某食品公司采購部經(jīng)理崗位作業(yè)指南

1、第一章職位說明書第一節(jié)組織機構第二節(jié)崗位職責職位名稱：采購部經(jīng)理直接隸屬：分公司總經(jīng)理直接下屬：采購部統(tǒng)計、保管員、采購員、司機、裝卸工協(xié)調(diào)部門：集團綜合計劃部、分公司生產(chǎn)部、財務部、儲運部、品控部崗位描述：在分公司總經(jīng)理直接領導下，負責協(xié)調(diào)、 組織、安排公司各部門所需各類物資的采購、保管及調(diào)撥工作，按照公司要求物資限量庫存，宏觀調(diào)控各物資儲備量，物資采購達到優(yōu)質(zhì)低價，監(jiān)督倉儲物資的保值安全工作。崗位職責：1、負責組織、安排公司所需各類物資的采購、倉儲及調(diào)撥工作。2 、負責對分公司采購部所轄范圍內(nèi)大宗物資采購合同的簽訂及付款把關、申辦工作。3 、保證及時了解市場行情，加強價格管理，降低成本，優(yōu)

2、質(zhì)采購。4、監(jiān)督檢查各保管員物資標識（分類卡）符合要求，帳目清晰準確。5、監(jiān)督檢查各倉庫物資存儲條件、形式，確保存儲物資資產(chǎn)保值。6、完成綜合計劃部下達的采購任務。7、供應商各種物資標準、資質(zhì)證明（如：原料肉的檢疫證明、防五證明、清真證明、供應商各種經(jīng)營證照等）的索要，按公司規(guī)定及時提供相關部門使用。8、監(jiān)控保管員庫溫記錄，與供冷單位保持業(yè)務聯(lián)系，保證原料肉庫溫符合工藝要求9、對倉庫物資的防火、防盜安全負責。10 、 對庫存物資的合理儲備，保證生產(chǎn)的原輔料供應負責。第三節(jié)主要權利一、組織管理1、有分公司重大決策參與權。2、分公司專項會議的組織權。3、所轄工作的指揮權。二、人事勞資1、有對下屬的

3、任免建議權。2、有對下屬的晉升有建議權。3 、有對下屬100 元以內(nèi)的獎罰權。4、有對下屬的轉正建議權。5、本部門編制內(nèi)的人員招聘權。6、本部門編制外的人員招聘建議權。7、有對下屬的辭退建議權。8、有對下屬本部門內(nèi)的工作調(diào)動權。9、有對下屬3 天以內(nèi)的事假審批權。三、資金使用1、 有按程序工作范圍內(nèi)標的1 萬元合同的簽訂權、合同簽訂審批權。2、 1 萬元一次性資金支付（應付款項）權。3、有對下屬1000 元以內(nèi)的差旅費借款審批權。4、有3000 元以內(nèi)的采購員采購?？罱杩顚徟鷻?。四、物資領用1、有50 元以內(nèi)（原輔料3000 元以內(nèi)）的物資采購審批權。2、 有 200 元以內(nèi) （原輔料3000

4、 元以內(nèi)） 的物資報銷審批權。（因降低成本、提高質(zhì)量等原因需更換供貨廠家時，有權購入200 元以內(nèi)的樣品，以供檢驗及試用。）3、有50 元以內(nèi)的物資領用審批權。4、辦公用品的領用權。五、其他權利1、市內(nèi)采購物資的供貨商的確定權。2、對采購計劃單中填寫不明確的有權拒絕采購。第二章采購實施工作流程第三章常規(guī)工作內(nèi)容第一節(jié)安排采購任務一、依據(jù)各部門提報的采購計劃單，查看庫存報表， 有無存貨，如有，通知需求部門辦理由庫手續(xù)領用；如 無，在采購計劃單中簽字，同意采購。二、按采購員具體分工分派采購任務，下發(fā)采購計劃單，確定采購時間、采購順序。三、及時督辦采購采購員，保證物資的供應。第二節(jié)物資的調(diào)撥一、依據(jù)

