淺談黨校教學(xué)檔案管理科學(xué)化路徑

1、    淺談黨校教學(xué)檔案管理科學(xué)化路徑    張錦華摘 要：干部教育培訓(xùn)條例中指出，干部教育培訓(xùn)是戰(zhàn)略性、先導(dǎo)性工程，而黨校是干部教育培訓(xùn)工作的主渠道，其教學(xué)正根據(jù)黨與國家要求進(jìn)行必要的改革，而在改革中所沉淀的教學(xué)檔案管理也將面臨新的挑戰(zhàn)，教學(xué)檔案的科學(xué)化管理成為改革目標(biāo)，本文主要圍繞黨校教學(xué)檔案特點(diǎn)與現(xiàn)狀，從教學(xué)檔案管理中存在的問題入手，探討教學(xué)檔案管理的科學(xué)化路徑。關(guān)鍵詞：教學(xué)檔案；管理；科學(xué)路徑一、黨校教學(xué)檔案的特點(diǎn)教學(xué)檔案是教學(xué)管理機(jī)構(gòu)，根據(jù)教學(xué)管理活動以及教學(xué)實(shí)踐過程中，形成并積累的大量文字、圖表、音像等各類載體的相關(guān)記錄，包括：招生通知、教學(xué)

2、計(jì)劃與課程表、專題講稿與教學(xué)大綱、教學(xué)管理制度、學(xué)籍管理方面的文件材料、不同教學(xué)形式（研討式、現(xiàn)場教學(xué)等）方面的材料、教材資料與師資管理方面的文件材料、學(xué)員管理方面的材料等。黨校教學(xué)不同于國民教育，其現(xiàn)實(shí)針對性很強(qiáng)，無固定教材，根據(jù)組織、崗位與個人三大需求，開發(fā)相關(guān)專題，其內(nèi)容主要圍繞理論教育、黨性教育、戰(zhàn)略思維與世界眼光，因此教學(xué)內(nèi)容變化頻繁，教學(xué)形式不拘一格，教學(xué)活動豐富多彩，造成教學(xué)檔案具有以下鮮明特點(diǎn)：1.黨校教學(xué)檔案具有分散性。因黨校教學(xué)管理部門比較多，其教學(xué)檔案來源相對分散，種類多樣，彼此封閉，缺乏共享。2.黨校教學(xué)檔案是探索干部教育培訓(xùn)規(guī)律的基礎(chǔ)。因黨校是黨委重要組成部分，行政化

3、比較強(qiáng)，其教學(xué)檔案是領(lǐng)導(dǎo)層決策的信息來源與重要參考，是保障教學(xué)活動與教學(xué)運(yùn)作的基礎(chǔ)，也是總結(jié)和提升先進(jìn)的教育培訓(xùn)理念與經(jīng)驗(yàn)，探索干部教育培訓(xùn)規(guī)律的主要源泉和記憶庫。3.黨校教學(xué)檔案具有現(xiàn)實(shí)服務(wù)性。黨校教學(xué)檔案不僅記錄了課程教學(xué)活動的過程，還記錄了干部培訓(xùn)成長過程。這些記錄對研究干部成長規(guī)律至關(guān)重要，同時也為干部選撥任用提供必要的參考。二、黨校教學(xué)檔案管理現(xiàn)狀當(dāng)前黨校教學(xué)管理部門雖然普遍建設(shè)了教務(wù)管理系統(tǒng)，但是其系統(tǒng)多為輔助日常教學(xué)之用，也有些黨校將重要教學(xué)活動以年鑒方式進(jìn)行歸檔，但這些只不過是教學(xué)檔案的冰山一角罷了，達(dá)不到現(xiàn)代檔案管理的要求。黨校教學(xué)檔案管理主要問題表現(xiàn)如下：（一）認(rèn)識層面不夠

