秘書實(shí)務(wù)第五章信息工作

1、上次回顧上次回顧1、簡述行文關(guān)系和行文制度2、發(fā)文處理主要有哪些環(huán)節(jié)？3、交擬、草擬、簽發(fā)、印制、校對和傳遞公文有哪些注意事項(xiàng)和要求？4、閱文、篩選、傳閱、擬辦、批辦、承辦和催辦公文有哪些方法和要求？本章目標(biāo)本章目標(biāo)1.了解信息與信息工作的含義2.明確信息工作的意義、特點(diǎn)和要求3.掌握秘書機(jī)構(gòu)獲取、加工、提供、存儲和活化信息的內(nèi)容及方法4.提高信息處理能力導(dǎo)入案例：導(dǎo)入案例： 優(yōu)質(zhì)服務(wù)與工作差距優(yōu)質(zhì)服務(wù)與工作差距 1、信息與信息工作、信息與信息工作 廣義的信息廣義的信息，是指對各種事物運(yùn)動特征，是指對各種事物運(yùn)動特征和變化的客觀描述；和變化的客觀描述； 狹義的信息狹義的信息，是指通過一定的物質(zhì)

2、載體，是指通過一定的物質(zhì)載體反映出來的新的有用知識。反映出來的新的有用知識。 第一節(jié)第一節(jié) 信息工作概述信息工作概述 信息的信息的特征特征：A 客觀性客觀性B 無限性無限性C 時(shí)效性時(shí)效性D 共享性共享性E 可傳輸性可傳輸性F 可加工性可加工性G 可擴(kuò)散性可擴(kuò)散性信息工作信息工作，特指秘書獲取、加工、傳遞、，特指秘書獲取、加工、傳遞、儲存和利用信息的一系列活動。儲存和利用信息的一系列活動。 2、信息工作的、信息工作的作用作用 a輔助領(lǐng)導(dǎo)者正確決策輔助領(lǐng)導(dǎo)者正確決策 b協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)者科學(xué)管理協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)者科學(xué)管理 c開闊領(lǐng)導(dǎo)者與秘書的思路開闊領(lǐng)導(dǎo)者與秘書的思路 d提高秘書工作效率提高秘書工作效率 3、信

3、息工作的、信息工作的特點(diǎn)特點(diǎn) A 服務(wù)性服務(wù)性 B 綜合性綜合性 C 針對性針對性 D 適時(shí)性適時(shí)性 4、信息工作的、信息工作的要求要求 敏銳敏銳 信息意識主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面：信息意識主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面： 一是對信息工作的熱愛和執(zhí)著；一是對信息工作的熱愛和執(zhí)著； 二是養(yǎng)成信息工作的職業(yè)習(xí)慣。二是養(yǎng)成信息工作的職業(yè)習(xí)慣。 準(zhǔn)確準(zhǔn)確 首先，要收集真實(shí)信息，報(bào)送真實(shí)信息首先，要收集真實(shí)信息，報(bào)送真實(shí)信息 其次，要注意信息內(nèi)容的核實(shí)其次，要注意信息內(nèi)容的核實(shí) 其三，提供信息要有嚴(yán)肅的態(tài)度和負(fù)責(zé)其三，提供信息要有嚴(yán)肅的態(tài)度和負(fù)責(zé)的精神的精神 其四，要把信息和調(diào)研結(jié)合起來其四，要把信息和調(diào)研結(jié)合起來 及時(shí)

4、及時(shí) 為了及時(shí)報(bào)送緊急信息，秘書部門的同志應(yīng)為了及時(shí)報(bào)送緊急信息，秘書部門的同志應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：注意以下幾點(diǎn)： 第一，一定要克服掩飾緊急信息的僥幸心理第一，一定要克服掩飾緊急信息的僥幸心理 第二，要增強(qiáng)信息觸角的靈敏度第二，要增強(qiáng)信息觸角的靈敏度 第三，緊急信息一發(fā)生就要立即上報(bào)第三，緊急信息一發(fā)生就要立即上報(bào) 第四，要取得領(lǐng)導(dǎo)者對報(bào)送緊急信息的支持第四，要取得領(lǐng)導(dǎo)者對報(bào)送緊急信息的支持 全面全面 全面，就是要堅(jiān)持全面，就是要堅(jiān)持“兩點(diǎn)論兩點(diǎn)論”，有喜報(bào)喜，有喜報(bào)喜，有憂報(bào)憂。有憂報(bào)憂。 為了糾正報(bào)喜不報(bào)憂現(xiàn)象，需要做到：為了糾正報(bào)喜不報(bào)憂現(xiàn)象，需要做到： 首先，要提高思想認(rèn)識首先，要提高思想