5、生產(chǎn)任務通知單，合理及時安排調(diào)撥各分廠生產(chǎn)所需物資（如：各種輔料、包裝物、產(chǎn)成品等） （二、按照各分廠開具的調(diào)撥單，合理安排裝卸工調(diào)撥物料的順序，保證及時供應生產(chǎn)。三、配貨站、鐵路貨運處通知物資到貨時，根據(jù)到 貨數(shù)量通知采購員、司機、裝卸工前去取貨。第三節(jié)落實月采購計劃一、接綜合計劃部采購計劃后， 實施采購，對已經(jīng)有 固定廠家且有訂購合同的物資，可直接填寫物資采購中請單，報分公司總經(jīng)理審批，向廠家訂購。二、 對生產(chǎn)長期使用的各種原輔料、包裝物及生產(chǎn)輔助物資，依據(jù)生產(chǎn)消耗量、庫存實際數(shù)量，結合公司制定的最高、最低庫存量實施訂購，保證供應生產(chǎn)，合理占用資金。三、對于綜合計劃部下達的采購計劃，如產(chǎn)生

6、異議應立即向分公司總經(jīng)理匯報，溝通決定后實施采購。四、工作備忘錄1、孜然：每年89 月份進行孜然的儲備工作。2、辣椒：每年89 月份進行辣椒的儲備工作。3、大蔥；每年10月左右進行大蔥的儲備工作。第四節(jié)購買價格的監(jiān)督一、采取電話詢問的辦法詢價。打電話詢問我公司供應商或其它供應商物資價格，以確定采購員是否高價采購。二、采購部經(jīng)理直接到市場對采購員所購物資價格的總體情況進行檢查，以確定采購員是否高價采購第五節(jié)購買價格的確定1、 外購的大宗原輔料1、對于外購的大宗原輔料，由采購部經(jīng)理與供應商就購買價格進行商談。2、 采購部經(jīng)理在與供應商就購買價格商談完畢后，將商定的價格通知公司價管員與分公司總經(jīng)理。

7、3、待價管員詢價后，通知采購部經(jīng)理與分公司總經(jīng)理，方能確定最終購買價格，進行合同的簽訂。二、市場高值物品的采購1、對于市內(nèi)高值物品的采購，由采購員詢價后，報采購部經(jīng)理及價管員。2、待價管員詢價后，通知采購部經(jīng)理與采購員，方可購買。第六節(jié)購貨合同的簽訂采購部經(jīng)理與供應商商談的價格在征得價管員及分公司總經(jīng)理的同意后，可簽訂購貨合同。、原輔料及包裝物采購合同的簽訂1 、按照公司規(guī)定購貨合同的起草格式，進行起草。2、合同起草前向品控部經(jīng)理索取所購原輔料及包裝物的質(zhì)量標準，對供應商提供的產(chǎn)品質(zhì)量進行約定。3、購貨合同超過3 萬元時，應請公司的法律顧問審核并簽字。4、 購貨合同按公司法律顧問審核簽署的修改

8、意見，修改完畢后，由采購部經(jīng)理填寫用印申請單。5、 低于 10 萬元人民幣的購貨合同，由分公司總經(jīng)理在相應的用印申請單上簽字。6、 如購貨合同超過10 萬元人民幣時，應由集團總經(jīng)理在用印申請單上簽字，財務部方可在購貨合同上加蓋合同專用章。2、 高值物資采購合同的簽訂1 、按照公司規(guī)定購貨合同的起草格式，進行起草。2、合同起草前向申請采購部門索取名稱、規(guī)格、型號、質(zhì)量要求、應用范圍等相關資料。3、購貨合同超過3 萬元時，應請公司的法律顧問審核并簽字。4、 購貨合同按公司法律顧問審核簽署的修改意見，修改完畢后，由采購部經(jīng)理填寫用印申請單。5、 低于 10 萬元人民幣的購貨合同，由分公司總經(jīng)理在相應

9、的用印申請單上簽字。6、 如購貨合同超過10 萬元人民幣時，應由集團總經(jīng)理在用印申請單上簽字，財務部方可在購貨合同上加蓋合同專用章。7、 、 設備、 設備配件原則上由設備經(jīng)理采購，設備配件可由采購部協(xié)助采購，但需由設備經(jīng)理提供配件技術要求。第七節(jié)檢查庫房一、定置、衛(wèi)生1、同一品種原料肉及不同產(chǎn)地原料肉應分區(qū)碼放，合格與不合格原料肉應設標識（合格為綠色標識，不合格為紅色標識，黃色為待檢）加以區(qū)分。2、冷庫內(nèi)原料肉碼放整齊，碼放高度及貨堆的規(guī)格應符合公司規(guī)定。3、貨堆之間應留有通風道和通車道，貨堆不應緊靠近墻壁、供冷管道及倉庫門邊兩側，以避免產(chǎn)品受溫差影響而影響原料肉品質(zhì)。4、 原料肉倉庫內(nèi)應保持

