公文處知識(shí)講座

1、 公文處理知識(shí)講座 .n 中國(guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處 理?xiàng)l例和國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法，是全國(guó)各級(jí)各單位公文處理工作的基本依據(jù)。 一、公文處理的指導(dǎo)思想 1. 1.公文的定義和作用 國(guó)家行政機(jī)關(guān)的公文，是行政機(jī)關(guān)行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是依法行政和進(jìn)行公務(wù)活動(dòng)的重要工具。. 2.公文處理的要求規(guī)范化、制度化、科學(xué)化。. 3.公文處理的任務(wù) 公文處理，包括辦理、管理、整理（立卷）、歸檔等一系列互相關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。. 4.公文處理的原則 公文處理應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持實(shí)事求是，精簡(jiǎn)、高效的原則，做到及時(shí)、準(zhǔn)確、安全。. 5.公文處理與保密 公文處理要嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家的保密法律、法規(guī)。重要公

2、文一旦被泄露，會(huì)給黨和國(guó)家造成重大損失。. 6.公文的領(lǐng)導(dǎo)者 各級(jí)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人是公文工作 的領(lǐng)導(dǎo)者，應(yīng)當(dāng)高度重視公 文處理工作，模范遵守公文 處理辦法并加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)和檢查。. 7.公文的管理機(jī)構(gòu) 各級(jí)黨政機(jī)關(guān) 辦 公 廳（室）是公文處理的管理機(jī)構(gòu)，主管本機(jī)關(guān)的公文處理工作并指導(dǎo)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文處理工作二、公文文種規(guī)范 公文，即公務(wù)文書。按使用范圍分，有三大類： .通用公文 .常用公文 .專用公文.n 通用公文，又稱法定通用公文。 按條例和辦法規(guī)定有18 種，其中：黨政都用的9種，即： 決定、通知、通報(bào)、意見、請(qǐng)示、 報(bào)告、批復(fù)、函、會(huì) 議 紀(jì) 要。 下面是不同文種的 適用范圍：1. 1.決定決定（下行

3、文）（下行文）n適用于對(duì)重要事項(xiàng)或者重大行動(dòng)做出安排，獎(jiǎng)懲有關(guān)單位及人員，變更或者撤銷下級(jí)機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。2 2.通知（下行文）n 適用于批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，任免人員。 3.通報(bào)（下行文）（下行文）n 適用于表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或者情況。4.意見（上行、平行、下行文）n適用于對(duì)重要問題提出見觧和處理辦法。5.報(bào)告（上行文）n 適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問。6.請(qǐng)示（上行文）n適用于向上級(jí)機(jī)關(guān) 請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。7.批復(fù)（下行文）（下行文）n適用于答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)的 請(qǐng)示

4、事項(xiàng)。8.函（平行文）（平行文）n 適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之 間商洽工作，詢問和答復(fù) 問題，請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審 批事項(xiàng)。9.會(huì)議紀(jì)要（下行文）（下行文）n 適用于記載、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)。.n 除上述黨政都用的9個(gè) 文種外，黨委專用的還 有5個(gè)，分別是：1.決議（下行文）（下行文）n適用于經(jīng)會(huì)議討論通過的 重要決策事項(xiàng)。2.指示（下行文）（下行文）n 適用于對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)布置工作，提出開展工作的原則和要求。3.公報(bào)（下行文）（下行文）n適用于公開發(fā)布重要決定 或者重大事件。4.規(guī)定（下行文）（下行文）n 適用于對(duì)特定范圍內(nèi)的工作和事務(wù)制定具有約束力的行為規(guī)范。5.條例（下行文）（下行文）n適用于黨的

