檔案信息編纂的查找與選材

1、檔案文獻(xiàn)的查選檔案文獻(xiàn)的查選1 一一. .檔案信息查找的釋義檔案信息查找的釋義 二二. .檔案信息查找的原則檔案信息查找的原則 三三. .檔案信息查找的策略檔案信息查找的策略 四四. .檔案信息查找的方法檔案信息查找的方法 五五. .檔案文獻(xiàn)信息查找的組檔案文獻(xiàn)信息查找的組織分工織分工 2 檔案文獻(xiàn)查找（收集）：檔案文獻(xiàn)查找（收集）：是在確定編纂題目、擬制編纂大綱之后，編纂者根據(jù)編纂題目的要求和選材大綱的范圍，在比較全面、深入地掌握檔案文獻(xiàn)狀況的基礎(chǔ)上，將能反映編纂題目的相關(guān)檔案文獻(xiàn)信息查詢、搜集到一起，以供進(jìn)一步挑選的工作。 三個作用：三個作用： 為挑選檔案文獻(xiàn)創(chuàng)造條件； 豐富和充實該匯編內(nèi)

2、容奠定基礎(chǔ)； 為利用者查閱利用檔案信息創(chuàng)造便利。 3二二.檔案文獻(xiàn)搜集的原則：檔案文獻(xiàn)搜集的原則：4v “全面查找全面查找”v “寧多勿漏寧多勿漏”v “博約得當(dāng)博約得當(dāng)”所謂所謂“全面查找全面查找”： 一是就內(nèi)容來講，也就是凡是與匯編一是就內(nèi)容來講，也就是凡是與匯編題目有關(guān)的各個全宗和類別都要進(jìn)行查找；題目有關(guān)的各個全宗和類別都要進(jìn)行查找； 二是從館藏來源來講，除了本館的檔二是從館藏來源來講，除了本館的檔案外，對館外的有可能保存有關(guān)文獻(xiàn)的地案外，對館外的有可能保存有關(guān)文獻(xiàn)的地方，編者都要盡力去親自查找。方，編者都要盡力去親自查找。 5所謂所謂“寧多勿漏寧多勿漏”： 就是根據(jù)檔案文獻(xiàn)選題的內(nèi)容

3、范圍，就是根據(jù)檔案文獻(xiàn)選題的內(nèi)容范圍，盡可能多地收集相關(guān)的檔案文獻(xiàn)信息，而盡可能多地收集相關(guān)的檔案文獻(xiàn)信息，而先不要考慮檔案文獻(xiàn)篇幅的限制。這既保先不要考慮檔案文獻(xiàn)篇幅的限制。這既保證了重要的史料不被遺漏。而另一方面，證了重要的史料不被遺漏。而另一方面，也只有在充分占有檔案史料的基礎(chǔ)上，才也只有在充分占有檔案史料的基礎(chǔ)上，才有可能判斷出什么是重要的核心材料，什有可能判斷出什么是重要的核心材料，什么是邊緣材料。么是邊緣材料。 6所謂所謂“博約得當(dāng)博約得當(dāng)”： 就是說檔案信息的搜集并不是要求就是說檔案信息的搜集并不是要求多多多益善，凡檔必收，而是要有所選擇，博多益善，凡檔必收，而是要有所選擇，博約

4、得當(dāng)。在實踐中掌握好約得當(dāng)。在實踐中掌握好“約約”的標(biāo)準(zhǔn)：的標(biāo)準(zhǔn)： 第一、首先不能無必要地拉長所要查第一、首先不能無必要地拉長所要查找的材料的時間斷限。找的材料的時間斷限。 第二、不能牽強附會地將一些與匯編第二、不能牽強附會地將一些與匯編題目沒什么關(guān)系的人物、事物、事件的檔題目沒什么關(guān)系的人物、事物、事件的檔案文獻(xiàn)收集進(jìn)來。案文獻(xiàn)收集進(jìn)來。 7 1.1.明確檔案文獻(xiàn)查找的材料范圍明確檔案文獻(xiàn)查找的材料范圍2.2.合理規(guī)劃檔案文獻(xiàn)查找的輕重緩急合理規(guī)劃檔案文獻(xiàn)查找的輕重緩急3.3.充分利用各種檢索工具充分利用各種檢索工具4.4.科學(xué)借鑒并運用求書八法思想科學(xué)借鑒并運用求書八法思想8充分利用各種檢

