本企業(yè)ERP項目管理制度

1、1目 ERP（Enterprise Resource Planning 企業(yè)資源計劃 ） 企業(yè)管理 信息系統(tǒng)，是為滿足生產(chǎn)計劃的合理性、成本的有效控制、設(shè)備的充 分利用、作業(yè)的均衡安排、 庫存的合理管理、財務(wù)狀況的及時分析等 需求、并實現(xiàn)上述目標(biāo)的系統(tǒng)。通過新的管理思想，從而提升管理理 念，提高管理水平，進(jìn)一步提高公司員工的整體素質(zhì)，即要滿足近期 業(yè)務(wù)需求，又要具有靈活擴(kuò)展的能力。 2 適用范圍 所有以項目管理方式進(jìn)行的 ERP項目。 項目管理： 一個有特定結(jié)果， 明確的起止日期和既定的資源預(yù)算 的工作任務(wù)，通過計劃、組織和控制按時完成特定的任務(wù)。 3 職責(zé) 3.1 信息部 3.1.1 參與整

2、個項目的立項、 內(nèi)部調(diào)研、軟件考察和確定軟件供應(yīng)商。 3.1.2 負(fù)責(zé)整個項目的組織、實施和管理。 3.1.2 負(fù)責(zé)整個項目的規(guī)劃、實施進(jìn)度的監(jiān)控。 3.1.3 負(fù)責(zé)與上級主管領(lǐng)導(dǎo)、軟件供應(yīng)商、硬件集成商在技術(shù)和管理 等方面的協(xié)調(diào)和溝通。 3.1.4 負(fù)責(zé)整個項目的初步驗收。 3.1.5 負(fù)責(zé)整個項目的結(jié)項準(zhǔn)備工作。 3.2 相關(guān)部門 3.2.1 負(fù)責(zé)系統(tǒng)需求的提出和配合系統(tǒng)的實施。 3.2.2 參與系統(tǒng)實施方案的確定，提出合理化建議。 3.2.3 積極參與系統(tǒng)的實施工作、按系統(tǒng)規(guī)劃的要求參加崗位培訓(xùn)， 并能夠達(dá)到上崗的要求。 3.2.4 按時、保質(zhì)、保量完成項目小組安排的工作任務(wù)。 4 工作

3、程序 工作內(nèi)容包括：營銷管理、采購管理、生產(chǎn)管理、設(shè)備管理、 財務(wù)管理、計劃管理、質(zhì)量控制、預(yù)算管理、費用管理、人力資源管 理、工資管理、固定資產(chǎn)管理和分析決策系統(tǒng)管理等。 4.1 項目立項 信息部根據(jù)公司發(fā)展和規(guī)劃的需要，依據(jù)信息部的工作計劃對 ERP項目進(jìn)行立項工作，編寫,經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后， 經(jīng)股東大會討論、審核，確定該項目進(jìn)行立項實施，并指定該項目負(fù) 責(zé)人，項目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)整個項目具體運作和實施工作。 4.2 項目啟動 公司以正式文件的方式確定該項目正式啟動， 成立項目組織， 并 召開項目啟動大會，明確項目負(fù)責(zé)人及正式開始項目運作。 4.2.1 成立項目組織 成功實施ERP項目的組織保

4、證，通常由項目領(lǐng)導(dǎo)小組，項目實施 小組及項目顧問小組構(gòu)成。項目負(fù)責(zé)人一般由既了解企業(yè)的業(yè)務(wù)流 程、懂得企業(yè)的業(yè)務(wù)管理、 財務(wù)管理，又掌握計算機(jī)管理相應(yīng)水平的 人員承擔(dān)。項目領(lǐng)導(dǎo)小組必須由公司董事長或總經(jīng)理親自掛帥， 只有 他們認(rèn)可和支持， 才能保證項目的成功實施； 項目實施小組通常是公 司內(nèi)部的各個部門及崗位的業(yè)務(wù)骨干，最好在實施ERP項目期間專門 從事ERP項目工作；項目顧問小組通常是公司內(nèi)部各個部門的負(fù)責(zé) 人，他們不能完全參與到系統(tǒng)的實施過程中， 但對于公司管理流程中 的重要問題給予關(guān)鍵性的建議和指導(dǎo)。 4.2.2 項目啟動大會 明確項目組織成員，項目的內(nèi)容及目標(biāo)，宣傳ERP的管理理念及