4、重視。對黨校教學(xué)檔案的重要性認(rèn)識不夠，重教學(xué)管理協(xié)調(diào)，輕檔案積累，檔案意識淡薄，造成教學(xué)檔案遺失，歸檔不全，致使許多管理改革僅憑經(jīng)驗(yàn)，缺乏數(shù)據(jù)支撐。（二）管理機(jī)構(gòu)方面九龍治水，缺乏合力。黨校教學(xué)管理機(jī)構(gòu)比較多，含教務(wù)處、學(xué)員處、研究生處、教研部門、繼續(xù)教育學(xué)院等等，各管一攤，缺乏溝通，檔案建設(shè)重復(fù)，缺乏合力，信息共享不足。（三）黨校教學(xué)檔案管理制度缺乏統(tǒng)籌。校級層面缺乏教學(xué)檔案管理制度，各職能處室忙于日常事物，許多管理制度更多是規(guī)范具體行為的，而檔案管理規(guī)定多散見于各種制度中，缺乏統(tǒng)籌，造成檔案管理系統(tǒng)化嚴(yán)重不足。（四）黨校教學(xué)檔案信息開發(fā)不足。多重?cái)?shù)據(jù)存儲，輕開發(fā)分析，使用效率低下，許多高價

5、值的教學(xué)檔案都是歸檔而已，缺乏相應(yīng)的分析和編研工作，造成教學(xué)檔案的有效利用率低，無法滿足教學(xué)改革的需求。（五）黨校教學(xué)檔案管理人員缺乏。分散于各職能部門的教學(xué)檔案，沒有專門管理人員進(jìn)行分類管理，多散見于各科室，甚至個別人手中，缺乏部門內(nèi)部統(tǒng)籌，更不用說部門間的檔案歸類了。（六）黨校教學(xué)檔案管理手段落后。當(dāng)前教學(xué)檔案管理主要靠紙質(zhì)檔案為主，容易損壞，也容易丟失，保存更占用大量空間，檔案的連續(xù)性也無法保障，查閱分析也比較麻煩。這些問題的解決，急需我們拓展思路，緊抓信息社會發(fā)展契機(jī)，尤其是利用大數(shù)據(jù)管理理念，改進(jìn)當(dāng)前管理弊端，使之實(shí)現(xiàn)信息化、科學(xué)化管理。三、黨校教學(xué)檔案管理科學(xué)化路徑當(dāng)前黨校教學(xué)改革

6、正進(jìn)入深入?yún)^(qū)，急需對干部教育培訓(xùn)規(guī)律與干部成長規(guī)律進(jìn)行研究探討，因此提升黨校教學(xué)檔案管理科學(xué)化程度勢在必行，而制約其大規(guī)模普及的因素，既有主觀方面的保守思想與路徑依賴，也有技術(shù)準(zhǔn)備不足，更有管理人員的素質(zhì)能力匱乏，提升黨校教學(xué)檔案管理科學(xué)化水平，主要路徑應(yīng)包括：檔案管理的系統(tǒng)信息理念與意識、高效合理的檔案管理方式、教學(xué)檔案共享資源建設(shè)、現(xiàn)代化的教學(xué)管理信息技術(shù)系統(tǒng)與支撐設(shè)備、教學(xué)檔案管理人員素質(zhì)能力。具體如下：（一）樹立教學(xué)檔案系統(tǒng)信息管理意識與理念思想先行，黨校教學(xué)檔案管理部門和領(lǐng)導(dǎo)者首先要樹立檔案系統(tǒng)信息管理意識與理念。利用現(xiàn)代管理方法來改造改進(jìn)現(xiàn)有的教學(xué)檔案管理，并在教學(xué)實(shí)施的每個環(huán)節(jié)都