5、索工具：充分利用各種檢索工具：A.A.利用檔案館介紹、全宗介紹、案卷目錄、利用檔案館介紹、全宗介紹、案卷目錄、專題目錄、檔案存放地點索引、人名索引和專題目錄、檔案存放地點索引、人名索引和各種專題索引等檢索工具。各種專題索引等檢索工具。 B.B.查找回憶錄、報刊、雜志等其他資料時，查找回憶錄、報刊、雜志等其他資料時，要掌握和利用圖書目錄、期刊目錄、報刊索要掌握和利用圖書目錄、期刊目錄、報刊索引等參考工具。引等參考工具。 C.C.查找古籍時，還要利用古籍目錄學(xué)知識。查找古籍時，還要利用古籍目錄學(xué)知識。D.充分掌握并運用現(xiàn)代信息檢索技術(shù)。充分掌握并運用現(xiàn)代信息檢索技術(shù)。 9宋代鄭樵宋代鄭樵通志通志

6、校讎略校讎略“求書八法求書八法”：一曰即類求書一曰即類求書 ； 二曰旁類求書二曰旁類求書 ；三曰因地以求三曰因地以求 ； 四曰因家以求四曰因家以求 ；五曰求之公五曰求之公 ； 六曰求之私六曰求之私 ；七曰因人求書七曰因人求書 ； 八曰因代以求八曰因代以求 。 10四四.檔案文獻(xiàn)查找的方法檔案文獻(xiàn)查找的方法11v 1 1對檔案館（室）內(nèi)檔案文獻(xiàn)信息的查找對檔案館（室）內(nèi)檔案文獻(xiàn)信息的查找 v 2 2對檔案館（室）外檔案文獻(xiàn)信息的查找對檔案館（室）外檔案文獻(xiàn)信息的查找v 3 3把握材料線索，按圖索驥把握材料線索，按圖索驥1 1對檔案館（室）內(nèi)檔案文獻(xiàn)信息的查找對檔案館（室）內(nèi)檔案文獻(xiàn)信息的查找：

7、12 直接全宗的查找直接全宗的查找 間接全宗的查找間接全宗的查找 直接全宗的查找：直接全宗的查找： 凡與某一選題有直接關(guān)系的檔案全宗，凡與某一選題有直接關(guān)系的檔案全宗，我們稱之為直接檔案全宗。我們稱之為直接檔案全宗。 查找直接全宗的意義：查找直接全宗的意義：可以保證匯編內(nèi)檔案的有機(jī)聯(lián)系，避免可以保證匯編內(nèi)檔案的有機(jī)聯(lián)系，避免材料顯得過于零碎。材料顯得過于零碎。 可以避免在查找工作順序上因本末倒置可以避免在查找工作順序上因本末倒置而造成的重復(fù)勞動。而造成的重復(fù)勞動。 保證了材料的真實性。保證了材料的真實性。 13間接全宗的查找：間接全宗的查找： 不同的作者、不同的立檔案單位、不同不同的作者、不同

8、的立檔案單位、不同的的時間形成的檔案文獻(xiàn)，往往從各自的角度不同時間形成的檔案文獻(xiàn)，往往從各自的角度不同程度地共同記載了某些選題所要反映的事實和程度地共同記載了某些選題所要反映的事實和人物。也就是說，在內(nèi)容方面存在著交叉的情人物。也就是說，在內(nèi)容方面存在著交叉的情況。這些檔案文獻(xiàn)一般分布在各個全宗之中，況。這些檔案文獻(xiàn)一般分布在各個全宗之中，比較分散。從表面上看，這些全宗與選題看似比較分散。從表面上看，這些全宗與選題看似沒有什么關(guān)系，但經(jīng)過認(rèn)真查找，就會發(fā)現(xiàn)其沒有什么關(guān)系，但經(jīng)過認(rèn)真查找，就會發(fā)現(xiàn)其中包含有選題所需要的材料。那么這類全宗就中包含有選題所需要的材料。那么這類全宗就稱之為間接檔案全宗

9、。稱之為間接檔案全宗。 14間接全宗的查找要注意兩點：間接全宗的查找要注意兩點： 注意查找收文單位的檔案全宗注意查找收文單位的檔案全宗 注意查找偶然或片段的記載注意查找偶然或片段的記載 15| 從圖書館、博物館等單位查找檔案文獻(xiàn)從圖書館、博物館等單位查找檔案文獻(xiàn) | 對散落在社會上檔案文獻(xiàn)的查找對散落在社會上檔案文獻(xiàn)的查找 | 注重對民間形成的檔案文獻(xiàn)的查找與利用注重對民間形成的檔案文獻(xiàn)的查找與利用162.2.對檔案館（室）外檔案文獻(xiàn)對檔案館（室）外檔案文獻(xiàn)信息的查找：信息的查找：A 根據(jù)匯編選題的時間斷限查找檔案文獻(xiàn)根據(jù)匯編選題的時間斷限查找檔案文獻(xiàn)：B 根據(jù)匯編涉及的人物查找檔案文獻(xiàn)根據(jù)匯