5、實施ERP項目的目的和重要性，激勵全體員工能夠積極參與、充分配 合，確保ERP項目的成功實施。 4.3 企業(yè)內(nèi)部需求分析 項目負(fù)責(zé)人通過對 立項報告的深入理解，認(rèn)真組織項目實施 小組進(jìn)行系統(tǒng)需求分析工作， 通過調(diào)研明確該項目的主要內(nèi)容、 主要 目的、預(yù)期的效果、時間的計劃和公司內(nèi)部全面的系統(tǒng)需求等，并最 終形成 內(nèi)部需求分析報告 。 4.4 確定軟件供應(yīng)商、簽訂軟件合同 實施ERP項目通常采用與軟件供應(yīng)商進(jìn)行合作的方式，項目負(fù)責(zé) 人可根據(jù) 內(nèi)部需求分析報告 進(jìn)行選擇兩到三家有相應(yīng)資質(zhì)的軟 件供應(yīng)商對該項目進(jìn)行招標(biāo)工作， 組織有關(guān)專家對軟件供應(yīng)商提出的 vvERP項目解決方案 進(jìn)行評審，并對軟件

6、供應(yīng)商實施的成功用戶進(jìn) 行走訪， 最終由公司股東大會確定軟件供應(yīng)商， 并按公司合同管理的 實施流程，與軟件供應(yīng)商簽訂vvERP項目軟件合同。 4.5軟件供應(yīng)商的ERP系統(tǒng)的實施 ERP系統(tǒng)的實施通常按著軟件供應(yīng)商的實施體系、實施規(guī)劃和實 施步驟進(jìn)行。ERP項目按照總體規(guī)劃、分步實施、效益驅(qū)動、重點突 破的實施原則，采用 PDCA（計劃、執(zhí)行、檢查、改善）的管理辦法 和采用項目小組周例會的工作方式進(jìn)行。 4.5.1 軟件供應(yīng)商項目啟動 軟件供應(yīng)商根據(jù)ERP項目軟件合同 成立項目組織，指派項目 經(jīng)理，在用戶現(xiàn)場與用戶項目實施小組共同開展工作。 軟件供應(yīng)商項 目小組召開項目啟動大會，確定雙方項目組織

7、，并宣傳ERP管理理念 和軟件供應(yīng)商的產(chǎn)品理念、實施方法和步驟等。 4.5.2 軟件供應(yīng)商系統(tǒng)調(diào)研、需求分析 軟件供應(yīng)商在用戶現(xiàn)場進(jìn)行系統(tǒng)調(diào)研工作， 對合同范圍內(nèi)的項目 內(nèi)容進(jìn)行系統(tǒng)、 全面的了解業(yè)務(wù)流程和系統(tǒng)需求， 即要了解企業(yè)的現(xiàn) 狀，又要掌握企業(yè)未來的發(fā)展的需求和企業(yè)崗位人員的真實需求及企 業(yè)管理人員的管理要求，最終提交 文檔。 4.5.3 軟件供應(yīng)商提出實施方案，雙方討論并確定實施方案 軟件供應(yīng)商根據(jù)用戶的實際需求及需求分析后，提出企業(yè)的 ERP 系統(tǒng)的解決方案，經(jīng)用戶與軟件供應(yīng)商多次討論后，最終確定 ,做為實施ERP系統(tǒng)的綱領(lǐng)性文件，包括公司的組織 結(jié)構(gòu)、崗位設(shè)置、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備方案

8、、工作流、物流、資金流、信 息流的有效處理、管理的有效控制、項目的計劃、項目的內(nèi)容、項目 實施前后各項指標(biāo)的對比等內(nèi)容。 4.5.4 軟件供應(yīng)商指導(dǎo)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)準(zhǔn)備及維護(hù) 通過軟件供應(yīng)商對用戶的了解及其軟件的設(shè)置結(jié)構(gòu)， 指導(dǎo)用戶對 基礎(chǔ)數(shù)據(jù)進(jìn)行整理工作，包括物料、產(chǎn)成品、客戶、供應(yīng)商、生產(chǎn)廠 家、發(fā)票信息、倉庫信息、運輸信息、各種帳務(wù)信息及財務(wù)科目等內(nèi) 容進(jìn)行整理和維護(hù)?；A(chǔ)數(shù)據(jù)做為ERP系統(tǒng)的重要組成部分，它的準(zhǔn) 確性、完整性直接影響到系統(tǒng)的成功運行， 要求基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確率和 完整率必須在 95%以上。 4.5.5 軟件供應(yīng)商的軟件開發(fā)、系統(tǒng)環(huán)境的調(diào)試和設(shè)置 軟件供應(yīng)商根據(jù)用戶的實際需求和實施方