10、衛(wèi)生清潔，并備有防鼠設施。5、原料肉冷庫庫溫及原料肉的溫度要定期安排檢驗員進行抽查，冷庫溫度異常應及時通知采購部，以便其及時與供冷方溝通供冷事宜。6、 輔料庫內(nèi)各類輔料的擺放應整齊、規(guī)范， 并設有明顯標識（合格為綠色標識，不合格為紅色標識，黃色為待檢） ，合格品與不合格品應分區(qū)碼放。7、 按公司規(guī)定的各類輔料的保質(zhì)期，定期檢查儲存的輔料有無超保質(zhì)期現(xiàn)象，如有存在超保質(zhì)期現(xiàn)象，應立即封存，經(jīng)檢驗合格后方可使用。8、輔料庫內(nèi)應保持衛(wèi)生清潔且干燥，并備有防潮、防鼠、防蟲設施。二、保值、安全1 、防塵、防鼠：配備防塵、防鼠設施，以保證物資資產(chǎn)價值，不給公司造成損失。2、防火：倉庫內(nèi)應備滅火器，且數(shù)量足

11、夠，滅火器的保質(zhì)期（一年）應在有效期范圍內(nèi)，倉庫保管員能 熟練使用滅火器。3、 防盜： 保管員應對所轄倉庫的門窗嚴密程度，門鎖完好度、護鎖裝置的配置情況進行檢查。4、 防潮： 門窗及倉庫頂部是否存在漏雨現(xiàn)象，如發(fā)現(xiàn)異常應及時向采購部經(jīng)理匯報。第八節(jié)檢查報表一、 檢查對采購部統(tǒng)計報出的包裝物購入、消耗、庫存日報與原料、輔料、內(nèi)包裝物購入、消耗、庫存日報表，對報表填報的相關數(shù)字的準確性進行審核。二、根據(jù)庫存日報表中所反映的各類物資的儲存量，并結合生產(chǎn)計劃、公司規(guī)定的產(chǎn)成品儲備量，提報各類常用物資的采購計劃并組織實施落實。第九節(jié)往來賬目的核對與付款請示一、 往來賬目的核對：根據(jù)公司和供方的業(yè)務需要，

12、隨時與財務進行往來賬目的核對,將核對的結果反饋給供方。二、根據(jù)各類物資的付款期限不同，及時準確的按合同約定帳期等具體條款結清各種應付賬款及預付賬款。1 、應付賬款：由采購部統(tǒng)計填寫付款請示單，到財務部成本會計處審核簽字確認應付賬款余額后，交分公司總經(jīng)理簽字，方可交財務部經(jīng)理處辦理付款手續(xù)。2、預付賬款：根據(jù)不同業(yè)務需要，由采購員填寫付款請示單，同本部門經(jīng)理簽字后，交分公司總經(jīng)理簽字后，方可交財務部經(jīng)理處辦理付款手續(xù)。第十節(jié)各類物資領用單據(jù)的簽批采購部經(jīng)理按公司規(guī)定的勞保用品、辦公用品發(fā)放指標對勞保用品的領用進行簽批。第十一節(jié)報銷票據(jù)的簽批各類采購物資的報銷票據(jù)簽批注意以下事項：一、價格合理；二

13、、數(shù)量準確（有保管員入庫單）三、發(fā)票為正規(guī)發(fā)票，農(nóng)副產(chǎn)品（如：蔥、姜等）需 要有種植蔬菜的農(nóng)民身份證；四、發(fā)票背書采購人、保管員、品控部經(jīng)理、價管員（采購物資一萬元以上）簽字；五、 采購物資屬原輔料、包裝物類，報銷時需附有品控部質(zhì)檢合格單。第十二節(jié)車輛管理及油耗指標一、每月月底，采購部司機將全月的行車總里程及全月油耗總量, 向采購部經(jīng)理及財務部成本會計報出。二、采購部經(jīng)理安排統(tǒng)計員，根據(jù)采購部司機上報的行車里程，查看其車輛內(nèi)行車里程表與所報數(shù)字是否吻合。第十三節(jié)車輛的維修1、 車輛修理應事先填寫書面申請，經(jīng)采購部經(jīng)理檢驗后，報分公司總經(jīng)理批準，方可送修。2、 車輛必須在公司指定的廠家維修，司機