5、認(rèn)識 其次，各級秘書部門的領(lǐng)導(dǎo)人要支持、其次，各級秘書部門的領(lǐng)導(dǎo)人要支持、鼓勵(lì)秘書人員報(bào)憂鼓勵(lì)秘書人員報(bào)憂 其三，要加大對報(bào)憂的督促檢查力度其三，要加大對報(bào)憂的督促檢查力度 經(jīng)濟(jì)經(jīng)濟(jì) 經(jīng)濟(jì)，就是用較低廉的費(fèi)用和較簡單的經(jīng)濟(jì)，就是用較低廉的費(fèi)用和較簡單的手段獲取必要的、較多的信息。手段獲取必要的、較多的信息。 適用適用 適用，就是對信息的收集、加工和報(bào)送適用，就是對信息的收集、加工和報(bào)送要有明確的目的，適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)者工作的需要有明確的目的，適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)者工作的需要。要。 需要注意以下幾點(diǎn)：需要注意以下幾點(diǎn)： 首先，要了解需求，適應(yīng)需求首先，要了解需求，適應(yīng)需求 其次，要區(qū)分對象，決定取舍其次，要區(qū)分對象

6、，決定取舍5、信息工作的、信息工作的主要制度主要制度信息專報(bào)制度信息專報(bào)制度信息報(bào)送數(shù)量定額制度信息報(bào)送數(shù)量定額制度緊急信息報(bào)送制度緊急信息報(bào)送制度信息稿件送審制度信息稿件送審制度信息采用通報(bào)制度信息采用通報(bào)制度信息專題分析制度信息專題分析制度信息業(yè)務(wù)培訓(xùn)制度信息業(yè)務(wù)培訓(xùn)制度信息工作獎(jiǎng)懲制度信息工作獎(jiǎng)懲制度信息工作程序圖信息工作程序圖1、信息獲取的范圍信息獲取，是指秘書利用各種渠道和方法獲得領(lǐng)導(dǎo)工作所需要的信息。主要包括： a上級信息 b內(nèi)部信息 c社會信息 d同業(yè)信息 e歷史信息 f國際信息 第二節(jié)第二節(jié) 信息的獲取信息的獲取秘書為領(lǐng)導(dǎo)者收集信息，應(yīng)抓住四大特點(diǎn)：一是政策性特點(diǎn)二是思想性特點(diǎn)

7、三是超前性特點(diǎn)四是動態(tài)性特點(diǎn)2、信息獲取的渠道信息網(wǎng)絡(luò)渠道文書渠道書刊渠道調(diào)查渠道會議渠道信訪渠道科研渠道檔案渠道3、信息獲取的方法網(wǎng)絡(luò)查詢法 文字閱讀法 收看收聽法 會議記錄法 相互交流法 專題調(diào)查法 隨時(shí)觀察法 索取求購法 信息加工，是指將獲取的原始信息進(jìn)行鑒別、篩選、綜合、分析和編制，使之成為完整、有用的信息資料，以便提供利用。 信息加工既是一種工作過程，更是一種創(chuàng)造性思維活動，加工的成果是科學(xué)方法與智力勞動的結(jié)晶，具有比原始信息更大的使用價(jià)值。 第三節(jié)第三節(jié) 信息的加工信息的加工1、信息加工的方法歸納法濃縮法縱深法擴(kuò)充法對比法轉(zhuǎn)換法圖表法剪接法2、信息簡報(bào)的編寫 簡報(bào)不是正式的公文，但

8、是簡報(bào)一方面有不同單位各自的獨(dú)特格式；一方面也有在長期實(shí)踐中約定俗成的相對固定格式。一般簡報(bào)有報(bào)頭、正文和報(bào)尾三部分。 具體內(nèi)容如下具體內(nèi)容如下簡報(bào)的格式報(bào)頭正文報(bào)尾內(nèi)容包括簡報(bào)名稱；編號；編發(fā)單位名稱；印發(fā)日期，在報(bào)頭左上方加印“內(nèi)部刊物，注意保存”不刻意設(shè)計(jì)版面。每項(xiàng)內(nèi)容都是標(biāo)題、簡要報(bào)道和提供信息的單位或信息出處三部分簡報(bào)尾頁下方，兩條平行線內(nèi)注明本期的發(fā)送單位名稱或個(gè)人姓名；下線下右側(cè)注明總印發(fā)份數(shù)秘秘書做書做“簡報(bào)簡報(bào)”工作的要求工作的要求秘書做秘書做“簡報(bào)簡報(bào)”工作工作的要求的要求要要 求求 圍繞圍繞“簡報(bào)簡報(bào)”工作，秘書工作，秘書要頭腦清楚，反應(yīng)敏捷，要頭腦清楚，反應(yīng)敏捷，掌握情