9、案的內(nèi)容，組織ERP系 統(tǒng)軟件的開發(fā)工作及對已有產(chǎn)品的專項開發(fā)和完善工作， 包括功能模 塊開發(fā)、專項程序開發(fā)、單據(jù)開發(fā)、報表開發(fā)和工具開發(fā)等，并結(jié)合 用戶的需求和軟件供應(yīng)商軟件的特性，對軟件進(jìn)行環(huán)境設(shè)置和測試， 通過不斷地調(diào)試，最終提供適合用戶使用的系統(tǒng)環(huán)境。 4.5.6 軟件供應(yīng)商的軟件的使用培訓(xùn)及考試 軟件供應(yīng)商的培訓(xùn)人員根據(jù)系統(tǒng)環(huán)境的設(shè)置及實施方案的內(nèi)容， 對用戶的崗位操作人員進(jìn)行崗位操作的培訓(xùn)， 通過不斷的培訓(xùn)， 使崗 位操作人員掌握系統(tǒng)的使用和對系統(tǒng)管理思想的理解和認(rèn)識， 并最終 通過考試，取得上崗證，才能從事相應(yīng)的 ERP崗位操作；軟件供應(yīng)商 對用戶的信息部的專業(yè)技術(shù)人員的培訓(xùn)，

10、包括系統(tǒng)的使用設(shè)置、 系統(tǒng) 的維護(hù)、開發(fā)等培訓(xùn)，以利于用戶對ERP系統(tǒng)的后期維護(hù)和開發(fā)工作； 軟件供應(yīng)商對用戶的高層和中層管理人員的培訓(xùn)， 通過培訓(xùn)使用戶的 領(lǐng)導(dǎo)層理解ERP的管理理念和ERP系統(tǒng)的管理思想，及實施ERP系統(tǒng) 前后工作流程、工作方式的區(qū)別，以便有利于用戶領(lǐng)導(dǎo)層的有效、及 時的進(jìn)行管理。 4.5.7軟件供應(yīng)商指導(dǎo)編寫ERP管理規(guī)范、崗位職責(zé)及崗位操作規(guī)范 軟件供應(yīng)商根據(jù)成功實施多家用戶的經(jīng)驗， 指導(dǎo)用戶項目小組成 員進(jìn)行編寫ERP管理規(guī)范、崗位職責(zé)及崗位操作規(guī)范等相應(yīng)管理文 檔。ERP管理規(guī)范是描述企業(yè)工作流中流程性、管理性及各部門、崗 位銜接內(nèi)容的指導(dǎo)性文檔；崗位職責(zé)是以工作流

11、的方式，確定ERP系 統(tǒng)的崗位及崗位的工作內(nèi)容；崗位操作規(guī)范指每個相應(yīng)ERP崗位操作 的規(guī)范性文檔。 4.6 網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的準(zhǔn)備及系統(tǒng)硬件設(shè)施的準(zhǔn)備 ERP系統(tǒng)的運行離不開計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的環(huán)境，包括網(wǎng)絡(luò)設(shè)備路由器、 交換機(jī)、服務(wù)器，計算機(jī)、打印機(jī)等相應(yīng)設(shè)備的準(zhǔn)備和操作系統(tǒng)、數(shù) 據(jù)庫軟件等應(yīng)用軟件的準(zhǔn)備。具體的申請、審批、購置請參照相應(yīng)的 硬件、軟件購置文檔。 4.7 系統(tǒng)模擬運行 經(jīng)過前期軟件程序的準(zhǔn)備、系統(tǒng)環(huán)境的準(zhǔn)備、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備、 人員培訓(xùn)的準(zhǔn)備及用戶對系統(tǒng)流程的理解， 軟件供應(yīng)商組織用戶系統(tǒng) 模擬運行， 包括系統(tǒng)切換的準(zhǔn)備、 系統(tǒng)切換和系統(tǒng)正式運行及月底系 統(tǒng)的處理等內(nèi)容。 軟件供應(yīng)商提供 ，

12、組織用戶 多次進(jìn)行系統(tǒng)模擬運行， 用戶也可以自己組織多次系統(tǒng)模擬運行。 在 進(jìn)行多次模擬運行后， 用戶和軟件供應(yīng)商雙方?jīng)Q定系統(tǒng)是否滿足業(yè)務(wù) 的需求及是否具備系統(tǒng)切換的條件， 最終由用戶和供應(yīng)商共同確定 ，以決定是否可以進(jìn)行系統(tǒng)的切換工作。 4.8 系統(tǒng)切換準(zhǔn)備 系統(tǒng)切換的準(zhǔn)備工作應(yīng)該在系統(tǒng)的前期就開始了， 主要是動態(tài)數(shù) 據(jù)的準(zhǔn)備，包括庫存余額（數(shù)量明細(xì)、金額） 、往來帳余額的準(zhǔn)備和 財務(wù)科目余額的準(zhǔn)備等， 因為動態(tài)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備只有在切換的時間點上 的數(shù)據(jù)才起作用， 因此前期的準(zhǔn)備指的是庫存的處理及帳務(wù)的處理等 工作，將能夠處理的業(yè)務(wù)在系統(tǒng)切換前盡量處理清楚， 不要將雜亂的 數(shù)據(jù)切入到新的系統(tǒng)中。