14、應監(jiān)督維修的全過程，以保證質(zhì)量，縮短維修時間。3、 如出現(xiàn)增修項目，應及時匯報，經(jīng)主管領導及分公司總經(jīng)理批準后，方可維修。4、 可自行修復的，由公司自行購買配件換修，以降低修車費用。不能自行修復的，在修車廠維修時，更換下來的原破損件帶回公司交采購部經(jīng)理核驗。五、如車輛在行駛途中發(fā)生故障，而急需修復和更換零配件的，原則上應在不影響安全行車的前提下，開回公司檢驗后送修。無法開回后，可根據(jù)實際情況送修，修理費超過50 元時，應先向采購部經(jīng)理請示。六、采購部經(jīng)理根據(jù)實際情況，屬權限內(nèi)的，立即給予答復，超出權限的應請示分公司總經(jīng)理后給予指示。第十四節(jié)員工病、事假的審批一、 對本部門管理人員病、事假的審批

15、：視情況給假，但批假時須令其將工作交接，承接人無疑問后，留取請假人聯(lián)系方式（固定或移動電話號碼）以便及時聯(lián)系，可給予3 天以內(nèi)的假期；如超 3 天的要求請假人向分公司總經(jīng)理請示，批準后方可給假。二、要求請假人將請假條交報考勤員，以便月末財 務部核算工資。第十五節(jié)安全管理1、 期組織召開由全體保管員參加的安全工作會議，由采購部經(jīng)理聽取與會人員就本崗位及所轄倉庫的安全工作做出匯報。2、 積極參加由人事行政部經(jīng)理組織的安全知識培訓。3、 隨時對各倉庫的安全工作進行檢查。檢查的主要內(nèi)容包括：1 、各倉庫門窗的防潮、防盜設施是否符合要求。2、 各倉庫的防火設施是否符合要求，員工能否正確操作滅火器，滅火器

16、數(shù)量是否足夠，是否在保質(zhì)期內(nèi)。3、按要求設定的緊急、疏散出口是否暢通。第十六節(jié)工作總結待辦單日工作待辦單1 、待辦單要放在辦公桌上的明顯位置，便于提醒自己。2、隨時記錄待辦事項，經(jīng)常查看待辦事項，排列好各事項工作順序，一個工作日的工作完成后，要認真進行總結，并制定次日工作計劃，填寫待辦單。上一個工作日的待辦事項未完成，應謄寫到次日待辦單上。3、將當日工作項目記錄，做出總結。二、周工作計劃1、每周六16： 00 前將周工作計劃報人事行政部經(jīng)理處。2、周工作計劃應按公司規(guī)定的格式填寫，內(nèi)容真實全面，不漏項。三、月末工作總結1、每月 30 日 16： 00 時前將月工作總結報人事行政 部經(jīng)理處。2、

17、月工作總結應按公司規(guī)定的格式填寫，內(nèi)容真實全面，不漏項。四、司刊稿件1、 每月 15 日 16： 00 時前， 向分公司人事行政部提供司刊稿件。2、 要求所提供的稿件內(nèi)容具有知識性、趣味性、娛樂性，要有真情實感，不應隨意摘抄，應付了事。第十七節(jié)工作例會一、周六匯報會1、每周六16： 00 時前，將本部門周六會議上所需匯報的材料，按公司規(guī)定的格式填寫后，報人事行政部經(jīng)理處。3、 按照公司慣例，每周六月6： 00 時準時參加公司周六匯報會議，在會議上應就本部門上周工作的完成情況與下周工作的安排情況做出匯報。4、 匯報時要求簡明扼要，如某件事情的匯報需耗時較長才能說明，應在會上做簡要概括，會后向領導

18、做詳細匯報。二、周部務會議1、每周召集采購統(tǒng)計員、保管員、采購員、司機、裝卸隊長參加。2、檢查上次會議布置的工作是否落實。3、聽取每位參會人員匯報，對本周工作中存在的問題給予分析解決。4、指出在檢查過程中發(fā)現(xiàn)的問題，落實責任人采取相應措施予以解決，并跟蹤檢查。5、對本周采購物資質(zhì)量、采購時間、采購價格作以總結， 指出成績及不足，必要時制定相關措施加以解決，并跟蹤結果。6、將本公司周會相關內(nèi)容及本周公司下發(fā)文件作以宣貫、傳達；對下一步工作進行部署。7、會議要求專人記錄，存檔備查。第十八節(jié)績效考核一、每月2 日前，按照本部門的績效考核指標，對本部門成員上月的工作完成情況進行考核。二、每月3 日，將

