)一失，于是制定了一份異常詳細(xì)、全面的技術(shù)驗(yàn)收測(cè)試規(guī)范，其中甚至有些內(nèi)容屬于設(shè)備入網(wǎng)測(cè)試的范疇，施工現(xiàn)場(chǎng)根本就不具備測(cè)試條件。按當(dāng)前客戶(hù)給出的測(cè)試規(guī)范，顯然是無(wú)法執(zhí)行的。萬(wàn)般無(wú)奈之下，項(xiàng)目經(jīng)理請(qǐng)客戶(hù)經(jīng)理出面，和客戶(hù)的高層領(lǐng)導(dǎo)直接溝通，說(shuō)明驗(yàn)收測(cè)試的合理要求和內(nèi)容。經(jīng)過(guò)多次反復(fù)協(xié)調(diào)，客戶(hù)方面總算做出了一些讓步，放棄了一部分確實(shí)不具備現(xiàn)場(chǎng)測(cè)試條

3、件的指標(biāo)要求，使測(cè)試規(guī)范大大簡(jiǎn)化。但是即便如此，和正常的驗(yàn)收比起來(lái)，該項(xiàng)目的測(cè)試內(nèi)容還是多的離譜!可是用戶(hù)方以設(shè)備直接用于安全生產(chǎn)，責(zé)任重大為由，堅(jiān)決不同意再對(duì)測(cè)試規(guī)范做任何刪減，必須全面測(cè)試。驗(yàn)收開(kāi)始了。結(jié)果在測(cè)試中真的發(fā)現(xiàn)有兩項(xiàng)屬于入網(wǎng)測(cè)試的送檢指標(biāo)略低于國(guó)家規(guī)定的要求。盡管這并不影響設(shè)備的正常使用，但最終還是以第一次驗(yàn)收失敗而告終。后續(xù)，廠(chǎng)家重新更換了相關(guān)設(shè)備板件，再次提請(qǐng)測(cè)試，才算最終通過(guò)了項(xiàng)目的驗(yàn)收。由于是二次驗(yàn)收，不但廠(chǎng)家承擔(dān)了相關(guān)驗(yàn)收費(fèi)用，更嚴(yán)重的是，原本廠(chǎng)家打算把這個(gè)項(xiàng)目作為客戶(hù)所在行業(yè)的典型應(yīng)用案例來(lái)宣傳，希望能起到良好的示范效果，可沒(méi)想到由于在最后驗(yàn)收環(huán)節(jié)上的疏忽，讓這個(gè)事

4、實(shí)上比較成功的項(xiàng)目貼上了“沒(méi)有一次通過(guò)驗(yàn)收”的尷尬標(biāo)簽。點(diǎn)評(píng)專(zhuān)家：高屹，項(xiàng)目管理者聯(lián)盟項(xiàng)目管理研究院副院長(zhǎng)、項(xiàng)目管理者聯(lián)盟pmp與項(xiàng)目管理權(quán)威講師。哈爾濱工業(yè)大學(xué)畢業(yè)，原中興通訊股份有限公司項(xiàng)目經(jīng)理、國(guó)內(nèi)工程總監(jiān)、服務(wù)總監(jiān)、競(jìng)情分析總監(jiān);參與和牽頭完成的項(xiàng)目包括總裝vsat衛(wèi)星網(wǎng)建設(shè)，鐵道部會(huì)議電視項(xiàng)目、國(guó)家廣電總局會(huì)議電視項(xiàng)目、全軍無(wú)線(xiàn)保密通信網(wǎng)絡(luò)項(xiàng)目、鐵通東北環(huán)干線(xiàn)傳輸網(wǎng)絡(luò)項(xiàng)目、鐵通全國(guó)數(shù)據(jù)網(wǎng)項(xiàng)目、總參核心交換中心建設(shè)項(xiàng)目、中國(guó)電信集團(tuán)公司骨干傳輸網(wǎng)絡(luò)建設(shè)項(xiàng)目等。曾經(jīng)服務(wù)于國(guó)家電網(wǎng)公司，參與國(guó)家電網(wǎng)公司會(huì)議電視網(wǎng)，三峽建設(shè)委員會(huì)辦公樓交換機(jī)，國(guó)家電網(wǎng)通信中心匯接局交換機(jī)等項(xiàng)目的實(shí)施工作。在