13、 切換前的準(zhǔn)備還包括， 網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的準(zhǔn)備完成、 崗位人員操作是否合格、 系統(tǒng)模擬運行是否正常等， 還要成立系統(tǒng)切 換領(lǐng)導(dǎo)小組、切換人員的安排、 后勤的安排、并明確職責(zé)和落實到人， 并提出詳細(xì)的 。 4.9 系統(tǒng)切換 根據(jù) 的時間和人員的安排， 用戶和軟件供應(yīng)商 共同組織相應(yīng)人員進(jìn)行系統(tǒng)切換， 用戶組織庫存的盤點工作， 財務(wù)月 底的結(jié)帳工作，軟件供應(yīng)商指導(dǎo)用戶數(shù)據(jù)的整理、錄入和復(fù)核工作。 對于用戶提供的期初數(shù)據(jù)經(jīng)過認(rèn)真核對后， 錄入到ERP系統(tǒng)中，再將 錄入到ERP系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)打印出來，進(jìn)行多次核對，以確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn) 確性和真實性。 用戶的人員安排、 后勤安排及切換的系統(tǒng)環(huán)境措施一 定要有序、充分。

14、對于雙方最終確認(rèn)的切換數(shù)據(jù)一定要簽字、確認(rèn)， 以備將來出現(xiàn)問題進(jìn)行核對。 切換后要召開切換總結(jié)會議， 及時發(fā)現(xiàn) 切換中出現(xiàn)的問題和提出對于問題的解決方案和采取的措施， 并充分 作好系統(tǒng)運行前的準(zhǔn)備工作。 4.10 系統(tǒng)正式運行和監(jiān)控 系統(tǒng)正式使用要嚴(yán)格按照ERP管理規(guī)范、崗位職責(zé)和崗位操作規(guī) 范的內(nèi)容進(jìn)行使用和操作， 對于在運行過程中發(fā)現(xiàn)的問題要及時通知 信息部技術(shù)人員或軟件供應(yīng)商現(xiàn)場的實施人員進(jìn)行解決， 解決人員要 認(rèn)真填寫現(xiàn)場監(jiān)控記錄 ，以備查閱，并定期召開雙方項目小組周 例會，通報系統(tǒng)運行中發(fā)現(xiàn)的問題和對問題提出解決方案。 4.11 項目驗收 在ERP系統(tǒng)正式運行后，最好是在一個完整的財

15、務(wù)結(jié)帳月后，由 軟件供應(yīng)商提出 項目驗收報告 ，具體內(nèi)容包括 項目實施方案 的實施內(nèi)容和在實施過程中的 補(bǔ)充方案 內(nèi)容及完成的情況、 與預(yù) 期效果的對比分析， 現(xiàn)存在的問題和改善意見， 以及后期的工作安排 等，特別是 實施方案中對于企業(yè)ERP系統(tǒng)實施前后的任務(wù)指標(biāo)的 對比，實施前的指標(biāo)狀況、 預(yù)期的指標(biāo)狀況和實施后的指標(biāo)狀況。用 戶根據(jù)軟件供應(yīng)商的 項目驗收報告 組織相關(guān)人員對系統(tǒng)運行情 況進(jìn)行總結(jié)、分析，組織人員先進(jìn)行公司內(nèi)部驗收，整理出相應(yīng)的驗 收意見，及時與軟件供應(yīng)商溝通，對于不符合項目要求的地方，要求 軟件供應(yīng)商整改， 最終由用戶和軟件供應(yīng)商共同對系統(tǒng)進(jìn)行驗收、 并 簽字確認(rèn)。 4.12 項目結(jié)項 項目結(jié)項指的是根據(jù) 內(nèi)部調(diào)研和需求分析 和立項報告 的內(nèi)容，確定該ERP項目是否達(dá)到的預(yù)期的目標(biāo)和目的， 并對項目實 施效果的最終確認(rèn)和評價的過程。由用戶組織編寫項目結(jié)項報 告，描述整個項目的實施過程， 總結(jié)項目實施過程中