5、中央組織制定規(guī)范黨組織的工作。.n 除黨政都用的9個(gè)文種外，行政專用的還有4個(gè)，分別是：1.命令（令）下行文下行文n 適用于依照有關(guān)法律公布 行政法規(guī)和規(guī)章，宣布施行 重大強(qiáng)制性行政措施，嘉獎(jiǎng) 有關(guān)單位及人員。2.公告（下行文）（下行文）n 適用于向國(guó)內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)或者法定事項(xiàng)。3.通告（下行文）（下行文）n 適用于公布社會(huì)各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)。4.議案（平行文）（平行文）n 適用于各級(jí)人民政府按照法律程序向同級(jí)人民代表大會(huì)或人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)提請(qǐng)審議事項(xiàng)。 三、公文格式規(guī)范 國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式（又稱：國(guó)標(biāo)）是全國(guó)各級(jí) 各單位必須統(tǒng)一 執(zhí) 行的公 文格式標(biāo)準(zhǔn)。 . （一）公

6、文首頁(yè)紅色反 線以上，稱 “眉首”，其 組成要素有： 1.公文用帋幅面 v 國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文 一律 用a 4型，黨委公文仍沿 用b5型（ 即16開）。 2.份數(shù)序號(hào)v標(biāo)于首頁(yè)左上角 第 1 行。v份數(shù)序號(hào)的作用，便于對(duì) 公文的收發(fā)、登記和管理。 3.秘密等級(jí)q標(biāo)于右上角第 1 行。 q國(guó)家秘密分為絕密、機(jī)密、秘密三個(gè)等級(jí)。必須 按“定密范圍”的標(biāo)準(zhǔn)劃定，不能隨意標(biāo)注。.q 保密期限：絕密30年，機(jī)密2 0 年，秘密1 0年q 如果不需要保存到最高年限，則可標(biāo)明提前解密的具體時(shí)間，如：“機(jī)密一年”。 4.緊急程度 v標(biāo)于首頁(yè)右上角第2行。v如第1行沒有“秘密等級(jí)”標(biāo)示，則將 “緊急程度”上移至第

7、 1 行。v現(xiàn)行“緊急程度”規(guī)定： 黨委為 特急、加急。 行政為 特急、急件。 5.發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)v 由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱（或規(guī)范化簡(jiǎn) 稱）加文件組成。上距版心邊緣 25mm。 上 報(bào) 公 文距 版 心邊緣 80mm，為領(lǐng)導(dǎo)人留出“批示域”。 6.發(fā)文字號(hào) v 由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份和序號(hào)組成。標(biāo)于發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo) 識(shí)下方，空 2 行居中。年份用全稱, 序號(hào)不編虛位 ，不 加“第”字。v 聯(lián)合上報(bào)的公文，只 標(biāo)注主辦 單位的發(fā)文字號(hào)。7.7.簽發(fā)人簽發(fā)人v 上行文需標(biāo)注簽發(fā)人，下行文則不標(biāo)簽發(fā)人 。v 上行文標(biāo)注簽發(fā)人姓名時(shí)， 居右空一字標(biāo)注， 同時(shí)將發(fā)文字號(hào)移至左空一字標(biāo)出。. （二）紅色反線以下（二）紅色

8、反線以下至至 “ “成文日期成文日期” ” 處，稱處，稱 “ “主體主體”，其，其 組成組成 要素要素 有：有： 1.公文標(biāo)題v由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱 +事由 +文種“三要素”組成，分一行或多行居中排布；回行時(shí)，做到詞意完整，排列對(duì)稱，間距洽當(dāng)。v公文標(biāo)題中，除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號(hào)外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。 .v 黨委公文，如用紅色版頭，“三要素”中可以省去發(fā) 文機(jī)關(guān)（因文尾有落款）；行政公文因不落款，標(biāo)題中一般不應(yīng)省略發(fā)文機(jī)關(guān) 名稱。 2.主送機(jī)關(guān)v指受文單位。 在標(biāo)題下空一行，左側(cè)頂格書寫。v請(qǐng)示性公文，只能標(biāo)一個(gè)主送機(jī)關(guān)。受雙重領(lǐng)導(dǎo)的單位，也只能主送一個(gè)上級(jí)機(jī)關(guān)，抄送另一上級(jí)機(jī)關(guān)。 3.公文正文v