5、企業(yè)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)的熏陶中不斷成長(zhǎng)，務(wù)實(shí)的企業(yè)文化造就了務(wù)實(shí)的工作風(fēng)格，對(duì)于項(xiàng)目管理體系有深厚造詣和極豐富實(shí)戰(zhàn)經(jīng)驗(yàn)，并且可以很形象的把它運(yùn)用到自己的培訓(xùn)過(guò)程中，屬于一位幽默、負(fù)責(zé)任的實(shí)戰(zhàn)派講師。出版以下項(xiàng)目管理類(lèi)書(shū)籍：pmp考點(diǎn)精粹，2011年12月電子工業(yè)出版社出版，2013年6月第二版。pmp模擬題精粹2014年9月出版，中國(guó)電力出版社出版。項(xiàng)目管理一學(xué)就會(huì)，2015年8月出版，中國(guó)電力出版社出版。翻譯pmi項(xiàng)目管理知識(shí)體系指南疑難解答(第5版)，2015年5月出版，電子工業(yè)出版社出版。點(diǎn)評(píng)：這個(gè)案例中反應(yīng)出項(xiàng)目收尾階段的一個(gè)很有代表性的問(wèn)題：驗(yàn)收從什么時(shí)候開(kāi)始?在很多人的印象中，一個(gè)項(xiàng)目

6、可以驗(yàn)收了，也就意味著所有工作已經(jīng)臨近尾聲，驗(yàn)收工作的啟動(dòng)自然也應(yīng)該是在全部交付活動(dòng)基本完成時(shí)才開(kāi)始的。乍聽(tīng)起來(lái)，這種想法沒(méi)什么問(wèn)題，當(dāng)然是工作完成了，具備驗(yàn)收條件了，才能開(kāi)始驗(yàn)收。但實(shí)際上，一個(gè)項(xiàng)目的驗(yàn)收工作，絕不能等到真正收尾時(shí)才做，而是應(yīng)該盡早執(zhí)行，甚至在項(xiàng)目剛一啟動(dòng)，就要著手驗(yàn)收了?？赡苡腥藭?huì)提出疑義：不具備驗(yàn)收條件，怎么可能開(kāi)始驗(yàn)收工作呢?實(shí)際上，我們所說(shuō)的項(xiàng)目驗(yàn)收工作，不僅包括依據(jù)規(guī)范、條款，在技術(shù)層面對(duì)交付的成果進(jìn)行逐項(xiàng)的測(cè)試、檢驗(yàn)，相關(guān)規(guī)范、條款的制定和確定活動(dòng)，也是驗(yàn)收工作的重要組成部分。一般來(lái)說(shuō)，不同的行業(yè)、領(lǐng)域，都有自己相對(duì)成熟的規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，比如國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)(gb)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)

7、、企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，甚至國(guó)外的標(biāo)準(zhǔn)等等。這些標(biāo)準(zhǔn)既是現(xiàn)成的，又是不可變更的，看起來(lái)沒(méi)有什么調(diào)整的余地，但是針對(duì)具體項(xiàng)目驗(yàn)收時(shí)采用哪些標(biāo)準(zhǔn)條款，卻不是一項(xiàng)簡(jiǎn)單的工作。驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)的確定，一定要得到甲乙雙方的共同認(rèn)可，才能成最終為檢驗(yàn)成果是否滿(mǎn)足要求的標(biāo)準(zhǔn)。所以，在從既定的、完整的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)體系中篩選出與具體項(xiàng)目、成果相適應(yīng)的條款，通常都要經(jīng)過(guò)反復(fù)多次的商討和修改，才能最終達(dá)成共識(shí)。而這種反復(fù)多次的商討與修改，往往又需要消耗一定的時(shí)間，如果等到所有項(xiàng)目活動(dòng)已經(jīng)基本結(jié)束的時(shí)候才開(kāi)始確定驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，很可能因?yàn)闃?biāo)準(zhǔn)確定過(guò)程的多次反復(fù)而導(dǎo)致整體工期的延誤。在確定驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)的時(shí)候，還有一個(gè)非常非常關(guān)鍵的要點(diǎn)，一旦忽略，很有可