9、況及時(shí)準(zhǔn)確掌握情況及時(shí)準(zhǔn)確要學(xué)會要學(xué)會“抓大事抓大事”和圍繞當(dāng)前一和圍繞當(dāng)前一個(gè)時(shí)期的中心工作掌握情況，收個(gè)時(shí)期的中心工作掌握情況，收集信息；還要學(xué)會集信息；還要學(xué)會“抓苗頭抓苗頭”，及時(shí)反應(yīng)帶有傾向性的問題及時(shí)反應(yīng)帶有傾向性的問題 要掌握一定的理論和方法，要掌握一定的理論和方法，掌握方針政策，能夠?qū)λ莆辗结樥撸軌驅(qū)λ占男畔⑦M(jìn)行加工整理收集的信息進(jìn)行加工整理 要重視信息的導(dǎo)向問題，善于把要重視信息的導(dǎo)向問題，善于把多種類、多渠道的無序的信息變多種類、多渠道的無序的信息變?yōu)橄到y(tǒng)的、有價(jià)值的信息為系統(tǒng)的、有價(jià)值的信息 要具備相當(dāng)?shù)奈淖炙?，要具備相?dāng)?shù)奈淖炙?，要把要把“簡?bào)簡報(bào)”編輯成

10、上下編輯成上下喜聞樂見的文字材料喜聞樂見的文字材料好的簡報(bào)不僅內(nèi)容充實(shí)，而且文好的簡報(bào)不僅內(nèi)容充實(shí)，而且文字流暢，能使人從簡約的文字中字流暢，能使人從簡約的文字中透視深遠(yuǎn)的信息意味透視深遠(yuǎn)的信息意味編寫簡報(bào)的要求編寫簡報(bào)的要求標(biāo)題醒目主題集中內(nèi)容新鮮結(jié)構(gòu)簡單篇幅簡短語言簡潔3、信息的深加工信息的深加工，是指對信息進(jìn)行初加工的基礎(chǔ)上，深入進(jìn)行研究，開發(fā)出高層次、高質(zhì)量的信息，在加工中使信息增值，更好地為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)。高層次信息應(yīng)當(dāng)符合下列要求：a要有高度b要抓重點(diǎn)c要找規(guī)律d要提對策1、信息提供的對象信息提供，是指秘書機(jī)構(gòu)將加工之后的信息提供給使用對象，以實(shí)現(xiàn)信息的價(jià)值。秘書機(jī)構(gòu)信息提供的對象具

11、有多元性：首先，是為本級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)提供信息其次，是為上級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)提供信息再次，是為下級機(jī)關(guān)和基層單位提供信息 第四節(jié)第四節(jié) 信息的提供信息的提供2、信息提供的要求針對性多樣性適時(shí)性保密性 3、信息提供的方式簡報(bào)遞送電報(bào)遞送傳真遞送網(wǎng)絡(luò)傳送電話報(bào)送音像制品遞送 1、信息存儲的意義 信息存儲，是指秘書機(jī)構(gòu)和秘書人員將有查考使用價(jià)值的信息資料經(jīng)過整理后，以一定的方式保存起來，便于以后利用。 第五節(jié)第五節(jié) 信息的存儲信息的存儲 意義： a有利于充分利用信息資源 b有利于開發(fā)深層次的信息 c有利于提高秘書工作效率2、信息存儲的要求認(rèn)真篩選科學(xué)分類系統(tǒng)完整堅(jiān)持不懈便于檢索3、信息存儲的方式計(jì)算機(jī)存儲信息簡報(bào)

12、存儲多媒體存儲信息資料存儲 1、高層次信息的特點(diǎn)和作用 高層次信息，是指全面反映事物概貌、揭示事物本質(zhì)及其規(guī)律的深度信息，以及對原始信息進(jìn)行綜合處理后提出對策建議所形成的信息。 高層次信息必須具備三個(gè)要素，即有情況、有分析、有建議，同時(shí)還要求情況的明晰性、典型性；分析的深刻性、明確性；建議的創(chuàng)見性、可行性。 第六節(jié)第六節(jié) 高層次信息的開發(fā)高層次信息的開發(fā)高層次信息的特點(diǎn)：a宏觀性b完整性c典型性d深刻性e預(yù)測性高層次信息的作用a有助于領(lǐng)導(dǎo)層作出全面性較強(qiáng)的決策b有助于作出嚴(yán)密性較強(qiáng)的決策c有助于領(lǐng)導(dǎo)作出導(dǎo)向性決策d有助于領(lǐng)導(dǎo)作出準(zhǔn)確度較高的決策e有助于領(lǐng)導(dǎo)作出超前性較強(qiáng)的決策2、高層次信息開發(fā)