9、指公文主體。位于主送機(jī)關(guān)下一行，空兩字書寫。v回行頂格，數(shù)字、年份不能回行。v當(dāng)文尾 空 白處不 能容下印章時(shí)， 不得用 “此頁(yè)無正文”的方法解決。 4.附件附件屬公文正文的一部份。如有附件，標(biāo)于正文末尾下一行。有多個(gè)附件時(shí)，分別用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)示。附件如離開主件裝訂，應(yīng)在左上角標(biāo)出主件文號(hào)。5.成文日期n標(biāo)于公文結(jié)尾左下方。n黨委公文，用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)示；行政公文，用漢字標(biāo)示。年、月、日應(yīng)完整。n成文日期與正文最末一行之間的距離，以能容下印章位置為準(zhǔn)。.n成文日期，以負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)。n聯(lián)合行文，以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)日期為準(zhǔn)。n決議、決定，以會(huì)議通過日期為準(zhǔn)。n法律、法規(guī)，以批準(zhǔn)日期為準(zhǔn)

10、。 6.公文印章n印章是公文生效標(biāo)識(shí)，包括發(fā)文機(jī)關(guān)印章和負(fù)責(zé)人簽名章。n蓋章位置：上距正文 1 行 ,端正、居中，下弧壓在成文日期上。.n聯(lián)合行文印章，主辦單位在前。兩個(gè)單位聯(lián)合行文，成文日期居中拉開，兩章并 排，下 弧 壓 在日期上。三個(gè)以上單位聯(lián)合行文，整齊排列單位名稱，然后分別加蓋印章。 7.附注n位于成文日期下1行，靠左加 圓括號(hào)標(biāo)注n附注用于上行文時(shí)，標(biāo)注聯(lián)系人和電話；用于下行文時(shí)，標(biāo)注普發(fā)性文件的發(fā)行范圍等。. （三）附注以下，稱為 “版記”，組成版記的要 素有： 1.主題詞主題詞的作用，便于在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上存入或檢索文件。標(biāo)注主題詞，必須根據(jù)中國(guó)共產(chǎn)黨公文主題詞表和國(guó)務(wù)院公文主題詞

11、表選注。如果隨意標(biāo)注題 詞，網(wǎng)絡(luò)不接受，無法檢索。一份行政文件，除類別詞外，最多不超過 5個(gè)類屬詞；黨委文件不超過10個(gè)。 主題詞標(biāo)引順序： 先標(biāo)類別詞，再標(biāo)類屬詞。標(biāo)內(nèi)屬詞時(shí)，先標(biāo)反映文件內(nèi)容的詞，再標(biāo)文件形式的詞。如國(guó)務(wù)院關(guān)于加強(qiáng)水土保持工作的通知，先標(biāo)類別詞“水利”，再 標(biāo)內(nèi)屬詞“ 水土保持”，最后標(biāo)文種通知一份文件如有兩個(gè)以上主題內(nèi)容，先標(biāo)第1個(gè)主題，再標(biāo)第2個(gè)主題。 2.抄送標(biāo)于主題詞和橫線下方。按新文件格式，今后只用“抄送”，對(duì)上不再用“抄報(bào)”，對(duì)下不再用 “抄發(fā)”。 3.印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)時(shí)間印發(fā)機(jī)關(guān)，為本單位的公文管理機(jī)構(gòu)辦公室。印發(fā)日期，為公文付印日期（不能標(biāo)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)日期）。版記

12、應(yīng)置于公文的最后一頁(yè)。 四、公文行文規(guī)范 1.公文的行文關(guān)系，應(yīng) 當(dāng)根據(jù)隸屬關(guān)系 和職權(quán)范 圍確定， 一般不得越級(jí)請(qǐng) 示和報(bào)告。. 2.黨委（政府）各部門依據(jù)部門職權(quán)，可以相互行文和向下一級(jí)政府的相關(guān)業(yè)務(wù)部門行文；除以函的形式商洽工作、詢問和答復(fù)問題、審批事項(xiàng)外，一般不得向下一級(jí)政府正式行文。. 3.部門內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)除辦公 廳（室）外不得對(duì)外正式 行文。. 4.同級(jí)政府、同級(jí)政府各部門、 上級(jí)政府部門與下一級(jí)政府 可以聯(lián)合行文；政府 與同級(jí)黨委和軍隊(duì)可以聯(lián)合行 文；政府部門 與同級(jí)人民團(tuán) 體可以聯(lián)合行文。. 5.屬于部門職權(quán)范圍內(nèi)的事務(wù)，應(yīng)由部門自行行文或聯(lián)合行文。聯(lián)合行文應(yīng)明確主辦部門。需經(jīng)黨委