7、融入檔案管理的意識，善于引進(jìn)現(xiàn)代檔案管理手段，使之完美融合現(xiàn)代系統(tǒng)信息技術(shù)。教學(xué)檔案工作者在踐行這些理念的同時，要注重宣傳匯報(bào)，尤其是轉(zhuǎn)變領(lǐng)導(dǎo)“重管理輕檔案”的理念，適時匯報(bào)宣傳黨校教學(xué)檔案的新動向、新成就、新思路，爭取領(lǐng)導(dǎo)的支持，完善相關(guān)的檔案管理制度，這是黨校教學(xué)檔案管理科學(xué)化提升的關(guān)鍵所在。（二）改進(jìn)檔案管理方式，實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化目前，黨校教學(xué)檔案的管理手段與方式相對比較落后，嚴(yán)重制約黨校教學(xué)檔案科學(xué)化管理的發(fā)展。為了促進(jìn)教學(xué)檔案管理科學(xué)化水平，實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案信息的最大價值效益，黨校教學(xué)檔案管理部門必須加強(qiáng)教學(xué)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化建設(shè)。檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，是指為了管理檔案工作而“

8、制定、批準(zhǔn)和實(shí)施的有關(guān)檔案形成、歸檔和檔案信息資源標(biāo)識、描述、存儲、查詢、交換、網(wǎng)上傳輸和管理等方面應(yīng)遵循的政策、規(guī)定、準(zhǔn)則、方法等”。國家檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的許多要求，對黨校教學(xué)檔案管理提供了思路。筆者在大量搜集和探討有關(guān)檔案科學(xué)管理標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化建設(shè)的資料基礎(chǔ)上，將標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的教學(xué)檔案管理歸納為三個方面要求：一是教學(xué)檔案管理性標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，主要體現(xiàn)在“計(jì)算機(jī)安全法規(guī)與標(biāo)準(zhǔn)，數(shù)字檔案信息資源合法性的確認(rèn)等，它需要國家檔案行政管理部門統(tǒng)一制定并推廣實(shí)施，以保證電子文件/檔案信息的統(tǒng)一規(guī)范和資源共享”。二是教學(xué)檔案業(yè)務(wù)性標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，主要是對檔案管理業(yè)務(wù)處理的規(guī)范，它包括檔案的術(shù)語標(biāo)

9、準(zhǔn)及管理規(guī)范；三是教學(xué)檔案管理技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，主要體現(xiàn)在電子文件和檔案的“數(shù)據(jù)存儲壓縮格式規(guī)范、數(shù)據(jù)交換標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、數(shù)據(jù)加密、水印技術(shù)規(guī)范和系統(tǒng)軟硬件設(shè)施技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等”。 （三）完善教務(wù)管理系統(tǒng)平臺，實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案共享資源建設(shè)當(dāng)前黨校普遍開發(fā)和使用教務(wù)管理系統(tǒng)平臺，但是，此類教學(xué)管理系統(tǒng)更多是工具性的，配合教學(xué)流程之用，自動化程度低，數(shù)據(jù)無法共享，同時，數(shù)據(jù)管理與分析不足，無法進(jìn)行延伸開發(fā)與使用。因此，完善教務(wù)管理系統(tǒng)平臺，可從三個方面進(jìn)行突破，以實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案共享資源建設(shè)：1.要提高綜合教務(wù)管理系統(tǒng)平臺的自動化程度要提高教務(wù)管理系統(tǒng)平臺的自動化程度，首先要符合整個教學(xué)流程，從前端數(shù)據(jù)庫的基礎(chǔ)建

10、設(shè)，如師資庫、專題庫、教師庫、學(xué)員庫、教學(xué)項(xiàng)目庫等教學(xué)資源庫，到招生計(jì)劃、教學(xué)計(jì)劃、課程表、教學(xué)評估、教學(xué)工作量統(tǒng)計(jì)、教學(xué)評優(yōu)等流程間的相互關(guān)聯(lián)，相互支持，實(shí)現(xiàn)自動對接，相互驗(yàn)證；其次要具備靈活的數(shù)據(jù)庫管理功能，實(shí)現(xiàn)全方位的教學(xué)檔案信息傳送共享，把文件處理和檔案管理統(tǒng)籌考慮，能及時進(jìn)行信息數(shù)據(jù)歸類匯集與分析處理；最后要實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案業(yè)務(wù)管理自動化，教學(xué)管理信息的互通互聯(lián)，實(shí)現(xiàn)隨時查閱、統(tǒng)計(jì)與打印，讓教學(xué)檔案管理人員從繁雜的日常事務(wù)中解脫出來，從事業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和業(yè)務(wù)創(chuàng)新。2.提升黨校教務(wù)管理系統(tǒng)平臺的安全保障水平黨校教務(wù)管理系統(tǒng)平臺是電子版教學(xué)檔案信息生存的基礎(chǔ)，數(shù)據(jù)的互聯(lián)互通與共享共建，必然帶來教學(xué)