19、本部門自行考核結果及向公司提供的信息互查表及時報至分公司人事行政部。三、對于分公司人事行政部及集團人力資源部的考核，要本著實事求是的態(tài)度，認真配合，不得有虛報、瞞報、漏報現(xiàn)象的發(fā)生。第十九節(jié)ISO9001 質(zhì)量管理體系運行情況的檢查一、依據(jù)質(zhì)量手冊和作業(yè)指導書，對本各部門 ISO9001 質(zhì)量管理體系運行情況進行檢查。二、檢查的主要內(nèi)容：1 、是否按ISO9001 質(zhì)量管理體系的要求進行操作，并填寫記錄。2 、 記錄填寫要求符合ISO9001 質(zhì)量管理體系的要求，并填寫及時、準確、清晰。3、各級管理人員，對本企業(yè)質(zhì)量手冊和作業(yè)指導書掌握和了解的程度。4、對公司及本部門的質(zhì)量方針、質(zhì)量目標是否熟

20、知并理解。5、各級管理人員及操作員工對本崗位職責了解的情況。6、配合按ISO9001 質(zhì)量管理體系的要求定期組織內(nèi)審員進行內(nèi)審，并對內(nèi)審記錄中整改項目加以整改。第四章異常工作糾正及預防措施第一節(jié)高價采購1、 外購 :1 、退貨2、如果退貨不成，按責任制比例承擔其損失。預防措施：，提高業(yè)務素質(zhì)、業(yè)務能力，拓寬信息渠道。增強責任心。2、 市內(nèi)采購：1 、退貨2、如果退貨不成，按責任制比例承擔其損失。預防措施：加強業(yè)務能力，提高業(yè)務素質(zhì)，拓寬信息渠道。增強責任心；監(jiān)督、控制到位。第二節(jié)原輔料及包裝物等物資供應不及時1、 外購1、根據(jù)庫存及生產(chǎn)情況提前訂貨，并電話催辦供應商采取最快的運輸 方式到貨。2

21、、 與生產(chǎn)部、儲運部協(xié)調(diào)，在不影響發(fā)貨的前提下， 延后生產(chǎn)。2、 市內(nèi)采購盡一切辦法保證供應及時，如果市內(nèi)采購不到采取外購。第三節(jié)所購物資出現(xiàn)質(zhì)量問題一、根椐品控部出具檢驗結果，積極采取措施及辦法先保證生產(chǎn)。二、視不同物資及不同質(zhì)量問題采取退貨、降價、挑選使用等辦法解決。第四節(jié)貨到后接收數(shù)量與發(fā)貨數(shù)量不符一、首先查明造成數(shù)量不符的原因，如果是供方原因，則要求予以補貨。2、 如果是運輸途中造成數(shù)量不符，與供方溝通后，可直接要求承運人賠償。第五節(jié)原料肉倉庫溫度低于18一、當保管員上報此情況后, 立即上報總經(jīng)理。二、與此同時組織保管員檢驗其原料肉及其它物資是否緩化并協(xié)調(diào)供冷單位立即解決此問題。第六節(jié)

22、安全事故安全事故大致分為：人身傷亡事故、火災事故、被盜事故等。一、在本部門人員出現(xiàn)人身安全事故時，立即到達事故現(xiàn)場，查看人員受傷情況，派人護送傷者就醫(yī)，保護事故現(xiàn)場，并上報分公司總經(jīng)理。二、發(fā)生火災、被盜事故時，應立即撥打119、 110報警，然后向分公司總經(jīng)理匯報。3、 在分公司總經(jīng)理的領導下，成立事故調(diào)查小組，調(diào)查事故發(fā)生原因并形成調(diào)查報告。四、分析事故原因，采取相應整改措施解決。五、依據(jù)事故調(diào)查的結果判定事故原因，并劃分責任，形成書面材料后上報分公司總經(jīng)理。第七節(jié)庫房設施的損壞、在對物資實施保管過程中，如接到保管員匯報的庫房設施損壞現(xiàn)象，應及時向分公司總經(jīng)理匯報。二、要求保管員配合分公司總經(jīng)理指派的維修人員進行修繕工作，避免由于工作拖沓而給公司造成的經(jīng)濟損失。三、維修完畢后，采購部經(jīng)理要對維修結果進