13、或政府審批的事項(xiàng)，經(jīng)同意后也可以由部門行文，文中可注明經(jīng)黨委或政府同意。. 6.屬于業(yè)務(wù)主管部門職權(quán) 范圍內(nèi)的具體問題， 應(yīng)當(dāng)直 接報(bào)送業(yè)務(wù)主管部門處理。. 7.部門之間對(duì)有關(guān)問題 未經(jīng)協(xié)商一致，不得各自向 下行文。如擅自行文，上級(jí) 機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)責(zé)令糾正或撤銷。. 8.向下級(jí)機(jī)關(guān)或者本 系統(tǒng)的重要行文，應(yīng)當(dāng)同 時(shí)抄送直接上級(jí)機(jī)關(guān)。, 9.“請(qǐng)示”應(yīng)當(dāng)一文一事。一般只寫一個(gè)主送機(jī)關(guān)，需要 同時(shí)送其他機(jī)關(guān)的，應(yīng)當(dāng)用抄 送形式，但不得抄送其下級(jí)機(jī)關(guān)。 報(bào)告不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。. 10.除上級(jí)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人直 接交辦的事項(xiàng)外，不得以機(jī) 關(guān)名義向上級(jí)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人報(bào) 送“請(qǐng)示”“意見”和“報(bào)告”。 五、公文辦理規(guī)范n

14、 1.收到下級(jí)機(jī)關(guān)上報(bào)的公文，文 秘部門應(yīng)當(dāng)進(jìn)行審核。審核的： 是否應(yīng)由本機(jī)關(guān)辦理；是否符合行文 規(guī)則；內(nèi)容是否符合國(guó)家的法律、法 規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定；涉及其他部門職 權(quán)范圍的事項(xiàng)是否已協(xié)商、會(huì)簽；文 種、格式是否規(guī)范。.n 2.經(jīng)審核，對(duì)符合規(guī)定的公文， 文秘部門應(yīng)及時(shí)提出擬辦意見，送負(fù) 責(zé)人批示或交有關(guān)部門辦理。緊急公 文，應(yīng)明確辦理時(shí)限。對(duì)不符規(guī)定的 公文，經(jīng)辦公廳（室）負(fù)責(zé)人 批準(zhǔn)， 退回呈報(bào)單位并說明理由。.n 3.承辦部門收到交辦的公文后， 應(yīng)及時(shí)辦理。 緊急公文按時(shí)限要求 急辦，確有困難的應(yīng)當(dāng)說明。 對(duì)不 屬本單位職權(quán)范圍的， 應(yīng)退回交辦 部門并說明理由。.n 4.收到上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)

15、或交辦 的公文，由文秘部門提出擬辦 意見，送負(fù)責(zé)人批示后辦理。.n 5.送負(fù)責(zé)人批示或者交 有關(guān)部門辦理的公文，文秘 部門要及時(shí)催辦。.n 6.公文辦理中，遇有涉及其他部門職權(quán)的事項(xiàng)，主辦部門應(yīng)主動(dòng)與有關(guān)部門協(xié)商；如有分歧，主辦部門主要負(fù)責(zé)人要出面協(xié)商，如仍不能取得 一 致，可以列明各方理?yè)?jù)，報(bào)上級(jí)裁定。.n 7.凡送負(fù)責(zé)人簽發(fā)的公文，應(yīng)由辦公廳（室）進(jìn)行審核。審核的重點(diǎn)是：是否確需行文，行文方式是否妥當(dāng)，是否符合行文規(guī)則和擬寫公文的要求，格式是否規(guī)范等。.n 8.公文簽發(fā)手續(xù)。以本機(jī)關(guān)名義制發(fā)的上行文，由主要負(fù)責(zé)人或主持工作的負(fù)責(zé)人簽發(fā)；以本機(jī)關(guān)名義制發(fā)的下行文或平行文，由主要負(fù)責(zé)人或者由主