11、檔案信息的安全威脅，要注重提升黨校教務(wù)管理系統(tǒng)平臺的安全保障水平，一是要經(jīng)常升級系統(tǒng)，實(shí)行密碼防護(hù)，給數(shù)據(jù)加密等方式，提升防范能力；二是可以采取物理隔斷形式，即教務(wù)管理系統(tǒng)實(shí)行局域網(wǎng)模式，不進(jìn)入互聯(lián)網(wǎng)，只保證學(xué)校內(nèi)部信息的共享，不對外發(fā)布。3.整合現(xiàn)有資源，實(shí)現(xiàn)檔案信息的合作開發(fā)優(yōu)化教務(wù)管理系統(tǒng)，同時，需要多部門聯(lián)合，避免九龍治水現(xiàn)象，共同參與整合相關(guān)聯(lián)的所有教學(xué)信息，并從各自工作角度開發(fā)檔案信息數(shù)據(jù)的價值，使教學(xué)檔案的綜合查詢和數(shù)據(jù)使用更加系統(tǒng)方便。同時，強(qiáng)化制度建設(shè)，進(jìn)行分口收集，歸口管理，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)各個部門的教學(xué)檔案管理工作。（四）以人為本，提升教學(xué)檔案管理人員的科學(xué)素養(yǎng)人才是教學(xué)檔案科學(xué)

12、化管理的保障，提高教學(xué)檔案從業(yè)者的素養(yǎng)與技能，造就一支適應(yīng)教學(xué)檔案科學(xué)化管理需要的隊(duì)伍，應(yīng)以人為本，采取“引進(jìn)來，走出去”的人才戰(zhàn)略，引進(jìn)高素質(zhì)，懂技術(shù)的檔案管理人才，支持檔案人員走出去學(xué)習(xí)、交流，學(xué)習(xí)其他地方先進(jìn)科學(xué)的管理理念和模式，這是教學(xué)檔案科學(xué)化管理的重要保障。對提高教學(xué)檔案管理人員的素養(yǎng)應(yīng)包含以下內(nèi)容：一是具備良好的道德品行和敬業(yè)精神，務(wù)實(shí)求真的工作態(tài)度，作風(fēng)正派，處事公道；二是具備靈活使用電子信息技術(shù)的能力，包括計(jì)算機(jī)運(yùn)用基礎(chǔ)知識、數(shù)字化技術(shù)知識、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、現(xiàn)代管理技術(shù)知識等；三是具有科學(xué)管理理念和團(tuán)結(jié)協(xié)作的精神，黨校教學(xué)檔案管理者要根據(jù)教學(xué)改革發(fā)展需要，注重創(chuàng)新積累，提升科學(xué)管理方法，同時，要注意團(tuán)結(jié)協(xié)作，教學(xué)檔案建設(shè)絕非一日之功，也非一人之力，要懂得發(fā)揮團(tuán)隊(duì)作用，才能實(shí)現(xiàn)資源共享，實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案管理的科學(xué)化水平。參考文獻(xiàn)：1陶碧云：論檔案信息化內(nèi)涵及相互關(guān)系，檔案學(xué)通訊，2002年第6期.2薛四新、楊艷、黃存勛主編：現(xiàn)代檔案管理基礎(chǔ)，機(jī)械工