10、編涉及的人物查找檔案文獻(xiàn)C 按體裁種類查找檔案文獻(xiàn)按體裁種類查找檔案文獻(xiàn)D 從新、舊著述中查找所需檔案文獻(xiàn)從新、舊著述中查找所需檔案文獻(xiàn)E 對口述檔案的查詢和采集對口述檔案的查詢和采集17A 根據(jù)匯編選題的時間斷限查找：根據(jù)匯編選題的時間斷限查找： 任何一部匯編的選題，無論是人物、歷史事任何一部匯編的選題，無論是人物、歷史事件，還是機(jī)構(gòu)或?qū)ｎ}，都有一定的時間斷限。一般件，還是機(jī)構(gòu)或?qū)ｎ}，都有一定的時間斷限。一般情況下，只須到這個時間范圍內(nèi)形成的檔案文獻(xiàn)中情況下，只須到這個時間范圍內(nèi)形成的檔案文獻(xiàn)中去查找所需要的材料。去查找所需要的材料。 特例：特例：對于有的歷史事件，從孕育到爆發(fā)對于有的歷史事

11、件，從孕育到爆發(fā)有一有一個較長的時間，而且事件結(jié)束后還在相當(dāng)一段時間個較長的時間，而且事件結(jié)束后還在相當(dāng)一段時間內(nèi)存在影響。那么查找這類檔案文獻(xiàn)的時候，就不內(nèi)存在影響。那么查找這類檔案文獻(xiàn)的時候，就不能機(jī)械地固定在這一段時間內(nèi)，而應(yīng)該從該事件的能機(jī)械地固定在這一段時間內(nèi)，而應(yīng)該從該事件的直接起因和歷史根源產(chǎn)生的時間查起，到事件結(jié)束直接起因和歷史根源產(chǎn)生的時間查起，到事件結(jié)束后產(chǎn)生的直接后果和影響所處的時間為止。后產(chǎn)生的直接后果和影響所處的時間為止。 18B 根據(jù)匯編涉及的人物查找：根據(jù)匯編涉及的人物查找： 如果是要編纂某一歷史人物的專題匯如果是要編纂某一歷史人物的專題匯編的編的話，毫無疑問，要

12、以人物為對象查找檔案文話，毫無疑問，要以人物為對象查找檔案文獻(xiàn)。但對于有的歷史事件、機(jī)構(gòu)或某個問題的獻(xiàn)。但對于有的歷史事件、機(jī)構(gòu)或某個問題的匯編，有的也要涉及一些人物。比如對于歷史匯編，有的也要涉及一些人物。比如對于歷史事件來說，有的是事件的策劃者、發(fā)動者、參事件來說，有的是事件的策劃者、發(fā)動者、參預(yù)者，有的是事件的知情者或受影響者，他們預(yù)者，有的是事件的知情者或受影響者，他們形成的檔案文件與選題有著密切的關(guān)系。形成的檔案文件與選題有著密切的關(guān)系。19C 按體裁種類查找：按體裁種類查找： 檔案館收藏的檔案文獻(xiàn)種類繁多，檔案館收藏的檔案文獻(xiàn)種類繁多，這這些不同類型的檔案在形成和流傳過程中發(fā)些不同

13、類型的檔案在形成和流傳過程中發(fā)揮的作用不同，其史料價值也不同。其中揮的作用不同，其史料價值也不同。其中一類檔案可能是與選題直接相關(guān)的，而其一類檔案可能是與選題直接相關(guān)的，而其他類型檔案可能是間接相關(guān)的，這就要求他類型檔案可能是間接相關(guān)的，這就要求在查找檔案文獻(xiàn)時，要對不同類型的檔案在查找檔案文獻(xiàn)時，要對不同類型的檔案文獻(xiàn)都要進(jìn)行查找。文獻(xiàn)都要進(jìn)行查找。20五五.檔案文獻(xiàn)信息查找的組織分工：檔案文獻(xiàn)信息查找的組織分工：一根據(jù)編纂題目內(nèi)所需檔案文獻(xiàn)的分布特一根據(jù)編纂題目內(nèi)所需檔案文獻(xiàn)的分布特點，即按照檔案文獻(xiàn)所在的不同地區(qū)、機(jī)點，即按照檔案文獻(xiàn)所在的不同地區(qū)、機(jī)構(gòu)、全宗、類別，或按檔案、方志、回憶