16、要負(fù)責(zé)人授權(quán)的其他負(fù)責(zé)人簽發(fā)。.n 9.已經(jīng) 負(fù)責(zé)人簽發(fā)的文稿， 付印前應(yīng)進(jìn)行復(fù)核，重點(diǎn)是：審批、 簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件材料是否 齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范等。n 經(jīng)復(fù)核需要對(duì)文稿進(jìn)行實(shí)質(zhì)性修改的，應(yīng)報(bào)原簽發(fā)人復(fù)審。 六、公文寫作規(guī)范n秘書寫作公文，是為領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)提 供智力服務(wù)。公文寫好后，需經(jīng) 領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)完成審批程序后才能產(chǎn) 生法定效力，故秘書的寫作稱為 起草、草擬或撰寫。.n 公文起草是一項(xiàng)思想性、政公文起草是一項(xiàng)思想性、政策性、技能性很強(qiáng)的工作，要策性、技能性很強(qiáng)的工作，要求很高，必須嚴(yán)肅對(duì)待，在不求很高，必須嚴(yán)肅對(duì)待，在不斷摸索中提高寫作水平。斷摸索中提高寫作水平。 草擬公文應(yīng)當(dāng)做到： 1

17、.符合黨的方針、政策符合黨的方針、政策 和國(guó)家的法律、法規(guī)及其他和國(guó)家的法律、法規(guī)及其他 有關(guān)規(guī)定。提出的政策、規(guī)有關(guān)規(guī)定。提出的政策、規(guī) 定等要切實(shí)可行并加以說明。定等要切實(shí)可行并加以說明。. 2.情況確實(shí)，觀點(diǎn)明確，情況確實(shí)，觀點(diǎn)明確， 表述準(zhǔn)確，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，條理表述準(zhǔn)確，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，條理 清楚，直述不曲，字詞規(guī)范，清楚，直述不曲，字詞規(guī)范， 標(biāo)點(diǎn)正確，篇幅力求簡(jiǎn)短。標(biāo)點(diǎn)正確，篇幅力求簡(jiǎn)短。. 3.選用公文文種，應(yīng)根選用公文文種，應(yīng)根 據(jù)行文目的、發(fā)文機(jī)關(guān)的職據(jù)行文目的、發(fā)文機(jī)關(guān)的職 權(quán)和與主送機(jī)關(guān)的行文關(guān)系權(quán)和與主送機(jī)關(guān)的行文關(guān)系 確定。確定。. 4.擬制緊急公文，應(yīng)當(dāng)擬制緊急公文，應(yīng)當(dāng) 體現(xiàn)緊急的原因，并根據(jù)實(shí)體現(xiàn)緊急的原因，并根據(jù)實(shí) 際需要確定緊急程度。際需要確定緊急程度。. 5. 人名、人名、 地名、地名、 數(shù)字、數(shù)字、 引文準(zhǔn)確。引用公文，引文準(zhǔn)確。引用公文， 應(yīng)當(dāng)先應(yīng)當(dāng)先 引標(biāo)題，后引發(fā)文字號(hào)。引用外引標(biāo)題，后引發(fā)文字號(hào)。引用外 文，應(yīng)當(dāng)注明中文含義。日期應(yīng)文，應(yīng)當(dāng)注明中文含義。日期應(yīng) 當(dāng)寫明具體年、月、日。當(dāng)寫明具體年、月、日。. 6. 結(jié)構(gòu)層次序數(shù)：結(jié)構(gòu)層次序數(shù)： 第一層為第一層為 “一一” 第二層為第二層為 （一）（一） 第三層為第三層為 “ 1.” 第四層為第四層為 （ 1 ）. 7.應(yīng)當(dāng)使用國(guó)家法定計(jì)應(yīng)當(dāng)使用國(guó)家法定計(jì) 量單位，如公尺、公斤、公量單位，