8、能導(dǎo)致重大的風(fēng)險(xiǎn)，甚至造成項(xiàng)目最終失敗。這就是：作為項(xiàng)目實(shí)施一方，一定要將制定驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)的主動(dòng)權(quán)抓在自己的手中。上面案例描述中暴露出來(lái)的就是這個(gè)問(wèn)題。由于項(xiàng)目經(jīng)理缺乏主動(dòng)意識(shí)，草率的將驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)的制定權(quán)完全交給了客戶(hù)，才導(dǎo)致后面的步步被動(dòng)，最終不得不接受一個(gè)令人遺憾和尷尬的結(jié)果。為了確保項(xiàng)目成果最終能順利通過(guò)驗(yàn)收，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)該主動(dòng)制定出適當(dāng)?shù)尿?yàn)收條款，并提交給用戶(hù)審核。當(dāng)然，此時(shí)還不能稱(chēng)之為“標(biāo)準(zhǔn)”，因?yàn)檫@些條款還需要得到客戶(hù)的認(rèn)可。一般情況下，用戶(hù)會(huì)根據(jù)自己的理解和需要，對(duì)收到的驗(yàn)收條款做出增刪修改。但即便有所改動(dòng)，總體上也還是在團(tuán)隊(duì)制定的整體條款框架內(nèi)，這將給日后的驗(yàn)收工作帶來(lái)很大的便利。確定

9、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，也有一些小的技巧，合理應(yīng)用也會(huì)使最終的驗(yàn)收工作進(jìn)行的更加順利。比如，在允許的范圍內(nèi)，適量增加“功能性”的測(cè)試指標(biāo)，合理減少“性能性”的測(cè)試內(nèi)容。以一臺(tái)液晶電視為例，能提供3路視頻輸入接口、2路usb信號(hào)接口、2路高清接口(hdmi)、有3d效果播放等等，這些就屬于功能性的指標(biāo)。這些指標(biāo)的檢驗(yàn)過(guò)程相對(duì)比較簡(jiǎn)單，雙方在測(cè)試驗(yàn)收時(shí)不容易出現(xiàn)歧義。而數(shù)字電視的信號(hào)接收靈敏度、數(shù)字信號(hào)調(diào)制誤差率、系統(tǒng)噪聲余量等就是性能性的指標(biāo)。這類(lèi)指標(biāo)往往需要依靠專(zhuān)業(yè)的工具、儀表進(jìn)行測(cè)量，測(cè)試難度相對(duì)更大，在正式驗(yàn)收過(guò)程中有可能因?yàn)楦鞣N因素的影響而出現(xiàn)結(jié)果的不穩(wěn)定，比如測(cè)試方法是否規(guī)范、測(cè)試環(huán)境是否充分滿(mǎn)足

10、要求等。這可能給結(jié)果的認(rèn)定帶來(lái)一些爭(zhēng)議。當(dāng)然，團(tuán)隊(duì)主動(dòng)制定驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，一定是在符合相關(guān)行業(yè)、領(lǐng)域及特定產(chǎn)品、成果的基本規(guī)則范圍以?xún)?nèi)，在這個(gè)大前提下，主動(dòng)編輯對(duì)自己通過(guò)驗(yàn)收更加有利的內(nèi)容，并尋求獲得客戶(hù)的認(rèn)可，將有助于最終驗(yàn)收工作的順利實(shí)施。另外，在確定了驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)之后，客戶(hù)正式驗(yàn)收成果之前，團(tuán)隊(duì)一定要做好內(nèi)部的“自檢”活動(dòng)。所謂“自檢”，就是根據(jù)雙方已經(jīng)確定的正式驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，團(tuán)隊(duì)自己對(duì)已經(jīng)完成的成果進(jìn)行逐條逐項(xiàng)的測(cè)試、檢驗(yàn)。這個(gè)過(guò)程一定屬于全部驗(yàn)收工作環(huán)節(jié)中的一部分，它不但能讓團(tuán)隊(duì)及時(shí)發(fā)現(xiàn)潛在的問(wèn)題，并及時(shí)采取補(bǔ)救措施，還有利于在后續(xù)的正式驗(yàn)收環(huán)節(jié)中不出現(xiàn)意外和偏差。最后，驗(yàn)收過(guò)程中的另一個(gè)技巧，就是盡可能將一個(gè)成果的檢驗(yàn)過(guò)程分成幾部分進(jìn)行，即分階段驗(yàn)收。相比最終一次性驗(yàn)收，這樣做更有利于確保項(xiàng)目成果得到及時(shí)的檢驗(yàn)，以避免在實(shí)施的中間階段出現(xiàn)的問(wèn)題積累到最后才被發(fā)現(xiàn)，那樣不但可能導(dǎo)致更加復(fù)雜的返工，進(jìn)而產(chǎn)生高昂的成本代價(jià)和工期的延誤，更嚴(yán)重的是，有時(shí)甚至已經(jīng)無(wú)法對(duì)發(fā)現(xiàn)的既成事實(shí)的錯(cuò)誤進(jìn)行修正?？傊?，為了確保項(xiàng)目最終驗(yàn)收的順利通過(guò)，應(yīng)該注意把握如下