14、構(gòu)、全宗、類別，或按檔案、方志、回憶錄、專著、報刊等不同的文獻(xiàn)種類，組織錄、專著、報刊等不同的文獻(xiàn)種類，組織力量分頭查找；力量分頭查找； 二按照編纂題目所反映的內(nèi)容，把涉及時二按照編纂題目所反映的內(nèi)容，把涉及時間較長、問題較多的題目，分成幾個較短間較長、問題較多的題目，分成幾個較短的時期或幾個問題，分組查找。的時期或幾個問題，分組查找。 21 檔案信息選材的釋義及意義檔案信息選材的釋義及意義 檔案信息選材的基本原則檔案信息選材的基本原則 檔案信息選材的基本要求檔案信息選材的基本要求 檔案信息選材的方法與步驟檔案信息選材的方法與步驟22v 檔案信息的選材檔案信息的選材 選材：選材：就是在檔案文獻(xiàn)

15、信息搜集工就是在檔案文獻(xiàn)信息搜集工作作的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步將不需要在檔案文獻(xiàn)中的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步將不需要在檔案文獻(xiàn)中采用的信息排除掉，將在檔案文獻(xiàn)出版物采用的信息排除掉，將在檔案文獻(xiàn)出版物中準(zhǔn)備采用的信息挑選出來。中準(zhǔn)備采用的信息挑選出來。 23（1）去除蕪雜的材料，使匯編內(nèi)信息）去除蕪雜的材料，使匯編內(nèi)信息更加精煉更加精煉（2）分析檔案文獻(xiàn)的價值，豐富和凝）分析檔案文獻(xiàn)的價值，豐富和凝練編纂的信息內(nèi)涵練編纂的信息內(nèi)涵（3）審查材料的政治性，確保匯編思）審查材料的政治性，確保匯編思想性和合法性想性和合法性v 檔案信息選材的基本原則：檔案信息選材的基本原則： (1)(1)遵循歷史唯物主義遵循歷史唯物主

16、義 A A 要用實事求是的觀點考察歷史發(fā)展的客觀過程，要用實事求是的觀點考察歷史發(fā)展的客觀過程，尊重歷史事實的客觀性，保持檔案文獻(xiàn)的完整性。尊重歷史事實的客觀性，保持檔案文獻(xiàn)的完整性。B B 要用全面的觀點，掌握全面、豐富、準(zhǔn)確的材要用全面的觀點，掌握全面、豐富、準(zhǔn)確的材料，以反映出某一歷史事實的全貌，不應(yīng)以偏概料，以反映出某一歷史事實的全貌，不應(yīng)以偏概全，攻其一點不及其余，更不能因人廢言。全，攻其一點不及其余，更不能因人廢言。C C 要具體分析檔案文獻(xiàn)產(chǎn)生的歷史環(huán)境，避免超要具體分析檔案文獻(xiàn)產(chǎn)生的歷史環(huán)境，避免超越歷史條件的歷史唯心主義。越歷史條件的歷史唯心主義。 25（2 2）深入分析檔案

17、文獻(xiàn)的信息價值）深入分析檔案文獻(xiàn)的信息價值A(chǔ) A 轉(zhuǎn)變對檔案文獻(xiàn)的價值觀念轉(zhuǎn)變對檔案文獻(xiàn)的價值觀念B B 注意檔案文獻(xiàn)信息價值的多元性注意檔案文獻(xiàn)信息價值的多元性C C 在歷史聯(lián)系中把握檔案文獻(xiàn)的信息價值在歷史聯(lián)系中把握檔案文獻(xiàn)的信息價值D D 緊緊圍繞編纂題目緊緊圍繞編纂題目26（3 3）掌握有關(guān)法規(guī)政策界限）掌握有關(guān)法規(guī)政策界限A A 在法律、政策允許的范圍內(nèi)公布檔案文在法律、政策允許的范圍內(nèi)公布檔案文獻(xiàn)獻(xiàn)B B 維護(hù)國家利益和國家安全維護(hù)國家利益和國家安全C C 維護(hù)公民的信息權(quán)力維護(hù)公民的信息權(quán)力D D 克服教條主義，尊重歷史事實克服教條主義，尊重歷史事實2728v 檔案信息選材的基本