13、的途徑對初級信息進(jìn)行重點(diǎn)調(diào)研對零散信息進(jìn)行綜合歸納對積累資料進(jìn)行升華突破3、開發(fā)高層次信息的方法中心跟蹤法熱點(diǎn)掃描法難點(diǎn)突破法光點(diǎn)放大法超前預(yù)測法拓展延伸法信信息資料工作息資料工作 秘書的信息資料工作就是將信息工作融于平時(shí)的辦文工作中，或者說是在辦文工作中留意將大量的初級信息加工為高層次信息，為領(lǐng)導(dǎo)的管理與決策服務(wù)。 （一）秘書的信息資料工作（一）秘書的信息資料工作 秘書是為領(lǐng)導(dǎo)“輔助管理，綜合服務(wù)”的，秘書的資料，就是圍繞有關(guān)為領(lǐng)導(dǎo)提供全面服務(wù)的原則進(jìn)行搜集、摘取、留存、剪貼的。因?yàn)槊貢墓ぷ鞣秶鷱V泛，內(nèi)容繁雜，所以秘書資料的來源也廣。 （二）資料剪貼（二）資料剪貼 資料剪貼的方法 資資料剪

14、貼主要是文字資料的提純留存。傳統(tǒng)的料剪貼主要是文字資料的提純留存。傳統(tǒng)的“剪貼剪貼”是真正意義的是真正意義的“剪剪”，現(xiàn)在秘書通常是將所要留存內(nèi)容劃定，現(xiàn)在秘書通常是將所要留存內(nèi)容劃定復(fù)印復(fù)印。 剪貼復(fù)制的過程將認(rèn)定要留存的內(nèi)容用較粗的筆劃出邊框，盡量留寬余些在劃定內(nèi)容的空白處標(biāo)明內(nèi)容出處，包括所載報(bào)刊名將內(nèi)容復(fù)印A4紙上如所選內(nèi)容版面較小，可以先用單面紙復(fù)印要利用放大和縮小復(fù)印功能，使復(fù)制內(nèi)容字號大體一致 資料保存 根據(jù)剪貼資料的量，選擇頁碼薄厚適宜的在剪貼簿的封頁和脊部做好必要的標(biāo)簽順序插入要留存的資料并一一編注剪貼簿的第一頁要做目錄，以備查找方便（三）摘要卡（三）摘要卡 摘要卡也稱“文獻(xiàn)

15、摘要卡”或“文件摘要卡”。文獻(xiàn)就是有歷史價(jià)值或留存價(jià)值的文字資料。秘書在不可能全部保存文獻(xiàn)或不能準(zhǔn)確確定文獻(xiàn)價(jià)值時(shí)，常常采取做摘要卡保存信息的方式。摘要卡一般用卡片盒（箱）保存。 在摘要卡中，主要包括以下六項(xiàng)內(nèi)容在摘要卡中，主要包括以下六項(xiàng)內(nèi)容摘要卡的內(nèi)容所摘文獻(xiàn)的出處文獻(xiàn)出版社、期刊號頁碼分類和編號摘要內(nèi)容摘錄人和備注 摘要卡的優(yōu)點(diǎn)是方便靈活，便于查找，但摘要卡的優(yōu)點(diǎn)是方便靈活，便于查找，但秘書的辦公環(huán)境有限，卡片的存放量不可能太秘書的辦公環(huán)境有限，卡片的存放量不可能太大，所以，用摘要卡的形式留存信息，就有一大，所以，用摘要卡的形式留存信息，就有一 個(gè)不斷篩選、精簡、提純問題。個(gè)不斷篩選、精

16、簡、提純問題。（四）名片（四）名片 名片是現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)社會中人與人之間、單位工作人員之間交際交往中相互認(rèn)識的一種工具。對秘書來說，名片上可以有直接的和間接的信息。名片作為信息載體，在秘書工作中，也有從收集到加工整理、從保存到提供使用、到信息反饋的過程。 具體過程如下名片的使用過程名片的收集名片的保存名片的加工整理名片的利用要加以分類留存要一新片換替舊片或針對某張名片添注新信息（五）（五） 秘書案頭的秘書案頭的“信息庫信息庫” 所謂“信息庫”就是秘書要在自己有限的辦公桌、抽屜、柜架上，準(zhǔn)備隨手就可以取來的應(yīng)答信息。這些東西有的人稱為“案頭必備”，有的書上稱之為“必須經(jīng)常放置于身旁的東西”。 一般來說，秘書案頭應(yīng)具備的“信息庫”包括如下內(nèi)容（六）（六） 以計(jì)算機(jī)為核心的信息處理技術(shù)以計(jì)算機(jī)為核心的信息處理技術(shù) 秘書的信息工作現(xiàn)代化，首要的是秘書的思想觀念。其次是計(jì)算機(jī)的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)問題。網(wǎng)絡(luò)的信息大大拓展了秘書對信息的獲取渠道。但是面對大量的、紛至沓來的各種信