18、要求檔案信息選材的基本要求一，去偽存真，選擇真實可靠的材料一，去偽存真，選擇真實可靠的材料二，透過現(xiàn)象看到本質(zhì)，選擇能說明問題二，透過現(xiàn)象看到本質(zhì)，選擇能說明問題本質(zhì)的材料本質(zhì)的材料三，注意材料的代表性，選擇與編纂題目三，注意材料的代表性，選擇與編纂題目有關(guān)的典型材料有關(guān)的典型材料四，結(jié)合材料的特點，選擇不同類型的材四，結(jié)合材料的特點，選擇不同類型的材料料五，把握材料之間的聯(lián)系，選擇內(nèi)容具有五，把握材料之間的聯(lián)系，選擇內(nèi)容具有完整性的材料完整性的材料29一，去偽存真，選擇真實可靠的材料一，去偽存真，選擇真實可靠的材料1. 1.選材時要特別注意檔案文獻(xiàn)內(nèi)容的可選材時要特別注意檔案文獻(xiàn)內(nèi)容的可靠性

19、靠性2. 2.偽造、篡改的檔案文獻(xiàn)，除專為證實偽造、篡改的檔案文獻(xiàn)，除專為證實或揭露作偽、篡改等特殊目的以外，或揭露作偽、篡改等特殊目的以外，一概不能選用一概不能選用3. 3.盡可能選擇檔案原件盡可能選擇檔案原件301. 1.透過現(xiàn)象，看到問題本質(zhì)透過現(xiàn)象，看到問題本質(zhì)2. 2.把握矛盾主要方面，抓住問題本質(zhì)把握矛盾主要方面，抓住問題本質(zhì)3. 3.注意揭露假象，揭示問題本質(zhì)注意揭露假象，揭示問題本質(zhì)4. 4.通過私人檔案，發(fā)現(xiàn)本質(zhì)問題通過私人檔案，發(fā)現(xiàn)本質(zhì)問題二，透過現(xiàn)象看到本質(zhì)，選擇能說明問二，透過現(xiàn)象看到本質(zhì)，選擇能說明問題本質(zhì)的材料（由表及里）題本質(zhì)的材料（由表及里）311. 1.根據(jù)編

20、纂題目的需要，注意典型材料的多根據(jù)編纂題目的需要，注意典型材料的多樣性樣性2. 2.根據(jù)編纂題目的具體特點，注意典型材料根據(jù)編纂題目的具體特點，注意典型材料的相對性的相對性3. 3.根據(jù)編纂題目的內(nèi)容，注意典型材料的連根據(jù)編纂題目的內(nèi)容，注意典型材料的連續(xù)性續(xù)性4. 4.注意防止把偶然的個別事例誤作典型注意防止把偶然的個別事例誤作典型三，注意材料的代表性，選擇與編纂題三，注意材料的代表性，選擇與編纂題目有關(guān)的典型材料（去粗取精）目有關(guān)的典型材料（去粗取精）321. 1.點、面材料的結(jié)合點、面材料的結(jié)合2. 2.虛、實材料的結(jié)合虛、實材料的結(jié)合3. 3.正面、反面材料的結(jié)合正面、反面材料的結(jié)合4

21、. 4.對立或不同觀點材料的結(jié)合對立或不同觀點材料的結(jié)合5. 5.注意不同種類材料的結(jié)合選用注意不同種類材料的結(jié)合選用四，結(jié)合材料的特點，選擇不同類型的材料四，結(jié)合材料的特點，選擇不同類型的材料（由此及彼）（由此及彼）331. 1.圍繞匯編主題，注意材料的系統(tǒng)性圍繞匯編主題，注意材料的系統(tǒng)性2. 2.注意材料之間的關(guān)聯(lián)注意材料之間的關(guān)聯(lián)五，把握材料之間的聯(lián)系，選擇內(nèi)容具有完五，把握材料之間的聯(lián)系，選擇內(nèi)容具有完整性的材料整性的材料1.1.查找、搜集與初步選材盡可能相結(jié)合查找、搜集與初步選材盡可能相結(jié)合2.2.集體研究，互相通報集體研究，互相通報3.3.主編統(tǒng)一各觀點，最終決定材料的棄取主編統(tǒng)一各觀點，最終決定材料的棄取4.4.認(rèn)真登錄專題選材卡認(rèn)真登錄專題選材卡34選材的方法選材的方法 卡卡 片片 分分 類類